作者：肖迎霞 单位：富裕县房产管理处 强化房产档案基础工作。 做好房产档案收集工作。随着房产档案来源渠道日趋多元化，对房产档案管理部门收集工作提出了更高的要求，房产档案管理部门必须提高工作效率，制定完善的工作流程。首先，规范房产文件材料的归档范围和分类方案，全面落实档案人员岗位责任制和房产档案归档制度；其次，分派业务处理能力较强的档案管理人员到基层单位进行立卷业务指导，从而确保相关资料收集齐全、完整，并做好房产档案移交管理工作；再次，提高房产档案收集质量，对档案目录、归档卷数、案卷质量等进行认真检查，坚决退回记录不全、地址不清、记录不规范的房产材料，并要求重新整理、移交。 提高房产档案整理工作质量。房产档案整理工作是将收集来的房产资料进行系统化分类、归档，进而形成有序资料体系的过程。首先，房产档案管理部门要对全部档案资料进行筛选整理，对重要材料实施重点保护管理；其次，严格遵循档案管理规则，科学分类、合理排列、整齐装订档案材料。为了提高房产档案的直观性和真实性，应当将房产照片一并纳入到档案管理范围内，与原房产材料进行统一保存。 做好房产档案编目工作。编目工作质量的高低直接关系到房产档案的开发利用效率和科学管理水平。为了满足房产档案动态管理的需求，应着重解决好档案管理动而不乱这一难题。由于同一地号的产权档案在增减变动的情况下，其档案始终依次排列在同一地号内，但是在档案实际使用中，必须按照街道、路、巷、门牌号等进行检索，所以必须改革传统的房产档案编目工作，使原始登记与变更登记相统一。 重视动迁房屋的档案管理工作。随着城市建设速度的不断加快，产生了大量的旧城改造工程，然而由于旧房产产权产籍注销工作与拆迁工程未能实现同步进行，导致旧房屋的产权产籍注销只能由动迁户自主到房屋产权管理部门办理。加之，部分拆迁工程在仓促时间内开展，增加了房产档案管理工作的困难，从而影响了房照补发、产权确认等工作的顺利开展。所以，应当从建立健全拆迁档案管理制度入手，强化拆迁档案管理，将拆迁档案工作全面交由产权产籍管理部门负责，落实统一管理，及时做好产权注销登记，提高房产档案管理的准确性和完整性。 提高房产档案开发利用效率。 坚定为大众服务的思想意识。房产档案管理不仅要为政府有关部门的档案需求者提供服务，还要为了解房产档案信息的普通群众提供服务。所以，房产档案管理部门应当建立档案用户信息资料库，对重要的单位和个人房产信息进行收集和整理，并建立房产档案信息利用服务网站，为房产档案资料需求者提供优质服务。 全面开发房产档案信息内容。档案信息的全面性和真实性，以及服务内容的有效性和便捷性是提高房产档案管理部门工作质量的核心所在，也是对档案实施动态管理的价值体现。开发房产档案信息，其主要任务是获得有使用价值的房产档案信息，在遵循档案信息收集原则的基础上，结合社会发展趋势和信息使用者的需求特点，对房产信息进行鉴别、筛选和重新整理归档为高质量的信息资料，以满足利用者不同层次的使用需求。 创新房产档案服务方式。房产档案利用程度与档案利用服务方式息息相关。在传统的档案利用服务方式中包括档案外借、阅览、查询、展览、制发复本、开具证明、档案咨询等服务。 伴随着市场经济的不断发展，房产档案管理部门应当创新服务方式，将档案服务推向市场，提高档案的利用价值，以获取良好的社会效益和经济效益。例如，在市场上寻找服务商机，针对不同人群的需求提供专题活动。
1 加强基础建设，提高服务利用手段
要进一步做好档案服务工作，首先，必须加快对档案信息化的建设，提高档案查阅、借阅速度，最大限度满足社会对档案的需求；其次，要及时了解档案信息动态，做到与时俱进，开拓创新，不断提高档案工作者的积极性和主动性，大力开展档案收集、利用的宣传工作，努力丰富馆藏，增强服务意识，扩大档案工作的影响，提高和强化全社会档案利用的意识，让档案发挥更大的作用；再次，要加强档案学术交流，吸收别人的长处，保留自己的特色，改进工作方式，加强档案科研工作，争取在关键性的档案技术方面多出成果，使档案工作不断向前推进。
2努力创新，提高档案利用和服务水平
档案服务创新与档案利用的目的，是实践党的“三个代表”的重要思想，满足党和政府各项工作以及广大人民群众对档案需求的客观要求，通过多种渠道与方式，将档案信息开发和传递给利用者，激活档案信息，实现档案信息的共享。 首先，在创新中做好档案收集整理工作，收集档案是档案管理工作的前提，现在档案馆普遍存在“文书档案多，经济、科技档案少；历史文件多，现行文件少；纸质档案多，声像、实物档案少”的现象，我们必须努力丰富馆藏，注重收集档案资料，在管好用好传统档案的同时，要及时收集一些新兴领域的档案，在收集纸质档案的同时，要注意收集声像、实物等特种载体档案。整理工作是为档案利用和服务创新的顺利开展、为挖掘馆藏档案信息资源而抢救、整理档案，做好档案整理工作是发展档案事业根基；其次，我们应该不断推进档案信息资源的数字化、网络化，为网上档案利用创造条件。
通过馆藏目录数字化，建立馆藏目录查询系统，建立各类全文数据库、多媒体数据库，建立以电子计算机、数据库和网络为基础的现代电子型档案信息服务模式，通过扩大收集文本、视频、声频等数字信息，做好电子文件归档工作，努力做好各种重大纪念活动、重大事件及社会的热点新闻的有特色的档案宣传专栏，对信息加以组织、整理，建成各类数据库；再次，是要利用大众传播媒介开展档案服务。我们已经习惯了咨询、阅览和编辑出版档案史册等档案利用方式，然而档案服务的社会化发展要求我们以新的理念、新的视角开展档案服务。我们档案部门可利用大众传播媒介通过特定的技术手段和工具向为数众多的、分散的大众进行档案信息传播活动，进一步提高档案服务功能的现代化水平，变消极为积极，变被动为主动，以“积极开发，主动服务”的新姿态向社会提供迅速的、高质量的档案信息服务。要做到这一点，就必须借助于现代科技的新成果、新技术，对档案资料进行综合性开发。
3提高档案人员素质
3.1加强档案干部队伍建设。要在提高队伍素质上狠下功夫，要树立档案人员正确的世界观，人生观，要有热爱档案事业，甘于奉献的精神。
3.2要提高档案管理人员的综合服务能力。档案人员要练就过硬的业务技能，档案工作既是一项业务性工作，又是项管理服务性工作。这就要求从事档案工作的专职档案人员，既要有扎扎实实的业务功底，又要有较强的管理能力和服务意识。知识经济的挑战和网络信息时代的冲击，以及出现的许多新型载体的档案和全新的管理手段、方式，给档案人员提出了更高的要求，为此，档案人员首先要适应新形势，敢于向传统观念挑战，善于提出新办法、新思路，解决新问题，勇于打破传统的条条框框和管理模式，在档案业务上有所创新，有所突破。其次，档案人员不仅要熟悉档案业务工作的各个环节、步骤，而且还应掌握各门类档案、各种载体档案的管理方法，在务实基础上促进创新，努力使档案人员成为一名掌握科学的先进的工作方法、一专多能的档案工作人才。
[关键词]云计算；档案资源；共享共建
[中图分类号]G271.2 [文献标识码] A [文章编号] 1009 ― 2234（2014）04 ― 0112 ― 02
云计算应用于档案信息资源共享领域是可行的，在建设“云档案信息共享系统”的过程中，在电子文件归档管理的标准收集、封装规范、备份策略、需求分析、应用研究方面，数字档案馆与传统的档案馆相比有着完全不同的特征，如数字资源的多样性：一是依托于实体档案的数字化；二是通过各种途径收集、组织、加工相关数字信息形成的信息。具有一定的开放性：依托于网络，一方面能够在线采集网上信息，实现信息资源共享；另一方面能够针对利用者不同的需求，提供多样化的服务。再如，具有技术的多变性。由于数字档案馆依靠于计算机、网络和通信技术、数据库技术、基础内容的检索技术等，其存储技术、载体、格式、阅览方式等，都呈现出不断进步、变化的动态。
一、关于云计算
