时间：2023-03-20 16:11:36
导语：在档案管理学论文的撰写旅程中，学习并吸收他人佳作的精髓是一条宝贵的路径，好期刊汇集了九篇优秀范文，愿这些内容能够启发您的创作灵感，引领您探索更多的创作可能。
过去那种人工管理方式，在没有通过管理人员允许的情况下，少数教师自由出入档案室，随意支取相关档案，这种散漫、随意的管理模式，会造成一些档案资料的流失。二是正确性不高，管理成本较高。庞大的工作量，需要投入大量的人力、物力以及财力反而工作效率不高。三是查询档案、更新维护档案难度较大。在传统档案管理模式下，若档案积累的时间一长，将产生大量的文件和数据，查询档案较为困难，更新维护档案更不能做到准确科学。
二、创新学校档案管理是提升现代学校档案管理水平的必然选择
管理创新的过程将至始至终地贯穿着观念创新的思想，观念创新就是使管理创新得以成功的保证。管理创新必须确立现代化管理意识，特别是档案管理知识化、网络化、社会化，把知识和创新作为档案工作的管理目标。本着“以人为本，服务至上”的服务理念，把满足全社会用户和学校的需求作为档案管理工作的中心环节和价值走向，以创新理念和创新行为来加强档案管理，开辟档案管理发展的新途径。不能单纯地以场所、设备和室藏为标准去评价档案室的管理水平，而应主要以服务效果和开发利用程度为标准。档案室的管理工作重点，应当从过去的设备、资料管理逐步转变为对档案室工作人员的管理，加大对档案室用户的服务力度。
结合实际，领导带头学，做贯彻落实《档案法》的带头人，通过学习与广泛宣传，使教职工能增强档案意识，形成人人重视档案、支持档案并自觉地维护学校档案工作。建立健全的管理机构和管理网络，成立以校长为组长、各科室负责同志参与的档案工作领导小组，配备一名专职档案员，学校各科(处)室都设有兼职档案员，建立综合档案室，从组织上保证档案工作的顺利开展。
学校档案人员的创新意识、创新精神、创新能力是改变档案工作局面的关键所在。因此，档案人员要有埋头苦干、默默奉献的精神，同时应当多一些敏捷和睿智，多一些果断，从基本上转变观念，要主动自己联系市场，使档案工作产生一定的经济效益，提高档案工作的自身价值。
档案是承上启下的桥梁，是继往开来的纽带。服务于现实是档案的一个重要功能，切实抓好档案管理工作可以为领导决策提供借鉴，为学校工作提供保障。
档案管理也是学校管理的重要组成部分，加强学校管理可以有效地促进学校工作。档案工作要发挥其对日常教学工作的检验监督作用。
学校档案一般分为文书档案、教学档案、业务考核档案、学生档案、基础设备档案、声像档案、财会档案、人事档案，但主要是文书档案和教学档案两大类。
文书档案是学校党、政、工、团等日常工作中形成的，具有重要保存价值、经过立卷归档的文件材料，是学校领导进行决策、总结工作、制定计划的可靠信息资料。
关键词:信息化管理;中学生;学籍;实施
1实现电子学籍档案的核对功能
学生在入学之后都会给新生进行学籍注册。以前，学生的学籍信息都是经过人工手写的，信息在誊录的过程中容易出现错误。实现电子学籍档案的核对功能是学校信息化管理的一种途径。现在，学生在校园网上登录自己的学号信息进行查看，便可核对自己的学籍注册信息。这样可以保证每个学生注册信息的正确，能够保障学生的权益，减少老师的校对工作量。实现电子学籍档案的核对功能，是未来几年学校的学籍档案管理需要加强的工作。学生入学时注册的信息数据不是一成不变的。随着家庭、户籍、父母单位的变动、电话的更改等多方面的变动，学生的学籍信息也应该做到及时地调整更改。为了能够及时掌握学校学生信息的变动情况，学校的学籍管理应该实行期报制度:即各学校学籍管理部门要将前一阶段学生变动情况生成数据库信息，每学年的第一学期和第二学期的开学前，将学生的学籍信息重新核对检查，并将新的注册信息报送到教育局相关的部门，进行必要的数据更新和维护。不但方便了学生信息的查询，也方便了学校对学生信息的及时了解。
2学校要建立健全信息化管理制度
学校的管理需做到依法管理，才能有序地实现学籍信息的准确性和真实性。在某些管理制度不健全的学校，会出现冒名顶替他人学籍信息的状况，这会对被顶替的学生产生不公正的影响，甚至影响到他人今后的升学问题。在学生学籍档案的信息化管理中，学校应该坚持依法管理，规范管理。可制定相关的制度来“有法可依”，有些学校已经制定了《信息采集录入制度》《学生信息查询制度》《协调与保障制度》等。学校应该让专门的人来负责学籍管理的相关工作，建立健全学生学籍电子档案的相关制度，对学生的学籍档案应该妥善保存甚至备份，不得擅自填写、更改和公开学生的个人学籍信息。学校也不能随意调整学籍管理人员。如果由于特殊情况确实需要调整工作人员，也应该上报教育局的相关部门。学籍管理要制定相关的制度，并且要严格依法实施。这是对学校的要求，也是对学生和家长的要求。在学生办理转学、复学、升学等手续时，家长应该按照学校的正常程序办理学籍档案的转移。学校建立健全的信息化管理制度能够保证学生学籍信息的安全性;能够推进学校学籍管理工作的高效运转;能够减少或避免学生学籍信息的遗漏等。
