关键词：档案管理；问题与方法；工作探讨
城市规划档案来源于城市规划部门在日常各项业务，是城市规划部门对于其业务的总结与记录，为将来工作的备案资料，既包括城市规划的申请、证件、文件、方案，还包括相关部门的批示、相关会议纪要以及记录这些资料的光盘。所以，如何合理规划保存这些重要的档案，探讨妥善管理这些档案的意义，找出目前管理工作中的问题并解决，才是我们目前工作的中心。
1 规划档案的特点及意义
城市规划档案具有三个主要特点。首先，城市规划档案具有一定的法律权威性。城市规划档案是在相关政府部门依照城乡规划法所形成的关于建筑工程的一书两证的文件以及其他相关法律文件。这些档案汇集了几乎所有相关政府职能部门的相关意见，是土地使用和建设的重要依据，具有一定的法律权威性。在公民办理建筑物产权、产籍证等相关业务的过程中，城市规划档案可以起到法律凭证作用，这是其他的城建档案无法起到的作用。其次，城市规划档案的具有客观真实性。城市规划档案在相关文件上明确了城市建设工程的造价、功能、面积、性质、建筑单位等相关信息，是城市建设工程的最为客观和直接的反映。通过相关政府部门批复后的建筑工程是需要根据相关文件证明进行验收和监督的，只有满足规划档案要求的城市建设工程才是最为合格的。最后，城市规划档案内容具有广泛性的特点。城市规划档案的主要内容既包括兼职工程的报建、广告招牌、建筑功能，还包括规划的建设单位、建筑类型等信息，内容十分广泛。
城乡规划档案是我国长期城乡规划建设中形成的宝贵历史资料，做好城乡规划档案管理，对于推进城市化进程，促进城乡规划管理水平的不断提高有着重要的意义。
2 规划档案管理工作中存在的问题
当前城市规划档案管理工作中还存在较多的问题，主要包括：档案整理、归档的问题，档案利用率低，管理水平低下，信息水平较低，档案管理专业人才不足等。档案整理、归档的问题，规划档案在整理、归档过程中普遍存在遗漏，相关内容记录不准确，图纸缺页、破页，批复材料不健全等问题。档案利用率低，由于规划档案管理机构对规划档案的重要性重视程度不够，相关部门对于规划档案的查阅次数十分少，从而造成规划档案的利用频率、调档、查档、阅档等指标低，难以发挥档案作为工作和记载重要信息抓手的作用。管理水平不高，镇区规划档案管理水平低、分类不科学、上架不整齐、存放不规范，随意存放，没有制定规范的管理流程和调、查、阅档程序，调档、查档、阅档随意性大。信息水平较低，在镇区规划档案管理部门，特别是镇区政府部门，完全采用计算机管理档案、实现档案管理信息化操作的不多，目前依然采取传统的管理模式和操作方式，信息化水平低，在一定程度上制约了档案管理的效率和利用效果。.档案管理专业人才不足。新形势下，规划档案管理需要专业的档案管理人才。但当前规划档案管理工作人员大部分是业余的或者是年龄比较大的干部，年轻干部对档案管理工作不专业、不上心，不尽心，档案管理人员逐渐流失，镇区规划档案管理发展举步维艰。
3 提升规划档案管理水平的方法
3.1 坚持服务优先的理念，创新管理服务机制
城市规划档案的自身三个特点要求相关档案管理人员必须具有一定的创新精神，开拓相关服务领域，充分开发城市规划档案的作用，为整个城市的发展提供指导与依据。档案管理人员在思想观念上要与时俱进，不断学习新方法新理念，从而摒弃掉陈文旧规，改善管理方法和服务方式，加强档案管理人员的服务意识，从而积极地提供档案的重要服务性能，发挥规划档案的自身价值，为城市建设与发展提供实质性的服务。此外，档案管理工作需要简化利用手续，便于提供服务，加强检索性能的提升，最大化发挥规划档案的积极作用。
3.2 坚持科学化管理，将一切工作规范化
城市规划档案管理工作是一项综合性的管理工作，必须将各类信息载体与各类规划档案内容融为一体，进行统一的科学化管理，提升档案的管理效率，使档案管理更加的规范。在规划档案的管理过程中要加强对规划档案的保护性工作，对相关风险进行深入分析，建立相关机制，预防有关问题的出现。在归档过程对相关文件资料的破损以及确实状况进行详细记录，并深入分析，起到有效补救作用。通过科技手段你对相关资料进行备份保存，从而有效提高相关规划档案资料的使用寿命，发挥规划档案的深远作用。档案管理工作是一项目标性的管理项目，必须在充分分析城市发展的状况的基础上，最大限度地实现地梁管理，对管理目标进行剖析，全面落实相关管理目标，根据相关管理准则，做到每一项工作有章可循，使规划档案的管理实现规范化，实现现代化管理。
3.3 切实提升规划档案管理工作人员的自身素质
近年来，随着我国城市建设的不断推进，城市规模不断发展，各级政府部门对城市建设的要求更高，这在很大程度上对规划档案的管理工作提出了更高的要求。实现规划档案管理的完美管理，充分发挥规划档案的作用就必须要求建设一支有能力和水平的规划档案管理人员，这就要求我们在实际工作中全面提高档案管理人员的业务素质。具体方式包括：专业培训、档案管理课题讲座、现场帮扶操作、相关兄弟单位的实地考察等等。只有将这些工作落到实处，才能切实提升划档案管理人员的水平与综合素质。此外，除了加强对规划档案管理人员的档案管理培训的同时，还需要提升其相关技能，包括计算机技术水平、外语水平等，这样才保证规划档案管理者人员在实际档案管理中游刃有余，提升规划档案管理的有序化和科学化。
4 结语
城市规划档案管理对于城市建设的发展具有重要的指导作用，必须认真对待。城市规划档案具有法律权威性、客观真实性、内容广泛性等特点，在实际管理中存在较多的问题，包括：档案整理、归档的问题，档案利用率低，管理水平低下，信息水平较低，档案管理专业人才不足等。档案整理、归档的问题，规划档案在整理、归档过程中普遍存在遗漏，相关内容记录不准确，图纸缺页、破页，批复材料不健全等。这就要求在实际的档案管理中坚持服务优先的理念，创新管理服务机制，坚持科学化管理，将一切工作规范化，切实的提升规划档案管理工作人员的自身素质。
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关键词： 城市规划；档案管理；重要性
Abstract: since the reform and opening in China's economic development, at the same time each region of urbanization development is also with each passing day. In city construction planning in the process of creating plenty of planning material, how these rising urban planning archives material fully sorting and file development and utilization, become the each management researchers face subject.
