目前我国医院档案管理人员在理论知识、文化程度、专业技能等方面参差不齐。档案管理人员的整体素质与信息化背景下的医院档案管理工作要求还存在一定的差距。这已经成为医院档案管理工作信息化的重要瓶颈。现代许多医院都把电子技术手段应用到档案管理工作中去。但是仅仅局限于档案的输入、输出、搜索，在档案信息管理的现代化、数字化以及网络利用等方面的人才较少。这是因为很多档案管理人员不是专业出身，学历较低，知识结构不合理，现代计算机知识又缺乏。再加上医院片面强调医疗技术人员素质的提高，忽略了档案管理人员的综合素质。这就造成许多档案管理人员跟不上时代的步伐，不能满足信息化背景下医院档案管理事业的发展。
二、信息化背景下做好医院档案管理工作的对策
1.加强档案管理意识任何一项工作的开展都需要获得人们的重视，医院档案管理工作也是如此。倘若领导对档案管理工作不够重视，那么就会影响档案管理人员的工作积极性，从而影响档案管理工作效率。想要改变这种现状，就要加强医院全体人员的档案管理意识，把档案管理工作列为医院管理工作的重要内容。做好档案管理工作，领导的重视是基本前提。医院领导要高度重视档案管理工作，把档案管理工作列入重要议程，在人力、物力、财力等方面给予支持。同时，还要实行目标责任制，进行量化管理，保证医院档案管理工作与医院的建设发展同步。此外，还要加强宣传，让医院的全体人员都认识到档案管理工作的重要性，不断提高工作效率、服务质量以及医疗水平。
2.健全医院档案信息化管理制度随着信息技术的迅猛发展，信息化管理应用的领域越来越广泛。档案管理工作逐渐由传统的管理模式向信息化的管理方式转变。这也是时展对医院档案管理的要求。目前医院档案管理存在制度不健全、信息化不足的问题。针对这种现状，应该建立健全医院档案管理制度，制定一系列规定。如综合管理档案的方法、文件材料的报关日期、分类大纲等。同时，对档案管理人员的岗位职责等明确作出要求，促进医院档案管理趋向标准化、规范化。为了满足信息时代对医院档案管理的要求，还应该建立完善的档案信息管理制度，创新档案管理理念，促进医院档案管理工作更好、更快地向前发展。
3.提高档案管理人员的综合素质档案管理人员综合素质的高低直接影响到档案管理工作效率的高低。在信息化背景下，医院想要有序、顺利地开展档案管理工作，就必须对档案管理人员提出更高的要求。档案管理人员既要有扎实的基础知识，又要有娴熟的现代技术运用技能。这就需要档案管理者与领导者的共同努力。首先，档案管理人员必须树立终身学习的意识，以积极的态度去学习新知识、新技能。同时在档案管理工作实践中，要巩固自身的理论知识，多多反思，使自己成为理论知识与实践技能兼备的复合型人才。其次，相关的领导人员在选拔档案管理人员，要唯才是用，经常鼓励档案管理人员积极参加技术培训，使他们的知识水平与业务素养与时代相接轨。
三、结论
1．1领导重视不足
重视程度不足是目前影响我国高校房产档案管理信息化进一步发展的最大问题。许多高校管理人员对高校档案管理信息化的内涵和重要性认识不足，许多档案资料其实只是处于长期堆放的状态，没有及时整理归档，更谈不上利用。一些领导往往管理观念陈旧，而工作人员也并不习惯于在网上了解信息，不接受网络办公的方法，依然习惯于传统的管理观念和方法，习惯用传统的手工操作方式处理房产档案信息。
1．2技术手段落后
目前很多高校房产档案管理部门的电脑应用仍然停留在文字处理、财务管理等数据处理上，无论信息化基础设施建设、应用水平，还是互联网的认知度、参与度等都远低于其它行业。大多数高校的房产管理部门的工作方式基本上是接收移交档案，编目立卷、存储入库、查阅调卷，档案馆类似于资源仓库。管理介质绝大多数仍为纸质档案，光盘技术和机读方式虽然已经有运用，但十分有限，数据库的建设与当今信息传输技术的要求相差甚远，档案部分应发挥的作用远远未能有效挖掘出来。
1．3档案管理人员专业素质不高
目前高校的档案管理人员专业素质水平差异比较大，缺乏协作精神。采用网络化办公以后，管理部门之间需要相互提供有用信息，才能达到方便、快捷地办公目的．但如果其中一个部门不及时更新信息，没有专人维护，就无法查询到最新资料。目前高校中各个办公室的信息化水平参差不齐，人员素质差异大，很难达到信息共享。这就使部门间网络化办公的力度大大降低。
2．如何建立高校房产档案管理的信息化建设
2．1提高对档案管理信息化建设的认识
要建立完善的档案信息化管理，首先要充分认识加快房产档案管理信息化建设的重要意义。科学技术的不断发展，档案内容的多样化、档案载体发生了很大的变化，计算机、多媒体、光盘以及缩微技术等的广泛应用，使传统的管理模式和管理手段已不适应时代的变革，我们应认识到，以计算机及档案管理软件等管理应用为主，利用计算机、缩微机、扫描仪甚至互联网等对档案进行检索、存储和管理，是档案管理手段发展的必然趋势。房产档案信息化是现代社会进步发展的客观要求，房产档案作为社会信息业的组成部分也必须朝着现代化的方向发展，否则就不能适应社会发展的要求。运用现代信息处理技术手段来开发房产档案信息资源，必将极大地提高档案资源的开发能力和利用效率，使房产档案管理的各个方面发生深刻变化，促进房产档案管理整体水平明显提高。
2．2推进房产档案馆数字化进程
实现房产档案馆数字化是房产档案管理信息化建设的基础和前提。建立健全数字房地产档案馆，首先要把握好节点有偿访问。一般性查询、检索无论传统服务还是远程服务均可无偿义务提供，但网上深入查询或特殊专题检索、下载等应为有偿服务，对于科技成果还应收取成果转让费。另外，关于档案开放范围和权限问题，要设立相应的访问权限，对于那些可以对公众开放的档案，公众可在公共网上查询、利用，而只可对内部人员开放的档案，只能通过上内部局域网查询利用。开放数字房产档案馆的建立必将会进一步提升房产档案馆的宣传、教育、服务和经营功能。