3设置专门的档案信息管理人员
电子学籍档案的信息化管理是一项实践性极强的工作。每个同学的档案都需要进行信息化管理，这是一项复杂的工程。所以，需要多人才可以完成。学校通过设置专门的学籍档案信息管理人员，分工明确，各司其职，共同完成相关的档案管理工作。学籍档案的信息管理人员要经过培训，熟悉计算机电子技术，保证高效率地完成工作任务。要根据任务分配将学籍档案的信息管理分配到相关岗位，具体的岗位负责不同的具体事务。针对学生的就学状况，学籍管理人员应及时地做好审核、转档、交接等相关工作。现阶段，中学生的学习往往随着家庭的变动而变动。父母的工作一旦变动，学生就可能会出现转学的状况。关于学生的学籍档案问题，在学生开学的时候，学校的相关人员应该给学生作相关的介绍。而在很多学校，这种学籍知识应该让学生有所了解，以免在转学、休学、复学的情况下不知所以。专门的学籍档案信息管理人员在工作时应该做到以下几点:信息的管理人员要有责任心，学籍的录入、整理和归档是一项复杂的工作，管理人员应该认真、仔细、切不可马虎;信息管理人员在经过相关的培训之后，能熟练操作计算机，保证工作的质量;信息管理人员要对所有学生的学籍档案进行分类，按照年级和学号进行标注，以便于查阅，必要时要备份信息;信息管理人员要对学校的学籍信息管理系统进行经常的维护。
4结语
教育是国家大计，是关乎国家人才培养的最关键手段。学校的教学管理和信息化管理必须得到重视。学生的学籍管理制度在目前的中学中还并不是十分健全，针对信息化管理这一块，学校和教育的相关部门还有很多工作要做。
作者:甘露 单位:重庆市酉阳第二中学校
参考文献:
研究生学位档案主要是指高校或科研机构在培养研究生的过程中产生的有价值的材料和历史记录。它包含的内容很多，大致有：研究生学籍卡片（或叫作研究生学籍总表）、研究生科研计划书、研究生中期进度及考核表、研究生课程学习记录、研究生社会实践和科研实践书、研究生学位论文开题报告、发表高水平科研成果目录、达到授予相应学位的外语水平等级证书、学位论文、学位申请书、答辩情况表、评阅意见表（含匿名评审意见）、答辩决议等。研究生学籍卡片记录了研究生的个人综合信息和学缘结构，是研究生整体信息的“晴雨表”。它记录了在学习期间的各类必修课及选修课的成绩和学分完成情况，是研究生学习过程的直观反映。研究生科研计划书是研究生攻读硕士或博士学位的基本目标和研究方向，是学位论文的标杆和前奏，一般有导师和研究生的共同参与，是研究生在校期间学习和科研的重要指导思想。研究生中期进度及考核表是对研究生完成必修环节的客观考核，包含对思想政治状况和科研进度的综合考察。研究生课程学习记录是对研究生学习成绩的记载。研究生社会实践和科研实践是对研究生实践能力的考察。研究生论文开题报告、学位论文、评阅意见和答辩决议都是研究生学位水平的直接反映，也是研究生能否获得相应学位的综合反映。
从馆藏研究生学位档案的内容看，学位档案内容存在“多样性”和“学术性”的特点。所谓多样性是指研究生学位档案所包含的内容涉及教和学两方面的记载，涉及研究生指导教师、研究生指导小组、匿名评审专家、校院两级学位评定机构等，学位档案的参考价值大，能够客观地反映出研究生综合能力和学术水平。所谓学术性是指研究生学位档案基本上都是围绕研究生学术论文的学术价值而产生的，无论是开题报告还是中期筛选，都是对研究生所从事的研究课题的直观反映，而学位论文正是研究生对所研究课题的创新性思考和实践，无论是基础理论的推进还是现实命题的发掘，都是科研成果的重要资源，都是科学研究的重要积淀和学术积累，是推动科技创新的重要信息来源，具有重要的借鉴作用。
二、馆藏研究生学位档案管理中面临的困境
1.周期性存储的限制。馆藏研究生学位档案一般都是在研究生完成整个培养过程后才能逐渐形成，目前研究生培养年限最低需要两年的时间，一般都需要三年甚至四年的时间，研究生学位档案的形成是逐渐形成的，如学籍卡片是对研究生整个培养过程的记录，只有在顺利通过答辩后才能形成，而科研计划书则往往在研究生培养之初就完成了，两者相隔的时间很长。有的档案材料是不断完善并逐渐形成的结果，如学位论文的撰写和定稿。而学位档案材料之间是互相衔接的，缺少任何一个环节，都会对学位档案的真实性产生不良的影响。一份完整的学位档案材料需要完成研究生培养的整个过程才会形成，因此，研究生学位档案形成的周期较长，很多原始的档案材料很容易因保管不善出现丢失现象。在馆藏研究生学位档案的实践中，经常会出现因为丢失而不断补充材料的情况，造成数据的真实性缺失。
