煤炭企业档案管理论文篇1

一、煤炭企业人事档案管理的特征和重要性

（一）人事档案管理的内涵人事档案由组织集中保存以备考查的以文字、图片、数据等形式记录的纸质或电子数据资料。人事档案如实的反应了员工的个人经历、学历学位、社会地位、思想品德、社会关系、业务能力等综合方面信息。档案管理是人力资源管理中的关键内容，也是企业进行人力资源开发的重要载体，为企业领导者进行人才选拔和人才培养提供可靠的依据。人事档案管理过程包括资料的接收和收集、资料分类和统计、资料鉴定和保存以及资料的移交和传递，整个管理过程具有科学化、规范化和制度化。

（二）人事档案管理的特征1.人事档案管理具有一定的现实性和真实性人事档案对企业内部升职提干具有重要现实意义，单位根据档案资料中的学习经历、工作经历和奖惩表现，更加方便对人员进行工作上的调动和人力资源上的配置。人事档案必须是严谨真实的，在日常收集和维护利用档案时要严格按照规章制度进行，保证其权威性和真实性。2.人事档案管理具有一定的保密性和流动性煤炭企业人事档案信息具有保密性，涉及到员工的综合方面信息，包括招工表、劳动合同信息、岗位变动信息、薪酬待遇、学历信息、家庭成员信息、参军资料、干部晋升、职称、奖惩和社会关系等重要信息。档案随着员工的调动具有一定的流动性，原单位和新单位之间需要办理档案的接收和转移工作。

（三）人事档案管理对煤炭企业人力资源管理工作的重要意义人才是企业发展的第一要求，煤炭企业人事档案管理能更好的服务于企业人力资源管理。第一，人事档案管理应用于企业的人才招聘过程中；人事档案是人才的初始凭证，招聘部门通过收集人事档案，详细了解员工的兴趣爱好和专业特长，做好评价鉴别，把人员配备到合适的岗位上。第二，人事档案管理应用于企业人才开发过程中；在人才培养方面，人事档案管理一方面可以协助领导者在人事调整、职称评定等工作中获取职工德行、才干和作风方面信息，另一方面有助于企业全面掌握职工综合素质水平，制定出适应企业需求的人才培养计划，打造一支精干高效的职工队伍。第三，人事档案管理应用于人才配置和薪酬管理阶段；充分利用档案做好人才信息管控工作，包括绩效考核、科学测评员工的职位价值等，发挥人才专业实力和人力资源的最大潜能。积极落实人事档案改革创新工作，实现人事档案科学化管理和信息化管理，管理利用好人事档案，可以促使煤炭企业的人力资源管理更加科学化、规范化、高效化、为企业健康持续发展打下坚实的人才基础。

二、煤炭企业人事档案管理中的不足

（一）人事档案管理制度不规范目前在煤炭企业内部，各项管理制度逐步健全，取得了较好的管理效果，但是在制度建设方面仍然存在一些突出问题。对于人事档案管理工作还没有给予充分的重视，单位内部没有形成一套完善的具有约束力的档案管理制度。人事档案管理没有配备专业档案管理人员，职责不明，常常出现多头管理或者无具体人员管理。档案管理流程不规范，尤其调入或调出职工时的档案转移交接工作不规范，没有严格做好档案信息的核实和移交对接工作，职工档案信息如果中途出现缺失，容易产生矛盾纠纷。

（二）管理队伍专业化不足煤炭企业正处于转型改革发展关键期，信息化技术占据行业竞争核心时代，人事档案管理队伍需要具有更加专业化、精细化的人才队伍。目前煤炭企业人事档案的管理人员大多非专业出身，人事档案管理人员配置不足，大多数煤炭企业上千份档案由一人兼职管理，甚至整理档案时借用其他部门职工进行整理，管理人员对档案管理的流程和细节没有灵活掌握，尤其是档案管理中的计算机技术应用知识匮乏，容易忽视档案管理细节。很容易造成档案信息的错漏和流失。对于新调入人员，档案管理者甚至没有及时与职工签订劳动合同书，办理相应的用工备案表，填写个人履历表等信息，对档案信息不能及时补充，甚至由于没有签订劳动合同书而违反劳动合同法造成企业承担一定的经济损失。

