关键词：图书馆；档案；文件资料；管理；利用
Abstract: the article on strengthening the library files and documents material management, the importance of working content and management, use are discussed in this paper.
Keywords: the library; File; File material; Management; use
中图分类号：G250文献标识码：A 文章编号：
一、前言
档案及文件资料的特殊之处在于其法律上和行政上的效能，它们因自身具有凭证价值而被保存，在实际利用中，作为辨别事非的原始证据，它们不可或缺。而图书馆工作离不开有关图书馆档案及文件资料的咨询参谋作用。在制定和完善规章制度、决策某方面重大问题、搞好总结等工作中，常需要查找参阅有关图书馆的档案及文件资料，而有时由于这方面工作管理不规范，致使急需的材料找不全，严重影响了工作的顺利进行，因此加强图书馆档案及文件资料管理的研究，不断提高其管理水平，充分发挥其作用，适应当前图书馆创新发展，优化图书馆工作效果，就显得非常重要。文章对加强图书馆档案及文件资料管理的重要意义，工作内容及管理方法进行了论述。
二、加强图书馆档案及文件资料管理的重要意义
图书馆档案及文件资料管理工作相对还不是很被大家重视，目前图书馆档案及文件资料管理实践和经验相对较少。图书馆工作要不断改革，提出有效的创新发展措施，以提高工作质量和工作规范化水平。要实现其目标，就不可能离开档案及文件资料的使用和管理工作。此方面的管理水平直接反映整个图书馆工作管理水平的高低。因为在制定图书馆工作计划，图书、期刊采购征订计划，实现网络系统管理、电子图书期刊借阅制度、馆员队伍建设以及搞好某方面工作的总结等等，需要经常参照同行的有关做法等资料，为图书馆评估、决策某项事情和工作做重要的参考依据。笔者认为，图书馆本身每年积累的重要工作资料更十分珍贵，图书馆工作可以通过这些资料看到以往工作的成绩和所存在的问题，结合当前新形势发展和任务提出改进措施，制定新的工作方案和有关规章制度，切实可行地搞好图书馆工作。因此，对图书馆档案及文件资料的科学有序管理，充分发挥它的重要性及作用，对提高整个图书馆工作的管理水平和效果有着重要的实际作用。
三、图书馆档案及文件资料管理的内容
图书馆档案及文件资料管理的内容十分丰富，面较广泛，而且性质、类别、层次较为复杂，但彼此又是相互联系、互为补充的统一体，都在为完成图书馆工作任务发挥重要的咨询作用。应该根据图书馆工作的内容要求以及所要达到的目标确定图书馆文件及档案资料管理的具体内容。笔者认为有以下几点：
（1）上级有关部门下发的方针政策方面的文件和有关图书管理工作的文件材料。如：关于专业技术职评聘的有关规定及图书馆工作暂行规定，图书馆评估标准。
（2）上级或兄弟单位发的各种来函文件、有关各学会学术研讨、交流的会议通知及交流的有关资料。包括省内外各图书馆建设发展的前景、群体工作总结、经验汇编、图书馆学术论文报告会的论文等。这些对于沟通兄弟图书馆工作信息，取长补短，互相学习，完善改进提高本单位的工作，起着十分重要的作用，也是我们文件及档案资料管理的重要内容。
（3）图书馆本身制定的一系列的计划、规划、规章制度是图书馆档案及文件资料最基本的内容。它应包括：首先是图书馆的总体规划和近期计划，检查评估要求，以及馆员业务进修和研讨活动等有关规定；其次是图书馆管理人员的有关规定，例如：职务晋升考评要求，岗位责任制的规定等等；再次就是图书情报、期刊及设备器材征订预购函件的归档，也是不容忽视的，它对沟通信息、掌握学术动态、图书动态及设备器材的发展趋势，销售行情，避免时间和经费的浪费有着重要的作用。
（4）本单位制发的有关图书管理工作的文件材料；本单位图书馆发展概况、馆藏图书目录；图书经费的使用情况及每年度购进的图书目录；高校图书管理工作的年度工作计划及总结和在图书管理工作中形成的重要实物资料（包括各种奖励证书及奖牌等）。
（5）本部门自己制订和下发的通知要求及有关信息资料等。
上述几点是图书馆档案及文件资料管理中不容忽视的内容，对完善改进提高图书馆的工作，有积极影响和促进作用。
四、加强图书馆档案及文件资料的管理措施
（1）要及时制定有关图书馆文件档案资料的具体管理规定和措施。图书馆档案及文件资料的管理是一项专业性很强的工作，图书馆应建立健全文件材料归档制度，将各工作环节中所形成、积累的各种文件材料收集齐全。为了便于档案及文件资料的管理，必须制订了一系列有关档案工作的规章制度和责任制，建立了全引目录、分类目录、总目录、移交清单、借阅登记等制度。工作人员按照档案及文件资料管理的要求，认真做了档案及文件资料防火、防光、防潮、防霉、防盗、防高温、防有害气体侵蚀和防止机械磨损的八防工作,以最大限度地延长档案的寿命，更好地为图书馆工作和国家文化建设服务。
（2）健全图书馆档案及文件资料管理人员的岗位责任制，并安排有事业心强、熟悉档案资料管理业务及有一定工作经验的人员来做此项工作。随着管理者档案及文件资料管理意识的增强，全馆人员都会进一步重视档案及文件资料管理工作，关注档案及文件资料的收集和利用，档案作用亦因此而得以发挥。反之，档案及文件资料管理意识薄弱，不了解档案及文件资料的用处，即使有档案及文件资料也不知道使用，势必影响档案及文件资料作用的发挥。
（3）管理人员要优选本图书馆文件及资料的存档内容。笔者认为应该遵循下述原则：首先选择中央、省市下发的有关文件，因为层次超高文件相对越少，而且是越重要；其次是选择和我们图书馆工作管理最为密切的文件资料；再次是要选择近期的内容；最后就是根据文件资料的历史价值、发挥作用的时间，不断更新、取舍或按要求向有关部门进行移交部分档案及文件资料。
（4）要按文档资料发放单位的层次、按图书馆各项工作的任务和性质分类、编号、立卷、归档。如：中央、省、市的文件层次不同，要分开。有关图书馆工作、群体管理工作、业务研究工作、职称评定的文件及评估材料都要有条理地分类、归档。
（5）要创造必要的文档管理条件，也就是要有文档管理室及坚固可靠的文档管理卷柜，特别对保密文件同、材料要重要妥善保管。
