关键词：不动产登记；档案管理；思考；举措
虽然《物权法》对我国的不动产档案登记提供了法律依据和制度性的规定，建构了不动产档案登记的结构，在一定程度上维护了广大不动产业主的所有权。但是由于我国的不动产档案登记制度，确立的时间比较短，体系还不够完善，还存在着登记管理混乱、缺少效率和时代性等问题，这就需要对不动产档案登记工作进行全面审视，以完善不动产档案登记工作，最终为维护不动产所有者的所有权提供制度保障。
一、剖析加强不动产登记档案的必要性
1.加强登记的法律依据
在我国的《物权法》中明确表明，确立不动产所有权和内容的依据关键要靠不动产登记薄。基于不动产登记薄涉及着所有权问题，就显得尤为重要，这就需要专门机关对不登记造薄，形成登记薄专项管理。不动产登记薄要有专门的机关进行永久性管理，如果出现不可抗力或者除外的一些原因导致不动产登记薄损失的情况，专门机关要给予重新建构。另外一旦有不动产纠纷问题存在的事实情况，涉及利害关系人和权利人合法权益的可以到管理不动产登记薄管理的专门机关，针对登记薄上的登记信息和内容提供证件给予查阅或者复印原材料等。由此可见，《物权法》对不动产登记薄的规定为建立不动产登记档案提供了法律依据，也是支持不动产所有者对不动产主张私有财产权利不可侵犯的法律保障。
2.物权登记离不开档案
不动产登记档案是针对不动产物权进行登记申请、管理、查询等一系列活动形成的信息记录，它包括不动产物权的原始信息资源、登记机关就登记信息而形成的材料集合和不动产登记薄。利用不动产登记档案，不动产管理机关可以对不动产产权形成有效的管理，同时也是不动产所有者主张所有权的凭证。一旦没有不动产登记档案存在，物权的管理就处于混乱状态，不动产者的所有权就会受到侵害。因此，不动产登记机关必须充分发挥职责加强对不动产登记档案的完善和管理，有利于营造健康有序的不动产市场秩序。。
3.便民服务离不开档案
国家对不动产登记档案建立和管理，这是行政机关必须履行的职责，更是广大行政机关坚持为人民负责原则的诉求，有利于服务于群众，调和因不动产而形成的各方权益。不动产登记档案的主要作用就在于提供物权依据支持不动产所有权，防止发生纠纷和矛盾，从而对不动产权利人的物权进行保护。由于不动产涉及的领域比较广，这就需要对不动产登记档案建立整套合理性系统和管理体系，以便于行政机关最终彰显维护人民权益的效能。
二、加强不动产登记档案管理的难点和举措
1.在现有的不动产登记档案管理中，存在着因部门整合或者专门管理档案人员调离原有岗位的情况，致使不动产登记管理档案在移交、备案和承接档案过程或者环节出现档案遗漏、混乱无序的状态，这势必不利于档案的管理和查阅，也势必对不动产权利的物权造成潜在的纠纷或者麻烦，最终不利于社会的和谐。
因此，这就需要对不动产登记档案方面建立一整套的管理体系，首先，不动产登记档案的管理阶层，要建立完备的档案移交、查阅和备案制度，为不动产登记档案管理提供制度保障；其次，要分门别类地对不动产登记档案进行整合、对于缺失的之处要加强督促管理人员进行完善；最后，利用互联网信息平台，以现代化管理手段武装不动产登记档案管理，以便于提高管理工作的效率。
2.由于不动产涉及的范围和领域比较广泛，这就使得不动产登记档案工作量大，档案存储管理难度大、档案存储空间小等问题存在，这不但不利于档案保管和管理，而且不利于为不动产所有者提供有效的凭证保护其合法权益，最终可能激发潜在的社会矛盾而破坏和谐稳定的社会秩序。
这就需要使不动产登记档案管理工作要与时俱进，富有时代性和现代性。首先，建立专门性的不动产登记电子档案系统，依靠这个电子系统对不动产登记档案进行管理，从而解决了档案存储和管理问题；其次，加强对不动产登记档案管理人员进行现代化管理技能进行培训，以提高管理人员的专业管理素养和服务于广大人民群众的服务意识，从而使档案管理部门职责真正体现，其威信得到维护，最终为广大不动产权利人的合法权益保驾护航。
三、结语
随着我国法治进程的不断推进，法治理论已经深入人心，人们比以往更注重用法律手段和途径来力主自己的合法权益。特别随着近年来不动产市场的火爆，不免使不动产所有权的纠纷日益增大，这就需要不动产有关管理部门建立完善的不动产登记档案管理体系，调解不动产市场的冲突和矛盾，为依法保护不动产所有权提供有效的证明凭证，最终为构建和谐提供社会动能。
参考文献
不动产登记是指不动产登记机构依法将不动产权利归属和其他法定事项记载于不动产登记簿的行为，不动产包括土地、海域以及房屋、林木等定着物。不动产登记档案是不动产登记部门在不动产权属调查、登记、转移、变更等工作中形成的真实记录。不动产登记档案、不动产登记簿及在不动产登记行为中产生的相关资料，构成了不动产登记档案信息资源的基本组成部分。
完整、准确、安全的不动产登记档案信息资源是审查和确定产权、保障所有权人合法权益的重要依据，是进行城市规划和建设必不可少的基础材料，是反映城市房屋和土地现状的缩影，也是衡量一个城市管理和房地产管理水平的重要标志之一，在国土资源保护、地籍调查、住房保障、法院诉讼、国家税收、户籍管理、个人信用管理等领域发挥重要作用。
二、不动产登记档案信息资源特点
（一）专业凭证性
不动产登记档案记载了不动产产权的归属和沿革，反映了不动产的权利状况，专业性要求高。如房屋面积的丈量、土地界限的认定、房地产平面图的测绘等，都必须由具有专业资质的部门出具报告。不动产权属状况的记录和管理都是唯一能够合法证明权利人与房屋土地之间权利关系的原始凭证，为实施产权管理和产权保障提供可靠的法律依据。
（二）复杂多样性
一是构成复杂多样，由土地、房屋、草原、林地、海域等五大方面构成，涵盖了不动产登记的所有形式。二是形式复杂多样，传统纸质档案与现代电子档案相结合，原始档案资料以纸质为主，现代电子档案以图像文件为主。三是信息复杂多样，空间地理信息与属性综合信息相融合，既含有与地理分布有关的数据，也包括权利属性、自然状况等基本信息。
（三）动态连续性
不动产登记中的房屋土地登记与老百姓日常生活息息相关，现代社会市场经济的高度发展，也促进了房地产市场的交易剧增。从土地的划拨、流转，房屋的买卖、过户、继承，甚至是房屋的司法拍卖，一宗土地、一处房产的来龙去脉全部体现在不动产登记档案中，自始至终反映房屋产权的真实情况。在房地产市场中，产权转移在频繁中更替，甚至存在一次买卖的过户办理尚未完成而下一次的买卖转移已促成的现象。因此，具有动态常规性和连续必然性。
（四）流通增量性
不动产登记档案信息，通过房地产市场交易的流通，不断扩大不动产登记信息的使用范围，促进区域间房地产市场的发展与壮大，促进经济的发展。不动产交易的频繁，决定了不动产登记业务量不断增加，从而导致不动产登记档案的不断扩容。永久保存的不动产登记档案，必然要求高质量的保存条件。
以上特点决定了不动产登记档案信息资源管理模式要有利于保障不动产登记档案的专业性，全面管理复杂多样的不动产登记档案，管理模式要适应于其动态连续性，保障不断增长的不动产登记档案的保存和管理。
三、不动产登记档案信息资源管理模式