Key words: urban planning; File management; importance
中图分类号：TU984文献标识码：A文章编号：
随着我国城市建设步伐的加快，一个多功能、多层次、多种体系、高度密集的现代化城市建设、管理格局正在逐步形成。期间所形成的大量的城建档案，是城市规划、建设和管理可靠的参考依据，特别是城市规划档案的管理和利用，为现代化城市的规划和发展提供了基础条件。如何对这些不断增多的城市规划档案资料进行充分的整理归档和开发利用成为了每一个管理人员面临的课题。
一、城市规划档案的重要地位
规划档案门类众多，包括城市总体规划、详细规划、分区规划、控制性详细规划、修建性详细规划、管线工程规划等等，在城市建设体系中起着主导作用。城市规划档案是规划行政主管部门在城市规划、编制和管理工作中形成的档案，是城市规划和城市建设的重要法律依据，它在城市规划、城市建设中具有重要的作用。从城市规划审批权限来看，根据《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国城乡规划法》等相关法律、法规规定，国家以法律形式规定了城市规划的审批权限，在于强化城市规划合理布局、统一管理，确保城市建设按规划方案进行实施。因此，城市规划档案具有权威性，是城建档案中的“龙头”档案。
二、城市规划档案管理要求
城市规划档案建立的标准是依据《中华人民共和国城乡规划法》的要求，我国政府实行“一书两证”的规划审批管理制度，即项目建设前期应取得城市规划行政主管部门核发的建设项目选址意见书、建设用地规划许可证和建设工程规划许可证。一个建设项目从开始立项到整个工期结束过程中会不断发生属性的变化，例如容积率的调整，规划设计图纸的变更，建设用地使用性质的变更，建设工程的翻建、改建、扩建、项目产权变更以及道路改造等等。上述这些变化过程当中，同时也要求城市规划行政主管部门不断变更已经存档原有规划审批档案，从一个项目建立档案的完整性出发，在对城市规划档案的管理过程中，就要求城市规划行政主管部门从始至终保持一个动态跟踪的机制，只有这样才能保证城市规划档案内容的详实、完备、准确、无误。因此，动态管理是城市规划档案管理的基本方式和要求。
三、现阶段我国城市规划档案管理存在的问题
1.档案管理人员的管理观念陈旧。很多档案管理人员认为城市规划档案管理工作没有什么价值,那么这种工作态度也就导致了在具体的管理工作中心态过于浮躁。 而且，城市规划档案管理人员的专业知识水平普遍不高，知识结构单一，业务素质低下，对档案的整理、搜集、装订和归档业务非常生疏，对一些关键性的档案材料不知道如何归类和鉴定,这就造成了档案的关键性材料得不到有效地归纳和整理,极大地阻碍了城市规划档案管理工作的开展。
2.城市规划档案管理的相关设施不健全。很多城市的城市规划档案管理工作部门没有健全的硬件设施，缺少档案管理必备的基本软件条件，没有专业的档案管理室或者档案管理室潮湿、阴暗，导致相关的城市规划档案发霉变质等,影响了这些档案的页面美观和文字显示效果。 在一些经济欠发达的城市基本没有城市规划档案管理部门，而是将相关的档案管理工作交给建设局、文物局来处理，这极大地影响了城市档案管理工作的科学性和有效性。
四、加强城市规划档案管理工作
1．领导重视规划档案管理工作
领导重视是搞好规划档案管理工作的关键。抓好规划档案工作。需要有关领导在档案库房及相关设备等方面给予必要的保障。（1）在办公用房相对紧张的情况下，应保证库房面积，并投入大量资金购置密集架等档案装具，设置了档案信息中心，实行集中统一管理；（2）应责成专人将现有的规划图纸、资料等输入微机，实行微机辅助管理，使每一个规划项目、每一个规划成果形成的档案资料都方便可查。
2．提高规划档案管理人员的综合素质
（1）档案管理人员要具备较高的政治素质和自身修养，具备丰富扎实的业务知识；（2）要切实抓好各环节业务工作。要努力拓宽收集渠道，保证收集材料的全面完整、真实可靠。要明确归档范围，严格遵守各项立卷归档制度，及时整理立卷。要熟悉馆藏，对所管理的档案资料做到了如指掌，不断提高服务质量和服务水平。档案管理人员要紧跟时展的步伐，要学习双方面的知识，要不断学习有关规划建设方面的法律法规并尽可能多地接触了解规划建设业务，同时要学习新形势下档案管理方面业务。只有不断提高档案管理人员的综合素质，拓宽档案管理人员的知识面，才能适应工作环境，驾轻就熟地干好此项工作。
3．挖掘城市文化特色
挖掘城市文化特色，服务重点地区规划编制。规划档案中蕴含了深厚的城市历史文脉。对规划档案中城市历史文脉进行深入挖掘和对重点地区现状进行系统分析，是研判未来城市发展重点项目和目标方向的基础支撑。
在上海世博会园区选址规划过程中，有关人员对规划档案中的上海历史人文风情在空间上的具体体现进行了挖掘、分析和提炼。对档案的开发利用，为世博会园区规划中提出的借力世博契机，帮助黄浦江沿岸大型造船工业整体外迁，实现黄浦江沿岸能级全面提升，保护城市历史遗存，使历史遗存与地区功能、景观融为一体的目标提供了档案支撑。现在，黄浦江沿岸的造船、航运等产业功能已经被世博园区这样更为怡人、更具亲和力的文化地标所取代，上海的母亲河―黄浦江沿岸的文化脉络和“里弄风情”都得到了很好的传承。
4．建立统一的档案信息标准
现在几乎各个省、市、县都有自己的档案管理标准，这样多种标准同时存在会严重削弱国家标准的执行程度，造成地方标准与国家标准不协调，最终阻碍一个全国性的档案信息资源管理系统的建设，也会造成档案资源的大量浪费。 因此，应该加强国家标准的落实和宣传，使得该标准在各个地区都能够得到有效的实施和开展，减少人力资源浪费和物质资源浪费，避免档案管理信息化过程中的重复性和盲目性，提高档案管理信息化系统的质量，有利于城市规划档案高效性管理和档案资源的优化配置。
5．开发档案管理智能化软件系统
应该集中优势资源来开发一套各个地市通用的智能化软件管理系统，为城市规划档案管理的全国性分布式信息资源数据库的建设奠定基础，避免各个地区在档案管理软件开发方面的重复性资金投入。 通过这套智能管理系统来实现全国档案管理工作的统一化管理，使各个级别的档案管理部门之间实现高度的和全方位的资源共享，为政府的城市规划行政管理工作提供更加科学和有效的档案资源方面的智力支持。
6．加强对城市规划档案管理的制度建设
一个严格、科学、合理的管理制度是实现档案管理工作高效运行的基础，城市规划档案管理部门应该制定更加严格的制度标准，使得工作人员的每一项具体工作都能按照章程有条不紊地进行，当工作出现问题的时候及时追究相关工作人员的个人责任，将造成的损失降低最低，促使工作人员提高对档案管理工作的责任感，对于激发其工作热情也具有积极意义。
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城市建设规划管理档案是城建档案的重要组成部分，是指在城市规划、建设管理工作中形成的应当归档保存的文字、图表、声像等各种载体的文件材料。主要内容包括：总体规划、分区规划、城市详细规划、城市建设用地规划管理资料、建设工程规划管理资料、规划验收管理资料、违法建设管理资料等。其中包含了城市规划管理最为民所知的“一书三证”：建设用地项目选址意见书、建设用地规划许可证、建设工程规划许可证、建设工程验收合格证。是政府依法实施行政管理、行政许可、市场监管和执法监督的重要依据，也是群众维护权益的可靠信息和原始凭证，与民生息息相关，所以城市建设规划管理档案是幸福档案的一部分。如何挖掘规划管理档案的作用，确保规划管理档案造福民生，服务民生，使百姓的合法权益得到维护，促进社会的和谐发展。
