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档案管理核心集锦9篇

时间:2023-06-06 15:35:06

档案管理核心

档案管理核心范文1

关键词 知识产权档案 管理水平 自主创新能力

随着中国制造向中国智造口号的提出,以及中央全力发展装备制造业和中国制造2025的发展目标的提出,我国企业尤其是科研企业和高端制造企业的创新能力和研发水平进一步增强。作为企业自主创新研发,引进、消化到再创新的各个工作环节的真实记录的知识产权档案管理的重要性也越来越受到重视。知识产权档案是反映企业科技创新和提高企业核心竞争力的重要依据,提高知识产权档案管理水平,让档案管理工作为企业科技进步和核心竞争力的提升服务。

一、企业知识产权档案管理工作的现状

对照中国制造向中国智造迈进的要求,知识产权档案工作的发展水平明显不能满足创新研发和核心竞争力提高的要求。多数企业对知识产权档案工作重视不够,有的甚至出现了影响科技创新发展的情况,对企业自身利益造成不应有的损失。因此,做好知识产权档案工作也成为我国多数企业目前应当亟待解决的问题之一。

经过对大部分企业知识产权档案工作的调研发现,国有及国有控股企业的管理水平好于民营企业,技术水平高的民企好于普通民企。大专院校、科研院所管理水平整体较高。

(一)单位开展好知识产权工作的注意事项

第一,单位领导重视。企业把知识产权档案工作当作科技创新,自主研发工作的基础和企业可持续发展的重要条件,知识产权档案工作被纳入到领导议事日程。能够在人力、物力、财力上给予支持,配备专门的管理人员,建立健全知识产权档案管理制度,和完善畅通的管理网络。

第二,加大投入,为知识产权档案规范化管理创造良好的外部条件。集中统一管理知识产权档案,配备专门的档案库房、充足的档案装具和设施设备,加大投入,改善条件,建立制度,规范管理,全面加强了企业的档案工作。

第三,积极探索适合本单位知识产权档案的管理模式,逐步形成一套制度完善,程序规范,信息化管理水平较高的管理方法,促进知识产权档案管理水平的进一步提升。以专利档案居多的企业,一般将知识产权档案按照科技档案来管理,将有关材料集中存放在某一类型的产品档案中;以商标档案居多的企业,通常是将其放入文书档案的“经营管理类”中;科研单位则将知识产权档案单独设类存放。尽管实体保管方式不尽相同,但各单位能够建立专题目录,有的还实现了网上检索、利用。

(二)知识产权档案工作的不足之处

一是对知识产权档案重要性缺乏认识。许多企业只是一味重视自有知识产权研发和申报,却忽略对其文件材料的归档与管理。二是知识产权档案管理水平普遍较低。没有足够的知识产权档案管理工作的资金支持;硬件设施达不能达到档案安全保管要求;工作中缺乏完整规范的管理制度;不注重知识产权研发过程中的档案的收集、整理与保管。三是知识产权档案管理人员专业性不强。档案管理人员普遍存在兼职过多或不稳定的现象,没有进行过系统的培训并不能完全掌握知识产权档案产生的流程及需要归档的内容,往往产生知识产权文件材料的散失,并由此给单位带来损失。

二、提高认识,加大投入,提升知识产权档案管理水平

根据目前知识产权档案管理工作的现状,各级档案管理部门要采取行之有效的措施,促进知识产权档案工作水平的提高。

(一)增强意识,提升工作自觉性

企业是自主创新基本体制架构的主体,是推进产业结构优化升级的关键。知识产权档案是知识产权的载体,是单位档案的重要组成部分,对企业自主创新具有重要的参考借鉴作用,启迪助推作用。企业要自觉拥有对知识产权档案管理重要性的认识,并将其纳入单位档案管理体系。

(二)提高规范化水平,建立做好知识产权档案工作的长效机制

第一,要建立一支相对稳定的高水平的档案队伍。减少知识产权档案管理人员的兼职,要创造条件,不断更新档案人员的知识结构,提高业务素质。

第二,要建立健全知识产权档案的收集、整理、鉴定、保管等各项管理规章制度,将知识产权档案的管理纳入整个单位档案管理体系,明确归档范围、r间和要求,确定保管期限和密级,保证归档知识产权文件材料的齐全、完整、准确、系统。可根据本单位的实际情况,在知识产权保护期过后,将知识产权档案的保管期限设定为永久或30年。对超过保管期限的档案要及时进行鉴定,解密,力求企业知识产权档案信息资源最大化共享。

第三,要配备符合保管条件的档案库房和装具。库房要具备防火、防尘等“八防”条件,温、湿度控制达到档案保管要求。

第四,要逐步采用信息化手段加强对知识产权档案的管理,按照有关电子文件归档管理的规定进行归档。重要的电子知识产权文件采取纸制文本电子文本同时保存。归档的电子知识产权数据及其元数据应拷贝至耐久性好的载体上,脱机保存。

(三)保障安全,提高知识产权档案信息利用率

知识产权档案记载企业的核心机密,是企业赖以生存和发展的技术保障。在管理知识产权档案时要建立并严格履行一系列完备的档案管理工作规范,严明保密和利用制度。在知识产权档案的管理中要努力做到即保证知识产权档案信息的安全又能最大限度地提高其利用率,发挥知识产权档案在企业科技研发和自主创新工作中的应有作用。加强对计算机网络内运行的知识产权档案信息的控制,确保安全。各单位应对查阅、利用知识产权档案的有关人员施行权限管理,防止泄密事件的发生。

各级各地档案行政管理部门要积极联合各相关部门,及时制定和严格监督执行《知识产权文件材料归档范围》对加强知识产权档案管理工作提出具体要求,强化服务,积极指导,为企业自主创新提供可靠保障。

在今后的工作中各类单位都要增强做好知识产权档案工作的自觉性,认真学习借鉴好的典型经验和做法,与时俱进,开拓创新。积极推动知识产权档案工作的新发展,为建设创新型企业,为中国制造走向中国智造作出新的贡献。

(作者单位为大连市农业机械化技术推广站)

