民政档案管理是民政部门一项重要的基础性工作，也是国家档案事业的组成部分。能否科学地管好用好民政档案，不仅直接影响民政部门职能作用的充分发挥和各项工作的顺利开展，还密切关系着群众的社会权益和切身利益。经过多年实践工作，我认为民政档案管理存在以下几方面的问题：一是档案管理意识不强。虽然机关和下属单位都统一了认识，加强了领导，增加了对档案工作的投入，但不少档案人员档案意识薄弱，档案知识和档案法律法规严重缺乏，轻档案重业务的思想根深蒂固，更有少数领导干部片面地认为档案工作只是档案员的事情，因而造成了档案资料残缺、行文不规范及“三色笔”等现象的普遍存在，严重影响了档案的保存寿命；二是档案资料收集不全。由于在档案管理中存在相关业务科室和事业单位各自为阵的现象，致使办公室在收集和整理档案材料时，往往收不齐，收不到，一些有价值的必须归档的资料被遗漏，给民政档案工作造成了很大的损失。有些同志为图使用方便，将具有查考利用价值的“真品”长期“占为己有”不移交，从而使部分档案存在空缺现象，这样既影响了档案的完整性，也影响了档案的发掘利用，对服务日常工作也会带来诸多不便；三是档案人员业务不精。近年来，民政部门虽然建立了一些档案工作管理制度，但在实际工作中这些制度的作用没有很好地发挥出来，近似“名存实亡”。究其原因，主要有两个方面：一是多数档案人员未接受过专业培训，缺乏档案管理及档案开发建设的基本知识；二是相关业务科室和事业单位的档案人员认为，只要把现有的业务工作资料简单地收集后装订整齐就行了，不清楚哪些资料应该上交，也不明白怎样整理才算科学规范。四是档案利用效率不高。民政工作的特点决定了民政部门形成的档案不仅种类多、数量大，专业性强、管理复杂，而且有些档案需要直接为社会提供利用，为广大民政对象服务。民政部门虽然在地方档案部门的指导下积极开展了档案利用工作，但因档案存在缺、漏现象，显得“只可远观而不可细瞧”。总的看来，民政档案在收养、优待抚恤、复退军人接收安置、婚姻登记、续写民政志等方面的利用仍有欠缺，略显单薄。
以上问题存在的原因是多方面的，如果继续长期存在下去，无论是对民政部门的各项工作，还是对国家的档案事业，都会带来不应有的损失。因此，我们应当认真研究和解决存在的问题，采取相应的对策，加强民政档案的管理。为切实做好民政档案管理工作，我分析制定了以下几项对策：一是加强法规宣传，强化档案意识，注重资料收集的系统化。首先，要加强对档案工作的重要性、现实意义的宣传，使广大领导干部真正懂得档案管理的目的、要求和方法，不断提高他们参与档案管理工作的主动性、积极性、自觉性，督促各科室主动上交归档资料，实行集中统一管理。其次，要动员和组织全体工作人员参与档案工作，加强对日常各类文件资料的收集、保管，注意为日后积累史料。对不能立即收集的，要做好清理和交接登记，掌握资料的着落，便于以后的整理归档。二是加强队伍建设，强化业务素质，注重服务本领的现代化。档案数量的不断增长、内容的不断丰富、载体形式的多样化、管理手段的现代化，都对档案人员的科学知识、业务水平及现代化设备操作技能等方面提出了更高的要求。因此，民政部门要从档案事业发展的长远规划着眼，努力建设一支适应时代要求的高素质的民政档案队伍。一要通过各种培训方式，加强民政历史、民政实践、民政理论的学习，突出档案管理的针对性和超前性。二要开展经验交流，提高档案人员信息化管理的知识水平和操作技能，提高工作效率。三要从政治、生活、工作等方面关心支持档案人员，帮助他们解决一些实际困难，不断提高档案人员的积极性和主动性、确保档案队伍的稳定发展。三是加强建章立制，强化贯彻落实，注重档案管理的规范化。要深入贯彻实施《档案法》，完善档案管理的规章制度，建立健全各项档案管理制度和保密制度，并狠抓落实，使档案管理工作朝着标准化、规范化、科学化、现代化方向发展。同时，也要把档案管理工作与其他各项业务工作放在同等重要的地位，将其纳入民政工作目标考核项目中去，让档案事业与民政业务工作同步发展。四是加强档案利用，强化服务民生，注重档案编研的科学化。档案工作的最终目的是为了提供利用，为社会经济服务。国家档案局在2010年提出“建设覆盖人民群众的档案资源体系和方便人民群众的档案利用体系”，这为民政档案工作发展提供了广阔空间。因此，民政部门要着眼于人民群众关心、关注的热点、难点问题，积极开展档案编研工作，特别是要加强对婚姻登记管理、城乡居民最低生活保障、行政区划调整、地名数据、优待抚恤等方面的原始档案资料的管理，加快档案信息开发利用的步伐，使民生档案的利用走向深入。
一、加强档案法制建设，进一步贯彻落实“五五”档案法制宣传教育规划，配合省档案局做好交通系统档案普法考核验收工作
今年省厅将继续配合省档案局贯彻落实《全国档案系统“五五”法制宣传教育规划》和《福建省档案系统“五五”档案法制宣传规划》，开展档案执法检查，依法查处档案违法案件，做好交通系统档案普法考核验收工作。同时积极指导厅属单位执行省档案局制定的《福建省机关档案规范化管理考核办法》、《企业事业单位档案规范化管理考核办法》、《数字照片档案管理暂行办法》《电子文件管理工作实施办法》、《福建省重大活动档案管理办法》等档案法规。各单位要积极配合，随时迎接考核验收，争取进入“五五”档案法制宣传教育先进单位和先进个人的表彰行列。
二、为实现2010年交通发展目标任务，更好地发挥交通档案的整体服务功能
（一）为推进“大港口大通道大物流”重点建设项目服务
各单位要严格贯彻执行交通运输部、省交通运输厅、省档案局有关交通重点建设项目档案管理各相关办法，科学界定各参建单位项目档案管理责任制，及时组织开展项目档案收集、整理工作，扎实落实交通档案“服务基层、服务企业、服务项目”的工作职能，提升交通档案管理的能力和水平。今年的工作重点是根据省政府公布的2010年省级重点建设项目名单以及分级分类管理的要求，加强对建设项目档案工作的监督指导，认真落实档案登记制度和档案验收制度，根据项目档案管理的特点，“提前介入、全程监督、同步管理、跟踪服务”，确保项目档案工作为项目建设和管理提供及时有效的服务。