2015年3月1日《不动产登记暂行条例》正式实行，不动产统一登记工作在全国全面铺开。《物权法》规定，不动产登记簿是物权归属和内容的根据。《不动产登记暂行条例》规定，不动产登记簿由不动产登记机构永久保存。不动产登记簿损毁、灭失的，不动产登记机构应当依据原有登记资料予以重建。由此可见，不动产登记档案是不动产登记工作的原始依据，是不动产登记工作开展的基础和基石，其重要性不言而喻。因此，不动产登记档案信息资源管理模式的确定和建立至关重要。
不动产登记档案基本由两种介质构成，电子档案和纸质档案，因此，不动产登记档案信息资源管理模式涵盖虚拟管理与物理管理两个方面。
（一）不动产档案信息资源虚拟管理模式
虚拟管理是相对于物理管理模式而言的，是对不动产档案信息资源中电子档案信息资源的管理，必须符合“四统一”中对信息平台建设的要求，即应建立不动产登记信息管理基础平台，实现不动产审批、交易和登记信息在有关部门间依法依规互通共享，消除“信息孤岛”；推动建立不动产登记信息依法公开查询系统，保证不动产交易安全，保护群众合法权益。
不动产登记信息管理基础平台应当汇集管理行政区划内的各类不动产档案信息数据资源，成为不动产登记档案数据中心，建立统一的不动产登记信息查询系统，并按管理层次和登记类别设置查询权限，统筹、协调对内、对外查询服务，维护交易安全，保障个人隐私，确保信息数据准确、完整和安全。
（二）不动产档案信息资源物理管理模式
即不动产登记档案的实体管理，主要指纸质档案、权籍图册的管理。笔者认为，就目前全国各省市不动产登记档案管理的现状而言，馆藏档案、管理水平、库房条件、发展规模、人员管理状况不一，面对不动产登记档案管理问题，要因地制宜，采取不同的管理模式，符合档案管理的基本原则：统一领导、分级管理，维护档案的完整与安全，便于社会各方面利用。不动产登记档案专业性程度较高，按照统一管理的程度不同，可划分为高度集中式、相对集中式两种模式。
1.高度集中式
即实行不动产登记档案统一、集中管理，应建设不动产登记档案馆库，统一存储各类不动产登记实体档案，确保档案保管条件符合国家标准，对本行政区划内土地、房屋等不动产登记结果和原始资料进行集中存放与保管。
高度集中式管理模式的优点是能够集中保管不动产登记档案，有利于不动产登记档案的完整与安全，但其同时要求建设高标准的档案库房，以满足不断增长的不动产登记档案的存放，而不同地区的不动产登记档案的增速和增量不同，难以预计。以无锡为例，目前无锡房地产档案馆藏房产档案约为240万卷，库房面积约为1500平方米，密集架总容量约为1600立方米，日益增长的房产档案数量造成不小的库房建设压力。一方面是不断地丰富馆藏，另一方面要不断地优化馆藏。如果采用高度集中式管理模式，在不动产登记档案库房管理制度的基础上，需要科学合理建设库房甚至新建库房，相关方案的制定、审批、动工建设等手续需要一定的周期性，相关资金、人员也要及时到位。
2.相对集中式
即按照不动产类型对不动产登记档案进行相对集中保管，其中房屋等建筑物、构筑物和森林、林木等定着物应当与相应土地、海域登记档案相关联，可通过二维码、物联网等现代信息技术实现。
相对集中式的管理模式，可在现有库房管理条件基础上进行不动产登记档案管理，不需要大规模的人财物调动，可以在不动产登记档案管理的实践中逐渐摸索管理模式的适用性。缺点是库房管理存在局限性，仅就某一类型的不动产登记档案进行管理，分散的库房存在一定的安全隐患，在登记机构统一的前提下，分别存放保管的不动产登记档案易出纰漏，甚至造成档案资料遗漏、遗失。
无论是高度集中式还是相对集中式，都应当执行标准化、规范化、一体化、实用化和科学化原则，建设符合标准的现代库房，建立高效、安全的管理模式，达到管理规范化、标准化、科学化。具体来说，一是建立不动产登记档案各项管理制度，包括归档、鉴定与销毁、库房管理等，规范不动产登记档案管理；二是采用先进的现代信息技术管理不动产登记档案，逐步实现现代化管理，由档案管理向信息管理转变，由数据管理向知识管理转变；三是提高管理人员素质，完善工作人员的知识结构，全面掌握档案专业知识、不动产登记业务知识及现代信息技术。
参考文献：
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3.孙秀娟.浅谈怎样做好新时期房产档案工作.档案天地.2012.4
【原刊地名】南京
【原刊期号】200310
【原刊页号】49～51
【分 类 号】g7
【分 类 名】档案学
【复印期号】200401
【 标 题】中小企业资产与产权变动档案处置工作的实践与思考
【 作 者】赵国洪
【作者简介】赵国洪 张家港市档案局，江苏张家港 215600
【摘 要 题】专门专业档案
【 正 文】
国有集体中小型企业面广量大，在国民经济体系中扮演着十分重要的角色，做好这些企业特别是在一些企业破产过程中的档案处置工作，对于防止国有、集体资产的流失，保护广大人民群众的利益，维护社会的稳定，具有十分重要的意义。
一、中小企业资产与产权变动档案处置情况分析
中小企业情况复杂，企业经营管理水平参差不齐，档案管理水平也高低不一，加之企业资产与产权变动形式多样，因而在产权变动过程中档案处置情况较为复杂。近两年来，张家港市档案局陆续对市经贸委、贸易局、交通局、粮食局、供销社等系统的原国有、市属中小型企业在改组、联营、兼并、承包、租赁、出售、破产和股份合作等资产与产权制度改革中档案处置情况进行了调研和执法检查。在调研和检查中发现，在资产与产权变动过程中，档案能否合理处置，与企业原有的档案管理状况、企业的档案法制意识、企业转制过程中主管部门对档案处置的重视程度、采取措施是否得力有着密切的关系。大致有以下几种情况：
1.大部分企业原有档案基础较好，重视档案工作的延续性、稳定性，档案处置比较合理。这些企业的特点是有一定的规模，管理有一定的水准，员工的档案法制意识较强，企业将档案工作作为企业管理的基础来抓，档案管理走上了制度化、规范化、标准化的轨道，相当一部分企业档案管理达到了省级以上的管理水平。在企业转制过程中，企业领导高度重视档案的处置工作，把档案看成是企业资产的重要依据、凭证及企业生产、科研、经营管理活动得以延续和发展的重要基础，按照《国有企业资产与产权变动档案处置暂行办法》的规定合理地处置了档案的流向。企业在转制前、转制中及转制后的档案基本得到了稳定和延续，保证了档案的完整齐全与安全。
2.部分企业原有档案基础较差，但由于补救措施及时，档案得到了较好的处置。这些企业大多为一些主管部门下属小型企业，由于规模较小，档案部门对这些企业的关注较少，业务指导不够，因此这些企业的档案人员大多是凭传统经验管理档案，归档质量较差。但在产权变动过程中，由于主管部门比较重视，采取了一些得力措施，进行亡羊补牢，在资产与产权变动过程中维护了档案的安全。如市粮食局下属的基层粮管所和粮贸公司，转制前档案意识较薄弱，档案材料收集不全，台帐不清，档案设施陈旧。在转制过程中，市粮食局高度重视档案的处置工作，主动与市档案局联系举办培训班，对下属28个粮食企业档案人员进行培训，对档案材料的收集、整理、移交提出具体要求，并组织力量认真补收散存的档案材料，对各企业的文书档案和会计档案进行规范在硬件设施上该局调整扩大了库房，投入10万元经费安装了密集架，将28个企业的文书档案与会计档案全部移交到局综合档案室集中保管。由于措施得力，目前移交任务已经全部完成。