2.存储方式单一。研究生学位档案的存储一般都是以纸质版的形式存储，受存储时间和空间的限制较大。现状是：一方面随着研究生教育规模的扩张，研究生人数不断增多，由此造成了大量的学位档案的产生。另一方面研究生学位档案包含内容繁多、门类复杂、材料众多，需要大量的人力物力长时间地分类整理才能存储妥当，而手工管理的传统方式也约束了学位档案的有效利用，馆藏方式单一给相关档案管理部门造成很大的压力，有很多高校和科研机构因为受到时间、空间的约束，放弃存放学位论文，只存放部分清单，缺失了学位档案本身的严密性和真实性。
3.开发利用不足。长期以来，受到传统观念的影响，研究生学位档案的管理存在重收集轻利用的现象。很多档案管理部门对研究生学位档案的管理存在误区，认为是学术研究的重要内容，主观地加入了保密的筹码，只允许查看，不允许借用，甚至不允许复印和传播。研究生学位档案是对研究生所从事的研究课题的直观反映，而学位论文正是研究生对所研究课题的创新性思考和实践，无论是基础理论的推进还是现实命题的发掘，都是科研成果的重要资源，都是科学研究的重要积淀和学术积累，是推动科技创新的重要信息来源，具有重要的理论价值和实际借鉴作用。因此，对研究生学位档案的有效利用非常重要，这项工作在高校完成研究生培养过程后几乎无人问津，只是停留在对相关数据的简单统计中，没有通过内部的加工处理和信息化建设，造成了大量学位档案的资源浪费。
三、馆藏研究生学位档案管理创新的建议
1.加强管理，提高档案意识。对研究生学位档案的重视必须从全方位多角度进行宣传和教育入手，既要提高档案管理人员的责任意识，更要面向研究生和指导教师进行档案管理的专题教育，使他们将对档案的认识和重视提高到科学研究的水平，重视研究生培养过程中档案材料的积累和整理，保证研究生学位档案材料的真实性和完整性。对专门从事学位档案管理的人员定期进行培训，实行“双岗考核”和“持证上岗”，加强管理水平和有效利用先进手段进行档案管理的能力，强化服务意识和责任意识，不断提高档案管理的科学化和规范化。加大监督检查，成立院校两级档案管理督查小组，对档案的管理工作进行有效监督，通过制定详尽的考评机制，提高档案管理的综合水平。
2.创新管理，逐步实现数字化建设。随着信息技术的不断普及，计算机及网络技术已经广泛地运用于研究生培养的全过程，目前，全国各大高校的研究生培养部门都使用了研究生教育信息系统，这一教育信息平台有效地促进了研究生培养过程的科学化和规范化水平。研究生教育信息系统包含了研究生培养过程中产生的所有信息，科学的整理和有效的储存，可轻松地建立研究生学位档案电子信息库，研究生档案管理部门可在此基础上，设计更优化的流程，编制更有效的档案管理软件，设计有效利用档案信息的程序，除一些必要的环节如论文结题、答辩决议要保留纸质原始档案信息外，其他信息可逐渐做到数字化存储，不断推进并实现研究生学位档案信息的数字化。
3.深化管理，不断开发研究生学位档案资源。研究生学位档案内容丰富，具有很高的利用、开发和传播价值。高校研究生学位档案管理部门应充分利用这一资源，创新现有的管理体制，建立可供分享的资源平台，实现学位档案资源共享和有效利用。一方面，在图书馆或者阅览室开辟研究生学位档案专柜，对优秀研究生学位档案进行宣传报道，鼓励研究生在有效利用学位档案中提高学位论文的学术水平和科研实力。另一方面，要充分利用校园网、无线网络等新媒体手段，在教师和研究生教学和科研过程中，提高阅览、访问和使用的效果。在学校主页上开辟学位论文数据库，实现学位论文电子存档及开放查询。另外，应该加强与兄弟院校学位档案开发和利用的合作，在保证知识产权和开放共赢的基础上，实现档案网络的共享和使用。还需要进一步加强研究生学位档案信息的开发和传播，通过评聘专业的技术人员和高级开发人员，对有效资源进行深入的加工和编研，将庞杂的研究生学位档案信息系统化、有序化处理，提高产、学、研的效果，不断促进科技和经济的深度融合，提高科技生产力的转化。
（一）从载体形式上看，以传统手工纸质材料档案为主
档案载体大体经历了从甲骨、金石、竹简到纸张等多次变革，从东汉时期改进造纸术到今天，纸张作为信息的主要载体已有两千多年的历史。高校档案，尤其是二级学院的档案室的档案基本上都是以纸质、实物为主要载体。纸质和实物载体档案，直接决定了档案保存的时间受到很大限制，不能长期保存。另外，也降低了档案信息的利用率。二级学院作为高校教学单位，决定了从属于二级学院的档案室主要为教学服务，同时兼顾科研、管理服务。具体而言，在档案材料方面，主要以学生的学业考试材料的存档管理为主，同时包括教师科研及管理材料。而学生的学业考试材料又占所存档案材料的绝大多数，包括学生每个学期末的考试材料和学生在第四学年的学位论文和实习材料。学生在学期末的考试材料存档主要以教学班为单位，一个教学班一个档案盒，如果材料太多一个档案盒放不下，要两个档案盒存放。而一个教学班的单门科目的考试存档材料主要包括存档标示、存档脊背、考试考核方案、试题（试卷）材料、审查表、原始成绩报告单、原始成绩分析报告、学业成绩报告单、平时成绩材料（支撑材料一般保存5-10份）。