一、领导重视，组织落实
我局领导高度重视档案工作，成立了档案管理工作领导小组、为成员的工作机构。
二、科学归档，门类齐全
我局2004年以前的永久档案和长期档案已于2010年全部移交给档案局，并按照集中统一管理原则和归档的具体要求，于6月份对2013年的文书、案件、会计、实物、电子、照片等档案资料进行了清理、立卷、归档、编目、入库。2013年共计有各类档案36卷，其中：文书档案13卷、案件档案13卷、会计档案10卷,质量符合标准，装订美观、编号正确、排列符合要求，方便于查找，无积存零散文件。档案信息的有效开发利用，为业务工作的开展提供了服务，发挥了档案的作用。并将电子档案拷在盘上存放于防磁柜内。
三、装备规范，设施完善
我局档案库设在办公楼五楼，档案库房15平方米。档案库配有窗帘、电风扇、温湿度计、档案柜、防磁柜等；工作室配有电脑、装订工具、档案管理软件、专用缝纫机、扫描仪、刻录机等先进设备。在防火、防盗、防虫、防鼠、防霉、防潮、防尘、防强光等方面达到上级规定的要求。
四、建立制度，强化业务
我局根据你局以及食品药品监管机关关于文书、案件、会计、音像等档案业务建设的有关规定，结合工作实际，制定了统领食品药品监管档案工作的《县食品药品监督管理局档案管理工作规定》、《县食品药品监督管理局案件档案管理制度》等规章制度；为规范档案工作的操作，制定了《县食品药品监督管理局业务资料管理办法》、《县食品药品监督管理局档案利用制度》、《县食品药品监督管理局查阅档案人员守则》、《县食品药品监督管理局档案鉴定、销毁制度》等；为科学管理档案资料，制定了《县食品药品监督管理局文件材料归档和不归档范围》等规范性文件，使档案管理工作步入制度化、规范化的轨道。
档案库管理严格按照相关规定，建立库房温湿度测记，坚持温湿度记录，适时降温除湿，并做到经常检查，使库内档案文件无霉烂、褪变现象。为减少无价值的档案资料，按照规定定期或不定期进行档案鉴定和销毁工作。
为完整地反映我局档案工作概况，编写了《县食品药品监督管理局全宗介绍》以及各类档案的《县食品药品监督管理局案卷目录》；绘制了《县食品药品监督管理局库存示意图》；撰写了《县食品药品监督管理局组织机构沿革》、《县食品药品监督管理局大事记》等档案利用参考资料。
五、开发信息，提高利用
我局着力加强档案信息工作，及时反映档案工作动态，加强与县档案局的工作联系。在提高档案的利用率上下功夫，编纂了食品药品监管档案检索目录和相应的参考资料。建立了《借阅档案登记簿》等，为档案开发利用创造了有利条件，使借阅、利用档案迅速、便捷、准确，为局领导决策和食品药品监管业务工作发挥了较好的作用。
六、宣传学习档案法律法规
我局于4月15日及6月9日召开会议，宣传学习档案相关法律法规，安排部署档案管理相关工作，单位各部门相关人员对档案管理的重要性有了进一步的认识，档案依法管理工作观念得到增强，有力地推动了局机关档案规范化、标准化管理。
基层单位档案工作记录是单位开展档案工作的全面的真实记录，可以反映基层单位和档案员进行档案日常管理工作的详细情况，可以体现基层单位对档案工作的态度和投入，也可以揭示档案工作者的工作态度、业务熟练程度、工作数量、进度和质量。基层单位档案工作记录可以为档案工作研究提供准确的数据，可作为新档案员学习业务的“工具书”和实际操作样本，也是档案工作考核的重要指标。
1.基层单位档案工作记录短缺的四种情况
（1）档案工作的计划、总结短缺。基层单位档案工作没有列入机关或主管部门工作计划、总结中，专职档案员档案工作没有正式的年度计划、总结。
（2）档案交接手续短缺。这里指的交接手续有两种，一种是档案员调整交接工作时的手续，另一种是业务科室向档案室交接档案材料的手续。第一种手续全部有，但不规范，手续内容和样式不统一；第二种手续，多数基层单位缺少或不正规。
（3）档案室日常管理工作记录短缺。档案室日常管理工作包括“八防”工作、安全检查工作和档案利用工作。基层单位档案室中，经常出现日常管理工作或记录不齐全或内容不完整或形式不正规的现象。
（4）档案宣传工作记录短缺。档案宣传可以通过会议学习、组织档案知识答题、档案知识竞赛的形式进行，也可以通过展览、展示的形式进行，还可以通过举办各种专项活动的形式进行。基层单位开展档案宣传工作时，极少有文字记录、声像记录齐全的。
基层单位档案工作记录短缺的现状，导致无法划清问题的责任，直接影响了对档案工作的考核成绩，也影响了基层单位档案工作的发展、进步。如没有档案工作计划、总结，使得基层档案工作杂乱无章，没有连续性，造成单位领导不了解档案工作数量和进度，那么领导在安排工作时就没有给档案工作留有必要的时间，所以档案工作就不可能按要求完成，即使完成工作数量。但质量也不高。如没有档案基础业务工作记录和宣传记录。考核时就无法证明有些工作开展与否。如果没有档案交接手续。发生档案丢失就无法分清责任。
2.造成基层单位档案工作记录短缺的原因
（1）思想不重视，档案意识淡薄。基层单位领导对档案工作的态度，直接影响档案工作的开展。有些领导没有认识档案工作的重要性，认为只要按时归档。不丢档案不少档案，检查时不出问题就行，档案工作不计入年底考核。这种态度直接造成机关或主观部门工作计划、总结内容没有涵盖档案工作，机关从不宣传档案工作。档案员没有按要求开展档案基础业务工作，档案员频繁变动没有办交接手续。所以出现档案工作记录短缺的现象。
（2）档案员兼职太多，变换频繁。基层单位档案员兼职过多，没有时间、精力按要求开展档案工作，导致工作效果大打折扣。频繁变换档案员，新档案员缺少系统的上岗培训，导致新档案员不熟悉档案工作，多数业务没有开展。这两种情况造成基层档案工作记录记录短缺。
（3）档案工作规范标准不完善。档案工作规范标准多年没有改动，原有的档案工作规范要求不严，工作记录没有统一的全面要求，已经不适应当前档案工作的发展水平。所以导致基层档案工作记录短缺。
（4）档案员业务素质限制。有些基层档案员没有按时参加档案局组织的业务培训，业务知识仍然保留在多年以前的水平，所以按以往要求开展档案工作，造成档案工作记录短缺。
3.解决的方法
（1）规范基层单位档案工作标准，实行规范化管理。档案行政管理部门首先应该完善本地区的基层单位档案工作的标准，明确规定基层单位每年要形成正式的档案工作计划、总结，基层单位计划、总结内容要涵盖档案工作。基层单位档案工作标准要规定档案基础业务工作的标准，如档案室要严格执行“八防”要求，“八防”措施要有规范的文字记录，要规定定期对档案室安全检查的时间和不定期检查的次数，安全检查要形成规范的文字记录。基层单位档案工作标准要规定档案宣传的基数、基本的方式和方法，宣传的文字和声像记录要齐全、完整。