参考文献

档案管理核心范文2

会计委派制是由政府部门和产权管理部门以所有者身份,委派会计代表政府和产权管理部门监督国有单位或集体企业资产经营和财务管理的一种制度。实行会计委派制度是我国会计管理工作中的新生事物,是对传统会计管理体制的重大改革。行政事业单位会计委派制有两种形式,一种叫“会计委派直接管理”,另一种叫“财务集中制”。

1.“会计委派直接管理”形式。即以地方政府的名义向所属的行政事业单位直接委派会计人员。在这种形式下,委派对象大多是单位的财会负责人、主管会计,管理方式大多采用直接管理,即对会计人员的人事档案、职务晋升、工作调动等实行集中统一管理,会计人员独立,并实行在单位之间定期轮岗制度。

2.“财务集中制”形式。即在基层成立行政事业单位财务会计核算中心,在保持各单位资金所有权、使用权,财务自、审批权不变的前提下,各单位不再设置会计机构,不配备会计人员,只设报账员,将招考来的会计的行政关系等转到核算中心,割断了会计人员与其服务单位的人事隶属关系和经济利益关系,将会计核算权从单位行政管理权分离出来,取消各单位银行账户,统一进行会计核算、报送财务报告,保管会计档案等财务活动,实行“集中管理,分户核算”,融会计服务与监督管理为一体。委托单位资金的所有权、审批权、使用权不变,委托单位有权向会计核算中心查询本单位的财务状况、资金结余等情况。核算中心是在双方签订的委托书所授权的范围内对单位资金享有财务核算权和资金使用的监督权,无支配和使用权。

目前,会计委派制下会计档案管理的现状大致是:

一、委派会计受财政部门委派,直接到行政事业单位进行会计工作,所形成的会计档案由委派会计整理立卷,会计档案实体仍在原单位保存,即保持了原单位全宗的完整性。但这种模式到了基层,特别是乡村一级,会计档案管理方式却发生了变化。各村的财务全部由乡镇的委派会计统一核算、报账,各村形成的会计档案也集中在乡镇统一管理,不再向各村返回会计档案。

二、会计集中核算地区或部门,在会计核算中心形成的会计档案由核算中心进行整理、归档、保管、提供利用。这其中,有的核算中心将委派单位的会计档案暂保管一年后向委托单位返回;有的则不按《会计档案管理办法规定》及时向委托单位返回,而是自行保管。由于会计核算中心是新成立的机构,大多是租用或腾出几间房当做办公的地方,办公用房十分紧张,报销、办公挤在一起,没有专门的会计档案库房和专门的档案员,加之各单位的报账人员频繁往来,环境嘈杂,十分不利于档案的安全保管,其形成的会计档案也基本没有规范整理,混乱堆放在柜子里。

综上所述,不难看出会计委派制下的会计档案管理仍存在一些问题,其主要表现为:

1.有的会计核算中心没有或不及时向委托单位移交会计档案。这不符合《档案法》特别是《会计档案管理办法》的规定。《会计档案管理办法》第六条明确指出:“当年形成的会计档案,在会计年度终结后,可暂由会计机构保管一年,期满之后,应当由会计机构编制移交清册,移交本单位档案机构统一保管”。会计核算中心成立后形成的会计档案是委托单位委托被委托单位进行会计核算而形成的,尽管会计档案的实体由于保管单位的变更而变更,但他的所有权仍是委托单位,属于委托单位全宗的一个门类,应当保持一个单位全宗的完整性和连续性。

2.纸质会计档案与存储会计数据的磁介质档案没有同步归档。会计工作由传统的手工记账形式到运用电子计算机形式记账,会计核算形式发生了变化,财政部颁发的《会计电算化工作规范》第四章第七条明确指出:“电算化会计档案,包括存储在计算机硬盘中的会计数据、其他磁性介质或光盘存储的会计数据和计算机打印出来书面形式的会计数据。”《会计基础工作规范》第四十五条规定:“实行会计电算化的单位,有关电子数据、会计软件资料等应当作为会计档案进行管理。”然而实际工作中,会计委派制核算的地区或部门,基本都实行了电算化会计,形成大量的磁介质会计档案都保存在会计核算中心,即便是定期向委托单位移交会计档案的核算中心,也只移交纸质会计档案。

3.会计工作与会计档案管理相脱节。会计档案是会计核算的产物,它产生于会计业务工作中,是会计工作的延伸,也是会计工作的终结。但在实际工作中,会计委派制管理下的会计人员对会计业务非常熟练,经常参加会计业务的培训和学习,但对档案知识,特别是对会计档案规范化整理标准知之甚少,也没有参加过会计档案管理的培训与学习。各单位普遍重会计业务,轻会计档案管理。在各单位制定的会计制度中突出强调了会计业务,却忽视制订详细的具有可操作性的会计档案管理制度,没有把会计档案的规范化管理纳入会计人员岗位职责中。在会计人员上岗前,没有邀请档案专业人员讲授会计档案管理的基本知识与操作技能,造成会计档案整理质量不高,封面内容填写不全,装订不整齐,有的分类、排列不规范,无目录等现象,使整理出的会计档案没有达到规范化标准,更谈不上科学管理。

4.财政部门与档案行政管理部门缺乏必要的沟通与合作。由于会计委派制是近些年来新型的管理模式,其业务主要接受同级财政部门的监管。然而从其成立至今,无论财政部门还是档案部门都没有对新管理模式下会计档案的管理作出具体的要求和规定,档案部门也没有主动地介入其中进行业务指导与监督。财政部门只管会计业务规范与否,而对会计档案规范与否少有问津,使会计委派制下的会计档案基本属于“失控”状态。

5.会计档案管理制度亟待完善。制度不健全势必造成管理无章可循。不少会计核算中心并没有制定较为完善的会计档案立卷、归档、保管等制度,对会计档案的归档范围、归档时间,整理标准,移交等问题没有作出具体的可操作性强的规定。只突出强调了会计业务工作,忽视了会计档案管理,没有把会计档案规范化管理纳入会计人员岗位责任制中,也没有配备专人管理会计档案。

针对会计管理体制的改革给会计档案管理带来的上述问题,笔者认为,应做好以下几个方面的工作:

