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现阶段的教师档案管理中，存在的问题日益显著，高校教师档案的管理在系统上存在一部分的缺陷，这些缺陷是因陈旧的教师档案的管理方式以及分散的管理方法引起的，教师档案管理的整体性也受到了影响，造成教师档案内容的不完整，教师自身存在的价值受到了影响，也严重影响了教学教育和科研质量。由于教师档案存在不完整信息的情况，造成了不能更好地展示教师个性独特的教学和全面的展现教师教学。影响着教师档案在学校的运用管理，而最多也就是简单地借阅和浏览，这期间存在档案损坏和丢失的问题，如若损毁和丢失将会造成很大的损失，也会制约学校领导这学校发展中提出关键性的决策，也不能提供有效参考的信息。在此期间，“无头档案”即教师与档案的分离现象也越来越多。档案管理以档案的整齐工整为标准，造成内容和功能上不完整，而教师本身也没有意识到档案的重要性。教师档案管理的不完整、不规范、损坏、丢失，是存在的严重问题。
二、信息化教师档案管理的重要性
1.提高档案管理工作的效率。档案的收集是相当复杂的，分类整编同样需要花费很多的时间。档案管理实现信息化后，使档案管理由封闭化过渡到开放化，并实现了档案管理自动化、网络化，为学校和社会都提供了良好的信息服务。档案信息的准确合理为学校的决策提供了有力的保障。档案管理信息化的实现，只需要一次信息输入就可以多次利用。通过数据共享，为管理人员节省了时间和精力，也保证了档案的准确性，使工作人员在最短的时间获得所需要的档案信息，大大提高了档案管理工作的效率。
2.避免丢失档案信息。在传统的档案管理中，很多学校存在相同的问题，部分重要的档案由于存放时间和存在方法以及中途借阅，导致档案信息的损坏或者丢失。而实行信息化的档案管理后，将档案输入到电脑存档，并且电脑信息存放量很大，避免了纸质档案因为存放温度条件或者借阅丢失的现象。
3.能够实现资源的共享。教师档案是很重要的档案资源，档案管理只有全面、井然有序，才可以保证学校更好的发展。教师档案的信息化，通过网络进行资源共享，方便人们通过网络进行档案的检索和查询，为学校教学提供大量的历史资料以及科研资料，做到让大家有据可依。正是因为资源的共享为学校以及其他领域带来了很强的利用价值。
4.节约一定的资源。过去的档案都是工作人员花费很多的时间来进行收集整理保存的，纸质档案居多，这过程中浪费了大量的纸张，既不经济也不环保，还需要大量的储存空间，占地空间大。纸质的档案在存放过程中也很容易因为存放条件损坏，受潮。实现信息化档案管理后仅仅依靠电脑存档，既节省了纸张又节省了空间，更不会存在丢失的问题，降低了成本，节省了资源。
实现房产档案馆数字化是房产档案管理信息化建设的基础和前提。建立健全数字房地产档案馆，首先要把握好节点有偿访问。一般性查询、检索无论传统服务还是远程服务均可无偿义务提供，但网上深入查询或特殊专题检索、下载等应为有偿服务，对于科技成果还应收取成果转让费。另外，关于档案开放范围和权限问题，要设立相应的访问权限，对于那些可以对公众开放的档案，公众可在公共网上查询、利用，而只可对内部人员开放的档案，只能通过上内部局域网查询利用。开放数字房产档案馆的建立必将会进一步提升房产档案馆的宣传、教育、服务和经营功能。
2．3完善房产档案信息归集、检索系统
为了全面、准确地收集信息，就要将房产档案信息系统与房产交易系统有机地结合，将房产交易过程中产生的房屋产权信息自动归入房产档案信息系统，形成文本信息；另一方面要利用扫描仪、数码相机等先进设备将有关资料以图像信息方式归入房产档案信息系统；原始档案数据进入计算机后，再利用计算机强大的分类、组合、检索、调阅、复制等功能建立起完整准确的房地产档案数据库。由于房产产权频繁异动的特点，房产档案的更新速度很快，因此在档案数据库的更新、管理、维护上要实现实时控制，保证房产档案信息与房产产权状况的同步变动，这是房产档案管理的核心所在。由于高校房产交易涉及面广，这就要求建立高效的房产档案信息检索系统。由于司法查封、抵押登记、房屋租赁、房产交易等不同业务的特点不同，对房产档案信息要求也不相同，因此，必须建立一个多角度的档案检索系统。要充分利用计算机强大的检索功能，将房屋坐落、产权人姓名、房屋面积、交易时间、产权状况等房屋产权管理中的每一要素都作为检索点，编制各种检索工具，形成计算机检索与手工检索互补的档案信息检索体系，实现万能检索，从而提供高效、便捷的查询服务。