云计算（cloud computing）是基于互联网的相关服务的增加、使用和交付模式，通常涉及通过互联网来提供动态易扩展且经常是虚拟化的资源。关于云计算的定义众说纷纷，云计算的开端是由 Google 公司和 IBM 公司在 2007 年底的云计算筹划中提出的，妙技白皮书 IBM “Cloud Computing” 中指出云计算是用来同时描写一个细碎平台或者一种使用规范，可按需发展音讯地部署、配置、重新配置以及取消供职等。中国云计算专委会认为，云计算最根基的观点是：通过整合、办理、调配分布在Internet上的计算资源，并以匹敌的界面同时向大量用户提供供职。仰仗云计算，Internet供职提供者可以在片刻之间处理数以千万计乃至亿计的音讯，实现和超等计算机云主机同样强大的功效，从而实现让计算成为一种公用装备来按需而用的设想。
超大领域 “云” 是供职器的集群，搜罗计算供职器、 存储供职器等，通常具备超大领域的本性， 由几十万乃至几百万或更多的供职器形成。 信息资源的共建共享成为了可能，也决定了档案信息资源创设的发展趋势是实现资源的共建共享，这一点在我国档案馆行业中已经达成了共鸣，实现档案资源共建共享是实现档案数字化的有效途径。
二、提高对档案资源整合必要性的认识
（一）档案资源整合是落实科学发展观的需要
档案资源是档案馆开展工作的基础条件，要充分发挥档案馆的基本功能和社会功能，提高档案馆为公众服务的能力和水平，就必须要以各级国家档案馆为中心，对档案资源进行整合。一方面将分散在各个部门和单位的档案资源进行集中，完善各级国家档案馆实现基本功能的基础条件；另一方面按照能够最大限度地对社会开放和提供优质服务的要求进行档案资源的优化配备和整理加工。只有通过档案资源整合，才能把档案馆真正建成已公开现行文件向社会提供利用的中心和档案信息服务中心。
（二）档案资源整合是新形势下贯彻“档案集中统一管理”原则的需要
档案集中统一管理既是档案工作的基本原则，也是新形势下提升档案工作水平、更好地利用档案资源为社会服务的根本保证。在计划经济条件下形成的传统档案管理模式是与档案馆服务对象主要为各级领导和党政机关相适应的，是为了方便各级领导和党政机关运用；各个部门和单位形成的档案资料分散在档案形成部门，也主要是为本单位领导和本单位工作服务的。尽管档案法律法规要求部门档案要按规定及时移送到各级国家档案馆，以便及时向社会公众开放（其中涉及经济建设的，可不受时间限制）。但由于受到经济利益的驱使，部门形成的档案资料的移送，并没有得到较好地执行，使得档案资料不能及时地与社会公众见面。这与经济社会发展的要求相比，与信息时展的趋势相比，与人民群众不断提高的服务需求相比，很不协调、不适应。新时期各级国家档案馆对行政区域内的档案资源实行集中统一管理。
（三）档案资源整合是提升档案实力、服务社会的需要
尽管档案自身蕴藏着极大的潜在价值，但是这种潜在的价值，必须要通过科学的管理模式和对档案资料进行系统的整理和进一步的开发加工，才能使其具有现实的可利用价值。随着我国改革开放和现代化建设的不断发展，对档案工作提出了更高的要求，要求各级国家档案馆能够适应形势的变化，功能得到进一步强化和提升，能够为经济社会发展和人民群众提供更丰富的服务内容和更高质量的服务水准。要做到这一点，各级国家档案馆必须提升自身的综合实力。档案馆的综合实力，一是体现在对档案资料的占有程度上；二是体现在确立档案工作的主体地位，对各级各部门的档案信息能够实行有效的调配和管理；三是体现在对档案资料系统性的开发研究的手段和水平上。提升实力的根本目的是为了服务于社会的需要，也就是说国家档案馆要在加大档案资料收集和集中管理的基础上，强化对档案材料的深度研究开发，利用国家档案资源服务于国家经济建设，服务于人民群众。档案资源整合工作的内在本质即是要求各级国家档案馆要依法加强档案接收工作，同时加强对档案资料进行系统性的研究开发，按照经济建设和社会需求提供优质服务。档案资源整合工作是新形势下对各级国家档案馆提升自身实力、服务社会的要求的集中体现和实现这一目标的具体途径。
三、加快档案信息资源整合的步伐
（一）要加强档案人员队伍建设
档案工作者要走出墨守陈规、闭关自守、坐等查档的封闭、半封闭状态，开拓创新、锐意进取。档案馆工作人员要更新理念，认识到共建共享是大趋势，对实施档案信息资源共享持积极肯定的态度，认识到设计开发契合实际需求的资源共享平台是当前档案馆发展的当务之急，各馆可以以各自的数字档案资源为基础，以统一的应用系统作支撑，采用统一的制度与规范，在不同的网络平台上协同工作，合作开展馆际联动的档案远程利用、馆室之间的档案信息订阅和推送服务，以及政府信息公开文件和开放档案的“一站式”远程利用服务。图书馆工作的好坏，图书馆社会作用的大小，取决于图书馆工作人员的业务技能、服务精神和道德素养等。
（二）档案管理体制进行变革是档案资源整合的前提
要想对档案资源进行整合，首先，需对现行的档案管理体制进行变革。一是现行的档案管理体制把性质与职能不同的档案行政管理部门和综合档案馆捆绑在一起，实行“一个机构，两块牌子”，这一方面造成政、事不分，职责不清和法律责任不明；另一方面却使档案资源整合的主体不明，使得正在进行的档案资源整合既缺乏整合的动力机制又缺乏执行力。档案资源整合主体的不明又必然会弱化了档案资源整合的执行力，档案资源整合的执行力又是关系到档案管理模式改革能否取得实效的关键一环。二是没有清理现有制度存量，导致档案工作多头管理，政出多门，特别是档案法制的不协调乃至相互冲突，对档案资源整合主体是谁、档案资源整合怎样进行、档案资源的共建共享如何进行、档案资源共享的动力何在等一系列关键问题存在很大分歧，难以协调，各自为政，以我为主，使得正在进行的档案资源整合既无法执行也无力实施。
（三）“云档案”信息资源共享系统架构
根据对机关和档案馆的业务需求分析，“云档案信息共享系统”项目可以分成三个子系统来建设，分别是以档案接收和资源建设为主要目标需求的“机关数字档案室与安全监管中心”，以档案资源整理为主要目标需求的“档案登记备份中心”，以档案资源共享为主要目标需求的“电子文件共享中心”。
要实现档案数据的跨库检索，首先需要在每个地区的电子文件中心部署全文索引服务，每个县（市、区）的电子文件中心各自建立数据索引文件，再将数据索引文件同步到云档案信息共享中心形成全文数据库，然后通过搜索引擎技术实现全文数据库检索。这样用户就可以在云档案信息共享中心检索到市、县（区）不同部门的数据。
[关键词] 公共档案馆；公共服务；能力提升
[中图分类号] D63 [文献标识码]A [文章编号]1006-0863（2013）04-0094-04
知识经济时代，社会大众的信息需求、权利意识、行为方式等紧随时代的步伐不断改变，加之近年来数字档案馆、知识服务等新兴事物与理念的不断发展与变革，公共档案馆的理念、职责、工作环境等也在不断发生着各种或有形或无形的变化。
公共档案馆是随着档案馆由“国家模式”逐步向“社会模式”转变的过程中出现的专有名词。“我国档案馆向公共服务型的转型，是社会转型中的必然产物，它代表了档案馆的发展方向。”[1]2003年始公共档案馆日益成为我国档案馆理论新的研究热点，从2003年3月到2004年12月共召开了五次以公共档案馆为主题的学术研讨。信息公开日益为社会公众关注，人们对档案馆作为社会事业单位的公共服务能力存在许多疑问，因此强化公共档案馆公共服务能力是时代的必然要求。
一、公共档案馆概念分析
关于公共档案馆，张晓和张长海认为这种提法源于英国于1838年颁布的《公共档案法》，法国于18世纪末的改革确立了国家档案馆向普通公众开放的原则，确认了公民利用公共档案的权利以及档案向社会开放的原则，这一观点得到了较为普遍的赞同。[2]公共档案馆虽然源于国外，但在我国已经取得了一定的发展成果。2001年，由冯惠玲、张辑哲编写的《档案学概论》中首次使用了“公共档案馆”概念，开启了我国探索公共档案馆的步伐，而且“据不完全统计，深圳（2002年）、上海（2004年）、山东、浙江（2005年）、陕西（2006年）、辽宁（2007年）等省市先后提出了加强公共档案馆建设的问题”[3]，并开展了相关实践。
曹航认为，在当今世界，收集保管公共档案由国家出资，服务于社会公众的档案馆都可以称之为公共档案馆。[4]冯惠玲主张，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》中对我国档案馆的分类以及公共档案馆的属性，公共档案馆就是指国家档案馆（历史档案馆、综合档案馆）和专业档案馆（专门档案馆、部门档案馆）。[5]刘国能通过公共档案馆与综合档案馆对比研究后认为综合档案馆是一个量的概念，而公共档案馆有质的内涵，它从整体素质上进入到一个更高的阶段，是一个新的里程碑。它不是在综合档案馆之外另建档案馆实体，而是在原有基础上，进行延伸拓展，重塑形象、秉持新的工作理念、建立新的工作机制，突破原有的框架。[6]