学生的学位论文存档材料一般包括论文、过程指导表格等。过程指导表格又包括本科毕业论文（设计）备选题目审批表（教师用表）、本科毕业论文（设计）工作记录封面、本科毕业论文（设计）选题申请表（学生用表）、本科毕业论文（设计）任务下达书、本科毕业论文（设计）文献综述（学生用表）、本科毕业论文（设计）开题报告书（学生用表）、本科毕业论文（设计）选题变更审批表（教师用表）、毕业论文（设计）选题落实情况统计表、本科毕业论文（设计）中期检查及指导记录表（教师用表）、毕业论文（设计）书面成绩评分参考标准（教师用表）、本科毕业论文（设计）指导教师评分表、本科毕业论文（设计）评阅人评分表、本科毕业论文（设计）答辩记录表、本科毕业论文（设计）答辩成绩标准、本科毕业论文（设计）答辩成绩评分表、本科毕业论文（设计）成绩评定书、本科毕业论文（设计）成绩汇总表、本科毕业论文（设计）公开发表情况统计表、本科毕业论文（设计）质量评估标准、本科毕业论文（设计）管理工作评价表等：（个表格，每个学生平均：,页左右。在以上这些材料中，绝大多数二级学院观念陈旧，以纸质材料存档为主，以电子信息存档的占极少数。纸质材料存档有诸多弊端。首先，纸质材料不易长时保存，保存时间一般8至10年，超过10年的都要销毁。其次纸质材料查阅困难，利用效率低；再次，纸质材料档案占用空间极大，存放困难。高校二级学院一般都是临时把一些空房间利用起来作为档案室，空间有限。再加上纸质材料档案占有一定空间，且每个学期都要新存入大量的学生学业考试材料，所以一般档案室只存放近两至三年的档案材料，其余的都堆放在其他地方。这些都决定了传统以纸质材料管理档案的方式落后了，必须用更先进的方式来代替它。
（二）资金相对短缺，硬件建设不够，信息化程度低
高校二级学院的档案室建设，大都面临着资金相对短缺的困难。场所大都是由学院提供，一两台计算机，计算机的作用主要是用来打印，其他硬件建设根本谈不上，更不要谈什么信息化了。这也是二级档案室主要以纸质档案材料为主的主要原因所在。不难看出，要加快档案信息化发展，困难是资金。只有资金充裕，才能加强档案的信息化建设，才能购置计算机、路由器、扫描仪、缩微设备等，开通内部局域网，连接外部网络，进行信息安全防护等。有了这些设备，才能把纸质档案转化为电子信息档案，进一步促进二级学院档案管理的信息化发展。
（三）管理人员复杂，档案管理规范化程度不够
高校档案管理的信息化对档案管理人员要求比较高，不仅需要有专门而系统的档案专业知识，而且还要有信息化方面的技能。而现下高校普遍缺乏高素质的档案管理专业人员，就更不要说什么二级学院了。这些二级学院的档案室管理员大都是半路出家，或者直接从专任教师转来，或者是由一些教学水平排后的教师转来，亦或者是由课时较少的教师临时借调兼任，情况比较复杂。二级学院档案室管理人员专业素养低，直接导致了档案管理规范化程度不够。就纸质档案材料而言，首先是体式不一，有的是手写体，有的是打印体。其次，纸张大小不一。这具体体现在学生的平时成绩支撑材料上，纸张大小不一，非常不美观，不整齐。就电子档案来说，没有进行分类保管，到处乱存，更谈不上什么保密措施了。
二、信息化背景下高校二级学院档案管理的新举措
（一）从手工到现代，从纸质到数字化
首先，实现传统档案业务工作的改变，真正做到从手工到现代的转变。二级学院传统的材料立卷归档，大多是手工和打印纸质稿相结合，一些材料必须要打印纸质稿，然后再手工签字盖章。在完成这些后，再立卷、归档，劳动强度比较大，且周期长。必须改变这种手工与打印纸质稿相结合的现状，真正实现档案业务的现代化处理。具体而言，就是利用网络，将相关电子信息档案输入到计算机中，针对档案信息的保密程度的不同，为不同人群设置一定的权限（绝对保密性的档案信息设置为禁止查阅，一般保密性的档案信息设置为验证查阅，可以公开的档案信息不设置查阅权限，对大众公开查阅），这样，可以方便不同的部门及人员查阅相关档案文件信息。其次，实现传统档案管理模式的改变，真正做到从纸质到数字化的转变。档案信息的数字化就是指利用当前先进的数字化技术将纸质形式等载体方式存储的信息转化为可直接被计算机利用识别的形式，从而实现对数字化信息的合理有效的管理和利用。传统的档案工作是对实体档案进行管理，而在数字化档案管理中，档案的管理完全虚拟化。信息的存取，按照设立的软件程序进行整理、排序，然后输出。具体而言，对于二级学院的学生考试材料，学生考试试卷直接通过扫描的形式转化为数字化形式，而其他的相关材料只需要收集电子稿就可以了，然后再分门别类以学年、学期、科目等逐渐缩小的目录文件保存并上传就可以了。而对于学生的毕业论文和实习材料，把打印纸质稿的过程直接省略，只保存电子稿就可以了。也可以把纸质版的材料保存份，如果上级检查，可以把这,)份给他们。当然，检查人员也可以直接到网上查阅。这样，既节约了纸张等打印的办公经费，也节约了存放纸质材料档案的空间，可谓一举两得。