1.加强会计档案管理,理顺会计档案管理体制。实行委派制管理的会计档案,应严格按照《档案法》、《会计法》、《会计档案管理办法》等有关规定,明确会计档案的所有权是委托单位,将委托单位的会计档案整理规范,在核算中心暂保管一年,期满后编制会计档案的案卷目录,连同打印出的纸质会计档案和存储会计数据的磁介质会计档案,向委托单位的档案机构移交。

2.加强会计人员岗位培训,提高会计档案的案卷质量。会计人员是会计档案整理的第一责任人。会计人员对会计档案规范化整理的熟知、熟练程度,决定了会计档案案卷质量的高低。因此,必须将会计档案管理及操作技能的培训,纳入会计人员上岗前的培训,从会计档案整理的基础业务学起,使其熟练掌握会计档案管理的基本知识与操作技能,进而从源头上做好会计档案的整理规范工作。

档案管理核心范文3

XX年XX月,按照市委组织部关于进一步加强干部人事档案管理工作的安排部署,我校高度重视,精心组织,周密安排,抽调专门力量,制定工作方案,加强业务指导,明确工作职责,在XX局相关科室的精心指导下,保质保量地完成了档案自查工作任务。现将干部人事档案自查工作汇报如下:

一、基本情况 近年来,我XX坚持以《档案法》、《档案法实施办法》、《档案条例》为指导,以实现档案管理的规范化、标准化和科学化为目标,把提高干部人事档案管理水平作为干部工作的基础性工作,在不断提高干部人事档案管理水平的基础上,认真查找档案管理工作中存在的薄弱环节,制定整改措施,不断提高档案管理的规范化水平。

注重加强平时管理工作,认真把好材料收交关、审核关,健全材料转递转送制度,全力做好干部人事档案的整理审核、归档利用工作。加快档案室基础设施建设,配备了空调机、温湿计、灭火器等必要的办公设备,保证了档案室的防光、防火、防盗、防鼠、防虫、防潮和防高温,保证了档案安全。注重发挥干部档案资政用人的作用,在酝酿提拔干部过程中,对照《干部任用条例》对干部基本信息进行检查核对,确保用人、识人的准确性。正确处理好档案管理与开发利用的关系,依托干部人事档案提供的信息,对干部队伍年龄结构、文化结构进行分析,为加强学校干部队伍建设提供了有效保障。

二、主要做法 (一)明确责任意识, 思想高度重视 干部人事档案是干部成长经历的真实反映,是做好干部工作的重要基础和依据。为做好此次干部人事档案自查工作,我们在思想上不断提高对档案工作重要性的认识,牢固树立了档案工作为干部工作服务、为班子建设服务、为领导决策服务的三为意识,为优质高效地做好档案审核工作提供了思想保证。

在档案审核过程中,始终坚持三明确:

一是责任明确。在档案审核工作开始之初,及时召开了各单位分管领导、档案管理人员工作会议,认真组织相关人员学习省、市有关干部人事档案审核工作会议精神和审核标准、程序、要求,并组织所有工作人员到市委组织部档案审核现场跟班学习。同时,按照干部人事档案审核的工作程序和要求,将档案审核工作细化为审核组、装裱组、录入组、装档组、材料收缴组等五个组,指定各组负责人,明确各组工作任务和个人工作责任。

二是重点明确。在全面整理每一卷档案的基础上,把干部三龄一历核定作为干部人事档案审核工作的重点,逐项审核清查,做到全面收集材料、仔细鉴别材料、规范整理材料,认定干部的三龄一历时间清楚,事实准确,说服力强。

三是目的明确。把档案工作的准确、真实作为干部人事档案工作的最终目的,在审核过程中以零失误为目标,逐人逐项审核确定,力求材料的真实性和准确性。同时,从严格工作程序着手,每卷档案材料都注重从前后印证中审核信息,确保审核工作的质量。

(二)采取多项措施,确保自查工作顺利、有效进行

为切实加强干部人事档案审核工作的组织领导,确保干部人事档案审核工作顺利进行,我校把干部人事档案自查工作摆上重要议事日程,在领导力量、工作力量和经费保障上予以倾斜,以三到位确保干部人事档案审核工作顺利进行。

一是工作力量到位。针对此次干部人事档案审核工作时间紧、任务重、要求高的实际,专门成立了干部人事档案审核工作领导小组,由分管干部工作的副部长负责,专题研究干部人事档案审核工作,切实加强组织领导。为按期完成档案审核工作,从学校各部门抽调了6名政治素质好、工作责任心强,有一定档案工作经验的党员干部,组成档案整理审核工作组,开展档案审核工作。

二是经费保障到位。根据档案审核的需要,学校拔出专用资金,重新装修了档案室,添置了1台电脑、打印机、办公桌椅等设备,以及整理、装订档案所需的裁纸刀、宣纸、档案盒等辅助材料,改善了档案室办公条件。

三是督查措施到位。将干部人事档案材料收集、上报与各部门年终考核评比相挂钩,对收集、上报干部人事档案材料不准确、不及时的部门和个人及时通报批评并责成补正,为顺利完成档案审核工作创造了条件。

(三)注重质量,以高标准严格要求 在档案审核过程中,着眼于提高质量和落实进度,进一步明确责任,强化措施,突扎实推进干部人事档案审核工作。一是突出严肃性,严把审核质量关。全面清理库存档案,分类整理,按照管理权限进行移交;制定工作人员、档案运行、审核管理等工作流程,建立了严密的审核责任制;采取初审和复审交叉进行、审核人员签名、分管领导抽查的方式,形成了层层负责的监督机制。二是突出准确性,严把审核准确关。 对档案中的原有材料和新补充材料,逐份审查,准确鉴别。

对同名同姓、同音异字、一人多名等材料,采取查看籍贯、对照三龄一历、核对工作简历等方法进行甄别;对缺少年度考核、调资、任免审批表等要件材料,对照履历表,认真查找补充;对三龄一历等基本信息不实的,本着尊重历史、尊重事实的原则,认真查阅原始资料,确保归档材料的准确性。 三是突出完整性,严把材料收集关。坚持档案审核、信息反馈和材料收集同步进行、循环往复。四是突出时效性,严把工作效率关。

(四)以自查为契机,加强干部人事档案管理水平 结合这次自查工作,对照中组部《干部档案工作条例》和《干部人事档案材料收集归档规定》,进一步加强了干部人事档案的规范化管理水平。