笔者认为，公共档案馆是在原有国家档案馆、专业档案馆的基础上，加强馆藏资源建设、面向社会公众提供优质服务、以现代信息技术方法、紧密与社会和公众的联系，明确自身定位，挣脱原有工作模式、理念的束缚，展现开放、主动、服务品牌形象的档案馆。
二、公共档案馆属性与职能
在认识公共档案馆时，要明确其三个本质属性，即档案馆归谁所有、馆藏资源的归属以及档案馆的服务对象。根据目前我国档案馆管理体制、档案管理现状，公共档案馆是由各级政府设立，馆藏档案资源所有权归国家，使用权归政府、非政府社会组织和个人，面向社会公众的档案馆。档案馆各项工作要充分彰显“公共”魅力，笔者认为其公共性体现在以下三方面：
首先，馆藏资源的公共化。馆藏档案要全面、准确的反映社会历史面貌、发展变迁状况，更贴近社会公众。不论是世博会、亚运会等大型活动所形成的档案，还是记录社会群众日常活动的档案都正纳入公共档案馆的工作领域。馆藏资源中除有利用限制的档案外，其余档案应面向公众开放。
其次，服务性质的公益化。公共档案馆经费由国家财政划拨，而国家经费很大部门来源于税收，随着纳税人权利意识的觉醒、档案信息需求的增多，必然要求公共档案馆在保存国家档案财富的同时，肩负起为经济、政治、科学、文化等提供服务的重任，并不以获取利益为前提。与此同时，公共档案馆属于国家文化事业单位，具有文化、公益双重属性，因此档案馆提供公共服务的同时要加强文化服务，强调文化更是对公共服务的深化。
再次，档案馆形象的社会化。公共档案馆的“公共性”是自内而外的，开放、公共的社会形象需要内在扎实的工作支撑。扎实的工作加以合理适度的宣传推广与包装，从而实现与社会的畅通交流。公共档案馆主动参与到一些影响范围广、活动规模大、公众参与度高的活动，从而塑造其良好的外部形象和“品牌”，进而作为一种信念、一种价值得到社会公众的认可。
注重公共服务是档案馆的职责所在，是档案馆本质属性的要求。切实将公共服务落实到实际工作中，将公共服务展现在各项工作之中，进而升华为自身的一种能力。国家档案局曾提出“五位一体”的功能建设要求，即将档案馆建设成为档案安全保管基地、爱国主义教育基地、档案利用中心、政府信息查阅中心和电子文件中心。功能的建设体现在各项具体工作中，目前档案馆开展的各项公共服务活动具体采用查阅接待、档案编研、举办展览、网络服务、文化讲座、社会教育等方式。
我国的行政管理体制正逐步从管理控制型向公共服务型转变。档案馆作为政府职能的延伸，也应有力回应我国建设“服务型政府”的要求，响应我国加速发展的民主进程。档案部门加快建立“覆盖人民群众的档案资源体系”和“方便人民群众的档案利用体系”，切实将档案基础设施的建设、档案资源的收集管理、相关产品的开发、档案文化的宣传教育、档案信息服务咨询等工作纳入到公共档案馆公共服务能力建设的框架之下和信息社会的网络环境之下。
公共档案馆公共服务能力可以从宏观与微观来理解。宏观来说就是为国家、社会提供信息服务，为公民提供信息权保障，微观来说就是开展编史修志、满足公众学术研究、休闲娱乐等需求的能力。公共服务的核心价值在于保障公民权利的实现、满足公众对公共产品的需求、保持档案信息供求平衡、消除消息鸿沟、减少信息孤岛现象等。
特里库克曾在第十三届国际档案大会的报告中提到：“我们的‘记忆宫殿’是为人民，而不是为国王服务”，因此不能将档案馆从“国家模式”向“社会模式”的发展停留在仅仅是一句空口号。档案馆需要创新的思维，宽广的视野、多元的眼光创新档案服务。现在已经涌现出一些先进单位，如深圳市盐田区档案馆建立了广东省学雷锋标兵、中英街上“活雷锋”陈观玉个人荣誉档案室。
三、档案馆公共服务问题分析
公共档案馆一直存在利用人次少，利用效果差强人意的问题。“《全国档案事业统计综合年报（2004年度）》，囊括我国所有档案馆的利用者为394.803万人次，平均到每个档案馆每天的利用人数仅有3.3人次。但是，仅统计国家档案馆的利用人数，美国在1991年就达到21.495万，通过电话和网络查询人数超越51万，加拿大的年接待量在3至4万人次。”[7] 可见，西方发达国家档案馆的利用人数平均数远远高于我国。造成这种状况的的原因是多方面的，大致有以下几点：
第一，观念落后，实际工作狭隘化。80年代针对国家档案馆馆藏贫乏提出“大力丰富馆藏”，90年代提出优化馆藏建设，馆藏资源的质量和数量确有了一定的提高，但是距离满足广大民众的档案利用服务要求还有很大的距离，这与档案馆长期的工作理念有很大的关联，也与馆藏建设中缺少对其终极目标——满足广大人民群众需求的考量有着不可分离的关系。
第二，资源建设水平低，整合难度大。档案馆是永久保存档案的基地，大多数档案馆的馆藏范围还仅限于从其所属单位收集具有永久保管价值的档案，但是档案馆作为国家的文化事业机构，其与生俱来的留存社会记忆、服务广大群众的使命不应只限于收集和保存这些在档案室中已经保存10年或者20年的档案，档案馆的收集范围应不断扩充。
第三，管理人才素质有待提升。开展咨询、查阅接待、编研等服务对档案馆所拥有的人力资源有一定的要求。如今，衡量档案工作的优劣更多以是否能提供有特色的信息服务为指标。优质的服务取决于档案部门人力资源的开发与管理。如传统档案馆开展的咨询服务是简单的、单线程的，而今档案网站纷纷建立、数字档案馆不断成熟等都要求档案馆具备较之以往更为充足、优质的人力资源。
目前中央档案馆、国家档案局全员纳入公务员管理，《公务员法》中全国各级国家档案馆很多也纳入或参照公务员管理，这些调整对于增强档案馆的吸引力将起到直接的作用。
四、强化资源建设 着重能力提升
“信息资源的占有和优化是做好利用服务的核心”[8]，因此丰富馆藏资源、健全馆藏结构、塑造馆藏个性、共享信息资源、提供利用等工作是档案馆公共服务的建设基础。关于档案馆资源建设方面的探讨很多，国家对于档案馆资源建设方面的政策措施也在不断调整，在理论和实践中都有很大进步，资源建设、整合与共享的理论和实践探讨都已具备一定的基础，但仍需不断注入活力。
（一）资源建设
馆藏资源是立馆之本、生存之基。资源建设是实现档案馆发展变革的必经之路，是档案信息服务之本。优良的资源才有可能提升档案馆的公共服务能力，因此新时期着力推进建设覆盖人民群众的档案资源体系，就要切实从馆藏建设抓起。关于馆藏资源，主要涉及以下两方面：
第一，资源来源。“公共”二字确立了馆藏资源的性质，也昭示着档案馆的资源范围，公共档案馆提供公共产品，也应该收录更为广泛的档案资源。追溯历史，档案馆在发展之初，注重机关档案的收集整理，现今档案馆乘着改革的东风，奉行“以人为本”理念，开始关注民生档案、个人档案、信用档案等关系人民群众生产生活的档案。档案馆要统筹兼顾经济、科技、文化、社会等各领域的档案，并及时的提供给社会各界利用，即用经济社会的“大视角”指导馆藏资源建设。
第二，资源构成。我国一直进行档案资源建设的探索和实践，从新中国档案馆初创时期提出的“加强档案收集”，到80年代以“丰富馆藏、优化结构”为主要内容的馆藏建设思想，到90年代加强重点档案和地方特色档案收集等，不再盲目追求档案数量、忽视质量和种类，而是注重从社会整体的视角思考和探索档案资源建设。资源构成要以社会需求为导向，馆藏中应既包括政府信息，也应囊括社会公众信息，从而满足人民群众日益增长的档案信息需求。
（二）信息资源利用平台建设
目前，全国联网统筹管理的档案信息资源服务平台还处于起步阶段，但是设想建立部级档案信息服务网络的想法具有一定的合理性。房产、土地等档案资源分散在不同部门，廉租房的审核中需要用到家庭存款、信用状况、社会保险等相关信息，分散的信息使得审核进程缓慢，制约了后续工作的快速开展，这与当今条块分离的档案行政管理体制有着直接的关系。因此，创建统一的服务平台是档案馆迫切需要解决的问题。
（三）资源整合
