【关键词】规范化；专业化；真实、准确、完整；经济资源集体采集利用
《会计法》明确规定：“国家机关、社会团体、公司、企业、事业单位和其他组织（以下统称单位），须依照本法办理会计事务。”各单位必须依法设置会计账簿，并保证其真实、完整。会计机构、会计人员依照本法规定进行会计核算、实行会计监督。会计机构、会计人员依法真实、完整地办理了会计事务，也就是说，会计人员生产出合格“产品”了。那么，如何把这一合格“产品”—即会计档案保管好、使用好，是各单位普遍存在的问题。本文就拟把会计档案管理规范化和管理专业化结合统一方面进行探讨。
财政部、国家档案局关于印发《会计档案管理办法》的通知，自1999年1月1日起执行，对会计档案管理有了明确规定。但是目前的状况是：有的单位会计档案管理比较规范，有的单位会计档案管理的随意性比较大，有的单位在会计核算年度终了，把会计档案往库里一堆了事。没有专职档案人员进行管理，也没有配备兼职人员进行管理，谁需要资料谁都可以查找，严重违反了会计档案管理办法。
随着我国社会主义市场经济的发展，会计工作越来越重要。会计记录的经济活动信息都归集在会计档案中。会计档案是记录和反映单位经济业务的重要史料和证据，是各级政府经济信息统计基础性资料，是微观和宏观经济规划的重要依据，也是单位负责人是否廉洁施政的重要证据，会计档案是经济活动综合的反映。
1.会计档案管理的专业化
会计档案管理的专业化，包括两个层面的含义：既包括了会计档案管理需要有专业化的队伍承担管理工作，有包括了管理会计档案的工作人员的专业化工作水平。
县团级以上企事业单位，会计业务量大的，应配备专职会计档案管理人员。事业单位会计档案管理人员应给出编制。国有大型企业配备专职会计档案管理人员，应从会计人员选拔产生。县团级以上企事业单位，会计业务量比较小的，应当在会计机构内部指定专人保管。只有专业化，才能规范化。专业化是会计档案管理规范化的前提和基础。只有专业化和规范化有机结合，才能达到会计档案管理规范的有序统一。
一个单位内部，有不同的会计主体：即一级法人单位，还有二级会计核算单位（即非法人分支机构或二级报账制单位）。不论什么样的会计主体，都有大量的会计档案需归档。单位内部还有不同的行业，会计核算、会计监督对象也不同，客观上也要求会计档案管理的规范化和专业化。不能简单地把会计档案一归档就了事。造成经济信息资源永久沉淀，得不到及时开发和利用。
无论是上述何种会计档案的管理方式，都需要对从业人员进行专业化知识的培训，提高管理人员的档案管理水平。需要做到以下几个方面：首先，从领导层面上要增强对会计档案管理工作的重要性认识，意识会计档案对于本单位开展工作的重要意义和潜在的经济利益；第二，给予一定的物质、经济支持，会计档案的收藏与保管需要一定的物理场地，保证会计档案的安全完整也是提高会计档案馆里专业化水平的重要指标之一；第三，对档案管理人员提供培训的支持，目前很多从事会计档案管理的人员对档案管理知识较为缺乏，或者是对专业性质较强的会计档案的管理缺乏一定的认识，所以对管理人员进行专业化的培训，既有利于提高会计档案的信息质量和保存价值，又有利于提高对会计档案中蕴藏的信息的开发与使用。
2.会计档案管理的规范化
《会计档案管理办法》明确规定：“各单位必须加强对会计档案管理工作的领导，建立会计档案的立卷、归档、保管、查阅和销毁等管理制度，保证会计档案妥善保管，有序存放，方便查阅，严禁毁损，散失和泄密。”明确了会计档案保管期限和目的，就是要及时对会计档案信息资源有效开发利用。一定时期经济信息资源及时采集利用，可能会对经济社会有极大地推动作用和促进作用；过了保管期限，随着经济的发展，经济和社会工作中的新情况、新问题不断出现，原经济信息资源开发利用价值也就随之终结。及时开发利用会计档案信息资源是关键，把握时代脉搏，需要不断学习型人才，才能有效开发利用会计档案经济信息资源。从开发利用角度看，也需要会计档案管理规范化和专业化。
会计档案管理的规范化需要从制度上进行建设。《会计档案管理办法》是各个单位对会计档案管理制度建设的基本原则，在此基础上对会计档案的立案归档、管理利用、编纂开发和鉴定销毁形成规章制度。实施的细则需要包括以下的几个方面：第一，要建立制度保证会计档案的安全完整，这是会计档案发挥作用的基本前提；第二，要建立档案制度的保管制度，会计档案的主要作用就是为了日后的对于账目的清查鉴定的作用，因此需要建立制度对会计档案的归档期限、范围、种类和使用人员的范围有明确的制度规定；第三，要建立会计档案的鉴定与销毁制度，虽然建立会计档案是为了防止财会人员，但是会计档案还是存在着一定保管规律，要对会计档案的要建立完整的鉴定制度，及时对超过保管期限的档案进行销毁，同时也要对销毁档案的流程和方法进行制度建设，即建立起销毁制度。
会计档案管理规范化和专业化的统一，着重加大对会计档案管理规范化检查的力度。对各单位会计档案是否建档和归档，依据《会计档案管理办法》进行一次大检查，对没有按《会计档案管理办法》管理会计档案的单位进行整顿，限期改正；经过整顿，仍没有按管理制度执行的，给予处罚。同时应把会计档案管理规范化，纳入单位年终考核体系，使之制度化、规范化、专业化、经常化。使用多种手段和措施，促进各单位会计档案管理升级，：开展会计档案管理创先争优活动；会计档案管理知识有奖抢答赛活动；开展会计档案管理学术活动等等。依法促使本单位负责人对本单位的会计工作和会计资料的真实性、完整性、合法性负责。
一、明确档案管理的主要对象
我们首先要明确一个概念，房地产企业管理的档案不等同于房地产档案。房地产档案是指在房地产发证登记、房地产交易买卖、房屋动拆迁、建设用地及批租用地活动中，经过收集、整理、鉴定，形成的反映产权人、房屋自然状况及使用土地状况，应当归档保存的文字材料、计算材料、图纸、图表、照片、录像带、录音带、磁介质软盘等各种载体内容的文件材料。
房地产开发企业以营利为目的，从事房地产开发和经营活动。因而，注定会产生大量建设工程类档案与经营管理类档案，它们构成了档案管理工作的主要对象，这也是本文论述的对象。
建设工程类档案即基建档案，也属科技档案范畴。房地产开发企业是建设单位，对于施工、设计、监理等单位来讲是业主单位，保管的档案最多。根据2002年起施行的《建设工程文件归档整理规范》要求：在组织工程竣工验收前，应提请当地的城建档案管理机构对工程档案进行预验收；对列入城建档案馆（室）接收范围的工程，工程竣工验收后3个月内，向当地城建档案馆（室）移交一套符合规定的工程档案。换句话说，最后公司内部档案管理员整理归档的工程档案，主要是向城建档案馆（室）移交后剩余的档案。