一是健全各项制度。建立健全了干部人事档案转递、缺失材料补充、查阅干部人事档案审签等多项工作制度,做到了室内有制度、管理有薄册、查阅有记载、转递有回执、管理有专人,无鼠害、无火源、无水患、无安全隐患的五有四无要求。

二是严格工作程序。按照档案管理的有关要求,进一步严格工作程序,加强档案管理,提高了档案管理的规范化水平。

档案管理核心范文4

【关键词】 医院档案管理;规范;提高

2005年是医院管理年,医院的建设与发展处在一个非常时期,医院档案管理将会面临一系列新问题,医院档案管理不仅涉及到医院自身历史发展的全貌,更涉及广大人民群众就医的医疗文书档案、病理切片资料、检验资料、各种影像学检查的图文资料等等,事关人民群众健康和医学科学的展。随着我国加入wto以及与国际卫生行业的接轨,对医院档案管理提出新内涵和新要求。因此,准确把握新时期医院发展特点,适时调整和加强医院档案管理,有着非常重要的意义。

1 增强档案管理意识

要增强医院干部和职工的档案管理意识,特别是领导干部的档案管理意识。领导重视是档案管理的重要保证,要把档案管理纳入重要议事日程,作为医院发展的重要内容来抓,与医院业务建设同步规划、同步发展;要大力宣传医院档案管理工作,使医院领导、医院管理者和医院职工充分认识医院档案管理工作的重要性,认识档案与自己日常工作和生活的密切关系,更好地支持档案管理工作。医院以医疗服务为根本任务,长期以来对医院档案缺乏严格的考核,因而实际工作中往往出现档案管理可有可无的模糊认识。并且由于受到人员、设施、经费等方面的限制,档案管理工作容易受到冷遇。提高各级干部档案管理工作认识,才能使档案管理工作顺利开展。

2 理顺关系,健全制度

建立健全各项规章制度,建立科学的档案管理体系,是医院档案管理的根本。随着医学科学技术的不断发展,档案管理手段的更新和管理水平的提高,必须建立与之相应的、科学的档案管理体系。通过建立信息档案科,明确职能,将医院各个门类、不同载体的档案统一管理,统一考核,使档案管理与医疗业务同步考核评价,同步发展。拓展档案的归档范围,加强有关内容的收集是档案工作的新课题。如医院面对医疗市场所进行的各种经营活动,这些经营活动要形成各种不同的方案、协议等,应及时收集归档。又如提倡采购招标,其招标方法、程序、协议、合同也应进入归档材料之中。所以,要进一步健全医院档案管理组织,落实专人收集。

3 培养人才,提高素质

目前各医院从事档案管理专业人员的专业程度明显不足,很多原来不是学习档案管理专业,而是从行政、护理、计算机管理等部门转岗过来的,在经过一段时间专业培训之后,便开始从事档案管理工作。这样的档案管理人员,完成日常医院档案管理业务还是能够胜任的。但是,医院综合档案室面临的不仅仅是保管和丰富馆藏的任务,还要开展医院档案编研工作,从更高层次开展档案服务工作,这是综合档案室生存基础和发展方向。因此,要不断提高医院档案管理人员的业务水平,医院档案管理人员的素质直接影响医院档案管理的水平。要将档案人员培养纳入医院人才培养计划,通过专业培训、知识更新、进修学习等,提高业务水平,建立医院档案管理人才梯队,以便适应医院档案管理业务的发展,不断推动档案管理水平的提高。

4 加强规范化建设

病案是医院档案管理的重要内容,要加强对医务人员病案书写的教育,提高医务人员对病案重要性和严肃性的认识,使医务人员从思想上予以重视,严格要求,养成严谨认真的工作作风。落实病案书写规章制度,加强病案书写规范化的培训,要实行专人负责和专人考核。

5 制定考核制度

医院档案管理是一项长期工作,要使各级严格把关,责任到人,还须建立相应的考核制度。医院应将此内容纳入科室管理责任书之中,将档案管理与科主任工作成绩的考核奖惩挂钩,明确科主任对科室档案工作的管理责任,要求科主任抓好归档材料的收集、整理,促进了档案管理的规范化。

档案管理核心范文5

会计委派制是由政府部门和产权管理部门以所有者身份,委派会计代表政府和产权管理部门监督国有单位或集体企业资产经营和财务管理的一种制度。实行会计委派制度是我国会计管理工作中的新生事物,是对传统会计管理体制的重大改革。行政事业单位会计委派制有两种形式,一种叫“会计委派直接管理”,另一种叫“财务集中制”。

1.“会计委派直接管理”形式。即以地方政府的名义向所属的行政事业单位直接委派会计人员。在这种形式下,委派对象大多是单位的财会负责人、主管会计,管理方式大多采用直接管理,即对会计人员的人事档案、职务晋升、工作调动等实行集中统一管理,会计人员独立,并实行在单位之间定期轮岗制度。

2.“财务集中制”形式。即在基层成立行政事业单位财务会计核算中心,在保持各单位资金所有权、使用权,财务自主权、审批权不变的前提下,各单位不再设置会计机构,不配备会计人员,只设报账员,将招考来的会计的行政关系等转到核算中心,割断了会计人员与其服务单位的人事隶属关系和经济利益关系,将会计核算权从单位行政管理权分离出来,取消各单位银行账户,统一进行会计核算、报送财务报告,保管会计档案等财务活动,实行“集中管理,分户核算”,融会计服务与监督管理为一体。委托单位资金的所有权、审批权、使用权不变,委托单位有权向会计核算中心查询本单位的财务状况、资金结余等情况。核算中心是在双方签订的委托书所授权的范围内对单位资金享有财务核算权和资金使用的监督权,无支配和使用权。

目前,会计委派制下会计档案管理的现状大致是:

一、委派会计受财政部门委派,直接到行政事业单位进行会计工作,所形成的会计档案由委派会计整理立卷,会计档案实体仍在原单位保存,即保持了原单位全宗的完整性。但这种模式到了基层,特别是乡村一级,会计档案管理方式却发生了变化。各村的财务全部由乡镇的委派会计统一核算、报账,各村形成的会计档案也集中在乡镇统一管理,不再向各村返回会计档案。