2．4建立准确的房地产档案数据分析系统
房产档案信息不仅要满足产权人产权交易的需要，而且也应该为高校职能部门进行宏观调控提供科学的决策依据。这就要求必须建立一整套房产档案数据分析系统，以便管理人员能够从多角度对房地产产权产籍数据进行分析、整理。通过数据分析系统对房地产市场的现状和发展趋势做出准确的判断，以便相关职能部门能够及时运用相关调控手段，使学校房产需求保持基本平衡、结构基本合理，达到科学决策，回避风险的目的。
2．5提高管理人员的综合素质
档案信息化管理的日趋完善，要靠掌握现代化技术和管理方法的档案专业人员来实现。档案工作者不能满足于现状，应正视自己的业务水平、组织管理能力等方面的欠缺，主动、及时地提升自己的政治理论知识、相关科学文化知识和档案学知识，做到依法治档，使档案得以安全保管和科学利用，要加强学习业务文件和各级档案专业刊物，明了档案管理的法律法规，及时贯彻落实有关档案管理的新规定，执行新规范，密切注意国内外档案工作的发展动态，借鉴先进的管理经验和技术，不断提高管理水平，促进档案事业逐渐实现法制化、规范化，推进档案工作的发展。推广使用新归档方法，减轻档案工作量和劳动强度，提高工作质量和工作效率，实现档案管理的现代化，是我们不可回避的责任。管理人员要充分利用计算机与档案管理软件，对档案的收集、存档、查找、借阅甚至统计等等实现电脑化的规范管理，提高档案的存储和处理能力，为相关部门提供方便、快捷、及时、准确的参考信息，充分发挥档案的信息服务功能。
3．小结
房产档案管理信息化是先进科学技术手段和科学管理方法与传统的档案管理方式的有机结合，是新形势下房地产业发展的必然趋势。运用现代信息处理技术手段来开发房产档案信息资源，必将极大地提高档案资源的开发能力和利用效率，必将使房产档案管理的各个方面发生深刻变化，使房产档案管理的整体水平明显提高，大大减少了房产管理工作人员的投入．降低了联系渠道的费用支出，缩短了大量事务的处理时限，使高校房产管理人员在有限的时间内得到充足的信息，不仅降低了成本，而且极大地提高了效率。
参考资料：
[1]玄艺兰．论房产档案室的数字化建设[J]．中华教育周刊，2003，(6)．
[2]周长华，吴小军．高校档案管理网络化建设[J]．扬州大学学报(高教研究版)，2004，8(6)．
企业人事档案主要记录了企业职工的详细信息，为企业未来发展选拔人才提供了参考。过去很长一段时间内，我国企业一直运用传统的方式来进行人事档案管理，管理效率比较低，而且难以充分发挥出人事档案的作用，已然不能符合现代社会的需求。为此，企业需要采用信息化的手段来管理人事档案，以便能够为企业、职工发展提供帮助。
【关键词】
企业人事档案 信息化管理
企业采取信息化的手段来管理人事档案具有非常多的优势。比如企业领导能够在档案信息系统上直接查找职工信息，而省去了人工查找的时间。另外，信息化管理方式能够实现人事档案资源的智能化管理，可以依据程序进行自动分类、自动分析、自动加工等，这对提高人事档案工作效益有着重要的意义。
1企业人事档案管理现状分析
（1）缺乏完整性和适时性，未能在更广泛的领域运用。
早期人事档案管理人员会根据相关规范来档案立卷折，仅注重如何妥善保管，把完整性和保密性作为重中之重，人事档案往往只是简单的材料堆砌与积累，并没有对员工档案信息展开更为详细的分析与运用，再加之，因为企业人事档案自身就存在着一定的滞后性，记录的信息可能与职工现实表现并不相符，或者有很多现实表现并没有及时的更新，形成综合性的信息材料，使我们无法进行一些深层次的思考，更无法打开人事工作的新局面，致使档案使用效益甚微。
（2）目前在企业的人事档案管理中，缺档、断档和死档的问题时有发生。
之所以会出现这些问题，原因有很多，例如认识档案管理人员更换而未做好交接工作，或者企业的人员流动较大等等。这些问题的存在为企业人事管理工作的开展带来了极大的不利影响，也不能使企业更好地掌握员工的动态和现状，不利于企业发展战略的制订与实施。
（3）管理方法落后，工作效率低下。