（二）大力加强二级学院的软硬件和数据库建设
首先，加大资金投入，加快软硬件基础设施建设。软件基础设施是指必须开通网络，即开通内部局域网，连接外部互联网。硬件基础设施是指必须购置先进的数字化的技术设备，像图文影像扫描仪，数字化的音像制作系统、服务器、存储设备等，这是提高档案信息化的必要工具。其次，加强二级学院的数据库系统建设。对于作为高校档案馆的组成部分、为教学单位服务的定位而言，二级学院档案室可以直接利用高校档案馆的数据库，成为学校数据库的一个分支和组成部分，这就对高校档案馆的数据库系统建设提出了更高的要求。
（三）提高档案管理人员素质，加强档案管理规范化建设
二级学院档案室加强档案管理规范化建设，加速培养高素质的档案专业管理人才是核心所在。二级学院档案室的电子文件归档、电子档案保存及开发利用等，都需要专业管理人员。二级学院档案室的信息化建设是建立在档案学与计算机科学专业基础之上的。他们既应该具有专业的档案学知识，也应该掌握现代网络技术。为了提高高校二级学院档案室管理人员的素质，应加强对管理人员的再教育和再培训，使其掌握专业而系统的档案学和电子信息学知识，从而为二级学院档案室的档案信息化程度的提高提供人员方面的支持。同时，也只有管理人员的素质上去了，档案管理的规范化建设才能成为可能。
(一)成人教育学籍档案管理受重视度低
成人教育作为高校的附属，在档案管理上受重视程度低，学校领导并未对成人教育的学籍档案管理安排专人管理，而是和全日制学生档案一起交由教务处管理，但教务处在档案管理的重心都放在了全日制学生上，忽略了成人教育档案管理，这就导致了毕业时学生档案信息的缺失和不全面，同时信息化的档案整理手段并未普及到成人教育中，基本是由手工完成的，此种情况对成人教育的档案管理是有不利影响的。
(二)成人教育学籍档案完整性不足
入学通知书、考生信息表、学生登记表、成绩单、学籍卡、毕业实习考核鉴定表和毕业生登记表，这些是成人教育档案的组成部分。在档案管理中，这些内容缺一不可，这是学生档案有效性的保障。但是在目前各高校成人教育档案管理中，档案缺失的现象严重，其中档案缺失严重的为入学通知书与档案照片，入学通知书是学生入学的有效凭证，但在学生注册后，大多档案管理人员并未对其进行回收与归档;成人高考报名时需要考生信息表，但由于档案中缺失照片，在考生信息表里不会显示照片信息，这就降低了学生学籍档案的可信度，对学生进入社会参与岗位竞争产生不利影响。
(三)成人教育学籍档案管理模式落后
现在信息化应用到了各行各业，各高校也开始采用信息化管理，以往的成人教育学籍档案管理模式不适于信息化的发展，随着教育改革的步伐，成人教育相对于以前也有了很大的进步，此时对档案管理有了新的要求。档案管理方式的改变迫在眉睫。信息化的档案管理是成人教育学籍档案质量和完整性的保障，可以有效提升学籍档案的利用价值。以往档案被他人拆档、泄密的现象发生就是管理模式落后造成的，这都是亟待解决的问题。
二、加强成人教育学籍档案管理工作的有效措施
(一)提高档案重视度，建立管理体系
提高学校领导与档案工作人员对成人教育学籍档案的重视度是加强档案管理工作的前提。需要安排专业的档案管理人才对档案进行管理，管理人员上岗前需对其进行培训，要求完全掌握档案管理的重要性，并定期对管理人员开展培训工作。跟随教育改革和社会的发展，不断地更新学籍档案管理工作内容与方式，通过系统的管理让档案管理工作得以有序地进行。档案管理还需要学生自身参与，在以往的档案管理中，学生都处于被动的状态，没有掌握自己档案的完整度，在填写资料时也没有保持谨慎的态度，这对其未来的发展是有一定影响的。所以新的档案管理模式下，需要先提升学生对自己档案的重视度，其次引导他们正确、谨慎地填写档案相关表格。
(二)强化学籍档案管理意识与管理水平
学籍档案是学生参加工作的基本资料，是学生的综合能力与素质的体现，同时是用人单位录取人才的依据，这就要求档案管理人员在完全掌握《档案法》的前提下开展档案的管理工作。在档案管理部门普及相关法规，树立员工档案意识，使其从根本上认识到档案的重要性。在档案管理过程中遇到的问题需要及时地解决，有效地提高档案的管理水平，并利用档案的有效管理来推进成人教育的开展以及普及。档案管理需要在完善的管理体系下进行，这是提高管理水平的前提。
(三)将信息化技术运用于成人教育学籍档案管理中
成人教育的学生覆盖面广，由此形成了学籍档案种类多、资料数量庞大的特点，信息化技术随着教育改革的发展已经在高校中得到广泛的应用，因此在成人教育学籍档案管理中使用信息技术管理是发展的需要，且信息化技术可以提升学籍档案管理工作的效率。档案管理系统的使用，对学生的学籍档案的完整性起到了保障作用，学校或者用人单位查询学生档案时可以直接通过信息系统来进行，这不仅节省了时间也提高了效率。