2．3完善房产档案信息归集、检索系统
为了全面、准确地收集信息，就要将房产档案信息系统与房产交易系统有机地结合，将房产交易过程中产生的房屋产权信息自动归入房产档案信息系统，形成文本信息；另一方面要利用扫描仪、数码相机等先进设备将有关资料以图像信息方式归入房产档案信息系统；原始档案数据进入计算机后，再利用计算机强大的分类、组合、检索、调阅、复制等功能建立起完整准确的房地产档案数据库。由于房产产权频繁异动的特点，房产档案的更新速度很快，因此在档案数据库的更新、管理、维护上要实现实时控制，保证房产档案信息与房产产权状况的同步变动，这是房产档案管理的核心所在。由于高校房产交易涉及面广，这就要求建立高效的房产档案信息检索系统。由于司
法查封、抵押登记、房屋租赁、房产交易等不同业务的特点不同，对房产档案信息要求也不相同，因此，必须建立一个多角度的档案检索系统。要充分利用计算机强大的检索功能，将房屋坐落、产权人姓名、房屋面积、交易时间、产权状况等房屋产权管理中的每一要素都作为检索点，编制各种检索工具，形成计算机检索与手工检索互补的档案信息检索体系，实现万能检索，从而提供高效、便捷的查询服务。
2．4建立准确的房地产档案数据分析系统
房产档案信息不仅要满足产权人产权交易的需要，而且也应该为高校职能部门进行宏观调控提供科学的决策依据。这就要求必须建立一整套房产档案数据分析系统，以便管理人员能够从多角度对房地产产权产籍数据进行分析、整理。通过数据分析系统对房地产市场的现状和发展趋势做出准确的判断，以便相关职能部门能够及时运用相关调控手段，使学校房产需求保持基本平衡、结构基本合理，达到科学决策，回避风险的目的。
2．5提高管理人员的综合素质
档案信息化管理的日趋完善，要靠掌握现代化技术和管理方法的档案专业人员来实现。档案工作者不能满足于现状，应正视自己的业务水平、组织管理能力等方面的欠缺，主动、及时地提升自己的政治理论知识、相关科学文化知识和档案学知识，做到依法治档，使档案得以安全保管和科学利用，要加强学习业务文件和各级档案专业刊物，明了档案管理的法律法规，及时贯彻落实有关档案管理的新规定，执行新规范，密切注意国内外档案工作的发展动态，借鉴先进的管理经验和技术，不断提高管理水平，促进档案事业逐渐实现法制化、规范化，推进档案工作的发展。推广使用新归档方法，减轻档案工作量和劳动强度，提高工作质量和工作效率，实现档案管理的现代化，是我们不可回避的责任。管理人员要充分利用计算机与档案管理软件，对档案的收集、存档、查找、借阅甚至统计等等实现电脑化的规范管理，提高档案的存储和处理能力，为相关部门提供方便、快捷、及时、准确的参考信息，充分发挥档案的信息服务功能。
3．小结
房产档案管理信息化是先进科学技术手段和科学管理方法与传统的档案管理方式的有机结合，是新形势下房地产业发展的必然趋势。运用现代信息处理技术手段来开发房产档案信息资源，必将极大地提高档案资源的开发能力和利用效率，必将使房产档案管理的各个方面发生深刻变化，使房产档案管理的整体水平明显提高，大大减少了房产管理工作人员的投入．降低了联系渠道的费用支出，缩短了大量事务的处理时限，使高校房产管理人员在有限的时间内得到充足的信息，不仅降低了成本，而且极大地提高了效率。
参考资料：
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（一）高等职院的人事档案同其他政府机关、企业的人事档案一样，记录着全体工作人员和学生的相关信息，人事档案无论是对个人还是对集体都十分重要，在高校的各项工作中具有凭证、依据、借鉴、参考作用，在日常生活教学管理和科研开发方面起到关键作用，随着社会主义市场经济的不断发展和改革开放的进一步深化，相信人事档案资源的信息利用率越来越高。
（二）目前，高等职院管理机构组成不科学，档案管理人员素质有待提高，有很大部分的工作人员是凭借各种各样的关系而获得的工作岗位，在开展相关工作存在一定困难，对于档案管理方面缺少实际操作的经验，也没有接受过专业的人事档案管理方面的培训，这样就直接导致档案管理人员结构不合理，政治素质、文化素质、科技运用水平不高，这也是高等职业院校人事档案信息化管理进程缓慢的主要原因。另外，档案管理人员对于计算机知识掌握水平有限，缺乏信息开发能力，不能很好的利用现代科学技术来进行相关人事档案信息化管理工作，导致高等职院档案信息化管理工作一直停滞不前，严重制约了人事档案工作的信息化建设进程。
（三）近几年，国家对于高等职院的整治力度加大，很多高等职业院校合并、解体、招生人员的扩张，学生数量的不断增加，随之带来的是相关人事档案的变动与调整，档案资源变得丰富，这就加大了高等职院人事档案的管理难度。同样，在进行人事档案管理的时候，由于时间和空间的限制以及管理人员工作的不到位，人事档案资源不能很好的被利用，从而给各个高等职院教学和科研带来了很大的困难。
（四）21世纪，科学技术已经融入到日常生活中来，但由于许多高院对于人事档案信息化管理不太重视，导致信息科学技术在档案管理过程中运用相对较少，信息化程度不高。此外，许多高等职院只注重于领导班子的建设而忽略了处于基层工作人员的职业操守建设，没有注重相关档案管理人员的培训，从而缺少了一支具有高素质、高技能的档案管理队伍，在实际生活中给开展相关人事档案工作带来了困难。