1.港口航道。依照交通运输部出台的《水运工程建设项目文件材料立卷归档办法》检查、指导在建的港航项目档案管理，继续重视清理沿海各港口历年来建设完工的码头和航道工程项目档案的形成、收集、整理等规范工作；监督、指导今年完工的10个项目档案的专项验收工作；推动今年新开工的15个项目档案的建档工作；重点检查指导罗源湾将军帽15万吨级散货码头、江阴港区6-7#10万吨级集装箱泊位，湄洲湾港罗屿25万吨级矿石码头、湄洲湾航道二期，海沧港区14-19#10万吨级集装箱泊位及古雷大型石化项目配套码头等重点项目建设档案的形成、收集、整理等规范工作。
2.高速公路：完成同三复线福州湾边大桥建设项目，浦南、泉三三明段高速公路建设项目档案的专项验收工作；抓紧永武永安至上杭段、武邵、福州机场路二期、福州绕城路西北段西岭互通洋门及连接线、泉厦扩建、莆秀2个项目和泉三泉州段等项目（路段）档案的汇总与专项验收工作；抓好计划今年开工的莆田至永定泉州段、京台线建瓯至福州、泉州环线南安张坑至石井、沈海复线仙游至南安金淘、沈海复线漳州天宝至诏安、宁德蕉城至连江浦口、泉州湾跨海通道、福州绕城东南段、漳州南联络线、武平十方至东留、永宁、宁武、渔平、厦漳大桥、浦城至建宁浦城段等项目档案的形成、收集、整理等规范工作；重视厦门海沧至漳州天宝、松建、福州南连结线、福永、莆永龙岩段、莆永莆田段、上杭蛟洋至城关、招银疏港路、泉州环城路二期等项目档案的前期管理建档工作。注重海西网规划项目初步设计编制工作档案的形成与整理。
3.普通公路干线：完成厦门杏林大桥、厦门东通道翔安隧道及两岸接线工程、厦门成功大道、泉州晋江大桥、平潭海峡大桥等建设项目档案的专项验收工作；继续督促未完成项目档案专项验收的8条“入闽通道”建设项目档案的汇总与专项验收工作；敦促、指导省道在建18个项目档案的形成、收集、整理等规范工作；重视新开工38个项目档案的前期管理建档工作。
4.公路运输场站：围绕加快以中心城市为重点的综合运输枢纽场站建设，指导新建、续建公路运输场站项目档案23个。重点收集整理福州江阴物流园区一期工程、龙岩象屿物流园区、马尾快安仓储中心和福州汽车新南站、福州汽车新西站、厦门西客站、龙岩客运中心、石狮客运中心、永安长途客运站、莆田客运枢纽中心、龙岩客运中心站和石狮客运中心站等项目档案资料。
（二）为社会主义新农村交通工程建设服务
继续关注“年万里农村路网工程”项目档案质量管理，要求以县（市）交通局作为“年万里农村路网工程”项目档案的立档责任单位，一路一档地收集、整理、归档各路网项目，各设区市交通局应主动联合同级档案部门开展此项工作，要求每个各设区市交通局提供2-3个已完工路段的档案资料作为所属县（市）交通局一路一档收集、整理、归档工作的试点，并于今年第二季度前报省厅备案，省厅将联合省档案局在今年第三季度开始组织全省检查（具体时间另行通知）。检查内容含盖已建成的所有危桥改造工程、安保工程、养护工程、村村通
客车等工程建设项目档案，为促进农村公路养护管理规范化常态化服务。
（三）为深化交通改革服务
加强厅直机构改革中档案管理的指导工作。公路稽征系统已实施税费改革，对拆并单位的档案归属与流向处置问题，省公路管理局应抓紧组织各公路稽征处在上半年完成涉改人员安置任务前完成拆并单位档案的鉴定、整理、处置等报批工作，时间要求在今年5月底前完成并报省厅备案。各设区市交通系统涉及税费改革单位的档案处置可参照上述方法管理。省厅将与省档案局在第二季度开始组织全省检查（具体时间另行通知）。同时各相关单位应注意收集整理持续深化交通改革、加大费税改革人员安置工作形成的档案资料；收集整理组建交通融资平台，认真落实全省港口资源整合总体方案，探索高速公路建设、运营新的管理模式，完善高速公路建设、运营管理体制，统筹通车路段有限资源，降低综合运营成本等深化交通改革过程中形成的各类档案资料。
（四）加强对我省拓展闽台“三通”等重大活动档案的指导与收集整理的力度
围绕服务拓展闽台“三通”档案。加强指导与收集整理有关建设两岸直接往来综合枢纽，加快对台客运基础设施和集疏运通道建设，加快平潭跨海第二通道前期工作；促进对台直航港口全面发展，促进厦门至台中、基隆客货滚装班轮运输稳定发展，积极引导福州至基隆、台中滚装航线常态化；拓展完善“小三通”功能，推动加快实现行李双向直挂业务、新增运力，不断提升服务水平；力争空中直航增辟航线、增设航点、增开航班，构筑闽台立体运输体系；加强两岸业界合作，办好交通涉台重大活动，筹备第二届海峡论坛两岸空中直航圆桌会议、2010年中国航海日（泉州）、第八届海峡桥隧通道研讨会；推动我省直航船公司在台设立办事处或分公司，引导两岸更多人流、物流、资金流、信息流通过我省有序往来，打造服务两岸人民交流往来主通道等重大或专项活动形成的档案资料。
三、进一步推进交通档案基础业务建设
（一）贯彻落实国档局8号令，把好档案资源建设源头关
今年省厅机关将根据新批准的内设机构职能补充编制本机关文书档案保管期限表并报省档案局审核。厅直具有行政职能的事业单位应依据本单位经批准的内设机构职能的实际，严格按国档局“8号令”准确划定本机关文书档案保管期限，明确归档范围，突出本单位工作职能，要求在今年6月底前完成本单位《文件材料分类编号方案、归档范围与文书档案保管期限表》的补充或编制工作，由省厅转报省档案局审核后执行；其他厅直单位也要于今年6月底前完成本单位《文件材料分类编号方案、归档范围与文书档案保管期限表》的编制工作，报厅备案。
（二）配合省档案局开展机关、事业单位档案规范化管理考核工作，为开展厅直单位第三轮档案整理质量检查做好准备工作
今年省档案局将研究制定《福建省机关、事业档案工作规范化管理考核办法》，启动机关、事业档案工作规范化管理考核工作。省厅将密切配合省档案局开展机关、事业档案工作规范化管理考核工作，同时启动2011年厅直单位第三轮档案整理质量检查的准备工作。检查的重点是：-2010年度的各门类档案，文书档案以省档案局最新审核批准的本机关文书档案保管期限表为依据，侧重检查反映本机关主要职能活动的文件及各门类（注重专门档案和电子档案）和各种载体文件材料的收集、归档是否及时和齐全完整，整理是否符合规范。希各单位均要按照省档案局《福建省机关、事业档案工作规范化管理考核办法》和《关于在省直机关推行档案整理质量合格证制度的通知》（（闽档〔〕60号））的要求，提前做好每个年度档案工作规范化管理和档案整理质量管理工作。