房地产经营管理档案是企业在房屋经营、租赁，办理产权登记，交易转手过程中形成的。原来房屋产别只有直管房产和单位自管房产，而现在私房房产、涉外房产、股份制房产不断增多，出现了多元化的态势。同时，产权形式的变化频率加快，房地产买卖、租赁等交易活动越来越多，所涉的部门也越来越多。笔者现在于成都市房管局下属的一个国有房地产开发企业工作，现在局下属的单位就有房地产交易中心、房产登记中心、房地产经营公司等不同的企事业单位。这些单位由于业务不同，所以保管的房地产档案，特别是经营管理类房产档案大不相同。
关于建设工程类与经营管理类档案具体包括哪些档案，将在第二部分讲到。此外，房屋在几十年的管理过程中，还涉及很多物业管理档案，这些也属于房地产档案范畴。由于现在房屋都有专门的物业公司管理，所以本文就不再做专门论述。
二、档案管理应注重动态性
众所周知，房屋从准备修建到竣工，以及产权的办理、转移，时间跨度是很长的，期间不断有新的档案形成。这决定了建设工程类档案与经营管理类档案不可能像文书档案那样按年度归档。动态性管理关键就是在房地产开发和经营的工作进行中就重视档案工作，注重档案产生时间上的连续性。
先谈建设工程类档案。刚才讲到，最后公司内部档案管理员整理归档的工程档案，主要是向城建档案馆移交后剩余的档案，当然这部分档案数量也不少，这就意味着我们不能只重视管理日后移交进馆的档案。各项目部的档案资料员应该认真执行《建设工程文件归档整理规范》，档案收集应按建设程序划分为工程准备阶段文件、监理文件、施工文件、竣工图、竣工验收文件五部分。工程档案管理的动态性，关键就是档案要持续性收集，分阶段存放。像在工程准备阶段，就要把关于工程立项的会议纪要、领导讲话，专家建议文件，拆迁安置意见、方案，国土证等收集齐全。准备阶段完后，工程进入施工阶段，该阶段的文件资料最多。项目部有关人员在制定、填写、审核这些文件时就应特别仔细，以便档案资料员收集保管到齐全、有效的文件。
房地产开发企业是建设单位，在工程进行过程中，除了本单位产生的档案外，施工、设计、监理等单位也应该向其移交一些档案资料。笔者建议房地产企业在与施工单位、监理单位签订有关合同时，在合同中写明对方有义务提供有关文件资料。公司项目部有关人员平时也应主动向其他单位征集所需的文件档案。另外，工程竣工验收合格后，并不意味着就没有工程档案了。比如一些住宅小区竣工验收合格后还涉及路灯安装、大门修建或某些局部改造，这些工程也会产生相应的档案，并且它们可以不移交进档案馆。因此，项目部人员也应注意收集这类档案，日后向公司档案室移交。笔者所在的公司还专门成立了档案巡检小组，坚持每季度一次到各项目部检查指导档案、文件的管理工作，发现问题及时解决。总之，各项目部的人员要努力做到在工程彻底竣工后，既能向当地城建档案馆（室）移交一套符合规定的工程档案，又能向公司内部档案室移交一套完整规范的档案。
再谈谈经营管理类档案的动态管理。当今很多房屋还未竣工就开始准备销售了，所以这类档案虽产生时间一般晚于工程档案，但也必须尽早开始重视这类档案的收集工作。任何房地产开发企业都有专门从事房地产市场调研、房屋营销工作的人士。所以这部分人士应注重经营类档案的动态性管理。但笔者认为不必把问题搞得太复杂，其实对一个企业来说，某个项目的经营管理类档案主要就分为两部分。
第一部分是项目管理类文件。主要由研发策划、前期配套、营销策划等文件组成。项目研发成果，包括可行性分析、报告、评审资料等文件；项目营销策划方案、市场调研报告；项目广告，包括公司整体形象广告及相关报道，载体形式包括剪报、刊物等；项目销售价格方案、销售分析、销售总结；宗地情况，包括自然条件、社会条件、竞争楼盘信息等；项目规划设计草案相关文件，概念设计相关文件及项目设施指导书，方案设计文本及相关文件，房产证，预测报告，预售许可证；资产、法务等相关合同，等等。
第二部分是房产销售和租赁档案。其主体是房屋销售或租赁过程中双方形成的合同。销售一套房屋就有与之相应的一份产权，就有一套合同及相关资料，一套合同及相关资料就组成一卷档案。因此，合同在房地产档案数量中占了很高的比例。这类档案虽然数量多，但同一项目的每卷档案组成基本相同，一般包含房屋买卖合同、买卖合同补充协议、业主公约、户型图、产权证复印件、户主身份证复印件、定购书等。当然还有一些特殊情况，比如某位客户亲笔承诺书，承诺他首次在本地购房，那这份承诺书最好也应放入销售档案中。由于同一楼盘中不同房屋购买时间不同，办理产权的时间也不同，这些不确定因素使房产销售档案的形成和收集也有时间上不确定的特点，营销部门人士必须坚持动态性管理。所以，一般应该是一个楼盘所有房屋销售完毕，有关证件办理完毕，才能将这些档案移交给档案室。
三、档案管理应注重整理环节
在档案管理工作若干环节中，整理工作是核心，不仅花费时间较长，而且直接关系到以后的统计、检索、查阅等。刚刚讲到的动态性管理主要是企业中相关职能部门人员的工作，而整理肯定是专职档案工作者的工作。关于整理，笔者只谈论三点。
首先是涉及分类。其实刚才讲到的前期有关部门对档案动态性管理，即收集、鉴定等工作搞好了，就已经将不同档案的大类分好了，如此，档案管理员整理起来就会比较顺畅。档案的分类方法有多种，通常有两种方法：一是按种类分类，即将建设工程类档案和经营管理类档案分为一级类目。不同项目的建设工程档案都放到一起；不同项目的经营管理档案都放到一起。二是按房地产项目分类，即把具体一个项目划分为一个大类，形成一级类目，然后将此项目的建设工程类档案与经营管理类档案作为二级类目。无论按哪种方法分类，同一项目的建设类档案肯定都是按工程进行的时间先后顺序排序，即分阶段排序，经营类档案应把项目管理类与房产销售类档案分开整理。
【关键词】油田开发；企业档案；管理建议
档案是一种原始的历史记录，是“没有掺过水的史料”。档案管理工作承担着客观记载一个单位成长历程的重任。在信息化日益高速发展的今天，随着电子档案的诞生和运用，档案的管理方式也日益趋向多元化的发展趋势，这就使得档案的管理工作面临着诸多新情况、新问题，同时也给档案管理工作者提出了新的更高的要求。
对于油田开发企业来说，档案是该企业发展过程中的真实记录和里程碑，是该企业实现又好又快发展的一个重要参照系，其不仅是企业加强科学管理、提升企业影响力、维护企业合法权益的重要资料，也是该企业加强队伍建设、提高企业整体管理水平，促进油田开发企业走上更加规范、更加科学的轨道，实现科学发展、又好又快发展的一个有力支撑。所以，探究油田开发企业的档案管理，对企业来说无疑有积极的推动作用。
一、目前油田开发企业档案管理中的主要问题