3.少数企业原有档案基础较差，在资产与产权变动中企业和主管部门对档案处置未引起足够重视，存在问题较多。这些企业多为一些已破产、破产未审结企业、切块转制企业和空壳企业。平时管理较为混乱，人心涣散，对档案也疏于管理，档案意识较差，在资产与产权变动过程中，主管部门没有把档案处置的组织管理工作纳入企业转制工作的议程同步进行，因此存在问题较多。如华亿机械集团公司在破产过程中档案柜已被变卖，档案却散摊于地上，在破产清算过程中会计档案频繁借出，都未办理借出、收回手续；破产未审结的市毛纺织厂的档案虽大部分保存在原企业，但台账不齐、数目不清，已移交给切块转制企业的设备档案、基建档案和职工调出带走的人事档案，没有办理移交手续；空壳企业杨舍供销社的文书档案、会计档案和部分退休辞职人员档案，用编织袋堆放在职工宿舍里，很不安全。
4.个别企业原有档案基础虽然较好，但在资产与产权变动中未把档案处置列入议事日程，同样会给档案的安全带来隐患。如原市发电厂曾是张家港市的一家重要企业，档案管理曾达到国家二级水平，该厂于2001年政策性关闭，由于主管部门没有对档案处置问题引起重视，在清理资产时，既没有通知档案部门参与组织指导档案的处置，也没有将档案的处置列入资产清理程序，结果导致该厂除了设备档案随资产转移，干部职工档案被主管部门接收外，其余5800多卷（册）文书、会计档案仍留在原厂，无人管理，处于失控状态，并有部分档案材料外流。
二、档案部门加强档案处置监管的几点做法
针对检查中发现的问题，张家港市档案局本着对历史高度负责的精神，采取一系列举措，加强对档案处置的监管。
1.及时下发通报，引起各方重视。执法检查结束后，张家港市档案局向全市各镇、各部门下发了《关于对企业资产与产权变动档案处置情况进行执法检查的通报》，并抄报市委市政府。《通报》下发后引起了各方面的关注，并引起了市政府主要领导的关注，时任市长的曹福龙批示“资产与产权变动的档案保管十分重要，请档案局将各镇各部门检查中发现的问题及要求整改的内容、时间等以书面形式，盖好公章，写清内容及要求，发至各镇各部门主要领导。”
2.切实采取措施，责成有关部门及时整改。根据市领导批示精神，市档案局依据《国有企业资产与产权变动档案处置暂行办法》及《档案执法监督检查工作暂行规定》的要求，向执法检查中问题较多的部门和企业下发了《档案执法检查通知书》，要求他们采取措施限期加强整改。在此基础上，又向全市各镇各部门主要领导下发了《关于进一步加强企业资产与产权变动档案处置工作的意见》，要求各镇各部门全面组织检查，对照《国有企业资产与产权变动档案处置暂行办法》的要求，督促有关企业做好整改工作，并将整改情况用书面形式报市档案局，由市档案局组织抽查。
3.分类指导，组织整改。针对中小企业档案处置的复杂情况，市档案局认真组织人员进行分类指导，督促各镇各部门和机关企业组织实施整改。根据企业转制的形式和档案的内容，按以下几种情况进行处置：一是改制后仍为国有控股性质的，其档案原则上整体移交改制后的企业，要求企业配备必要的人员、设备进行妥善保管；二是改制后为国有股权参股的，原企业档案可向原企业或企业主管部门移交；三是改制后为民营企业或已破产和关停并转企业，原企业的设备、基建档案随实物移交，产品科研档案按有关政策移交或转让，企业原有的文书、会计、干部职工档案一律由各镇和有关主管部门接收；四是对于保管条件恶劣或企业因各种原因不能妥善保管的，督促各镇和有关主管部门接收；五是企业转制过程中形成的档案，应由原企业主管部门或现企业分别保存一份。
4.积极参与重点企业档案的处置工作。我们经调查了解到原市发电厂在政策性关闭过程中档案处置工作存在的问题后，市档案局立即与该厂主管部门进行了交涉，发出了《加强对原市发电厂档案管理的意见》，责成主管部门明确分管领导和相关人员负责清理工作，并派出业务骨干，督促指导该厂及时清理回收外流档案，收集整理零散文件，按标准要求进行立卷归档，对全部档案登记造册，建立完善检索工具。鉴于该厂企业档案内容较为重要，数量较多，对于今后工作查考和研究我市经济发展具有重要的参考价值，市档案局决定把该厂档案全部接收进档案馆作寄存处理，并积极争取了4万元经费，作为寄存该厂档案的费用，目前该厂5883卷（册）档案已移交进馆。
三、对加强中小企业资产、产权变动档案处置工作的思考
随着企业改革的不断加快，企业兼并、改组、整体出售、破产、股份制改革等资产与产权变动日益频繁，依法加强对这些企业的档案管理，规范档案处置行为，防止国有资产的流失，是档案部门的一项重要职责，也是一项长期而又艰巨的任务。对此，我们要不断地创新工作思路，坚持长效管理。
1.加大宣传力度，强化企业依法治档意识。企业档案能否合理处置，企业档案工作能否保持连续和稳定，很大程度上取决于各级领导及企业档案人员的法制意识。因此档案管理部门要多渠道、多形式地进行《档案法》及其实施办法、《江苏省档案管理条例》等法律法规的宣传，提高企业领导和员工的档案法制意识；要认真宣传贯彻《国有企业资产与产权变动档案处置暂行办法》，进一步提高各有关单位和领导做好档案工作特别是产权变动档案处置工作的重要性的认识，在资产与产权变动中依法落实各项职责，规范档案处置行为。
2.建立转制、破产企业档案申报制度，强化对档案工作的监管。为了使转制破产企业的档案处置工作走上法制化轨道，档案部门要根据《国有企业资产与产权变动档案处置暂行办法》的要求，制定规范性文件，建立转制、破产企业档案申报制度，依法要求企业及时向主管部门和档案部门申报转制、破产程序，将档案处置的经费纳入转制、破产经费，在转制、破产过程中保持档案人员的稳定。
3.在档案处置过程中，档案管理部门要与企业主管部门密切合作，齐抓共管。中小企业资产与产、权变动的档案处置工作涉及面广、工作量大，光靠档案部门很难完成如此艰巨的任务，要积极争取企业主管部门、国有资产管理部门的支持，共同抓好这一项工作。要督促各企业主管部门本着“谁主管、谁负责”的原则，负责所属企业档案的处置和接收工作；要会同综合经济部门、国有资产管理部门加强对档案处置工作的组织协调、监督和业务指导工作。
【关键词】房产档案；信息化；数字化；科学化
房产档案是指房产管理部门在进行房屋产权登记、调查、变更及转移等房屋权属管理活动中形成的具有保存价值的诸如文字、图表、图纸等文件资料。它具有专业性、动态性、真实性和法律凭据性，一般以分为纸质档案和电子档案。房产档案作为房屋产权登记工作的重要依据和房地产经济信息的重要组成部分，在推动房地产经济发展的进程中具有十分重要的作用。因而，充分认识新时期房产档案管理的特点，做好房产档案信息化管理，满足市场经济条件下的房地产发展的迫切需要，是房产档案工作者义不容辞的职责和义务。
一、房产档案管理信息化的现状