（三）档案更新不及时，信息记录不全面煤炭企业目前人事档案管理工作中，存在档案信息记录缺失和信息记录有误现象。职工档案的姓名出现错别字、出生日期部分职工记录公历时间、部分又记录了农历时间、参加工作时间记录不准确、学历信息和职工技能证不全面等。部分职工劳动合同已过期，没有及时续签劳动合同，很容易造成不必要的纠纷。外单位调入人员档案中缺少与原单位的解除合同表，或者缺少与单位签订的劳动合同书和用工表，档案衔接不畅等问题。

（四）硬件管理缺乏，没有建立数字化的软件管理体系多数煤炭企业在档案管理上缺乏配套的硬件设施，没有独立的人事档案管理资料储藏室，将人事科办公室当作档案储藏室，人事科办公室人员进出密集，并且没有注明禁止吸烟等提示语。档案装订不规范，各类人员信息没有排序，缺少档案信息总目录，很多档案资料随意装在档案袋中，档案袋质量不高，甚至有破损，尤其是没有做到防潮、防尘处理。人事档案管理目的是为了收集职工各项基本人员信息，方便企业管理者进行查阅。人事档案管理的职工信息涉及面广、内容严谨。然而大部分企业仍采用传统的纸质版档案管理方式，纸质版档案不便于存储容易破损或丢失，查阅纸质档案费时费力。人工档案查阅和管理，由于管理人员素质参差不齐，档案管理容易受到主观因素影响，存在错漏和遗失的风险。以计算机技术为代表的信息化手段已经成为新时代企业创新管理实现现代化办公的核心。以人事档案查询为例，人工查询和计算机查询档案之间的搜索效率存在明显的差距。相较于人工查询，计算机技术确保了档案的归类、筛选和统计工作的高效率完成，在很大程度上保证了查阅信息的全面性、准确性、快捷性。

三、优化人事档案管理的有效手段

（一）建立完善的企业人事档案管理制度规范管理流程健全人事档案管理规章制度是档案管理工作的基础明晰权责，明确规范工作流程，制定管理约束机制，奖罚结合，具体应做到以下几点：第一，要明确档案管理内容和重点、制定符合企业实际需要的档案管理流程及规范说明制度，编制业务指导手册。档案管理环节具体包括档案归档、保管、查询、借阅等，企业要制定规范的操作流程，例如必须明确借阅人和借阅时间及归还时间，出具相关手续，管理人员要定期审核档案，及时续签职工劳动合同书，不断地更新和充实档案；对于外调和调入的职工档案要按规定核实审查，出具移交档案手续，防止中途档案信息丢失现象。第二，从薪酬激励机制方面提高档案管理人员的工作积极性，制定相应的档案管理考核绩效指标，管理考核指标是可测量的、具体的、可实施的，档案管理质量与档案管理人员绩效挂钩；第三，权责分明，明确档案管理责任和权利，避免管理混乱，档案由专人负责管理。第四，建立健全档案转移制度、保密制度、借阅制度等相关制度。

（二）加强人事档案管理队伍的专业提升和培训档案管理人员的专业能力和责任意识决定了企业人事档案的管理水平要严格档案管理人员的选拔过程，分别从学历、专业、经验、品德方面综合测评进行甄选。企业还应重视档案管理人员的后期培养，具体做到以下几点：第一，定期组织档案管理人员培训学习，不断强化管理人员的专业素养和工作责任。第二，组织档案管理人员进入高校学习相关电子信息技术应用于档案管理，实现档案信息化管理。第三，加强相关专业的人才选拔和引进工作。

（三）强化硬件设施同时建立数字化档案管理体系档案管理的硬件设施建设是档案管理的基础，企业要设立专门的档案储藏库房，档案保存柜和档案储存袋要保质保量。以邯郸矿业集团为例，将计算机技术应用于档案管理过程中，实现档案电子信息化管理。系统基于SOA技术构架，支持多种操作系统、兼容各种大型关系数据库。图1是HR人力资源管理系统的应用管理流程图。人事档案信息录入之前需要审核档案信息的准确性和真实性，保证原始数据的严谨性，重点在姓名、身份证号、参加工作时间、学历、入党时间上要明确。HR人力资源管理系统的在线管理最大优势是实现了总公司对人员信息的全面管控、各个子公司之间人员调动档案信息的快捷性，查阅信息更加方便。HR人力资源系统分别从人员基本信息管理、劳动合同台账管理、薪酬和数据报表管理上实现了计算机应用的现代化管理方式。