近年来，全国各地的油田开发企业虽然在一定程度上对本企业的档案工作有所重视，档案管理工作无论是硬件建设还是人员配备都有了相当的规模，管理人员的素质水平也得到了很大程度的提高。但在档案管理工作的具体实践中，仍然有许多这样或那样的问题值得重视和改进。
一是档案管理的自动化水平有待进一步提高。提高档案管理的自动化水平是一个老话题，虽然企业在这方面做了不少工作，但与目前网络化管理的新需求相比，还在很大程度上达不到要求。企业的档案室网络化顶多是配置了几台电脑而已，档案人员的工作手段仍是手工检索和手工整理录入。
二是档案的收集还有许多不规范之处。在档案收集过程中，有的制度形同虚设，档案的交递程序不够完善，有些部门或科室以忙为借口而推诿拖拉，使得档案不能及时归档，特别是一些比较重要的档案因档案人员不能参与而导致不能及时归档，甚至出现丢失的现象。另外，由于企业人员调动频繁，一些重要的档案未能上交归档的现象时有发生。
三是档案未能实现综合管理的格局。油田开发企业的档案管理部门大多是办公室的次级部门，由于主管领导事务多、工作忙，造成具体的档案协调工作脱节，再加上档案室主任的级别职权偏低，势必造成与其它部门难以很好协调。另外，劳资、人事等部门各自的档案存放也造成了管理重复、权限交叉等诸多不便的现象。
四是档案整理规范化程度不高。由于档案管理人员素质水平高低不一，因而就会造成在档案整理中出现分类不够准确、卷内目录与实际内容不相符等问题。尤其是在文书档案中，一个单项又分为多个单元，如果部门或部分人员上交档案时没能把单元划分准确，常常会出现文件或资料归类不准的情况。
五是档案管理的深度和广度不够。这里的深度是指档案管理人员对企业的重大生产、经营活动在信息上了解不多，因而造成这些档案在收集和利用上存在差异。另外，从广度上讲，许多企业目前还没有建立真正意义上的专门声像档案管理室，这些都给档案的综合管理、科学管理带来了一定的难度。
六是档案管理人员素质普遍偏低。油田单位的档案管理人员大多是从部门选调，科班出身的寥寥无几，还有的人员知识更新较慢，未能及时接受新的理念、技能，这些都给档案管理水平的进一步提高带来障碍。
七是档案工作的硬件建设较差。目前，大多数单位的档案存放环境较差，硬件建设跟不上时代需要。有的档案室房屋陈旧老化严重影响着档案存放的安全，有的则与其他部门混合办公，使档案的管理根本达不到保密的要求，这些现象都对档案的管理带来不利影响。
二、加强油田开发企业档案管理工作的建议
以史为鉴，可知兴衰。档案是历史的真实记录，是各项事业发展的基础。档案工作是一项崇高的事业，档案工作者要认识掌握档案工作的基本规律，明确档案工作职责、基本技能、工作内容与要求，紧密结合工作实际，突出重点，包括档案法律法规文件、档案行业标准规范、档案管理工作制度，使之具有法规性、实用性和可操作性，以适应信息时代的要求，进一步推进档案事业健康有序发展。
第一，档案的公文制作必须规范。档案公文的制作是提高档案管理水平的基础和前提，档案公文的用纸一定要保证质量，纸张的尺寸、规格必须统一、标准、规范。另外，公文制作时还应注意检查档案的签发程序。最后还应检查公文字迹是否清晰、引文文种是否合理、用字是否符合规范要求等。
第二，档案的收集和整理要及时准确。档案人员要积极主动深入各部门收集需要存档的各种档案资料和信息，尽可能地扩大资料的存档范围。与此同时，档案工作人员还要积极主动参加企业的各种生产经营性会议，及时掌握生产经营动态，做到该归档的资料一定要及时归档。
第三，档案资源要进行整合以便综合管理。要做好油田企业的档案管理工作，使之达到科学规范，就必须把人事、劳资等其它部门分管的档案统一划归到档案室管理，同时要协调宣传部门及时把宣传科录、照的相关影音资料交转档案室。在人事调动过程别要注意防止档案资料的丢失情况的发生。
第四，档案工作的软硬环境要进一步改善。各油田企业要定期对档案的各种环境、设备等进行检查，如果房屋出现不符合档案存放标准的现象，就必须尽快进行整改。同时，还要尽可能的提高档案管理人员的各种待遇，解除他们的后顾之忧，使之能安心、愉快工作，为档案事业尽职尽责。
第五，档案的电子化管理程度要同步提升。在做好纸质档案管理的同时，要不断适应电子化管理发展的需要，根据电子化档案管理的要求逐步对档案资料进行细化整理，对不适宜进行电子化管理的纸质、陈旧性档案应建立电子检索目录，以尽快实现现有档案管理与电子档案管理同步提升、协调发展。
第六，要提高档案管理人员整体的业务素质。油田档案管理不仅有档案管理的共性，还具有油田本身的个性。这就要求我们的档案管理者不仅要提高档案管理的技术素质，还要学习油田开发等一系列相关知识。只有这样，才能把工作做的出色、使工作常常出新。
在新的历史起点上，档案工作不仅肩负着为企业生产服务，为提高企业管理水平服务的重担，而且还担负着为历史负责、为社会负责的、为人民负责的重任，这就要求我们的各级领导、档案管理人员必须以高度的责任心、使命感来做好档案工作，使档案工作在油田开发、生产和建设中发挥出更大、更好的作用。
【参考文献】
青岛北海船舶重工有限责任公司山东青岛266520
摘要：随着社会主义市场经济的日益发展，国家企业固定资产投资项目越来越多，随之项目档案也日益增多，各个企业也开始重视项目档案。但项目档案管理是一项系统复杂的工作，笔者结合北船重工的具体情况简单地谈了固定资产投资项目档案管理过程中普遍存在的几个问题，并提出了几点建议。
关键词 ：档案管理，投资项目，解决措施
0 引言
随着中国经济的日益发展，国家和企业也越来越重视固定资产的管理，社会的档案意识也有所提高。“十五”期间，集团公司固定资产投资项目较多，将产生大量的固定资产投资项目档案。为了防止企业资源的流失，为了加强项目档案资料的归档整理工作，规范集团公司固定资产投资项目竣工档案的编制、验收工作，中国船舶重工集团公司下发了《关于印发〈中船重工集团公司固定资产投资项目竣工文件编制及档案整理规范〉》。
1 加强项目档案管理工作
加强项目档案管理工作，不仅反映了企业发展的历史过程，而且为项目完成后的投入生产、扩建、改造等提供了原始资料，对企业是绝对有好处的。笔者结合北船重工的固定资产投资项目档案管理现状谈谈固定资产投资项目档案管理过程中存在的以下四个问题。
1.1 档案意识薄弱，轻视项目档案资料管理
档案意识薄弱，轻视项目档案资料管理是思想上的问题，也是比较重要的问题。许多建设单位根本不重视项目档案资料的收集积累，特别是在施工过程中，施工单位都在赶工期，建设单位也只想着项目的进度，好投入使用，忽视了档案资料的收集和整理，没有按照本行业、本系统的规定收集相应的资料，或者是没有做到收集完整，导致重要的档案资料缺失。等到建设工程完工要办理竣工验收时，才想到工程档案必须要通过验收。为了应付竣工验收，建设单位才开始投入大量的人力物力来补充档案资料，导致很多档案资料缺失，影响档案今后的利用和质量。我们企业搬迁，开工了大批的建设项目，项目完成后建设部门归档的固定资产投资项目档案中就有很多缺页，模糊不清的，根本不能达到档案制作的标准。