多年来，广州市城建档案馆积极推进规划管理档案信息化建设，作为发挥档案作用、落实拓展服务的重要举措，就是将传统的规划管理档案信息转换为可被计算机识别、处理的信息，实现规划管理档案信息资源的真实、完整地被采集和保管，安全、合理地被使用，以满足社会各方面日益增长的利用规划管理档案信息的迫切需要。广州市城建档案馆的规划管理档案信息化工程，走过了三个阶段。20世纪90年代，利用自己的技术力量，开发了城建档案计算机辅助管理系统。通过人工著录将目录信息输入，建立专门的数据库，实现对档案信息进行计算机管理和检索，结束了人工查阅档案慢、漏、不准的历史。21世纪头10年，信息化全面铺开，引进扫描仪，把握统筹规划、利用优先、分步实施、务求实效的原则，将利用频率高、调阅数量大的城市规划等规划管理档案率先进行数字化。至今，已扫描规划管理档案25万卷，生成450多万张图像文件。并通过广州市城建档案信息网站及局域网、城域网，逐步实现了规划管理档案收集、管理、利用统计的现代化。“广州市城建档案数字化工程”于2010年12月获得了国家住建部的验收通过。
在这一时期，基础设施建设、法规标准制度以及人才体系建设也得到全面发展。21世纪第二个10年，档案信息化迎来了全新的发展机遇，即将建成以广州电子地图为基础、网上地理信息技术为核心的城建档案信息系统。馆藏规划管理档案的信息化为提高档案利用效率，提升服务质量，保护档案原件等方面发挥了重要作用。特别在城市规划管理工作中发挥了巨大的作用，在幸福民生方面做出了贡献。
一、为城市规划提供基础数据，提高了规划的可行性
城市是市民生活、工作、生存和发展的全部空间。回顾过去，在上一个世纪，只有13%的地球人口是生活在城市当中的。而到了2007年，历史上第一次城市的人口超过了城市以外的人口。这样一个过程正在加速，估计到了2050年，大约超过70%的全球人口将会生活在城市当中。所以关注民生，就要关注城市规划。城市规划的最高原则应该是“利民、宜居”。城市规划应以幸福居住为目的。城市的规划和建设是人类智慧的结晶，而城建档案工作部门正是为城市发展规划建设正常运转提供便捷服务的部门。2006年11月，广州启动了“数字城市规划”的建设，以数字技术作为主要技术手段、以数字信息作为主要的信息形式、系统地应用各种数字城市技术、实现城市规划编制与规划管理的有效衔接。提高规划编制的科学性和效率，保证总体规划与其他层次规划实现动态的联动，实现“一张图”规划管理，建立以“一张图”为核心的数字规划管理系统，使规划编制“面向管理、立足实施”成为可能。?数字化规划包含的内容主要分为三个层次：数据支撑层、应用和决策层、规划服务层，其中数据支撑层包括以4D数据为核心的空间基础数据、规划专题数据、行政事务数据和综合档案数据，这些基础数据为规划业务应用和规划服务平台提供数据支撑。应用层是以3S集成空间分析、工作流优化配置为特点的图文一体的应用体系。决策层在数据基础和业务应用的支持下，进行数据分析与挖掘，使城市规划决策从定性分析走向定量分析。规划服务层则是利用基础数据和业务结果为社会提供规划服务。数据支撑层的主要内容就是规划管理档案信息化数据，可见，规划管理档案在数字城市规划中的地位举足轻重。没有基础数据，“数字城市规划”将是空中楼阁。
二、为规划审批业务提供支撑，提高了规划业务办事能力和效率
随着城市建设的飞速发展，高度集成，图文合一的地理基础信息、地形图、红线图、地下管线资料、规划编制资料等规划管理档案信息，不但是规划设计的依据，同时也为规划审批业务提供依据，为实施规划审批、管理、监察提供了强大的信息支撑。可以节约人力、财力，而且加快速度，赢得时间。近年来，广州市城建档案馆坚持树立和落实科学发展观，紧紧围绕我市城市建设中心工作，认真贯彻落实国家有关法规规定及标准规范，依法治档，不断强化城建档案管理工作，并加大力度做好规划管理档案工作，做到档案管理专业化、规范化、信息化。自上个世纪90年代初开始档案信息化工作，目前，档案在线利用已经和广州市规划局业务审批紧密结合，并形成了规划业务审批案件一经办结即刻归档，档案信息及电子文件7天上网的良性循环。规划局工作人员能够通过档案管理系统实现数字档案信息的实时共享，高效便捷地查询、利用有关的档案信息资源，提高工作效率。
三、规划管理档案信息化拓宽了档案社会服务的作用，提高了为公众服务的水平
信息化时代，公众对信息公开的需求日益突显。城市规划管理档案，以其本源性、真实记录性，成为城市管理执法部门依法管理的凭证、单位和个人解决纠纷、依法维护自己权益的关键证据。广州市城建档案馆参与政府信息公开工作，应该说是走在全国档案系统的较前列。从2004年1月参与政府信息公开工作至2010年底，共处理依申请公开案件12123宗，从当年的214宗/年至现在的3659宗/年，平均每年以60%的速度递增。广州市城建档案馆大力做好依申请信息公开等档案信息服务工作，积极主动提供便民服务，打造文明窗口。加大力度探索便民措施，包括简化立案标准、优化办案方式等，坚持以人为本的理念，耐心细致为公众服务，不断提升窗口服务质量。配合相关业务部门、国家公检法、建设单位、企、事业单位和社会公众，及时提供档案及档案信息服务。同时，进一步加强与广州市规划局及分局相关业务部门的沟通协调能力，简化内部办事流程，提高会办工作效率。政府信息公开有利于营造诚信友爱、充满活力的社会氛围。办理依申请公开政府信息案件能让档案工作做到切实为广大人民群众服务，达到提高档案信息的利用价值，发挥档案对社会应有作用的目的，实现档案工作的可持续发展。符合档案馆追求“更高社会贡献率、更大社会影响力”的目标，#p#分页标题#e#
四、信息的真实性、权威性对和谐社会的前进
发展起到促进作用随着我国改革开放的深入和市场经济体制的逐步完善，社会对信用的需求大大增加，但是社会信用的缺失，甚至是信用危机的出现，已严重阻碍了我国经济发展，成为社会和谐的瓶颈。各种制假售假、偷税漏税、经济欺诈等行为屡屡曝光。政府信息共享可以有的放矢预先查验资料的真实性，有利于全体社会成员对自己的信用记录倍加珍视，同时使信用欺诈者无处藏身，从而净化经济市场。所以，除了满足公众的档案信息公开需求，针对单位的需求，只要是利民为民的，我们一样提供服务。如，我馆和房地产交易中心2009年底建立了规划管理档案信息核查平台以来，通过采用FTP访问方式，实现点对点信息利用服务，两年来，共提供查询2050宗，充分凸显了规划管理档案真实性、权威性的价值。
五、存在问题
1、档案的真实性、完整性、可靠性是信息资源建设中至关重要的问题。一旦信息不完整、不可靠、不真实，那么将不会具备纸质档案的法律效应，也丧失它可利用的价值。
2、数据在数字化加工后缺乏有效检测手段，如果人工数字化输入不正确，将影响到后期电子文档的查询结果，结果是事倍功半。
3、对同一地块的规划管理档案缺乏有效整合和关联，无法实现纵向、横向的有效查询，从而无法实现信息共享。
关键词：城市规划；档案管理；信息化建设