四、结语

对于正处在转型改革发展中的煤炭企业，人才是发展的第一动力，管理和利用好人事档案对企业在选人用人上奠定了管理基础。健全规范档案管理各项制度，注重档案管理队伍的专业化，建立健全企业的硬件档案管理设施，顺应时代要求，做好人事档案的信息化管理是现代人力资源管理的必要手段，也是企业健康高效发展的重要举措。

作者:樊江燕 单位:冀中能源股份有限公司邯郸云驾岭矿

煤炭企业档案管理论文篇2

档案管理是煤矿企业进行生产、经营等方面的重要文献资料保存途径，做好档案管理有利于企业各项生产、经营等活动的开展，进一步促进了企业结构的优化。就目前情况而言，煤矿企业档案管理信息化建设程度较低，从而导致档案管理工作效率较低，在一定程度上阻碍了煤矿企业的高质量发展。

一、煤矿企业档案管理信息化建设的意义

（一）有助于信息实时交互共享传统档案管理模式主要以纸质为媒介专项记录档案信息，但若纸质档案处于易燃、潮湿等环境，极易导致企业资料出现损失与毁坏的情况。而档案信息化管理不仅改革了信息存储的方式，节省了信息存储空间，更提升了档案管理信息处理的效率。在档案管理信息化下人们只需要通过简单的关键词检索就能快捷找到相关资源信息，轻松实现信息资源实时交互共享，从而提高了信息利用率。

（二）丰富信息传输方式传统档案传输方式耗时时间较长，还极易出现丢失的情况，从而给企业造成一定程度上的损失，影响了企业的可持续发展。而随着信息技术的不断发展，人们开始利用互联网传输信息资源，规避了信息资源在传输过程中丢失的问题，营造了安全的信息共享环境[1]。人们可以通过邮箱、社交软件等多种方式随时随地传输文件，甚至还可以进行文件加密处理，保障档案信息的安全性。

二、煤矿企业档案管理信息化建设现状

(一)档案管理信息化建设重视程度较低根据煤矿企业的发展历程来看，人们主要利用纸质档案存储信息资源与资料。但随着时代的发展，这种传统的档案管理方式显然已经不适应新时代的煤矿企业发展需求。因而急需根据自身发展情况，建设一体化的数字档案管理系统，以此保障档案资料的完整与安全，从而更好地促进企业发展。就目前情况而言，大多数煤矿企业的信息化系统还处于初步建设阶段，而由于长时间的数据信息积累，导致档案资料的录入和核实等工作需要耗费大量的时间成本[2]。另外，档案管理人员满足于纸质化档案管理，忽略了档案信息化建设，自然不能正确认识信息化建设之于档案管理的意义，因此不能切实发挥信息化建设对档案管理的作用。

（二）档案管理人员信息化意识有待增强由于传统档案管理主要以纸质记录为主，档案管理人员使用信息技术的次数较少，加之年龄、思想等因素的限制，大多数老员工宁愿墨守成规，也不肯接受信息化的档案管理方式。另外，部分档案管理人员为文职工作者，缺乏专业档案管理经验，自然就无法真正意识到信息化建设的重要性，从而阻碍了档案管理信息化建设的发展进程。

（三）档案保密性有待提高新时代的档案管理信息化建设同样面临着信息资源保密性等问题，虽然我国颁布的一系列档案法律法规在一定程度上促进了档案信息化建设，但依然无法完全满足日益增长的信息安全保障需求。另外，档案管理人员对档案信息系统操作不熟练，极易出现信息泄露事件，从而增加了信息资源暴露的风险，影响了档案数据的安全性[3]。