（2）建立基层单位档案工作记录制度。制度要有前瞻性，随着网络的发展，要求基层单位档案工作记录随时通过网络传输给本地区的档案局。制度应规定记录产生的程序和报送的程序，即档案工作记录必须是在工作中产生的，是档案工作的真实记录，不允许出现假记录即杜撰的记录或者集中补充的记录。现阶段基层单位可以通过电子邮件报送电子的档案工作记录，当档案网络完全建立起来之后，可以在网络上开展档案工作，当时形成档案工作记录可以在档案管理部门保存。制度中应规定记录的方法和形式，针对不同的档案工作规定记录采用不同的方式、方法，如档案宣传工作既要有文字记录也要有现场声像记录，而档案工作计划、总结只要求文字记录等。制度也应规定记录内容要求，如交接手续要有双方当事人签字和领导见证签字、档案的数量等内容，档案安全检查记录要有参加人员签字，检查发现的问题等内容等等。
（3）基层单位报送档案工作记录渠道畅通。现阶段可以申请专用的大容量电子邮箱，供基层单位报送电子档案工作记录。将来应全面使用统一档案专用软件，基层档案工作可以全部在网络进行，形成档案工作记录自动保存到档案行政管理部门。例如可开发出档案办公专用软件，在本地选取试点单位开始使用，经过修改、完善，成熟后再全面推广，到时可以实现基层单位档案工作全部在网络上进行。档案工作记录自动保存、传输到区档案局服务器上。
（4）及时组织基层单位进行培训，提高档案员的整体素质。本地区的基层单位档案工作规范化标准和档案工作记录制度出台后，档案行政管理部门对本地区基层单位主管档案领导和档案员要及时组织培训，及早在本地区全面推广。
（1）建立了项目档案管理机构和管理体制。明确了项目管理层中的档案负责领导，并把档案管理工作纳入到项目部的议事日程，纳入到项目部的计划管理，纳入到各部门工作人员的岗位职责、工作范围。成立了项目部档案室，配置了4名专职项目档案人员，由总承包双方各派资深档案人员组成，同时还根据不同阶段项目档案管理的需要，聘请了2~3名临时档案员。在工程后期档案突击阶段，项目部还从各部门抽调人员协助档案室整理档案，给予了档案工作极大支持。此外，在领导关心下，根据国家相关标准配置了标准档案库房。（2）建立健全了项目档案管理制度。根据工程项目统一领导、分级管理的工作原则，建立健全了项目档案管理制度，完善了档案管理体系，确保了总承包工程过程中档案管理工作的全过程控制。项目部一成立，就在熟知并掌握国家、行业关于建设项目档案工作的有关法规、文件及工作标准的基础上，针对本工程项目文件形成的特点制定出各项档案管理制度，如：领导及各岗位责任制、技术（图纸）资料管理制度、竣工图编制管理规定、工程管理文件编号办法、工程竣工档案整编规定、分包商资料移交管理办法、电子文件归档与电子档案管理办法，声像档案管理制度、档案库房管理及借阅制度等，为规范管理项目档案提供了制度保障。
2项目档案管理的“超前介入”
项目档案贯穿于工程建设的始终，包括从建设项目的立项、审批、招投标、勘测、采购、施工、监理到竣工验收全过程活动中形成的各类档案，它形成的周期长、来源广、内容繁杂。为加强总承包工程项目中对项目文件的控制和管理，避免项目档案材料的流失，确保项目档案的完整、准确、系统，档案管理工作必须“超前介入”到工程总承包项目每阶段工作中，特别是前期准备工作中。项目档案管理的“超前介入”，能够使档案人员掌握主动性，了解整个工程项目建设的情况；掌握项目文件产生、流转的规律；监控项目文件的流向；及早制定有关项目档案管理的标准、制度；及时对参建单位、项目部各部门文件资料的收集、整理进行指导，从而对保证项目档案的完整、准确、系统提供保障。项目档案管理人员刚到马鞍山总承包项目部时，项目还没有最后核准，许多部门的人员都没到达，他们觉得档案工作介入太早，没有多少事可做，认为档案管理工作主要集中在工程后期。在完整经历了整个工程后，才深刻体会到工程初期项目档案管理超前介入的重要性，档案管理的前期介入为今后高质量地向业主移交完整准确的档案提供了有力保障。要做好项目档案管理的“超前介入”，首先，要争取项目领导对项目档案管理工作的重视，将项目档案管理纳入到项目管理中，及早设立项目档案机构，及早配置项目档案人员，及早建立档案库房；及早制定项目档案管理标准并纳入项目管理标准体系。其次，要有业务能力较强的档案专业人员的及时介入。总承包工程项目档案管理工作是一项以项目管理为中心的专业性和服务性的工作，它既有项目管理的技术基础工作的特点，又有自身独立的工作对象、内容及工作方法。由于工程参建单位众多，涉及面较广，档案工作人员不仅肩负着项目文件的收集、保管和利用，还要及时准确地传递各单位（业主，监理，设计，施工，设备厂家等）的技术文件，成为文件流转的枢纽；还要协调各单位的文件管理，及时指导和培训各参建单位的档案工作人员。项目档案负责人在工程前期，要能参与工程项目的开工启动会，了解工程项目的总体安排和规划，以便及时收集工程前期文件并做出相应的档案管理工作计划；要能参与合同、协议的评议和签订，把有关工程档案资料各项具体要求（归档责任，归档时间，归档份数，档案编制质量要求等）纳入协议条款中，借助合同、协议的约束力争取档案管理工作的主动权；要能及时与业主、监理档案主管充分沟通，了解他们的具体要求，以便提前制定档案管理细则，统一归档要求，统一文件编号办法，统一工程用各种表格，避免各参建单位档案管理各行其是。
3项目档案管理的“全过程控制”
项目档案管理的“全过程控制”，是指对总承包工程的不同时期，不同阶段产生的各种有价值的文件材料在承办、运转、收集、积累及整理归档中始终处于受控范围，确保档案的真实、准确、系统完整。其工作内容包括：前期准备，中间检查，竣工审查验收。3.1前期准备首先要加强总承包档案人员自身的业务学习，提高管理水平。总承包专职档案人员必须熟悉工程设计，施工，管理等方面的基本知识，了解电厂的主要系统，熟练掌握火电企业档案分类表，通晓工程档案形成的阶段性特点，从而高效率地开展档案管理工作。其次要要求各参建单位配备专职档案管理人员，并进行系统的档案培训。在熟练掌握档案管理的国标、行标及总承包项目部制定的档案管理制度下，统一标准和要求。实行帮监结合，制定出奖罚措施。可以先由总承包档案管理人员帮助建立一个示范性文本，使其后续文件材料的分类整理有参照标准，达到规范统一。另外，要根据现场条件，建立符合《档案馆建筑设计规范》要求的库房，并配备相应的设施。如：空调，去湿机，温湿度计，灭火器材等。订制适量的各种规格的档案管理工具和耗材。如：资料柜，档案盒等。3.2中间检查在马鞍山工程项目建设中，同样存在档案意识淡薄的现象，认为档案工作不直接产生经济效益，而且琐碎繁杂，在紧张繁忙的工程施工中，大家对工程质量和进度的重视影响到对文件材料的控制管理不能与生产同步；另外，由于各参建单位档案人员业务素质参差不齐，有的甚至是临时聘用的未通过档案上岗培训的人员，对文件材料的编制要求、分类管理等知之甚少，极易造成文件内容不完整，文件格式不规范，文件编号不统一等现象，为今后档案整理和验收留下大量隐患。