一、文档一体化与文件中心的理论依据及其必要性
所谓文档一体化就是将目前档案工作现实中各机关相对分散独立的文件管理和档案管理统一成一个有机整体进行管理而文件中心是介于文件产生形成机关和档案馆之间的一种过渡性文件保管机构国内学者一致认为它们的理论依据是文件生命周期理论。
文件生命周期理论告诉我们文件从其产生形成到最终销毁或作为档案永久保存是一个完整的生命过程这一过程可分为若干阶段由于各阶段有其不同的价值、作用和特点各阶段文件存在着与之相对应的保管地点和存放方式。国内外学者对周期理论阶段划分不一各执一词。笔者认为比较适合我国国情和比较合理的是国内学者陈兆??的四阶段划分法将文件的生命运动过程划分为制作阶段、现实使用阶段、暂时保存阶段和永久保存阶段。
文件生命周期理论强调文件从始至终都是一个完整的、动态的、连续的生命运动过程。而我国档案工作通过归档口的设置将文件的第一、二阶段作为文件将第三、四阶段作为档案并采取非统一的标准和方法进行管理使文件运动的不同阶段相对独立因此造成文档分离的不正常现象。要解决这一实际工作的难题必须实现文档一体化将文件和档案即将原来分离的二、三阶段揉合起来这种揉合是符合文件运动的特点的这两个阶段的文件都处于现行和半现行阶段都具有不稳定性、中间性和过渡性的特点都主要是为产生文件的机关、为发挥其原始价值服务的。从本质上四个阶段都是文件只是其价值、特点、存放地址不同因此文档一体化在现实中主要是对二、三阶段文件的一体化管理。
依据文件生命周期理论文件运动的不同阶段需要不同的管理方式、保管场所其中暂时保存阶段文件尤为特殊这一阶段的文件要经受时间的考验有的可能没有价值可以销毁有的一段时间内有价值然后再销毁有的具有永久保存价值将来还需要进馆保存因此需要一个过渡性的中间机构来专门对其进行整理、保管和利用。于是文件中心这一机构便应运而生了。国内外学者对文件中心的实践范围各说不一但其管理的对象、内容是一致的。
文档一体化和建立文件中心具有理论依据在理论上是成立的在实践中是否切实可行是否确有必要呢?回答是肯定的。
文档分离带来大量的弊端造成大量失控的具有重要价值的账外文件档案部门由此馆藏质量降低进而导致不能很好的发挥参考服务作用导致档案部门信息服务功能降低也导致了档案部门地位的降低。
随着我国高新技术的发展文件档案的计算机管理提上了议事日程。文件档案的计算机管理克服了以往工作环节、工作程序的重复雷同将文件和档案作为统一的系统工程加强文件管理的超前控制保证了档案的质量从而充分发挥了档案的作用。档案工作者提前介入文件的生命周期从信息源头做起的思想在世界范围内受到一致欢迎这种思想主要来源于为解决文档分离使电子时代档案工作从根本上动摇而提出的也是解决现实文档分离的根本办法。
最早产生于美国并在国外许多国家广泛流行的文件中心是否适合我国国情、能否在我国建立和推广至今在学术界仍未取得完全一致的认识。我国档案工作在集中统一管理原则指导下在全国范围建立了各级各类档案室、档案馆和档案事业管理机构构成一个严密完整的组织体系文件也经历着从现行文件阶段到机关档案室阶段再到档案馆档案阶段的生命运动过程也存在着类似文件中心的管理中间性过渡性半现行文件的机关档案室。然而笔者认为这并不排斥文件中心在我国建立推广只要注意文件中心的适用范围后文将详述它可以成为我国档案管理机构的有益补充。从目前试点的模式来看文件中心在我国是可行的而且是必要的，文件中心能改变中小机关档案工作薄弱的现状。档案工作规范化、标准化是实现档案管理现代化的重要中间环节，在搞好硬件建设的同时，做好文书处理工作则是实现档案工作规范化、标准化的重要基础工作。日益丰富的工作实践表明，虽然文书处理工作与档案工作各有不同的工作任务，具有相对的独立性，但由于文书是档案的来源，档案是文书的归宿，所以，两者又是文档工作流程中紧密相关的工作环节。因此，我们要强化系统思维意识，树立文书处理工作规范化、标准化与档案工作规范化、标准化同行的工作指导思想，在实际工作中，把住文书处理工作规范化、标准化的入口关，做好实现档案工作规范化、标准化的基础工作。
一、公文制发是推进档案工作规范化、标准化的基础性前提
公文是档案的前身，档案由公文转化而来。可以说公文制发的怎样，不仅仅决定公文本身的质量，同时，也影响日后档案的质量，决定了档案工作规范化、标准化的质量的问题。因此，我们在公文制发中必须要注意解决好规范化、标准化问题，以提高档案实体质量，为档案工作实施规范化、标准化管理打下牢固的工作基础。首先公文用纸质量要好，幅面尺寸规格要统一、规范、标准，符合国家的有关规定。排版形式为横写横排，左侧装订。二要注意检查制发公文是否履行了签发手续，是否符合审批权限，公文标题是否准确，主送单位和抄送单位准不准，落款是否与公文一致，有无日期等。三是公文字迹要牢固清晰。不论是草拟公文，缮印公文，还是做出的各种记录、报表、签字、批注等，都不应使用容易褪色的笔种、墨水和纸张，以保证字迹鲜明、清晰，有利于日后长久保管利用。四是使用文种要合理，拟制格式要规范，行文不要滥用简称和使用不规范的字，以利于日后标准化、现代化检索手段的实施应用。
二、实施“以我为主”的立卷归档原则是推进档案工作规范化、标准化的关键环节
相近公文的重复与立卷组合的无序是阻碍档案工作实现规范化、标准化的最大问题。实现档案工作规范化、标准化的根本目标就是要实现档案保管利用价值的最大化和案卷完整化、检索利用便捷化。而“以我为主”的立卷归档工作则是解决问题、实现目标的关键性工作。“以我为主”的立卷归档原则，即归档的文件要以本单位形成的文件为主的原则，不仅是在我国文书立卷归档工作实践中形成并坚持下来的一条原则，而且还是推进档案工作规范化、标准化，乃至现代化的一个重要原则。它要求我们在实际工作中，在严格执行国务院办公厅《不归档文件销毁办法》的基础上，要注意解决好三个问题：一是要准确把握文件立卷归档的时效性，完成现行文件阶段任务的，才能予以立卷或归档，而没有完成的，则不能立卷或归档，否则，将会给档案管理造成无序和混乱。二是明确立卷归档的重点和进行合理的立卷分工。要在“以我为主”原则指导下确立立卷归档的重点，在实际工作中要注意区分文件与资料，特别是要注意区分在内容、形式和作用等方面都具有很多相似之处的文件资料之别，具体问题具体分析，以减少档案管理中的重复度和信息冗余度，提高档案利用的效率和效果。三是在坚持贯彻“以我为主”归档原则的前提下，要注意有效地维护全宗的完整性。在归档工作中既要掌握重点，分清主次，把住全宗的入口关，使不该归档文件不致混入，同时，又要注意防止应归档文件的散失。特别是在立卷中，要把同类并具有内在联系的文件材料组在一个卷内，保持同一问题的完整性，反映同一问题的全部处理过程及来龙去脉，从而在提高档案利用价值的同时，使立卷归档后所形成的档案既完整，又不庞杂，为档案的规范化、标准化管理奠定坚实的工作基础。