（三）积极做好网上办理档案登记和档案目录电子数据报送工作。
按照《福建省档案局关于认真贯彻福建省档案登记暂行办法的通知》（闽档〔〕44号）要求，及时收集、归档、整理本单位上一年度形成的各门类档案，及时进行网上办理档案登记。按照《福建省档案目录电子数据报送暂行规定》（闽档〔〕49号）的要求，在规定的时间内在线报送符合规范要求的档案目录电子数据。省档案局将对档案登记办理和电子数据报送的情况进行通报。
（四）依法做好交通建设项目档案移交进馆工作。
依照《交通档案进馆办法》于每年11月30日前向省交通厅提出移交申请的项目档案：由省高速公路有限责任公司统一组织移交申请的有邵三高速公路、龙长高速公路2个路段的项目档案。连同去年必须移交的高速公路5个路段、普通公路2个路段的项目档案共有9个公路项目档案必须移交交通运输部档案馆。为保证档案移交进馆工作的顺利进行，各有关单位在移交档案之前，应做好各项准备工作，切实把好移交进馆档案的质量关。项目档案的移交要求按照《福建省公路工程建设项目档案管理办法》执行。:
（五）提高防范意识，强化档案安全管理工作
确保档案安全是档案管理部门的一项重要职责，各单位档案部门要提高档案安全防范意识，切实强化档案的安全管理工作，杜绝各类危害档案安全事故发生，进一步健全相关制度，完善各项档案安全保管措施和应急措施，确保档案实体的安全。要高度重视档案信息安全建设，把安全防范意识放在档案信息化建设的首位，要从档案信息网络安全、操作系统安全、档案数据库安全等方面着手，采取有效措施，确保档案信息系统和档案信息内容的安全，防患于未然。
四、进一步推进机关档案信息化建设
各单位要按照中共中央办公厅制发的《电子文件管理暂行办法》和《福建省电子文件归档与电子档案管理办法（试行）》（闽委办[]25号）的规定，坚持电子文件管理的原则，明确电子文件管理的职责，建立健全规章制度，切实加强本单位电子文件的收集归档与电子档案的保管利用。今年省厅将配合省委、省政府办公厅宣传贯彻《电子文件管理暂行办法》，着力推进厅直机关电子文件管理工作，并通过组织召开现场会、经验交流会、观摩学习、检查考评等多种形式，进一步落实《电子文件管理暂行办法》，各单位应积极参与。省档案局将继续积极推进机关档案存储数字化工作，推广省直机关试点单位的成功经验，推动省直机关开展档案存储数字化工作，并提出省直机关室藏档案数字化建设指导意见，各单位应及早行动，按照本机关制定并经审核批准的《文件材料分类编号方案、归档范围与文书档案保管期限规定》的要求，对本单位在工作中形成的各类纸质档案开展鉴定与档案存储数字化工作。
五、积极开展交通档案工作协作组活动，加强交通档案人员的教育培训与学习交流，表彰档案工作先进单位和先进个人
一、增强档案形成者的档案管理意识，是做好档案管理工作的前提基础
乡镇人民政府作为国家设在最基层的一级政府，肩负着具体贯彻落实党和国家各项政策法规的重要职责，而乡镇档案工作是乡镇党委、政府的一项重要的基础性工作，真实地记录着乡镇的发展历程，是乡镇各方面建设的历史见证，在乡镇建设社会主义新农村的历史进程中的地位和作用异常重要。
（一）乡镇领导对乡镇档案工作认识模糊，乡镇档案机构先天不足
由于受机构编制限制，绝大多数乡镇没有设立独立的档案管理机构，机关档案室一般挂靠在党政办公室，加之党政办公室乡镇党委、政府领导都分管，这就容易形成乡镇党政机构之间职责不明、责任不清等问题，往往就会形成档案工作有分管领导，但分而不管或管而不紧的工作状况。
（二）乡镇档案机构制度管理严重弱化，规范化管理难以落实。乡镇机关档案室根据乡镇工作自身特点，建立健全了各项档案管理制度，从档案保管、保密、借阅、鉴定与销毁等制度到各门类档案的归档制度，基本齐全规范，但是档案工作各项制度的执行范围不出机关档案室，机关全体干部大多不知晓或知之甚少。
（三） 档案管理工作从建档之日起到永久保存，无不凝聚着档案管理工作者的心血和汗水。档案管理工作客观上要经历时间久远、环境条件、资料质地和管理工作者主观上知识 、敬业精神、职业道德等诸多因素的制约。为此档案形成者和档案管理者，必须不断地增强档案管理意识，对档案和档案工作的地位、重要作用有一个正确的认识，才是做好档案管理工作的关键。
二、档案形成者的档案管理意识的强弱，决定着档案材料作用的发挥应用价值
1.档案归档意识。档案形成者，应该按照归档制度想档案室移交具有保存价值的文件材料，力求做到准确、完备、齐全。档案形成者要具有较强的归档意识，在工作中随时注意归档材料的积累。对于有多人共同参与完成的工作，尤其应收集散存于每个人手中的文件材料。
2.归档凭证意识，档案形成者要认识到档案材料的查考凭证作用，这是对档案形成的起码要求。档案形成者要重视对档案的收集与管理，注重档案材料制作的严重性，以此起到查考凭证作用。
档案整理意识。《档案法》规定，档案形成者应确保归档材料的质量，鉴定归档的文件材料，并分类、整理立卷。档案形成者应该清楚整理立卷并不是档案管理者的事，为此绝不能把零散材料分类、不装订就交给档案管理者，这就要求档案形成者要具有档案整理意识。
档案管理者的责任意识。档案管理者的责任意识是检查档案管理工作好坏的尺度。它表现在热爱本职、熟悉档案管理的常识，积极宣传档案工作的意义，乃至做到信息共享，为做好各项工作提供服务。
档案管理者的法律意识。档案是受国家法律保护的珍贵历史财富。档案管理者负担着管理、保存档案材料的重任，坚持一个监督和积极利用的双重原则。
档案管理者的管理意识。档案管理者要有高度的责任感和强烈的事业心，要做到规范管理、维护档案完整、确保档案安全、发挥档案的作用，就必须增强档案管理者的管理意识。档案管理者既要掌握档案工作的基本技能、基本知识、基本理论，又要注重对对档案操作程序的训练。加强业务学习，适当加大投入。一方面，针对乡镇档案人员变动频繁、流动性大的特点，档案管理部门要因地制宜，在培训人员、批次上作出适当调整。另一方面，适当加大档案室的硬件建设，配备必要的安全设施和保管设施，在档案库房的设置上要符合档案管理的要求，档案管理者既是档案管理制度的制定者，又是档案管理制度的执行者。注重对档案管理制度的建立、完善，是增强档案管理意识之必需。