长期以来纸张一直都是有效管理档案的主要媒介，但是随着档案内容的不断增加，各类档案的打印、整理、装订、保存和查询逐渐暴露出了一弊端，比如纸张长时间的保存之后，会出现明显的泛黄现象，而且字迹会变得模糊不清，查询期间，需要从很多的档案中进行查找，便利性差，同时难以共享。近几年，随着信息量的增加，人力资源部作为大型企业的核心部门，档案管理工作量越来越大，传统的档案管理方式逐渐陷入被动。
（4）一直沿用的管理体制阻碍了信息化管理的发展。
这主要是因为早期的管理体制将人事管理与档案管理分离以及纸制档案归档的滞后性使人力资源信息和人事档案管理脱节，从而造成人员数据信息不完整。
2人事档案管理信息系统的解决方案
随着社会规范化、诚信化程度的不断提高和信息化时代的到来，人事档案作为人力资源管理的凭证、参考和依据，必须引起各级领导的重视，采取切实有效措施，充分利用员工素质模型，用信息化建立全面、真实、详细、连续的人事档案，实现人事档案信息化与纸质化双轨制，全面提高人事管理水平，为合理使用人才，加强个人诚信提供强有力的支撑和帮助。作为人力资源管理信息系统的延伸，通过系统的合理设计和管理体制的适当调整，即可实现人事管理系统和人事档案系统的连接，从而形成完整的个人信息档案和与之对应的规范化的人事电子档案。人事档案管理信息系统功能具体表现如下：
（1）人事档案管理系统中详细的记录了企业人员的各项信息，这些信息实时更新，并且咪每年都上报中央企业。这样中央企业要想了解某一个员工的信息，只需要查询信息系统即可。这不仅节省了人员检索档案的时间，也减轻了工作人员的工作量。而且由于信息系统中所管理的人员信息都是最新动态的信息，企业领导可能随时了解到员工的表现情况，这对劳资管理意义重大。
（2）人事档案信息化之后，便于组织部门对企业部门干部进行考察。信息系统由于维护及时，泽人员更新快速，企业领导者能够随时查看员工个人的履历表，各个部门干部的变动情况。这样企业领导就能够掌握企业全体员工的素质情况，以此作出合理的人员调整。
（3）系统不仅支持多种格式的电子文档文件、图片文件，还支持音频及视频文件，对于某些重要工作或（档案）场景，可以录音或利用摄像机拍摄，生成音（视）频文件保存到电子档案中，从而使人事档案的记录更加生动具体。
（4）系统还可以对人事档案进行日常的管理，比如记录人事档案的借阅信息等各类信息。
3人事档案信息化管理中注意的问题
（1）进行数据整合。
人事档案记录的信息十分庞杂，而且前后所记录的信息者相距时间比较长，在记录的过程中，因为主客观因素的影响，人事档案中信息中时常会出现差错，很有可能会出现前后不一致，或者出现相同的信息记录不同情况。所以企业人事档案的信息化系统建设前提条件就是做好信息数据的整合工作，保证所获得信息是唯一正确的信息。这项工作十分繁琐，需要花费非常长的时间，尽管如此，也需要人事档案信息建设者努力做到这一点，因为人事档案中所记录的错误的信息没有任何的意义，而且可能会引发更严重的问题。
（2）转变管理思路，努力做到人事管理与人事档案管理相结合。
目前我国企业的人事档案管理和人事管理分别由不同人员进行管理，有的是两个部门管理，这样在档案收集、信息录入及档案移交归档案方面就存在诸多不便，笔者认为：人事及档案管理应该统一管理，实现从人事材料的收集、录入、归档及管理的一体化操作。
（3）注重培养人事档案管理人员的各方面素质，尤其是政治业务素质。
虽然信息技术的应用，对人事档案信息化管理起着不可替代的作用，但是人依然起着决定性作用的重要因素。为此，企业定要对人事档案管理人员进行专业性的培训，以使其能够完全掌握最先进的人事档案信息管理技术，知识层次更加深入。因为人事档案管理工作特别强调责任，为此，企业必须着重对管理人员进行政治业务素质的培养，以使管理者拥有非常高的政治觉悟，拥有政治责任感，并且具有一定的政治辨别能力。
4结语
综上所述，可知人事档案管理工作作为企业管理内容之一，企业充分的重视，这不仅有利于企业未来发展，也能够为人事档案管理事业作出一定的贡献。企业人事档案管理部门要转变管理思路，运用现代化的管理模式，以使企业人事档案管理能够与时俱进的发展。
作者：刘波 单位：赤峰热电厂
参考文献：
[1]文迎春.关于国有企业中档案信息化管理问题的探讨[J].科技创业家,2013(18).
[2]赵黎霞.浅议企业人事档案信息化建设策略[J].办公室业务,2013(13).
[3]焦咏梅.人事档案信息化管理之对策[J].黑龙江史志,2012(15).