因此，中间检查工作占据着极其重要的地位，能及时发现问题，采取纠偏措施。在马鞍山总承包工程中，档案“中间检查”工作的具体措施是：制定对各参建单位档案工作的指导、监督和检查的工作计划。每月定时组织监理专工、技术专工和档案专工对参建单位技术资料的归档整理进行核查。具体来说，根据各标段项目划分表中的各分项工程、分部工程、单位工程的进展情况进行核对，制作出文件材料中间核查表，及时发现问题并提出整改措施，列出检查结论（完整率、准确率、预立卷合格率等）；监理专工和技术专工从案卷内容的齐全完整，真实有效上把关，以确保主要施工技术记录，质量检验记录，出厂证件及检验材料等原始产生的文件材料完整有效。档案专工从案卷质量是否符合档案管理各项标准上把关，以确保文件为原件，签署完备，字迹图表规范等，同时检查是否按要求正确进行预立卷分类编目等。对检查后发现的问题以整改通知单的形式下发，并以整改报验单的形式提出整改措施，以便复查。总之，总承包方档案管理人员只有经常“走出去”检查监督各参建单位的档案管理工作，强化中间检查，才能保障将来“坐下来”较好地审查验收各单位的竣工档案，按时向业主移交，确保高质量通过竣工档案基建达标和档案专项验收。3.3竣工审查验收随着工程的推进，项目经过设计、施工、安装、调试几个阶段，各参建单位分包的各标段的工程都即将竣工或已经竣工，这时对各参建单位的工程档案进行验收成为总承包方档案工作的重点。在马鞍山总承包工程中，当第二台机组也顺利通过了168h满负荷试运行并通过业主验收后，我们依照《火力发电厂基本建设工程启动及竣工验收规程》的规定，联合业主、监理档案负责专工对各参建单位的工程档案进行预验收。首先下发通知，要求各参建单位档案自检，并提交自检报告，再由总承包档案专工对其重点档案进行抽查，及时提出整改意见，并限期完成。最后还要检查整改后的闭合情况，由档案主管签字确认，确保各参建单位档案的顺利归档和移交。对接收的竣工档案及自身形成的工程管理文件进行汇总整理，统一分类、编目、编制检索工具，编制档案整理情况说明等。在项目正式通过竣工验收后的三个月内，总承包方应根据《重大建设项目档案验收办法》规定，编写项目档案验收申报材料，填写申请项目档案验收申请表，按程序向当地档案主管部门申报，完成建设项目档案验收；最后，按总包合同向业主及相关单位办理档案移交。移交时应明确档案的内容、案卷数、图纸张数等（含电子版）并进行清点，签字等交接手续。
4项目档案的“网络化管理”
马鞍山电厂扩建工程作为较大的总承包项目，其参建单位多，产生的文件材料数量大，流转时间要求紧迫，必须要求总承包单位和各参建单位的所有文件材料上网运行，以各单位网站为节点，构建自总承包单位到各参加单位纵向沟通、横向链接的信息网络体系，开发具备文件浏览、查询、表格填录、文件编辑、删除、恢复更替等各项功能的动态管理系统，实现区域信息共享。在该项工程中，我们使用了较先进的工程管理软件“POWERON”。若通过该项目管理系统与业主要求使用的档案管理软件的“无缝连接”，就能了解项目建设全过程的文件形成情况，保证项目文件材料收集的完整、准确、系统，保证电子文件的及时归档；同时利用用户权限管理对文件材料进行预归档，开通网络查询系统，就能为项目建设提供便利的档案查询利用，也能为档案工作人员节约了大量人力，物力和时间。最后，还能通过对档案信息资源的整合，提出对今后总承包项目有借鉴的各专题报告、优化设计方案等重要成果。这里最重要也急需解决的一个问题是，如何较好地做好软件系统之间的“无缝连接”,这受到项目建设时限、项目管理软件和档案管理软件开发时间周期及用户应用水平等多种因素限制，当这两个都很优秀的系统软件的“连接”不够完善时，往往会使档案管理工作回到以单机版档案管理软件进行辅助管理的简单方式，失去了在网络环境下对项目档案进行管理的巨大优势。目前，网络版档案管理软件已逐渐取代单机版的档案管理软件，使档案人员可以通过计算机在网络环境下，在线完成档案的收集、整理、编目、移交和提供利用，提高档案管理工作效率。因此，建立一个能将工程管理与档案管理紧密结合起来的统一工程管理信息平台，成为总承包工程项目“网络化管理”的当务之急！
5结语
【关键词】档案；质量管理；提高
面对社会和时代的发展，面对档案事业建设与发展的新形势、新任务，必须明确目标，抓住机遇，加强协调，统一建设，树立依靠科技进步和科技管理的概念，重视培养一支高素质的档案管理人员队伍，树立档案全面质量管理的思想，使档案质量不断提高，以适应社会发展的需要。
一、档案质量管理的含义和特点
档案质量管理就是单位领导档案工作人员以科学方法为手段，充分发挥科学管理和专业技术的作用，建立一套贯穿于档案形成全过程的质量保障体系，从而保证高质量的档案。其核心是强调提高档案工作水平，以保证档案的高质量。它具有以下几个特点：一是全体人员参加。档案全面质量管理要求档案形成过程中的所有人员，如各处（室）所的领导、文件起草人员、定稿人员、档案员等等人员的密切配合，严格按照有关标准和要求，共同完成公文处理和文件的归档及档案管理工作。二是树立“档案质量人人有责”的观念。只有这样，才能保证档案的完整性、统一性，也才能保证电子文档的及时传输和电子文档的及时归档。三是全过程控制。从公文的起草、审核、印制、传递、执行，到档案的收集、整理、归档、编研、开发利用的整个过程，都实行质量管理和科学手段。采用数理统计方法、现代科学技术和现代管理科学来解决档案的质量问题，不断提高档案质量和档案工作管理水平。
二、建立检查档案管理制度
（一）提高检查人员全员档案质量管理意识
提高档案管理的认识是保证检查档案质量的前提。检查档案包括的内容比较多，一般包括：检查准备阶段资料；检查通知书、检查实施方案、检查提纲等；检查实施阶段资料；检查工作底稿及其附件、询问笔录、检查报告、检查报告送达通知、送达回执、被检查单位的书面意见或说明、相关的调研资料等，检查结论及总结资料；检查结论及处理决定、处罚告知书、检查工作总结、检查情况汇总表、有关请示及回复文件等；检查整改资料，入库单、调账凭，复印件及检查问题和管理建议的整改情况等。
检查档案的形成是由每一个环节中的资料汇集而成的，是一项全面、细致的工作。一项检查工作从检查内容的确定，检查方案的制定，检查通知书的下发，检查工作的开展，到检查报告的撰写、处理决定的落实、违纪违规问题的整改等，整个过程都必须有严格的工作规则来制约。因此，提高检查人员全员档案质量管理意识，是做好档案管理工作的前提。
（二）全员参与、分工负责，是保证档案质量的重要手段
检查档案质量与业务工作质量紧密相连，统一档案整理、装订工作的规范要求，更能够提高检查人员遵守检查规则的意识，高质量地完成检查工作。实践证明，建立具体检查人员负责档案整理、专职档案管理人员再进行复核的工作制度，是保证检查档案质量的有效方法。检查人员一般对违纪问题比较清楚，掌握检查的整体情况，能够全面、及时的完成从资料取舍到档案整理的一系列工作，既保证检查资料的完整性，又保证其相关性。