1.2 项目档案的系统性不行，保证不了原始性和完整性
项目档案管理是一个动态的过程，从项目的立项、设计到施工、监理、验收、档案资料一直处于使用中的状态，直至项目验收以后，才能相对稳定。有的一些特种设备还需要定期检验。投资项目是由多个行业的队伍参加施工监理，这些施工队伍对档案工作的相关法规不是很了解，有的甚至从来没有接触过。他们大多数不知道这些项目档案的归档范围，不重视投资项目文件材料的管理工作，导致项目档案的完整、准确、系统都得不到保证，影响了项目档案工作质量。归档的时候还不完整，有的缺了开工报告，有的缺了合同，给我们整理项目档案增添了麻烦。
1.3 规章制度不完善
北船重工管理项目档案，主要是根据《中华人民共和国档案法》、国家档案局、国家计委《基本建设项目档案资料管理暂行规定》、中国船舶重工集团公司《建设工程档案资料管理规定》、《中船重工集团公司固定资产投资项目竣工文件编制及档案整理规范》这些规范。毕竟公司有自己的特点，有着它的具体情况，还是需要制定符合本公司的规章制度。
1.4 保管条件不具备
档案是不可再生的信息，必须要保证档案的实体安全和信息安全，这就需要具备一定的保管条件，档案库房达到八防的要求，库房与借阅室分离。企业需要给档案提供良好的保管条件。北船重工还正处于新厂建设的过程当中，很多厂房、办公楼还正在建设中，所以库房比较紧张，没有专门的项目档案库房，一些工作环境还不具备整理、保管项目档案条件，因此利用起来也不是很方便。
2 加强企业项目档案管理的措施
企业项目档案管理水平，主要是靠各项基础工作的实绩来体现，只要把基础工作做好了，企业档案管理的水平就容易得到提高，这两者的关系是辩证的、互相影响的。加强企业项目档案管理，必须从基础工作做起。笔者认为做好企业项目应从以下几个方面加强档案管理工作。
2.1 要加强企业领导和全民的档案意识
首先，企业里领导对档案管理的重视程度，是影响档案管理的重要因素。只有领导有较强的档案意识，重视档案工作，给档案工作人员增加了积极性，才能把档案工作纳入日常管理和制度考核中，保证了档案工作顺利开展。如果领导没有档案意识，看不到档案工作的重要性，那档案工作很难正常进行。其次，就是全民的档案意识，特别是基层档案工作人员的档案意识，全民有了档案意识，才能确保有用的档案资料的及时归档，档案工作才能顺利有效地进行。
2.2 加强项目档案的收集积累
项目档案管理本身就是一个动态的过程，档案记录了项目的全过程。项目一旦出现了问题或者需要维修，这些档案资料就是最有力的凭证。在项目开工之前，应该将有关计划通知档案部门，让档案部门来指导建设部门收集项目档案资料，让档案工作提前介入，明确项目资料哪些需要归档，哪些只需短期保存，哪些可以作为参考资料，让档案工作与工程建设同时进行，保证资料收集的齐全准确。
在项目建设过程中，制定明确的工作程序，从档案的收集、整理、保管、移交到有效利用，这需要档案部门、建设部门和施工部门的互相配合，既能保证项目工作的进度，又能符合档案管理的要求。
在项目完工后，施工部门应将收集的项目档案资料，按照档案整理规范整理项目资料，之后向档案部门移交，确保归档后的档案资料完整、准确。档案部门应及时提供指导帮助，加强与施工单位、建设单位的联系，共同努力做好项目档案工作。
2.3 加强全过程管理工作
档案工作人员和技术人员要全程跟进投资项目建设的全过程。最主要的是把项目档案的收集整理工作列入合同的有关条款，运用合同条款和档案管理的有关规章制度来提高项目档案的编制质量。项目建设单位的领导要重视和支持档案工作，在与施工部门、设计部门、监理单位分别签订施工合同、设计合同、监理合同时写入合同里，将档案工作与经济效益相挂钩，以确保项目竣工档案资料的质量，这样就能使工程技术管理人员重视档案工作，并落实责任制，提高他们编制档案的责任心。
项目的设计单位要按照建设部门的合同、协议规定，按照项目档案资料的整理规范，编制与建设项目实际情况相符的竣工图和竣工文件，向建设部门提交完整、准确的归档文件，并经系统整理后的项目文件材料及图纸。
2.4 要提高档案人员的业务素质，并保证其工作的相对稳定性企业还应配备相应的档案管理工作人员，培养他们的专业技能，提高他们的业务素质，并保持档案队伍的相对稳定性。档案管理一般是企业中薪酬相对比较低的岗位，这就造成了档案人员工作不积极主动，比起其他岗位更容易流失人才。如果企业不为档案工作提供更多更好的便利条件，档案工作人员也不能安心工作。此外，企业还应该积极参加国家和行业举办的业务培训、技能培训等，让档案管理人员了解项目档案形成规律，让档案人员参加工程项目竣工验收，参加设备开箱验收，使档案人员在文件材料形成之初就能把握文件的来龙去脉，明确项目档案资料有哪些内容，知道项目档案资料地归档范围，提高档案人员的专业技能和业务素质，让他们能更好地为企业地档案管理工作。这样才能不断提高企业地档案管理水平。
2.5 完善档案管理的规章制度
规章制度是规范档案管理的保障。有了完善的档案管理制度，档案工作就有依可循，有章可考。为了全面规范企业档案工作，提高现代企业管理水平，企业档案管理部门必须要立足于基础建设，按照国家及行业规范标准的要求，制定符合本企业具体情况的规章制度，抓好项目档案资料的形成、整理、保管、归档、统计和开发利用，力求在企业内部做到分类统一、编号统一、档案装具统一和工作质量标准上的统一。主要是制定项目档案的归档制度，项目档案的整理规范，项目档案的查借阅制度，档案库房保管制度等等。
2.6 要抓好企业档案的提供利用和开发
利用是档案管理的最终目的。为企业在生产经营、销售以及在解决企业问题中提供档案资源利用服务，是企业项目档案管理的重要环节，也是档案管理工作的基本出发点和根本目的。为了便于档案资源的开发利用，在企业档案的基础管理工作中，应编制出多种途径的检索工具，做好档案资料汇编工作，不断提高档案的检索效率。
上下一心共筑高质量发展之基
（德惠市畜牧业管理局汇报材料、经验做法德惠养殖业）
各位同仁大家好：
近年来，我市始终把畜禽养殖档案建立工作列为重点，常抓不懈，备受省、市上级业务部门的好评，曾在国家验收免疫无口蹄疫区建设成果时，获得了农业部评估组的高度认可。今年以来，为进一步规范畜禽养殖生产经营行为，加强养殖档案管理，按照省、市关于畜禽养殖档案整治规范年行动方案的通知精神，结合我市畜禽养殖档案建立的实际情况，自3月1日起，在全市范围内开展了畜禽养殖档案整治规范年行动。目前，工作已取得了阶段性成果，现作汇报如下。