三、煤矿企业推进档案管理信息化建设的策略

(一)重视档案信息化建设不管是煤矿企业的管理者还是档案管理人员，都应加强对档案管理信息化建设的重视程度，利用新时代的信息技术实现档案管理系统化、规范化、数字化的发展。第一，可以建立档案管理专项数据库，设定进入权限，在保障档案信息安全的前提下提高信息利用率；第二，应加大投资力度，加强自身软、硬件等基础设施建设，以此不断完善档案管理信息系统，实现信息化建设目的[4]；第三，档案管理人员应熟悉数字档案管理的使用方式与使用流程，重视档案管理信息化建设，在专项的档案信息化平台上适度公开档案信息，以便简化查阅方式，最大限度发挥出信息化档案管理的优势。

（二）加强人才队伍信息专业素养建设煤矿企业的档案管理信息化建设需要管理人员与时俱进不断更新管理理念，优化管理方式，丰富知识储备，从而满足新时代档案管理改革与发展需求。首先，要拓展档案管理人员的视野，为其提供档案管理、计算机自动化等专业知识与技能的培训机会，使其掌握档案管理专业、信息化等知识，有效实现多学科融合，落实理论知识指导实践工作，从而提高档案管理整体队伍的综合素养；其次，制定档案管理信息化建设考核指标，科学使用奖惩机制，调动档案管理人员的工作积极性，增强其学习动力，从而营造良好的管理氛围；最后，提高档案管理人员的薪资待遇，吸引更多的档案管理人才，降低人才流失率，保障档案管理队伍的专业性与稳定性[5]。

（三）完善档案管理信息化的制度建设在新时代信息技术的支持下，煤矿企业以电子形式将历史档案资料存储于计算机中，有利于实现档案管理信息化建设的标准化和规范化，方便相关人员检索和使用档案数据。首先，要根据档案管理范围等因素明确每位档案管理人员的职责，使其明晰移交文件的范围，便于记录和保存实际工作的文件信息，规避因职责不清而出现互相推诿责任的现象；其次，建立完善的电子档案管理体系，明确数字化矿井建设的要求，从而形成电子档案信息库，并为相关部门提供精准数据信息参考[6]；再次，档案管理人员还应严格管理电子档案信息资源，提高信息安全意识，规避档案数据流失与泄露等事件发生；最后，档案管理人员应联合信息技术部门构建档案管理标准技术体系，形成档案资源与其他业务资源的对接，并提供统一接口，确保需要归档、保存的数据信息都能直接进入档案系统完成信息建设。总而言之，建立完善的档案管理信息化制度，可以轻松实现档案信息资源整合，为各部门提供精准数据资源，从而提高工作效率，实现煤矿企业高质量可持续发展的目的。总而言之，在新时代信息化背景之下，煤矿企业实现档案管理信息化建设是必然趋势。煤矿企业只有提升对档案信息化建设的重视程度，实现档案管理系统化、规范化、数字化发展，提高档案管理队伍的综合素养，重视档案管理信息化的制度建设，才能实现煤矿企业的高质量可持续发展的目的。

作者:毕竟文 单位:山西晋盂煤业（集团）有限公司

煤炭企业档案管理论文篇3

作为国民经济与社会发展的核心支柱企业之一，煤炭产业一直与国家的发展保持协调的步伐，也直接影响着国家社会经济形态的发展。随着国家经济飞速发展市场的开放性与包容度不断提升，新兴产业的形成与崛起对传统行业造成了一定的冲击，但也为传统行业的转型与创新带来了绝佳的契机。