城市建设档案是城市建设过程中对规划、建设、管理、文化等原始资料的记录，城市建设档案对城市经济社会发展发挥着促进作用，随着我国经济社会的快速发展，我国城市建设发展速度异常迅猛，产生了大量的城市建设档案。城市建设档案的保存和管理，需要通过科学的方法和技术，通过档案的高效管理，提高档案的价值。信息技术的快速发展，为城市档案管理提供了新的途径，在城市档案管理中引入信息技术，可以提高城市档案管理的效率，提高档案管理的质量，更好的让档案为经济社会发展服务。
1 做好城市建设档案管理信息化建设工作必须遵循的原则
城市档案管理过程中会产生大量信息，这些繁杂的信息为工作人员管理带来了较大困难，降低了档案管理效率，按照科学的规则进行档案管理可以提高档案管理质量。城市档案是城市建设详细信息的记录，是国家机密文件，这些信息对我国城市的地形地貌、城市规划、建筑详细参数等信息进行了详细记录，一旦这些信息被窃取，将会带来不必要的麻烦和损失，甚至给过国家安全带来威胁。在城市档案信息化管理过程中需要遵守一定的标准，科学地进行档案信息管理，提高档案信息化建设中的技术能力。在进行档案信息化建设过程中，会出现各种各样的问题，档案管理软件应用率、系统对音频视频档案的识别性能。为了提高档案管理效率，工作人员需要按照档案管理的工作规程进行操作。
2 档案管理信息化发展方向
2.1 无纸虚拟化发展方向
随着信息技术的不断发展，计算机网络应用到档案管理中。利用计算机网络技术，可以实现无纸化的办公方式，以往纸质档案管理的模式已经跟不上时代的发展，需要被摒弃。档案管理工作的主要内容之一就是将相关档案的信息资源实现共享，若是想要将这一目标实现，第一档案馆藏量应该特别充足，同时，虚拟化管理档案的模式就是利用全球网络架构体系的互联网来实现各个档案馆资源的共享，从而将档案资源极大的丰富起来。加入把整个人类所有的档案资源信息都输入互联网之中，那么从某方面来说，档案资源的数量应该是趋于无限大的，不管距离有多远都能够十分快速的获取到想要了解的资源信息，从而将传统档案管理中所出现的根本性问题进行了解决。
2.2 微缩数字化发展方向
通过将微缩摄影与数码影像等技术手段应用在档案管理工作中，可以更直接的推动档案管理工作向着数字化方向发展。档案信息数字化的本质就是利用扫描设备、计算机设备等现代化的一些电子技术手段来将各个档案馆的相关档案资源实现电子档案信息的直接转变，完成档案资源的微缩数字化处理之后，可以借助于计算机设备来实现智能化的搜索，并且具有极高的搜索效率，具有更广的覆盖范围。借助于计算机对文件信息进行登记存储，只需要输入一次信息就能实现无限次数、多种形式的输出，可极大程度的提升用户对文件信息进行查找的便捷性，并且还为档案管理工作的现代化发展奠定良好的基础。
2.3 信息网络化发展方向
电子文件签署和平常的纸质文件存在较为明显的差别，其签署的方式为在电子文件之中留下特有的“印记”标志。这代表着电子文件的签署人身份的认证，同时还有预防盗窃利用、修改等功能。接收文件的单位和部门还可以利用此来判断文件签署人和文件内容信息是否真实。网络传输的特点为成本低、真实准确、范围广、传输效率高等，同时随着网络建设和电子文件工作的不断推进，人们进一步深化了各类信息资源的分享和存储，进一步将范围扩大，逐步形成了资源的充分利用局面。
2.4 多元智能化发展
在计算机技术中，最先进的语音识别这项技术的开发与应用，可以推动档案管理工作朝着智能化的方向来发展，甚至在不久的将来还可以设想，在档案管理工作中将人工智能技术引入，可以对每位用户的资源索引习惯进行记录、分析和学习，从而在进行档案管理工作时就能够提供更为人性化的服务，并与大数据系统相结合，可以跨越式的实现档案管理工作的发展，使其可以更好的服务于相关的单位、企业，为其提供更为准确、详实的参考信息，推动档案管理工作发展的智能化。
3 城市建设档案管理的信息化建设途径
3.1 完善网络基础设施，为信息化建设提供良好的基础
为了提高城市建设档案信息资源的可靠性、安全性，需要通过提高内部网络服务质量来提高城市建设档案管理水平。完善网络基础设施，可以为档案信息共享创造良好的网络环境，从而提高城市档案网络系统技术水平。
3.2 加强信息化管理，做好城市档案信息资源的建设
把档案资料制作成电子信息资源，可以将文件传输到网上，可以提高信息的可靠性和通用性。信息化管理条件下，档案工作人员需要对电子文件有较深入的认识。电子文件稳定性差，容易遭受损坏，对城市建设档案信息进行管理，可以提高电子文件的使用效率。
城市建设档案信息化建设最重要的任务是信息资源的开发，档案管理者要重视档案信息资源的开发，不断完善数据库，利用网络设施进行信息资源共享，此外，利用计算机技术进行档案信息电子化处理。
3.3 强化城市建设档案信息化管理人员的专业素质
在进行城市档案信息化管理时，要根据档案的重要性程度，进行分类化管理。档案的管理质量受到档案管理人员素质的直接影响。为了保证城市档案信息化管理的顺利开展，需要提高管理人员的技术水平和知识层面，全面提升工作人员的专业素养。在进行信息化档案管理中，要重视现代化设备的投入，对工作人员进行技能培训，保证工作人员能够稳定操作设备。
城市档案信息管理任务繁重，传统的档案管理模式效率低下，难以最大化档案信息的价值。城市建设档案信息化建设是档案管理工作现代化发展的需要，进行城市档案信息化建设可以提高档案管理效率，更好地挖掘档案信息价值，为城市现代化建设做出更大的贡献。
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关键词：规划审批档案；档案管理；信息化建设
一、前言
规划审批档案是指在城市规划管理活动中形成的具有凭证作用和保存价值的文字、图纸等相关材料，它包括建设用地规划审批档案（含选址意见书）、建设工程规划审批档案、建设工程竣工核实档案。在整个城市建设档案管理中，规划审批档案占馆藏比重多为90%以上，且由于规划审批档案更具应用性和保密性，更成为了城建档案管理中的重中之重。当前，随着数字技术、信息技术、网络技术在我们城市生活中的渗透，信息化技术在城市规划当中的应用得到了长足的发展，而作为城市规划内容之一的规划审批档案管理，加强其信息化建设，对于促进城市规划档案资料管理具有积极的促进作用。为此，本文就城市规划审批档案管理的信息化建设进行简要阐述，以供参考。
二、城市规划审批档案的特点及档案数字化的优点
（一）城市规划审批档案的特点
1. 法律权威性。城市规划审批档案包括了由规划行政主管部门核发的选址意见书、建设用地规划许可证、建设工程规划许可证等“一书两证” 的原件，是按相关法律及其他法规性文件所规定的法定程序形成的，汇聚了诸多职能部门，如发改委、国土部门、规划部门、环保部门、消防部门等的相关单位的审批意见，是土地使用、工程建设的凭据，具备法律的权威性。在办理建设项目产权证的过程中，它起到法律凭证的作用。
2.客观真实性。城市规划审批档案直观的反映了建设项目各方面的情况，在“一书两证”载明建设项目的施工单位名称、工程的性质、建筑的面积、功能、造价等信息，具有客观真实性。
3. 内容广泛性。因为城市规划管理业务的类别众多，城市规划审批档案内容也相应体现出广泛性，包括了单位及个人建设工程的报建、建筑物的改造、功能变更、建设单位变更、建筑物广告、建筑物装修等内容。