(四)加强档案管理，保障学籍档案的真实性
真实性是档案的基本性质，学生学籍档案最终要交由用人单位保管，这就提升了用人单位对档案的重视度。因此教师在对学生做评价时需要保证真实性，杜绝空话、虚话，这对学生的发展是毫无作用的。档案要求对学生各方面的能力进行真实的评价，因此要档案管理部门对档案的填写进行有效监督，防止学生自己填写档案的鉴定栏，严格地保障学籍档案的真实性。
三、结束语
1学生档案管理工作存在的问题
1.1档案管理模式老旧，档案管理效果较低
许多院校学生的档案管理依然是手工操作的管理形式，缺少一套相对完善的学生档案管理计算机软件。在学生数量直线上升和就业形式的多样化形势下，已有的学生档案管理形式难以满足发展要求。因为缺少对应的学生档案管理有关数据库，造成学生档案的查找和传递等有关工作效率比较低下。当前，学生的档案管理体系和管理形式依然存在许多问题，严重制约着学生档案管理工作的进一步发展。
1.2学生档案管理脱离学生现实状况，难以发挥作用
学生档案管理主要有两个作用。首先是学生在院校期间，学生的档案管理作为学生日常管理工作的主要依据[1]。其主要记录学生在入学之前和在院校期间的学习生活和知识技能及思想政治等多方面信息，还是领导和教师等对学生完成具备针对性考察的主要依据。另外，学生档案作为推荐学生就业的主要凭证，有关用人单位可以根据档案深入了解学生的具体状况，然后决定是否录用，特别是对于政府机关和事业单位的学生而言，档案的审核是十分重要的一个步骤。目前，院校学生的档案管理已经脱离学生的具体学习生活和就业。许多学生在毕业后仍然不知自己档案在哪里，也不懂得怎样运用档案，在工作之后多年依然不知档案具体去向。对此，在新的背景下，一定要对学生的档案管理完成创新，始终坚持“以人为本”，从而将学生的档案管理工作进一步落实。
2加强学生档案管理的几点对策
2.1“以人为本”，完成学生档案管理工作的创新
改进档案管理工作人员的理念，建立“以人为本”的思想，可以为学生的工作所服务。院校的学生档案管理有关工作一定要萦绕着院校的发展与学生成长所服务进行展开。对此院校学生档案管理工作人员一定要转变思想，改变理念，摒弃老旧思想，建立以“学生为本”的思想，提升服务质量，进而使档案管理工作更加贴近学生的生活，切实为院校的发展那与学生的成长所服务。
2.2提升学生档案管理人员的素质和编研水准
因为受到对象和背景等许多方面要素的严重影响，要想在短时间内提升学生档案管理工作的效果是不现实的。当前，院校的学生档案管理工作通常是部分管理工作人员利用计算机进行操作，而工作人员的计算机操作水平相对较弱，对此院校一定要通过各种渠道配备拥有高素质和专业技术水平的计算机人才，进而确保院校学生档案管理工作的有效开展[3]。除此之外，针对与时展脱离的档案管理人员，必须选择教育与培训的形式加强管理人员的计算机水平，从而提升档案管理工作效果。
2.3改进学生档案管理工作的分析及需求预测
首先建立长远目标，同时和近期目标进行有效结合。在学生档案管理工作人员方面而言，整理相对完善的资料可以迅速查找出重要资料，其也是档案管理工作人员能力的主要体现。这样学生档案管理工作人员一定要树立长远规划与需求预测，并且对院校长远、近期的主要目标进一步理解与认识，领悟档案管理的意图和需求重点，还要把学生档案资料实现科学编排、优化。除此之外，学生的档案资料不但能够记载历史活动，还包含人的思维发展和经验总结等内容，其发挥的作用是难以替代的。因此学生的档案管理工作人员一定要对有关信息资料实现充分运用，进而树立良好的长远规划[2]。其次，对科学研究档案有关资料进行保存。在档案管理工作人员方面而言，必须有效配合有关机构工作，同时在互动过程中加强技术市场的深入了解，把科学研究资料进行充分准备，实现归档和完善，确保档案可以充分发挥作用。
关键词:教学档案;信息化管理;研究
一、前言
随着教学管理改革的进行，学校逐渐意识到教学档案管理的重要性，将该项工作作为教学管理中的一部分。由于学校办学规模不断扩大、教学活动也越来越丰富，教学档案的内容增多，形式也不再局限于书面文字，传统的管理方法显然已经不能满足实际需要。在这种形势下，教学档案的信息化管理已经成为一种必然，如何利用先进的信息技术提高教学档案管理水平，是所有教学档案管理者必须要思考的问题。
二、教学档案信息化管理中存在的问题
(一)对档案信息化的认识存在误区
首先，教学档案管理者没有认识到档案信息化管理的重要性，很多工作仍旧停留在手工阶段，不仅效率低，而且容易出错。很多教学工作者在对网络资源进行利用时，将一些音频、视频随意删除，没有按照规定处理档案资源，导致资源缺失，阻碍了档案的信息化管理。其次，很多管理者认为，档案管理信息化就是将档案编号规定，需要的时候直接查询编号就算是实现了信息化管理，这显然是一种认识误区，这种错误的认识阻碍了档案信息化的发展，不利于教学档案资源的利用［1］。