制度是保证技术得以实施的基础。在人事档案管理工作中，因为部分中等专业学校未能合理制定出行之有效的档案管理制度，致使在实际档案管理工作中管理人员难以规范科学操作。通常表现在以下4个方面：①在对人事档案进行收集时缺乏规范性，常常出现想交就交，不想交不交的现象，使得制度沦为一纸空文，形同虚设，对档案没有明确地予以考核。②在对人事档案进行整理时，没有规范统一的要求。通常在立卷阶段，未能严格依照卷内所标的文件目录顺序正确组卷排序，导致实际整理的文件与卷内目录不相匹配，卷内资料经常无故缺失。③对档案的查阅没有严格的权限审批制度。部分档案管理人员对于档案的查阅未能给予重视，常常出现外紧内松的现象，常常对内部人员开放管理权限，为档案的安全埋下隐患。④在档案录入时，部分管理人员不能严格做到事毕录入，而是通常积累一大堆文件后才一次进行，这既违反规定，又十分不利于查找利用档案。
2当前我国中等专业学校档案信息化管理的对策
2.1加大档案信息化管理工作的宣传力度
加大档案信息化管理的宣传力度，切实使人们转变档案管理理念，一方面引起学校领导对档案信息化管理的重视，加大档案信息化管理的资金投入力度；另一方面，使档案信息化管理人员明确档案信息化管理工作的意义，提高自身素质，熟练掌握档案信息化管理平台的操作技巧，提高档案利用效率。此外，还可以促使更多的企业参与档案信息化管理技术的研发，使中等专业学校档案信息化真正跟得上时代的发展，满足社会的需求。
2.2提高管理技能
在信息化高度发达的新时代，人事档案作为一项重要的特殊信息，对其进行现代化管理已是大势所趋，也是档案管理发展的必然方向。现代科技是以计算机、网络通信等信息技术为核心的，借助计算机技术可以实现对流动人口信息的有效检索以及存储等功能，进行网络化管理在目前有着十分现实的意义。相关部门应该加大对新技术新软件的开发力度，并定期对管理人员的技能进行培训，提高中等专业学校档案信息化管理的科技含量，用技术去推动档案管理工作，使档案信息动态化管理不断完善。
2.3建立健全档案信息化管理规范体系
档案信息化管理是一项综合性非常强、涉及面非常广的工作，为使工作能够正常高效开展，需要有一套完善的规章制度进行规范约束，对档案查阅、档案更新、档案查阅权限、档案系统管理权限等各个操作环节的操作章程都应予以明确，建立统一的档案信息化平台。此外，当前我国毕业生进入社会后，在晋升、聘任、培训、学历、学位、考核时，都需要对档案进行查阅或者转档，而学生的就业方向并不明确，这直接给档案信息化管理的后期工作带来困难与挑战，因此，在相关体系的建立上，应该力求与时代同步，求实创新，与社会接轨，真正使其有使用价值。
3结语
传统的档案管理工作注重的是保存和保密，使用次数相对电子档案来说很少。而在信息化不断发展的环境中，档案管理工作除了保存档案之外最主要的使利用资料。档案管理的信息化发展改变了档案资料的利用方式，弥补了传统档案使用效率低的缺陷，并且能够使档案信息通过网络等平台进行查看和利用，为查询者提供更为方便的档案信息查询服务。
二、新时期档案管理信息化发展的策略
（一）转变思想观念，树立信息化管理意识
随着社会经济的不断发展，档案管理工作越来越受到广大受众的重视，在产生巨大变化的同时，也获得了一定的成效，在档案管理理念以及管理模式上也发生着极大的改变，档案管理工作正逐步向着信息化的方向发展。为了顺应时展的步伐，档案管理工作人员要努力改变传统的档案管理思想，加强自身对档案信息化管理意识，不断提高自己的工作质量和自身的综合素质以及专业技能。只有当档案管理工作人员的整体素质提高了，档案管理信息化的发展步伐才能更为的稳定和迅速。因为档案管理工作人员素质的提高，是资源管理信息化发展工作的重点和保障，是档案管理信息化稳定发展的前提和基础。
（二）加强电子文件归档管理，提高档案信息化管理水平
不同类型的档案文件有着不同的档案管理要求。对各种不同类型载体的档案资源（比如：纸质档案、录音、视频以及照片等）进行信息化处理与转换时，需要落实各类电子文件的积累、注明、归档等工作，以保证所记录的电子文件真实、完整、有效、可靠。同时，管理人员在工作中要制定合适的电子档案管理方法，以保证电子档案的安全性和有效性，从而促进档案信息化管理水平的提高。
（三）提高现代化管理手段，实现档案资源共享