（三）加强检查档案质量的事中控制与管理是提高档案质量的制度保障
检查档案的管理水平是随着一定时期检查工作的内容和检查方式的变化以及检查规则制度的完善而逐步提高的。为了能够适应检查工作发展要求，检查档案管理工作重心也应由事后控制与管理转变为事中控制与管理。只有在检查过程中及时发现和解决影响档案质量的问题，加强检查档案质量的事中控制与管理，不断发现、研究和解决新问题，才能不断适应监督检查工作的发展要求，保证检查档案的质量。
（四）积极推进信息化进程是提高档案管理质量的必然要求
随着办公自动化技术的普及，财政检查机关档案管理的现代化显得尤为迫切。利用计算机进行保存、检索、编目、借阅等，不仅能减轻档案工作人员的劳动强度，提高工作效率，还可以节省存放空间。如果采用人工和计算机相结合的方法管理检查档案，则既可以使案卷整齐规范，查找时一目了然，又能够为查阅者提供迅速、准确、快捷的查找方式，有利于提高档案工作质量。
三、完善档案管理自身制度
（一）必须牢固树立档案质量意识
档案质量的提高，与工作人员的质量意识有着密切关系。其中，领导的档案质量意识最为关键，领导通知必须提高认识，转变观念，认清档案管理的重要性，认清档案数字化是大势所趋，要高度重视本单位档案网络信息化、数字化建。，因此，要求从事档案工作的人员，特别是各级领导，要牢固树立档案质量意识，用较高的工作质量来促进档案质量。
（二）建立内部人员的制约机制
要不断提高档案人员素质，加强管理，完善规章制度，建立内部人员的制约机制。良好的政治思想素质和业务素质是搞好各项工作的基础。从事档案工作的人员要有良好的政治思想素质。具体来说，就是要有强烈的事业心和高度的责任感，要有良好的服务意识，要有默默无闻、无私奉献的档案人精神。档案工作又是一项业务性比较强的工作，档案人员业务素质的高低，对档案质量起着至关重要的作用。档案工作人员要从搞好档案工作、提高档案质量的角度来加强自身的业务学习。领导要给从事专兼职档案工作的人员创造业务学习和培训的计划，使他们的业务知识能更好地适应新时期档案工作的要求。
（三）运用计算机档案管理系统
计算机档案管理系统一般具有输入、输出、修改、插入、打印、统计、检索、查询、删除等功能，同时计算机还具有判别、诊断、筛选的功能，利用这些功能可进行档案的鉴定工作。运用计算机进行档案的现代化管理具有占用空间小、储存信息量大、应用能力强、传输速度快等特点，能及时、大量地提供档案信息，提高了工作效率，是档案管理史上的一大飞跃。电子文件作为一种新型的信息载体出现在档案领域，以磁性材料和光学材料为载体的电子档案，将逐步替代传统的纸质档案载体，在档案领域占主导地位，给档案工作注入生机和活力。
总之，档案工作者肩负着历史的职责，提高档案管理人员的意识，档案科学管理，用丰富科技信息资源，推动档案事业的发展。实践证明，只有好工作思路和方法，才能确保档案管理质量稳步提高。
参考文献：
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[3]王向明.档案管理学原理[M].上海：上海大学出版社，2009.9.
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坚持以邓小平理论、“三个代表”重要思想和科学发展观为指导，深入贯彻落实党的十精神，按照全面覆盖、分步实施、分类指导、分级负责的要求，以干部“三龄两历一身份”信息为重点，本着积极稳妥、实事求是的原则，对全县所有在职干部档案进行一次集中审核和专项清理，切实解决干部人事档案材料缺失、管理不严、涂改造假等突出问题，确保干部人事档案信息真实准确、材料齐全完整、管理规范严谨，充分发挥干部人事档案在规范干部人事管理、整治选人用人不正之风的重要作用。
这次专项清理的范围是全县所有在职干部，重点范围是乡科级以上干部。按照干部管理权限，县委组织部负责审核县乡科级干部档案以及组织部管理一般干部的档案；县人社局负责政府系统部门和全县科级以下干部档案清理和审核工作；教育局要在县人社局的指导下，认真做好所管干部的档案专项清理工作。
1、对于出生时间的确定，要严格执行《关于认真做好干:请记住我站域名部出生日期管理工作的通知》（组通字〔2006〕41号）要求，未认定的，要进行认定；已认定的，要按照政策进行核实。认定和核实结果要征求干部本人意见并签字确认。更改半年内的，由上级组织人事部门认定；更改半年以上或跨年度的，报再上一级组织人事部门认定。对档案记载与户籍登记不一致的，应当以干部档案和户籍档案中最早最先记载的出生日期为依据。如组织认定结果与干部本人意见不一致，干部本人无充分理由拒不接受组织认定结果的，以组织认定结果为准（必要时以适当方式进行公示）。对涂改严重无法辨认的，由组织人事部门到其原籍公安机关对户口原始底簿进行调查或通过调阅其直系近亲属的档案取证，必要时送公安机关进行鉴定。
2、对于参加工作时间的确定，要严格按照不同时期有关参加工作的政策规定进行认定，对个别因当时参军、参加工作时年龄较小不符合法定要求的，要按当时政策规定和本人实际情况进行综合分析，做出规范认定。严禁以当时入伍或参加工作时间不够法定年龄而将年龄填大等理由重新改回或改小年龄。
3、对于入党时间的确定，要严格遵守《》规定，特殊情况按照中组部《党龄的计算方法》（中组部组织局1997年10月编印）进行认定。
4、对于学历学位的确定，要严格按照教育部和《全省检查清理干部学历学位实施方案》（晋组通字〔2002〕40号）的有关规定进行认定，对学历学位材料存有疑义的，要到省级教育行政部门或有关学历学位认证机构进行认证。
5、对于干部经历的确定，通过审核干部档案有关转正定级、干部任免等材料，或采取实地调查核实的办法，重点审查工作经历和任职经历是否真实，是否符合实际情况。
6、对于干部身份的确定，要严格按照进入干部队伍的方式分别予以认定。对统招统配的大中专毕业生，要审查其《派遣证》、《招生登记表》（或招生部门提供的《招生录检表》）以及有关学籍情况材料是否真实有效；对转干录干人员，既要审查是否符合当时政策规定的资格条件，又要审核批准单位的批复文件和其他依据材料；对干部，要审查其《军队干部转业审批表》是否真实有据；对新录用公务员，要审查其《公务员录用审批表》和《公务员登记表》是否真实有效；对聘用制干部，要审查其是否符合聘干资格和条件，《聘用制干部审批表》是否真实有效。
7、严格执行《关于实行干部任前档案审核制度的意见（试行）》（晋组通字〔__〕29号）等干部档案管理