【关键词】地方高校；档案工作；规范化管理；思考与实践
地方高校所处的地理位置比较偏僻，经济实力偏弱，学校各种教学服务配套设施比较落后，档案工作规范化管理也相对滞后。随着高校办学水平的快速发展，地方高校的办学规模也相应扩大，档案的种类和数量越来越多，来源、内容和形式也越来越复杂。如何做好档案工作规范化管理，提高档案资源的利用率，已成为地方高校一个急需解决的问题。
一、档案工作规范化管理的内涵及必要性
档案工作规范化管理是指档案工作人员运用科学的理论和方法对学校档案进行收集整理和提供服务的一系列活动。档案工作规范化管理是国家《高等学校档案管理办法》的一项基本要求，也是衡量一所地方型本科院校综合管理水平的重要标准。开展档案工作规范化管理有利于健全地方高校档案工作机制，完善档案工作管理网络，提升档案工作管理水平，推动学校档案工作迈上新台阶。怀化学院档案工作规范化管理是贯彻执行国家《高等学校档案管理办法》和湖南省《档案工作规范化管理》地方标准的具体举措，对提高学校档案工作水平、增强档案意识、推进档案体系建设，有着重要的意义。
二、地方高校档案工作规范化管理实施的具体措施
（一）统一思想认识，健全档案管理体制。2008年9月《高等学校档案管理办法》颁布实施，结合2005年8月湖南省《档案工作规范化管理》地方标准，怀化学院档案工作人员围绕学校的发展目标制定档案工作的开展思路和方向。2013年学校研究决定，把档案工作规范化管理晋升“省一级”作为学校档案工作的突破口，本着“以评促建、以评促管、评建结合”的工作原则，形成档案工作的新思想、新理念。学校成立了以校党委副书记为组长，校办主任为副组长，学校组织部、教务处、财务处、档案馆等部门负责人参加的档案工作领导小组，统一协调全校档案工作的开展，加强对学校档案工作的领导，及时解决档案工作中人力、物力和财力等方面的问题，学校档案的收集、整理和归档工作则由全校专、兼职档案员共同负责完成。（二）加强基础设施建设，提高档案保管条件。学校档案是学校办学历史的真实记录，随着社会的飞速发展，档案的载体形式也呈现多样化，多媒体、数字化档案所占的比重越来越大，许多地方高校以往的保存保管条件已经不适应这些新型载体，加强基础设施建设，成为档案规范化管理的先决条件。怀化学院档案馆是在原学校综合档案室基础上组建的，旧档案馆条件远远达不到规范化管理保存保管的要求，学校决定档案馆整体搬迁，投资32万元用于新选馆址的室内装修，新馆址面积达400余平方米，实行了办公室、阅览室、库房三分开，档案库房按标准购置了密集架，还购买了防磁柜、温湿度控制仪、去湿机、空气杀菌消毒机和空调等标准库房基础设施，档案馆办公室配备了计算机、打印机、高速扫描仪、复印件、刻录机和照相机等现代化办公设备，通过加强基础设施建设，提高了档案保管条件，为学校档案工作规范化管理奠定了坚实基础。
三、完善管理制度，落实岗位责任
档案工作规范化管理是“依法治档”的重要体现，是“合理管档、科学用档”的前提和基础。为了使档案工作的各个环节有规可依、有章可循，怀化学院依照湖南省《档案工作规范化管理》地方标准的有关要求，结合学校管理实际，制定和完善了《怀化学院档案管理办法》《怀化学院档案工作人员岗位职责》等一系列规章制度，保证了全校档案工作规范化管理顺利开展。学校坚持每年进行部门档案归档整理评比，奖励先进单位和个人，2011年学校在实行年度综合考核与绩效工资挂钩的基础上，将各部门档案工作评比结果纳入到考核范围，这一举措改变了学校历年档案资料收集难的局面，推进了学校档案工作规范化管理工作的开展。
四、健全归档工作制度丰富和规范馆藏资源
馆藏资源是学校档案馆的价值所在，只有不断丰富和规范馆藏资源才能更好地为学校各项工作服务。根据国家教育部第27号令以及国家档案局关于文书档案立卷改革规范要求，怀化学院制定了《怀化学院档案实体分类实施办法》，将学校档案分为党群、行政、教学、基建等十二类，对全校各门类档案实行集中统一管理，严格按照湖南省档案工作规范化管理要求，对馆藏档案进行整理，对收集不全的档案，尤其是基建档案，通过各种渠道进行补充；对新形成的档案材料推行部门立卷，保证归档材料的原始性和完整性；对移交进馆的档案，发现不符合要求的予以驳回，同时派专职档案员指导重新整理后再移交入馆。
五、加强队伍建设提高业务素质
地方高校档案工作队伍中真正学过档案管理的专业人才很少，档案工作人员大部分都是中途转行做档案的，他们的专业知识和业务能力比较欠缺，要想推进档案工作规范化管理，必须在人员队伍的配备上下大功夫。怀化学院成立档案馆后，利用各种方式不断充实档案工作队伍，目前学校有专、兼职档案员50人，建立了学校档案工作交流QQ群，学校每年还组织1-2次专、兼职档案员集中培训，系统学习《档案法》《湖南省档案管理条例》《怀化学院档案管理办法》等法律、法规和业务指导性文件以及计算机应用、档案业务知识培训等，学校还积极选送档案员参加湖南省、怀化市档案局和省直机关二十一协作组举办的各种业务培训和学术研讨等活动，不断提高档案人员的业务素质和水平。
六、运用电脑管理软件推进档案数字化建设
高校档案数字化建设是信息时代对高校提出的新要求，是对纸质档案实体利用计算机技术进行信息转换和管理的过程，它有助于充分挖掘档案资源，大大提高档案的利用率。2010年怀化学院购置了德立信公司《高校数字档案管理系统》网络版，2011年在全校范围内开始使用，由学校档案馆给各单位处室授权一个用户名登录使用档案管理系统，兼职档案员对本部门的归档材料进行收集、整理和条目输机，然后再把档案实体和数据一同移交档案馆，目前基本实现了档案条目数据系统查询，提高了档案工作效率。
七、加强编研开发积极提供利用
档案编研开发是对档案资源的更深层次加工，挖掘档案资源的内在价值，更好地满足利用者需求。怀化学院档案管理人员在积极为来馆利用档案者提供高效优质服务的同时，还对馆藏资源进行资料编研。目前学校相继编制了《怀化学院全宗介绍》《怀化学院重要文件汇编》《怀化学院大事记》《怀化学院机构沿革》《怀化学院档案利用实例汇编》及教职工奖惩、职称、校内规章制度等三大专题目录检索工具。学校还利用档案资料建立校史陈列室，编制电视宣传片《跨越》和优秀校友电视片，档案资料在学校的升本评估、教学评估、工作检查、编写校史、职称评定乃至学校整体发展规划等方面都发挥了它应有的经济效益和社会效益。档案工作规范化管理是高校档案工作现代化建设的前提和基础，是档案工作实现科学管理、提高工作质量和利用效率的重要手段。通过档案工作规范化管理的开展，怀化学院档案工作质量和效率得到了进一步提高，在2014年12月，学校档案馆通过省市档案专家组考评，顺利晋升为湖南省档案工作规范化管理“省一级”单位，学校档案管理水平也提升到了一个新的水平，为学校的各项工作提供了坚实的基础。
【参考文献】
[1]张晓娴.高校档案工作规范化管理实践与探索[J].云南档案,2014(10).