目前，档案管理方式从传统的管理向现代化信息管理不断转变。对此，档案管理工作要围绕国家、企业、工作部门的工作重点以及所关注的热点来收集信息、提供信息。随着现代化信息技术的高速发展，网络化、数据化的档案管理逐渐取代了纸质档案管理，档案信息的运用也随着社会的发展产生了极大的改变。因此，在开展现代化管理工作时，要慎重选择和推广规范化的档案管理软件，既要保证电子档案的安全，又要为更多的使用者提供信息，实现资源共享。
三、结束语
高校档案信息化管理系统通常包含以下几个子系统：第一个是综合布线系统。它首先要满足人们的基本需求，即查询方便、快捷，数据交换传输准确、安全，以及整理归档方便、及时；同时还要考虑今后系统的可靠性、扩充、易维护管理等问题，最终能给档案馆带来好的效益。第二个是网络系统。可靠性、安全性、适应性、扩展性一直是网络系统建设的四大目标，现代化档案管理系统在网络设计时，必须满足这几个基本条件，同时基于档案服务对象的特殊性和广泛性，其网络系统务必要管理方便、使用快捷。第三个就是身份验证系统。现代档案馆系统一般是使用数字证书，运用非对称和对称密码等技术建立起严密的身份认证系统，以此保证信息不被除发送方和接收方之外的他人窃取，并保证信息在传输时不被篡改，确保发送方可以通过数字证书确认接收方身份，确保发送方对于自己发送的信息不抵赖。第四个是数字化系统。数字化系统包括数字化加工子系统、缩微子系统和综合档案馆管理系统。第五个是安防系统。安防系统包括门禁子系统、视频子系统及广播子系统。第六个则是档案库管理监控系统。通过电动密集架支持子系统和计算机温度、湿度管理子系统进行智能化的有效管理。
二、高校档案管理信息化建设的必然性
1．信息化时代的必然要求
《全国档案信息化建设实施纲要》明确提出了全国档案信息化建设的目标和主要任务:本着统筹规划、统一标准、分级建设、安全保密的原则，加强电子文件归档和电子档案的规范化管理，推动馆藏档案的数字化和数字库建设，开展公众档案信息网上查询服务，加快推进档案信息化标准体系、安全保障体系和信息化建设[2]。信息化时代，高校档案的工作对象、任务和性质都有很大变化，各项管理工作正日益朝着自动化、信息化的方向发展，档案管理信息化建设作为“数字化校园”的重要组成部分，必须加快步伐；同时，高校档案信息化建设作为全国档案信息化建设的重要组成部分，也应结合自身的特色和优势，改变高校档案管理信息化进程相对滞后的局面。
2．高校档案事业发展的必然趋势
需求决定了市场。高等学校和社会对档案的实际需求决定了我们建设和改进档案工作的方向，我们必须紧跟社会变革发展的步伐。随着高校体制改革的不断深入，高校档案作为高校管理重要组成部分，其管理难度不断增加，档案门类越来越多，档案内容趋于复杂化、多样化。首先，高校档案的用户群包括了高校内部和社会公众两类人群，他们对信息的需求包括数量、系统性和时效性等，传统的档案管理方式已远远不能满足这三个方面具体需求的变化。其次由于文件数量日益增加，库容量日趋饱和，加工、利用和存贮工作如果仍然使用传统手段将导致档案管理工作不胜负荷。一批批纸质历史档案逐步自然老化，拯救这些档案对技术手段不断提出更高的要求。再次，记录档案的信息载体和方式已日趋多样化，机读型、声像型、缩微型等新型载体早已得到广泛应用，其管理方式、载体形式、信息互动等方面具有不可替代的优势。所以原有单一的管理模式很难适应档案工作发展的要求，高校档案信息化管理方式的改革成为必然。
3．高校档案管理和资源开发利用的必然需求
随着档案信息化建设的不断深入，档案信息在推动社会进步方面的作用越来越大，档案信息服务也变得更加系统、全面。纸质档案在整理装订过程中需要耗费大量人力、物力和存储空间，保管过程中也容易遭遇发霉、蛀虫、字迹退色等现象。此外，利用过程中反复复印或翻阅都会使其受到一定程度的磨损。高校有许多档案保存一定期限就要销毁，有可能造成信息流失。对电子档案来说，高密度贮存、体积轻巧，使用寿命长、传递速度快、容易复制，它的生命力极强。因此，高校要保证信息完整和安全，必须进行信息化管理。[3]
三、高校档案管理信息化建设的路径选择
目前，高校档案管理的问题主要表现在以下几个方面：
1．思想理念落后。