科学整合并合理配置各类档案资源，为社会各界提供统一、高效、便捷的档案信息服务，已经成为今后发展的趋势。资源整合涉及不同载体、不同类型的资源，如纸质档案、电子档案、声像档案、缩微档案等。编制共同目录、建立索引、构建档案数据库等是目前通用的整合办法，整合过程还有赖于网络、电视、广播、报纸杂志等媒体的传播。在传播中了解需求，在传播中扩大影响，进而形成系统的整合策略。如中国第一历史档案馆设立全国明清档案目录中心，中国第二历史档案馆设立全国民国档案资源目录中心，突破了明清档案和民国档案信息按地区、系统管理的格局。
（四）把握用户需求
“信息用户服务工作是公共档案馆全部工作的出发点和归宿，为信息用户提供高质量的档案信息服务是档案馆的根本宗旨”[9]，档案馆要试图满足公众的需求。因此，要认清用户群体，分析用户性质与需求等，继而做出相应调整。坚持需求驱动的重要战略。在用户需求的驱动下加快信息化步伐，塑造自身的品牌形象，满足社会化发展的要求，同时继续深入挖掘用户需求的特点、性质等。
（五）提升公共服务能力
展望未来，扩展与提升公共档案馆的公共服务能力应在拓展服务范围、深入开展政府信息公开工作、强化管理与服务职能三个方面下大力气。档案馆公共服务能力的提升是一个循序渐进的过程，需要方方面面的配合，即在保护公民合法权益的同时，要提高行政管理效能，降低管理成本，创新管理方式，增强管理透明度。
1.拓展服务范围
公共档案馆应着眼整个社会，发挥自身的公共服务作用，不断拓展工作范围与属地，力争更多的利用者，将自身的“公共性”发挥到极致。当前，各种新型档案不断涌现，诚信档案、民生档案、家庭档案等不断引起人们的关注与研究，社会建档工作也不断提上工作日程，档案馆在此工作过程中应担负起相应的责任，指导建档，也就是说档案馆面向基层，走进农村、走入社区等。
2.深入开展政府信息公开工作
政府信息公开具有与档案利用服务整合协调发展的理论和现实基础。从文件生命周期理论而言，档案和现行文件是处于不同运动阶段被赋予不同名称但本质相同的事物，在档案馆开展现行文件公开可以看作是档案利用的前置。从价值规律来说，现行文件和档案都具有第一价值和第二价值，只是随着时间的推移，其利用主体随之发生转变。《中华人民共和国政府信息公开条例》第三章——公开的方式与程序中明确规定“各级人民政府应该在国家档案馆中设置政府信息查阅场所，并配备相应的设施、设备，为公民、法人或者其他组织获取政府信息提供便利”[10]。可见，档案馆应在政府信息公开中承担着重要任务。
3.强化管理服务职能
服务是公共档案馆的立身之本。开放的信息化社会需要便捷的档案信息服务，提升公共服务能力是当今时代的要求。1998年，我国政府将“公共服务”确定为其基本职能。在“十一五”时期的档案事业发展中，在贯彻落实科学发展观的过程中，国家档案局曾提出“建立覆盖人民群众的档案资源体系、建立方便人民群众的档案利用体系、建立确保档案安全保密的档案安全体系的‘三大体系’”[11]，这正是适应国家建设“服务型政府”的要求。最终切实将“死档案”变成“活资料”，把“档案馆”变成“思想库”。
综上，从公共档案馆整体着手培育与提升公共档案馆公共服务能力。“社会记忆和公众需要成为现代档案馆设置的主要原因和理论基础”[12]，公共档案馆的本质属性在于公共性，因此，档案利用的社会化、大众化应是公共档案馆追求的目标，将公共档案馆真正变为社会大众求知、寻史、教育、休闲的场所。普通大众积极突破权力包围去寻求、建构自己记忆的同时，公共档案馆要主动参与到社会记忆建构过程中，关注普通公众的记忆，切实传递如家一般的归属感。
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[12]黄项飞. 公共档案馆：走进均等服务时代[J].山西档案，2011（4）.
关键词:档案社会化服务体系战略思考
档案是一种特殊的社会资源,来源于社会实践,最终又服务于社会实践。狭义地看,档案专业社会化服务似乎仅是档案界的“内部事务”。而在另一些人的意识中,档案专业社会化服务的内容又是局限于由类似档案服务中心这样的机构提供的商业。这两种认识其实都存在误区。档案专业社会化服务不是档案馆功能的简单扩展,也并不仅等同于市场化服务。事实上,“档案专业社会化服务是档案事业的发展与社会对档案、档案工作需要的有机结合,是档案、档案工作融入社会、服务社会的动态过程”。①
目前,很多档案部门在创新服务方式方面做出了有益的尝试。但这些在总体上不能掩盖档案社会服务水平仍然较低的现实。对于建设高效优质的公众服务体系和社会发展机制等深层次问题,还缺乏深入的思考。大多数论述档案社会化服务的文章,看上去更像是档案馆服务创新的经验总结。由于缺乏系统的理论指导,档案社会化服务显现出的基本是一幅各自为阵、无序经营的局面。当务之急,则是需要我们真正认清档案社会化服务的内涵,确立清晰的指导思想,建立一个总体明确、分步实施、积极稳妥、循序渐进、持续发展的档案专业社会化服务战略规划,进而在战术框架下有组织、有领导、有计划、有步骤地做好各项具体工作,最终促成服务社会目标的实现。
一、提高档案馆社会公益能力,拓展社会服务空间
档案馆是档案工作的主体,既具有收集、保管、利用档案资料的基本功能,还具备完善政治、发展经济、繁荣科研、宣传教育等社会功能。前苏联把档案馆的职能划分为“业务职能”和“社会职能”,②其中“社会职能”主要是组织利用档案为社会各项事业和公民个人服务。欧美等西方国家的档案馆在服务社会方面更是先行一步,档案馆面向社会各个方面全方位开放,且大部分服务内容都属于免费,档案意识已经深深渗入到社会公众脑海之中。反观我国的档案馆,在过去很长一段时间内,服务理念封闭,服务对象单一,服务手段落后,社会化程度较低,与实现档案馆社会属性的要求不相符合。而无论是从公共行政的发展趋势,还是从档案专业的角度来审视档案事业的未来发展,档案馆工作最终是面向社会大众。在此背景下,档案界对社会化服务从理论和实践上作出了及时的调整和回应。要真正提高档案馆为社会提供公益的能力,努力拓展社会服务空间,应致力于积极做好以下工作:
1.拓宽收集渠道:“无米之炊,巧妇难为”,丰富的馆藏是服务社会的前提。尽管近些年档案馆在此方面取得一些进步,但总体上离社会的需求还有很大距离。只有从不同层面反映历史全貌的馆藏,才能满足社会的不同需求。接收和征集的重点应是与各地发展联系紧密的,与公众要求密切相连的档案。尤其是历史照片、名人档案、地方特色档案、家谱档案等,要充分发动社会公众参与到档案资源建设中来。
2.发挥基地作用:在重要节、假日或者纪念日举办档案展览的做法很好,值得肯定,但仅这样还不够。除了展览的内容应该更加宽泛,还应该配以与展览内容相关的讲座、学术研讨会、报告会,甚至可佐以播放电影、电视等方式,将档案信息、国家历史、典型人物等内容向社会广泛宣传,吸引更多的人到档案馆来。同时在保证社会效益的前提下,档案馆应该大胆吸纳社会力量和民间资本进行合理开发,创新陈列方式、创新展示手段、丰富展出内容,拓展自身建设和发展的空间。
3.加强信息开发利用:广泛开展纵横向的联合,动员运用社会力量共同开发馆藏信息资源,为社会提供专业性、知识性、个性化的档案信息,尤其是要注重网络信息资源的采集、开发、共享,使信息服务覆盖政府部门、专家学者、学生、专业技术人员、普通群众等所有利用者,并形成一种相对稳定的信息提供和利用的渠道。各档案馆应注意针对不同社会群体的档案信息需求,突出服务目标和运行状况的个性和特色。
4.加快信息化建设:档案信息化建设包括了信息网络建设、信息技术应用、信息产品与服务、信息化人力资源、相关政策标准制定等内容。从目前我国情况来看,大多数档案馆是以基础设施建设和档案原文数字化为主,离实际利用者的需求还有不小的差距。通过加快信息化建设,建立各种专题数据库(尤其是融入编写者创作智慧和思维活动的独创性数据库,如图片资料库、科研成果库、大事记数据库、专家学者库等),对已完成数字化的信息进行拆分、整理、合并,进行专题开发,强化与用户的互动与交流。
5.做好政府信息公开查阅:档案馆作为依法指定的政府信息公开查阅场所之一,应抓住全社会普遍关注的时机,认真做好信息的收集、管理、利用工作,向公众提供集中、规范、权威、系统的政务信息,切实保障公众的知情权、参与权、监督权。要总结已开展的现行文件阅览服务工作的经验和问题,完善政府信息公开查阅工作。整合馆藏档案和已公开政府信息两种资源,编制专题文件汇编或专题摘编等,为公众提供有效服务。