新形势下，时代的发展对档案管理工作提出了更高的要求，就其本身来说，档案管理工作具体环节比较复杂，需要高能力、专业化的管理人员。有效的档案管理工作有利于信息的保存和查询，加快相关部门的工作效率，促进档案管理工作的顺利进展，随着时代的发展，我们也应该进一步规范档案管理工作。因此，本文首先介绍了档案管理工作的重要性，接着轮速了档案管理中现存的一些问题，并最后提出了管理策略，以便实现档案管理工作的规范化，适应新形势的变化。
【关键词】
新形势;档案管理;工作规范;现状;措施
0 前言
二十一世界是知识经济时代，随着时代的变迁，各方面都应加以改革来满足新形势的要求。就档案管理工作而言，以往的档案管理工作已经不能适应当前时代的需求，因此我们应该认识到档案管理的重要性，在此基础上明确当前管理工作中存在的不足，并找出合理的解决措施来改变现状。
1 档案管理工作的重要性
档案主要记录了组织以往的事件和历史，组织能够从档案中获得组织所需要的信息和经验，有利于组织吸取经验，方便对日后事件的处理;另外，档案还是一种组织文化，积淀着组织的文化内涵，因此档案管理工作对组织具有重要的意义，有效的档案管理工作能够促进组织的发展。
从组织的内部来讲，通过档案管理工作，组织人员可以了解组织以往的发展历程，帮助员工更好地掌握组织的文化精神，全面地认识组织，有利于提高员工的历史认知水平[1]。除此之外，档案管理记录了组织中很多重要的内部信息，这些信息与组织日后的发展息息相关，如果泄露了这些信息，将会危及到组织的发展方向，严重的话还会威胁到组织的生存，所以我们要加强档案管理工作，使其规范可靠。
从组织的未来来讲，档案管理工作有利于促进组织日后的发展。管理者的决策直接影响到组织的发展，而组织管理者的决策很大程度上要借鉴以往的经验和相关的数据，所以管理者的决策离不开档案管理，规范的档案管理能够帮助管理者做出科学、合理的选择，促进组织未来的发展。从上面的论述中我们可以知道档案管理工作对组织的内部和未来都有重要的发展意义，规范化的档案管理工作有利于保存重要的信息，为组织未来的决策奠定良好的基础，促进组织的全面发展。
2 档案管理工作中存在的问题
档案管理工作在组织的发展中占据着重要的地位，是组织管理中一项关键的任务。但是就目前来看，档案管理工作中还存在一些问题，为了使档案管理工作适应现代化的要求，实现管理工作的规范化，我们必须要明确档案管理工作中现存的一些问题，以便能够更好地解决这些问题。
2.1 档案管理员没有认识到档案管理工作的重要性
从当前的现状分析，我国档案管理人员工作水平较低，很大一部分员工根本还没有认识到档案管理工作的重要性，因此难以实现档案管理工作的规范化和专业化。在组织里，工作人员都把档案管理作为一个十分简易的工作，上层管理者也是这样认为，导致没有把档案管理你重要性的理念灌输于员工心中，从而使档案管理工作没有受到大家的重视。除此之外，这种长期忽视的态度也会导致工作人员的工作能力大大下降，因为管理人员并没有把档案管理看做一个重要的工作，所以其投入的辛劳也不会很多，更不会努力去提高自身的档案管理水平和管理能力。
2.2 档案管理工作信息化水平较不高
原先的档案管理大都是采用纸质化的工作方法，这种工作方法难以实现信息长久地保存和使用，信息的准确率也会受到一定的影响，其管理效率也不会很高，而当今社会信息膨胀，工作节奏加快，所以传统的管理方法已经不符合现代生活的要求[2]，我们要实现档案的信息化管理。当前档案管理的信息化水平较低，科技含量不高，信息化技术难以落实到平日的工作中，因此我们要认识到传统工作的落后性，以此来提高工作效率，运用科技手段来提高信息处理的能力，从而实现档案管理工作的规范化。
3 新形势下档案管理工作规范化的有效途径
3.1 提高档案管理人员的专业水平，加强管理工作的能力
我国档案管理工作程序纷繁复杂，要想实现档案管理工作的规范化，我们必须要提高档案管理人员的专业能力和专业水平。就目前来看，我国档案管理工作人员对档案管理工作重视程度不高，其工作能力水平有限，对档案管理工作的专业知识掌握不够，随着时代的发展，我国应当不断更新档案管理的工作方法，适当地应用科技手段来规范档案管理工作。为此，我们首先要对档案管理工作人员进行专门的培训，采用讲座授课、聘请专家来补充管理工作的知识，另外还要开辟实践平台，给档案管理员工提供操作的机会，使理论结合实际，进而提高档案管理员工的专业水平和工作能力。
3.2 加强管理人员的重视程度，提高管理意识
为了使档案管理工作更加规范化、专业化，组织内部应该提高管理意识，改变原有的忽视态度，规范相关管理工作的工作流程和工作标准，把所有的资料进行集中整合和分类，并对资料进行备份，以备后续工作的使用，之后的归档工作与立卷工作必须详细，严格对档案进行分类归档，在此基础上，我们还要保证档案的准确性和完整性。另外，相关人员还要建立并健全完善的档案管理规范和管理体制，把员工的具体任务和具体责任进行明确的划分，让员工各有所职，各得其所，对于那些态度不端正的员工要按照制度来进行处理，严格惩罚，从制度上来加强档案管理工作人员的重视程度，进而提高管理意识。
3.3 提高档案管理的信息化水平
为了适应现代化的要求，我们要利用先进科学技术，不断更新和完善电子档案管理系统，实现档案管理的信息化，从而提高档案管理的工作水平和工作效率，保证档案存档信息的准确性和完整性。另外，引入搜索引擎技术，便于相关信息的查找、整合和分类。除此之外，我们还要建立并健全规范的归档制度，进一步加强档案归类工作，让相关工作人员认识到自己的责任，明确工作要求和工作指标[3]。同时，还要对档案管理人员进行技术培训，丰富员工的科技知识，让员工学会利用互联网技术来操作档案管理，以此来提高档案管理的信息化水平。
4 结语
我们要明确档案管理工作的重要性，改变以往的管理工作态度，并在此基础上，认识到当前档案管理中存在的问题和不足，进而提高我们的管理意识，提高档案管理人员的工作水平和专业素养，最后运用现代科技手段来实现档案管理工作的规范化。
【参考文献】
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一、基本情况