4. 地位重要性。城市规划审批档案是城市规划管理工作中的前提和条件，其涉及城市规划管理中的建筑用地的申请、审批工程的选址、施工放线、批后管理等等工作内容，可以说，规划审批档案不完整或是管理工作不到位，都将给城市规划管理工作带来一定的困难，其在城市规划管理工作中具有非常重要的地位。
（二）档案数字化的优点
1. 档案管理数字化，通过现代化的检索工具，支持模糊查询及组合查询，用户在查询时非常方便，能快速的检索到自己需要寻找的档案信息，使之能快速的提供详细、即时的数据信息。
2. 改善档案的利用方式，将纸质档案转为数字化档案，可增强对档案原件的保护，使档案的使用更为安全，同时又可很好地防止档案原件被篡改，大大减少了原件受损或遗失的可能性。
3. 档案数据数字化，可使档案信息实现超时空流动，让办公人员足不出户就可以方便地调阅利用档案，扩大了档案的利用空间，使之由原始的保管中心转变为信息的控制中心。
4. 档案数据数字化，即改变了原始的档案纸质信息只供一人查阅的局限性，它可以同时供所需的用户进行查阅，不受时间和空间等限制，大大提高了其使用效率。
三、当前城市规划审批档案数字化建设的现状及面临的问题
（一）随着城市建设的快速发展，建设项目的数量激增，规划审批档案的数量明显增加。且随着公民法治意识的增强，当前越来越多人开始关注城市规划设计与审批管理，使得规划审批档案的利用率开始逐年增长。但当前，我国大部分城市规划审批档案管理中数据的提取率和入库率还很低下，致使著录数据检查不方便和入库不及时，暂时不能满足于人们对信息的即时需求。
（二）纵观当前我国大部分城市规划档案数字化使用的系统，后台数据库结构和档案管理系统数据库结构完全不同，其是先借助外部程序，将数字化系统的数据进行转换处理，使之结构与档案管理系统数据库结构相同后，方可进行入库工作。而在数据提取成功后，如发现其中的数据出现异常，则需把数据修改后再全部重新提取。这样一来，不仅数据导入步骤繁多，且修改步骤复杂繁琐，重复劳动量大，工作效率不高。
（三）我国现阶段城市规划审批档案管理水平普遍不高，往往只能满足于计算机的简单操作，不能站在整个城市规划的全局上，对规划审批档案进行高层次的现代化信息管理，使之更好地服务于城市规划管理。
四、完善城市规划审批档案信息化建设的建议
（一）完善软硬件基础设施
要完善城市规划审批档案信息化建设，首要的任务就是要完善软硬件基础设施，即根据实际需要配备计算机软、硬件和网络设备，选择先进、成熟、适用的技术，使之能完成业务管理、事务管理、档案利用服务等工作。同时，为了进一步提高城市规划审批档案管理的技术水平，还应努力与资源数据库系统相互融合，构成一个有机的整体，形成从数据录入到数据管理再到数据加工输出全过程的应用。
（二）制定统一的档案管理规章制度、标准和规范，推进规划审批档案的数字化
要完善规划审批档案管理的信息化建设，则应制定统一的档案管理规章制度、标准和规范，继续做好规划审批档案的管理和利用工作，加强对各档案管理工作的指导，推进规划审批档案的数字化，整合各档案管理系统和档案数据，采取各种措施做好档案安全工作。
（三）优化城市规划审批档案系统的措施
1. 完善数据检索功能
规划审批档案数字化系统主要是对建筑工程审批和竣工验收审批这两类规划审批档案进行著录、扫描录入数字化，并对此建立匹配相应的索引信息，存储到后台档案管理系统的案卷件表中，以供以后的处理和利用。而在这一过程中，要完善数字化系统的检索功能，则是加强对档案著录数据以及关联影像文件的检查，以减少档案数据资料的出错率。
如：①卷内文件序号按流水递增，当插入新文件时，后面的文件序号可以自动按序增加。②对文件的页号与序号按规则自动检测，不可出现页号小于序号的情况。③按阶段设置的逻辑关系来检查用户输入的各文件阶段信息及逻辑关系是否正确，建筑工程审批档案的阶段中必须有工程阶段，竣工验收审批档案默认所有阶段为竣工阶段。④在著录信息提交时按设置规则检查档号是否合法，过滤某些字段中的非法字符。
2. 简化数据入库的工作流程
对数据入库的工作流程进行优化，即主要是依据档案管理系统的数据库存储结构对数字化系统数据存储方式进行改造，即分为“文件著录信息”和“电子影像”，然后简化数字化系统和档案管理系统的接口操作流程，按档案类型、档案号等条件将接口表数据分批量导入到正式库，如“接口表（以档案管理系统为准）”+“影像文件（按服务器目录存放）”，随后进行档案资源管理和档案的利用管理，最终提高档案资源的采集、管理以及利用的效率。
3. 其他方面的系统优化
为更进一步的减少档案管理人员的工作量，提高工作效率，在进行信息化建设的过程中，还应做好以下系统的优化工作，即：①部分字段信息设置默认值或者可以根据规则继承信息；②根据序号前后相邻的两个文件的页号，自动计算出文件页数；③著录控件大小和位置按用户操作习惯调整；④在进行著录过程时，可按三个层次将案卷进行著录，即将那些反映问题单一或查考价值不高的档案进行案卷级著录，对那些一卷内几个文件涉及同一个内容且又排在一起的档案进行文件组合级著录，而对那些重要文件或反映问题庞杂的文件则进行文件级著录；⑤在进行著录过程中，可直接在全引目录上对如“”房档“案件”等特殊形式的档案在电脑上按人名、地址和时间等用案卷目录直接录入，然后分门别类，给出一个分类号；⑥为提高检索效率，可在著录的过程中，用“关键词”代替原本的“主题词”，即用揭示主题内容的关键词、词汇等进行标识，在录入电脑后用电脑的批量处理功能进行一一分类。
（四）不断提高城市规划档案管理人员的综合素质
城市规划档案管理人员不能只满足于掌握简单的计算机应用知识，而应不断更新自身的观念，调整心态，学习并掌握必要的网络知识和现代化技术，对纷繁复杂的规划审批数据进行标引、分类和有效管理，使之能发挥出最大的利用价值，满足于城市规划管理的最大需求。
当前，我国城市规划档案管理部分应加大对档案管理工作人员的信息化培训工作，按照分层次、分阶段和根据业务需要的原则，不断提高其业务能力和技术水平，使其能熟练掌握先进的现代化信息技术以及应用新技术、新设备和新方法。同时，还可公开向社会上引进一些具备信息服务设计、系统分析能力、数据开发和分析能力、网络设计和管理能力等人才，使之能全方位地对信息系统进行维护，确保规划审批档案的安全性和应用性。
（五）继续推进规划审批档案信息平台成果应用，扩大服务范围
加强和完善城市规划审批档案管理信息化建设，其最终目的是服务于城市规划管理。因此，在完善信息化建设的进程中，则应继续推进规划审批档案信息平台成果应用，扩大服务范围，逐步改变传统的规划审批档案信息形式和提供利用方式。首先，应整合规划审批档案信息资源，通过建立城市规划审批档案特色专业数据库，应用信息技术改造和提升传统信息开发和服务利用方式，扩大服务范围，改进服务质量，提高城市规划审批档案信息的开发深度、利用率，提高其对社会的贡献率。其次，应围绕网上应用，面对新一批网上档案信息的用户，可有计划地上载开放档案目录，并向专业特色的城市规划审批档案原文信息服务发展，向社会提供网上查询和多方面的网络利用服务，进一步发挥城市规划审批档案信息资源服务社会的作用。
参考文献
[1]胥朝芸.城市规划审批档案信息化建设浅析——以杭州市城市规划档案馆为例[J].云南档案，2009（10）.