高校的档案管理是高校管理的一项重要工作，高校的档案真实地记录着高校发展的点点滴滴，对高校的各项工作具有重要的参考价值，是高校的宝贵财富。但是一般情况下，很难得到各级领导的高度重视。他们通常认为档案管理的目的在于收集、整理、保管信息。结果在形式上都表现出安于现状、不求进取的态度。
2．管理手段有待改善和提高。
许多高校在档案管理的信息化建设中投入资金不足，结果使得信息化建设所需的硬件得不到改善，信息化基础设施建设不到位，管理软件不能及时升级，这些都严重制约了信息化建设工作的开展。
3．档案管理人员的业务综合素质有待提高。
人才在档案信息化建设中起着关键的作用。目前我国高校档案管理信息化建设的物质条件已初步具备，但相关专业人员仍然严重缺乏，更不用说建立素质优良、结构合理、科学高效的档案管理队伍了。现有的档案管理工作人员中，有的档案工作者计算机方面知识可以，但档案管理知识缺乏；有的档案管理经验丰富，但计算机操作能力较差。档案管理信息化建设对管理人员的要求越来越高，所需人员不但要具备档案专业知识，也应熟练掌握信息化建设所需要的各项操作技术。
4．软件开发利用水平不高。
关键词:档案信息化管理
随着国家《档案法》实施和医院管理科学化、规范化的进程和需要，各级医院对人事档案管理工作越发重视。如何提高人事档案信息的管理与利用水平，更好地发挥档案信息资源作用，把人事档案信息的管理与利用从传统的手工方式转移到现代化的层面上来，尽快提高工作质量，其最有效的途径就是实现人事档案信息数字化和网络化。
只有坚持人事档案信息化管理，服从和服务于组织人事工作大局，才能为宏观管理决策和组织业务处理提供及时、有效、准确的信息服务;才能为各级组织人事管理部门提高管理水平与办公效率、推进办公自动化、实现信息共享和知识管理，提供先进的技术、手段和方法。
一、医院人事档案信息化建设的优点
(1)传统的医院人事档案管理模式，往往会在档案利用中出现“死档案”的现象，也就是我们在利用档案的时候，明明知道档案室(柜)保存着自己所需的档案资料，但是查找时却因为检索工具不全，或者其他方面的原因，而要浪费大量的时间与人力去找文件甚至无从查找。使用计算机管理医院的人事档案就不同了，由于计算机的运算速度快，存储信息量大、计算精度高，可以及时给决策人员提供准确、全面、快速人的人事资料和有关数据。既可避免手工抄写出现的失误，又可使档案人员从繁重的劳动中解放出来，节省时间，提高工作效益，对数据查询又快又准。
(2)利用计算机管理医院人事档案，有利于材料的完整保存，除了在信息输入时需要用档案原件外，很少再接触原件，延长了档案的寿命。
(3)利用计算机管理医院人事档案，可以把大量的档案材料存放在软盘、优盘、光存储介质及硬盘上，大大节省了资源。按传统的和理模式，要全面完整地保存好档案资料，仍需要改建的库房，增添大量的设备，这样不仅要投入大量的资金并增加人力，而且仍难避免霉变、氧化、虫蛀和鼠类的破坏。
二、医院人事档案信息数据化
人事档案信息化建设包括系统设置、数据维护、信息查询、统计报表等组成。而其中系统设置和数据维护是关键。因此，首先要选用一套设置合理、管理科学的信息化系统，利用计算机管理医院人事档案。可以实现医院人事档案管理的微机化、网络化。通过计算机网络实现各项统计和计算机处理方式，由磁介质交换转变为网上传输，逐步实现人事信息和公务公文的电子邮件交换和远程数据交换，实现资源共享。在此我们要以档案的原始材料为依据，运用信息维护系统，将人事档案的信息录入微机，建立完整、准确的全国医院人事档案信息通用数据库。我们知道档案数据库是个动态变化的过程，要求档案管理人员要不断及时更新档案中的变化数据，确保信息的准确、真实。为了查询的便捷，可以将信息数据库进行分类，尽力争取人事档案的数据化。我们不定式可以按信息数据库的不同分类，制成不同的表格，提供所需的数据。通过数据库建设进行人员信息的查询、统计、整理、分析等，改变了过去传统的手工和理，向信息现代化管理方式转变，大大的提高了医院人事档案利用工作的效率和质量，为利用者提供信息服务。档案信息化建设是医疗事业管理及办公标准化、规范化、系统化、自动化得以实现的基础。实现档案信息化管理，可以大大减轻档案工作人员的重复劳动，节省大量人力和时间，以进行企业档案信息资源的开发工作，提高档案的现代化管理水平。加强医院人事档案信息化建设，推进人事档案现代化管理水平管理，是我国社会主义现代化的需要，是信息化时代的需要，因此，档案信息化建设是基疗事业发展的必由之路。