前身是。始建于年，原办公地点在号，年月整体搬迁至街。拥有业务用房5000余平方米，固定资产余万元，在职职工人，其中高级技术人员人，中级技术人员人。是全县的工作的指导中心。
在半个多世纪的岁月里，在上级党委、政府的正确领导下，全体干部职工团结、拼搏、负重进取,无私奉献，为县的经济建设和社会进步作出了应有贡献，曾先后获得国家、省、市、县表彰奖励近百项，向党和人民递交了一份满意的答卷。
近年来，认真贯彻执行《档案法》及有关档案法规，按照上级主管部门和档案局的指示精神，把档案规范化管理工作放在了关系到大局利益和长远发展的地位，把加强档案规范化管理工作作为促进工作全面发展的一个重要方面来抓，紧密结合工作实际，逐步完善了档案工作体系，推动了档案规范化管理工作的顺利开展。
二、加强领导，落实责任
为了把此项工作更好地落到实处，把此项工作列入年度工作计划，多次召开会议，对其进行安排；成立了以主任为组长，副主任为副组长，各科科长为成员的档案规范化管理工作领导小组；明确了副主任分管档案工作并列入分管领导岗位责任制，配备了专、兼职档案员，档案员具有大学以上文化程度，并按照《档案工作人员岗位责任制》等进行了政治、业务学习，并积极参加县档案局组织的档案专业培训，提高了档案管理水平。同时根据档案集中统一管理的原则，对所有文书档案实行了综合管理，做到了统一领导，统一制度，统一管理。
三、建立制度、完善设施
为使档案管理工作更加科学、规范，建立和完善归档制度、档案收集、整理、保管、借阅利用、保密等制度。编制了保管期限表；并定期参加档案管理部门组织的业务培训。为严格按照档案规范化管理，调整了3间共70余平方米的房间为综合档案室，做到了档案室、查阅室、管档人员办公室三分开；增加经费开支，投入资金2万余元，添置了档案柜、计算机、档案管理软件、灭火器，为维护档案的完整与安全，在档案室安装了防盗门、窗帘，配备了空调、除湿机、湿温度计，及时调控档案室温湿度，并在档案室和档案柜内放置防虫药剂、且时常更换药品，做到防虫、防霉；每天都对档案室进行清洁，保持室内卫生。使之能够满足目前档案入库量的需要。达到了档案保管、保护“八防”要求，目前综合档案室设施设备齐全。
四、加强基础建设，确保档案安全
关键词：档案征集；规范化；管理
作者简介：杨彩虹（1978-），女，五常人，大学本科，副研究馆员，档案管理
随着社会的进步，档案工作显得愈发重要，我们要不断发展档案馆中的档案类型，促进档案事业的发展，要想做到档案资源的丰富，就要进行档案的收集工作。在我国的众多地区，都已经逐步开展了档案征集工作，并且取得了明显的效果。本文通过借鉴一些省市的档案收集工作的经验，进一步探讨了如何对档案的收集工作进行规范化的管理，希望在今后的收集工作中，相关人员能够不断提升工作效率，为我国的档案事业作出应有的贡献，丰富档案馆内的收藏。
一、档案征集工作的涵义
要相对档案进行有效的收集，首先我们要明确档案征集工作所具有涵义，这样才能使人们重视起档案的收集工作，将这一工作作为发展档案事业的重点任务。档案征集就是将档案进行收集整理的工作，这些档案散落在各处，需要相关工作人员进行细致的分析，进行查找，最终将遗落在民间的档案回收进档案馆内。档案具有重要的意义，不仅能够体现出一个国家发展的状况，还能预示今后国家的进一步发展，所以我们要加强档案的征集工作。但是要注意的是，本文中所提及的档案征集，主要是指收集的行为，并不包含在完成收集后对档案进行的进一步整理或是保管工作。
二、档案征集工作的流程
在档案征集的过程中，我们应该从如下几个方面开展，大致的流程可以分为五个部分，其中又可以细化为多个步骤，下面我们来进行大致的了解。首先，要想进行档案的收集，就要制定合理的计划，这样才能有序的进行工作，在完成规划的制定后，我们就可以广泛对档案的征集提出意向了，在此基础上，对档案的规划进行评估，看使其否符合档案征集的相关要求，并且召开专家会议，对档案征集的可行性进行详细的探讨，在完成上述步骤后，就可以进行档案的审批了，如果审批通过，我们就可以开展档案征集工作了。其次，从全国各地进行档案的收集过程中，筛选出有价值的档案进行接收，将这些收集到的档案交接给其他部门进行整理，同时要对档案的捐赠者进行一定的奖励，在完成档案的整理后，就可以移送至库房进行保管了，在保管的同时，还应该建立专门的业务档案，以便做到有据可依，也便于对档案进行查找。
三、档案征集工作流程规范化管理探讨
档案的征集工作每一个环节、每一个步骤都要设立相应的制度，以便在今后的档案查找过程中具有一定的依据。只有进行规范化的管理，才能将我国的档案事业发展得越来越好，同时也能够促进档案征集工作的进一步发展，下面我们对其中的几个环节进行一定的分析。
1、“档案的征集规划”是保证档案征集工作顺利实施的基础，工作人员在对档案进行征集的过程中，都是以该规划为向导而开展工作的。对档案征集进行规划其中包含了较多的内容，以征集原则为基础，涵盖了各个方面的内容，例如征集的方式，对不同的档案信息进行不同方式的征集工作，还有从经费的方面进行考虑，进行经费的预算等。其中征集原则是十分重要的，因为其涵盖了档案征集工作的重要内容。要在档案馆的收藏范围内进行档案的征集，并不是所有的档案信息都要收藏进馆的，如果将所有的信息都收集进档案馆内，其空间也不能够满足相应的要求，所以我们应该从实际出发，充分考虑到档案馆内所需要的资源。除此之外，对档案收集的信息来源要明确，工作人员要对档案的相关信息进行详细的记录，以便在今后的工作中向贡献档案的人员进行一定的奖励。
2、“召开专家鉴定会”并不是档案征集工作必需的程序，只有当单件或批量征集金额超过规定金额，或对征集对象的真伪或者价值存在争议的时候，才由档案馆或者征集对象持有人提请召开专家鉴定会。“征集档案移交整理”，整理人员可以由档案征集人员兼任，也可以是独立于征集人员的其他人员。笔者认为，为了保证征集档案及时交到档案馆，及时完成整理工作进入库房，由独立于档案征集人员的其他人员来完成征集档案进馆后未能进入库房这一暂存时期的管理，更为稳妥。
3、“奖励捐赠”。奖励仅适用于持有人无偿向档案馆捐赠档案的行为。为了达到规范的目的，在控制流程的基础上，需要制定系列配套的制度和相应的文本。
四、规范档案征集人员行为