（6）要有严格的文档资料管理借阅制度，这一点是最为重要的，要发挥文档管理人员的职权作用，在听取群体人员意见的基础上制定文档管理借阅制度。决不能因为出借手续不健全或借阅者不负责任而造成某些档案及文件资料特别是重要资料的遗失及损坏。此外增强图书馆工作人员对档案及文件资料管理的意识，处理好与图书馆本身工作的关系，图书馆管理工作繁多，容易忽视对文件档案资料的收集和积累，时间一长，对立卷工作带来困难。尤其当前图书馆工作不断向现代化、科学化、社会化发展。信息的交流、办公自动化的提高及资源共享的实现，更离不开各种档案资料及文件的支撑。实践证明，只有重视图书馆文件档案资料的收集和保存，处理好图书馆正常工作与档案管理的矛盾，及时积累素材，节约时间，存档有序，才能使图书馆管理工作产生更大的经济效益和社会效益。同时还要注意到应该遵循的宗旨就是充分发挥文档资料的作用，能使这些死的文件及档案资料变成活的财富，充分发挥它的参谋咨询作用。方便大家查阅及使用，要提高文件及档案资料的使用效率，为搞好图书馆全面工作服务。
五、图书馆档案及文件资料的利用
加强图书馆档案及文件资料管理的最终目的在于利用，只有积极主动地开发利用档案信息资源，为图书馆和其他各项工作服务，图书馆档案才富有生命力。笔者认为，图书馆档案的利用工作可从以下三个方面开展：第一，配合领导决策，及时准确地提供档案信息，迅速为领导提供必要的服务。这样，领导决策和制订计划及总结工作时就有了可靠的参考和依据。图书馆工作活动的不断开展，一方面使其档案的内容不断得到丰富和完善；另一方面，在满足领导利用档案需求方面,也有取之不尽的信息资源，这无疑会大大促进图书馆工作的有序运转和正常运行。第二，配合馆内各项工作，积极提供档案资料，要做到检索便捷、传输快捷，为图书馆工作打开新局面起到积极的推动作用。第三，完整的图书馆档案资料,也为图书馆争创荣誉提供了必要的参考依据。
六、结束语
总之，随着科学的发展及进程，图书馆文件及档案资料的管理显得越来越重要和突出，在图书馆管理工作中，我们应按照国家档案法的规定和要求，把更多的新内容充实归档，确保档案质量和齐全；在新的实践中不断加以研究和探索，积累经验，充分发挥其文件和档案资料的效益，为图书馆的管理工作再上新台阶。
参考文献：
[1]马莲娜.数字化档案馆建设的几点思考[J].档案与建设，2004（55）：18－21.
1.1相关人员档案意识薄弱。
众所周知，任何一项建筑工程涉及到的档案资料都非常复杂，尤其是在工程竣工验收后所要交付给业主的档案资料非常多。在短时间内如果没有出现工程质量问题，则可以成功交付工程，随即施工队伍就结束工程，但在短时间内，没能收集整理出全面的工程资料，这也给工程档案管理带来了困难。而在利用档案时，工程档案还需要借鉴一些竣工验收证书或者工程决算、竣工图等资料，其他的工程档案就会被忽略，这就直接导致工程档案资料的利用率降低，从而不能确保完整、系统性的档案资料管理。
1.2建筑工程档案资料管理质量低下。
作为建筑工程管理的重要环节，包括施工前准备阶段的问卷资料和施工过程中形成的文件和竣工验收形成的文件资料都属于工程档案范围。当前，很多建筑企业对于建筑工程档案只注重资料的数量接受和内容分析，而缺少对资料的坚定，严重忽视了归档工作，从而造成工程档案中混入一些无保存价值的资料，进而影响对档案的优化管理与长期利用。不仅如此，有的工程档案资料在形成的过程中存在分量不足、保管丢失的情况，一些重要的文件和签字等资料随意性较强，最终导致工程档案质量不具真实性和有效性，建筑工程档案资料管理质量低下，严重影响工程档案资料的有效利用。
1.3缺乏严谨的建筑工程档案资料管理体制。
因施工企业和建筑企业的不重视，建筑工程的档案管理意识薄弱，普遍存在“重建设轻管理”的现象。很多企业的管理人员认为，档案管理是可有可无的，不能为企业创造更多的经济效益，所以不会对其投入人力、财力、物力等。甚至存在认为档案管理的不规范、不科学对于工程质量的影响不大的思想，所以很多关于建筑工程档案资料管理的体制也只是趋于形式化。除此之外，企业还缺乏相关的建立人员对工程档案管理进行监管。施工监理为建设方提供专业化、社会化的服务，以帮助建设单位对建筑工程的质量、进度、技术等方面进行控制，因此，监理方还要对工程档案资料的管理负起责任。严把各个环节的资料收集、整理与最后的档案形成、保管工作，全面保障工程档案资料的完整性和有效性。
2加强建筑工程档案资料管理的具体措施
2.1提高对建筑工程档案资料管理的意识。
当前我国建筑工程档案管理还存在很多的问题，其中最主要的就是建筑工程企业自身缺乏对于工程档案管理的意识，这也是最严重的问题。首先，建立并加强建筑工程档案管理必须提高有关领导的意识与认识，纠正传统的重建设、轻档案的思想观念，不管是项目法人还是技术人员、工程监理人员、管理人员，亦或是档案管理者，都应有组织、有计划地进行档案管理相关法律学习，使其充分掌握专业知识的情况下，进一步统一其思想、业务标准、工作要求，强调建设档案管理的重要性。其次，将档案工作责任落实到部门以及人，从而提高档案工作的自觉性与责任意识，明确法人的职责，构建职责明确，科学严密的档案管理体系，形成分工明确，使其在实际工程项目中发挥作用。
2.2建立并完善档案资料管理的相关机制。
缺乏完善的档案管理工作机制是很多建筑企业共同的问题，也是严重影响档案工作开展的重要因素。首先，要求各级建领导应重视起建筑工程档案建设工作，将工作计划纳入建筑企业的议事日程中，确保有专人负责。伴随着建筑工程项目的步步延伸，逐渐形成工程档案，这样一来才能确保档案的完整性。在实际的建筑工程施工中，必须确立负责人，并成立由建设单位、监理单位以及施工单位组成的领导小组，对工程档案管理工作进行全方位的考虑与统筹规划，建立相关制度并落到实处，还要保证这些工作是贯穿建筑工程全过程的。完善建筑工程档案不仅要从建立机制开始，还必须尽快完善工程建设中的各环节的档案收集、保管工作。不断鼓励与引导建筑工程档案组织机构，根据市场的需求，建立开放、推广、服务为一体的机制，进一步开拓企业的服务领域。
2.3明确分工，协调相关业务。