二、高职人事档案资源开发与利用应注意的问题
（一）数字化档案建设是档案工作环节中关键部分，首先，加快档案信息化建设步伐，必须加强对相关的档案管理人员的科技水平，使相关工作人员掌握在实际档案管理与运用过程中要掌握的信息操作能力；加强职业道德素质，档案管理人员除了遵守相关基本职业要求和掌握档案专业知识外，精通计算机知识、网络技术、多媒体运用能力也是十分重要的。在传统档案利用方式的基础上，依靠信息科学技术为学校的发展提供相关资源信息，各个高等职院必须要搞好计算机网络信息建设，构建完整的信息网络体系，然后运用相关信息网络使得人事档案趋向于数字化、规范化，最终实现人事档案管理自动化。
（三）高等职院要加大对档案信息化建设的投入。有投资就会有回报，在这方面，高等职院领导必须要给予足够的重视，只有领导重视了，相关工作才能够更好的展开，同时，相关部门也要对人事档案信息化建设给予资金资助，只有口头承诺而没有实际资金的帮助也是不可行的。相关资金的投入可以用来购买相关配套的信息化管理设备，这样无论是从硬件还是软件都会使人事档案管理更加信息化、专业化、规范化。
（四）21世纪是法治时代，从制度层面上来说，相关政府部门和机构可以通过制定和完善有关人事档案管理的法律法规，这对于高等职院人事档案信息化建设也有很大的作用。一方面充分发挥了法律的权威性、规范了相关人事档案信息化管理过程；另一方面，一定程度上保证了人事档案信息的安全性和信息的完整性。
（五）日常生活中，在运用网络媒介来获取相关人事档案资料时，必须要保证其网络环境的安全，防止人事档案信息泄露。在日常档案信息管理过程中，要求工作人员定期对储藏人事档案信息的计算机进行检查，采用安全系数较高的杀毒软件定期杀毒，定期请计算机专业人员来对计算机进行安全维护，以便及时发现和消除潜在隐患，确保人事档案信息的保密性、安全性。
（六）做好相关人事档案信息的记录与保存工作，在人事档案信息化管理进程中，各高等职业院校都应采取以相关电子文档为载体的管理模式。电子文件保存系统是一个便于文件保存、检索、使用与处置的电子系统，人事档案在该系统内被收集、组织和编目，控制着文件的产生、管理和处置。就目前来看电子方式保存档案是最理想的方式，它不仅能保证档案的完整，而且还允许多个用户同时访问，而且要比纸质档案更易检索，并可以提供更有效的存储方式。更为重要的是，当文件保存系统自动升级时，保存在系统内的档案将随系统的更新自动更新和迁移，使用电子文档作为信息传播的载体，在一定程度上避免了人事档案清理汇总时耗费大量时间和精力，节约了人力资源成本。
三、高职人事档案信息化建设的意义
（一）人事档案信息化管理相对于传统档案管理而言有很大的优势所在，具体表现在以往传统的人事档案需要档案管理人员对相关信息进行整理、汇总，工作量大，费时费力。而人事档案实现信息化管理后，查询者可以不受时间和空间的限制，随时随地可以查询到相关人员的人事档案信息，很大程度上节约了人力、物力同时也提高了办事效率。
（二）档案查询更加快捷、迅速。传统档案检索方式是需要档案管理人员从书架上一本本查找，找到相关目录后再到库房寻找，过程繁琐。而人事档案信息化管理只需要查询者进入相关网站进行查询，省时省力，方便快捷，减轻了人事档案管理人员的负担。
（三）在实施人事档案信息化管理后，相关档案管理部门人员可以从繁重的工作中解放出来，从而将更多的时间与精力放在档案收集与整理工作，有利于提高部门的工作效率和技术水平。就目前教育事业发展的前景来看，信息化、数字化、网络化是发展的大方向，因此只有实现人事档案工作管理的信息化，才能跟上教育发展的主流方向，适应不断变化的教育环境。
（四）人事档案对于高等职院来说是一笔无形的财富，这些资料是经过档案管理人员细心整理、分类汇总而得到的智慧结晶，也是高等职院领导评估决策的重要依据，决策的及时正确、管理措施的得当，要靠完整、可靠的信息和快速的综合分析能力来保证，所以档案资源的合理配置直接影响到高等职院的教育事业发展，由此可见人事档案的信息化管理的重要性。
通过对医院档案管理过程进行分析可知，受到多种因素的影响，医院的档案管理效果还不够理想，在档案管理过程中主要存在以下几个方面的问题：
1.1档案资料在保存过程中存在较大难
储存医院档案传统的做法是以纸质为主要的存储介质，部分以磁带、影像带、胶片为介质和部分电子文档资料。这些存储介质很容易出现发黄、霉变、破损、受潮等问题，所以难以永久保存和备份。因此，如何提高医院档案资料的存储质量，并充分满足医院档案管理需要，成为了制约医院档案管理发展的重要因素，只有有效解决档案资料的存储问题，才能提高档案管理工作水平。
1.2档案资料在管理和查询过程中存在一定难度
目前很多医院仍沿用了传统的以人工为主的档案管理模式。传统的档案资料查询的流程是：查作者，到案卷目录，再查到文件目录，根据文件目录记录的档案号信息查到档案在库房的存放地址，然后通知库房调卷，办理相关手续，查阅非常耗时、耗力。由于缺乏现代化手段的应用，医院的档案管理还停留在手工状态，不但制约了医院档案资料的查询和应用，还影响了医院档案资料的查询效果。因此，档案资料的查询难度问题必须得到有效解决。
1.3档案材料的利用率低
没有得到充分利用纸质档案具有易损坏、低效率、不便于统计和查询等问题，这些问题使档案的利用率显著降低。在医院档案信息方面，各种处方用药以及药效、药的配伍、药的副作用都具有统计意义，单纯用人工查阅这些原始资料，然后统计这些信息，工作量太大了。考虑到医院工作实际，档案资料数量较多是档案管理所面临的现实因素，如果不采取现代化的分类和查询手段，医院档案资料的查询和利用难度问题将难以得到有效解决。