1、现有的行政规章，如某省《档案征集办法》对征集人员的行为做出了规定“：档案馆征集档案，应当有2名以上工作人员共同进行。征集档案时，档案征集人员应当主动出示表明身份和工作任务的证明文件。档案征集人员应当自征集完成之日起10日内将征集到的档案交档案馆。档案馆应当将征集的档案登记造册。档案征集人员将征集的档案据为己有的，由县级以上地方人民政府档案行政管理部门责令其交档案馆，并依法给予行政处分；造成损失的，依法赔偿损失；构成犯罪的，依法追究刑事责任。
2、征集工作是一项政策性、技术性都很强的工作，档案馆可以在行政规章的基础上，依据《档案工作者职业道德准则》和《国际博物馆协会职业道德准则》等，制订《档案征集人员行为规范》，对档案征集人员提出道德、行为方面的要求：一是平等坦诚地对待征集对象持有人。征集人员不能以欺骗等不良手段从持有人手中取得征集对象；二是必须认真收集、科学记录拟征集对象的原始资料；三是严格执行新征集档案移交制度；四是不得开展与职务工作领域相同的私人收藏活动；五是严格执行保密制度。
3、加强档案征集工作，是档案馆丰富馆藏的重要途径之一。全国各级各类档案馆积极开展档案征集工作，这些行政规章的出台，对加强、规范档案征集工作，有效地保护和利用档案是十分必要的。《档案法》、《档案法实施办法》等档案法律法规虽然对档案征集有所规定，但涉及条款不多且较为原则，各省出台的行政规章则较为具体。笔者工作在档案征集岗位上，深感为了规范档案征集工作，有必要在上述法规规章的基础上进一步认真梳理档案征集工作流程，制定工作规范。
五、结语
综上所述，档案的征集工作是档案事业进一步发展的重点环节之一，为了不使众多具有价值的档案流落在民间，我们要加强档案的征集工作，使档案征集工作顺利、规范的进行，促进档案征集工作的发展。
参考文献：
[1]李林森.走出档案征集工作的困境[J].山西档案.2007(S2)
[2]菅春梅.档案征集工作的探讨[J].职大学报.2007(03)
关键词：新形势；档案管理工作；规范化
0 引言
当今社会的飞速发展给档案管理工作提出了更新与更高的要求。档案管理工作的重要性不言而喻，档案作为至关重要的信息资源之一，对社会进步与企业健康发展的促进作用日益明显，在当前经济的新形势与新需求下，想要提高管理工作的时效性，实现高速的发展，就必须进行标准化与规范化的建设。
1 档案管理工作的在企业管理中的重要意义
档案是历史的沉淀，是时间的印记，是记录事件或人物的重要手段。在当前经济全面发展的背景下，有计划的实现企业档案规范化管理工作是非常必要的。应不断地更新档案管理观念与管理方式，充分发挥档案管理工作的功能效应，扩大它的社会价值与效能，更全面、真实地反映企业整体发展状况，让档案管理的成果与企业的经营管理有机结合，为企业资源配置的模式、商业版图与企业未来的发展提供借鉴。
企业档案中记载着企业发展历程中的优秀成果，科学规范的管理档案，不仅是档案工作发展的需要，同时也是衡量一个企业管理水平与综合实力的重要尺度。根据档案资料，可以充分了解本单位的运行状态，一方面在企业作出重大决策时，为经营管理者提供经营业绩与科学发展的第一手材料，为适时调整经营策略提供准确的依据及支持性证据。另一方面有利于社会各方准确认定企业的经营成果，为企业与各有关方面进行有益的合作奠定坚实的基础。做好档案管理工作对于实现企业经营战略，不断提高管理效率，促进经济社会的全面发展、提升单位整体形象与市场经济中的竞争力具有非常重要与深远的意义。
因此，档案管理对于企业综合实力的提升与发展起到非常关键的作用。档案管理人员应不断的进行新技术的学习与应用，发挥当代信息技术的优势作用，并且始终以严谨、规范的工作态度来开展日常的工作，满足企业自身的发展需求。做好档案管理工作，让档案管理成为企业中科学分析，取长补短，改进工作，制定发展方向的必要条件。
2 档案管理工作中普遍存在的问题
现阶段，随着信息技术以及网络的飞速发展，档案管理作为一项传统的工作，其重要性正被逐步淡化，档案管理工作越来越不受到人们的重视，甚至许多人产生错误的观念，认为档案工作只是保管资料以及简单抄写材料的事务性工作，无法得知其重要性，观念的落后导致档案管理工作无法适应现代化管理的需求，与现代化建设脱轨。部分档案管理工作人员缺乏专业档案管理知识，对档案收集、整理、档案价值鉴定、档案保管、档案编目与档案检索、统计、编辑等业务没有明确的认识，档案收集意识淡薄，部分归档的材料不够准确、真实。
此外，很多单位档案室基础设备过于陈旧，档案室内部环境设施简陋，硬件配置不齐全，完全达不到国家的管理标准，部分单位甚至缺乏专门放置档案资料的专用库房，档案室内电器设备、消防器材等设施不齐全，无法保证安全可靠实用。
上述多种原因造成企业的档案管理意识弱化，档案没有被有效的利用，其积极作用无处发挥。从而导致档案管理工作在管理方式新旧更替的历史进程遇到新的障碍，在整个企业发展进程中有边缘化危险。
3 新形势下档案管理工作规范化措施
3.1 不断提高档案管理工作人员的专业水平与综合素质
档案管理工作的专业性很强，档案管理工作的好坏，很大程度上取决于档案管理工作人员，管理人员不仅要具备高度的政治责任感、良好的职业道德，孜孜不倦的工作精神，精益求精的工作态度，又要有深厚扎实的管理档案的基本技能。因此，只有不断提高档案管理工作者的专业知识，开拓视野，优化知识结构，提高综合素质和专业素养，才能做好新时期的档案管理工作。
3.2 与时俱进，着眼于我国现代企业管理的现状
自从20世纪90年代开始，随着经济发展及科学技术不断进步，我国在各个领域发生了巨大的变化，面貌焕然一新，经济体制转型带动了各个行业的繁荣发展，人民生活水平有了明显的提升，现代企业制度也随之建立起来；为了更好的适应社会发展的进程，摒弃档案管理的落后思维和陈旧理论，着眼于我国现代企业管理的现状，对档案管理工作优秀的科研成果加以吸收并借鉴，科学规范地管理档案，培养档案管理工作人员的历史使命感与主人翁的责任感，调动广大档案管理工作人员工作主动性与创新精神，不断适应档案管理工作的新形势，逐步完善档案管理工作，与时俱进，适应新形式的需要，开创档案管理工作的新局面，使档案管理工作走上科学化、规范化与法制化的道路。
3.3 实现档案管理同现代技术的有机结合