二、会计集中核算地区或部门,在会计核算中心形成的会计档案由核算中心进行整理、归档、保管、提供利用。这其中,有的核算中心将委派单位的会计档案暂保管一年后向委托单位返回;有的则不按《会计档案管理办法规定》及时向委托单位返回,而是自行保管。由于会计核算中心是新成立的机构,大多是租用或腾出几间房当做办公的地方,办公用房十分紧张,报销、办公挤在一起,没有专门的会计档案库房和专门的档案员,加之各单位的报账人员频繁往来,环境嘈杂,十分不利于档案的安全保管,其形成的会计档案也基本没有规范整理,混乱堆放在柜子里。

综上所述,不难看出会计委派制下的会计档案管理仍存在一些问题,其主要表现为:

1.有的会计核算中心没有或不及时向委托单位移交会计档案。这不符合《档案法》特别是《会计档案管理办法》的规定。《会计档案管理办法》第六条明确指出:“当年形成的会计档案,在会计年度终结后,可暂由会计机构保管一年,期满之后,应当由会计机构编制移交清册,移交本单位档案机构统一保管”。会计核算中心成立后形成的会计档案是委托单位委托被委托单位进行会计核算而形成的,尽管会计档案的实体由于保管单位的变更而变更,但他的所有权仍是委托单位,属于委托单位全宗的一个门类,应当保持一个单位全宗的完整性和连续性。

档案管理核心范文6

一是有的会计核算中心没有或未及时向委托单位移交会计档案,不符合《会计档案管理办法》的规定。《会计档案管理办法》第6条明确指出,“当年形成的会计档案,在会计年度终结后,可暂由会计机构保管一年,期满之后,应当由会计机构编制移交清册,移交本单位档案机构统一保管”。会计核算中心成立后形成的会计档案是委托单位委托被委托单位进行会计核算而形成的,尽管会计档案的实体由于保管单位的变更而变更,但其所有权仍是委托单位,属于委托单位全宗的一个门类,应当保持一个单位全宗的完整性和连续性。

二是纸质会计档案与存储会计数据的磁介质档案没有同步归档。会计工作由传统的手工记账形式到运用电子计算机形式记账,会计核算形式发生了变化,财政部颁发的《会计电算化工作规范》第四章第7条明确指出:“电算化会计档案,包括存储在计算机硬盘中的会计数据、其他磁性介质或光盘存储的会计数据和计算机打印出来书面形式的会计数据。”《会计基础工作规范》第45条规定,“实行会计电算化的单位,有关电子数据、会计软件资料等应当作为会计档案进行管理”。然而实际工作中,会计委派制核算的地区或部门,基本都实行了电算化会计,形成的大量磁介质会计档案都保存在会计核算中心,即便是定期向委托单位移交会计档案的核算中心,也只移交纸质会计档案。

三是会计工作与会计档案管理脱节。会计档案是会计核算的产物,它产生于会计业务工作之中,是会计工作的延伸,也是会计工作的终结。但在实际工作中,会计委派制管理下的会计人员对会计业务非常熟练,经常参加会计业务的培训和学习,但对档案知识,特别是会计档案规范化整理标准知之甚少,也没有参加过会计档案管理的培训与学习。各单位普遍重会计业务,轻会计档案管理。在各单位制定的会计制度中突出强调了会计业务,却忽视了制定详细的具有可操作性的会计档案管理制度,没有把会计档案的规范化管理纳入会计人员岗位职责中。在会计人员上岗前,没有邀请档案专业人员讲授会计档案管理的基本知识与操作技能,造成会计档案整理质量不高,封面内容填写不全,装订不整齐,有的分类、排列不规范,无目录等现象,使整理出的会计档案没有达到规范化标准,更谈不上科学管理。

四是财政部门与档案行政管理部门缺乏必要的沟通与合作。由于会计委派制是近些年来新型的管理模式,其业务主要接受同级财政部门的监管。然而从其成立至今,无论财政部门还是档案部门都没有对新管理模式下会计档案的管理作出具体的要求和规定,档案部门也没有主动地介入其中进行业务指导与监督。财政部门只强调会计业务规范与否,而对会计档案规范与否少有问津,使会计委派制下的会计档案基本属于“失控”状态。

五是会计档案管理制度不完善。制度不健全势必造成管理无章可循。不少会计核算中心并没有制定较为完善的会计档案立卷、归档、保管等制度,对会计档案的归档范围、归档时间,整理标准,移交等问题没有作出具体的可操作性强的规定。只突出强调了会计业务工作,忽视了会计档案管理,没有把会计档案规范化管理纳入会计人员岗位责任制中,也没有配备专人管理会计档案。

针对会计管理体制改革给会计档案管理带来的问题,笔者认为应强化以下方面工作:

一要加强会计档案管理,理顺会计档案管理体制。实行委派制管理的会计档案,应严格按照《档案法》、《会计法》、《会计档案管理办法》等有关规定,明确会计档案的所有权是委托单位,将委托单位的会计档案整理规范,在核算中心暂保管一年,期满后编制会计档案的案卷目录,连同打印出的纸质会计档案和存储会计数据的磁介质会计档案,向委托单位的档案机构移交。

二要加强会计人员岗位培训,提高会计档案的案卷质量。会计人员是会计档案整理的第一责任人。会计人员对会计档案规范化整理的熟知、熟练程度,决定了会计档案案卷质量的高低。因此,必须将会计档案管理及操作技能的培训,纳入会计人员岗前培训,从会计档案整理的基础业务学起,使其熟练掌握会计档案管理的基本知识与操作技能,进而从源头上做好会计档案的整理规范工作。

档案管理核心范文7

[关键词]档案管理;科学化;路径

1、提升档案管理科学化水平为符合时展的根本需要

提升档案管理工作科学化水平,意义在于,将科学理论作为核心引导,通过合理方式进一步推动档案管理,基于科学制度提供完善保障,最终实现信息化、规范化发展,创设明显的质量效益与社会效益。伴随时代的快速发展,档案管理地位以及作用更加明显,逐步渗透至较多行业之中,深入到现代社会生活的各个层面,变成企业工作以及大众生活生产不可或缺的重要内容。其科学化管理水平会对决策的编制执行产生根本影响,关系到大众的核心利益。为此只有重视档案管理,提供优质的信息服务,方能真正提升科学化管理水平。