6.组织各种社会活动:档案馆应根据活动对象和特点,组织多种形式的社会活动,发动公众更多地参与到档案馆策划的文化和休闲活动中。例如举办“档案馆日”活动,吸引公众走进档案馆,扩大档案馆的影响力;例如在长假期间向公众开放,树立档案馆为民服务的新形象;例如将“家庭档案”作为“一种贴近民众的先进文化”服务于社区和家庭等等,使档案观念深入人心。
二、推进档案中介机构商业进程,培育社会服务市场
目前,我国的档案中介机构从运营模式上看,大致可以分为两种:
一是行政扶持的模式,由档案部门设立,面向社会提供服务,也可称为“体制内中介机构”。这种模式的机构并不存在独立性,不是独自承担市场风险和资金运转,因此严格地说,并不能算是真正的社会服务中介机构,只能说是档案部门对社会服务的一种新形式。
二是以法人资格存在的、市场化运作的商业性档案中介机构,也可称为“体制外中介机构”。它们由社会力量独立创办,资本直接来源于民间投入,与档案行政管理部门在人员、财务、职能等方面完全脱钩,权责明晰,独立经营,自负盈亏。尽管独立的档案中介机构已经在不少地区出现,而且也体现出明显的社会效益和经济效益,但总体上仍处于发展的初级阶段,在社会上没有培育出一个成熟完善的市场,这就决定了我国大部分档案中介机构暂时摆脱不了与档案行政部门千丝万缕的关系。但随着社会主义市场经济体制日益完善,档案中介机构的市场趋势是不可逆转的。
档案部门需要做的,就是承认并接受这种现实情况,并把它作为制定社会化服务规划的前提。在目前以行政手段扶持仍不可避免的过渡性情况下,要立足长远,打破行业垄断,通过行政引导,营造和培育市场空间,为商业性中介机构提供适宜生长、繁荣的土壤,并在时机成熟的条件下进行职能“让位”和“退位”。这需要壮士断腕的勇气和高瞻远瞩的眼光,毕竟从短期效益来看,这会改变不同群体的利益分配格局。但从长远来看,恰恰是因为新生力量的产生和推动,档案事业才能真正根植于民,回归社会。当然,仅仅依靠行政管理部门的帮助是不够的,档案中介机构必须要积极主动,练好“内功”,提供给社会优质高效的服务。
1.打造核心竞争力:中介机构要在市场竞争中站稳脚跟,必须具备自身的核心竞争力。概括起来,应该做到“四化”:个性化、专业化、知识化、网络化。首先要把用户的需求作为风向标,准确及时地提供有针对性的个。其次要能够为社会提供专业性强的技术事务服务,如价值评估鉴定、修裱、缩微制作、消毒杀虫等。第三要能将显性和隐性知识进行集成整合,有效地解决用户某方面急需的知识空缺,实现档案信息内容的增值。第四是要充分利用现代化技术管理和传播,利用内容丰富、功能完备的网络平台提高服务效率。
2.积极向新领域拓展:随着社会的转型和发展,对档案的需求拓展到多个领域。中介机构要善于把握市场的变化,积极介入到新领域的档案服务中。如为大量民营中小企业制定档案管理方法和体系,长期帮助其整理档案;代存、整理撤并企业的档案;为重点建设项目单位提供咨询、评估等服务。还有比如物业管理档案、信用档案、破产清算档案等多个领域都有待档案中介机构去挖掘开发。
3.构建良好营销渠道:要做好市场服务,必须有稳定并高效成长的用户群体。良好的营销渠道可以有效培育用户,促进市场的启动与拓展。中介机构可以通过聘请信息员,提供一定量的需求信息,并提供相应奖励。根据收集的信息,建立用户信息平台,全面掌握用户群甚至是潜在用户群的基本情况,据此制定不同的服务策略。要根据用户对服务满意度的调查和反馈,随时调整改进服务内容和质量。
4.加强与档案部门联系:一方面中介机构要接受档案行政管理部门的监督指导,另一方面中介结构应该积极主动加强与档案部门进行具体业务的沟通交流,要及时学习档案法律法规和业务标准,以便更好地承接由档案部门转移出来的微观管理职能。目前很多档案馆已经开展了部分业务外包,甚至有些政府机关和企事业单位已经将档案业务进行了整体外包。因此中介机构要争取获得档案部门的推荐,积极参与到档案业务的外包项目中。
5.做好行业自律:中介机构要自觉接受工商行政管理部门的行政监督和档案行政管理部门的业务监督,依照《公司法》、《中华人民共和国公司登记管理条例》、《档案法》开展各项业务活动。市场经济是法治经济,行业自律是市场机制作用的重要形式,比行政监督更具有针对性和及时性。中介机构唯有自我约束,依法经营,增加服务的透明度,做到公正、规范、守信,才能树立良好的信用度,得到用户的认同,令用户满意。
三、统筹档案行政部门与中介机构的协调发展,促进档案事业与社会融合
档案中介机构伴随着档案事业的发展而出现,反过来又推动档案事业的发展。虽然档案行政管理部门与中介机构的职能不同,但两者必须以科学发展观为指导,既分工,又合作,实现统筹协调发展。档案行政管理部门要通过行政引导,培育市场,不失时机地把档案工作延伸到社会各领域,形成社会与档案事业的良性互动关系,真正构建相互促进的档案专业社会化服务体系,使档案的价值和精神在社会利用中熠熠生辉。
1.开展立法研究:目前国家层面上还没有关于档案中介服务方面统一的档案行政法规或行政规章,这就要求各地区的档案行政管理部门紧密结合地方实际,先行加强立法和政策研究,这方面上海、浙江、广东等沿海经济发达地区已经走在前列。地方性档案法规主要应限定中介机构的经营范围、执业人员素质、接受档案行政机关监督等方面内容。
2.加大宏观调控:档案行政管理部门应该对本地区的档案中介服务问题进行专题调研,掌握中介机构的数量、规模、经营范围、业务开展情况、存在的问题,制定科学的规划,引导不同规模、不同类型的机构发展,使其根据市场需求呈现出应有的层次性,必要时可以考虑一些资源的共享与整合,以培养规模化的中介机构,避免重复建设和无序竞争,从而形成合理的总体布局。
3.加强市场监管:按照《中华人民共和国行政许可法》规定,多数档案中介机构的设立可以不经过档案行政管理部门行政许可,这为中介机构的发展创造了宽松的环境。但档案行政管理部门应完善备案登记制度,建立中介机构信息数据库,并开展不定期的抽查。对各类中介机构应进行事后监督,例如中介服务的质量、服务场所及库房设施情况、执业人员的培训情况和业务水平等。
4.组建行业协会:行业协会作为中介机构维权、服务和行业自律的组织,是中介行业发展的龙头。培育和发展档案中介机构的行业协会应该尽快纳入档案行政管理部门的议事日程。档案中介机构行业协会一方面通过搭建市场平台、信息平台和技术平台,协调行业事务为会员提供服务,向行政部门反映会员的诉求;另一方面从公平追求利益的原则出发,通过会员间的充分认可,塑造档案社会服务行业的整体形象。
5.适度行政让位:在政府职能尚未完全转变的情况下,档案行政管理部门要本着“让利于民”的思想,逐步把具体档案工作的微观指导职能让出来,更好地发挥中介机构在推进档案专业社会化服务中的积极作用。比如可以适当参照审计制度,将一些档案年度检查或阶段性验收工作委托档案中介机构进行,在制度设计、整理方案和评估报告等环节中增强中介机构的权威性和公信力。
6.多种手段扶持:除了适度的职能让位,档案行政管理部门还应该利用自身的优势和掌握的资源对中介机构予以扶持。比如组织专家学者为中介机构提供创业培训、跟踪指导、诊断服务等;召开各种研讨会、交流会、报告会,为中介机构提供理论和实践上的帮助;聘请成功机构传授经验,总结教训;制定人才培养计划,为中介服务人员举办业务培训等多种方式。
综上所述,通过档案馆、档案中介机构、档案行政管理部门三方面的共同努力,突破界限,打破档案部门内的惰性,凝聚社会力量,扩大交流与合作,做到纵横结合,实现优势互补,共同实现档案专业社会化服务,档案的社会影响力就会进一步扩大,档案的社会化程度就会越高。
注释:
① 王萍,王志才,张卫东.档案馆社会化服务的若干问题研究.档案学研究,2006(6) .
② 韩玉梅主编.外国现代档案管理教程.中国人民大学出版社,1995.
参考文献:
1. 任汉中.档案馆社会化服务的理论探讨.档案管理,2009(3).
2. 赵屹,陈晓辉,朱久兰.美国的档案工作与信息服务社会化.档案学通讯,2001(3).
3. 春风秋水.档案中介,掀起你的盖头来,.
4. 郑金月.论档案中介机构与档案行政管理部门的互动关系.浙江档案,2007(1).