二、主要目标
----计划归集住房公积金3.5亿元。
----发放住房公积金贷款3亿元，逾期率控制在0.2%以下，争取零逾期。
----提高资金运用率，实现增值收益2500万元。
----扩面人数在20*年基础上净增2048人。
-－--创建省一级档案管理达标。
三、工作重点
（一）突出业务工作重点，进一步抓好规范化管理工作。要按照年度工作部署，着力推进扩面、归集、使用等主要业务发展，加强精细化管理，进一步落实防范风险的各项措施。
1、在制度扩面方面：争取*市人民政府高度重视，继续把非公企业扩面工作摆上政府层面。进一步完善工作网络，发挥乡镇、联络员主体作用，发动乡镇、公积金联络员抓扩面。集中力量抓好规模以上、列入上市企业员工和机关事业单位非在编人员的扩面工作。积极稳妥地推进行政执法工作。
2、在资金使用方面：始终把资金安全放在住房公积金管理工作的首要位置，不断强化风险意识，增强防范和控制风险的能力，进一步抓住重点，不断完善贷款催收制度。加强资金的计划和调度工作，提高资金使用效益。同时开展“贷款催收月”活动。确定某个月为“贷款催收月”，下个月作为贷款催收月的延伸，以催收、清欠工作作为重点，人性化催收方式进行
3、在规范化管理方面：调整机关事业单位住房公积金月缴存额。与*市财政局协商，住房公积金缴存月工资基数要逐步规范为国家统计局规定的月平均工资上来，以提高广大机关事业单位干部职工的住房福利。推出缴存管理业务全面实施电算化管理。2009年要更好开展此项工作，建议*市中心对住房公积金其他业务也进行电算化改造。
（二）深入调查研究，不断完善调整业务政策。2009年进一步完善房地产市场调控政策，合理引导住房消费与开发建设，规范和维护房地产市场秩序，以刺激*房市，促进经济社会又好又快发展。应深入调查研究，不断完善调整业务政策。
1、建议放宽贷款政策。由于房地产市场的不规范,对那些确实有购房行为,但目前尚未可办理产权证的，是否允许贷款。用第三方房产作暂时抵押，待产权证领取后，再调回。同时出台“贷款应急预案”，在存贷比低于60%时启动该方案。
2、围绕增强住房公积金对中低收入家庭的住房保障作用，建议推出了一批新的亲民、惠民措施。考虑企业职工的特点，开展推出新分配大学生、引进人才专项住房公积金贷款（连续缴存时间从一年缩短到半年）；开展有利于企业职工的住房公积金使用业务，依法合理放宽住房公积金提取条件；努力拓宽渠道，为低收入职工购房提供贴息政策（对应无法抗拒力量，处于贫困线以下的困难职工推出贴息）。
主要内容
《规划》由商务部牵头，与中央网信办和国家发展改革委联合印发。有关电子文件归档和电子档案管理的内容在“四、专项行动”的“（一）电子商务信息基础设施建设工作”中，分别为“1.电子商务综合管理平台建设行动”和“3.电子商务商业信息服务平台发展行动”。
其中，“1.电子商务综合管理平台建设行动”提出，要“加快企业电子档案管理制度及平台建设。完善电子发票、电子会计档案等管理制度和规范标准，推进电子档案管理，形成电子发票信息库，建设国家及地方电子发票信息管理与服务平台。在符合国家法律法规前提下，实现各级平台互联共享，依托国家电子商务示范城市，面向各类电子商务交易与服务平台，发挥电子会计档案对电子商务的促进和保障作用”。
“3.电子商务商业信息服务平台发展行动”提出，要“支持电子商务交易平台研发数据产品。支持企业依托大数据及统一编码技术，创新电子档案收集和利用方式，盘活电子商务交易平台海量交易数据信息，提供合法合规的数据信息产品，提高电子商务经营效率与水平”。
《实施方案》由国家发展改革委牵头，与商务部、中央网信办联合印发。有关电子文件归档和电子档案管理的内容在“二、主要任务”的“（一）电子商务基础设施建设专项行动”中，分别为“4.电子印章管理及电子合同应用工程”和“5.电子发票推广工程”。
其中，“4.电子印章管理及电子合同应用工程”提出，要“建立电子合同、电子合同档案管理相关标准规范及制度，建设电子合同公共服务平台，为各类电子商务市场主体提供规范化电子合同相关服务”。
“5.电子发票推广工程”提出，要“完善电子发票、电子会计档案等管理制度；推进电子会计档案管理”。
有关背景
新一轮的科技革命孕育出了电子商务，并已成为当今我国经济下行压力中逆势增长的新亮点。随着经济的发展以及信息技术深入广泛的应用，电子商务可谓是如日中天。受到人们热捧的网上购物，极大地提升了国家信息消费需求的层次。然而，纵观其流程，从进货、存储到配货、发货都已是全流程信息化。这就促使人们开始思考电子档案的管理应当如何促进国家经济的发展。
在财务会计领域，以会计凭证、账本和报表为载体的会计档案以几何级数量增长。特别是不少企业为应对日益增大的风险而采取了财务共享模式，这导致财务会计工作由分散走向了集中，以前分散的会计档案全部集中至区域中心，使财务共享中心纸质的会计档案管理不堪重负。
在此背景下，各企业强烈要求会计凭证、账本和报表等会计档案电子化，以应对《企业会计信息化工作规范》出台带来的需求，并通过电子文件归档，解决电子商务发展过程中对电子文件管理的需求，这既可以促进电子商务的发展，又可以拉动居民消费，从而促进国家经济发展的转型升级。
2012年2月6日，国家发展改革委联合
12个部委共同下发了《关于进一步促进电子商务健康快速发展有关工作的通知》，其中第二条专门提出：“推动电子商务企业会计档案电子化试点工作。财政部会同有关部门，组织开展会计档案电子化管理试点工作，修订完善《会计档案管理办法》，研究完善电子会计档案管理制度，推进电子会计档案在电子商务领域中的应用，充分发挥电子会计档案在电子商务领域会计信息数据管理、利用等方面的作用，推动电子商务领域会计信息化，提高会计信息质量。”
2015年5月4日，国务院下发了《关于大力发展电子商务加快培育经济新动力的意见》，专门要求财政部、税务总局、国家档案局、国家标准委等部门逐步推行电子发票和电子会计档案综合试点工作，完善相关技术标准和规章制度。
为此，国家档案局做了大量的工作来落实这两个文件。2013—2014年，国家档案局联合国家发展改革委、财政部、审计署、税务总局批准中国联通、中国电信、中国人保开展会计档案电子化管理和电子发票及电子会计档案综合试点。试点单位不仅可以用电子形式保存记账凭证、总账、明细账、日记账、银行回单和内部信息系统产生的原始凭证，而且可以接收电子发票直接入账归档。对此，国务院给予高度关注，第一时间在国务院门户网上予以报道；与此同时，与财务会计有关的各大网站也纷纷报道了这一消息，凤凰卫视财经新闻同样也予以报道。一项电子文件管理试点政策能够取得如此反响，是因为电子会计文件的规范化管理和归档有效降低了电子商务企业经营的成本，推进了可信交易的环境建设，为助推国家电子商务的发展提供了有力支撑。据统计，仅一家中央二级企业，一年就能节省各种费用600多万元。