(二)硬件、软件设施不完善
硬件设施是档案信息化的基础，但是从目前的情况来看，大多数学校的硬件设施都不够完善，如计算机的容量不够大，不能满足实际需要，扫描仪不够先进，不能对所有类型的资源进行扫描等，这些都对教学档案的信息化管理造成负面影响。而学校虽然积极引进了软件设施，也比较重视教学档案系统的开发，但是一般都将重点放在了归档研究上，没有将归档与查阅功能联系起来，也没有与相关部门联网，部门间缺乏合作，导致教学档案资源的开放性不强，没有实现资源共享。
(三)缺乏专业的管理人才
教学档案的信息化管理对管理人员的综合素养提出了较高要求，一方面，要求其掌握先进的计算机技术，熟悉电子资料的归档、查询流程，熟悉相关软件的使用方法，并且能够利用扫描仪将纸质资料迅速转化为电子资料;另一方面，要求其掌握专业的档案管理知识，能够按照学校具体管理规定对档案进行分类管理，同时知道这样利用教学档案。从目前的情况来看，学校档案管理工作人员没有达到以上水平，一是对计算机不熟悉，二是没有掌握专业的教学档案管理知识［2］。
三、提高教学档案信息化管理水平的策略
(一)提高对教学档案信息化管理的认识
管理者要认真学习教学档案信息化管理知识，走出认识误区，明白什么是真正的信息化管理，并将信息化管理系统的建设和应用作为工作重点。无论是资料收集、整理、归档还是资料的查询、应用，都要利用计算机系统，将信息化管理的优势充分发挥出来，自上而下形成一种全新的管理理念，不断提高教学档案信息化管理水平。
(二)加强基础设施的建设
要想提升信息化管理水平，首先要加强基础设施的建设。首先，要加大硬件设施的投入，要改变教学档案管理部门硬件设施落后的现状，一是保证计算机的容量足够大，可以容纳大量教学信息，二是要购置先进的扫描仪，可以将各类纸质资料扫描进电子系统中。其次，要重视软件设施的建设，积极引进先进的归档软件，定期对软件进行升级维护，同时要将归档与查阅功能联系起来，教学档案管理部门要与其他各部、系联网，一是方便资料的收集与整理，提高归档效率，二是通过联网实现教学档案资源共享，其他部、系以及教师可以通过检索直接找到自己需要的教学资源，提高资源利用率。
(三)纸质档案与数字档案的统一管理
目前很多学校在对教学档案进行管理时存在纸质档案与电子档案不同步的现象，这是教学档案管理中必须要解决的一个问题。要求学校在建设信息化管理系统的同时，也加强对纸质教学档案的管理，二者之间的一体化管理能够有效避免一些重复劳动，提升管理效率。其次，二者之间要做到一一对应，计算机会电子文档进行自动组卷，而纸质文档则需要借助辅助工具进行归档，两种档案不仅要做到档案号的对应，对于更新的内容也要做到完全对应，避免出现电子档案更新滞后的现象;最后，纸质教学档案中的信息可能不完全包含在电子档案中，如教师的文字教案、习题等，对于缺失的部门要将其数字化处理，保证电子档案信息的完整性。
(四)重视信息化管理人才的培养
要加强对教学档案管理人员的培养，首先，要督促其学习先进的计算机知识，提高其信息化管理意识，对于一些年龄偏大、对计算机不熟悉的工作人员更要加强培训，熟悉电子归档以及电子信息查询流程，降低对人工的依赖，提高管理效率。其次，要督促其学习教学档案管理知识，熟悉国家相关法律，明确学校对教学档案管理的要求，避免随意性。总之就是要求工作人员将计算机知识与教学档案管理知识有效联系起来，提高工作效率［3］。
四、总结
认识误区、硬件、软件设施不完善以及专业人才缺乏是教学档案信息化管理中面临的主要问题。对此，应当提高管理者对教学档案信息化管理的认识，加强基础设施的建设，实现纸质教学档案与数字教学档案的统一管理，另外要重视信息化管理人才的培养，这样才能真正实现教学档案的信息化管理，将教学档案的价值充分发挥出来。
作者:谷露 单位:镇江船艇学院
参考文献:
［1］孟霞光．浅议高校教学档案信息化管理的现状及对策［J］．天津市教科院学报，2013，13(15)05:51－53．
【关键词】学校档案管理、问题、对策
学校是培养人才的基地，学校档案是学校历史的重要组成部分，亦是展示学校绩效的重要窗口。做好学校档案管理工作，对于合理开发校本资源，优化学校发展战略，提升学校品质，是必不可少的。学校档案管理工作是一项政策性、机密性、专业性较强的工作，学校领导要充分认识到该项工作的重要性，加强对档案工作的管理，及时研究解决档案管理工作中遇到的问题，在人力、物力、财力等方面给予大力支持；同时，学校档案是学校信息的重要载体，是学校的主要信息源。管好用好学校档案，对校本资源的开发有着十分重要的作用。
在学校档案管理工作中建立系统、科学、民主的管理制度，对学校的和谐和更好地服务社会有着极为重要的作用。学校档案管理无疑是学校协调、有序、高效运行的有效保证。
一、学校档案管理工作中存在的问题