档案管理者的服务意识。档案管理者保管档案的目的是为了利用档案，服务于各项工作。档案管理者的服务意识就是最大限度地发挥档案材料的利用价值，充分档案材料反映各个时期所发挥的作用，以便于为决策服务。这就要求档案管理者必须接受继续教育，更新思想观念，掌握现代高新技术。档案管理者要克服只是保存档案材料，保存的档案材料已过时、档案材料发挥不了什么作用的错误思想。要变消极保存档案材料为积极利用档案材料，形成为各项工作提供服务的态度，充分地为用户热情周到的服务，以赢得用户的信赖。
档案管理者的爱岗意识。由于档案管理工作单调、枯燥乏味，一般不易被领导重视，因而档案管理者工作存在人员较少、任务较重、困难较多、条件较差的问题。负责制定并落实有关乡镇档案工作规划、业务标准；对乡镇所属企业、事业单位、行政村以及新兴农村合作经济组织的档案工作进行监督和指导，督促镇辖区内的农业和农村档案工作的收集，指导其规范整理；负责镇辖区内各类组织档案人员的业务培训；负责做好档案法律法规的普及与宣传，增强社会档案意识；负责本乡镇机关档案的收集、管理和开发利用。总之，乡镇档案机构应当是乡镇档案事业发展的推动者、实践者，更应该是组织者、管理者，从而成为乡镇档案工作管理的中枢机构。
关键词：公路交通；档案；管理
公路档案是一种信息资源，也是一种社会公共资源。如何使公路档案工作与时俱进，更好地为社会主义现代化建设服务，是摆在我们公路管理机构面前的一项重大而紧迫的任务。目前，在公路档案管理和利用过程中，还明显存在以下几个问题，影响了公路档案整体效益的发挥。
1 公路交通档案管理存在的问题
1、对档案管理认识不足。档案管理意识的缺乏，是档案工作发展的一大制约因素，直接影响档案资料的收集和整理。有的单位没有重视资料的整理归档，有的单位对重大事件不注重积累和保存原始资料及证明材料，还有的单位对容易散失、遗漏的资料不积极追索。时过境迁，造成珍贵档案资料的残缺、丢失、变质、失去档案价值，使人非常痛心。
2、管理人员只注重管理形式而不注重档案管理。真实的档案资料是对公路的历史记载，更是一种重要的资源。然而在公路的管理中，不少管理人员只注重管理上的形式，而不重视档案的及时性，认为档案资料就那么回事，走过场，走形式。这些行为极大地影响了公路交通管理和服务质量，甚至整个行业的形象。
3、档案管理机构不尽完善和规范。完整的档案管理机构是档案工作的有力保证，也是档案管理工作的必备条件。但很多公路交通部门缺乏专业机构，由不同的人兼职档案管理工作，因为受到各人本职工作的影响，使档案管理机构和兼职档案人员的职责形同虚设，貌似负责的人很多，而实际上无人负责，形成档案管理工作放任自流。
4、档案法的宣传与普及不够。少数领导档案意识淡薄，重视不够，导致档案资料的管理只是停留在简单的收集、整理，未能够形成系统化、条理化、规范化的档案材料系统。
2 提高档案管理水平的对策
2.1 加大档案人才的培养，努力提高公路档案人员的综合素质
1、档案专业工作人员的政治素质必须具备社会上各类专业工作人员所应共同具备的基本政治素质，即坚持四项基本原则，热爱党，热爱社会主义，热爱祖国和人民，坚决执行党和国家的各项法律和各项方针政策，讲道德，守纪律，不为名，不为利，不计较个人利益，有献身精神。由于档案工作具有一定的机密性和较强的政治性，因此，档案专业工作人员尤应具备守口如瓶、严守国家秘密的政治素质。同时，档案工作的服务性特点还特别要求档案专业工作人员应具有良好的为人民服务的精神。
2、档案专业工作人员应该安心本职工作，热爱档案事业，有较强的事业心，懂得文书学、档案管理学、档案文献编纂学、档案保护技术学、中外档案史等档案专业基本知识，熟悉党和国家有关档案工作的各项法规和方针政策，熟悉上级档案行政管理部门的各种业务规定，熟悉自己所从事的业务工作；能把档案专业法规、政策和档案专业基本知识以及其他专业知识灵活运用于自己的工作实际，熟练完成自己的业务工作。
3、档案工作人员必须具有中等以上文化水平，除了掌握档案学基本知识以外，还要掌握与自己所从事的专业工作相近的其他专业知识，例如，档案管理人员应该掌握一定的历史知识、古汉语知识和与档案内容有关的其他专业知识或与业务工作有关的科学技术知识；档案行政管理人员应该掌握一定的领导学、管理学、图书馆学、情报学等知识。只有掌握具备了相关的专业知识，才能更好地从事档案工作。
4、面对经济和科技的发展，档案人员的素质必须提高，以业务素质提高为重点，对档案专业知识进行学习，对现有的档案人员，可以通过委培、进修、培训，不断拓宽知识面，加强与公路建设相关学科的学习，掌握管理项目档案所需要的相关知识和计算机管理档案的技能及一定外语水平.使档案工作者能更好地为高速公路交通行业服务。
2.2 应加大档案现代化管理的投入始之逐步走向正轨
1、资金、人才等制约着档案科学化。首先，应投入大量的精力关心和支持这一事业，没有资金，应想方设法创造条件投入资金；没有设备，应千方百计配备先进设备；没有管理人才，应积极培养、选拔高素质的专业人才；把档案现代化管理纳入本单位工作计划，列入本单位考核指标进行考核。其次，各级领导，尤其主管档案工作的领导，要经常过问此项工作，每年至少要研究一两次档案工作的重大事项、重要问题，定期听取档案工作汇报，了解档案工作现状，提出要求，下达任务，指导档案部门依法开展工作，帮助解决工作中实际存在的困难。再次，要有宏观指导的总体思路，实现发展战略上的创新，微观动作上管理内涵和技术手段的创新，这对公路交通档案事业无疑具有重要意义。
2、改进和完善档案功能。使其记录内容全面、客观、动态。对档案的功能应进行重新定位：一是对档案的原有重要部分应该予以保留；二是档案的内涵要进一步丰富和扩大，以便使所具有的功能更加适合单位对信息的需求，从而更好地为单位服务。