一、落实档案管理的重要性

档案管理工作是企业管理与运行工作中的核心组成部分，它对煤炭企业各阶段的发展接进行了详细的记录与整理，通过妥善的保管与类别划分可以降低工作人员查阅与调取信息的难度，缩减信息查阅的时间，从而为企业的决策提供更重要的参考价值。当煤炭企业需要制定战略规划或解决发展问题时，决策领导者皆会调取相关的档案文件进行参考与借鉴，在档案资料中寻求科学的问题解决方法。由此可见，档案的妥善安全保管与利用对于煤炭企业发展的重要意义。随着我国社会与经济形态步入全新的阶段，煤炭企业的档案管理工作也需要根据新形式进行创新与发展，全面推进档案管理工作的信息化转变，利用互联网平台对档案文件展开更高效安全的保存与整理，既有效规避档案泄露与遗失问题的发生，又提高档案查阅与调取的效率，从而为企业的决策与运行提供更优质的档案服务。通过云端对企业档案进行整理与保存可以有效保障信息的完整性，但这需要档案管理人员具备规范化管理意识与专业化管理能力。目前，煤炭企业档案管理队伍的整体素质较低，档案管理工作的信息化发展进度也相对滞缓，仍有部分企业沿用传统的手工整理与存储方式，这导致资料的完整度与查阅的效率都会受到影响。由此可见，煤炭企业转变档案管理观念与模式是在必行，出于档案管理重要性的考虑，煤炭企业更应该采用误差更低、更便捷的档案管理模式，使档案管理工作能够满足当代煤炭企业发展的需求[1]。

二、新形势下企业档案工作的特点

（一）进室档案涉及经济建设方面增长迅速面对当下我国经济领域日新月异的变化形式，煤炭企业为提高生存与市场竞争力应该以积极的态度良好适应市场变化，强化各环节管理水平，更大力度的支持企业内部的安全管理、科研投入及基础建设。这也导致了在入室档案中基础建设、设备、经济领域的档案文件数量快速积增，其他方面的档案文件数量减少或维持不变。尤其是对于经济效益良好的煤炭企业而言，相较于过去归档的技术图纸数量会呈现数十倍的增长，经济技术合同类档案的数量也会实现极大的提升。在煤炭企业效益高峰期，不仅企业的对外合同数量会增多，企业内部的购置设备与技术改造合同数量也会提升。由此可见，煤炭企业的档案结构可以侧面记录企业的发展情况，体现经济建设的变化。

（二）归档的内容在不断增加近些年来，面对世界经济格局的变化，我国不断进行宏观经济政策的调整，从国家、地区与行业角度出发都必须适时地进行经济变化与转型，而这也必然会使各行业的工作量与工作规模发生变化，工作增多现象在不同行业与企业中都具有不同程度的体现。就煤炭行业而言，在新形势下，企业的发展需要重点钻研循环经济、自主创新、关闭矿井、节能减排与知识产权等全新的课题，而对这些活动中所产生的档案信息的收集、整理与存储对档案管理工作也是全新的课题，并没有成熟的经验可供借鉴，档案管理工作不仅要适应新的内容还要面临归档内容不断增加的现状。以关闭矿井工作为例，我国自2015年始开始着手关闭煤质差、开采难度高、复存度低的老区矿井，但此类矿井中所使用的井下设备与材料具有较高的回收价值，出于缩减成本的考虑企业会在关闭矿井的过程中对相关资源进行合理回收。但由于关闭的矿井皆为历史悠久的老矿，其中所使用的设备材料信息较为复杂，而为了有效二次利用回收的设备与材料则必须全面收集相关信息，这位档案管理工作造成了极大的困难。如关闭白水矿井的过程中，企业共回收一台整套的综采集、一千多架液压设备、一万三千多米各类线缆，档案管理部门不仅要完成回收的设备材料型号的备案登记，还需要收集记录相关的生产厂家、技术资料、使用年限与维修状况等信息，建立完整的档案资料库，从而便于企业日后的再次使用与调剂，为企业的安全作业提供保障[2]。

（三）档案利用的目的和形式有了新的变化档案利用目的根据传统分类方法可被细分为编史修志、工作考察、经济建设、宣传教育及其他等五大类。而在新形势下，就煤炭企业发展环境而言，对于档案的主要利用目的为经济建设，主要围绕生产技术、科研、合同会计、设备仪器与个人等档案的使用而展开。尤其是对于转型过程中的煤炭企业而言档案的使用更是主要作用于经济建设，部分煤炭企业为了不断实现去产能化而开始关闭矿井作业，分流了大批职工，在面对市场竞争压力时会存在流动资金紧张的问题，随之会衍生出合同履行问题等一系列状况，当企业面对此类问题时，会提高档案的查阅量，出现档案室接待查阅人员次数激增。