2.医院档案管理应用信息化手段的具体措施
鉴于医院档案管理的现实需要，以及医院档案管理中应用信息化手段的必要性，只有认真分析医院档案管理实际，把握医院档案管理原则，才能保证医院档案管理取得实效。为此，我们应从以下几个方面入手，在医院档案管理中应用信息化手段：
2.1在医院档案的保存过程中积极应用信息化手段
医院由于档案信息材料较多，采用传统保存手段不但需要建立专门的档案保存室，还要定期对档案材料进行整理，工作量非常大。并且传统档案保存对环境要求较高，一般场所难以满足实际保存需要。基于这一现实要求，在医院档案管理中应用信息化手段，将档案信息材料经过电子化变成电子文档，不但节约了档案保存成本，同时也提高了档案保存质量，满足了医院档案管理需要，提升了医院档案管理水平。
2.2在医院档案的管理和查询过程中全面应用信息化手段
应用信息化手段之前，在医院档案的管理和查询过程中，主要是根据档案文件名进行检索。由于医院各类档案资料数量较多，人工检索的周期很长，给档案管理和查询带来了较大的困难。在这一困难面前，应用信息化手段是医院档案管理的必有之路。基于信息化手段的优势，在医院档案管理和查询中，积极使用计算机技术和网络管理手段，是提高医院档案信息查询效果的重要措施，对医院档案管理而言具有重要意义。
2.3在医院档案的调用过程中有效应用信息化手段
要想满足医院档案资料的调用需要，单纯采用人工调用手段不但费时费力，整体工作效率也十分不理想。基于这一现实需求，在医院档案的调用过程中，积极应用计算机技术和网络化手段，不但实现了快速调用档案材料，同时也提高了医院档案的管理效率，对满足医院档案管理需求，提升医院档案管理效果具有重要的促进作用。
3.医院档案管理应用信息化手段取得的积极效果
通过对当前医院档案管理过程进行分析后可知，应用了信息化手段之后，医院的档案管理工作在实效性上有了明显的提高，信息化手段对医院档案管理的促进年作用也十分明显。结合医院档案管理实际，医院档案管理应用信息化手段取得的积极效果主要表现在以下几个方面：
3.1信息化手段提高了医院档案的保存效果
应用了信息化手段之后，医院的纸质档案大部分都转化成电子档案，不但节省了档案的存储空间，同时也提高了档案的存储质量和保密效果，有利于延迟档案的存储时间，保证医院档案能够在规定时间内实现良好存储，满足医院档案存储需要。从当前信息化手段的应用来看，信息化手段的应用提高了医院档案的保存效果。
4.2信息化手段满足了医院档案的管理和查询需求
鉴于医院档案管理和查询的实际难度，在医院档案管理中应用了信息化手段之后，计算机技术和网络手段为档案管理和查询提供了有力支持，既保证了档案能够快速查询，同时也提高了档案查询的准确性和整体效率。因此，信息化手段的应用满足了医院档案的管理和查询需求。
3.3信息化手段提升了医院档案的调用效率
在医院档案调用过程中，由于传统人工手段难以满足实际需求，信息化手段的应用成为了必然。通过对医院档案调用现状进行分析后可知，信息化手段既提高了档案调用效率，同时也保证了档案调用的准确性。由此可见，信息化手段的应用，对提升医院档案的调用效率起到了关键作用。
4.结论
上级工会组织的组成部分是基层分会，上级工会工作的延伸是它的工作，它们主要的信息包括:召开二级教代会、工代会形成的各种文书资料，会议记录、下级工会组织的工作计划、教职工劳动竞赛信息资料、教职工文体活动的信息资料、请示、工作总结等。在以上叙述信息的来源之中，其中以工会组织自身产生和生成的信息最为重要。原因是它体现着工会组织的工作状况及工作思路和理念，是工会组织自身活动过程全面系统的记载和反映。至于其他三个方面的信息来源，则会丰富着工会组织的信息量和工作视域。在第四方面的信息量和信息来源，则完全的构成了工会组织的基本信息，则会对它进行了完整、有效、系统、全面地收集这就会使我们少走一些弯路,从而达到了事半功倍的效果。工会组织自身生成的信息资料，就是工会档案管理人员工作的重点。在一定时期内还全面的、客观地反映了工会组织的工作状况，则还是对工会工作立体式和全景式的一种反映和体现。（1）工会组织召开的教职工代表大会和会员代表大会的有关文件,包括：与会代表名单、会议提案及办理会议通知、情况报告、代表发言稿、决议、工作报告、领导讲话稿、候选人登记表和情况介绍、大会选举办法、结果、纪要、会议记录等。（2）工会组织及会员获企业或上级组织授予的先进表彰文件，获奖证书等。（3）工会组织开展的劳动竞赛活动、研究决议、先进个人和先进集体事迹材料、会议通知通报、审批表及工会承办上级工会的学术活动和重要会议有关资料。由于工作的需要同级工会组织之间,必然的要发生横向的联系。同级工会组织之间的有效的促进工会工作发展的重要方面是同级工会组织之间的交流与学习。对于这些方面的信息一般会有:在同级工会组织之间则会有关于工作经验的介绍和交流,还会相互的来函来电,双方还会开展联谊沟通以及先进事迹的宣传等文书资料。对于工会来说就是教职工自愿结合的群众性组织，是中国特色社会主义工会组织的重要特征，从而还积极主动地接受各级党政组织的领导。工会组织的管理则是隶属于双重的领导，既受企业党政的领导，还会受上级工会组织的领导。因此，都必须认真的负责做好企业党政和上级工会组织下发工会的各类文书资料的督办、立卷、收文、归档、登记等工作对于工会组织的档案管理人员来说。