一、建立农业农村重大活动档案管理长效机制
为进一步加强镇乡重大活动档案管理，更好地为农业农村工作和中心工作服务，区档案局采取提前介入建立联系、跟踪督导保障质量、强化协作加强培训三项管理措施，保障农业农村重大活动档案从开始到结束全过程管理。目前，林权制度改革、土地承包经营权、产权制度改革、全国第一次水资源普查、农村“两委”换届、农务公开、农村拆迁安置等20项重大活动档案得到妥善管理。
（一）提前介入，建立联系
根据镇乡重大活动档案工作总体要求，区档案局及时启动“五级联动工作机制”，即以区委区政府为统领、区档案行管理部门为主导、涉农部门协调配合为保障、镇乡政府为主体、行政村为管理重心的村级档案管理五级联动工作机制。与此同时，要求各镇乡按照《中共怀柔区委办、区政府办关于加强重大活动档案管理工作的意见》，填报《怀柔区重大活动信息表》，了解掌握基本情况和需求，作为日常管理的备案材料，为以后有的放矢的指导工作提供基础。
（二）跟踪督导，全程跟进
为充分发挥了档案工作部门服务基层、服务民生、服务三农的作用，区档案局结合全区农业农村的热点工作，如林权制度改革、土地承包登记、产权制度改革、农村“两委”换届等，从档案的角度融入到热点工作之中，确立了“镇村重点工作开展到哪里，档案工作跟进到哪里，群众对档案的需求在哪里，相应档案的收集、整理和利用的指导工作就到哪里”的工作理念，在2016年，围绕农村土地承包经营权登记颁证、第二次全国地名普查、平原造林等工作，开展全程跟踪指导。在全程指导工作中，区档案局补充完善了《农村档案管理办法》《农村村级文件材料分类方案、归档范围、保管期限表》，按照新的管理办法对怀柔镇东四村、南关村、卢庄村档案工作进行现场培训、现场指导、答疑解惑。特别是对土地承包档案、林权制度改革档案、房屋租赁、优抚、社会救助、农村房屋翻建档案的建档情况、整理情况以及档案安全保管状况进行指导。2017年2月，全区14个镇乡284个行政村，农村土地承包经营权登记工作已经完成70%以上，已完成工作所产生的档案收集率达到了95%以上。
（三）强化协作，加强培训进一步强化部门协作，接受涉农部门、镇乡、街道对其进行指导培训的邀请，协助做好涉农部门相关科室、行政村、社区的档案业务指导服务工作。2015、2016年，协助办班46期，培训人数1400余人次，收到较好效果。如2016年9月，受区经管站邀请，参与“2016年农村产权交易及农村土地承包经营纠纷调解仲裁员培训班”，参训人员涉及284个行政村、14个镇乡近300余人，区档案局工作人员对全区土地承包经营权登记颁证工作中发现的突出问题进行汇总，就档案形成环节、收集环节和整理环节中需要注意的问题进行解答。同时，通过与区民政局共同f作开办专题培训班，指导婚姻登记、社会救助、社团组织、宗教、优抚、殡葬等部门，进一步规范了专业档案的管理工作。通过与区农委、区经管站等涉农部门间的相互协作，采取以会代训的形式为承接怀柔区农村土地承包经营权登记办证工作的三家测绘公司专门开办培训，解决了归档不及时、归档范围不全、整理不规范、数据录入不及时的问题。
二、探索镇乡代管模式
经过多年努力，目前全区所属284个行政村档案管理规范化达100%。在取得成绩的同时，我们也看到了村级档案工作中存在的问题，例如部分村村级档案没有完全解决集中统一管理；村级档案管理人员调整频繁，业务不熟练；村级档案管理基础设施陈旧等。为此，区档案局围绕服务新农村建设这一主线，以“健全管理制度、规范操作程序、加强组织协调、严把建档质量、提升服务水平”为要求，明确了村档镇管的管理思路，经过全面调研，最终将九渡河镇及所辖18个行政村纳入村级重要档案镇乡代管的先期试点。
（一）建章立制，制度先行
结合全区各镇乡和行政村特点，在试点建设过程前期，区档案局结合村级重要档案的代管范围、代管档案质量、代管档案安全保管、代管档案利用等问题进行了反复论证，初步形成了《怀柔区村级重要档案镇乡代管工作征求意见》，并下发至全区各涉农部门和全部镇乡，在征求各个镇乡意见的基础上，组织相关业务科室进行研讨和修改完善，最终形成《怀柔区村级重要档案镇乡代管工作办法》。此后，详细制定了《代管档案移交接收工作制度》《代管档案保管工作制度》《代管档案利用工作制度》《查阅镇乡代管档案证明》《档案利用登记表》《代管档案保密工作制度》等指导性文件。通过建立相关制度，明确了代管内涵、适用范围、代管档案范围、管理原则与方法。
（二）沟通联络，组织推广
一是及时与九渡河镇主管档案工作领导及具体工作人员进行沟通，分析当前农业农村和镇村两级档案工作的新问题，结合问题提出村档镇管的解决模式，并在全镇各涉农部门和所有行政村中广泛征求意见并达成共识。二是配合镇机关组织各村召开动员会，并根据村级重要档案镇代管的档案质量和镇代管范围进行前期培训，为代管工作打下良好基础。
（三）立足长远，及时完善
首先，对全部村级重要档案进行数量统计和登记备案，确保村级档案底数清、情况明。其次，深入每个村级档案室逐个对划入代管范围的档案进行初步鉴定，并依据室存档案的门类、归档范围和年代，结合当前农业农村工作的新特点以及群众关心的热点，对不合现状的门类、保管期限和归档范围进行补充完善。对属于重要档案但不符合移交质量的档案，制定简单明确的整理步骤。在镇乡代管工作利用环节，对群众的利用便捷程度和镇乡工作人员的实际工作量进行详细记录，针对利用过程中产生的问题，通过及时修订完善制度和改进工作方法给予及时解决。
目前，九渡河镇实行村级重要档案镇代管工作成效显著。2016年4月19日，区人大常委会视察全区档案工作时，了解村级重要档案镇乡代管的成功做法后，认为这项工作符合新农村建设的新需要，应尽快全面推广。并在视察结束后，在《怀柔人大》中对怀柔区开展村级重要档案镇乡代管工作的成功经验进行了整版宣传报道。在此带动下，各镇乡都以村级重要档案镇乡代管工作为新的突破口，积极筹备档案代管工作，在硬件建设和软件建设方面给予资金保障，以九渡河镇为成功经验，树立本镇典型、保障了一个镇乡至少树立一个镇代管的成功典型。
三、开展社会化服务
为进一步提高农村档案规范化水平，区档案局认真贯彻执行《关于加强和改进新形势下档案工作的意见》，积极引导社会力量参与档案事务，强化对档案公共服务的指导，鼓励有条件的镇乡向社会服务机构购买档案事务。
（一）明确社会化服务理念，加大引导力度
1.理顺档案行政管理部门与社会的职能关系，确立档案部门与社会组织在购买服务过程中是平等的合作关系这一理念。确定购买内容和标准，并承担监管责任，承接主体依约享有权利并承担义务，尽可能地减少双方责任关系的随意性，增强刚性约束。明晰档案服务项目的要求、期限及效果，对合同履行过程进行全程监控，防止效率低下或欺诈行为的发生。
2.加大村级档案整理向社会力量购买服务的引导，强化对档案社会组织的指导，营造公平竞争的市场环境。通过争取镇乡政府的重视，加大对社会服务机构的扶持力度，以解决档案公共服务“向谁购买”这一问题。同时，积极引入多元主体，鼓励社会资本进入竞争性的档案公共服务领域，拓宽社会组织参与档案公共服务的有效途径。此外，还加大对社会服务机构的培训监督，通过培训规范社会服务主体，建立健全监督评估机制，为购买档案公共服务提供制度保障。
（二）形成事前指Ц进、事中监督到位、事后参与验收的工作模式
一是事前指导跟进。2015年5月，庙城镇率先启动村级档案整理向社会力量购买服务工作。区档案局成立专门指导组，主动与庙城镇和社会服务机构建立联系，并派出两名业务骨干人员全程跟进。首先，对庙城镇和行政村档案员进行业务培训，重点讲解档案整理的规范和安全保密要求。其次，对社会服务机构档案整理人员进行业务指导和培训，明确档案整理的规范化标准要求，重申档案安全保密工作的重要性。二是事中监督到位。建立协作组名册和指导进度台账，并通过QQ群、微信群等方式随时沟通指导整理过程中遇到的问题。同时，多次走访了解档案整理情况，了解当前的业务需求和困难，随时监督检查整理质量，避免出现因重大失误造成的人力、物力上的浪费。三是验收过程中与庙城镇和各行政村档案员一起，对于出现错误之处当场要求社会服务机构进行修改。这种事前指导跟进、事中监督到位、事后参与验收的工作模式，为庙城镇各行政村提供了全方位的档案业务指导服务，为档案整理工作的规范化水平提供了优质保障，仅用2个月时间便完成了18个行政村的村级档案整理。
（一）材料收集较困难:因部分教学人员对档案管理工作的认识不足，认为教学科研成果是自己在教学过程中取得的，应该由自己来管理，担心材料会遗失，或担心档案部门立卷归档后自己利用不方便。故对上交档案材料有抵触情绪，使的收集起来有一定困难。