3、采用信息化管理手段。信息化是当今社会发展的一大趋势，它对档案工作提出了新的要求，那就是尽可能地运用当代科技新成果和管理新手段，提高档案工作的效率和水平，以尽快实现档案信息化管理。目前，国外档案管理很多已使用计算机，就是在国内，使用计算机辅助管理档案的也越来越多。实现人事档案计算机辅助管理势在必行。
4、提高整个社会的档案意识，档案工作者自身是关键。这要求档案工作者要树立起社会意识。档案是历史的记录，经验的总结，它源于实践，并为实践服务。档案工作的根本目的就是为了充分利用发挥档案的作用价值，满足社会经济发展的需要。因此，只有积极开发利用档案更好地为经济建设和社会服务，为本单位各项工作服务，最大限度地满足本单位各项工作的需要，在维护国家、集体和单位利益的过程中有所作为，才能提高档案工作的社会地位和影响。
总之，在新的历史条件下档案工作必须要紧紧联系时展要求，要从观念上更新采取有效措施，积极探索档案现代管理模式，促进社会主义和谐社会建设。
参考文献
水利工程建设项目档案是指从工程项目的提出、可行性研究、设计、决策、招（投）标、施工、质检、监理到竣工验收、试运行（使用）等全过程中形成的、应当归档保存的文字、图纸、图表、数据、声像等各种载体的文件材料。这些文件材料对水利工程建成投产后的管理、运行、养护、维修、改建、扩建等技术工作的决策、设计起着重要的凭证和依据作用，对其他工程也起着借鉴与参考的作用。水利工程建设项目档案即是建设项目的真实记录，是水利工作重要决策的依据，又是国家档案的重要组成部分，即为今后本项目的建设、维修、管理、改扩建服务，又要为国家长远经济建设服务。因此，确保水利建设项目档案的齐全完整和安全管理十分重要。如何加强水利工程建设项目档案管理，管理好、利用好水利工程档案，使其在水利建设和水利管理中充分发挥作用，更好地为水利事业服务，成为我们值得探讨和深入思考的课题。
1、提高对水利工程建设项目档案认识。首先，要提高有关领导对工程建设项目档案工作的认识，纠正重建设、轻档案的思想，无论是项目法人、工程技术人员、监管人员、管理人员，还是档案管理者，都要有组织、有计划地学习档案管理方面的法律法规，并掌握相关的档案专业知识，做到思想上统一认识、业务上统一标准、工作上统一要求，充分认识工程建设项目档案管理的重要性，做到上下结合、步调一致。其次，要把档案工作责任制层层落实到人，增强搞好工程建设档案管理工作的自觉性、使命感和责任意识，明确项目法人职责，构建从上到下、分级负责、职责明确、科学严密的工程建设项目档案管理体系，形成明确责任分工、群策群力、千方百计促进水利工程档案转化为现实生产力，使其在现代水利工作中发挥重要作用。
2、抓组织落实，完善工作机制。各级水利部门应把水利工程档案工作列入重要的议事日程，要确立领导专人负责制。水利工程建设项目档案是随着项目建设步步延伸，段段相连，环环相扣，自始至终逐渐形成的，工程一旦竣工，工程档案就应该齐全完整。要充分做到这一点，在工程项目一开始，就应确立领导专人负责，成立由建设单位、监理单位、施工单位组成的领导小组，对建设项目的档案工作进行通盘考虑，统筹规划，建立制度，制定措施，遵循工程建设和档案工作的规律，坚持档案工作与工程建设同步进行，保障工程项目档案工作一开始就步入正轨，真正做到组织落实，思想到位，对水利工程档案工作及时检查督促，既要随时了解掌握水利工程档案工作发展动态，超前控制，又要加强横向、纵向的信息联通。完善水利工程档案为水利服务的体系，建立激励机制，尽快使工程档案转化为先进的生产力。鼓励、引导水利工程档案组织机构，按市场需求建立开放、推广、培训、服务、经营为一体的运行机制，开拓服务领域。
3、坚持各项业务规范和标准。水利工程建设项目档案不仅涉及面广，竣工图要求高，而且原件收集归档难度大，这些竣工档案又有着十分重要的利用价值。因此，必须按《中华人民共各国档案法》的要求，严格执行《水利科学技术档案管理规定》、《水利工程建设项目文件材料归档范围和保管期限表》、《科学技术档案案卷构成一般要求》等一系列法规性文件，增强水利建设单位和施工单位档案人员和工程技术人员的档案意识和依法治档的自觉性。由于工程管理者、技术人员和施工人员对工程项目的情况最了解，大量的档案产生于他们手中，他们又是今后利用工程档案的主体，应更多地依靠他们来保证这些工程档案的齐全完整。
4、发挥监理部门协调配合作用，保障水利工程建设项目档案立卷归档质量。按照国家水利部门的有关规定，把建设项目的建档工作纳入工程建设及管理程序，纳入专业部门和专业人员职责范围，充分发挥“三个监督机制”的作用，确保竣工档案的内在质量。发挥“三个监督机制”即施工现场社会监理部门、指挥部的质安部门和施工单位工程材料部门，在工程施工监理和质检过程中，对工程各种施工文件材料的形成、收集、整理，共同承担检查和督促责任，保证竣工资料的完整与准确。首先，要发挥社会监理部门的作用。对施工单位在施工过程中的技术文件、数据，要进行认真鉴定，对竣工图的编制质量要仔细审核，做到发现问题，及时纠正，做到竣工图编制与工程建设同步。监理部门把好第一关，能保证施工文件材料的真实性、可靠性，提高竣工档案的内在质量。其次，各指挥部的质量安全部门要与施工单位现场协调施工计划、进度，要求各单位做到象抓工程质量那样抓档案质量，创一流的工程，建一流的档案。第三，要发挥各施工单位质量员、资料员的主观能动性，积极配合工地，做好竣工档案的收集变更工作。通过三个机制的层层把关，充分发挥专业部门与档案部门的积极性，使工程竣工档案质量得到保证。
【关键词】房建工程施工；监理资料；整理；准备要点；注意事项
一、房建工程施工监理资料整理准备的工作要点