工会档案管理信息化服务层次比较低。从现在的发展看来企业工会档案管理信息服务主要则还是在对工会档案资源的保管和登记为主。企业工会档案管理工作随着企业网普遍的建立有了很好的平台。随之，在企业工会档案的管理中计算机网络还没有得到很好共享性优势发挥，并且还没有提供网络信息服务在我们的企业工会档案信息中，工会档案管理信息化服务层次比较低，网络资料、资源共享、档案文献报道等深层次的服务都还没有形成。需要进一步提高计算机水平对于企业工会档案管理工作者来说。于此同时对于作为一名合格的工会档案信息化管理的工作者来说，不仅仅要具备对档案信息的提炼和加工能力，而且还应掌握计算机使用技能和理论知识，熟练使用各种现代信息工具，对于档案利用者来说要有效的传递有价值的档案信息。这就是对工会档案管理人员综合素质提出了较高的要求。则对于那些既掌握现代计算机技术的管理人员又熟练掌握档案管理知识来说才能够胜任这项工作。总之，工会档案管理信息化建设是现代工会工作的重要组成部分，对于实现工会档案信息化管理，是实现工会档案信息资源社会共享的前提，也是工会档案工作更好地为提高科学决策服务和工会组织水平的重要基础工作。
本文作者：余秀洁工作单位：吉林省水文地质调查所
关键词：文书档案；信息化管理；措施
【分类号】：D80
随着计算机及其网络技术的不断更新发展以及无纸化资源的出现，使得档案管理模式从手工操作转化为计算机操作，使得文书档案的存储方式也发生了根本性的变化，从纸质形式转变为电子资源形式；文书档案的归档等操作过程均由计算机进行处理。基于计算机的文书档案管理按件随即整理归档，减轻了档案工作者的劳动量，提高了文书档案管理的效率。
1文书档案信息化管理的优势
纸质档案的整理工作繁琐，劳动强度大。而利用计算机整理文件，则可以收到事半功倍的效果。在人工立卷时，立卷人根据自己的理解对文件进行分类，虽然都按照统一的标准，但因每个人的理解同，对同一个文件的分类不尽相同，就不可避免地产生分类不准确的，影响案卷的质量，给今后的利用工作带来不便。而按照新的《归档文件整理规则》，不需要拟定案卷标题，以件为单位，不仅省时省力，而且利用计算机检索达到方便快捷，既降低了人为因素在文件归档工作中的影响，又可发挥计算机管理优势，提高了工作效率。
1.1办公效率大幅提高
计算机具有强大的信息处理能力。在以往的档案管理工作中，工作人员过多地依赖于手工操作，要求资料收集完整、齐全，避免漏写、漏抄；用笔规范、耐用，字迹工整、清楚；分类、统汁准确无误，结果又费时，又费力。在应用计算机软件之后，文件资料收集、储存、分类、统计和查阅等环节变得十分方便、有序，无论是起草文件还是办理传递，都变得简单易行。
1.2文件和文字信息得到充分共享
在原始的手工操作管理中，企事业单位由于不能做到信息共享，使得大量信息闲置在文件柜中，不仅造成资金和资源的浪费，还造成文件和信息查找困难。运用计算机技术对档案进行管理后，档案管理由案卷级深入到文件级，由单途径管理发展为体系管理，由对档案外部特征（目录）管理到内、外部特征（目录和内容）合并管理。随着计算机网络技术的进一步发展，档案信息与载体分离利用，可与其他信息系统建立互联，从而极大地提高了档案利用工作的质量和效率，可以对所调阅的信息资源作出适时响应和脱机处理，可以保证很高的查全率和查准率，可以不受空间的限制。并且通过网络服务这个宽广的平台，可以了解其他档案工作部门概况、工作的重点和档案管理信息动态。
1.3电子文件保存的稳定性
与纸质档案载体相比，电子文件载体材料的寿命要长得多。纸张的耐久性取决于纤维素的性质，纤维素在一定的条件下容易受到破坏：如在高温、高湿、酸、酶、氧化剂等情况下，可发生水解和氧化反应，在档案工作过程中稍不注意就可能造成不可挽回的损失。而电子文件则不同，随着电子技术发展日新月异，储存、读取电子文件的设备日趋成熟，我们可以根据不同的需要，选择不同的电子载体，如VCD、DVD光碟，小容量的闪存U盘，大容量的移动硬盘等。这些载体的普遍特点都是存、读方便快捷，易于传递，且储存时间长，受外部环境影响小，不易损坏，具有很强的稳定性。
1.4提高了文件传递的速度和安全性
在日常公文办理过程中，办理人员私存文件或文件在传递过程中丢失的情况时有发生，文件传递的传统手段是靠邮政系统，传送时间受距离长短的限制。同时，文件还可能因为其他原因造成丢失或延误，给档案人员归档和其他人员检索利用造成很大不便。而应用计算机网络技术，可直接通过网络进行传递，大大提高了文件传递的安全性和及时性。
1.5文书档案资源随时可供检索，提高了查准率
传统文书档案管理中，在归档整理后若要对文件进行修改处理，就必须对已整理的文书档案进行拆卷重做，这就浪费资源和劳动力，而采用计算机进行文书档案管理根本不会出现该问题，文件的修改只需通过键盘操作就可以，且随时修改显得方便快捷。再且，基于计算机的文书档案处理，使纸质的文书档案转变成电子版的文献信息，加上网络技术应用，使得文书档案资源随时可供检索，大大提高了查准率，这些都是传统管理方式所无法能及的。同时对文档进行计算机化处理也是解决文档分离，实现文档一体化管理的根本办法。
2文书档案管理的措施
2.1文档一体化
长期以来，文书处理和档案管理属于不同的部门负责，档案管理只由档案部门执行，文书处理和档案管理的分离由于作于不同部分以及不同工作者，就导致了档案管理较容易出现错误，或者出现文书档案管理程序过于复杂出现，甚至出现难以修改已管理好的个别档案的复杂情况，最终影响了文书档案的管理效率，降低了档案的信息服务功能。鉴于此，随着社会发展的需求，文档一体化成为了一种新颖的管理模式，这种管理模式就是把过去文件处理和档案管理独立的分散状态，统一成一个有机整体去进行管理。