三、健全与完善医院人事档案信息管理系统
信息化是当今经济和社会发展的大趋势，医院人事档案部门也要积极创造条件，利用档案信息资源，为医院各项工作理好地服务。建立健全人事档案管理系统主要从以下几个方面去思考:
(1)建立一个高标准的人事档案信息管理系统，必需选用一套科学的、合理的软件系统。
现在研究系统开发的单位众多，水平良莠不齐，如何选用一套正确的信息软件对今后档案信息化管理起很大的作用。中有选用一套科学合理的人事档案信息系统，才能提高整体工作效率，加快人事档案信息化管理，提高人事档案信息资源的利用率。
(2)强化领导的现代化意识，加大对档案管理工作的投入实现人事档案信息化管理，是一项非常繁重的工作。
各级领导一定要提高认识，加强对此项工作的领导和大力支持，充分认识建立人事档案信息系统建设的目的就在于不断促进管理的科学化和现代化，并且对此项工作高度重视，千方百计为人事档案信息化管理工作的加强提供和创造有利条件，保证人事档案信息现代化建设工作健康顺利的发展。
(3)加强学习，建立一支高素质人事档案管理队伍
要全面实行人事档案信息化管理。就必须要有一批高素质档案管理人员作保证。因此，加强对档案管理人员政治素质和业务素质的培训，提高管理水平有工作能力，认真学习《档案法》和人事档案管理知识，掌握现代信息管理技术，努力使自己成为既熟悉档案业务知识，又懂得计算机管理技术的具有双重知识结构的复合型人才，熟悉医院基本情况、干部人员概况，以利于人事档案工作的顺利开展;档案人员要加强自身素质的培养，要努力学理论、学业务、学技术，以适应医院建设和发展的需要。:
(4)重视人事档案信息系统的维护。
人事档案信息系统是一个动态的系统，需要档案人员不断进行更新和维护，要使人事档案信息系统发挥最大作用，那么对其核心部分的数据库建设必须做到:
1)信息录入要完整，只有数据完整，后期维护才能顺利进行;
1文书档案信息化管理的优点
1.1办公效率大幅提高
计算机具有强大的信息处理能力。在以往的档案管理工作中，工作人员过多地依赖于手工操作，要求资料收集完整、齐全，避免漏写、漏抄;用笔规范、耐用，字迹工整、清楚;分类、统汁准确无误，结果又费时，又费力。在应用计算机软件之后，文件资料收集、储存、分类、统计和查阅等环节变得十分方便、有序，无论是起草文件还是办理传递，都变得简单易行。
1.2文件和文字信息得到充分共享
在原始的手工操作管理中，企事业单位由于不能做到信息共享，使得大量信息闲置在文件柜中，不仅造成资金和资源的浪费，还造成文件和信息查找困难。运用计算机技术对档案进行管理后，档案管理由案卷级深入到文件级，由单途径管理发展为体系管理，由对档案外部特征(目录)管理到内、外部特征(目录和内容)合并管理。随着计算机网络技术的进一步发展，档案信息与载体分离利用，可与其他信息系统建立互联，从而极大地提高了档案利用工作的质量和效率，可以对所调阅的信息资源作出适时响应和脱机处理，可以保证很高的查全率和查准率，可以不受空间的限制。并且通过网络服务这个宽广的平台，可以了解其他档案工作部门概况、工作的重点和档案管理信息动态。
1.3电子文件保存的稳定性
与纸质档案载体相比，电子文件载体材料的寿命要长得多。纸张的耐久性取决于纤维素的性质，纤维素在一定的条件下容易受到破坏：如在高温、高湿、酸、酶、氧化剂等情况下，可发生水解和氧化反应，在档案工作过程中稍不注意就可能造成不可挽回的损失。而电子文件则不同，随着电子技术发展日新月异，储存、读取电子文件的设备日趋成熟，我们可以根据不同的需要，选择不同的电子载体，如VCD、DVD光碟，小容量的闪存U盘，大容量的移动硬盘等。这些载体的普遍特点都是存、读方便快捷，易于传递，且储存时间长，受外部环境影响小，不易损坏，具有很强的稳定性。
1.4提高了文件传递的速度和安全性
在日常公文办理过程中，办理人员私存文件或文件在传递过程中丢失的情况时有发生，文件传递的传统手段是靠邮政系统，传送时间受距离长短的限制。同时，文件还可能因为其他原因造成丢失或延误，给档案人员归档和其他人员检索利用造成很大不便。而应用计算机网络技术，可直接通过网络进行传递，大大提高了文件传递的安全性和及时性。