房建工程施工前监理资料整理准备的工作要点主要包括：（1）制定适合本项目的资料整理制度。房建工程开工前，监理机构要制定本项目的档案管理制度，做好分工，责任到人并设专人对档案进行管理。制度的制定不能流于形式，要切实的将机构的每位监理人员的监理资料管理职责分配清楚，明_档案管理人员日常工作流程，特别是监理人员与档案管理人员接口工作要明确清楚，确保工作衔接顺畅，不出现职责空白。在实际工作中，根据每位监理人员岗位职责，将监理资料职责以书面形式确定下来，这样即使监理人员发生变动，但岗位职责是不变的。职责的制定最好结合资料形成流程，根据资料形成流程对每个施工控制环节的资料做出具体要求，并要向监理机构每位监理人员及施工单位有关人员在监理交底会上进行传达，统一要求，以使整个工程资料达到规范化、标准化。（2）选择合格的资料整理人员。房建工程施工前对项目监理部需要配备一个业务精炼、思想意识和责任心强的资料管理人员。作为一个档案资料管理人员首先要熟悉国家、行业及公司制定的相关法律、法规、制度等，另外必须要熟悉施工流程。
二、房建工程施工监理资料整理的注意事项
1、房建工程施工前监理资料整理的注意事项。（1）相关资质文件搜集与审核的注意事项。监理机构发出进场通知，施工单位入驻现场后，档案管理人员应依据本工程的合同文件及时将收集施工单位进场人员资质，并将现场人员与投标文件或合同文件对应，审核施工单位是否按照合同要求切实履行自己的承诺。（2）各种记录填写规定制定的注意事项。针对本项目部，制定适合本工程的原始记录，包括旁站记录、监理日志、日记及周月年报等表格，并对各种记录的填写明确做出规定，对来往文件的格式也进行详细的规定，也有利于档案管理工作的开展。虽然监理规范中对资料基本工作和基本表格做出了基本规定，但在每个工程实施过程中还有很多需要具体细化的东西，例如各单位简称的确定、资料流程过程中各方使用表格的要求、记录之间填写签字职责的明确等等，这样将避免资料在形成过程中产生混乱。（3）监理日记、监理日志填写分工要做出明确规定的注意事项。无论监理日志是作为监理机构的工作记录，还是作为一个施工标段的工作记录，或作为每位监理人员的工作记录，监理机构都应在驻场后做出明确要求，确定好，每份监理日志记录的范围，以方便今后归档保存，避免记录混乱。例如：如工程规模比较大、专业比较多，建议按照施工分标或单位工程记录；如工程规模比较小，建议一个监理机构只记录一份监理日志便可，同时要确定每份监理日志的填写人员。
2、房建工程施工期间监理资料整理的注意事项。（1）施工期间不但要对各项工程开展的形象进度了如指掌，而且对往常所收集整理的资料也要定时整理盘查，如定期检查各单位、分部工程的开工手续是否齐全，申报和批复时间、意见是否合理，是否存在漏报现象；针对现场日志、记录的填写除了要求规范、定期检查。（2）文件承办也是施工期间的重要环节，无论是上级机关来文还是承包人上报文件，作为档案管理人员必须第一时间进行收发登记，并对文件的内容详细了解，在总监批示后转相关人员进行传阅，如有必要应复印下发，并对文件要求落实的内容进行跟踪，确保文件第一时间相关责任人能够及时了解，有利于工程现场监理控制。看似是一个小小的环节，但是关系重大，也体现了一个项目监理部程序化管理的水平。（3）定期对施工单位形成的档案资料进行审查，这项工作基本在监理合同中都会明确注明，即使没有注明，监理也有义务和权力检查承包人施工过程中形成的各种档案资料。经常检查也会减免验收时的返工率，大大的提高验收效率。尤其是开工前期，此项工作应经常开展。（4）做好影像资料搜集工作。目前各项目均配有数码相机，在工程中也进行了应用，但大部分拍摄的是现场存在问题的照片，很少能够找到监理人员的影子，不能体现现场监理的工作。在将来写材料的时候将会是一件很头痛的事，这就要求档案管理人员经常下工地，对现场监理人员的工作进行影像记录，工程现场如有条件也要进行监理人员现场检查、验收等情况的影像资料搜集，以便今后使用。
3、分部工程验收资料整理的注意事项。（1）对现场形成的监理记录文件进行系统整理，例如监理日志、监理现场检查记录表（包括钢筋、模板、验坡、验基槽等检查记录）、旁站值班记录、工程现场书面指示等，虽然在平常的资料搜集和检查中包括该部分，但在分部验收阶段必须系统的按照分部工程统一归档。监理日志可能包含的内容比较广，只摘取该验收分部工程实施阶段的即可，其他资料必须按照分部工程整理归档。（2）试验资料整理的注意事项。该工作在开工前就应由专业的试验工程师或现场监理工程师统筹安排，根据检测计划制定现场可执行操作的详细检测实施计划，避免出现某一分部工程检测资料超过计划，而另一个分部工程检测没有数据的现象。到分部验收阶段主要对试验资料进行分类、统计、并对混凝土及砂浆进行质量评定，也是判定该分部工程质量合格和优良的重要指标。另外还要对施工单位形成的试验检测资料进行检查核对，避免出现施工单位自检于监理抽检不相符的情况。
结束语
房建工程资料是房建工程管理工作的具体反映，也是开展稽查检查非常重要的手段。房建工程施工过程中的资料整理人员要对形成的档案经常翻阅，对于未闭合的资料及时进行跟踪，督促监理工程师和施工单位及时落实，以便档案管理工作更好的开展。
参考文献：
[1]张桂凤.关于建筑工程资料收集与整理的要点分析[J].世界华商经济年鉴，2012（3）
这次会议的主要任务是，认真贯彻党的十七大和十七届三中全会精神，以科学发展观为指导，总结近两年来中央和国家机关档案工作，特别是档案数字化工作和移交进馆工作，对今后一段时间中央和国家机关档案工作进行部署。
这次会议的一项内容是参观中国科学院机关档案整理与数字化工作。中国科学院机关档案整理与数字化项目引入了项目管理的理念，设计制作了详细明晰的项目流程单，对各个环节严格把关，使各个环节都可进行“回溯性检查”，通过项目流程的全程介入管理和全面细节管理，确保了项目的质量，体现了中国科学院档案部门的同志们严谨认真的工作作风和工作态度。通过档案整理和数字化工作，不仅使中国科学院的档案符合向中央档案馆移交的标准，同时也对中国科学院机关的档案作了一次彻底清理和全面整理，使中国科学院机关档案管理开始从手工管理向信息化、数字化管理转变，既保护了档案实体，又方便了今后的开发和利用，全面提升了机关档案工作的业务水平，开创了机关档案工作新的局面。我们相关单位从这里学习取经后，回去也能像中国科学院这样，积极地开展机关档案的数字化工作，并规范地、细致地做好这项工作，确保数字化质量，从而尽快地以数字化为龙头，全面提升本机关的档案工作水平和信息化水平。