另一方面，文档一体化的管理模式使得文书处理工作成为了文档管理大工作中的前端任务，文件处理工作质量的好坏将影响着文书档案管理的有效性和准确性。因此，文档一体化真正的实施将对文书档案的科学化管理带来崭新的发展空间，将使得文书档案管理进行一个更加科学，有序的管理阶段。而文档一体化的有效真正实施必须依赖于规范化的公文处理，即从文书处理工作开始实行规范化。通过对文书档案实行超前控制，这样一来使得文书档案在经过规范化的前处理后，形成一个最终归宿和最长久的价值体现，从而充分发挥文书档案的真正效果。
2.2电子文件的归档与接收
档案的形成是文件有条件的转化，是具有一定查考利用价值和法律效力的原始记录。文件的收集、接理、鉴定是传统的以纸质档案为主的档案形成的工作起点，也是检验档案真实有效的关键。电子档案主要来源于库存档案的数字化和现行产生的电子文件。库存档案数字化后的电子原件可以构成纸质原件的副本，而电子文件所具有的与传统文件的不同特性，其收集、整理、鉴定等过程是一个交叉操作过程。虽然电子签署，数宅签署等技术是保证电子文件原始性的凭证，但形成后的电子文件在相对离开它的原载体后仍然可以编辑、修改，而且在转化为电子档案时没有文件到档案的明显界定，完全依靠归档人通过网络上传或复制，其真实有效及原始性无法确定。因此电子文件归档的同时还要有附属于每一份电子文件的静态数据信息和动态、数据信息。静态数据信息包括主要满足普通用户查询的原件属性信息以及原件存储格式、处理工具、版本等生成环境的记录.动态数据信息包括创建、校审、审定、归档、接收、变更、下载利用等贯穿于该文件一切处理过程的记录，以加强档案原始性的认定，确保电子文件的有效利用.同时电子文件的数据信息也是档案管理人员在接收电子原件时进行核对、审验的依据，不符合要求时发回归档人.数据信息应该以系统自动提取为主，减少人为干预。
2.3电子档案的存储与备份
电子档案是现代科技产物，它的生存和可读性依赖于计算机的硬件产品和软件产品。对归档的各种类型的文件。如：文本文件、图形文件。图像文件、音频视频文件等，应采用通用的主流存储格式，对非通用格式的电子文件，应提供格式转换功能；对电子档案的存储设备应考虑其成熟性和发展性，尤其是对不公开的机密电子档案应具有脱机保管的能力；电子原件的存储方式也是关键，应该提供多种方式，如：数据库存储、目录存储、光盘存储等，用户根据实际建设从中选择。电子档案备份、恢复是档案管理系统运行的安全保障。应建立一个从系统备份、数据库备份、网络备份到电子原件备份的有效备份、恢复系统。
3结语
随着改革的深入发展，文档管理面临着许多亟待解决的问题，诸如文件和档案数量越来越多，给保管和提供利用带来困难。管理方法手段的落后直接影响了文件和档案质量等，只有实现文档管理现代化，才能有效地加以解决。
1 信息化背景下卫生档案管理工作开展的意义
1.1 有效节省资源
就传统的卫生档案管理而言，往往采用的是保存纸质材料的方式，而在具体的管理过程当中需要把这些纸质档案信息进行归类、装订、装盒等，这些复杂的工序不仅仅会耗费大量的时间以及人力，而且在一段时间之后档案资料就会积累到较大的数量，在存储过程当中更是需要极大的空间，后期管理特别是信息的调用需要大量的人力支持。而在信息化背景下，卫生档案管理工作可以通过信息技术的应用而实现信息化从纸质管理变成电子管理，无论是录入还是管理保存都有着极大的优越性，节约存储空间的同时，极大节省了资源，让档案调用更加方便[1]。
1.2 提高工作效率
卫生档案管理工作以往会选用手动归档的方法，而在这其中需要耗费大量的人力物力，同时也需要在其中投入较多的管理资金，特别是在手动归档当中出现错误的可能性较大，工作效率明显较低。如今，随着人们健康意识的增强，卫生档案的信息数据逐步增多，如果仍然选用手动归零和管理的方法难度会越来越大，而且在这其中如果出现错误的话，会出现难以，会出现难以。在信息化的卫生档案管理当中，则能够确保工作效率，而且出现错误的可能性会极大降低，也减轻管理人员的负担。
1.3 优化医疗资源
在面对突发性医疗事件发生的过程当中，卫生档案管理的信息化显得更加的关键。这些危害深远的医疗事件有着突发性的特点，而且一旦发生会以迅猛的速度迅速扩展，如果是传统的档案管理模式的话，数据的处理以及准确性都不能够得到保障，很容易错过最佳处理时机。在卫生档案的信息化管理实现之后，可以让相关部门及时迅速的掌握第一手资料，相关研究机构也可以抓住有利时机来总结疾病规律，并且提出控制和解决办法，使得医疗资源得以优化和有效利用。
1.4 促进整合共享
社会在向前推进，科技而是以人类难以想象的速度向前发展，那么信息量也在逐步扩大，无论是哪一个部门都无法把全部信息进行有效收集管理和应用，那么打破传统管理模式，有效构建信息化的卫生档案管理系统，成为当前的工作重点以及必经之路，只有这样才能够使得档案资源可以进行有效的整合和共享，进一步凸显出信息管理的整体性优势。除此以外，卫生档案的信息化管理是让我国能够迅速与国际接轨的一个有力举措，有效推进全球公共卫生事业的发展[2]。
2 信息化背景下卫生档案管理工作实施策略
2.1 加强卫生档案信息化管理队伍建设
信息化背景下的卫生档案管理工作需要加强对信息技术的应用，而在先进技术的推广实施当中不单单要求档案管理人员具有丰富的档案管理知识，更为主要的是要掌握先进的信息管理技术，并且能够把档案管理和信息技术管理进行有效的整合，这样才能够让信息化的档案管理得以实现，档案管理的质量才可以得到切实保障。在这样的情况下，卫生档案的管理工作队伍必须要进行有效的培训，强调档案管理者除了要掌握先进以及完善卫生档案的管理专业知识之外，还需要对信息技术等相关技术进行熟练应用。由此可见，人才建设是卫生档案信息化管理的重点以及关键资源。因此，要对档案管理工作人员进行全方位的教育培训，使得他们的专业技能和信息技术得到综合发展。与此同时，还需要注重外部人才的引进，使得他们能够逐步充实到信息化的档案管理队伍当中，为卫生档案的信息化管理注入活力。