档案管理科学化水平的强化为提升我国文化软实力的现实需求,同时也是符合信息化建设发展趋势的重要途径,是推进档案管理健康优质发展的保证。

2、提升档案管理科学化水平的实践途径

2.1明确定位

档案管理工作面向党委政府、社会大众提供专项服务。上至国家、下至公司单位,档案管理均为涉及到全局的重要任务,为中心工作提供服务。因此,应积极主动的将档案管理纳入中心,方能做到成绩斐然。在前期应做好充分准备,树立科学发展意识,进行明确定位,贯彻我党方针路线,把握当前形势的不断发展变化趋势,重视研究国情、地区发展状况与公司企业的现实状况。积极的由全局视角分析谋划,提升政治意识,全局意识以及安全责任意识。应明确着力点,在抓好常态工作的基础上,应有效的把握并调节阶段工作的核心重点,提升档案服务管理针对性以及综合效率。

2.2积极转型,创新发展

为适应新时期工作需要,满足大众日益丰富的档案应用需求,应从功能层面由馆藏管理向着应用管理的方向科学转变。档案管理的核心目标在于有效应用,因此应促进死档案有效的转变为有用的活资源、重要信息,最大化的发挥社会效益,体现经济效益。档案管理应精准的由海量信息资料之中进行淘金,发掘出具有重要价值的档案资料,进而为推进市场经济的飞速发展发挥重要作用。例如,围绕文化繁荣发展的核心目标,档案管理应激发自身优势,积极组织开展文化资源管理服务,参加相关文化课题的分析研究,扩充文化项目发展建设,丰富文化展览,积极开展文艺作品以及产品的创作与生产,真正成为发展先进文化的主力军。另外,应从传统工作形式向着科技化形式不断发展。众所周知,科技为第一生产力,为提升档案工作科学化水平的内在动力。当前,档案管理已由最初的纸质档案以及实体文件管理发展成为数字化信息档案的管理。由以往面对面的提供服务发展成为网络化、系统化的服务。进一步提升了档案管理的科学化以及数字化建设水平。

实践工作中,应提升科技管理意识,注重档案工作信息化建设,采用现代化信息技术手段,更新以往工作服务模式以及载体形式。由根本层面实现科学改造,提升科技含量。再者,应进一步完善数字资源的应用建设,尽快创建电子档案信息管理中心、电子政务服务系统以及数字化档案馆管理系统,加强网站建设,全面推进管理手段的自主创新。

档案服务工作上,应积极的从以往封闭式形式发展转变为开放型模式。当前,档案管理工作覆盖范畴广泛,涉及的受众面更大,显现为较强的全民性以及服务性。更多的公民大众为了获取丰富的信息资源,维护合法权益而来到图书馆,主动应用网络系统查询想要的资料、文献。为此,创建方便快捷、多元化、丰富性的资源系统变成现代化档案管理工作区别于传统档案工作的核心环节。新时期,档案管理只有全面联系社会实际,深入大众,提供优质服务,方能拓宽发展空间,提升科学化水平。应积极的更改以往档案信息利用率不高的状况,通过信息公开,有序合理的呈现档案目录、资料卷宗,组织人性化的资料陈列展览活动,确保各界人员更全面的了解以及有效的应用。服务管理措施应进一步优化,便于大众应用查阅。特别应吸引广大青少年来到档案馆,接受历史教育,查阅历史资料、增长见识,扩充知识面。另外,应进一步加强农村档案、文化档案与民生档案的服务管理,公开有用性信息,促进档案管理同大众更为贴近,发挥科学化应用价值。

档案资源管理建设不仅应在量上合理的积聚,同时应实现质上提升。如果档案材料不规律的堆积,则会导致信息量激增的问题,无法发挥应有的作用与价值。为此,应依据创建创新性资源系统的工作标准,通过不同单位的功能定位,真正的集思广益,扩充资源收集管理,重视全面的社会征集,激发社会力量积极的参与进来,扩充档案信息收集应用范畴与途径,使档案来源更为丰富,资源更为多样。再者,应由保护历史实际以及可开发应用的视角,做好资源全面整合以及规范整理,使系统结构更加优化,进行合理的分类与归档管理,确保形成门类全面、载体丰富、具有明显特色的馆藏系统格局。应积极的强化各个馆藏中的横向交流与联合,引入互动交流制度,创建全国范围内的档案目录数据库,进一步推进档案资源的共同建设以及共享应用。

3、结语

总之,为提升档案管理科学化水平,应明确档案管理工作是现代社会发展、文化事业建设、创设综合效益的内在需要。实践工作中应进行清晰准确的定位,努力实现四个创新转变。即实现功能创新、科技创新、服务创新、开放式转变,树立创新发展意识,开展人性化的服务管理,方能提升核心竞争力,营造安全可靠的行业管理环境,加强科学化建设,提升档案管理服务质量,激发其核心作用价值,进而真正实现可持续的全面发展。

参考文献:

[1]陈小玲.办公档案现代化管理探析[J].办公室业务,2012(3).

[2]欧振宇.提升档案管理水平的思考[J].华章,2013(30).