1．对档案的重视程度不够
长期以来，相当一部分教职工包括部分学校领导对学校档案工作的认识存在一些误区，认为学校档案工作就是抄抄写写、保管的事务性工作，不是学校的主要工作，不能给学校创造绩效，只要不盲动，不丢失，不泄密，能应付外调、查档就行。轻视学校档案工作的思想表明了一些人对学校档案工作缺乏了解，忽视了学校档案工作应适应学校的管理需求，才能有效发挥学校档案的积极作用。
2．学校档案管理力量薄弱，管理水平不高，管理手段滞后
部分学校档案管理人员没有经过专业的档案知识培训，对学校档案的重要性、管档要求、档案材料的收集、整理、归档、装订等业务不太熟悉，档案收集意识淡薄；部分学校，特别是中小学，档案人员不到位，或根本缺欠，而且大多数学校档案人员身兼数职，对档案工作精力投入不足，日常事务往往只是将材料放入档案袋，没有及时整理归档，部分学校根本就没有档案管理意识，该建立的档案没有建立，档案流失现象时有发生，严重影响了学校档案管理质量。其次一些归档的材料不够真实和准确，严重影响了档案的权威性、真实性。
3．学校档案室硬件和环境设施不齐全
部分学校对档案管理必要的条件解决落实不到位，个别学校没有专用档案室，有的学校档案多、档案室狭窄、潮湿、设备不配套，引起档案材料霉变、虫蛀，影响了学校档案的美观、整洁及完整。有的学校必备的切刀、统一的档案夹，都无法购置齐备，有的学校档案没有规范的整理，东堆西放，查档和调档时无从下手，建档与不建档甚至没有根本的区别。
4．立档意识淡薄
立档不是查漏补缺，并非萝卜白菜一齐往档案袋里收，必须有甄别，有选择，能立档的不能遗漏，不能立档的不能硬往档案袋里塞。不能抱着多一事不如少一事的心态。对有存档价值的材料马虎处理，对立档工作缺乏理性定位，是立档意识淡薄的主要表现。
5．对学生档案不够重视
学生档案是学校档案的重要组成部分，学生档案包括学生个人档案和学生整体档案，学生个人档案指面向学生个体设立的档案，内含学生个人简历，家庭主要成员和社会关系情况、毕业生自我鉴定、学业成绩、老师评语、奖惩情况等，学生整体档案是指面向全体学生包容个体的档案。全面完善学生档案，真实、准确地规范学生档案，是建设一流学校的重要前题。要有收藏家的心态，视学生档案为至宝。
二、学校档案管理工作的对策是提高档案管理人员的素质
素质决定成效，责任决定成败。学校档案管理工作是一项严肃的系统工程，如果没有一支素质较高，责任心强，知识技能过硬的专业队伍，学校档案管理的到位就只能是纸上谈兵。要注意加强学校档案工作队伍建设，选择政治上可靠、作风正派、责任心强的人从事学校档案管理工作，注意对他们的教育培养，关心他们工作、生活，充分发挥他们的积极性和创造性。
1．学校档案管理的好坏，在很大程度上取决于学校档案工作人员素质、责任心
作为档案工作人员，要注重自身专业水平的提高，通过自学、参加培训等方式，熟悉学校档案工作的各个环节和基本要求，努力掌握科学管理的原则和方法，提高工作效率，提高档案质量。积极探索新的管理模式，使档案工作更科学、更实用，为学校的不断发展和更好地服务社会提供有利的资源。
2．健全学校档案管理制度
建立学校档案工作制度必须遵循以下要求：第一，学校档案的规章制度要体现合理性、科学性。建立起来的规章制度必须符合学校特点和学校档案管理实际，以适应学校档案管理的需要。第二，简明实用。制度必须具有可操作性，其建立应以方便实用、简便易行、可操作性强为目标，以便更好地发挥制度的指导和规范作用。第三，坚持制度约束的双向性。既约束领导又约束职工，既约束教师又约束学生。领导和教师的行为和形象直接影响着制度的顺利执行，而教职员工和学生是学校的主要构成群体，是制度的主要约束对象和执行者。第四，坚持制度执行的严肃性。学校档案部门既是制定档案规章制度的主管部门，又是规章制度的执行部门。在规章制度的执行过程中，要做到有功必赏、有过必罚，充分体现制度的权威性。
3．改进和完善学校的档案功能
对学校档案的功能应进行重新定位：一是对档案的原有重要部分应该予以保留；二是档案的内涵要进一步丰富和扩大，以便使具有的功能更加符合学校对信息的需求，从而更好地为学校和社会服务。
4.采用信息化管理手段
信息化是当今社会发展的一大趋势，它对学校档案工作提出了新的要求，那就是尽可能地运用现代科技成果和管理手段，提高学校档案工作的效率和水平，以尽快实现学校档案信息化管理。
5．做好学校档案管理工作，强化服务意识，提高服务水平
学校档案管理人员要树立“工作就是服务”的观念。以“增强服务意识”和“主动服务”作为工作的出发点和归宿。要明确服务方向,端正服务态度，树立创新意识,提高服务质量。服务的好坏是衡量学校档案工作者职业道德标准的重要尺度，发挥好学校档案信息资源的作用,使其充分地为学校服务，为社会主义现代化建设服务，是学校档案工作者义不容辞的责任和义务。
6．做好学校档案的交接工作