2.2 加大档案信息化管理基础设施投入
如果说人才建设是卫生档案信息化管理工作实施的软件的话，那么与之相配套的基础设施则是不可或缺的硬件条件，所以需要加大对信息化管理基础设施的投入，有效完善卫生档案管理的硬件系统，更好的是用信息化的背景。基础设施是卫生档案信息化的保障以及基础，但是当前档案基础设施落后和不完善的问题是十分突出的，特别是基层机构设施更是缺乏，与档案信息化管理工作还存在着很大的差距。对此，卫生单位必须要对基础设施建设提起较高的重视程度，并且结合单位档案管理的实际需求和切实能力来配备完善的基础设施，如果单位条件允许的话，可以结合卫生档案的信息化管理需求来开发研究专门的管理软件，优化信息化档案管理的技术，使得卫生档案信息化管理可以逐步走向正轨[3]。
2.3 构建标准规范档案信息化管理系统
就目前而言，有关于卫生档案管理的规范和规定还有待健全，这使得卫生档案管理工作的难度大大增加，并且得不到完善的制度和规范作为支持与保障。另外，在档案管理的信息化工作推进当中，会涉及多个环节以及部门，要想让这些工作有条不紊地进行，强化部门之间的协调运转，需要通过制度建设和規范性的管理体系来发挥约束作用。因此，构建标准规范的档案信息化管理系统成为目前的重中之重，只有这样才能够明确各方的责任，使得各个部门以及工作人员可以做到各司其职，把每一个管理环节紧紧联系起来。另外，为了满足信息检索交换等多个方面的需求，需要构建有着很强兼容性和通用性的信息交换以及存储的标准，并将其在制度当中进行体现，提高管理系统的规范性和完整。
2.4 推进实现卫生档案信息电子网络化
电子网络化建设是卫生档案管理的趋势，同时也是信息化背景下卫生档案管理工作实现有效整合和共享的关键所在。在卫生档案的信息化管理工作当中，需要加强对现代设备的应用，提高纸质资料到数字化的转变速度，做好电子文件的整理以及全方位的管理。取得信息化但管理的各项工作可以联系成一个网络，通过发挥计算机的优势来构建完善的数据库，让档案信息的共享以及整合得以充分的实现。卫生档案信息化管理工作的最终目的是要对其进行科学合理的应用，那么在档案信息电子网络化实现之后信息的咨询、查询、检索、应用等都可以赞一个完善的网络系统当中得以解决和高效的处理，档案服务的整体质量也可以得到提升[4]。
所谓企业科技档案信息化建设，就是指借助计算机、网络和信息技术手段，运用信息化管理理念，对企业科技信息资源进行数字化处理、信息化管理和网络化开发利用。可见，企业科技档案信息化建设的内容主要包括：一是传统档案的数字化处理，即通过扫描、数字化转换等，将以纸质、胶片、录音录像带等载体形式保存的传统档案，转换成以计算机存储设备保存的数字化档案复制件；二是将在计算机等电子设备（包括数码照像机、摄像机、录音机等）直接生成的文字、图表、音像资料等各类电子文件，经过归档形成可以数字化形态保管利用的电子档案；三是数据库建设，即根据企业科技档案的专业性、多样性和成套性等特点，建立不同专业、不同种类、不同用途的科技档案信息数据库；四是计算机网络管理平台建设，包括网络化收集、归档、管理和档案信息资源网络检索、传输、利用；五是标准化建设，即制定和实施统一的技术标准、业务标准和管理规范，实现档案管理的计算机网络系统的有机衔接和科技档案信息资源的交互共享。
二、企业科技档案信息化建设面临的主要问题
随着我国档案信息化建设的全面开展，企业、尤其是大型集团企业的档案信息化建设相继步入实践阶段并取得一定成效。但是，随着档案信息化建设的逐步推进，一些制约企业科技档案信息化建设顺利发展的问题也逐渐显现。
1．档案分类整理基础薄弱
由于大型企业或企业集团的所属部门和下属成员单位较多，各部门、各单位形成的科技档案专业性强、保管分散，加之现有的企业档案分类规则定性不当、部分二级类目设置欠科学等，给企业科技档案的分类整理工作带来很大难度，导致企业普遍存在科技档案分类整理基础薄弱等问题。例如，目前企业档案的分类整理多执行的是1991年7月4日的《工业企业档案分类试行规则》[1]和2008年制定的国标《科学技术档案案卷构成的一般要求》[2]（GB/T11822-2008），而随着档案信息化建设的发展，现行的分类和整理规则已不适应档案信息化管理的需要，亟待进行修订和完善。
2．缺乏统一的标准和规范
企业科技档案专业性强、形式多样、规格不一，且具有成套性等特点，其管理和数字化处理的业务标准和规范要求应与企业文书档案有所区别。由于我国的科技档案信息化建设总体上还处于起步探索阶段，缺乏统一的技术标准和业务规范[3]，不同企业、不同专业、甚至同一行业内各企业的科技档案信息管理系统异构，数据接口的通用性、兼容性差，不仅导致“信息孤岛”现象的普遍存在，严重制约着科技档案利用效率的提升，同时也加大了企业科技档案管理系统建设和维护的成本。
3．档案信息资源整合不力
据有关调查显示，目前的企业档案信息资源总体上处于分散管理状态，尤其是企业科技档案信息资源建设方面，企业与企业之间、行业与行业之间、地区与地区之间缺乏有效的科技档案信息资源整合，大量的企业科技档案信息资源处于分散管理状态，游离于信息化管理系统之外，严重制约着企业科技档案信息资源的整合和有效开发利用，直接影响到企业科技档案信息化建设的成效。