一、行业发展条件得天独厚，档案建立水平良莠不齐
德惠市地处松辽平原腹地，位于长春、哈尔滨两大城市之间，京哈高铁、京哈高速、京哈铁路和102国道四条干线平行贯穿德惠境内，交通十分便利。全市幅员面积3435平方公里，共辖19个乡（镇、街），297个自然村，总人口近100万人，耕地面积21.4万公顷，地处世界黄金玉米带和黄金水稻带，农作物主要以玉米、水稻、大豆为主，属北温带大陆性季风半湿润气候，四季分明，自然条件得天独厚，为畜牧产业的良好发展提供了有力条件。
我市畜牧业发展迅速，截止2020年末，直连直报系统中共有规模养殖场605个，规模以下养殖户2196个，散养户57942个，全市生猪发展到135万头、肉牛发展到7万头、肉羊发展到7万只，蛋鸡存栏450万只，肉鸡出栏8000万只，是名副其实的畜牧业大市。
虽然我市畜牧业发展态势总体向好，但也存在着养殖档案建立不规范的问题。有的畜禽养殖主体文化程度较低、法治意识淡薄，在养殖档案记录填写上依然习惯性沿用传统的记录方式，没有建立起规范的养殖档案。对此，我们通过仔细研读，领会了省、市畜禽养殖档案整治规范年行动方案的通知精神，在长春市级相关单位的指导帮助下，认真制定并实施了《德惠市畜禽养殖档案整治规范年行动方案》。
二、成立组织明确各级责任，落实经费提供有力保障
按照行动方案，我局成立了畜禽养殖档案整治规范年行动领导小组，组长由主管副局长担任，副组长由德惠市畜牧总站站长、动物卫生监督所所长、动物检疫站站长、疫控中心主任担任，成员由畜牧总站、动物卫生监督所、动物检疫站、疫控中心的相关科室人员组成。同时成立了畜禽养殖档案管理专家组，由主管副局长任组长，畜牧总站、动物卫生监督所、动物检疫站、疫控中心各选派一名业务骨干为组员，专门负责培训及督导工作。
为确保整治规范年行动取得实效，我们在原有的基础上，进一步细化了工作目标，建立了包保责任制度，在畜牧总站遴选出业务能力强，服务水平高的技术人员，组建了养殖档案指导服务团队，分别包保各乡（镇、街），与各乡（镇、街）的技术指导人员直接对接，深入养殖场户开展养殖档案规范建立指导服务。同时在资金方面，我局经过多方协调，在德惠市财政资金十分紧张的情况下，为整治行动争取到了25万元的专项经费。
三、队伍建设打造“三位一体”，长效监管依托“捆绑管理”
我们在成立组织、落实经费后，立即开始实施全市畜禽养殖档案整治规范年行动，主要分为三个阶段。
一是宣传发动阶段。我局多次召开专门会议，传达了省、市畜禽养殖档案整治规范年行动精神，下发了《德惠市畜禽养殖档案整治规范年行动方案》。在各乡（镇、街）公共场所、交通要道的醒目位置共悬挂了100余条宣传条幅。服务团队技术人员下沉到包保乡（镇、街），将1万余张宣传单（明白纸）逐村逐屯逐场逐户地发放到养殖主体的手中，力求做到家喻户晓，人尽皆知。经过为期一个月的宣传，广大畜禽养殖主体在思想上充分认识到了规范记录养殖档案的重要意义，而且也了解到规范记录养殖档案不仅是《畜牧法》规定的法律义务，更是他们应尽的法律责任，如不遵照执行，将依法受到惩处。通过宣传发动，广大养殖主体的心态从消极转变为积极，愿意接受技术服务人员的指导或主动规范填写档案的各项记录。
二是培训检查阶段。在历年组织的培训中，始终把养殖档案的建立作为重点内容，多次安排课时，反复示例讲解。今年按照省里的养殖档案格式版本，印刷了足够数量的养殖档案记录本，免费发放到各乡（镇、街）养殖场户，统一按新的版本格式指导规范填写。整治行动开展以来，专家组成员首先在3月8日至3月16日，连续利用两周时间，对畜牧总站的包保人员开展了精准培训，进行了细致讲解，分别模拟生猪、肉牛、肉羊、蛋鸡、肉鸡不同养殖品种的规模养殖场，一项不落的模拟填写档案，直到能够全部熟练填写正确为止。随后，专家组又于3月17日至3月18日，对各乡（镇、街）的技术人员进行了集中培训，依次对各项记录进行详细讲解并进行了模拟填写。在4月16日至4月17日，畜牧总站组织部分养殖主体参加了长春市畜牧总站举办的养殖档案培训班。至此，总站包保人员--乡（镇、街）技术人员--养殖场户“三位一体”的培训全部完成，形成了业务交流指导体系的有效衔接。与此同时，在3月22日至4月23日，利用一个月的时间，服务团队的包保人员，深入走访所负责辖区的所有规模养殖场，一对一指导养殖档案的规范化填写。并在6月7日至6月18日，利用两周的时间，专家组成员深入各乡（镇、街），进行了规模养殖场养殖档案检查指导，对发现的问题，及时指出了整改意见。
关键词：管理类档案 问题 归档范围 梳理
中图分类号：G275.2 文献标识码：A
企业管理类档案是在企业运营过程中形成的，反映党务、行政管理、经营管理等各类管理活动的档案，是企业各项业务、生产和管理活动等正常运转的支撑平台。企业的各项业务决策需要以它为支持，企业利益的维护也需要它作为证据支撑，其对企业的作用是重大且无可替代的[1]。
制定规范的归档范围和保管期限是管理类档案工作的基础和源头，旨在使所保存的档案既能反映企业主要职能活动，维护其历史面貌，又便于保管和利用。归档范围确定了哪些文件材料应转化为档案，即归档鉴定，保管期限确定了档案鉴定销毁与否的年限，即到期鉴定。
一、管理类档案归档存在的一些问题
管理类档案归档范围涵盖不全是较为普遍存在的问题，且主要集中在“重红头文件，轻非红头文件”、“重结论性文件，轻过程性文件”。企业管理类档案最初基本上仅局限于红头文件，很大一部分日常管理中形成的重要文件如领导在重要会议上的讲话、会议纪要、重要的专题调查材料、工作计划和工作总结、统计报表、大事记等被忽略归档[2]，还有一些因新增职能所产生的文件一直未予归档。上述种种情况造成公司管理类档案分类较多而散，归档工作被动而不全面。
因此，遵照国家相关规范和规定，对企业管理类档案归档范围和保管期限进行全面规范的梳理，维护企业管理类档案资源的完整、准确和系统势在必行。
二、编制依据
2009年11月2日，为规范企业档案工作，使之更好地服务于企业生产、研发、经营和管理工作，国家档案局档发【2009】4号文件了档案行业标准《企业档案工作规范》（DA/T 42-2009，以下简称“规范”），其中附录了《企业文件归档基本范围与保管期限参考表》。
2012年12月17日，为便于企业正确界定文件材料归档范围，准确划分档案保管期限，促进企业依法经营和规范管理，国家档案局令第10号公布了《企业文件材料归档范围和档案保管期限规定》（以下简称“10号令”），并自2013年2月1日起施行。该规定要求企业应依据本规定和国家及专业相关规定，结合自身特点编制本企业的各类文件材料归档范围和档案保管期限表。