建筑工程档案管理是一项涉及面广、时间长且要求高的工作，档案原件的收集、归档与管理工作难度相当大，这些原件又与建筑工程有着密切的关系。因此，对于建筑工程档案管理工作必须严格按照国家颁布的相关规定以及一系列的文件要求。建筑工程档案管理人员必须进行掌握与熟悉法律规定，自觉进行相关法律的学习，提高依法制党的自觉性，才能更好地制定企业的相关工程档案管理标准。对于形成周期较短、时间性要求高的工程档案管理，可以通过明确划分时间段收集的方式，避免造成混淆与遗漏。而移交工程阶段，需要特别注意移交手续的完整性，明确移交的重要性，确保万无一失。
2.4打造综合素质较高的工程档案资料管理团队。
建筑工程档案管理工作离不开人，要做好档案管理工作必须有业务能力强，综合素质高的档案管理人员。由于档案管理的多样性与复杂性，这也给档案管理人员的知识与能力方面提出了更高的要求。建筑企业应为档案管理人员提供提升与锻炼的机会，定期聘请相关专业人士进行培训，成立相关的档案管理工作实施奖惩措施，积极鼓励员工进行自我提升的同时制定相关的行为规范，对档案管理工作的标准进行规划。
3结语
一、政治思想、职业道德
能够坚持四项基本原则，思想上与党中央保持高度一致。能够认真学习我国三代领导人特别是总书记关于理想信念、宗旨观念、“三个代表”等重要论述，树立起了正确的人生观和价值观，做到了遵纪守法、勤奋敬业、团结同志。能够时时处处以党员的标准严格要求自己，牢记党的为人民服务的宗旨，在档案管理与业务指导繁杂琐碎的工作中，做到了任劳任怨、埋头实干时时处处以工作为重，培养起了良好的职业道德。
二、档案管理工作
（一）档案资料的收集
⒈参与了对各科室档案的接收进库工作。原创：共参与接收文书档案卷，会计档案卷，用地档案卷，地籍档案卷，土地利用总体规划档案卷，监察档案卷规划档案卷交易档案卷人事档案卷评估档案卷矿管档案卷底图档案卷基建档案卷照片档案张，录像、光盘盘，图书资料册。
（二）档案资料的整理
⒈在接入库前，对各科室的档案进行案卷质量检查，对不符合入库要求的，按《档号编制规则》，指导并帮助进行整理。⒉参与整理底图、航片份，分类组卷归档卷；对张照片按《照片档案管理规范》
和市档案局的要求进行了整理归档。
⒊负责资料的管理工作。按《中国图书分类法》对图书进行了分类整理，近年来按规范要求整理资料余册。并按省一级档案管理的要求，建立健全了资料接收、整理与管理体系。
⒋对卷基建档案进行了整理归档。
（三）档案资料检索利用
⒈负责对各科室全引目录的接收和整理工作，对各科室报送的册全引目录进行了整理，并精装成册，并在原有检索工具的基础上，根据局内档案利用情况不断完善，不断增加，续添了职务任免专题目录、专业技术职务专题目录、先进个人专题目录，人名索引条、用地档案条、地籍档案条、监察档案条、土地利用总体请登陆原创网站：规划档案条、规划档案条、基建、设备、资料、实物目录共条。健全了检索体系。
⒉积极参与档案信息开发利用工作，主持了《充分发挥档案管理优势、积极为规划与国土资源工作提供服务》的编写，××年已申报山东省档案信息资源开发奖待批。
⒊负责资料与档案的接待利用工作。共接待利用者人，提供档案资料余卷（册）次。编写了档案利用实例效果汇编。
（四）档案资料保管保护
负责对局内档案资料的安全管理。定期对其数量和保管状况进行全面检查，填写登记簿；对档案资料库内温湿度按照要求进行调控，并及时对档案资料进行除尘、消毒，定期清理库房卫生，并进行安全检查，未出现任何事故。
（五）档案资料的统计
负责档案资料的登记与统计工作。建立了各种登记统计簿册，并及时进行登记统计。按上级要求及时报送有关数据。原创：
三、档案业务指导工作
（一）参与组织并指导各科室文件材料立卷归档工作。按照档案管理要求，结合局内业务工作实际，承担了全局个科室、局下属个事业单位的立卷指导任务；参加了文书处理与文书立卷工作。
（二）参与了本系统各单位档案工作的建立与指导。为使本系统档案管理规范化，参与了全市处乡镇（街道）规划与国土资源所的业务档案整理，并作了具体指导。
关键词：新形势；档案管理；创新方式
档案作为人们资料的载体，对于整个社会的发展有着重要的意义，在人类社会发展的过程中，每一阶段都有着自己独特的档案管理机制，不同的档案反映出不同时期的社会特征，透过档案，可以看出时展的特征，对于风景区来说，其档案记载着整个景区的发展变化史，承载着整个景区的发展历史，对于档案的科学管理是必要的工作，档案工作的科学开展对于整个景区的持续发展有着重要的影响，应该加强对档案管理工作的重视程度，保证整个景区管理适应新的形势需要。
一、当前档案管理存在的问题
（一）档案管理的封闭化
对于很多档案管理部门来说，档案工作的保密性、神秘性特色太过浓重，与社会的接触太少，对真正的市场需要了解不充分，对于景区来说，其主要获益方式就是通过吸引大量的游客获取利益，但是对于档案管理的神秘化会使得游客对整个景区的了解不到位，甚至会降低景区的吸引力，所以，在进行档案管理工作时，工作方式的单一封闭，使得档案管理工作不能发挥其真正意义。
（二）对于档案资料的挖掘不够
很多档案管理部门对于档案工作的处理仅限于管理，没有进行充分的挖掘利用，活得档案应该用活，将档案中的资料进行灵活运用，转变为更为吸引客户的形式，使得游客对景区的好感度增加，从而增加景区的利润。
（三）珍贵资料的保管不到位
很多档案管理部门对档案管理的重视度不高，对于资料实行不闻不问的政策，对于出现问题的档案资料不及时采取补救措施，使得大量的珍贵资料流失，给景区造成的损失是不可估量的。
二、新形势下对档案管理新的要求
（一）档案立卷是新时期的客观要求
以前的档案立卷制度在我国的档案规范整理方面发挥了重要的作用，使得我国档案管理制度化、规范化、标准化，但是，随着时代的发展，原有的档案管理制度存在着立卷过程繁琐、复杂的弊端，工作量大，使得档案管理的效率很难提高，而且档案管理工作的主观随意性大，很难对所有档案进行掌握。此外，各机关的立案人员的而流动性很大，使得立卷方法常常需要重新教给新的工作人员，使得档案管理工作的质量得不到保证。新形势下，要求对档案管理工作进行立卷，传统的封闭式档案管理模式逐渐向开放式方向发展，对档案的深化利用需要通过档案开放、编研等形式来实现，这也是目前最为先进的档案管理模式。
（二）注重对资料的平时收集