利用这次请大家来观摩学习的机会，我想就最近一个时期，中央和国家机关档案部门应该着重注意和加强的几项工作，讲一些意见。
第一，要结合实际，深入学习实践科学发展观，理清机关档案工作的发展思路。
当前，各中央和国家机关正在开展深入学习实践科学发展观活动。科学发展观是马克思主义中国化的最新成果，是解决我国当代经济和社会发展中各种问题的总钥匙，是指导当前和今后我国实现经济和社会健康、平稳、持续、协调发展的指路灯。科学发展观是指导全党全国各项工作的战略思想，对全党全国的各项工作都有重要而巨大的指导作用。机关档案工作的发展，也离不开科学发展观的指导。中央和国家机关档案部门一定要结合自身实际，认真开展学习实践活动，找准自身存在的主要问题，理清自己的工作思路，完善本单位的档案工作机制，促进本单位档案工作再上新的台阶。
国家档案局在开展这次活动时，我们考虑，在档案工作中学习实践科学发展观，归根到底，是要解决两个问题，一是档案工作怎样为科学发展服务，二是档案事业自身怎样科学发展。因此，我局的学习实践活动确定以这“两个怎样”为主题，开展学习调研、检查分析和整改落实。最近，我局还向各中央和国家机关档案部门发出征求意见函，征求在这“两个怎样”方面大家的意见和建议。希望大家认真地、积极地为档案工作服务于各项事业的科学发展、档案事业自身的科学发展献计献策，对国家档案局的工作提出意见和建议，帮助我们找准存在的问题，理清发展的思路，健全发展的体制与机制。
在机关档案工作中学习实践科学发展观，最核心的是要以人为本，把以人为本贯穿于机关档案工作的各个环节。在机关档案立卷工作中，要扭转传统的看重事务类档案、资产类档案而忽视涉及人的档案的观念，以及看重著名人物档案而忽视普通人物档案的观念，树立“人的档案最重要”的观念，把涉及人的档案收集归档齐全，并适当延长其保管期限。在机关档案管理中，要扭转传统的重文书档案，轻专业档案的观念，改变机关档案部门只管文书档案不管专业档案的做法，把文书档案和专业档案同样重视起来，同样按照统一的规章制度有效地管理和利用起来。在机关档案的整理和数字化中，要重视把涉及人的档案、涉及民生的档案优先进行整理、优先进行数字化，以保证这些档案随时为人民群众提供利用。在机关档案利用工作中，要把为人民群众提供利用档案提上议事日程，不但要及时把本机关当前形成的政府公开信息通过各种方法提供人民群众利用，而且要尽快把本机关过去形成的特别是人民群众需要利用的可公开档案信息，也通过各种方法提供人民群众利用。在机关档案移交工作中，要注意把涉及本机关所有职工、涉及广大人民群众的档案，列入向档案馆移交的范围，及时地把这些档案移交中央档案馆。总之，在机关档案工作的各个环节，要重视人的因素，注意提高人的素质，调动人的积极性，发挥人的作用。
在机关档案工作中学习实践科学发展观，最根本的是要用统筹兼顾的方法，处理好机关档案工作中存在的各方面问题。例如：要处理好档案安全与提供利用的关系，始终把档案安全放在首位，在确保档案安全的前提下提供档案利用，在档案提供利用中始终注意确保档案安全；要处理好传统档案管理与电子档案管理的关系，既管好传统载体的档案，又管好电子载体的档案，确保电子档案归档齐全，内容不被篡改、不被窃密，可以长期保存和识读，有效得到利用；要处理好保管和利用的关系，不但要收集、整理、保管好机关档案，还要为机关领导决策、机关工作查考、机关人员维权服务，充分发挥档案对本机关的各方面作用；要处理好机关和社会的关系，不但重视机关档案对本机关的价值和作用，把本机关档案收全、管好、用好，而且重视机关档案对国家档案资源积累、国家文化建设、国家软实力提升的价值和作用，积极向中央档案馆移交档案。
第二，要抓紧编制本机关文件归档范围和保管期限表，夯实机关档案工作基础。
2006年12月18日，国家档案局《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》，要求中央和国家机关按照这一文件精神，尽快编制本机关文件归档范围和保管期限表，并报国家档案局审批。为做好这项工作，国家档案局又于2007年3月印发了《关于做好宣传贯彻工作的通知》。按照《通知》的有关要求，各中央和国家机关应在2008年底之前完成本机关文件归档范围和保管期限表的编制及审批工作。但由于今年国务院机构改革和各机关重新核定“三定方案”，一些机构重新调整，一些机关内部机构的职能重新划分，影响了部分机关的编制工作，推进速度不如预期。目前，已有全国政协、最高人民法院、中央组织部、中央宣传部、中央统战部、中央外宣办、人民日报社、国办秘书局、教育部、科技部、公安部、人口计生委、人民银行、海关总署、国家质监总局、税务总局、广电总局、新华社、中科院、社科院、气象局、银监会、证监会、保监会、自然科学基金会、烟草局、测绘局、邮政局、外汇局、外文局、交通银行、全国妇联、中国民主建国会等近50个单位完成了本机关文件归档范围和保管期限表的报送、审批工作，约占中央和国家机关数量的三分之一。目前，国务院机构调整和各机关重新核定“三定方案”工作基本结束，还没有完成编制工作的单位，要抓紧做好工作。
一是要高度重视。中央和国家机关编制本机关文件归档范围和保管期限表，是贯彻落实《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》的客观要求。《规定》是一部部门行政规章，具有法规效力，每一个机关的档案工作都应该遵守。大家知道，机关档案工作是国家档案事业的基础，而文件归档范围和保管期限表是机关档案工作和国家档案事业的基础，因为归档范围决定着文件能不能变成机关档案，决定着文件是存是毁；保管期限决定着档案的寿命和去向，保管期限短的寿命就短，就进入不了国家永久性的档案资源体系，就不能长久