基于国家档案局卓有成效的工作，各有关部门认识到了电子档案管理在经济发展中的重要作用。2016年，国家发展改革委牵头成立“促进电子商务发展部际综合协调工作组”时，国家档案局也成为其中一个成员单位。在随后促进电子商务发展部际综合协调工作组制定《规划》和《行动方案》的过程中，国家档案局充分发挥了成员单位的作用，广泛宣传和展示两次电子会计档案试点的成效，强调电子档案管理对电子商务发展的重要作用，得到了有关部门的认可和肯定，遂将电子档案管理工作纳入到了上述两个文件之中。
落实中长期规划有关措施
为落实《规划》和《行动方案》，国家档案局领导高度重视，制定了“十三五”期间落实的具体措施。
一是推进电子商务企业数字档案馆（室）建设试点，每年遴选一定数量的电子商务企业作为试点单位参与数字档案馆（室）建设。
二是大力推进企业电子文件归档与电子档案管理试点工作，与国家发展改革委共同开展企业电子文件归档与电子档案管理试点。“十三五”期间分期推进企业参与试点，在验收通过后，选出典型示范企业并向全国推广。
三是探索电子商务电子档案信息开发利用的新方式，探索采用大数据技术开发电子商务电子档案资源，建立电子商务电子档案资源开发成果转化为数据信息产品的机制，会同税务主管部门推进电子发票档案公共利用平台建设，形成电子发票档案查询利用新机制，探索电子发票档案编研成果新形式，探索基于档案数据的电子发票大数据产品推广利用机制。
四是加强企业电子档案管理制度规范建设，制定电子商务平台电子文件归档与电子档案管理规范，包括归档范围规范、接口标准、元数据管理规范、归档流程指南、利用规范等；编制电子发票入账归档管理指引和电子发票平台数据归档指南。
五是推进新《会计档案管理办法》的实施，会同财政部编制电子会计档案管理案例汇编，每年推出若干家电子会计档案管理示范企业，定期组织研讨会、培训班，推进新《会计档案管理办法》的宣传与实施。
六是对电子商务平台电子文件归档与电子档案管理难点技术进行攻关，开展电子商务企业电子档案利用方式创新研究，探索引入大数据技术开发电子商务系统电子档案的思路，盘活海量交易数据信息。
七是鼓励电子商务企业加入企业档案工作协作组、组织专家组，为制定政策、规章、标准规范等提供咨询，就工作中的技术难点开展攻关。
有关工作纳入《规划》的意义
1.有利于通过服务国家经济建设提高档案工作的地位
近年来，电子商务发展风起云涌，在经济增长中比重越来越大，将电子文件归档和电子档案管理纳入电子商务规划，通过电子文件归档和电子档案管理工作促进电子商务的发展，使档案工作前所未有地贴近经济建设的主战场。这是贯彻档案工作服务中心和服务大局的重要措施，也是档案工作为经济建设服务的具体体现。
2.有利于加强档案资源建设
电子商务作为人类社会活动的一部分，与人类其他社会活动一样，会产生大量的记录，最终形成大量档案。但由于电子商务活动高度电子化，较少形成传统载体的档案，所以容易导致档案资源的大量流失。将档案工作纳入国家电子商务规划，使档案工作提前介入电子商务活动，保证电子商务活动形成的档案资源应收尽收，有利于维护电子商务档案资源的安全。
3.有利于推进电子文件归档和电子档案管理工作
电子商务活动的一大显著特点便是交易活动和记录的电子化，由于形成电子文件的形式多种多样，导致归档难度较大。把电子文件归档和电子档案管理工作纳入国家电子商务规划，将促进电子文件归档和电子档案管理技术难点的解决，将促进互联网、云计算技术背景下的电子文件归档和电子管理工作，从而形成具有中国特色的电子文件归档和电子档案管理体系。通过电子商务企业电子文件归档和电子档案管理工作的典型示范效应，推动全国电子文件归档和电子档案管理工作。
4.有利于将档案融入国家大数据行动
同时，规划档案既具有一般档案的普遍特点，又具有其自身的鲜明特征，涉及面比较广。规划管理部门在工作内容上包括一般的党政管理和各项具体业务活动，并且由于规划管理的复杂性，业务管理部门就较多，产生的业务种类档案比较繁杂，这就是规划档案管理自身具有的特点。这些不同的机构在从事不同工作活动中产生的档案，按内容划分为文书档案和专门档案。文书档案主要收集党组文件材料，党组会议记录、办公会议记录、工作计划总结、各项规章制度、请示与批复，受到有关部门表彰的通报、机关党总支、团支部在其职能活动中形成的文件材料，机构、人员编制、干部任免材料，本机关印发的各种文件材料等。专门档案包括财会档案、人事档案、规划业务档案、专题档案四类；按载体划分为纸质档案、音像档案、电子档案等，形成了一个多种类型、互相补充的档案结构。
正是由于城建档案具有的上述特点，笔者认为，可以从以下几个方面着手，不断提升城建档案管理水平，以适应各项城乡建设工作的需求。
一、加强领导，提高重视程度
要把档案管理工作搞好，离不开各级领导的重视和支持。只有把城乡规划档案工作纳入领导议事日程，多研究、多关注，从理顺档案管理体制，实行档案集中统一管理入手，在档案室专职管理的基础上，各部门也都配备专兼职档案员，形成专门机构和政务、业务部门齐抓共管的局面。同时把档案管理工作发展编入长期工作规划、年度计划，花大力气在管理方式、管理手段、管理意识上不断优化，把重视真正落到实处。
二、依法治档，建立健全各项规章制度
1.提高档案执法意识，依法治档。在加强领导，提高重视程度的基础上，依法建立档案、依法使用档案、依法管理档案，也是加强城建档案管理工作的重要内容。因此，一要切实提高干部职工的依法用档意识。结合城乡规划工作管理特点，以开展学习宣传贯彻档案法律、法规及规范活动，定期组织干部职工认真学习《档案法》、《城建档案管理办法》及《哈尔滨市档案管理条例》等载体，把档案管理法律法规的学习纳入本部门普法工作内容，营造依法用档的舆论氛围。二是加强档案管理知识上岗培训，实现专兼职人员持证上岗。定期组织专兼职档案人员对档案收集、整理、立卷、归档和开发利用的规范等业务知识进行学习，并外请档案专业人员进行业务指导，组织档案管理人员到其他省市学习档案管理先进理论和经验，使档案工作者熟练掌握档案收集、分类、立卷、归档的技术，提升依法管理的意识，自觉按照各项规范开展工作。