近年来，随着城市化进程的加快和住房保障体系建设的不断完善，房产档案数量激增，利用率也大幅度提高，与此同时，旧的房产档案管理的弊端逐渐暴露出来，如使用效率低、查阅困难、不能共享，已不能适应新时期房产档案工作的发展需要。房产档案管理信息化这一概念提出已经有些年头了，但真正全面落实并不理想。目前，多数房产管理单位都配备了计算机、通信网络等软硬件设备，并不同程度上建立了房产档案管理自动化系统，有的系统仅仅局限于单机简单查阅房产档案，详细查询仍需借助纸质档案，有的档案信息系统只能进行一般性的信息采集。为进一步健全信息化、数字化、自动化的房产档案管理系统，真正建立起房产档案信息采集、整理、利用等一体化的房产档案信息系统，各级房产档案管理部门需要借助快速发展的信息化技术，不断提高房产档案管理的工作效能。
二、房产档案管理信息化体系的优点
房产档案管理信息化是指在房产档案管理过程中利用计算机、扫描仪、网络传输等现代信息技术，对档案信息资源进行采集、存贮、查询和开发利用。随着房产档案管理信息技术的日趋成熟，档案管理信息化模式有以下优势：（一）通过实现房产档案资料的数字化存储。将纸质房产档案信息存贮并转化为数字化电子信息，可以大大降低纸质档案材料的消耗，明显延长档案资料保管的时间。（二）通过建立完善的数字化房产档案数据库，实现房产档案的信息化管理。对档案数据中的全部信息分类快速检索，给房产档案信息的查询、利用带来了极大的便利，提高了房产档案查询的准确率和查速率。（三）实现房产档案资料的信息化共享。房产档案信息化系统借助网络系统进行数字化的信息传递，使市县区各级房产管理部门之间的房产档案信息资源互联互通，极大地提高房产档案利用的范围和效率。
三、房产档案管理信息化建设的几点建议
房产档案管理信息化建设是新时期市场经济条件下房地产发展的迫切需要。房产档案管理的信息化、数字化、自动化，更新了房产档案管理模式，实现了房产档案资源的科学化管理。房产档案管理信息化建设是一个循序渐进的过程，需要在实践中不断地完善和提高，重点抓好以下几项工作：（一）注重决策的科学性和民主化。档案信息化建设的成功与失败，科学的决策至关重要。在实际工作中，要注重行政领导与档案业务、专业技术、后勤等相关部门共同研究，共同谋划，科学制定中长期发展目标，完善阶段性建设规划，体现民主化决策，科学解决信息化系统建设过程中出现的各种困难。（二）选定科学的技术路线。档案信息化建设是一个系统性工作，从最初设计到最后的投入使用，都要经过严格的规划，科学的决策，在快速发展的信息时代背景下，选择科学的档案信息化管理系统，实现系统的高效性、合理性、经济性。（三）建立较为完备的房产档案信息数据系统。现有房产档案主要分为文本档案和图片档案两类。房产档案信息化要对这两类档案进行数字化处理，将文本和图片档案资料自动转换成数字化文本信息系统。在档案管理信息化建设的过程中，开发和建设数据库是一个必不可少的重要环节，只有建立完善的房产档案数据库，才能完成房产档案资源管理的系统化、科学化、高效化。（四）打造素质过硬的房产档案管理队伍。人才建设是档案信息化建设的根本保障，档案信息化建设过程中需要大量的知识型、技术型、创新型、管理型人才，在建设房产档案信息化的过程中，必须重点抓好人才队伍建设；注重岗位人才的继续教育，优化人才培养机制，借助人才竞争机制，构建一支高素质的房产档案管理队伍。
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前言
房产档案作为一种记录房产具体资料的载体，在进行利用中具有较高的实用价值。但是面对在房产使用中的不断变更的特性，有效的结合正确的管理方式将有助于新形势下房产档案的开发以及利用。
1.当前房产档案开发利用面临的形势
1.1房产档案的作用
伴随着我国法制建设步伐的加快，档案法律、法规也逐步完善，依法治档的社会环境不断趋好，社会对档案管理的要求也逐渐增高。同时，社会经济发展使房产档案的重要作用也日益凸显，档案工作正面临良好的发展机遇。在房产管理的内外业工作过程中，会产生大量的房产图件、审批的档案资料，而这些档案资料则对房产部门依法管理、合理开发利用房产，以及在产权、产籍的管理中解决房产纠纷、拟定房产利用总体规划及缴纳房产租金、征缴房产使用税费等各方面都起到非常重要的作用。
1.2科技发展对房产档案工作的机遇与挑战
房地产建设的大规模出现，促进了房产的经济销售，使房产信息档案管理数量不断的增加。在科技水平逐年上升的今天，利用科学技术带来的信息化、准确化的优势，强化档案管理过程中的准确性、全面性，提高档案管理工作人员对计算机的操作能力，将有助于房产档案工作在面对新的机遇与挑战过程中更好的发挥自身的优势。
1.3社会需求与房产档案管理的要求
在社会发展经济建设的有效推动下，社会需求对房产档案管理提出了更高的更新的要求。面对房产管理制度的不断变化，为了有效的保护耕地的用途、提高房产的使用价值，强化房产的正当直发管理，再进行房产开发建设过程中必须严格按照审批程序，在有法可依的形式下进行房地产的开发。正式趋于这种模式的建立，我国档案的管理数量正在不断的增加，所以这就要求在档案管理工作中对管理工作提出更好、更新、更高、更符合发展的要求。
2.房产档案在利用管理方面存在的问题
2.1档案人员综合素质有待提高
再进行房产档案的管理工作中，由于相关的房产档案管理人员的综合素质普遍较低，所以直接制约了房产档案的有效管理以及正常利用。再进行档案管理人员的筛选以及培养过程中都应该提高要求，强化培训力度，在按部就班的基础上提高档案管理人员的综合素质。
2.2档案开发利用深度不够
档案管理的理念由于受到时代性的制约，在现阶段的档案管理过程中，档案管理人员依旧遵循产权、产籍入档之后将其封存起来，其对待的方式与处理“死档案”没有任何的区别。所以再进行档案的管理过程中，应该将档案“活档化”，提高管理人员的管理一时，加大资金的投入，强化管理人员的素质，深度开发利用档案的潜在价值。
2.3档案服务经济建设发展显得滞后
房地产作为一种重要的带动社会经济增长的发展模式。有效的将其房产档案进行管理将有助于我国的经济发展，为社会发展过程带来新的动力。在科学技术不断与各行业充分接触的今天，电子化、网络化、信息化在房产档案的管理过程中得到了有效的利用，但是，由于现实生活中人们对房产档案信息资源的利用并不能给予正视，最终导致了房产档案最为一种有效的信息资源没有得到应有的利用，致使整个档案服务经济建设发展出现滞后。
3.房产档案在管理利用上的思考与建议
3.1提升档案人员素质与房产档案管理规范
房产档案工作的队伍建设是房产档案实现规范化、科学化管理的保证。档案管理数字化进程的加快，对档案管理人员的专业技能要求越来越高。为此，我们要着力加强房产档案专业人才的培养，努力提高房产档案人员的知识水平和管理能力，培养在新形势下开展档案工作的创新意识；要有计划地开展在岗继续教育，通过培训、自学等方式努力学习档案管理、信息技术等相关知识，提高档案人员的综合能力；要积极探索计算机管理档案的新办法，把电子档案的形成、归档、保管和提供利用等各环节纳入到档案部门的监管中，实现档案形成的规范化、档案整理的系统化、档案保护的科学化、档案管理的现代化。
3.2抓好档案深度利用，主动服务房产事业发展
房产档案作为一种信息资源，再进行管理的过程中要时刻保证房产档案的准确性以及有效性，将档案信息的使用应用到人们的日常生活中去，在符合法律的前提下使其主动的与社会进行融合，促进经济的有效的发展。为此，在进行档案的管理过程中，要强化其基础的管理，优化其档案的管理手段，强化档案的管理工作以及编排工作。在现有资源的基础上充分的发挥出新时期下我国房产信息在为人民服务方面的作用，促进我国经济的建设发展，优化房地产企业的建设。