2文书档案信息化管理存在的问题
2.1电子文件保密性受限制
电子文件的内容不仅易于变化，而且失去了固定的形式，使得文件保密性变弱。电子文件易于修改，而且改动后可以不留任何痕迹，虽然已有一些技术可防止伪造电子文件和在原稿上增删改，但其内容发生变化的可能性总是比纸质文件要大得多，从而使人们感到把握其内容原貌的困难。电子文件不再具有特定的字迹，人们可以根据需要以不同的字体、字号将电子文件输出，无法从字迹上分辨其原始性，而且不能为每一份电子文件盖印或亲自签名，也就无法借助印章或签署的字迹来判断一份电子文件是否为原件。以上的种种问题都对电子文件的保密性提出了严峻的考验，而且网上窃密技术不断发展，进入网络中的任何文件都再难以做到绝对保密。
先进的网络档案管理方式代替了传统的纸张式档案管理，这不仅大大减少了医院在档案管理方面的费用，还给医院节约了空间，而且对于查阅和储存也可以随时随地进行操作，极其便捷，并且还避免了纸张的浪费和打印清晰度不足的问题。数字化的档案信息管理，既节省了人力还对医院工作效率有所提高。
二、医院档案信息数字化管理的主要问题
（一）张纸存储和信息储存同时存在。
在医院的医疗活动和医疗研究中，大量的会议记录和研究结果，都是通过电子文件的形式进行记录，并在各个科室和部门之间传递，这样大大的提高的医院各科室的工作效率。但是通常在电子文件阅读完毕和工作完毕时，都要进行纸张归类进行保存。这样就出现了电子文件和纸张文件同时保存的情况，浪费了医院的经济，妨碍了数字化管理在医院中的发展。
（二）电脑网络的安全问题。
电脑网络存储档案信息具有空间小、速度快、传阅便捷等特点，但是随着信息时代的发展，对电脑网络有威胁的因素也随之出现，例如数字档案信息可以随意修改、不稳定性、对硬件有所要求等一些问题。网络病毒的出现更是对医院的数字化档案信息造成巨大的伤害，严重的可能导致整个医院网络系统瘫痪，对医生的工作造成很大的影响。
（三）对数字化档案管理认识不深。
我国大多数医院已经推崇档案信息数字化管理多时，但是医院的医疗工作者都还是习惯传统的纸张式办公，把档案信息数字化管理当成软任务，没有得到很好的重视，借阅文档信息和传递文档都还是采用人力的方式，这样就极大的浪费了数字化带来的便捷服务，还加大了人力的劳动程度，造成了数字化管理不合理的现象。
三、医院档案信息数字化管理需要注意的细节
对于医院档案信息数字化管理中存在的各项问题，应该认真对待，组织管理团队解决问题。在医院开展档案信息数字化管理时，应该做好以下几个细节：
（一）建设信息系统工程，实现信息共享。
档案信息数字化管理，是由一套系统的网络工程实现的，是一套硬件和软件共同完成的系统，由整体设计、软件开发、档案整理、扫描录入、系统管理、光盘备份、查询管理和网络安全等一些软硬件组成。因为医院每天都要产生大量的文字，所以在录取和存储文字方面应该采取多服务器、磁盘排列储存、高速扫描仪集中扫描、硬盘和云储存双备份的解决方案。同时，为了改变提取数据率低的情况，应该在提取数据的设备上采取触摸提取方式，通过触摸的查询方式能够及时和准确的查看医院的档案信息数据，这样还达到了数据共享的目的。
（二）数字管理的横向性和安全性。
医院数字化的档案信息管理系统成立后，不应该是单方面的接受和信息，而应该在这个基础上建立横向的系统，同时还应该研究出一套安全的数字化管理方案。数字化的信息管理系统以电子形式存在，为了保证医院学术不被坏人利用，其中有一些档案信息的电子文件就要进行加密处理，并且在一定时间之后要对密码进行修改。在医院数字化管理的软件方面，对于医院的机密文件进行多层密码加密、建立防火墙，避免黑客的非法访问和窃取。
（三）医院应该建立专业的数字化档案信息管理团队。
由于医院档案员的工作形式和特点，他们长时间处于医院的档案室，远离医院的医疗活动，因此医院档案室的人通常都不会参加医院的重点医学教育，对医院的实时动态不能及时的把握，在对医院编研选题的时候跟不上时间的脚步，可能就显得不是很实用。这些传统的弊病就需要医院的档案信息数字化管理团队加以改变，这样的一支队伍要做到医学的精确把握和动态的掌控，尽快从传统的档案管理模式走向数字化管理模式。
（四）完善医院数字化管理制度。