（四）档案信息化建设有了新进展在新形势下，煤炭企业全面开展信息化与智能化转型，不断推动办公的自动化发展，计算机与内部网络被普遍引入至内部办公工作中，而档案管理部门的信息化建设也初见成效。部分煤炭企业近些年的产品与文书档案已完全落实了纸质与电子版同步存档，档案管理工作也开始借助网络与计算机对档案信息进行自动化接收、存储与整理，文件及目录数据库的构建工作也开始有序推进。而进一步强化档案管理信息化建设也被煤炭企业的领导层纳入重点议题[3]。

三、对我国煤炭企业档案管理工作的现阶段评价

近些年来，我国煤炭企业的档案管理工作正处于高速发展与转型阶段，虽然已取得了相应的成绩与成果，但其发展幅度与煤炭企业业绩经营增长幅度仍存在一定差距。这一问题已成为煤炭企业档案管理工作中最核心的问题，其他所表现出的问题皆是围绕该核心问题而形成的。综合分析，我国煤炭企业现阶段档案管理工作呈现出以下现象：

（一）制度体系建设亟待加强很多企业的，但工作制度是在1990年以后开始建立的，伴随着时间的不断推移企业组织结构和部门职能开始发生了一系列的变化，越来越多的制度无法适应现状，而这些制度又没有得到及时的完善，很多业务标准都需要重新的规划和制定，另外随着领导和管理人员的不断更换一些制度，无法达到有效执行，“三纳入”“四参加”“四同步”的要求迟迟得不到落实。

（二）硬件投入不足，管理设施落后很多企业档案管理机构并没有设置专项的经费来负责档案管理设施的更新与添置对于档案管理也没有长远的规划，由于缺少相应的工作设施，大管理很难满足硬性的要求，这适当的使用寿命大大缩短。

（三）管理人员更换频繁，专业水平不高实际工作中一些领导人认为档案管理是非常简单的工作，这种保管工作不需要太专业的人员负责，因此档案管理人员的流动十分频繁，特别是涉及企业的改组改制和兼并破产，往往会有一些缺乏专业知识的人员来负责档案管理工作，甚至还有一些人员是兼职工作，这样的工作态度难免会导致档案管理工作难以实现标准化和规范化，甚至还会增添更多的困难。实践操作过程中，如果管理人员缺乏专业的知识，那么档案管理工作很难得到及时落实，无法保证档案材料的完整性和准确性，这对于后续信息使用者而言，往往会带来诸多不便[4]。

（四）档案信息资源的开发利用工作力度不够目前很多企业在档案管理工作上，只是进行了档案的归档整理与保管工作，能够提供的档案服务也只是停留在查阅这种相对较浅的层次上，在利用档案过程中，大多数都是提供档案原件对原件进行复制，投入到生产经营，由此可见，对于大的信息资源缺乏开发力度，涉及档案深层次的工作，几乎没有涉及，除了浅层次的服务以外，档案还能够信息开发，资源整合，这些都能够在工作过程中转化成企业的生产力，促进企业的发展。

（五）企业档案信息化建设进展缓慢在资金、观念、人员设施等诸多因素的影响下，很多企业的档案信息化工作目前仍处于起步阶段，一些企业只是将文件的目录输入进去，距离建立起文件级目录数据库的要求还有很远的距离，由于企业之间的区别，各有千秋，所以结合企业特征的档案管理系统软件，在配置上往往不能满足企业的实际工作需求，档案管理部门想要为企业各项工作提供档案信息的网上服务，仍然要做出更多的努力。

四、新形势下做好企业档案管理的工作思路

（一）进一步加强制度体系建设《企业档案工作规范》总关于档案的管理工作提出了最基本的要求：档案工作制度体系的构成是由工作制度，管理制度和业务标准规范组成的，其发展过程中，伴随国家宏观经济政策的不断调整，行业形势的不断变化，以及管理标准的不断改变，甚至其内部组织结构以及部门职能的变化，这些情况随时随地都有可能发生，因此我们需要对现有制度及时完善，确保其能够适应新的业务标准规范，真正地将“三纳入”“四参加”“四同步”有效落实确保档案工作能够为企业的生产经营管理以及可持续发展提供切实有效的服务，保证企业的各项活动能够得到充分满足。