三、管理类档案归档范围的梳理方法和注意事项
相较档案部门而言，文件处理部门或主管部门更能准确判定文件归档与否及重要程度，因此，可采用分部门编制的方法，同时可以明确归档责任，避免归档主体不清。
（一）准备工作
档案部门认真研读上级文件和行业标准，结合各部门工作职责编制相关文件和表格。可编制《文件材料列表》（见表1），供各部门梳理文件，最好举例演示，并对表中相关字段进行说明，以便于相关部门更好地理解和操作。这样，既有利于职能部门梳理工作和产生的文件，又有利于档案部门全面而具体的了解公司文件材料的构成，在此基础上，进一步梳理管理类档案的归档范围。表中，“对应类别”一栏对应“10号令”中的“序号”填写，如无相应类别，可自行添加。保管期限根据文件的重要程度可分为永久、定期30年和定期10年三种。
（二）通知开展工作
条件允许并且时间充裕的情况下，可以成立项目组，将此作为专项工作开展，项目组可深入具体部门逐一协助梳理。若条件不允许，则可简化为编制备忘录或通知文件，将依据文件和《文件材料列表》作为附件，一并发给相关部门，并明确反馈日期和工作联系人，以便于及时进行跟踪和沟通。争取公司及各部门领导的充分重视是非常重要和必要的，这样各部门才能积极配合，提供较为全面准确的结果文件。
（三）各部门自行梳理
各部门组织部门领导、专业人员和文书人员共同对照通知文件，认真梳理本部门的业务流程和信息流，确定哪些文件应该归档，再按照文件材料的重要程度，确定其保管期限，填写《文件材料列表》。需要注意的是，应选择本部门形成的文件材料作为归档重点，只有把各部门的重要文件、有查考利用价值的文件材料收集齐全、完整，才能全面反映本单位的历史全貌和活动规律，为日后工作查考与借鉴服务。此外，不要照搬照抄参考文件，要突出本部门的职能特色，文字表述力求规范、准确，内容具体，避免俗语和歧义，尤其是专业术语应使用全称或规范化简称，尽量避免“重要的”、“一般的”等主观性的表述，增强归档范围的针对性和可操作性。
（四）档案部门整理汇总
档案工作人员对各部门提交的《文件材料列表》进行整理、汇总和鉴定，对重复项给予删除或合并，对不一致的地方与相关部门反复沟通，并据此制定管理类档案的分类体系、归档范围与保管期限。一般的，企业管理类档案可以分为以下几类：行政管理、经营管理、财务管理、人力资源管理、信息管理、QHSE管理、资产管理、审计、法律等[3]。为便于归档单位集中组卷和归档，分类尽量与企业职能部门的划分一致，并可按文件分类主题和归档单位两种方式排列（见表2、表3）。
（五）实施，动态更新
将管理类档案的分类体系、归档范围和保管期限纳入企业制度体系文件，发至相关部门和领导进行交叉审核，对其内容进行再次核定，再无异议后以红头文件的形式正式实施，并组织相关工作人员进行宣贯，各所属单位和部门应严格按照规定做好管理类档案归档工作。实施后，在一定时期内应尽量保持相对稳定，然而，梳理档案归档范围和划定保管期限是档案部门的一项基础性和长效性工作，随着公司组织机构或工作职能的调整，以及文件材料重要程度发生变化，需要对归档范围和保管期限进行相应调整，做到动态更新，这样才能使其与实际工作保持一致，从而更好地开展管理类档案的各项工作。
参考文献：
[1] 魏春萍.浅谈企业文书档案管理[J].企业文化，2015（2）：170.
关键词： 人事档案 材料 关键 措施
在改革开放新形势下，在国家由人才大国向人才强国转变的背景条件下，对干部人事档案工作提出了更高要求。干部人事档案工作只有与时俱进，采取措施，立足实际，切实抓好干部人事档案管理以提高档案质量，才能更高效地为人事干部工作服务。而档案材料的收集与整理工作是否齐全规范，将直接影响着干部人事档案的质量。因此，做好收集与整理工作是干部人事档案工作中的重中之重。
一、档案材料的收集是做好干部人事档案工作之关键
1.主动收集。目前，有些档案材料形成部门和个人的档案意识淡薄，材料产生后把材料据为己有，不及时移交管档部门。因此，作为管档部门要随时了解干部人事档案材料产生的信息，应主动深入材料形成部门收集归档，不能被动等待，避免材料形成时间过长未及时收集或经办人员岗位变动造成档案材料丢失。
2.建立部门人员网络联系图，重点收集。管档人员建立部门人员网络联系图，各部门设立一名联络员，再根据干部人事档案分类法的十项分类，拟出十类重点收集的材料。如：三类考核材料，四类学籍材料、职称评聘材料、培训材料，五类政审材料，六类加入党团组织材料，九类工资材料、干部任免材料、调动录用材料、聘用合同书及退休审批表等重要材料，及时与联络员联系，尽快收集归档，以防止散落在部门或个人手中，从而影响档案的完整性。
3.追踪收集与经常收集。档案管理人员要经常关注个人基本信息，随时掌握所有人员的变化情况，工作中做到“口勤、腿勤、手勤”。如：学历深造、参加各类培训所掌握的技能、出国等相关信息，广泛收集材料。对新进入单位人员，要认真审查档案材料，发现缺漏的材料，要及时与相关人员或单位取得联系，尽快把所缺材料补齐入档，避免时间过长造成档案材料无法收集归档。
二、档案材料的整理是干部人事档案工作之基础
1.材料鉴定。凡需组织审查盖章或个人签字的，一定要盖章或签字后方可归档。如收集时发现未盖章或签字的，应及时与归档单位或个人取得联系，尽量避免长时间摆放或先归档不及时完善手续，导致材料形成不归范。对不属于归档范围的材料及时转送或按有关规定进行销毁。对弄虚作假者坚决反对，以确保档案的真实性。
2.技术加工，分类准确，编排有序。对折皱、破损的材料进行裱糊，对过长或过宽的材料，在不影响或损害档案材料文字内容和保持档案历史原貌的前提下，对其进行裁剪。裁剪时注意上下左右，避免裁到内容，如内容太多会被裁到可对档案材料进行折叠后贴在备用纸上，做到裁剪仔细。对小于档案规格的干部人事档案材料，要进行加边或包边，加边后的档案材料上、下、左、右边沿要和本卷其它材料相等。装订整齐，高标准对档案材料进行技术加工，严把技术质量关，通过整理，使每卷档案达到完整、真实、条理、精炼、方便利用。
3.及时、准确做好目录，录入计算机。对于每年每个人常规产生的档案材料，如年度考核表、工资晋升表，可进行集中整理，而对于年中不定期产生的材料，可采取随时产生随时整理的方式，及时装入档案，以避免材料的丢失，确保档案的完整。
三、档案从业者的职业素质是干部人事档案工作之必须
1.人事档案工作具有很强的政策性。干部人事档案工作目标考核中明确指出：档案管理干部必须是中共党员。这就要求档案人员要有较高的思想政治素养、作风正派、脚踏实地、责任心强，用科学发展观来指引自己的工作，起好党员模范先锋带头作用，永葆共产党员先进性。