3.3充分运用现代技术加快房产档案信息化步伐
科学新技术的不断出现，有效的推动了我国房产档案信息化建设管理的步伐。在房产档案与日俱增的今天，有效的将现代科学管理信息技术应用与房产档案的管理过程中去，将有助于房产档案的存档、联网查询、信息共享等相关管理内容的实施，为档案管理信息化建设提供有效的保证。同时强化房产档案管理的科学技术手段，不断的学习关内外先进的科学管理技术以及管理经验，优化我国自身房产建设中房产档案的信息化管理能力，不断提升现代房产档案管理过程中的现代化管理技能，才能有效的将现代科学技术应用在房产档案信息化管理的过程中，加快房产档案信息化建设的步伐。
4.结语
在社会发展的新形势下有效的完善对房产档案的开发以及利用，有助于促进房产档案信息经济效益的最大化，提高房产档案的有效利用价值，改善原有房产档案信息使用中的不足，优化房产档案的管理体系，为我国房产价值利用与经济建设的结合做出贡献。
1、建立健全房产档案管理制度。为了确保房产档案管理工作的有序开展，房产档案管理部门应当建立健全管理制度体系，促进房产档案管理工作步入制度化、规范化的管理轨道。房产档案管理部门要根据管理的实际情况，遵循档案管理的客观规律，针对房产档案阅览、查询、归档、借阅、复制等工作流程制定与之相匹配的制度，通过完善管理制度来确保房产档案管理工作有章可循，避免由于制度体系不完善而造成档案管理工作的疏漏。
2、推动房产档案管理数字化建设进程。为了满足社会的发展需求以及现代房产经济的需求，房产档案管理部门应当加快房产档案管理数字化的建设进程，通过建立房产档案管理数据库，及时记录房产产权变更信息，提高档案管理工作效率。房产档案管理部门应对数据库进行定期更新、维护，以提高房产档案信息的实效性，实现信息资源的高度共享。尤其对于房产产权变动问题，房产档案管理部门要利用数据库的运行落实动态管理，确保产权变更工作质量，提高房产档案检索效率。通过建立房产档案管理数据库，将网络信息技术应用于档案管理工作中，可以为信息利用者提供高效、便捷的查询服务，提升档案管理服务水平。
3、建立现代房产档案管理体系。首先，房产档案管理部门应当对当前档案资料信息分开管理的现状进行改革，及时落实档案、资料、信息一体化管理的新机制，加快档案信息平台的构建，提高档案资源采集、加工、整理、利用、开发的效率，避免出现档案资源处理不及时的现象发生；其次，创建现代化的工作体系，运用网络技术、计算机技术改造现有的手工作业模式，建立高效的档案信息管理系统，减轻工作人员的工作量，提高资料处理的准确性和完整性。
4、做好房产档案的保管与利用工作。
4.1提供必要的物质条件。房产档案管理部门应当配置适应工作需要的档案用房，配备档案箱柜、温湿度调控设备及其他必要设备，从而确保档案库房能够满足防尘、防潮、防火、防盗、防高温、防虫鼠、防霉、防光等要求，为档案安全保管和利用奠定基础。
4.2提高档案安全性和完整性。房产档案管理部门要重视档案库房安全管理工作，分派专人做好库房温湿度的记录，对库房进行定期的安全巡检，避免存在各种安全隐患，以确保房产档案的安全完整。此外，档案管理人员应对破损、褪色、虫蛀的档案在报告主管领导之后行及时修补，采取有效措施保证档案资料的使用价值。
4.3建立严格的审批程序。房产档案管理部门所保存的档案大部分属于未开放档案，除了满足机关工作人员的正常工作需求利用外，若其他利用者想要查阅或复制档案信息，必须经过严格的审批程序，以确保档案信息不被恶意泄露。
4.4重视房产档案开发利用。房产档案只有更好地服务于社会经济建设，才能真正体现其自身存在的价值，从而获取良好的社会效率和经济效益。为此，重视房产档案开发和利用必须从强化服务意识着手，努力做到以下三个转变，即由单一的信息服务转变为针对性、综合性和多层次性的信息服务，由保管型的档案管理模式转变为开放型的档案管理模式，由被动式服务理念转变为主动式服务理念。
5、重视房产档案管理人才的培养。提高房产档案管理人员的综合素质和业务处理能力，是确保房产档案管理工作质量的关键所在。随着社会对房产档案需求的日益增长，房产档案管理部门必须正确认识到加强自身队伍建设的重要性，并针对档案管理信息化、数字化的发展趋势，组建和培养一支具备跨学科知识、技术性和专业性较强、信息技术运用熟练的复合型人才队伍。房产档案管理部门还应当做好相关专业人才的引进和留用工作，完善管理人员的知识结构，树立正确的信息意识和服务观念，以提高房产档案管理工作质量，推动房产档案管理由传统手工作业方式向数字化、信息化的管理方式转型。
二、结论
关键词:档案管理;规律探索
溯其源得其质,得其质而求其律。人们揭示档案本源的目的,是为了得道(获得档案管理规律),实现由必然王国向自由王国的转变,实现人与档案的和谐存在与和谐发展。
1 档案管理之道的客观存在性及得道的必然性
道为何意?“道为万物之所然也,万理之所稽也。”
“夫道,自本自根,未有天地,自古以固存。生天生地,在太极之先而不为高,在六极之下而不为深,先天地生而不为久,长于上古而不为老。”
“道的根源性在于混沌,在浩渺的时空中,按人的模式去凿破天然,以分析去破毁混融而达梦幻思维。”道于千古长河处,浩瀚宇宙中,“可传而不可受,可得而不可见。”档案源远流长,档案管理之道博大精深,“指向一个至高无上的精神自由境界。”道蕴藏于档案管理活动之中,与乙太(本文亦称“以太”,下同)档案自始至终地存在于宇宙空间。任何档案管理形态,不论是可见的实体档案管理形态,还是虚拟的电子档案管理形态,以及生物档案“人档一体化”的管理形态,都表现为档案管理之道的自然延伸与变化过程。档案的物质形态的变化,既是宇宙天体运动的结果,也是人类在地球上生存期间物质与精神实践的产物。它们都是档案本质的变化,是循着一定规律产生的这些变化。人们从事具体的档案管理活动,由于受到实践范围、管理经验的局限和诸多社会因素的制约,人们观察档案管理活动的视野与深度的限制,以及抽象思维能力和主观想象力的薄弱,造成了档案管理得道的困难。但是,人们在知识产品生产与再生产(其中一个重要项目是将档案资源转化为知识产品)过程中,终究要获得和必然获得档案管理规律性的认识,在享受档案自然属性真美的同时,领悟档案管理之道的“本真”。
2 档案管理如何得道
2.1 档案管理者主体的限制性及其影响。档案管理者自我的发展历程,可归纳为四种人生境界:“即欲求境界、求知境界、道德境界和审美境界。”档案管理者欲求境界,“只知道满足个人生存所必需的最低欲望,别无他求。”档案管理者的劳动动机是为了养家糊口,是被动的甚至是为他方所强迫的,这种状态下的档案劳动无任何人生意义和价值。人为物所役。为了生存必须参加档案管理工作的人,其人身行动受到多方面、多维度限制,成为不自由的劳动者。“自由是对限制的摆脱”,处于求知境界的档案劳动者,“自我作为主体,有了认知作为客体事物的规律和秩序的要求。”档案管理者把自己作为档案管理的主体,力求从档案管理客体中获得自由,通过实践经验的积累和理论上的努力,可以在从对档案管理活动的研究中获得一定的自由度,提高档案管理水平。但是,处于求知境界的档案管理者,由于处在主客观相互对立状态,人们带着自己的主观意识,戴着有色眼镜观察档案管理,其对档案管理规律认识的局限与浅薄是显而易见的。一旦档案管理者对档案管理的认识达到了道德境界,将档案管理者的“自我”从某种社会劳动群体中的“我们”中独立出来,不仅从实体档案管理实际操作上,而且,从档案管理观念上一同达到“充分的自主阶段”,“真正具有个性、自主体的自我,才有了精神上的自由”,亦即