为了保证档案内容的齐全、准确、原始，对档案资料的平时收集显得尤为重要，档案管理过程中存在的问题随着时代的发展逐渐暴露出来，新时期为了解决这一问题，提出了对资料的平时收集的要求。首先，需要对岗位责任进行强化，将责任落实到个人，使得工作的质量得到保证，改变档案管理人员的消极对待工作的态度，改变传统的别人交什么就接收什么的情况，采取有效的措施将档案进行规划分类，使得档案管理不仅可以满足机构的内部需要，还能够适应时代的发展，使得档案管理的平时收集工作做到责任到人。其次，应该加强对档案的质量的重视，应该遵循材料形成的规律和特点，保证档案材料之间的有机联系，在规定的时间内进行整理、立卷，定期向相关的档案管理工作室移交，保证档案信息可以及时更新。最后，对于数据的收集主要采用自动化电子扫描的方法，进行输入、校对和管理工作可以更好的保证档案的质量。保证原始资料的完整性、准确性和时效性，以期适应全面网络化管理的新要求。
（三）适应档案编研工作的新要求
档案编研是对档案文献进行研究和编撰，向客户提供档案的信息利用服务，是现代信息加工产业的分支，注重档案编研工作的质量是新形势下对档案管理工作的又一新要求。对于档案编研的理论与时展脱节这一现状进行最快的扭转，当前，档案管理的理论研究主要集中在档案基础理论和宏观管理，对于档案编研的理论研究很少，且深度不够，内容较单薄，档案编撰工作主要是对论述史料的一次文献进行编撰，对于二次文献和三次文献的编研工作缺乏系统专业的理论指导，编研成果缺乏科学性实用性。
三、如何创新档案管理方式
（一）加大对档案管理法案的执行力度
在开展档案管理工作的过程中依照法定程序来开展是根本，必须符合相关的法律法规，促进各档案管理法规的平衡发展，在开展工作时应该建立在各项规章制度都健全的基础上，为档案部门解决实际问题，对于单位库房的安全防范工作必须要到位，保证档案资料的完整和安全。应该实施统一的档案管理措施，对各种类别、各种载体的档案进行统一管理。档案立卷是新形势下应该重视的工作，在进行档案立卷工作的开展时，应该严格按照有关规定实施，应该加大对档案管理的监督力度，保证各单位可以按时移交档案。
（二）实施档案管理开放透明化
对于大部分人而言，档案具有神秘特质，包括对政府、社会团体等各方面的文件资料，在众多档案中，档案有政治、经济、文化等方面的宏观史料，档案将人们原始的资料保存下来，在过去很多单位的档案都实行只对内部人员开放，随着时代的发展，档案既要服从保密的原则，还应该有一定的开放性，任何档案文献的价值主要对其承载的信息进行开发利用，以满足社会各界的需要，主要是为老百姓服务，所以，档案管理工作面向百姓，给予一定的开放性，可以让人民更好地了解工作，配合工作。
（三）紧跟时代步伐加强档案编研
要想做好工作，工作人员的态度是基础要素，应该加强编研意识，提高编研人员的素质，把档案编研工作纳入整个企业的工作日程之内，对已经设立的科室进行整改，使得编研人员切实履行其职责，对编研人员的政治素养、文化素养和身体素质进行全面提高。编研工作的开展也是建立在一定的资料之上的，所以，加强对档案管理的资料的收集也是至关重要的，编研工作主要是对档案内容进行研究，然后进行充实，所以，基础必须打牢。对编研工作实行多功能管理，适应当前社会的竞争机制。首先需要满足编研成果可以在一定程度上促进社会进步。其次，应该实现一定的经济效应，以经济建设为中心，不断编研出促进经济建设的成果。
四、总结
结合时代需要，对档案管理工作不断进行创新，结合计算机技术、信息技术，使得档案管理工作实现全面的网络化管理，在新形势下不断克服档案管理存在的问题，结合新的形势需要进行创新，使得n案管理工作的质量得到提高，促进景区的可持续发展。
参考文献：
[1]钟晓芸.试论新形势下档案管理工作创新的“四化”.[G]《办公室业务》2012（1）71-72.
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［关键词］图书资料 档案 信息化管理 优势
［中图分类号］G250.73 ［文献标识码］A ［文章编号］1009－5349（2012）07－0046－01
由于科学技术的迅猛发展，传统的图书资料档案管理已经跟不上发展的要求，比如说管理制度不够健全、管理者的档案意识淡薄和管理观念的滞后性等。为了解决目前面临的这些问题，实行图书资料档案信息化管理势在必行。
一、图书资料档案管理的现状
（一）传统图书资料档案管理面临的问题
1.管理体制的不完善性。管理者不知如何规范和管理图书资料档案，致使工作人员在收集资料的时候面临着各种各样的压力和挑战。有的不知道哪些资料是用来归档的，哪些不是归档范围内的，这就导致图书资料档案范围不够全面、材料不集中和不能及时归档等现象时常出现。目前，还没能建立一套完整的图书资料管理的制度。
2.管理意识的淡薄性。图书资料档案是档案工作中非常重要的内容，它能够反映图书工作的成果。由于人们没有认识到它的重要性，这样就不能及时有效地搜集档案资料。也无法把图书资料档案管理工作列入档案工作的主体和重要组成部分。
3.管理观念的滞后性。由于传统的图书资料的归档方式大多采取纸质形式，这样档案资料越来越多，需要很大的储存空间，还要预防造成资料破损的各种可能，这方式就显得特别的落后，缺乏开放与创新意识。
（二）实施图书资料档案信息化管理的必要性
1.图书资料是知识的海洋和素养的翅膀，档案就如同一个复杂而庞大的资源库。方方面面的信息杂乱无章地存在于各种资料当中，只有当人们需要的时候信息才会依据相关的需求被整理出来，从而实现档案的作用和价值。所以必须把档案信息化管理列为档案管理工作中的一项重要任务。
2.图书资料档案的信息化管理，会实现图书资料的资源共享和使用人群范围的扩大以及利用率的提高。要实现信息化管理就要制定相关的标准，开发档案管理应用软件，使得图书资料不受时空的制约，做到资源共享。
3.要始终把档案信息化管理作为档案工作重要的基础工作，并且是一个循序渐进的过程，是一个长期的工作任务。为了使这项工作顺利有效地发展，就要形成一套完善的、健全的、可执行的管理办法。
二、图书资料档案信息化管理的优越性
当今是一个科技发达的网络化时代，以往的图书资料档案管理方法已经无法满足读者的要求和适应社会发展的步伐。为了适应这种现实情况，这就要求档案的管理工作要实现信息化和现代化管理。由于计算机技术普遍使用和迅猛发展，这就为图书资料档案的信息化管理提供了非常成熟的条件，所以实现信息化管理已经成为必然的发展趋势。