规章制度，凡拟提拔或调整干部（包括录用、调动、安置），在办理考察、公示等手续前，必须以“三龄两历一身份”为重点按照干部管理权限严格进行档案审核，尤其要注意审核干部的档案材料是否涂改造假，干部身份、政治面貌和学历学位等重要原始依据材料是否齐全，工作经历是否真实完整，干部信息是否按要求进行认定以及认定是否符合政策规定，做到谁任用谁认定谁负责。凡档案审核有问题、有疑点的干部，在未查清前一律暂缓任用程序或停止办理有关手续。对发现干部信息认定失真失实的，除予以纠正外，要严肃追究有关人员责任。8、严格按照《关于补充完善干部人事档案材料相关问题的几点说明》（晋组明电〔2006〕39号）的有关要求健全完善干部档案内容。对于短缺的重要依据材料，要采取责任递次倒推等办法尽量收集原始材料，并按照有关规定收集归档；对确实无法收集到原始材料的，由责任单位根据实际情况实事求是地写出书面说明或出具证明材料，经有关部门和机构认证或认定后，归入干部档案。
9、切实加强干部人事档案的基础建设和规范管理，严格按照《干部档案工作条例》的规定保管保护干部档案。要开展干部档案保管保护情况的检查，重点看是否配置专用档案室、专用铁皮柜，是否由专人负责保管，是否严格按照规定查借阅档案，坚决杜绝无关人员进入档案室、本人自查自带档案等现象。要整合管档资源，集中进行保管，对不具备保管保护条件和能力的单位，要及时取消其管档资格，由上级单位代管。要完善管理制度，以组织部门为重点，积极推进干部档案信息化建设，切实提高服务效率和档案管理水平。
我县专项清理工作分自查、抽查和总结三个阶段进行。
（一）自查阶段（2013年1月1日至2013年3月15日）
自查阶段工作分五个步骤进行：
第一步，个人申报、审核登记。
干部本人如实填写《干部情况登记表》，经所在单位加盖公章后，按照干部管理权限，报干部人事档案主管部门。
干部人事档案的审核登记工作按照“2+1”模式进行。先由每个审核小组的2名审核员交叉审核，填写《干部档案审核情况登记表》并共同签字，再由1名复审员进行复审，复审员在《干部档案审核情况登记表》上签字后，该卷档案结束审核。
第二步，情况梳理。
对审核登记出的情况逐项逐条进行梳理汇总，对干部人事档案整体情况进行量化统计。
第三步，调查核实。
按照干部管理权限，对审核登记中发现的问题逐项进行调查核实，提出初步调查意见。
第四步，上会认定。
按照干部管理权限，对干部人事档案审核登记和调查核实的情况进行汇总，按照干部“三龄两历一身份”审核认定办法，召开党组（党委）会或部务会，对所管干部信息进行上会研究认定。
第五步，填表归档、规范整理。
管档科室根据上会研究认定结果，填写《干部基本信息审核认定表》，分别由审核人、干部本人和主要领导签字，签注单位党组（党委）会议或组织部部务会议讨论决定意见，与调查核实形成的依据证明材料一并归入本人档案，并按照最新干部人事档案整理标准进行规范整理。
县人社局和县教科局要在2013年3月15日前将自查情况向县委组织部作书面汇报。
（二）互查阶段（2013年3月15日至2013年4月15日）
县委组织部、县人社局、县教科局负责干部人事档案审核清理的各小组之间要互相交叉检查，对于发现的问题及时沟通解决。同时做好市县间的互查指标工作。
（三）抽查阶段（2013年4月15日至2013年5月15日）
县委组织部、县人社局会同县纪委、县委党校、县公安局、县教育局等部门组成检查组，负责县人社局、县教科局的干部人事档案专项清理情况进行重点抽查，县委组织部要做好抽查和巡回督查工作。具体工作程序是：
1、听取汇报。通过听取汇报、召开座谈会、查阅资料等方式，全面了解被抽查单位干部人事档案专项清理工作情况，查找存在的突出问题。
2、抽查档案。按照突出重点的原则随机抽取一定数量干部档案进行重点核查，对管档1000卷以下的抽查30至50卷，对管档1000卷以上的抽查80至100卷。
3、审核登记。对抽取的干部档案要逐一进行审核，重点核查干部“三龄两历一身份”情况，并将核查结果填入《干部档案审核清理情况登记表》。对发现的入党时间不符合《》规定要求、参加工作时间不足法定最低年龄界限、参军时间与政策规定有出入、档案内容严重涂改且未按规定要求清理认定或存在造假材料的，要将材料原件进行复制或拍照取证。
4、情况反馈。检查组就抽查情况进行认真梳理和汇总，并向被抽查单位进行反馈，提出限期整改和处理意见（对发现的带有共性或规律性的情况和问题，由县委组织部根据政策依据和实际情况提出统一的政策界限和解决办法）。
（四）总结阶段（2013年5月15日至2013年6月15日）
对自查、互查和抽查中发现“三龄两历一身份”等方面存在的突出问题，尤其是出生时间涂改、入党时间不符合《》规定要求、参加工作时间不足法定最低年龄界限（运动员、演艺人员等特殊情况除外）、参军时间与政策规定有出入以及档案材料造假的，要严格按有关政策规定进行限期整改。
县人社局、县教科局要在2013年6月15日前将整改结果和专项清理工作总结向县委组织部作书面汇报。
为切实加强干部人事档案管理工作，加快干部人事档案专项清理工作进度，经县委研究，决定成立县干部人事档案专项清理工作领导组。领导组成员和职责如下：
领导组办公室设在县委组织部和人社局，办公室主任由李晋伟同志兼任，副主任由卢天蓉同志兼任。
各成员单位的具体分工为：组织部牵头抓总，统筹协调，督导落实；纪检委负责对重点违规违纪问题的查处；教科局负责对国民教育、学历认定及有关政策的解释工作；公安局负责对有关材料的取证、鉴定，以及涉及刑事问题的查处；人社局负责对有关干部身份和参加工作时间的政策解释工作，具体认定按干部管理权限由有关部门负责，党校负责对党校学历认定有关政策的解释工作。
各成员单位之间既要分工明确，又要沟通协调，全力以赴确保档案专项清理工作顺利进行。
一、基本情况
此次调研分为网上问卷调研和实地问卷调研两种形式。网上的调查问卷在湖南省人民政府主页；实地问卷调研主要在长沙市公园、车站、超市、高校等人口密集区进行发放和回收，实地发问卷1500份，收回有效答卷1092份。主要调查了3个方面的内容：社会公众的档案意识、档案知识、档案情怀。具体情况见下表：
二、数据分析
1. 档案宣传普及情况。公众偏向认知档案行政职能。在统计分析的问卷中，知道政府设有档案局的833人，占调查总数的76.99%；知道政府设有国家综合档案馆的649人，占调查总数的60.37%。《档案法》普及度约六成。公众进馆办事人数有待提升。在工作与生活中去档案局（馆、室）办过事的有360人，占调查总数的33.36%。作为公共服务部门，数据相对偏低。档案部门开放度有待提高。在统计分析的问卷中，觉得档案部门神秘的有498人，占调查总数的46.89%。档案局馆的社会透明度有待提升。档案免费利用服务宣传有待加强。知道档案馆为公民提供档案利用实行免费服务的391人，占调查总数的36.58%。证明我们的档案免费利用服务推广有待加强。