2.人事档案工作具有很强的专业性。干部人事档案工作目标考核中要求：档案人员具有中专（高中）以上学历，熟练掌握档案材料的收集、鉴别、归档、整理、提供利用以及档案的保管保护知识和技能。从事干部档案管理工作，要不断学习人事工作及档案工作方面的新政策、新知识、新理论、新规范、新技术，这就要求档案人员要有一定的学习能力，才能准确领会、掌握和运用相关知识及理论指导。档案人员要经常与档案材料形成部门联系，开展好档案材料收集工作。要完成好这些工作，都需要我们的档案人员有较好的协调与沟通能力，并且具有极强的工作责任意识，把当前档案工作局面变被动为主动，保证工作顺利开展。档案人员还必须具备一定的计算机操作能力，掌握现代化管理技术并能熟练运用于实际工作中。
3.人事档案工作具有保密性、服务性。档案人员要忠于职守，一丝不苟，乐于奉献。要有高尚的职业道德，严于律己，认真负责，坚持原则，做到不该说的坚决不说。要不断思考、勇于创新，结合本单位实际情况积极探索出适合现代化的档案管理措施，以便更好地为人事干部工作服务。
参考文献
本8月14、15日，院办组织了对下属单位的档案管理培训。两天的学习虽然时间短暂，但学习强度很大，巨大的收获是不容置疑的。通过学习，我系统地了解了档案与档案工作概述的基本知识，以及如何对各类档案进行收集、分类、立卷、归档、利用等管理程序，全方位地了解了档案管理工作的重要性、档案管理人员应该具备的职业素养，看到日后管理档案工作的发展方向。虽然，目前工作中还有很多问题，但这些正是我以后努力的方向，它促使我不断地思索，不断地进步。下面我谈谈自己的认识、收获和体会。本文原创网站为中国范例网-
一、规范化、科学化的档案管理，是企业必须做好的一项基础性工作，也是成为一流企业的一项重要保障。
当今世界已进入知识经济和信息时代，信息已成为比资产（本）更为
重要的战略资源。档案管理工作作为信息业的组成部分，档案作为一种信息资源，作为企业生产、技术、科研和经营等活动的真实记录和一项基础性工作，同时作为与企业同步发展的无形资产，在企业管理等各方面正积极地发挥应有的重要作用。
我公司是首家在香港上市的国内咨询公司，从默默无闻的只有二、三十人的小公司发展到近一百六、七十人的上市公司，在形成和发展具有顾问特色的企业文化、经营管理、业务拓展等各方面积累了丰富的资源。为了使公司向国际化、标准化、质量化的轨道前进，公司内部结构在不断地改革变迁，公司制度和管理水平也在改革中不断完善提高，这就对档案管理工作的发展提出了新的要求。在企业发展的同时档案工作不被削弱，建立一套适应本公司业务特点、体现公司规范化、科学管理水平的档案体系，使得档案工作的发展不置后于企业发展速度，全面地记录和反映公司建立、建设和发展的历史过程，是办公室行政管理的重要组成部分和必须做好的一项基础性工作，成为一项紧迫的任务。它将为公司各项综合业务、研究工作的开展创造必要条件，对规避和抵御各种风险，提高公司的市场竞争力、推动公司持续发展起重要作用，也成为衡量公司经营管理水平的重要标志。
二、进一步增强做好档案管理工作的自觉性，尽快突破办公室当前档案初级保管管理，行政、人事档案保管单一的阶段，在规范档案的管理的前提下，积极拓展档案信息资源。
目前，我公司办公室的档案管理是将平时研究院下发的收文、公司内部发文和签报分别收集，于当年年底、次年年初再次筛选，将上一年度的文件分成上述三大类目立卷装订保存，内容是简单地将行政、党群、人事、经营管理、综合业务管理制度多方面的集中起来，基本处在档案管理的初级保管的阶段。随着公司的壮大和发展，业务量的增加和形成的文件的部门不断增多，现有的文件分类、档案管理方式已逐渐跟不上公司发展的要求。
培训学习期间，我深深地感受到了所面临档案管理思路的冲击，冲击来自于资源的搜集、档案的分类方法，来自于所探究的如何针对公司特点构建档案体系、拓展档案信息资源的冲击。我深知参加档案培训的目的，就是要把理论知识服务于实践。如何把学习到的知识应用到实际工作中去，是当前应该面对和解决的首要问题，也是日后档案管理工作的重中之重。所以，重新构建适宜公司业务发展实际的综合档案管理系统性框架、拓展档案信息资源是当务之急，也是有利于综合档案管理工作的开展和日常管理的关键点。
首先，要熟悉、掌握公司的业务情况和专业知识，针对公司的业务性质以及内部组织结构重新调整档案的类目；其次，还要系统地整理历史档案，积极开发档案信息资源。目前，我公司档案管理工作存在的问题：各业务部门档案工作开展并未形成制度，这一问题主要表现在以下几个方面：一是，业务部门没有把档案工作纳入部门职责范围，导致部分档案信息的流失。二是，在日常活动中形成的大量档案均分散保存，档案散失情况严重。公司档案信息的流失问题主要表现在：业务部门研究人员对企业的调查论证、申报立项、洽谈协议、审批登记等档案大多掌管在相应的当事人手中，不能及时归档。有的即便归档也不注意归原件，经常归复印件。这些问题直接随着人员的流动导致档案信息资源的部分流失。
上述档案信息资源流失部分，正是亟需拓展、开发的档案资源。
再比如，我公司上市过程中的文件和材料的也要进行目录收集、公司经营管理活动档案的要单独整理；建立并完备科研、声像载体、实物、设备、外事、会议及公关活动档案等文书、科技、专门档案的工作，此项内容也是整体档案管理工作顺利进行的前提。只有将档案有条理地进行分门别类，才能保证档案准确、有效地收集和利用。为档案的收集、整理、立卷、归档、鉴定与统计等管理工作提供基础，体现档案的价值所在。
三、档案管理模式上集中统一，实体分部门保管利用是赛迪顾问档案管理工作的发展方向
档案工作许多传统的做法和管理模式对做好不同时期的档案工作起到了积极作用，但结合顾问公司具体实际情况来看，有一些传统做法似乎不能适应当前公司发展的需要，必须进行重视和创新。其中包括档案工作收集、整理、鉴定、保管、统计和利用六个环节和一些具体的操作手段的革新。