信息化管理使图书资料档案的保存方法更便捷，利用起来更方便。管理者要对各种资料和信息及时地记载和更新，这样能保证信息的准确性。使用者就会避免直接接触原件，减少了资料原件的损坏几率，使图书资料档案的保存方式得到了极大的改善。
为了使图书资料的检索和使用能够更加方便，信息化管理使图书资料的目录和文档归档都采用电子的方式。采用了方便快捷的网络查询系统，使用者只需输入需求的关键词，相关档案资料信息就会被搜索到。
信息化管理不仅节约了空间，还大大节约了有限的人力资源，提高了工作效率。为工作人员减轻了劳动强度和为借阅者节省了宝贵的时间，有效地提高了工作效率，大大节约了有限的人力资源。
三、小结
随着科学技术的不断更新和进步，信息技术日新月异的发展，无论是一个人还是一个社会要想发展都离不开知识。为了满足这种需求，图书资料档案管理者必须跟上时展的步伐，不断地完善和更新图书资料数据库的建立，实现图书资料档案的信息化管理，实现资源共享，满足社会公众的需求，使档案信息做到真正地服务于大众，服务于社会。
【参考文献】
[1]杨哲.知识经济时代的信息化管理[J].医药论坛杂志,
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【关键词】医院；档案管理；科研项目
科研档案是对于科学技术研究过程加以真实、详细记录，是一种十分关键的信息资源以及技术储备，是国家重要的科学财富，对其务必实施集中、规范管理，保证科研档案的齐全、准确、安全，以便于利用以及研究。笔者结合多年的工作实践，就如何规范医院科研档案的管理工作浅谈几点体会。
一、建立和完善医院科研档案相关管理制度，实现科学规范管理
建立和完善医院科研档案相关管理制度，实施集中规范管理是对医院科研档案进行科学规范管理的前提与基础，也是档案管理工作的发展方向。同时，应当建立并完善档案相关的工作制度，实施档案工作的规范化以及标准化管理。医院的科研管理部门应当根据国家相关规定将科研档案的管理工作真正纳入到有关的科研管理制度中去，并有机融入到计划、课题以及成果管理等各项工作中去。科研以及建档工作实施四同步管理的制度：下达的科研计划和提交对应的科研文件材料的归档工作应当同步进行；检查科研计划工作的进度和检查对应的科研文件材料的完成情况应当同步进行；对于科研成果的验收、鉴定工作应当和科研档案材料的验收、鉴定工作同步进行；科学技术成果的上报登记工作、奖励评审工作和科研人员的考评与提拔工作应当和档案管理部门出具相应的归档证明资料工作同步进行。
二、高度重视重要的技术资料的系统性和完整性，严格把好归档关
重要的技术资料对于医院而言十分重要，它是科研档案中最为精华的部分，它能够推动医疗科学研究水平的进一步发展。在收集过程中必须加以分类以及鉴别，同时，还应当向广大医务工作者做好档案法以及相关的科研档案管理制度的宣传工作，进一步提升他们的档案意识，保证科研档案资料的系统性以及完整性。
三、提升档案管理和科技人员的自身素质，以便更好地为医疗科研服务
作为一名档案管理或者相关的科技人员应当具备一定的专业知识以及相应的管理理念；同时具备一定的信息意识、创新思维以及强烈的参与意识，以不断提升自己的业务素质。由于医院的科研档案种类繁多，内容广泛，载体以及记录形式各式各样，所以，医院的科研档案职能管理部门应当进一步完善档案存储以及相应的检索手段，充分运用电脑以及网络信息等最新技术，不断提升管理水平，发挥科研档案资料的价值，以便更好地为医疗科研服务。
四、全过程参与到课题管理工作，保证科研档案的质量
（1）对科研立项进行指导。由可以将科研项目的有关归档内容以及要求利用电子邮件或者下发书面通知给项目负责人，并且对其加以指导，收集该项目的有关文件资料一并交到科研档案管理人员进行归档，同时当作对项目进展进行检查的依据。（2）专卷的建立。将科研项目在课题准备期所形成的各种文件资料，由项目负责人建立专卷，以保证项目准备期的相关文件资料的完整性。（3）实行科研项目负责人负责立卷、归档的制度。从项目的启动，项目负责人应当对科研活动中产生的相关文件资料加以收集并整理之后教给科研管理部门，以便档案管理人员及时收集、整理、编号、保管，确保不丢失。（4）严格把好论文的质量关。在论文对外发表之前，作者应当到科研管理部门对于刊物进行核实（是不是正规的期刊）；出具论文外投证明信并加盖公章；论文正式发表之后，论文的原件以及复印件应交到科研管理部门归档保管。（5）阶段性检查。在科研课题研究中，科研管理部门的档案管理人员应当了解并掌握课题的研究进展，对于课题每个阶段应当产生的原始资料加以检查，查出问题及时整改，以保证研究中产生的原始资料形真实可靠性。（6）参与项目的验收工作。档案管理人员应当对项目的原始资料、实验记录以及过程管理进行检查，以对项目研究产生资料的质量进行验收，如果档案不满足要求，该项目不能进行结题验收。
综上所述，对于医疗科研档案进行管理的最终目标为了更好将科研档案为医疗科研服务，进一步提升医疗水平以及医院的总体素质。所以，应当不断创新科研档案管理工作制度，用全新的管理方法与理念加强科研档案的管理工作，改进科研管理机制，充分利用科研档案资源，更好地为提高医疗水平服务。
参 考 文 献
[1]，项滨．医院科研档案管理创新的思考[J]．中国医院．2007，11（2）：62～64
关键词：企业油田；声像；实物；档案；数字化；管理工作
为了延长企业油田声像、实物档案的寿命，许多的石油企业都将档案信息数字化管理当做一项重要的工作进行开展。企业油田声像、实物档案是关于油田在勘探开发、生产经营、科研管理过程中积累的有价值的资料，这些是石油企业资源的重要组成部分。近年来随着油田档案信息化、数字化程度不断提高，企业油田声像、实物档案数字化管理工作的建设也不断加快，为了满足石油企业现代化管理的要求，做好企业油田声像、实物档案的数字化管理工作显得越加重要。根据实际的工作需要，油田不断的扩大规模，数字化的档案资料为生产科研工作者提供了先进的研究环境，并且节约了大量的时间。可见，数字化的档案资料为油田企业的现代化管理和油田勘探开发工作提供了便捷和可能。
1 档案数字化管理工作的必要性