4．信息化建设人才极度匮乏
企业科技档案信息化建设有其特殊的人才需求，需要有一批既熟练掌握计算机网络技术、具有信息化管理系统的研发能力，又精通档案业务、通晓本企业科研生产常识的复合型专业技术人才。而目前的现状是，企业档案人员不具备信息化管理系统的研发能力，聘请的计算机网络技术人员又不熟悉科技档案动态管理的系统需求，加之通用的技术标准和规范并不完全适用于企业科技档案信息化建设的特殊情况，很难做到尽善尽美。因此，高素质、复合型人才匮乏已成为制约企业科技档案信息化建设发展的瓶颈。
三、推进企业科技档案信息化建设的措施
针对上述面临的问题，笔者认为应从以下几个方面采取措施，进一步推动企业科技档案信息化建设的发展。
1．加快信息化标准体系建设
信息化标准体系建设不仅是社会信息化科学可持续发展的重要支撑，也是档案信息化建设必不可少的重要保障。为此，国家有关部门应加强信息化标准体系建设。一是在现有的信息化标准规范基础上，加快制定、修订和完善有关信息化建设的标准、规范，加强信息化建设的通用标准体系建设。二是国家档案行政管理部门应会同国家工信、科技、标准管理部门尽快研究制定、修订有关档案信息化建设的各种标准、规范，为档案信息化建设保驾护航；三是各行各业行政管理部门，应根据本行业科技档案的特点，研究制定各类企事业单位科技档案信息化建设的专业标准、规范，使各行各业的档案信息化建设更加有规可依。
2．加强企业科技档案管理基础工作
企业应根据本单位科技档案的构成特点，加强科技档案的基础管理工作，使科技档案管理分类科学、整理有序、归档齐全、检索便利，尤其应遵循企业科技档案形成的特点和规律，注重科技档案成套性、动态性保管及企业CAD电子文件等的归档管理工作[4]，为档案资源信息化管理打下坚实基础。
3．整合信息资源进行科技档案数据库建设
数据库建设是实现档案信息化管理的基础工作。大型企业或企业集团应根据所属部门多、二级单位多和科技档案专业性强的特点，针对科技档案实体管理分散的状况，系统地分类整合企业档案信息资源，加强各专业、各项目相关的科技档案数据库建设，为企业科技档案信息化建设筑牢基础。
4．注重研发企业科技档案信息化管理系统
适用的档案信息化管理系统是企业科技档案信息化建设取得实际成效的根本保障。尽管目前各种企业档案管理系统软件充斥市场，但一些大型企业却很难找到完全适用于本企业科技档案信息化建设特殊需求的软件产品。为此，大型企业集团应在企业信息化建设过程中，注重研发能突出本企业特殊需求、具有个性化功能的科技档案信息化管理系统。由于企业档案管理人员目前还不具备软件改造或自主研发的能力，因此，大型企业有必要凭借自己的实力，与一些知名的软件开发和信息化管理系统研发服务公司合作，借助社会上的专业技术力量，相互合作、自主创新，共同研发、构建能满足本企业信息化建设特殊需求的科技档案信息化管理系统。
现阶段的教师档案管理中，存在的问题日益显著，高校教师档案的管理在系统上存在一部分的缺陷，这些缺陷是因陈旧的教师档案的管理方式以及分散的管理方法引起的，教师档案管理的整体性也受到了影响，造成教师档案内容的不完整，教师自身存在的价值受到了影响，也严重影响了教学教育和科研质量。由于教师档案存在不完整信息的情况，造成了不能更好地展示教师个性独特的教学和全面的展现教师教学。影响着教师档案在学校的运用管理，而最多也就是简单地借阅和浏览，这期间存在档案损坏和丢失的问题，如若损毁和丢失将会造成很大的损失，也会制约学校领导这学校发展中提出关键性的决策，也不能提供有效参考的信息。在此期间，“无头档案”即教师与档案的分离现象也越来越多。档案管理以档案的整齐工整为标准，造成内容和功能上不完整，而教师本身也没有意识到档案的重要性。教师档案管理的不完整、不规范、损坏、丢失，是存在的严重问题。
二、信息化教师档案管理的重要性
1.提高档案管理工作的效率。档案的收集是相当复杂的，分类整编同样需要花费很多的时间。档案管理实现信息化后，使档案管理由封闭化过渡到开放化，并实现了档案管理自动化、网络化，为学校和社会都提供了良好的信息服务。档案信息的准确合理为学校的决策提供了有力的保障。档案管理信息化的实现，只需要一次信息输入就可以多次利用。通过数据共享，为管理人员节省了时间和精力，也保证了档案的准确性，使工作人员在最短的时间获得所需要的档案信息，大大提高了档案管理工作的效率。
2.避免丢失档案信息。在传统的档案管理中，很多学校存在相同的问题，部分重要的档案由于存放时间和存在方法以及中途借阅，导致档案信息的损坏或者丢失。而实行信息化的档案管理后，将档案输入到电脑存档，并且电脑信息存放量很大，避免了纸质档案因为存放温度条件或者借阅丢失的现象。
3.能够实现资源的共享。教师档案是很重要的档案资源，档案管理只有全面、井然有序，才可以保证学校更好的发展。教师档案的信息化，通过网络进行资源共享，方便人们通过网络进行档案的检索和查询，为学校教学提供大量的历史资料以及科研资料，做到让大家有据可依。正是因为资源的共享为学校以及其他领域带来了很强的利用价值。
4.节约一定的资源。过去的档案都是工作人员花费很多的时间来进行收集整理保存的，纸质档案居多，这过程中浪费了大量的纸张，既不经济也不环保，还需要大量的储存空间，占地空间大。纸质的档案在存放过程中也很容易因为存放条件损坏，受潮。实现信息化档案管理后仅仅依靠电脑存档，既节省了纸张又节省了空间，更不会存在丢失的问题，降低了成本，节省了资源。
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