档案管理者与档案是档案劳动缺一不可的两个要素,这两者之间的关系是当前档案管理所面临的最根本的问题。作为档案管理者的人,“既是能动的主体,又是受动的客体,而且是主客关系的统一。”实现档案管理主客体统一的最大意义,在于实现“人的世界与物的世界的关系和它们之间的信息、能量、物质交换关系。”这是档案管理者在从事档案劳动时进入审美境界的主要标志。人与档案,物质与精神和谐相处,并在和谐相处中相互转化,成为混沌,是档案管理者“真人得道”,将档案管理规律变成自己的自觉 行动,实现了档案管理主客体的统一。
2.3 获得档案管理之道。人类社会中的档案管理和档案意识是从原始社会开始产生的,当时的生产资料为社会成员共同占有、平均分配,社会劳动分工非常简单,人们在集体劳动中结成平等互助合作关系。人们的社会交往依靠语言、手势并辅以简单符号,档案从小们心中产生并通过心理交流活动存储在人的大脑中,通过遗传基因功能,将人档一体化的档案信息(即生物档案)代代相传,不断优化,从社会意识形态瓦解着原始社会。随着文字的产生,阶级社会的到来,社会上出现了龟甲档案、金文档案、石刻档案、竹简档案和锦帛档案等实体档案,一直进化到今天最普遍的纸质档案,可以统称为“实体档案宏观管理时期”。实体档案管理是由于社会复杂分工的结果,由社会分离出少数人专门从事档案管理,档案管理由此成为社会中的一项专业劳动。进入21世纪,以电子档案网络虚拟管理为特征的微观档案劳动,将逐渐取代宏观的实体档案管理。这是档案管理向着“用心”管理形态的回归。档案劳动回归社会之后,成为每一个社会成员的普遍的社会活动(包括劳动、生活、文化)的一部分。由人类社会劳动中产生的档案信息即时记录在乙太档案信息互联网之上,地球上每一角落的人都可以全天候地利用乙太档案。高级的乙太档案信息网络天地互联、星际间已知各文明星球的乙太档案时空交流,拥有大量生物档案信息的人脑只是乙太档案信息网中的微小分子,地球人类档案与宇宙中的乙太档案混为一体,到达宇空乙太档案存在阶段。由此上溯到文字产生的奴隶社会,数千年的“档案管理”只是在劳动分工造成的人档分离后,由人的主观意识赋予档案劳动这一社会活动的概念,它只能适应于实体档案存在的历史阶段。人与档案,亦即维系着“档案管理”存在的主体与客体之间的对立关系,是被动的无规律的非自觉的人与档案互存状态,这只是社会档案劳动中短暂的特殊历史时期才存在的特殊性。而人与档案和谐存在和谐发展的协调共融关系,才能真正反映人与档案本质以及二者相互存在相互融合与相互作用的规律性。本文所讲的档案管理得道,是寻求人与档案本质联系的一系列努力,当人们真正普遍认识到了档案管理规律之后,专业档案管理活动即从社会劳动中消失,而开始了人类与生物档案(初级的)协调关系。经过一个短暂的过渡时期,即地球上人类大同之后,地球人类与宇宙星际其他文明的交流日益频繁,由此进入大乙太档案时期。星际智能集团(地球上的智能集团自称为“人类”)与乙太档案和谐共存互动发展,自此混沌为历史的永恒。
3 档案管理得道的意义
3.1 领悟档案劳动精神实践的特点。笔者关于档案管理形态“由虚拟而至无限”的表述,以及用“档案劳动精神实践”代替“档案管理精神实践”,是为了深刻表达“档案管理得道”的必然性。马克思在1845年《费尔巴哈的提纲》第十一条批判旧哲学时强调指出:“哲学家们只是用不同的观点解释世界,问题在于改变世界。”“人的实践将越来越多地由主体来引导”,冲破档案劳动实践中物质与精神的限制,在无限的档案精神实践的时空中,实现对现存档案管理形态的革命性改造。
由传统档案管理脑体并用发展到“脑力劳动、体力休闲”阶段,是社会中的档案劳动本质演变的规律性所决定的。实体档案管理中体力劳动比例的逐渐下降,脑力劳动比例的逐渐提升,是以电子档案计算机网络管理为转折点的,而档案劳动精神实践,则是以基本上的脑力劳动为特点的。等到生物档案阶段,则出现“脑力劳动、体力休闲”状态,人们用心管理档案,档案管理成为基本的精神实践,档案脑力劳动者仅仅把体力活动当做锻炼身体、休息大脑的功能了。人与档案和谐相处、和谐发展,成为档案劳动精神实践的高级阶段。那时,反映在人们大脑中的人与档案间的某些规律性的东西,毫无约束人的作用,只是调节人与档案主客体,理顺新的相互关系的某种方式。笔者自此需要提及的是:人档一体的档案哲学观点,“并不是要泯灭物质和精神的区别,也不是要取消二者之间的界限,而是强调二者的同一性,即都是客观存在,二者之间(通过人的主观努力)可以进行信息、能量、物质的交换。”档案劳动精神实践涉及三个大的方面:全部的物质世界、人类(包括档案劳动者自身)的精神世界以及物质世界与精神世界的转变关系。从狭隘的意义上讲,作为物质的档案,与参与物质档案劳动的人的意识,反映了物质与精神的两个本质不同的方面。但是,物质的档案首先是社会产品,是人们劳动的产物,是经由人类思维(即精神实践的作用)才能成为档案(实质上是精神变物质),即知识产品生产的初级形态;而人们在档案产生、存储和转换关系中的精神实践活动,是人的大脑细胞的生物物质运动的结果(实质上是物质变精神);而人们应用档案于社会实践中的活动,是将物质档案再次转换为精神成果的人类智慧,并通过智力再次生产出档案来,是基本上的智能转化为知识能,是知识产品再生产的主要形态。档案在人类社会劳动(自然包括档案劳动)中的物质与精神的反复转换,以及在这种转换中形成的复杂关系,是人们无法通过肉眼发现的,也是难以具体感觉到的。哲学家们以逻辑思维和辩证思维做出的物质精神及二者相互转化的抽象表述,利用现有科技手段无法加以演绎说明,无法通过宏观可见的物质实践方式检验。而这种不可见的全靠思维运作的精神实践产品,很容易被人们误解为“玄学”、“空幻”甚至是谬误。笔者通过理论模型推导出的抽象的物质档案与同样抽象的人的精神实践,以及实践中的二者转化关系,也无法通过现阶段的档案管理宏观实践来检验,但是,正如许多理想与科幻那样,是对档案管理未来及其发展趋向的洞察,非此,难以探索和发现档案管理规律。