企业油田的声像、实物档案信息是油田勘探开发和生产经营活动的记录信息的载体。随着石油企业勘探开发工作不断深入，以及石油信息化工作的不断开展，只有利用好已有的石油档案资料，在扩大勘探领域和增大石油产能方面才会产生巨大的社会效益和经济效益。但由于这些档案的数量越积越多，加上声像、实物形式的档案资料翻阅的困难，使得查阅、分析档案资料的工作需要耗费大量的人力物力，不符合油田企业现代化管理的要求。为了使这些已有的声像、实物石油档案信息在生产建设中发挥其作用和实现其使用价值，做好档案数字化，健全档案信息数据数字化管理的工作，有很大的必要性。
2 档案数字化管理工作面临的问题
2.1档案数字化管理录入缺点
石油企业声像、实物档案信息转录为数字档案过程，需要相关工作人员做大量的工作，虽然所参与工作的人员是本企业的员工可以保护档案信息的保密性，但是在录入的过程中难免会出现人为因素的错误信息录入。在声像、实物档案录入过程中所购置的相关数据设备，需要一笔资金投入，但在声像、实物档案信息转换完成后，大部分的数据设备就会闲置不用，造成一定的浪费。为了转换信息所需要配备专业人员，对相关人员进行专业化培训，这对于一些档案部门实现这一要求有不少困难。如果请专门的专业人员工作，就会增加档案资料泄密的风险。专业的公司对于档案录入收费会比较贵。
2.2档案数字化存储有困难
受客观条件的限制，企业的石油声像、实物档案资料在存储时都有一定的寿命，对于长期有用的数据资料就需要定期的更换存储媒介，以保证档案数据资料的不丢失。档案数字化所用的存储介质一般为光盘或者计算机硬盘，有时候由于备份处理不及时，一不小心会将数据资料格式化，造成数字资料丢失。有时对计算机硬盘所存储的资料进行迁移时，最容易造成档案信息资料缺失遗漏。光盘由于制造材质的原因，在使用过程中材质有一定的使用寿命周期，所以不仅呀定时对所存储的数据进行检查，还要及时更换光盘避免档案信息资料的丢失。这就额外增加了人员的工作量和资金的投入。
3 档案数字化管理工作问题的解决措施
3.1规范档案数字化管理工作
规范档案数字化管理工作需要结合企业自身的实际资金周转情况，建立健全的档案分类规则和档案号码编制的规则。并且根据国家和本行业现行的标准规范和制度，对电子文件进行规范化的管理，保证档案信息检索的准确率。为了保证档案信息的正确性、原始性和完整性，需要安排专业的人员具体负责，不仅对档案资料采集的工作加强管理，还要加强对档案资料转换数据的质量控制。规范化的档案数字化管理工作，是数据资源建设重要保证。对于档案管理的专业人员，提高其专业的档案管理水平，并定期安排其专业技能的培训工作。
3.2加强档案数字化管理工作的安全性
声像、实物档案信息转换成电子文件，一般都会存储在计算机设备中。在使用和上传的过程中是在局域网等网络环境下运行的，有可能因为档案运行的操作系统或者是有攻击性的文件影响档案信息的安全性，需要采用物理隔离或者磁盘等其他措施保证档案信息的安全性。现代化的石油企业档案数字化管理工作要求有健全的管理责任制度，把信息安全贯穿到整个管理工作中。同时还要为了保证档案信息的安全性和机密性，企业应该和数据管理的专业人员签订安全保密的合同。最重要的一方面是，为了保证档案电子文件的安全性，要制定严格的档案信息数据的检查和备份制度。
对使用档案信息的用户设置不同程度的权限，需要相关档案资料的人员必须经过相关领导的审批，和档案借阅管理人员授权后才可以使用档案资料。为了避免档案资料的滥用和非法商用，要对档案的电子文件资料增加相应的版权水印标志，或者申请其他的版权专利。
4 档案数字化管理的发展趋势
石油企业声像、实物档案的数字化发展趋势在传统的数据录入基础上，会采用更先进的数据采集录入设备，全面实现自动化、智能化的数据录入工作，避免了在档案资料转换过程中发生泄密的事件。而对于所配置的专业数据转化机械设备的费用将会是低价格的，为档案数字化管理工作降低成本。档案资料的电子文件的存储的介质性能更耐用，更低廉，计算机硬盘和光盘结合使用，增加档案资料的存储稳定性和安全性，解决了数字化档案长期存储面临的数据可能丢失的问题。新的计算机技术的应用，不仅使得档案信息数字化管理工作现代化，还使得石油企业的管理工作更有效率。
5 结语
将大量的油田声像、实物档案信息转存为电子信息档案是符合石油企业现代化管理的需要。在档案数字化管理建设过程中，要充分保障资源建设的原始性、准确性和及时性。虽然进行石油企业声像、实物数字化管理工作现阶段面临着许多困难，但是计算机技术的不断进步，档案数字化工作将会发挥其优势，使档案数字化管理工作符合石油企业现代化的需要。使石油勘探开发、增多石油产量等工作有更方便的资料查阅，提供有参考价值的资料。
参考文献
[1] 方辉；；建设有个性的测绘文化[A]；全国测绘科技信息网中南分网第二十四次学术信息交流会论文集[C]；2010年
[2]吴献立；企业数字化档案馆建设的思考[J]；科技情报开发与经济；2007年34期
[3]万纯洁；新形势下企业档案管理工作探讨[A]；“纪念建国60周年”档案学术研讨会论文集[C]；2009年
[关键词]二级学院 教学档案 管理 优化
[中图分类号]G431 [文献标识码]A [文章编号]1009-5349（2016）24-0122-02
教学档案是指在教学过程中形成的，具有保存价值的文字材料、教学文件、影像等教学资料的总称。二级学院是学校开展本科教学的基础单位。完善二级学院教学档案工作是迎接审核评估、健全教学质量保障体系、提高教学质量的重要环节，是“本科教学评估的基础和依据”。本文在分析二级学院教学档案存在问题的基础上，从制度建设、人才培养、工作规范等方面积极探讨教学档案管理模式的优化策略。
一、二级学院教学档案的重要作用
（一）研究教学档案是提高二级学院专业建设水平的必经之路
教学档案是二级学院历史发展的物质载体。教学档案产生于二级学院成立、发展、提升的全过程，贯穿于二级学院理论教学、实验教学、实习、见习、毕业论文等教育教学过程的全部方面。可以说，二级学院教学档案承载二级学院历史发展的具体呈现，是二级学院教学发展的历史见证。因此，对于二级学院档案的研究能够具体勾勒二级学院教学发展的历史脉络，有效总结二级学院教学发展的经验教训，从而为二级学院专业建设水平奠定基础。
（二）研究教学档案是提高二级学院教学管理水平的重要路径