（二）多渠道收集档案，尽力丰富室（馆）藏首先要做的就是要将接受面进行扩张，过去只接受管理部门的档案应该扩大到接受相关科室的所有档案，企业在发展过程中涉及的某一时期、某一特定事件以及某一专题，只要具有保存价值，都可以作为接受的内容。而这些内容不要仅仅的保存于部门，很有可能留存于某些班组或个人。其次对于接受的门类也要进行扩大，在原本的基础上，结合企业的发展实际需求，接受新的内容，使档案的门类逐步增加，例如诉讼档案，涉外档案等都可以作为接收的内容，在对档案进行收集过程中管理人员的职业敏感性一定要逐渐增强，对于档案的征集工作要格外注重尽可能地将各级管理人员中的档案资料进行汇总，这样才能使档案在今后的企业发展中发挥出应有的作用。

（三）加强在档案信息化建设方面的工作力度由于企业的档案存储量比较大，悉数工作比较薄弱，所以对于文件集的目录数据库应该优先建立，等到条件成熟时再进行档案原文扫描和数据检索等其他工作，这方面工作中需要注意的是建立文件级目录数据库时，要确保当前所有的档案案卷能够做到准确无误的分类、著录、整理、鉴定，也就是意味着做好各项基础工作的前提下，才可以进行文件级目录数据库建立，所建立的案卷目录和文件目录，档案质量有所保证，同时结合企业的大管理与利用需求，逐步地对非电子档案进行数字化处理，另外还要保证档案信息的完整性，所有案卷和专题档案要进行全部数字化处理，任何大概都不能因为信息的重要程度，敏感程度做出删减，出现人为的档案信息不完整情况，让今后的档案管理工作陷入被动。

（四）适时增加投入力度目前企业对档案进行保存的目的，更多的是为了今后的生存和实现可持续发展，所以适当的增大投入力度是现阶段的档案管理得到有效落实，对于企业今后发展而言也有着重要作用，从人员方面上来看，一定要在稳定现有人员的基础上，在必要的条件下使大管理人员的专业性得到增强，可以定期地对档案管理人员进行在职培训，提高档案管理人员的综合素质，使其能够具备自学的能力，促进管理效率的不断提升，另外还要设置专项费用，制定长远计划，在硬件设施等方面适当进行投入，软件研发上更是要积极努力使大量管理工作能够跟上信息化建设的步伐，实现档案管理现代化、档案信息数字化，档案利用网络化，档案管理系统与企业各信息系统衔接的档案信息化总目标。

（五）建立重要档案数据库，保证重要数据的安全当然数字化管理的核心煤炭企业还应该建立几大数据库系统，想要将所有的档案转换成信息资源，需要耗费大量的资金和人力，另外还有一些大概属于企业机密，企业的大额数字化要抓住几方面重点：一是建立收藏档案目录数据库。主要是根据单位各类档案基本情况，通过著录标引，把单位收藏的文本类、图形图像类和影音类档案的分类号、全宗号、档号、题名、责任人、形成的时间、数量、主题侧、提要及文件级的原文等基本情况录入计算机，建立基本数据库，这样可以通过计算机检索提供档案原件的利用。二是建市基层报表数据库。在煤炭企业档案数字化管理系统中，建立起状态数据库和基层报表，将各部门要报送的数据、反馈的信息通过网络系统直接填入所建立的数据库中，再按要求进行调整。并根据上级的要求和使用情况，及时、迅速、准确地做好基层报表的填报工作。

五、结语

伴随社会的不断发展以及科技的不断进步，煤炭企业在档案信息的需求量上必将会成倍增长，这些势必会使档案工作的任务、环境、服务对象和管理方式产生全新的改变档案管理工作，一定要和企业的生产经营实际情况紧密结合，不断促进档案管理水平的提升，坚持与时俱进，对服务功能进行拓展，使档案利用走向更广更深的方向，确保档案管理能够在为企业提供服务的同时，可以实现信息资源的社会共享。

作者:李姝婷 单位:陕煤集团神木红柳林矿业有限公司