3.2 档案劳动精神实践的时空效应。档案劳动精神实践的“真人得道”,对于古人是幻想,在今天是理想,在明天则是档案管理“普遍的思维(即精神实践,笔者注)活动”。以形式逻辑为指导的实体档案管理特征明显的体力劳动(当然,也包括一定程度的脑力劳动),以辩证逻辑为指导的电子档案虚拟管理特征明显的脑力劳动,再发展到宇空逻辑指导的“混合与调理”人档合一的特征明显的心理劳动,不仅是档案劳动方式的转变,其实质意义,是在于档案管理者视野的逐渐扩大,档案劳动者认识档案及其管理规律“洞穿力”的逐渐深刻与增强,档案管理由自在形态不断向着自为形态转变,演绎了人们探索档案管理规律——自觉运用档案管理规律——人与档案管理规律融为一体的相当漫长的历史过程。由盛唐时期的“飞天”遐想到今天的宇宙飞船,人们飞天梦想成真。但是,随着航天科技水平的提高,人们的思维空域将在不知不觉间由地球扩大至宇宙太空,人们将身不由己地将自己融合于太空文明之中。档案劳动精神实践的时空效应正是由此(推论)而产生的必然结果。档案管理者用时空逻辑分析处理问题,广泛参与时空中的档案劳动精神实践,“观古今于须臾,抚四海于一瞬”,“思接千载,视通万里”,我们会在一个多么广阔的空间放飞思想,会在一个多么奇妙的世界里神游,档案管理规律与我们的思想行动融为一体,我们突发奇思,在浩渺的宇宙中自由飞翔。
3.3 科学预见是档案劳动精神实践的特征。以封闭孤寂清冷著称的档案管理活动,真的需要开放活跃与热烈了。我们的思想要开放,敢想敢说敢干,勇于创新,有所发现,有所发明,有所创造。我们要去除身心世俗的沉重与清规戒律的束缚,在清冷孤寂中放飞理想,在无限的遐想中幻梦,在梦幻中飞翔,在对生命的超越中展示出自然人的质朴愉悦和纯真。人与档案和谐存在和谐发展不单单是兰台人的理想,又是社会化的全员档案劳动为基础的物质(档案,下同)与精神(档案劳动者心理,下同)、精神与物质相互转化这一客观规律性的演示。不管这个理想还有多么遥远的实现过程,但是,与该理想相联系的档案管理客观规律在一定程度上反映了历史的必然性,人们终究会在历史演进中逐渐步入这种意境。档案管理者一旦超越了自己,必然浮想联翩,憧憬未来。世上本无天生的天才,科学预见也不光是学者的专利。实践出真知,清纯至理想,思想见真理。天道酬勤,诚有神助。我们身心于档案劳动精神实践中,眼界必然开阔,思维必然活跃,自由地在太空翱翔,在心游中求真悟道,实现档案管理规律的认识与运用。
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【关键词】高校房产产权 档案管理 信息化
一、房地产权属档案管理的内容
1.房地产平面图
房地产平面图是一种反映房屋、土地现状的专业图。房地产平面图是由测绘专业人员按国家规定的房产测量规范、标准和程序勘测和绘制出反映城市房屋和土地的分布、占有、使用等方面情况的专用性图纸。
2.房地产有关证明和文件
有关证明文件是城市房地产行政管理部门在房地产权属登记、调查、测绘、权属转移、变更等房地产权属管理工作中直接形成的有保存价值的文字、图表、声像等不同形式的历史记录。
3.房地产卡片
房地产卡片是对房地产权利人的情况、房屋所有权、土地使用权状况以及产权来源等情况扼要摘录而制作的一种卡片。它按房地产产籍地号(丘号)顺序,以一处房屋坐落中的每幢房屋为单位而填制的。
4.房地产登记簿册
房地产簿册是房地产权属登记、发证中根据工作需要而分类编制的各种表册的总称。房地产产籍资料的各项内容应该是一致的,并应及时进行异动管理。
二、房地产权属档案的特点
1.专业性
权属档案产生于房地产专业部门。权属档案是专业性材料。房地产权属管理工作特别是权属登记工作,面广量大,政策性强,形成的档案材料专业性强。权属档案在内容和形式上与一般公文有明显的区别,内容上反映房地权属状况和房地位置和面积大小,文件名称采用房地产专业术语多,形式上,结构规范,多为表格式、填写式。
2.动态性
权属档案的动态性是权属档案最显著的特点。权属档案形成后,房地产权属和房地情况并不是固定不变的,随着产权人的变化,房屋的损坏倒塌,城市建设的发展,房地产市场的活跃,房屋的买卖、交换、继承、赠与、分析等权属转移不断发生,房屋的拆除、翻改、扩建日趋频繁,土地分割、合并等房地变更又不可避免。因而房地产权属处于不断转移和变更之中,具有极强的动态性。目前,权属档案因产权变更引起异动的每年约有20%。随着产权人的变化、房屋现状的变更,权属档案体系中的图、档、卡、册必须作相应更改,档案目录甚至于档案材料要作动态注记,档案必须及时补充新材料,以确保档案的真实性、系统性和完整性。产权的动态性,使权属档案成为“活”档案。
3.真实性
权属档案是产权沿革的历史记录,这种记录必须与实际相符,记载的产权人,产权范围必须清楚,能在产权审核和排解产权纠纷中起凭证和参考作用。真实性是权属档案的生命,也是发挥档案的现实效用的基础和前提。
4.完整性
权属档案的完整性体现在两个方面,一是房地结合,二是图、档结合。
5.价值性
房地产属于不动产,价值高,在单位和个人的财产构成中占有重要地位。因此,权属档案属于财产档案。6.法律性
由记载房屋所有权归属的凭证材料组成的权属档案,具有法律效力,是房地产管理部门和人民法院确认房屋产权、处理房地产纠纷的重要依据。鉴于上述特点,特别是权属档案的专业性和动态性,表明权属档案应由房地产管理部门统一管理并单独进行保管。权属档案不宜与文书档案、会计档案等其他门类档案相混淆。
三、高校房产权属档案管理的现状
我校档案管理基本上都是停留在纸质文件、图纸的状态。房产部门的主要工作是档案整理、编写卷宗、存储入库、备查立卷等。许多档案资料处于长期闲置的状态,没有及时整理归档,更没有很好的利用。管理人员的管理观念比较保守,习惯于传统的手工操作方式来处理文本信息、处理房产档案信息。这是因为房产管理人员多数不是专业对口的管理人员,没有经过正规的学习、培训,对档案知识和技能不熟,只是对收集、整理、立卷、归档等一系列工作进行简单的整理、分类、建档,而没有及时准确完整的进行更新;而且管理人员经常变动也造成档案管理资料的保存不连续不持久,使房产档案残缺、间断,一些数据丢失,导致房产档案失去了历史资料的功能和用途。
四、高校房产权属档案管理信息化的应用
住房制度改革以后,住房由原来的福利分配逐渐向社会化、商品化转变。房屋产权的变动情况越来越复杂,房屋的买卖、继承、赠与等行为都使房屋产权发生变化。房产档案应该全面、及时地反映房屋产权变化的过程。房产档案作为房屋产权变动的原始记录,必须随着房屋及房屋所有权人的变动而变动。但是因为房产档案管理的信息化程度不高,信息变更速度慢,房产档案的查询和使用都很不方便。针对以上情况,建立一套符合学校特点,又方便快捷的房屋档案管理软件来提高管理效率是房产档案管理发展的必然趋势。房产管理信息化就是就是要把房屋的有关数据、信息、图纸等存储到计算机里,建立房屋信息数据库,存储各种形式的图形和属性数据,把图形数据和属性数据之间以有效的数据组织方法联系起来,对数据的变动及时的更新,以方便于查询和数据整理。
系统以数据库中的房屋的区位、权益、实物等数据为基础,利用先进的数据库技术实现信息的共享和资料的归档和查询。为了方便查询、统计可以把数据分成公有住房管理、房改售房管理、办公用房管理、商服用房管理等几个模块。这几个模块下还可以设定文件、编辑数据、工具、系统管理、打印等小模块。文件模块是对表格的操作、编辑模块完成常规的编辑、工具模块提供绘制所需的工具。系统管理模块是对数据的备份和恢复进行管理。为了能够方便查询,保证数据的即时性,有必要建立一个平时用的工作库,各种数据的修改、输入、计算、统计都在这个库里进行。
五、结束语