档案中记载着的大量信息和丰富的历史，使档案的整理工作非常繁琐，重复劳动多，工作强度大。随着计算机网络技术的进一步发展，档案的管理工作在新形势下也发展出了全新的要求，只有正视这个挑战，实现档案管理同现代技术的有机结合，档案管理工作才能走上良性发展的轨道。
当今信息化技术愈加符合人们生活工作的需求，在档案的储存方法上也摒弃了传统的纸张存储，演变为电子文档。电子档案，是指通过计算机磁盘等媒介设备进行存储，与纸质档案相对应，相互关联的通用电子图像文件集合，通常以案卷为单位。目前电子文件所采用的介质主要有磁带、磁盘与光盘等。电子档案归档主要用磁带与光盘。电子档案的优势是读取速度快，查阅方便，这是纸质档案或缩微品档案无法比拟的。在云计算时代，电子档案开始采用云存储方式，也可以存储在云端的网络空间；逐步为电子档案管理搭建一个公共支撑平台，为各类档案提供统一的采集、管理、查询、加载及展现的平台，建立档案管理信息化平台，实现纸质档案的信息化管理与电子信息的档案化管理。档案进行编目、标引时，要参照已经建立起来的档案信息库，建立自动检索系统，在完善编制检索系统的同时，特别注意要提高系统的安全防范。此外，为防止数据信息的遗失，对电子档案要进行定期备份。 利用计算机等现代化手段整理档案，则可以收到事半功倍的效果。
迅速发展的计算机网络提高了工作效率，使档案管理的信息环境与档案工作的管理手段得到改善，并提高了档案的利用质量；利用计算机网络实现档案信息搜集、保管、检索，使档案管理更加系统化、科学化、完善化。为新形势下档案管理为社会发展的需要提供了便利条件，充分实现档案工作为社会经济高效发展服务的作用。
综上所述，科学规范的档案管理只有坚持与时俱进，做到改变观念，积极做到探索档案现代管理模式，才能适应新形势的需要，把档案利用率与资源共享做到最大化，实现档案管理工作的自身价值，为经济发展与社会进步做出应有的贡献。
参考文献
[1]姜淼，浅谈新形势下的档案管理工作，2014，10
[2]王晓丽，新形势下的档案管理工作，2015，4
[3]林斌，浅谈做好档案管理工作的方法，2014，01
[4]吴林林.浅谈如何做好档案管理工作，2015，06
关键词：信息化；档案工作；规范化
档案信息化建设与档案工作规范化管理，是各级单位和组织加强档案资源建设和业务建设的两个重要方面，开展业务管理单位档案工作业务指导和监督管理时，将档案信息化与档案工作规范化管理有机地结合起来，通过搭建信息化建设平台推动档案工作规范化管理上水平、上台阶，以档案信息化建设促进档案工作规范化管理，取得较好的效果。
一、档案信息化建设是档案工作规范化管理的必要条件
随着社会的进步，经济文化建设和科技的发展，档案载体目前正面临着一个新的变化阶段，大量电子文件、电子签名、电子档案的涌现已经对档案工作产生影响，档案工作规范化管理的重点也正在在经历变革。涉及文件的起草、签发、办理、归档等运作过程都可在计算机和网络中进行，这样使得档案的前身以机读文件为主要形态，档案也自然以机读形式存在。这使得档案工作规范化管理的内容必然要向档案信息化的方向发展，没有档案信息化建设的有效管理，就谈不上档案工作规范化管理，而要实现这一转变，最有力的推手就是对开展规范化管理的单位电子档案进行有效管理。依据《全国档案信息化建设实施纲要》，档案信息化建设具有广泛的内容，在这里我们取其狭义的概念，就档案工作规范化管理而言，信息化已越来越成为档案工作规范化管理的关键程序和环节，在推进档案工作规范化管理时，目录数据库、全文数据库和多媒体数据库以及单位文档一体化、自动化管理工作、利用服务网络化工作的好坏，是决定档案工作规范化管理水平高低的关键因素，现代档案管理工作，没有信息化的参与，就没有规范化的档案工作，档案信息化建设已成为档案工作规范化管理的必然要求。
二、信息化建设滞后是阻碍档案工作规范化管理的重要因素
就档案工作规范化管理开展的情况，按照湖北省《档案工作规范化管理标准》的要求，尽管各单位达到省级相关标准的因素各不相同，但从统计数字来看，档案信息化建设滞后是阻碍档案工作规范化管理的重要因素。单单就市直单位来说，年初我们纳入全市档案工作规范化管理的单位有35家，档案工作组织管理到位、制度健全、拟定了档案工作规范化管理方案的有29家，占总数的83%，档案经费和人员到位的有市经委、市政法委等12家单位，占总数的34%。由此看来，档案信息化建设是决定档案工作规范化管理水平高低的决定因素，档案信息化建设上不去，档案工作规范化管理上不来。按照《全国档案信息化建设实施纲要》档案信息化建设的要求，还有相当差距，有的还没有一个机构来统一规划协调本单位的档案网络化建设和资源共享工作，这对巩固档案工作规范化管理的已有成果也是不利的。在档案工作规范化管理过程中，信息化水平的高低是决定档案工作规范化管理水平高低的决定因素。消除档案信息化滞后的问题，不仅可以使档案的规范化管理水平迈上一个新台阶，档案信息化更为本单位档案管理和利用带来更大的便利。
三、以信息化建设推动档案工作规范化管理的主要措施
（一）树立信息化管理和规范化管理相辅相成的观念
通过先进信息技术在档案领域的应用，构建档案信息资源体系、档案信息服务体系、档案信息保障体系，充分开发和利用档案信息资源，加强档案数据的组织加工和专题数据编研工作，有力地促进了本单位档案工作的发展。在信息技术时代，无论是档案行政管理部门的业务工作人员，还是一个单位的档案工作者都要树立信息化与规范化二者兼顾的意识，树立以信息化推进档案工作规范化的工作理念。充分认识到信息化建设在促进规范化建设中的重要性和紧迫感，从抓室藏档案的著录和各部门新产生文件的电子化管理两个方面入手，齐头并进，大力推进档案信息化建设。室藏档案通过条目著录和全文扫描分别建设目录数据库和全文数据库，逐步实现馆藏档案文件级机检和部分全文机读，对档案工作规范化管理达到省一级起到重要作用。
（二）按照规范化管理的要求配齐档案信息化设施设备