档案管理核心范文8

1.1客户档案的智能化管理

档案的收集、传递、鉴别、归档流程如图1所示。(1)实现营销业务的“四个自动”,即营销业务自动生成,岗位人员自动提醒、自动催办,工作质量自动考核。营销业务自动生成:客户档案跟随营销系统业扩流程实时传递,实现流程化传递,自动获取营销业扩流程节点信息(业扩流程、周期性用电检查流程、表计轮换流程等),自动生成各岗位人员对应的档案系统流程以及每个流程节点需要添加的纸质档案列表。将档案进程与业扩进程进行关联。业务人员完成营销流程环节,在档案系统中自动生成相应的档案流程环节。岗位人员自动提醒、自动催办:将营销业务流程和相应的档案流程进行实时比对,针对业务人员48h内未完成的相应档案流程环节,系统将定位到人,自动发出催办信息,督促业务人员及时完成纸质档案的可视化工作,确保业务工作完成后资料归档的及时性。提示信息分为待添加信息、待发送信息、待移交信息、待移交卷宗、合同预警信息和业扩时限预警信息六大类。工作质量自动考核:与国家电网公司营销系统接口,自动生成各岗位人员对应的档案系统流程以及每个流程节点需要添加的纸质档案列表,细化、量化营销各岗位档案资料收集、归档工作的职责和工作量;按照绩效考核规则,细分归档时限、档案质量、流程时限等各项考核指标,利用系统自动分析统计功能、生成业务人员的月度绩效考核分和月度岗位排名。同时还支持对供电单位、基层班组进行考核排名。(2)纸质档案全部实现可视化,有效提高档案利用率。通过档案整理流程,将纸质档案扫描上传,进行可视化处理,并添加影像文件上传模块,全面实现客户纸质档案可视化。操作过程中大量应用数影仪、身份证读卡器以及条码管理等电子技术,极大地简化了档案可视化的过程。同时,为保证清晰可查,电子档案采取一户一档,每户分为业扩档案(再按业务流程类别细分)、用检档案、计量档案、电费档案和其它档案(影像文件)五类,分页面按归档日期显示。实现了档案的快速查询和借阅,提高档案信息利用率,为营销稽查业务常态化开展提供条件。(3)电子档案实行一户一档管理,纸质档案以时间为单元随机存档。纸质档案仅在司法纠纷、特殊情况借阅(需审批)等情况下使用,日常工作中均在档案系统内在线查阅档案。纸质档案的归档变得非常方便,大大简化纸质档案收集工作量,实现了按局集中保存,大大提升客户档案的标准化管理水平。(4)全面应用条形码管理技术,确保每份纸质档案均能准确定位、快速查找。为每份档案、卷宗设置条形码,并伴随着档案的收集、传递、鉴别、归档全过程流转,大大方便了档案查询,同时先进的计算机检索功能也为后期的档案快速查询和存放提供了有力的保障。为了快速查询客户电子档案,在档案系统中设计了查询模块,支持各种条件下的模糊查询。(5)客户档案室按统一标准集中建设,统一管理。按照分级集中、专业管理的原则,撤消了原有的8个客户服务中心和33个供电营业所的基层班组档案室,改为以局为单位集中建设标准化客户档案室,进行电力客户档案的统一管理。档案室参照浙江省电力公司《标准化电力客户纸质档案库建设导则(试行)》的要求,根据实际客户档案数量和发展规划建造。标准化客户档案室的建成从根本上保障了档案标准的统一,有效避免了因档案室分散、基本设施差等原因造成档案保存、移交过程中出现的遗失、损坏等情况。档案室重复建设的投资费用、档案移交等相关营运费用,以及档案室管理人员均大大减少。同时,为进行更专业、更规范的档案管理创造了良好的条件,有利于推进档案数字化、信息化管理。

1.2业务流程的过程化管控

建设电力客户档案管理系统,不仅要管理好客户档案,还要通过对档案的管理来促进营销业扩流程的管控。为此,从流程、节点、档案的关系入手,通过做到“3个保证”,达到“档案管节点、节点控流程”的目的。(1)保证档案质量。根据不同的业扩流程类别,自动生成必备档案目录。通过对各流程关键节点中档案数量及质量完成情况来限制流程节点的进程,进而对整个流程质量实现全过程掌控。同时,为了进一步保证电力客户电子档案和纸质档案的质量,嘉兴电力局建立了质量审核“三道关”,即本人自查自审、档案收集员审查、稽查监控岗位抽查。(2)保证流程时限。档案流程跟随营销业扩流程实时流转。业务人员在营销系统内触发流程节点后,48h内必须将该节点中产生的纸质档案作电子化处理并发送至档案收集员,否则,系统将通过“时限预警”模块自动进行“归档提醒”,督促业务人员及时完成纸质档案的电子化工作。全自动时限预警功能涉及营销系统内触发的所有业扩流程,并根据国家电网公司的业扩时限规定,将流程信息生成为红、黄、绿3种状态。时限预警功能的实现为岗位人员、管理人员及时掌控所有业扩在途流程情况提供了一个可视化平台。(3)保证合同有效。针对供用电合同在电力客户档案中的特殊性以及重要性,嘉兴电力局在档案系统中专门增设了合同管理模块。在合同签订环节,由岗位人员对合同签订日期、到期日期、是否自动续签等信息进行确认。系统自动跟踪合同是否有效,对1个月内要到期的合同进行提醒,对7天内到期的合同进行预警,确保合同的有效。

1.3工作绩效的全员化考核

开展全员绩效考核,实现营销业务的闭环管理。以客户档案为切入点,实现了业扩绩效指标的量化考核,建立了供电单位、基层班组和业务人员的三级绩效考核体系。依据智能电力客户档案管理系统应用情况,编制并了《智能电力客户档案系统考核办法》,对供电单位和基层班组的考核细分了环节完成率、归档及时率、纸质档案移交及时性、业扩时限、合同有效和档案质量等6项指标。环节完成率指档案系统中已完成电子档案的环节数除以营销系统中完成的流程数,要求达到98%以上。归档及时率指档案系统中48h内发出的流程环节数除以营销系统已完成产生档案的环节数,要求达到90%以上。纸质档案移交情况指完成营销业务后电力客户纸质档案的移交情况,要求在5个工作日内移交。在途业扩流程超期情况指每个在途业扩流程各环节的时限情况,要求不超过国家电网公司规定的时限。非居合同有效性指非居合同有效情况,要求不超期。档案质量指稽查中心每月不定期对档案的质量进行抽查的情况。同样,对业务人员细化了电子档案归档、纸质档案移交、档案质量、流程时限4大指标,对档案收集员细化了档案收集、档案完整性、档案质量3大指标。利用档案系统的自动分析统计功能,每月都将生成业务人员、基层班组以及供电单位的月度绩效考核分和月度岗位排名。

2应用效果

“档案管节点、节点控流程”的客户档案精益化管控模式的推广应用,填补了国家电网公司营销业务支持系统全方位、全过程客户档案电子化管理的空白,实现了电力客户档案、业扩报装流程、全员绩效考核的精益化管控,实施效果显著。