（二）有的学校由于无专门的档案管理人员，故材料的收集、整理、移交都是由教学秘书兼着，由于有些教师不配合，就会造成资料的不完整和档案材料的不延续性。加上有些老师认为自己的主要工作是教学,对档案材料只要用时有就可以了,，无须按什么规则整理归档，导致教学档案整理、分类缺乏统一的执行标准，使得教学档案整理、分类缺乏系统性与关联性。
（三）资金紧缺:收集到的材料并不能马上移交，因经费不足有些学校连一个像样的档案柜都没有，故造成档案材料收集整理后与移交前这一段时间无处可放，容易遗失而造成档案材料的遗失。
二、几点建议
（一）结合单位特点，有针对性地做好教学档案管理工作学校档案室具有专业部门的特性，工作中需要运用和掌握相关的专业知识。因此，也相应赋予了档案管理工作一定的特殊性，对档案管理工作提出了更高的专业要求。如：档案室工作人员要对所有存档的学籍、资料进行全面的核查，保证“三个一致”。要求更改标记正确，签字及日期齐全，发现错误限期整改，以确保学籍的有效性。这就要求我们档案工作人员必须具备相应的专业知识和严谨的工作态度，才能做到其要件齐备、完整有效。
（二）创新管理模式，进一步做好教学档案的管理和开放利用
1.在教学档案管理过程中，我们努力做到丰富档案的内容，增强档案资料的针对性和时效性，我们不但将文档资料收编在卷，而且将其整理刻录成光盘，翔实地记录了教学档案收藏的全过程，如此，既方便了工作，又保证了资料的完整性和易用性。
2.建立起电子查询、索引系统，并在保存纸质档案的基础上，逐步建立完善电子版档案。因此，降低了教学档案的管理成本，极大地减少了档案管理工作强度，方便了档案的管理和利用。最大强度低开发利用教学档案。学校档案部门和档案人员应改变原有的工作习惯和保守的工作观念，把工作重心转向提供服务这个环节。不但要在工作态度上积极主动，而且要在服务模式上有所创新，围绕学校教学的特点，提供超前服务和跟踪服务，努力提高服务质量和服务效果。一方面要编制多角度的检索工具，以原件提供服务，建立起档案信息资源共享平台；另一方面要及时掌握工作动态，汇编各个方面的信息资源，提供综合信息服务。
3.加强教学档案的规范化管理。从教学档案管理方面存在的问题出发，各学校由于档案工作规范化程度低，管理不到位，档案管理、存档部门职责不明，归档机制不健全，导致文件材料重复归档、不归档、漏归档现象较为普遍，亟需在科学划分档案类目的基础上，明确档案的建档、存档和管理职责，加强对档案工作的指导和对档案管理人员的业务培训，定期开展对档案工作的指导与业务培训，定期开展对档案工作的督查，提高信息服务的针对性与实用性，加速学校档案信息化建设。
（三）对下一步档案管理工作的设想
1.抓好业务培训。进一步加大学习和培训力度，强化专业培训，把学习档案管理新知识与教学业务知识紧密的结合起来。加强教学档案学习的针对性和计划性，学以致用，知行统一。提高教学档案业务工作的标准化、规范化水平。
2.抓好基础性工作。教学档案管理作为教育行业发展的基础性、服务性工作，将严格按照主管部门的具体要求，进一步建立健全教学档案归档制度，要严格按照要求规范操作，妥善保管，确保档案资料不受损失。
3.提高教学档案工作者的政治素质。档案工作的政治性、服务性决定了档案人才要具有较高的政治素质、良好的职业道德和崇高的敬业精神。档案人才不仅要事业心强、爱岗敬业、勤奋努力，还要具有全新的服务意识，熟悉档案工作规律，遵守档案工作纪律，确保技术资料的安全，不泄密。
档案工作中的知识服务就是档案部门将服务的着眼点从信息转移到知识上，切实解决利用者的实际问题。早在1996年加拿大档案学家特里?库克就在第十三届国际档案大会上具体阐述了知识服务的思想。在此思想的指导下，档案工作者应该将馆内、馆间的档案信息资源等显性知识与自身经验等隐性知识加以集成提炼、虚拟整合，以用户满意为目标，变被动服务为主动服务，满足用户个性化的需求，为其解决问题提供有用的知识。
二、开展知识服务的必要性
1、档案部门开展知识服务是知识经济时代的需要
知识经济时代顾名思义是一种以知识为基础的经济，是以知识、智力以及人的创造力等无形资产投入为主的经济，因此其经济增长不再直接取决于资源、资本等物质资源的提供。而知识作为一种无国界的资源形式在计算机网络等技术发展的协助下，实现了更为快速的互动、交流、共享和创新。
可见作为一种促进人与自然可持续发展的经济形式，知识经济使经济全球化成为社会经济发展的必然趋势。因此档案部门作为社会的有机组成部分之一必须实现转变，通过开展知识服务，适应知识经济时代的需要。
2、档案部门开展知识服务是组织机构实施知识管理的需要
组织机构知识管理活动的开展离不开档案部门的参与。一方面档案部门拥有大量的档案信息资源，它是人类社会实践、科学实验的真实记录，反映了组织机构的历史和现状，是组织机构科学决策、知识创新的重要源泉之一，因此组织知识管理实施过程中知识库的建立离不开档案部门所拥有的显、隐性知识的加入；另一方面档案工作者的知识、技能以及档案部门在组织、管理知识方面的经验、方法等都属于组织隐性知识的范畴，因此组织知识管理的开展离不开与档案部门之间的知识交流与共享。
3、档案部门开展知识服务是自身生存和发展的需要
传统的企业档案工作关注保存企业历史，而忽视创造现实价值，不仅不能为企业当前的价值创造活动做出明显的、直接的贡献，提高管理效益；而且还需要投入不菲的人力、物力和财力，增加管理成本，自然就成为被精简的对象。美国文档组织有限公司(DocumentOrgam—zafion)主席、纽约大学兼职教授玛西?G?高德斯坦(Mar_cyG，Goldstein)早在1997年就指出：“今天，没有几家企业愿意为制作咖啡桌书籍而开展历史项目。更没有哪家公司愿意投资建立一个只为文化目的服务的档案馆。”因此，企业档案工作的根本动力在于提供档案服务，满足企业现实工作的需求。
4、档案部门开展知识服务是提高竞争力的需要
档案部门与其他信息部门相比，在开展知识服务方面具有很多优势，比如真实、完整的档案资源以及长期从事文档管理和组织、拥有知识管理和组织经验的档案工作者。美国德尔菲咨询集团公司的一项调查表明：在企业所获取的知识中，大约46％是以文本和电子文档的形式存在的。档案是企业在各项工作活动中形成的真实的历史记录，是企业的重要知识资源。通过档案工作者的组织管理，将企业当前生存和发展急需的各种资料和信息等知识及时整理归档，经过深度编研纳入企业的知识管理体系之中，发挥了档案不同于其他信息资源的优势，并结合档案工作者的专业知识和技能开展了有别于一般信息服务的增值服务，进而提高了档案部门的竞争力。
三、提供知识服务的措施
许多企业档案工作者将当前企业档案管理陷入困境的主要原因归结为：领导不重视档案工作，员工档案意识不强等。甚至还有人认为，国家档案行政管理机关对企业档案工作监督、检查与指导不力也是重要原因。而不受重视甚至陷入困境的最根本原因正是以上分析所提到的，即档案部门没有为企业创造价值。因此档案部门必须从自身出发，适应知识经济时代的要求，积极开展知识服务，不断提高档案部门的竞争力。
1、转变思想，提高服务意识
在知识服务思想指导下，档案部门要改变过去长期以来少人问津，游离于组织活动、社会活动之外的窘境，就要适应知识服务开展的需要，提高自身的服务意识。也就是说，档案工作者在对档案进行有效管理的基础上，更要以用户满意为目标，通过充分的需求分析和环境调查，发挥档案真实性、系统性、有序性等优点，满足用户专业化、个性化的要求，促进其问题的解决，从而促进档案工作由国家模式向社会模式的转化，促进社会档案意识的提高，促进公众对档案职业的重新认识。
2、转变服务理念，坚持以用户为中心
实现知识服务，档案部门不能按照自身的认识、理解、思维甚至是想象去收集、整理、保管档案和提供档案服务；而必须以用户需要为导向、以用户满意为目标、以用户便利为原则，重新审视档案管理的全过程。西方国家在电子政府建设过程坚持“以公众为中心”的理念，值得企业档案部门借鉴和参考。西方政府将有关业务按公众的需要进行重组，在设计网站时提供良好的界面，使公众不必为一件事情而登陆多个网站。人们只需要点击所需要的主题，政府有关该主题的所有服务均可找到。如点击“搬家”，与搬家有关的所有政府服务均可找到，包括买房、卖房、租房、抵押贷款、房屋装修与修缮、公用设施(水、电、气)等方面的手续和国家政策，以及居住地的社区信息，如交通、购物、学校、医疗、休闲等。
3、改变服务方式，变被动服务为主动服务
过去，档案部门习惯于被动服务，较少开展主动服务；而主动服务是知识服务的基本特征。剑南春集团档案信息中心主动到公司领导和信息需求量大的部门去征求意见，了解他们急需的信息，制成表格，每天按照表格将企业内外电子信息进行收集、筛选，汇编成一份高含金量的信息快讯，及时发送给公司领导和各部门参考，为领导和部门决策做出了重大贡献。