教学档案记录二级学院教学过程中的优秀榜样人物，总结二级学院教学历程中行之有效管理经验，反映二级学院教学管理的价值取向。通过研究二级学院教学档案，能够承上启下，有效学级学院教学管理的历史经验，方能实事求是，开拓创新，探索出适合于二级学院教学管理发展的有效路径；能够激励教学，通过学习先进人物的教学事迹，凝聚人心，明确导向，激励专任教师和教学管理人员将更多地精力投入教学，提高教学管理水平。
（三）教学档案是学校和二级学院审核评估工作的重要基础
教学档案是学校和二级学院审核评估的重要工作。学校审核评估的教学资料都需要从二级学院教学档案中凝炼而来，都需要由二级学院教学档案提供支撑，例如教师分学期课表、教师年度工作量、毕业论文题目、学生基本信息、实习基本情况等数据。学校在此基础上进行汇总，才能够形成具体有效的评估材料。在审核评估工作中，二级学院院长自评汇报所依据的原始材料就是教学档案。专家组进校考察本科教学水平，最为直观的手段是查阅教学档案，例如抽查试题试卷和课程作业，调阅毕业论文、实习报告和实验报告，审查教案、教学进度表、听课记录表等。通过以上方式，专家组能够较为全面地把握二级学院的教学管理水平，较为科学地评价二级学院的本科教学质量。
二、二级学院教学档案管理模式存在的三大问题
（一）领导重视程度不够，档案意识薄弱
二级学院领导对教学档案普遍不够重视，缺乏应有的档案意识。二级学院领导在教学方面侧重于教学任务安排，毕业论文选题和指导、实践实习教学工作安排、期末考试安排、教学改革项目立项和教材项目立项等常规工作，将其视为教学工作的核心工作，对教学档案工作往往处于“说起来很重要，做起来不重要”的尴尬地位。相应而言，普通教师除了在教学进度表、考试试卷和毕业论文方面比较重视，在教案、实习指导书、实验报告等方面往往敷衍了事。
（二）管理人员变动较快，业务能力较弱
二级学院的教学档案主要有教学秘书直接管理。遗憾的是，一方面，二级学院教学秘书处理的日常事务繁多，包括排课、实习、试卷、四六级、计算机考试等方面，难以留出专门的时间进行档案整理。另一方面，部分二级学院的教学秘书以兼职为主，这就导致教学秘书流动较为频繁，对档案管理工作难以形成规范化认识，缺乏教学档案管理的专业素养和能力，教学档案管理人员知识结构单一，对教学档案基本分类和归档范围不够清晰，导致教学档案内容不齐全，教学档案建档顺序错误，教学档案保管期限较为模糊。
（三）教学档案分类粗略，管理规范程度不够
教学档案内容丰富，涉及面较广。二级学院进行教学档案的收集、整理、编目、立卷等过程中，往往出现一些失误，导致教学档案的分类混乱，教学档案资料归档资料不高，未形成完整体系。并且，部分教W资料（例如教案、说课稿）未整理归档，部分教师参会、培训或进修缺乏总结材料，部分实验室面对学生开放，但缺乏实质性的统计分析等量化材料。并且，部分归档的教学资料不够规范，部分教学资料用铅笔记录，时间较长则字迹模糊；会议签名未签全名，会议时间未写到年度；留存的二级学院文件未加盖公章，留存的二级学院规章制度学院负责人未签字。
三、优化二级学院教学档案管理模式的三大策略
（一）重视宣传教育，健全档案制度
二级学院教学档案是二级学院教学工作全过程的重要文本资料，是衡量二级学院教学管理水平、教学建设资料的重要凭证。我们要采用多种宣传途径，宣传《高等学校档案管理办法》和《高等学校档案实体分类法与高等学校档案工作规范》等文件规定，提高二级学院领导和教师的档案意识，认识到教学档案在教学质量保障建设中的重要作用，重视教学资料的日常积累，将教学归档工作与日常教学工作紧密结合，避免出现被动式整理的情况。建章立制，实行教学资料定期归档制度。根据《高等学校档案部门业务建设规范》，要求做到“三纳入”“四同步”，即“纳入学校计划和规划，纳入管理制度，纳入有关人员的职责范围；在布置、检查、总结、验收各项工作的同时，布置、检查、总结、验收档案工作”。相应的，在教学档案工作中，我们应将教学档案管理纳入教学工作整体规划，纳入教学管理制度，纳入教学管理人员职责范围。我们应做到布置教学工作与布置教学档案工作同步，检查教学工作与检查教学档案积累、归档工作同步，总结教学工作与总结教学档案工作同步，验收、评审教学工作与验收教学档案工作同步。
学校成立教学档案考评领导小组，推行教学档案任务目标责任制，将教学归档任务层层落实，责任到人；推行教学档案定期检查制度，学校每学期对教学档案进行全面检查，发现问题及时督查和整改；推行教学档案情况通报制度，健全激励机制，对二级学院教学档案工作开展不力的，要适当进行批判和通报；对二级学院教学档案工作开展情况较好的，相应进行表彰；依据目标完成情况，每学年评比教学档案管理先进个人。
（二）优化队伍结构，提升业务能力
建设一支数量充足、素质较高、结构合理的教学档案管理队伍，是做好教学档案工作的重要保障。换言之，二级学院教学档案工作质量，归根结底取决于教学档案队伍建设情况。因此，我们要高度重视教学档案队伍建设工作，给予一定政策支持，“打破长期以来的‘干好干坏一个样’的局面，科学制定岗位职责规范和目标责任制”，确保教学秘书队伍的稳定性，调动教学秘书队伍工作的积极性、主动性和自觉性。学校加强业务培训，采取多种形式多种渠道的教学档案管理人员岗位培训，提高教学秘书的业务能力和职业素养，促使他们牢固树立教学档案管理意识，掌握教学档案管理的新理念、新技能、新方法，有效提高教学档案的管理水平。
（三）健全分类方法，规范管理机制
教学档案分类是教学档案管理工作的前提，教学工作是本科教学的中心工作，教学资料是教学工作的重要载体，形式多样，内容丰富。二级学院教学档案管理人员即无可能，也无必要将所有教学材料纳入教学档案。依据教学任务和教学实践需要，二级学院教学档案可以分为九大类：文件类、学籍类、教务类、考务类、实习类、实验类、毕业论文类、教材类、调研类。
1.文件类包括上级部门下达的教学类文件、二级学院相关专业的培养方案、二级学院制定的教学管理和规章制度、二级学院教学工作会议记录、二级学院教学经费申请和批复材料、二级学院教学工作总结、教学建设类，包括专业建设发展规划、专业定位、人才培养特色、专业定位等方面等。
2.学籍类包括学生花名册、学生成绩单、学生参加各类比赛的获奖情况、学籍处理情况、学生违纪处分情况等。
3.教务类包括教学任务书、教学课表、教学大纲、教案、教学计划调整申请表、调课申请表、教师工作量等。