2.1有效提高档案归档质量

智能电力客户档案管理系统与国家电网公司营销业务支持系统联动,对客户档案形成了“自动生成、自动提醒、自动催办、自动考核”的智能化苏敏怡.电力营销管理信息系统的建设与应用[J].市场论坛,2006(8):52-53.周慧.电力客户档案实现仓储管理策略研究及应用[J].广东电力,2011,24(7):77-79.处理流程,档案管理实现了“人管”到“机管”的转变。完成电子卷宗的归档后,纸质档案统一归入总档案室,由专人管理、维护,需要查阅时,只需查阅该户在档案系统中的电子档案,方便快捷,优化了工作流程,提高了工作效率。市电力局稽查监控中心以1个月为周期,对各供电分局、县(市)供电局的档案质量逐一进行抽查。对稽查中发现的问题按性质严重程度分为重要问题和一般问题纳入局精益化评价体系进行评价。系统运行近一年来,档案质量得到极大的提高,涉嫌“三指定”等性质较为严重的问题得到整改,涉及业务规范、档案卷面质量等工作差错且影响程度较轻的问题也得到有效控制。

2.2有效提高档案集约化水平

客户档案统一归集到嘉兴电力局档案室实行集约化管理后,基层营销班组无需再配建标准化档案室,节省了人力、物力成本,避免了档案管理重复投资,节约了运营费用。

2.3有效提升业扩服务质量

优化了业扩运行管理模式,尤其是业务同城受理后,各基层供电服务窗口之间无需再进行业务资料的人工传递,人、车辆、时间等均实现了优化配置。同时,日常表计轮换、业务变更等工作也无需再把新档案归到原来的档案盒,大大减轻档案维护工作量。通过对各流程关键节点中档案数量及质量完成情况来管控流程节点的工作质量,档案系统与营销系统共同实现了对档案质量、流程时限、供用电合同的双重监控,对缩短客户工程流程时限、防范合同逾期、提高供电服务满意度大有裨益。业扩流程运转更加顺畅,业扩报装超时限流程比率从2.23%下降到0.26%,合同有效率保持100%。2.4实现工作效率最优化客户档案精益化管控模式的建立,不仅为管好档案创造了条件,更为加强业扩流程管控和实施全员绩效考核提供了手段。建立客户档案精益化管控模式,实时统计业务人员的绩效考核成绩,每月自动生成业务人员的月度绩效考核分和月度绩效排名,使岗位人员的工作质量一目了然,有利于激发岗位人员的责任心、竞争意识和工作积极性,有利于实现工作效率的最优化。自实行客户档案精益化管控模式以来,全局平均归档及时率达到95%以上,各业务环节档案完成率达到98%以上。

3结语

档案管理核心范文9

一、研究背景

随着信息技术的进步,作为高校管理的重要组成部分,服务于高校管理及科研创新的高校档案工作受到了更多的关注。近年来,高校档案工作开始受到重视,档案资源的积累也日益丰富,并得到了有效的管理,但是在高校档案利用方面却遇到了瓶颈。“高校是科研的阵地,在科技资源的获取、科技的创新、科技的应用等方面都有着明显优势,档案资源的信息化管理离不开计算机,它是计算机在高校普遍应用的衍生品。”要想突破高校档案利用过程中遇到的瓶颈,必须以高校实际为依托,以知识管理为抓手,将档案资源充分整合提炼,使档案管理从静态走向动态、从封闭走向开放,引导用户进行知识创新,形成以档案资源为核心的高校综合知识管理平台。

二、国内外研究现状

虽然国内对知识管理的认识和研究有待完善,但国外对于这一领域的研究已经相当成熟。目前,国际上主要将高校知识管理分为显性知识和隐形知识。高校知识管理的关键是通过编码战略,将有效的隐性知识以编码的方式沉淀下来,最终形成高校内部利用的知识数据库。国内对于知识管理正处于探索过程中,仍然存在着知识管理系统专业性不强、数据自动化处理功能较弱、知识管理系统涉及面单一、难以实现全生命周期协调管理等问题。但正如比尔•盖茨所说:“力量不是来自于保密的知识,而是来自于共享的知识。”随着高校管理水平逐渐提高,作为知识密集型组织,高校知识管理的重要性凸显,知识管理必将成为高校提升自身竞争力的重要工具与手段。

三、高校档案管理现状

按照传统的档案管理思维,档案管理的主要环节就是实体的收、管、用,在此思维的引领下,档案管理呈现出一种静态封闭的特征,管理核心仍为重藏轻用、防止丢失。具体表现为:一方面,投入越来越多,效果却不明显,侧重点在于对档案实体的管理。随着高校的发展,档案在数量上越来越多,在档案管理人、财、物的投入方面随之加大,从而造成管理成本增加。成本增加的同时并未带来档案服务质量的提升,反而严重降低了档案利用效率,影响了档案自身价值的发挥。另一方面,有形资源堆积,隐性资源流失,缺少对档案属性和资源内容的全面正确认识,使高校档案实体大量堆积却得不到充分利用。静态封闭的档案管理主要依靠管理制度和档案工作者的自觉性来完成,缺乏创新性思维来对高校实际发展工作中积累的丰富经验和宝贵资源进行充分挖掘,最终造成高校隐性资源的流失。

四、高校知识管理的对策

第一,建立以档案为核心的高校知识管理平台。以高校工作实际为依托,对信息时代的档案知识管理进行研究,本着以“利用”为核心的原则,使大数据环境下的档案管理不再局限于对数据的收集、存储、查询等静态管理模式,让服务由封闭向开放改变,管理由档案向知识转变,完成以档案为核心的多源信息知识管理平台的研究与应用实践。第二,通过高校知识管理平成对隐性知识的保存。将高校在历史发展及管理过程中的丰富经验以及宝贵资源进行充分地挖掘并妥善地梳理保存,利用图情档一体化平台对现有的档案资源进行信息交流和知识分享。在统一平台内实现高校知识获取、整合、分享等管理能力的强化,并通过“知识的获取、存储、共享、利用和创新等知识管理活动,使高校的三大职能——教学、科研和社会服务水平与能力得到培养与提升”。

五、研究的意义

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