2. 档案馆作用认知情况。对档案馆的保管功能有一定了解。对工作中形成的重要文件材料会想到交由档案部门保存的528人，占调查总数的49.30%；认为个人的人事档案有必要放在当地国家档案馆永久保存的594人，占调查总数的55.77%。对档案馆同时作为政府公开信息查阅中心的功能有一定了解。对党和国家的政策规定不理解时，会想到去档案部门查阅和咨询的576人，占调查总数的53.98%。
3. 家庭档案建设情况。关注度较高：会注意收集并保存好自己及家人的成长、学习、工作、生活的记录、凭证等重要资料的765人，占调查总数的71.63%；觉得在整理家庭档案时需要得到档案部门的专业指导的633人，占调查总数的59.33%。这对于推动家庭建档和促进民生档案工作是一个非常有利的信号。
三、存在的问题
1. 宣传定位偏差，针对性不强。长时间以来档案局都是作为国家行政机关，作为保密单位出现在群众视野，而档案馆作为面向公众的信息文化服务机关，定位上没有图书馆或者博物馆明确化，造成了公众档案意识严重不足。平时，我们的宣传侧重单方面的知识传播，如宣传栏宣传手册等，忽视了与受众的互动交流，导致宣传效果欠佳。在宣传的侧重点上，侧重从档案主体出发，而没有从受众心理出发，我们在问卷中提出了湖南省档案馆为公民提供档案利用的免费服务，结果不足四成受访者知道这一服务。调研过程中，调研人员在这一问题上也多次受到质疑。部分受访者将档案馆的珍贵档案查询利用收费与个人人事档案保管收费相混淆。证明社会公众关注的费用问题，并未作为宣传重点，并未为大众了解。
2. 资源建设偏差，结构单一。问卷调查中显示只有约三分之一的受访者在档案部门办理过相关业务，这其中还包括了单位业务，说明普通受访人群无法在档案馆获取他们需要的资源。资源建设上，档案部门偏重对政治档案和重要政治人物档案的保存，在民生档案上关注不足，保存类型和保存量都有待提高。资源类型、质量和数量是社会公众选择档案部门进行利用服务的根本原因。
3. 管理服务偏差，档案行政管理不完善。统计结果显示，公众觉得对于档案的查阅利用存在困难，其中包括制度因素、人的因素和技术设备的因素。有受访者表示门禁制度和服务时间限制了公众对档案部门的认知和档案的利用程度，网上服务和预约查档服务了解度有待提高。还有受访者表示查询时的手续比较繁杂，馆区环境，封闭程度和开放度会影响查阅者的利用程度。相对于图书馆等公共服务机构，没有设置自助式查询室。档案的服务水平制约了档案利用的积极性。部分档案部门的工作人员素质不高，缺乏服务意识，对于查阅者消极应对，挫伤了公众对档案利用的积极性。另外，查阅利用者不能获得一站式的有效信息，导致他们转换查找信息的渠道。在技术层面上，数字化程度还有待提高。在问卷调查中有部分受访人群都提到了数字化档案的问题，如何在大数字化时代给社会公众提供更为便捷优良的服务，无论在广度上和深度上都给档案人提出了新的要求。
四、建议与对策
1. 完善宣传工作，提高宣传有效性。公众的档案意识不足，其实也反应了档案馆的社会意识不足。公众的档案意识是与公众对档案的利用程度分不开的。要将公众的切身利益和实际需要融入到档案工作中，降低神秘感，获得公众内心的认同感，拉近与公众的距离。对档案的认知过程是一个渐进的过程。首先，档案作为解决个体问题的一种工具被认知，如查阅个人档案确定离退休年龄等；然后，档案的规律和规则能够被公众自觉应用，如对家庭档案的保存和整理等；最后，档案的历史文化价值被人们认知，如大众对电视媒体上档案解密类节目的关注。从这三层的递进分析，公众越多在生活中接触到档案，他们的认知越会加深。因此，应该有针对性地培养公众的档案意识。越来越多的公众开始关注与自身利益息息相关的档案，对家庭档案表现出来的兴趣和热情可以体现。具体到宣传方案上，要点面结合、走出去与请进来结合。区域上，不仅在城市中心区域进行宣传活动，而且能有针对性的走进社区、走进村镇，针对居民社区设立宣传展板，让社会城乡公众都有机会走近档案，了解档案部门、档案知识。普法过程中，不仅提供《档案法》的法律知识普及，也提供具体查询和保存的案例供公众学习，从普法的途径加强社会公众对档案部门的认知。在途径上，不仅平面媒体，希望多种媒体对档案部门进行立体式宣传；在设立国际档案日走上街头的同时，也设立公众开放日，在档案人的带领和讲解下请公众实地了解档案部门的日常工作；受访群体中基层一线的档案人，提出希望可以多接受上级业务部门的培训指导，完善档案知识。统计数据显示，在家庭档案这一部分的反馈情况是令人惊喜的，七成以上的受访人群有意识地收集保存家庭档案，约六成人群表示希望得到专业指导，证明社会公众在这一领域有着极强的求知欲和接受度，自愿性和积极度高，可以作为加强民生档案工作的着力点和突破口。
2. 增加馆藏资源，提高资源建设有效性。档案的利用程度是与馆藏结构紧密联系的。丰富的馆藏资源是开展推进档案利用的资本，由于历史原因，目前我馆的馆藏有结构单一化，主题重复化的问题。家庭档案作为民生档案的重要组成部分，家庭档案的建立保管和资源整合，在完善民生档案的同时能极大地推动社会公众对档案的认知程度和利用水平。
3. 简化利用程序，提高利用有效性。如何在保证档案安全的情况下，最大限度地提供可查阅的信息，简化利用方式，是我们应该思索的。是否采取仿例图书馆办理服务卡，对于已经开放可以提供利用的档案进行自助式的查阅，便利查阅人对档案的使用等；各地的档案馆能否进行联机查询，档案馆可以公开的查阅信息量和条目的细致度，是否可以全国的档案部门联网进行集中查询；是否可以提供保存个人及家庭档案的软件类程序，或者开放云空间供公众上传保存；是否可以提供具体利用档案的个案案例指导等等。档案作为直接形成的历史纪录，具有原始性、真实性、凭证性，让档案服务公众，让公众走近档案，有利于维护党和政府的威信，有利于维护公民权益，有利于维护社会稳定。通过查阅与自身直接相关的档案，可以解决公民工作和生活中遇到的一些实际困难和问题，维护自身的合法权益。通过建立各类档案，可以使有关部门在处理经济纠纷、化解邻里矛盾、开展司法调解、提供社会保障等工作中妥善处理突发性、，努力把矛盾和纠纷解决在基层创造条件。从此次调研结果来看，约半数的社会公众具有一定的档案意识和档案知识，但仍有半数缺乏对档案的基本认知，档案部门在宣传意识、资源建设、管理服务上仍有任重而道远的责任，可以通过提高宣传的针对性和有效性；扩充馆藏，增加对民生档案的收藏和保管；建立便捷的利用体系，加大信息的开放力度等一系列改进措施培养和推动社会公众的档案认知，更好地发挥档案服务社会、服务民生的积极作用。
参考文献：
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[2]丹麦哥本哈根市档案馆馆长安德斯·克里斯蒂安·巴克答记者问.
[3]何美江. 隆安县档案馆整合民生档案积极开展便民服务. 广西档案2011（3）.