《标准》中规定了要配置电脑、档案管理软件、扫描仪、照相机、摄像机、速印机、复印机信息化设备。在日常工作中，我们认为，一方面要加大档案管理软件的开发，应用的档案管理系统软件须具有检索、浏览、查询、统计、归档、借阅等方面的功能，省档案局推荐的档案管理软件起点要高、合作期要长，同时也应是界面清晰、便于掌握的软件。另一方面加大档案基础设施的投入，开辟出专门办公室和档案库房，做到办公、阅览、库房三分开，配备计算机、打印机、密集架、复印机、去湿机、空调等设备，以满足磁盘、磁带、光盘等特殊档案载体长期保管的环境要求。档案信息化是项高投入的事业，不仅要投入大量的人力，而且需要投入大量的资金，事实上在我市开展档案工作规范化管理的单位中，各单位安排的经费有30%用在档案信息化人工方面，一半以上用在了配置与档案管理现代化相适应的软、硬件设施上，只有这方面的经费得到保障，档案工作规范化管理才有保障。
（三）提高基础工作水平，促进规范化管理科技信息含量
信息化建设为规范化管理提供了技术支撑，如何利用规范化管理所要求的有效设备，使信息网络发挥应有的功能，最终要落脚到档案基础工作上。开展档案工作规范化管理的单位在日常工作中要注重加强基础工作，规范组卷，保证案卷和归档文件质量，规范分类号，为确保检索的完整性，在分类过程中，要根据每一文件具体特征辅以关键词标识加以区分，打牢信息化基础。同时在做好档案工作规范化管理过程中，发挥网络优势，强调信息化应用。与此同时，档案室根据文件办理的情况，相应归档，确定档案的保管期限，开展档案的备份，按照规范化管理的要求，开展电子档案和实体档案的整理、分类、编号、编目，档案工作规范化管理在信息化环境下不知不觉得到加强，也使大家感受到这种模式给规范化管理带来的不可替代的优越性。（作者单位：钟祥市畜牧局）
参考文献：
[1] 赵静.实施文档一体化管理推进高校档案信息化建设[J].山东省青年管理干部学院学报，2009（05）
关键词：档案管理 规范化 标准化
中图分类号：G271 文献标识码：A 文章编号：1003-9082（2013）06-0011-01
我国档案管理基础工作总体较差，尤其是基层档案管理存在种种不足，很难达到运用计算机管理现代化的要求。档案代表着一个单位的历史沿革，它能真实地反映一个单位职能活动的整体面貌，同时也方便日后的查找和利用。因此，要强化文书处理工作规范化、标准化与档案工作规范化、标准化的工作意识和指导思想，在实际操作中，严格把住文书处理工作规范化、标准化的入口关，做好实现档案工作规范化、标准化的基础工作。
一、全面普查案卷
这是实现档案管理规范化、标准化的第一步工作。因为一般的综合性档案馆多年来大多未做全面的清查，有移交单位划分保管期限不准确，有案卷标题不规范或无标题，有缺少卷内目录，组卷混乱，不可避免地存在许多重份现象，也有相当一部分无查考价值的文件充数其中。首先要剔除这些无用的文件，去糟取精，以防计算机管理时出现重复与低效率的情况。
二、重新组合案卷
将那些组卷过厚内容混杂、鱼目混珠的案卷进行重新组卷。重组原则是尽可能将那些相互存在某种联系的文件组合在一起。应对那些无页码、无卷内目录、无案卷标题或标题模糊不清的案卷要重新加工填写以保证全部案卷更加规范。这不但可以优化馆藏、科学保管而且可以提高实行计算机管理档案后的利用率。
三、注意有效的维护全宗的完整性
在坚持贯彻“以我为主”的归档原则的前提下，要注意有效的维护全宗的完整性。“以我为主”的归档原则，即归档的文件要以本单位形成的文件为主的原则。在归档工作中既要掌握重点，分清主次，把住全宗的入口关，使不该归档文件不致混入，同时，又要注意防止归档文件的散失。分别是在立卷中，要把具有内在联系的文件材料组在一个卷内，保持同一问题的完整性，反映同一问题的全部处理过程及来龙去脉，从而在提高档案利用价值的同时，使立卷归档后形成的档案既完整，又不庞杂，为档案的规范化、标准化管理奠定坚实的工作基础。
四、用“关键词”替代“主题词”
用“关键词”替代“主题词”，简化查找时间，提高效率，即从题名或文件主题中靠思维归纳出揭示主题内容的词汇、关键词，进行标识，待录入计算机后利用计算机批量处理的功能进行处理。例如：拟写关于厂房基础建设事一事的关键词有人写“基本建设”，有人写“基建”，有人写“厂房建设”在进行计算机后控时统一规范为“基建”。还可利用计算机“活动增加”的功能把一些不规范的词与主题词中词义相同的合并，这种做法不仅解决了手工标引速度慢，计算机自动标引不准确的缺点，而且解决了主题词的词义含量问题。最后调查档案全宗的保管状况。这项工作主要是摸清家底，了解目前馆藏的库房条件：包括库房装具数量、长度，库房面积及其它保管条件等；以及将来的发展趋势：比如设备的增添、面积的扩建等，为全宗的科学排放做好“硬件”规划。
五、实施“以我为主”的归档原则
“以我为主”的归档原则，即归档的文件要以本单位形成的文件为主的原则，不仅是我们文书立卷归档工作实践中形成并长期坚持下来的一条原则，而且还是推进档案工作规范化、标准化、乃至现代化的一个重要原则。它要求我们实际工作中，在严格执行国务院办公厅《不归档文件销毁办法》的基础上，要注意解决好三个问题：一是要准确把握文件归档的时机，只有完成现行阶段任务的文件才能予以立卷或归档，而没有完成的则不能立卷或归档，否则，将会给档案管理造成无序和混乱。二是要明确文件归档的重点和进行合理的分工，即要在“以我为主”原则指导下确立文件归档的重点，在实际工作中注意区分文件与资料，特别是要注意区分在内容、形式和作用等方面都具有很多相似之处的文件资料之别，具体问题具体分析，以减少档案管理中的重复度和信息冗余度，提高档案利用的效率和效果。三是在坚持贯彻“以我为主”归档原则的前提下，要注意有效地维护全宗的完整性。在归档工作中既要掌握重点，分清主次，把住全宗档案的入口关，使不该归档的文件不致混入，同时又要注意防止应归档文件的散失。
六、提高人员素质
档案管理人员对档案的安全负有直接责任，必须具备较高的素质。一是政治素质，要有高度的政治责任心和全心全意为人民服务的精神，热爱档案和档案事业；二是业务素质，要具备专业知识，熟悉所保管的档案内容，熟悉档案法规；三是文化素质，要有较高的文化知识，能总结和分析利用工作中的经验与问题，从中掌握利用工作的规律。此外，还要有敏锐的工作能力和观察能力，善于做利用者的工作，能独立处理利用中出现的一般问题。
当然，实现档案工作规范化，标准化的措施还有许多，这需要在以后的工作中不断总结。我们通过实行标准化、规范化的工作，推进了档案管理，现代化的进程，为初步建成计算机检索体系，为实行计算机管理打下了扎实的基础。
参考文献
[1]杨公之：《档案信息化建设导论》，中国档案出版社，2001年版.