房产产权档案管理信息化是先进科学技术手段和科学管理方法与传统的档案管理方式的有机结合,是新形势下房地产业发展的必然趋势。运用现代信息处理技术手段来开发房产档案信息资源,必将极大地提高档案资源的开发能力和利用效率,使房产档案管理的各个方面更加完善。
参考文献:
一、明确档案管理的主要对象
我们首先要明确一个概念，房地产企业管理的档案不等同于房地产档案。房地产档案是指在房地产发证登记、房地产交易买卖、房屋动拆迁、建设用地及批租用地活动中，经过收集、整理、鉴定，形成的反映产权人、房屋自然状况及使用土地状况，应当归档保存的文字材料、计算材料、图纸、图表、照片、录像带、录音带、磁介质软盘等各种载体内容的文件材料。
房地产开发企业以营利为目的，从事房地产开发和经营活动。因而，注定会产生大量建设工程类档案与经营管理类档案，它们构成了档案管理工作的主要对象，这也是本文论述的对象。
建设工程类档案即基建档案，也属科技档案范畴。房地产开发企业是建设单位，对于施工、设计、监理等单位来讲是业主单位，保管的档案最多。根据2002年起施行的《建设工程文件归档整理规范》要求：在组织工程竣工验收前，应提请当地的城建档案管理机构对工程档案进行预验收；对列入城建档案馆（室）接收范围的工程，工程竣工验收后3个月内，向当地城建档案馆（室）移交一套符合规定的工程档案。换句话说，最后公司内部档案管理员整理归档的工程档案，主要是向城建档案馆（室）移交后剩余的档案。
房地产经营管理档案是企业在房屋经营、租赁，办理产权登记，交易转手过程中形成的。原来房屋产别只有直管房产和单位自管房产，而现在私房房产、涉外房产、股份制房产不断增多，出现了多元化的态势。同时，产权形式的变化频率加快，房地产买卖、租赁等交易活动越来越多，所涉的部门也越来越多。笔者现在于成都市房管局下属的一个国有房地产开发企业工作，现在局下属的单位就有房地产交易中心、房产登记中心、房地产经营公司等不同的企事业单位。这些单位由于业务不同，所以保管的房地产档案，特别是经营管理类房产档案大不相同。
关于建设工程类与经营管理类档案具体包括哪些档案，将在第二部分讲到。此外，房屋在几十年的管理过程中，还涉及很多物业管理档案，这些也属于房地产档案范畴。由于现在房屋都有专门的物业公司管理，所以本文就不再做专门论述。
二、档案管理应注重动态性
众所周知，房屋从准备修建到竣工，以及产权的办理、转移，时间跨度是很长的，期间不断有新的档案形成。这决定了建设工程类档案与经营管理类档案不可能像文书档案那样按年度归档。动态性管理关键就是在房地产开发和经营的工作进行中就重视档案工作，注重档案产生时间上的连续性。
先谈建设工程类档案。刚才讲到，最后公司内部档案管理员整理归档的工程档案，主要是向城建档案馆移交后剩余的档案，当然这部分档案数量也不少，这就意味着我们不能只重视管理日后移交进馆的档案。各项目部的档案资料员应该认真执行《建设工程文件归档整理规范》，档案收集应按建设程序划分为工程准备阶段文件、监理文件、施工文件、竣工图、竣工验收文件五部分。工程档案管理的动态性，关键就是档案要持续性收集，分阶段存放。像在工程准备阶段，就要把关于工程立项的会议纪要、领导讲话，专家建议文件，拆迁安置意见、方案，国土证等收集齐全。准备阶段完后，工程进入施工阶段，该阶段的文件资料最多。项目部有关人员在制定、填写、审核这些文件时就应特别仔细，以便档案资料员收集保管到齐全、有效的文件。
房地产开发企业是建设单位，在工程进行过程中，除了本单位产生的档案外，施工、设计、监理等单位也应该向其移交一些档案资料。笔者建议房地产企业在与施工单位、监理单位签订有关合同时，在合同中写明对方有义务提供有关文件资料。公司项目部有关人员平时也应主动向其他单位征集所需的文件档案。另外，工程竣工验收合格后，并不意味着就没有工程档案了。比如一些住宅小区竣工验收合格后还涉及路灯安装、大门修建或某些局部改造，这些工程也会产生相应的档案，并且它们可以不移交进档案馆。因此，项目部人员也应注意收集这类档案，日后向公司档案室移交。笔者所在的公司还专门成立了档案巡检小组，坚持每季度一次到各项目部检查指导档案、文件的管理工作，发现问题及时解决。总之，各项目部的人员要努力做到在工程彻底竣工后，既能向当地城建档案馆（室）移交一套符合规定的工程档案，又能向公司内部档案室移交一套完整规范的档案。
再谈谈经营管理类档案的动态管理。当今很多房屋还未竣工就开始准备销售了，所以这类档案虽产生时间一般晚于工程档案，但也必须尽早开始重视这类档案的收集工作。任何房地产开发企业都有专门从事房地产市场调研、房屋营销工作的人士。所以这部分人士应注重经营类档案的动态性管理。但笔者认为不必把问题搞得太复杂，其实对一个企业来说，某个项目的经营管理类档案主要就分为两部分。
第一部分是项目管理类文件。主要由研发策划、前期配套、营销策划等文件组成。项目研发成果，包括可行性分析、报告、评审资料等文件；项目营销策划方案、市场调研报告；项目广告，包括公司整体形象广告及相关报道，载体形式包括剪报、刊物等；项目销售价格方案、销售分析、销售总结；宗地情况，包括自然条件、社会条件、竞争楼盘信息等；项目规划设计草案相关文件，概念设计相关文件及项目设施指导书，方案设计文本及相关文件，房产证，预测报告，预售许可证；资产、法务等相关合同，等等。
第二部分是房产销售和租赁档案。其主体是房屋销售或租赁过程中双方形成的合同。销售一套房屋就有与之相应的一份产权，就有一套合同及相关资料，一套合同及相关资料就组成一卷档案。因此，合同在房地产档案数量中占了很高的比例。这类档案虽然数量多，但同一项目的每卷档案组成基本相同，一般包含房屋买卖合同、买卖合同补充协议、业主公约、户型图、产权证复印件、户主身份证复印件、定购书等。当然还有一些特殊情况，比如某位客户亲笔承诺书，承诺他首次在本地购房，那这份承诺书最好也应放入销售档案中。由于同一楼盘中不同房屋购买时间不同，办理产权的时间也不同，这些不确定因素使房产销售档案的形成和收集也有时间上不确定的特点，营销部门人士必须坚持动态性管理。所以，一般应该是一个楼盘所有房屋销售完毕，有关证件办理完毕，才能将这些档案移交给档案室。
三、档案管理应注重整理环节
在档案管理工作若干环节中，整理工作是核心，不仅花费时间较长，而且直接关系到以后的统计、检索、查阅等。刚刚讲到的动态性管理主要是企业中相关职能部门人员的工作，而整理肯定是专职档案工作者的工作。关于整理，笔者只谈论三点。
首先是涉及分类。其实刚才讲到的前期有关部门对档案动态性管理，即收集、鉴定等工作搞好了，就已经将不同档案的大类分好了，如此，档案管理员整理起来就会比较顺畅。档案的分类方法有多种，通常有两种方法：一是按种类分类，即将建设工程类档案和经营管理类档案分为一级类目。不同项目的建设工程档案都放到一起；不同项目的经营管理档案都放到一起。二是按房地产项目分类，即把具体一个项目划分为一个大类，形成一级类目，然后将此项目的建设工程类档案与经营管理类档案作为二级类目。无论按哪种方法分类，同一项目的建设类档案肯定都是按工程进行的时间先后顺序排序，即分阶段排序，经营类档案应把项目管理类与房产销售类档案分开整理。
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