2.建立健全各项规章制度，实行规范化管理。制度是贯彻和落实的最好保障。笔者认为，以《档案法》、《城乡规划法》等为依据，结合城乡规划档案管理的自身特点，建立健全完善城乡档案管理的各项制度，应成为日常档案管理工作中的重中之重。只有健全了制度，才能真正实现档案管理工作与机关其他业务同步运行、同步发展、相互协调，充分发挥出业务工作与管理工作的相互支撑、相互配合的积极作用。这就需要我们有意识地去制定科学的档案管理办法和分类体系，严格执行档案材料收集及时、类别齐全、内容完整的各项制度，使档案管理工作的各个环节都得到制度的保障和约束。
3.注重执行效果，加强指导和督促。制定和实施相应的指导和督促措施，是促进各方面档案管理参与者，提高档案管理重视程度，自觉执行档案管理各项制度有效方法。笔者认为，可以从以下几方面入手。一是以有关规定为依据，考虑本单位实际，制订统一的局系统事业、企业单位档案考评标准。二是坚持每年在系统内开展档案自检、自查工作，形成定期自查、自评、整改的机制。三是每年固定时间，对档案工作“硬件”建设和“软件”建设等方面进行监督整改。通过强有力的日常监督和督促，得以使档案管理的各项制度切实落到实处。
三、注重建设，提档档案管理各项基础设施
上述措施，从某种意义上讲属于城建档案管理的软措施，那么，档案管理的硬措施也是不容忽视的。即使建立了再完整的制度，没有优良硬件做支撑，档案管理的各项目标也是无从实现的。
“一法一条例”城乡二元分治管理所存在的问题
1989年《中华人民共和国城市规划法》和1993年《村镇和集镇规划管理条例》的颁布实施，使我国的规划管理实际上是建立在“就城市论城市、就乡村论乡村”的规划制定与实施模式，这种行政管理方式在实践中遇到了一些具体问题，主要表现在：一是不利于城乡统筹均衡发展。城乡规划管理产生二元结构，使乡村规划相对落后于建设发展需要；二是造成法律空白地带。规划的科学性和严肃性不够，任意修改规划、不按规划进行建设，这种现象在城乡结合部地区和开发区表现尤为突出；三是对城市建设缺乏整体规划。一些地区城市建设脱离地域环境和经济发展实际，为搞“政绩工程”，大量圈占农业用地，盲目扩大城市建设规模，使城乡建设缺乏统筹协调。
目前我国城建档案管理机构设置情况
按照1980年12月9日国务院批准的《科学技术档案工作条例》第28条，“大中城市应当建立城市基本建设档案馆，收集和保管本城市应当长期和永久保存的基本建设档案。”之规定，我国各直辖市、省会等大中城市相续建立了早期的城市基本建设档案馆，后期根据国家体制改革的需要，将原“城市基本建设档案馆”变更为“城市建设档案馆”。均履行本区域内城建档案管理的工作职责，就全国各城市档案馆设置情况看所不同的是存在隶属关系的区别，有的城建档案馆隶属城市规划主管部门（如：天津市），但多数档案馆则隶属于城市建设主管部门(如：武汉市)。这两种管理体制在建设工程档案管理上模式相近，存在的问题各不相同，主要是在部分建设工程文件材料流向（归档）上缺乏统一的实施细则。《城乡规划法》第45条、第67条，有关工程竣工验收资料报送，就存在不同的主管部门进行“多头”管理的矛盾，需要有统一的实施办法予以规定。
《城乡规划法》的实行对当前城建档案工作的互动作用
1.城建档案管理区域产生延伸。随着我国经济建设的不断推进和发展，我们可以看到从城市规划法到城乡规划法，由原来二元化分治到城乡一体规划的转变，这种转变要求我们要用科学发展观来管理城建档案，我们的工作不能只局限于城市区域范围，而应该延伸到“乡、镇”和其他建设领域。一是高新技术开发区、经济开发区建设；二是移民建镇建设；三是风景名胜保护；四是旧城改造；五是地下空间利用等。
2.业务管理和业务技术档案归档内容产生变化。应将城乡规划活动中所产生的与城镇体系规划、城市规划、镇规划、乡规划、村庄规划以及城市规划的实施评估报告等相关规划体系资料，纳入城建档案的归档范围，并与城市总体规划、镇总体规划一般规划期限相一致，对保管使用满20年的规划档案，形成单位应向档案馆移交档案原件或档案复制件。
3.建设工程项目前期文件材料归档内容产生变化。《城乡规划法》第36条、第38条、第40条，分别对建设项目划拨土地选址意见书及附件、地块规划条件、修建性详细规划做出了明确规定。因此，在现行的工程项目前期文件材料中，应增加这些重要归档内容。
4.《城乡规划法》与涉及城建档案相关法规的配套。《城乡规划法》第45条，在对建设工程是否符合“规划条件”进行核实的问题上，明确规定“未经核实或者经核实不符合规划条件的，建设单位不得组织工程竣工验收”，“建设单位应当在工程竣工验收后六个月内向城乡规划主管部门报送有关竣工验收资料”。
按照《档案法》第11条规定，“机关、团体、企事业单位和其他组织必须按照国家规定，定期向档案馆移交档案”。国务院《建设工程质量管理条例》第17条规定，“建设单位应当严格按照国家有关档案管理的规定，及时收集、整理建设项目各环节的文件资料，建立、健全建设项目档案，并在建设工程竣工验收后，及时向建设行政主管部门或者其他有关部门移交建设项目档案”。针对上述法律、法规的规定，很显然在工程竣工档案报送问题上，需要有与之配套的实施细则进行规范，否则将会产生“多头”管理的现象。
武汉市建设行政主管部门是城市建设委员会，市城建档案馆受建设行政主管部门委托，具体负责城市建设档案的日常工作。因此，各建设单位应当严格按照有关规定，在工程竣工验收后按规定的时限，向市城建档案馆移交一套符合规定的工程建设项目档案原件。
因此，在这里我们需要理顺三个关系，一是城乡规划部门“规划条件”的核实结果，已成为了工程竣工验收的前置条件，这就要求我们的档案工作增加检查“规划条件核实文件”的内容；二是城乡规划部门所要求的工程竣工验收资料是全部建设工程档案中的一个组成部分，仅涉及有关竣工验收部分的资料；三是根据《中华人民共和国档案法实施办法》第21条规定，“档案缩微品和其他复制形式的档案载有档案收藏单位法定代表人的签名或者印章标记的，具有与档案原件同等的效力”。因此，建议在制定与《城乡规划法》配套的实施细则时，需要明确城乡规划主管部门可接收具有“原件在档案馆保存”印章标记的复印件。从而解决建设单位无法向多个行政主管部门报送竣工验收资料原件的问题。
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