[2]王荣国、李东来：《数字图书馆的概念形态及研究范围》，《图书馆学刊》，2001年第5期.
[3]董君：《知识经济时代档案的现代化管理》，《松辽学刊》（人文社会科学版），2000年第6期.
【摘 要】 企业档案 规范管理
企业档案管理的规范化是扎实开展档案管理，提高档案服务能力和水平的关键，是强化企业档案事业宏观管理，促进企业工作协调发展的重要举措。
青岛卷烟厂自1987年开始实行档案资料的集中统一管理，包括科技档案、文书档案、会计档案、干部职工档案等十大类别。多年来，青岛卷烟厂认真贯彻《中华人民共和国档案法》、《档案法实施办法》，狠抓长效机制建设，积极推行档案规范化管理。青烟的档案工作伴随着企业的发展而做优，于2001年通过全国企业档案管理 “国家一级”认定，2005年被评为山东省特级档案室，并先后多次荣获省级、市级档案管理先进单位和开发利用档案信息资源先进集体。
青烟的档案工作之所以做得有声有色、成绩斐然，与企业档案的规范化管理是分不开的。下面谈一下青烟是如何利用规范化的档案管理促进企业协调发展的。
1 提高认识，加强领导，为档案工作规范管理提供支持
多年来，青岛卷烟厂始终把档案工作作为企业发展的基础性工作列入重要议事日程，加强领导。档案工作一直由厂长分管，并建立了三级档案管理网络：一是以档案室主任为主体，对企业档案管理工作进行决策，研究并制定方案，对全厂档案管理工作进行指导;二是以专职档案管理人员为具体经办人，负责全厂各部门形成档案的收集和管理，并指导各处室兼职档案员的工作;三是做好档案的日常管理工作，坚持以兼职档案员为骨干，负责收集、整理、移交本部门在日常工作中形成的档案材料，从而确保档案的齐全、完整。
2 加大投入，夯实基础，为档案工作规范管理和数字化档案室的建立提供保障
为确保企业档案管理质量，企业加大对档案工作的投入。目前，档案室设有办公室2间、阅览室1间、整理室1间、复印室1间、档案库房2间，库房内配有目前国内最先进的全自动密集架。另外，还配有空调、除湿机、照相机、录放机、刻录机、扫描仪、大型复印机、电脑、杀菌机、电脑等一整套现代化办公设备，档案管理工作具备了很好的硬件设施。建立档案管理网络体系，并有方便实用的档案管理软件，为档案工作的规范化管理提供了足够的保障。
3 建章立制，确保档案工作规范化、科学化
档案管理是一项严肃认真而细致的工作，做好这项工作必须有严格的制度作保证。为使档案管理工作规范化、科学化，我们陆续编写了《企业档案管理规定》、《企业档案考核管理规定》、《档案库房安全管理规定》、《保密工作管理规定》等文件，对档案资料的安全管理及从产生到永久保存（销毁）的过程进行全方位控制。档案工作做到了有法可依，有章可循。使档案管理工作切实落到实处，如档案工作的“三参加”、“四纳入”。企业新购设备的开箱及移交生产竣工验收、基建技改项目的竣工验收、科研成果鉴定等必须有档案人员参加，使档案在形成过程中质量得到了保障，为档案管理的科学化、规范化奠定了坚实的基础，确保档案管理工作可持续发展。
4 着力创新，注重利用，发挥档案在企业日常管理中的重要价值
档案利用是整个档案管理过程中的重要一环，是推动企业档案工作不断向前发展的最有力因素。因此，档案管理人员要树立服务意识，使档案为企业的生产经营服务，实现应有的价值，为企业创造效益。一是集中整理基建项目档案，为企业收回档案资料保证金。青岛市政府规定自1990年开始，凡新开工的基建项目，根据工程总造价，必须向城建档案馆交纳一定数额的档案保证金，以确保该项目的城建档案及时、完整的归入档案馆。档案室利用室存的档案资料及时完成了移交，收回了企业所有基建项目的档案保证金。二是利用会计档案，为企业追回欠款，解决三角债拖欠问题。三是利用档案维护企业的合法权益。1994年青烟新研制开发的“老刀”牌香烟投入市场后，受到消费者的欢迎，给企业带来了客观的经济效益。但在全国市场上，我们发现了##烟厂盗用我厂的“老刀”牌香烟商标，其外包装的图案与色彩与我厂“老刀”极其相似，构成侵权行为。我们依据原始档案，证明我厂早在二十年代就开始生产“老刀”香烟，1994年7月7日重新注册，取得商标专用权。从而维护了企业合法权益和经济效益。
5 注重培训学习，不断提高档案人员的整体素质，为档案工作规范化管理奠定基础
企业每年安排档案管理人员参加国家档案局、省市档案局以及行业组织的业务培训。通过培训，丰富了档案管理人员的理论知识，拓宽了知识面，提高了工作技能和业务素质，从而不断提高企业档案管理水平和管理质量。
总之，档案管理是一项长期性、系统性的综合工程，任重而道远。认识档案工作的重要性，发挥档案工作的重要作用，是档案工作发展过程中永恒的命题。
参考文献
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