4、借助现代信息化技术，满足用户的个性化需求
知识服务强调借助人工智能技术为用户提供智能化服务。我们可以借助智能(agent)技术，通过监视用户的信息查询过程自动获取用户个性化需求。即在用户的终端上运行具有监视功能的智能。智能将用户检索、浏览、下载信息的过程和内容不断传送给远端的服务器，服务器对这些有关用户信息利用情况的记录进行分析，就可以从中挖掘出用户的利用偏好和需求趋势。
1搭建平台，为推动档案工作科学发展奠定基础
近几年，我校档案信息化建设引起了学校领导的高度重视，档案建设步伐明显加快，取得了明显的成绩，得到了社会各界认可，主要体现在以下几方面：（1）领导重视，责任落实到位。按照云南省档案局及云南省教育厅的工作要求，我馆召开专题会议，制定档案管理工作的各项措施，责任落实到各科室，将各部门、各学院归档管理纳入到年终绩效考核中，建立奖惩激励机制，为我馆以后的档案信息化建设奠定了基础。
（2）建立档案信息平台。目前档案数据库中已经有10余万条档案目录，经过筛选之后开通了部分文件目录的查询权限，并且建立了档案室局域网，实现局域网内资源共享。我室在省内也是较早计算机管理档案的单位，我校经常安排档案工作人员到省内部分高校和地州档案馆参观学习和经验交流。
（3）加大资金投入力度，软硬件设施逐渐加强。近几年来，学校对档案馆投入的经费逐步增多，档案馆目前有计算机3余台，服务器1台，扫描仪1台。自2006年，档案馆与计算机专业公司合作开发了综合档案管理系统，对全校的专兼职档案人员集中培训，并与学校的OA系统实现无缝对接，提高了档案信息著录、档案查询、数据统计的效率，加大了电子文件归档力度，并将原来的不同格式数据库文件导入的新开发的数据库系统中，丰富了数据库信息。
（4）加强人才队伍建设。2000年专职档案人员只有1人，没有兼职档案人员，随着档案信息化建设的要求越来越高，对档案管理人员的素质要求也越来越高，目前我室有专职档案工作人员3人，副研究馆员有1人，档案专业和计算机专业人员均占较高比例，专业知识结构合理。每个部门都配备兼职档案人员，目前有兼职档案管理人员有70多人。
2查找问题，明确努力方向
（1）档案利用服务手段滞后。我校建校早，馆内资源全面，涉及到多个档案门类。现今是一个信息时代，在此背景下我校也顺应时代的潮流，使用网络文档一体化管理系统，实现了网络归档，档案查询更加便捷。但似乎更注重的是收藏而非利用，其服务工作的作用并没有被充分的发挥出。另外，档案（如学籍档案）的利用率是很高的，所以导致提供档案利用服务的需求量也十分大，因工作效率低，在档案馆时常会出现排队查阅档案的情况，上述现象的产生是基于以下三方面的原因：①没有完善好档案信息资源基础建设，档案馆内虽藏储着巨大的资源，但因没做好前期的档案管理，如数据著录有缺失，导致档案归档管理没能够良好的和利用服务进行，进而使服务质量难以得到保证。②利用服务的手段缺乏多样性，现今大部分的档案馆只是将馆藏原件提供给档案利用者阅览，很少采用为利用者提供更多样化的服务，如：文献汇编、网上远程文件查询等。③没有较强的档案服务意识，相关的工作人员只是进行查询借阅，并不会思考这过程中出现的问题借，那就更别提什么解决措施了，主动服务意识较为缺乏。
（2）专题档案数据库建设急需完善。自成立档案室起就开始对馆藏资源实现计算机目录管理，2006年启用综合档案管理系统，实现了文档一体化，但是随着档案信息的丰富，人们的要求也在不断提高，更注重档案的个性化和精品化，为了满足人们对档案信息的需求，需要建立各种门类的专题数据库。例如学生出国需要英文成绩单，这就需要建立成绩翻译专题数据库；教师每年都要进行职称评定和人事任免，需要建立职称专题档案数据库和人事档案专题数据库等。但是，在前期的档案数据库建设还有不尽如人意之处，如：①专题档案数据库建设目的不明确。其主要的目的是便于利用，对馆藏资源进行深层次的开发，借此来更好的满足用户的需求，但是实际上的建设过程中却出现了较多的负面状况，如过于重视数量指标、忽视数据的质量以及服务效能等。②没有明确好专题档案数据库的利用需求。选题是其建立的核心，而选题又依赖于对档案用户需求的深入分析。档案用户需求分析的缺失必然会为档案专题数据库之后的利用埋下隐患。而目前的档案系统在未建设档案专题数据库前，在几乎很少去分析用户需求，进而无法保证数据库利用率。③没有统一好专题数据库的建设标准。现阶段建设专题数据库的最大难题就是怎样将其标准化以及规范化。从现今而言，还未对数据库建设的标引体系、数据文件结构、软件开发技术等方面制定相应的标准规范，这势必会给档案数据库之后的一系列工作（如档案数据交换等）造成严重的影响。
3档案信息化建设的思考
（1）改变档案管理理念。档案事业随着档案信息化得到了巨大的机遇以及挑着，为了能够更好的适应时代的发展，加强建设档案信息化是必然的，只有这样才能够有效的提高档案信息的服务水平。想要做到档案信息化，第一步需改变管理理念，树立更重的新意识，如效益、服务以及信息意识，借此来提升档案工作水平。①建立完善的档案管理制度。在此方面须遵循下列要求：a.规章制度要科学合理且紧贴单位实际以及档案管理要求。b.制度要简明实用，具有较强的可操作性，便于发挥出制度的规范以及指导作用。c.在始终保持严格的执行制度。档案部门有着双重身份，它同时肩负档案规章制度的制定者以及执行者两种身份。在落实规章制度的时候，一定要做到奖罚分明，将制度的权威性给充分的体现出来。②加强对档案工作宣传力度。a.每年都要定期对学校各归档部门兼职档案人员进行培训，保证档案归档的完整性。b.将档案工作和校史展览工作良好的结合在一起，将校史展览作为引子，进一步的提升师生员工的档案意识，带动档案资源的建设，实现史志和档案工作的联动，较好的发挥出校史展览在育人方面的作用，使档案工作能够进一步的走进学校中心的工作，为学校中心的工作提供更好的服务。
（2）档案管理手段和服务要创新。在我校的“十二五”规划中，学校在信息化建设中明确提出“推进数字化档案馆建设，提高档案管理、利用的科学化水平”，档建设案信息化的主要目的就是实现应用信息技术、档案信息资源共享，借此来进一步的提升档案利用服务水平。当前档案馆通过提高档案管理水平和计算机技术，可以用更快捷的方式为我校师生提供服务，一改之前被动服务，利用拥有的档案信息优势，挖掘档案数据，积极主动地为学校的改革和发展尽一份力量。①完善专题档案数据库，实现档案信息资源的整合。开展档案信息资源整合和专题数据库的研究应用工作，建立高等学校档案专题数据库平台，以档案馆藏档案目录数据库中不同全宗、不同类别、不同校区的重要的、利用价值高的档案信息资源（如研究生论文、学籍档案、职称职务、精品课程档案、照片档案、实物档案、人物档案、重点建设工程项目档案等）为主要来源，经过广泛收集、数据分析、加工整合、筛选整理，进行信息的二次开发，之后再将整合后的信息交换至专题档案数据库中，借此来填补通用档案管理系统缺失部分，可以提供给利用者另外一种的视觉感受，不但更好的满足了利用需求，还进一步的优化了利用模式，实现了真正意义上的信息资源共享。②建立多层次、全方位的档案利用新模式。a.建立健全内部借阅管理系统，档案管理系统是高效的档案利用服务的基础，不无论用户是到档案馆查询利用档案还是在网络提交利用申请，用户都都必须到计算机上提交查询申请，档案工作人员在按照用户所提供的申请，相应的提供服务工作，在借阅工作完成之后，档案管理系统会自动把利用者的身份信息以及档案工作人员查询利用信息添加到数据库系统中，这对于档案馆后期的利用登记和统计工作是十分有利的。b.增强网络编研，现代信息技术对于新时期的档案编研工作而言是十分有利的，因此在进行此方面的工作时，一定要对其进行充分的利用。现今人们的要求随着信息化在不断的提高，需求也呈现多样化，因此需要档案馆的信息资源进行开发以及深度的挖掘，借此来使得档案信息能够提供增值服务，如高校档案编研工作能够通过整理以及优化组合分散的档案信息，将其进一步的编辑成系统化的档案史料，使得其能够更好的为学校的科研、教学提供服务，同时还能够在一定程度上为各部门管理提供决策方面的依据。开展档案编研工作是高校开发、优化档案信息资源最有效的方式。开展档案编研工作可以为档案利用者提供主动的、系统的和有针对性的服务，从而提高档案利用工作的效率和档案管理整体水平的提高。
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