4.考务类包括期末考试试卷、平时成绩册、试卷交接登记表、期末考试统计直方图和质量分析表；四六级成绩单、计算机等级考试成绩党、课程试题库、考试违纪作弊学生处理相关材料。
5.实习类包括实习的计划安排、实习基地的相关情况、实习计划、实习报告、实习考核；专业见习的计划、报告和考核等。
6.实验类包括实验教学课程大纲、实验教学计划、实验教学登记表、实验室开放基本情况、实验仪器设备利用情况等。
7.毕业论文类包括毕业论文（设计）的选题材料、审核材料、评阅材料、答辩材料、毕业论文（设计）原件、优秀毕业论文（设计）申报材料。
8.教材类包括教材使用申报表、教材建设规划材料、教师使用优秀教材所占比例，教师编写、出版教材的比例。
9.调研类包括教改项目的立项和结题材料、教材项目的立项和结题材料、教研室活动记录本、教师听n记录本、教学座谈会和学生座谈会记录、课程建设情况、教师教学培训情况、教师发表教学研究论文汇总、教学奖励情况汇总等。
以上九大类教学管理档案资料基本涵盖教学运行全过程，相互联系、相互支撑，形成内容丰富、条例清晰的教学档案体系。
在教学档案科学分类的基础上，我们还应重视教学档案收集标准和管理规范。教学档案以原件为主，格式规范、时间准确、内容完整。手写记录字迹工整、图片材料清晰明确，以便于长期保存。教学文件材料保持内在逻辑统一性，保持原始性和完整性，做到留痕迹。例如，在讨论专业培养计划时，应当有讨论的会议记录和思路总结。教学文件整理应当以大类为主，以时间先后顺序为原则进行排序。教学档案应当专人负责，放置在指定的区域，确保防火、防潮、防虫、防盗。
【参考文献】
关键词：地质勘探单位 地质工作 管理工作 档案目录 档案工作 档案资料
随着煤田地质单位的不断发展，地质档案工作所涉及的范围也越来越广，在一定程度上增加了管理地质档案的难度。在地质工作中，对于不同历史时期的地质勘探单位的地质工作状况，能够通过地质资料进行客观、真实的反映，从某种意义上说，档案资料是最真实、最珍贵的历史资料。通常情况下，地质资料包括综合档案、测绘、地质档案、地球物理勘探，以及测井、钻井工程、油气田开发等方面的内容。对档案资料通过进行规范化管理，对于加快地质工作进程，为社会提供优质的地质信息服务具有重要的现实意义。
1 档案工作规范化管理
结合我队档案信息管理实际情况，按照《档案法》、《全国档案信息化建设实施纲要》等的相关规定，对档案进行规范化管理。在一定程度上，加强了陕西省煤田地质局档案信息管理工作，提高管理水平，对于实现档案管理工作的规范化、信息化具有重要意义。
2 对档案工作规范化管理的重要性
2.1 档案工作的社会地位和价值
陕西省煤田地质局在新中国成立以来50余年来，其下属的各地质勘探单位积累并保存了许多档案资料。对于地质勘探单位来说，这些档案资料真实地记录了地质历史工作。同时，在政治、经济、文化等方面的状况也能够对不同历史时期的地质勘探单位进行客观地反映，真实地记录地质工作的进程和变化情况，可以说，地质资料对社会来说是一笔宝贵的财富。在加快地质工作进程，为社会主义现代化建设提供信息服务方面，地质勘探单位做好档案管理工作具有重要意义。
2.2 档案管理规范化的意义
在经济社会发展中，在各个行业、各个领域都涉及到地质工作，可以说，地质工作是一项基础性工作。地质勘探单位通过档案材料为社会主义现代化建设提供地质信息服务，无论是共享地质档案信息，还是健全社会服务体系，对档案资料进行规范化管理，进而充分发挥地质档案资料的作用，同时在一定程度上避免地质工作的重复性具有重要意义。
3 强化档案工作管理的规范化
3.1 地勘单位档案工作规范化管理的组织管理
为了对档案资料进行规范化管理，地质勘探单位需要对档案机构进一步完善，同时在领导岗位责任制中纳入相应的档案管理工作，并提高其重视程度；为了明确档案管理人员的职责，需要建立和完善岗位责任制，并且对档案管理人员加大教育培训力度，统一管理档案工作。
3.2 制定档案管理制度
在对档案进行管理的过程中，为确保管理有章可循、有法可依，进而实现档案管理工作的规范化。根据档案的类别，结合地质勘探单位的实际情况，对文件材料、地质材料、会计凭证、账薄、报表等，按照《档案法》、《陕西省档案实施办法》的有关规定，制定相应的管理制度对其进行统一的管理。同时，对档案资料通过建立和完善地勘单位的文书档案、地质科技档案资料、会计档案等管理制度进行规范化管理。另外，加大地质勘探单位档案基础业务的建设力度，在一定程度上确保档案资料的完整性和齐全性。
4 地勘单位档案资料的开发利用
对于地质勘探单位来说，充分利用档案资料是其保存档案资料的目的。多年来，在地质工作中，地质勘探、地学研究等地质科技资料得到了集存，对地质历史工作进行了真实地记录，在一定程度上为开展地质工作提供参考依据。所以，需要规范化、科学化地对地质档案进行管理，管理流程：
4.1 建立档案目录数据库
我们将地质档案数据库分为：①科技文件；②规程规范；③档案管理；④科研类（地质物探）；⑤钻探科研成果；⑥储量；⑦煤田预测；⑧煤田普查；⑨详精查；⑩水源；■建井等。
4.2 项目管理与档案资料管理一体化
为了确保档案资料在数据类型和格式方面的统一性，按照档案归档标准，对形成的地质科研项目，文件材料、地质资料等进行管理和保存，同时对从立项论证到申报奖项的所有文件材料、地质档案资料等进行规范化管理。另外，对档案资料通过电子文件和纸质文件的方式进行双轨制管理，在一定程度上为信息化管理档案提供保证。
4.3 推进地勘单位档案资料工作数字化工程建设
所谓档案数字化，就是指对档案（馆）室藏的各种纸质、照片、声像、胶片等传统的档案信息等，通过计算机技术将档案信息转换成计算机系统能够识别和处理的信息，并将档案信息按照一定的格式存储在磁带、磁盘或光盘等上，在一定程度上实现地质档案资料信息无损利用。对地质信息资源借助电子信息等现代化技术进行管理和保存，实现档案资源的共享。所以，为了加快地质工作的现代化进程，为社会提供地质信息服务，需要对档案工作进行规范化管理。
参考文献：
[1]都蕾，姜丽丽.论档案管理在地质调查研究中的应用[J].中小企业管理与科技（下旬刊），2010（12）.
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