我公司的产品，是知识产品，顾问公司又是上市公司，遵照国家有关部门对上市公司的管理规定， 财务部门和综合业务部门是极为特殊的部门，其有关的文件、报表、合同管理在是绝对机密的，所以这部分档案以分散保存的形式保管。另外，顾问组织机构众多，涉及公司业务拓展、专项研究、会议公关活动等方方面面，这些部门承担的大量繁重的业务支撑工作。针对这种特性，公司档案管理也要符合这一企业特点的模式，要在加强对知识产权档案和涉及商业秘密档案的管理的同时，确定公司档案文件材料的归档范围，并在立卷制度上更新。在结合研究院档案管理工作精神的前提下，从组卷的形式到装订的手段，尽量简化档案部门长期推行的一些繁琐的操作步骤和不必要的过程、环节，在模式上集中统一，尽快完成归档程序，尽量缩短立卷归档周期。在模式上集中统一，即要求公司各部门所保管的档案要相对集中到一人，这样不致因各部门档案的分散保管而使档案管理不便，甚至造成档案损坏或丢失等严重情况。同时各部门都要复制一套目录归办公室档案部门备份保存，也就是我们常说的目录交流，这样会更清楚地整体记录公司发展和业务管理的轨迹，档案管理工作做到有条不紊，整齐规范，有规可循，有目可查。这种企业档案的价值是无形资产的，同时也能为日后档案综合利用提供便利条件。其他部门，如人力资源部、品牌推广部、各个事业部（定制产品）等研究部门等，这些部门的档案实体，都要针对各自部门的不同性质和特点，制定不同的管理方法，进行并规范、科学化保管。但怎样做到既不影响日后调档利用，又便于推行各部门在繁忙业务之余立卷,而不视其为额外负担，值得进一步探讨。因为无论是档案的业务工作，还是档案的管理工作以及档案信息的交流，其最终的目的都是帮助解决具体问题，提高管理效率和管理水平，而不是增加管理环节。
四、努力提高档案管理人员的专业知识和业务能力
档案工作既是一项业务性工作，又是一项管理服务性工作。这要求从事档案工作的档案人员，既要有扎扎实实的业务功底，又要有较强的管理能力和服务意识。知识经济的挑战和网络信息时代的冲击，以及出现的许多新型载体的档案和全新的管理手段、方式，给档案管理人员提出了更高的要求。
目前赛迪顾问为提高工作效率，没有设立专门的档案人员，采取的是兼职的办法。为加强档案方面的系统理论和实践知识，建立有效的档案管理制度，使兼职档案人员成为一名掌握科学的、先进的工作方法，一专多能的档案工作人才，公司派出两名办公室人员加强档案管理的专业学习和培训。
提高档案管理人员的业务能力和工作技能，我认为主要体现在三个方面：一是要认真学习档案管理知识，提高认识档案知识的水平。不仅要熟悉档案业务工作的各个环节、步骤，而且还应掌握各门类档案、各种载体档案的管理方法，夯实理论基础。二是对档案工作自身的要求，要全面了解、掌握公司的业务，要不断提高档案管理方面的业务水平和工作技能；三是要勤总结，勤改进，不断创新。
五、要认真研究档案工作中遇到的新情况、新问题，完善档案管理制度加强档案管理的规范化建设，健全各项档案制度，制定相关管理制度。
档案信息是一种无形资产，也是企业的宝贵财富。为使档案信息资源不流失，要建立健全档案管理制度，有了规章制度的规范和约束，才能保证档案工作合理化的实施开展，这也是档案管理工作顺利进行的保证。
我认为赛迪顾问的档案工作制度管理应该包含三个方面内容：一是将档案管理制度正式纳入企业管理制度，明确管理档案的部门或人员。二是建立健全公司档案工作各项制度，依据制度对有关部门进行档案目录汇集和使用调控。旨在提高职工档案意识，确保档案完整、准确和安全。三是办公室档案管理人员对档案管理的主要环节要照章管理，并纳入企业管理运行程序，有利于从文件材料的形成、积累、管理、归档有序进行。从而切实把公司档案管理纳入制度化轨道。
比如，确定分管领导和专(兼)职档案人员，负责对档案管理的组织协调工作和档案的收集和整理工作。各部门指定专门人员可以为兼职档案员，负责本部门的档案收集、接收、整理、分类、鉴定、保管、统计、移交等工作，业务上受公司办公室的监督、指导。
办公室档案管理人员平时也要认真做好收集、整理、管理工作。做到及时、主动收集存档的资料；按时归档、定期整理并经常检查，反复过滤；整理有序，科学管理，分柜存放，方便查找。
要将档案管理工作纳入公司业务管理程序，纳入公司各业务部门、职能部门的职责范围和有关人员的岗位责任制。即部门档案的管理工作做到“三纳入”、“四同步”：纳入工作计划和规划、纳入管理制度、纳入有关人员的职责范围；在布置、检查、总结、验收各项工作的同时，布置、检查、总结、验收档案工作。
1.1二者具有相似的管理流程
我国一直将传统档案管理业务分为档案接收与征集、整理、鉴定、保管、统计及利用服务六个环节。对文件及档案实现集成管理，档案管理与知识管理具有比较相似的管理流程，都是针对文件、档案或知识等管理分散的对象进行存储并集中，之后对其加工整理实现有序化，再进行鉴定评价后实现其利用价值的优化，在利用中不断产生新的文件、档案或知识，并进行相应的收集存储。
1.2二者具有相似的管理技术
文件、档案在数字化环境下，在不同形式的信息系统中产生流转，而文件、档案在非数字化环境下为适应其要求，也要进行数字化处理。所以，现代档案管理的所有环节都离不开现代信息技术。在快速发展的信息技术中产生了知识管理，它也需要应用计算机、通讯及网络等技术予以实现。二者都需要采用数据库、文本挖掘、信息、搜索引擎、信息安全等有关技术，由此可见，它们都需要现代信息技术进行支撑。
2、档案管理与知识管理的不同点
档案管理以管理层面来说，主要是一系列管理技术方法，也是专业管理活动；知识管理不只如此，还属于管理方式、价值及管理理念范畴，并涉及组织更系统的管理体系与方法论。以管理深度来说，档案管理在传统上主要管理文件、档案实体；知识管理侧重于管理文件、档案内容。以管理范围来说，档案主要管理文件、档案等对象；知识管理除此之外，还要对图书情报的外源显性知识及头脑的隐性进行知识管理。档案管理在管理上更重视对文件、档案的真实性、完整性及可靠性的保护，实现文件、档案的长远价值、凭证价值与保存价值；知识管理更重视文件、档案及相关知识的可用性，实现知识的现实价值、情报性价值与利用价值。在管理特点上，档案管理更重视管理文件、档案的制度化、规范化及程序化；知识管理在管理体系上侧重于宽松、易于创新。
3、档案管理与知识管理之间的关系
3.1档案管理利用知识管理得到提升
主要体现在两个方面，一是知识管理能够对档案管理领域进行不断拓展，传统的档案管理过于重视档案与文件、档案与图书情报的差异比较，更限于保管历史记录，而不愿为现实工作提供服务，与价值创造过程相脱离，进而对发挥自身作用的领域具有很大的局限性。知识管理要求在其管理范围中纳入文件、档案等多种载体形态的知识，并对其进行有效整合与集成，构建较为系统的知识资源体系。知识管理关注于在各项经营、生产、管理活动中对知识的共享、创造与应用，使其为价值创造活动提供直接服务。二是知识管理可以提升档案管理的价值，传统档案管理中重视保管而忽视利用，采取借阅、查卷、复印等比较传统的手段，只是为档案提供简单的被动服务，没有实现用户对知识与信息的需求，无法为经营、生产、管理活动提供有效服务。知识管理侧重于利用先进的信息技术，采取智能化、现代化、人性化手段，为用户深层的主动提供信息、知识服务，进而使知识价值得到实现，核心竞争力得到提升。
3.2档案管理对于知识管理具有促进作用
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