关键词 人口普查 档案现代化 管理工作
中图分类号：F832 文献标识码：A
在国务院、地方各级人民政府的统一领导和各级普查办的精心组织下，广大普查工作者的积极努力辛勤工作，第六次全国人口普查工作已经取得了显著的成果。在普查工作过程中形成了大量有价值的文件、表册、音像和实物等普查资料。这些资料蕴藏着极其丰富的信息，能够全面、客观、系统地反映人口的性别、年龄、民族、受教育程度、行业、职业、迁移流动、社会保障、婚姻、生育、死亡、住房等情况，为科学制定包头市国民经济和社会发展规划，统筹安排人民的物质和文化生活，进一步实施可持续发展战略，提供了重要依据。
一、什么是人口普查档案
人口普查档案指在人口普查工作中直接形成的有价值的历史记录。主要包括两部分：一是人口普查工作中形成的调查统计材料、表册；二是领导和组织人口普查工作中形成的文件材料。
（一）人口普查工作中形成的调查统计材料、表册。
如人口普查登记表、计算机编制的各种数据带、各种手工汇总表和机器汇总表等（全国人口普查条例规定：人口普查中获得的原始普查资料，按照国家有关部门规定保存、销毁。）
（二）领导和组织人口普查工作中形成的文件材料。
如关于人口普查工作的指示、决定、通知、规定以及普查办法、实施细则、会议文件、工作计划、总结、报告、来往函电等。人口普查登记表是直接向居民调查的原始记录，是人口普查的第一手材料，是汇总、整理人口普查资料的依据。
二、人口普查档案的特点
人口普查档案是人口普查部门在具体组织进行人口普查工作过程中直接形成的具有保存价值的有关人口普查资料的搜集，数据汇总，资料评价，分析研究，公布出版等专门的文件材料。
（一）普查档案数据案卷多。
按照2010年人口普查的工作进度图，全部工作分为22个大项、121个小项，可形成的统计表格达35种之多，它主要包括户口整倾、调查摸底、入户登记、地址与行职业编码、全部手工与机器快速汇总表等，而且表格长短不一，如此众多的统计表格整理出来的数据案卷，可占人口普查全部档案的三分之二以上。
（二）普查档案形成周期长。
人口普查工作是一项复杂庞大的系统工程。由于它具有涉及面广，工作繁杂，技术性强等特点，因此，形成的档案周期性较长。有的文件可按阶段收集归档，有的则要在下一阶段或几个阶段结束后方能补充归档,全面扫尾工作需较长时间。至于建立数据库后进行资料分析研究，需要的时间则更长，决定了人口普查档案形成周期的长期性。
（三）普查档案性强。
人口普查档案中很多资料涉及普查对象的个人的隐私，关系到全市公民的根本利益，如果泄露，将带来不可估量和难以弥补的损失，所以加强对普查档案的保密管理非常重要。
（四）普查档案规范要求高。
一个完整的人口普查档案，必须全面、真实、系统地记载人口普查工作的各项活动，做到数据准确，分类科学，手续完备，材料真实，正确地反映人口普查工作的全部过程，人口普查档案的案卷整理和排列也要符合规范要求。
三、人口普查档案分类
按照《中华人民共和国统计法》、《中华人民共和国档案法》和《全国人口普查条例》的规定，结合普查工作的特点，我市人口普查档案可分为文件类、资料表册类、音像实物类和普查工作的其他重要相关材料。
（一）文件类。
1、全市各级党政机关有关普查工作的决定及批复；各级党政领导同志的重要讲话、题词；
2、各级普查机构的请示、报告、通知、工作计划、简报、会议文件、会议记录、汇报提纲、总结；
3、普查方案、普查填写说明、普查细则及重要的修改稿；
4、普查公报；
5、各级普查机构设置、人事任免、工作人员名册、先进集体和先进人员名单；
6、普查文件汇编。
（二）资料、表册类。
1、普查登记表样表、手工汇总表、机器汇总表、普查汇总资料（含计算机软盘、光盘等为载体的电子文件材料）、填表说明及计算机应用程序软件等；
2、行政区划代码本、地址编码本、行业代码本、职业代码本；
3、普查员、普查指导员、编码员、录入人员的培训教材；
4、内部编印和公开出版的普查资料、普查分析报告及汇报材料；
5、普查宣传材料、宣传画和报纸杂志发表的有关社论、评论和报道等。
（三）音像、实物类。
1、普查工作中的照片、录音带、录像带、电影片、电视片、幻灯片、光盘及整理汇编的相册、画册；
2、有纪念意义的凭证性实物，包括普查标志、调查证件、证书、奖章、纪念品、首日封、纪念邮票、资料袋、软包装、普查机构印章等。
（四）普查工作的其它重要相关材料。
通过对普查档案内容进行科学的鉴定，以上各类普查档案中，重要的作永久保存，比较重要的作长期保存，一般的作短期保存。
四、人口普查档案的整理归档
收集整理人口普查档案，是一项专业性、技术性较强的工作。为了保质保量地完成这一任务，针对人口普查档案的特点，对整理好人口普查档案提出以下浅见:
（一）坚持以成文单位立卷。
收集整理好人口普查档案，是人口普查工作最后一个环节，而成文单位是文件材料的形成者，对本地区本单位文件材料的形成规律了如指掌。以各级人口普查办公室为单位,负责文件材料收集归档更为有利，可以与人口普查办的有关领导和人员岗位责任制直接挂钩，档案整理任务不完成，普查班子人员不能散。
（二）实行“三步走”的立卷法。
第一步，文件材料的收集与修复。凡是上级下发和本级产生的文件，可按收、发文薄进行收集，本级形成的各种文件按专业组、责任人逐个进行收集。对使用铅笔、圆珠笔、复写纸或红、纯蓝墨水起草书写的文件、表格，一律用碳素墨水重新复制抄写一次。第二步:分类组卷。按照拟定的分类方案和归档范围，对收集起来的全部文件初步进行分类立卷。第三步:编目装订。参照文书档案的立卷程序，完成编号、编目、装订、书写封面等工作。
（三）保证文件材料的齐全完整。
对各类文件的收集整理,除了收集上级下发的文件外，收集重点应放在本级。要注意克服过去只重视“红头文件”，忽视其它文件的错误作法，凡是本单位形成的文件材料，不管是“红头文件”，还是内部文件，只要具有保存价值的，都应当收集归档。因为上下左右来文还有可能从别的地方找到，而本机关形成的文件，却是“只此一家”，一旦散失，就再也无法弥补。
（四）文件和表格分开立卷。
整理立卷时，区分文件类和表格类,根据制成材料的多样性，实行通用文件与表格分开立卷。同一类型的表格，在保持同一问题案卷排列在一起的前提下，也可将八开表和十六开表分开立卷，更有利于档案的保管和利用。
五、人口普查档案的电子文献化管理
人口普查档案的电子文献化管理首先要把纸质档案转化为电子文献档案，并能在信息网上流通。使用计算机进行处理后，具有容量大、速度快、应用广泛、传输简便等特点，但必须满足必要的先决条件和采取相应的管理措施才能实现。
（一）电子文献档案的利用。
对档案部门来说，电子文献档案可供利用的方法有三种：(1)提供拷贝，通讯传递，直接利用，为用户提供打印件或缩微品；(2)可通过对点转播数据通信或联结网络来实现；(3)可以直接利用方式为使用者提供技术支援，根据档案信息系统中可从直接利用的信息资源解决使用者所需的档案信息。
（二）电子文献档案的管理。
从信息安全的角度出发，主要是对使用者的管理，对提供利用载体的管理及使用中保密措施等管理。一是使用权限的审核：在使用中，由系统自动判定使用者身份的合法性及所使用的范围，并由系统自动对其操作的路径进行跟踪与记录；二拷贝的提供与收回：原则上应避免把载体上的电子文献档案全部拷贝给使用者，并通过技术手段防止所提供的拷贝再复制。同时应对回收的拷贝做消除处理；三是加强使用的安全管理：不能无原则地向使用者提供全部的使用方式，对提供的拷贝的制作，必须在有效监督下进行，对加密级的信息要进行加密处理，应对使用的全过程进行有效的跟踪监控等。
（三）电子文献档案的建立。
（一）建设单位领导重视和支持档案工作是做好档案管理重要前提
某空管工程建设指挥部成立之时，负责建设的领导就意识到档案管理重要性，从建立健全档案管理组织机构入手，选好配齐档案管理人员，制订具体制度。一是在指挥下成立档案工作领导小组，由一名指挥部领导分管，统一协调档案管理工作，负责领导工程档案质量审核、竣工验收工作。设立专职档案员，在各部门确定一名专业技术人员担任兼职档案员，参建单位必须明确一名领导分管档案工作，确定一名专（兼）职档案员，建立集中统一的工程档案管理网络。二是制订具体措施。根据空管工程进度表，制订出的工程项目档案工作计划，规定了档案管理的基本原则，基本工作程序，在措施当中，规定出档案管理的基本思想，人员构成，各阶段的档案收集标准，有收集档案的表单，以及监督责任。做到既符合工作进程，又符合档案管理要求。
（二）下发分局基建档案管理暂行办法，做到工程建设档案管理有章可循
根据单位工程建设任务重，档案管理工作复杂，及时下发（分局基建档案管理暂行办法）共五章四十四条，系统规范工程建设、规划、设计、施工、管理、改建、扩建和维修等方面档案管理工作，明确工程项目各个阶段档案管理的职责和操作规则，为新机场空管工工程项目建设档案管理提供基本依据，也成为档案管理人员学习基本材料。
（三）及时对档案管理人员进行专业应急培训
在档案工作领导小组成立后，指挥部对专兼人同进行摸底，发现很多兼职人员档案理论基础薄弱，经验不够。马上组织力量进行专题培训。请档案专职人员讲课，请上级和地方工程管理档案专家讲解，对专兼职人员外派培训，组织档案人员到工程档案管理先进单位交流学习，通过系统培训，指挥部专业兼职档案管理人员素质明显增强，在后来工作中，对出现不同问题的处理能力明显增强，对工程档案的标准化、规范化起到了积极的促进作用。
（四）在工程建设档案管理中引入PDCA管理循环
空管安全工作有一套质量管理体系，在质量管理中，一线人员普遍熟悉PDCA管理循环原理和作用。加上档案管理人员都来自一线，指挥部领导把现代PDCA管理循环引入到档案管理中。一是做好档案管理计划。明确此次空管工程建设项目多，大小系统多，涉及面广东，规定档案收集范围，收集时间，及达到的质量标准。在实施阶段，根据各个项目的阶段性计划，分步骤量化指标。在检查阶段，对计划完成情况及时检查。在指挥部档案管理小组自查基础上，再请上级档案管理部门统一检查。在针检查出来的情况，进行系统分析，对阶段性档案管理完成好的项目组，进行经验总结，好的做法，在指挥部内进行推广。对没有达到阶段目标的项目组，下发通报，并下达整改通知，进行相应的经济处罚，同时对存在的问题自动转入下一个PDCA循环。引入PDCA循环后，档案管理呈现出目标清晰、操作规范、标准提高等良好局面。
（五）全过程监督管理是做好空管建设档案管理重要经验
以某新机场建设为例，空管工程建设项目，从2005年预可研开始，到2012年建设投入运行，历时七年，在这漫长过程中，工程建设档案管理全过程参与。
一是预可研、规划、设计阶段，档案管理提前介入，体现一个“早”。在空管工程建设指挥成立前，当时档案管理部门就提出具体意见，明确规定分两步走，有关涉及空管建设前期的档案管理工作，由单位档案管理部门临时抽调人员负责，指挥部成立后，由指挥部成立相应小组负责，过程的衔接由单位档案管理部门负责。单位档案人员对前期的档案管理采取个别辅导，过程跟踪，及时收集整理整理，成熟一批，整理一批。
二是有了专门档案管理小组。单位档案管理部门专职人员介入时，体现一个“实”。档案管理人员和指挥部专职人员经常深入现场进行及时的指导，加强与各项目组档案兼职人员沟通交流，及时提醒他们注意工程档案材料的收集工作，对已竣工的档案资料，完成一项，复查一项。
三是对存在问题的整改体现一个“严”字，在检查过程中，对发现的问题，坚持原则，严格要求，提出具体整改通知，规定完成整改的时间及质量要求。
四是在项目档案基本完成后，及时组织全面审核检查，体现一个“全”字。在空管项目建设基本完成后，单位档案人员和指挥档案小组人员，组成联合检查，主要为局方组织竣工检查打基础。这次检查，涉及项目多，检查内容多，时间跨度大的特点。
新机场空管工程建设档案共有：综合类：25卷，招投标类129卷，基础类17卷，设计类46卷，施工类194卷，监理类，20卷，校飞试运行2卷，共计：433卷。通过大家共同努力，新机场空管建设工程档案顺利通过竣工验收，受到单位的表扬。
（六）做好工程档案管理经验总结，供后面建设参考
新机场空管工程建设完成后，档案管理部门对此工程建设档案管理工作进行全面总结。一是要求各专职兼职档案管理人员写出档案管理工作报告，对完成情况进行自我评价。二是由单位档案管理部门，系统总结建设过程中档案管好工作的基本经验，对存在问题认真分析，提出改进措施，对后续空管建设的档案管理提出具体要求。
二、小结
1.建设单位领导重视是做好空管工程建设档案管理工作前提。
2.有明确法规规范是做好空管工程档案管理的基本依据。
3.有一支专业档案管理队伍是做好空管工程档案管理的基础。
4.科学管理制度（PDCA管理循环）是做好空管工程档案管理的手段。
5.管理人员全程参与是是做好空管工程档案管理的基本做法。
一、自查情况：
（一）领导重视，加强档案安全意识和档案设施建设。成立了以主要领导为组长，分管领导为副组长，相关处、室（站）负责人为成员的领导小组办公室，对本办档案安全工作进行了认真自查自检，牢固树立“安全第一，预防为主”的思想，坚决防止松懈、侥幸心理，确保档案安全万无一失。
（二）加强档案安全管理应急机制。对档案室消防安全设施和供电线路进行严格检查，增加消防安全灭火设备，确保消除档案室内的安全隐患；特别注重档案等重点部位的节假日值班保卫制度落实到人。
（三）强化档案室安全制度的建立和落实，严格执行档案管理部门关于档案安全管理有关规定。为确保档案安全管理工作，我办严格按照档案法律法规及档案管理部门相关要求，制订了档案安全管理制度，包括《市人防办档案库房管理制度》、《市人防办档案保管保密制度》、《市人防办档案销毁制度》、《市人防办档案管理人员岗位职责》等相关制度，严格实行档案专人保管，专人查阅，集中归档的原则。并按照各项规章制度的要求认真落实到人。安排专人落实好档案库房的保密工作，定期检查。
（四）档案室建筑安全及周边环境安全情况。本办档案室设在办公室楼顶，一楼有专门的值班员看守，防盗门窗完好，档案柜定期进行维护保养，室内设有温度计，随时监控室内温度，保证温度在安全防卫之内，室内通风良好。电源电线通过检查未发现安全隐患，案卷纸张无潮湿、霉变情况发生。实行24小时警报部署监控。
六、档案利用及数据备份情况的落实。1、在平时工作中积极做好档案的收集整理工作，加强对档案使用情况的了解，督促借阅人及时归还，防止档案的遗失和损坏，保证文件材料完整、准确、系统；做好档案的统计、利用和备份工作，对各类档案库存、接收、销毁、利用、备份等进行准确统计，积极做好档案信息资源的利用，保证为各项工作提供优良的服务，做到规范化管理。
七、汛期档案安全落实情况。认真开展汛期档案安全管理工作，对档案室窗户、墙面、地面渗漏水情况进行认真排查，通过检查未发现渗漏水情况；电源、电线未发现因汛期而受潮的情况。
二、存在问题：
（一）档案管理安全意识还需进一步提高；
（二）档案工作管理创新思路不够。
三、下一步工作打算
（一）进一步组织学习档案管理基本知识，充分认识档案工作的重要性。有计划地开展档案安全工作专题教育，加大宣传力度，提高全体工作人员的安全防范意识和预防事故的能力；
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