地被社会所利用。所以，制定机关文件归档范围和保管期限表是机关档案工作乃至整个档案事业的根本。这件事不做好，机关档案工作就没有做到点子上，就没有抓住根本和要害，要想做好机关档案工作，那将是徒劳的。这个根本抓住了，机关档案工作和国家档案事业的根基就牢靠了；反之，基础不牢，地动山摇。各中央和国家机关应该高度重视这项工作的重要性，把这件事当作机关档案工作的基础性工作、根本性工作、决定性工作来重视，当作头等大事来抓。严格按照《规定》的精神，从思想上、行动上增强贯彻落实《规定》的主动性和自觉性，克服编制工作中的畏难情绪，切实把机关文件归档范围和保管期限表的编制工作作为加强机关档案基础业务建设的重要方面来抓，作为加强国家档案资源建设的重要举措来抓。
二是要抓紧工作。这次机关文件归档范围和保管期限表的编制工作不同于以往的编制方法，编制工作要求做细、做深、做实，以便使各机关编制的文件归档范围和保管期限表具有较强的针对性和可操作性。做好这项工作，需要机关各内部职能部门的密切协调与配合，需要档案部门工作人员认真调查、仔细研究。一个机关的文件归档范围和保管期限表，从编制到审批，需要方方面面、上上下下征求意见，需要反复进行修改，耗时比较长。因此，完成编制与审批工作需要相对较长的工作周期。这项工作时间紧、任务急、工作量大，各机关要精心组织，周密安排，宜早不宜迟。有关中央和国家机关档案部门要积极行动起来，把责任落实到人，由资深和骨干人员承担编制工作，并把已经编制好的单位的文件归档范围和保管期限表借鉴来作为参考，抓紧编制本机关文件归档范围和保管期限表，务必于2009年年底前完成。国家档案局将在适当时候就此发出通报。
三是要确保质量。各机关要以《通知》为依据，按照国家档案局《关于做好(机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定)宣传贯彻工作的通知》的有关要求，特别要结合落实今年1月全国档案工作暨表彰先进会议部署的建立“两个体系”的要求，结合本机关实际，认真把好编制本机关文件归档范围和保管期限表的质量关。编制体例要遵循国家档案局的有关要求，做到排列有序、层次分明，内容表述力求言简意赅，保管期限划分准确。各机关在编制工作中如遇到问题，请随时与我局有关业务部门联系。我们将认真研究编制工作中遇到的问题、难点及特殊情况，共商合理的解决方案，确保编制工作质量，使各机关编制的本机关文件归档范围和保管期限表既符合《通知》的要求，又符合本机关实际。
各中央和国家机关报送我局审批的文件归档范围和保管期限表，我是十分重视的，工作再忙，我也都逐条推敲，并提出修改意见。我在看的过程中，重点注意两类文件的两个方面。两类文件一是指涉及到人的文件，二是指属于履行本机关主要职能的文件。两个方面一是看这些文件是否归档齐全了，二是看这些文件的保管期限是否够长了。我提出的修改意见也都集中在这两类文件的两个方面。因此，我提请今后各单位在编制工作中，无论是具体编制人员，还是审核人员，也更加重点地注意这两类文件的两个方面，确保把涉及到人的文件，涉及到本机关主要职能的文件归档齐全并适当延长其保管期限，从而使机关档案全面反映本机关的各项主要职能，既能满足机关各项工作的利用需要，又能满足人民群众的利用需要；既能满足当前的利用需要，又能满足长远的利用需要。
第三，要全面提高中央和国家机关档案整理质量，促进档案基础业务建设。
为切实加强中央和国家机关档案基础业务建设，确保机关年度归档文件及时归档和整理，提高机关档案整理质量，2006年8月，国家档案局印发了《关于在中央和国家机关开展年度档案整理质量检查活动的通知》，确定对机关年度档案整理质量进行专项检查。在中央和国家机关开展这项活动，是新形势下加强国家档案资源建设，促进机关档案基础业务建设的一项重要举措。《通知》下发后，各中央和国家机关高度重视，加强领导，积极响应，对照国家有关机关档案工作的法规规章、标准要求，对本机关年度归档文件材料进行了认真细致的收集和整理，国家档案局会同有关机关组成检查小组对年度档案整理工作进行了质量检查。到目前为止，已有80多个机关单位接受了检查。从检查情况来看，绝大多数机关档案整理质量基本符合标准和要求。在2007年度受检单位中，最高人民法院、中央警卫局、中央统战部、中央政法委、中央编译局、求是杂志社、国家民委、民政部、司法部、铁道部、水利部、商务部、新闻出版总署、体育总局、安全监管总局、林业局、知识产权局、新华社、自然科学基金会、粮食局、红十字总会等单位的档案整理规范有序，质量较好。今后，国家档案局将继续在中央和国家机关开展年度档案整理质量检查活动，并将加大检查的力度。对这项工作，各单位主要应注意三点：
一是要明确内容。根据《通知》的要求，国家档案局当年检查的是各机关完成上一年度文书、科技、电子、会计、声像、照片等档案的收集整理情况。在检查过程中，不只是检查单一门类档案整理质量，而是多门类档案整理质量，不只是检查单一门类档案的管理，而是注重本机关档案的综合管理。这就要求各机关档案部门真正履行《机关档案工作条例》赋予机关档案部门的职责，统一管理本机关全部档案，避免一个机关多种门类档案多头管理、各自为政的现象。
二是要认真对待。国家档案局每年从10月份开始对部分中央和国家机关开展年度档案整理质量检查，受检机关的名单当年上半年以书面形式通知各机关档案部门。各机关档案部门负责人要及时向单位领导汇报，并对上一年度档案整理情况展开自查并写出自查报告。国家档案局根据各机关自查报告，组织检查小组对机关年度档案整理情况进行抽查。受检机关无特殊原因，不得将当年检查延后到下一年度。从这两年检查情况来看，少数单位因未完成年度档案整理而两次延后，对检查工作产生一定影响。各机关要高度重视年度档案整理质量检查活动，国家档案局将会在每年年底将当年档案整理质量检查情况向各中央和国家机关通报。
三是要积极整改。对档案整理质量检查过程中发现的问题，各受检单位要认真研究，提出切实可行的解决方案，积极整改，不要检查一过就万事大吉。档案整理是一件细致繁琐的工作，往往其中一个环节出问题，就会产生牵一发而动全身的后果。有的机关档案整理质量较差，发现的问题较多，返工整理的工作量就相对较大，但不论困难有多大，整改工作必须在规定的时间内完成，否则，问题就会越积越多，积重难返。国家档案局将对整改工作任务较重的单位进行复检，确保年度档案整理质量检查活动扎实推进，使档案整理质量达到标准化、规范化要求。
第四，要积极协助做好政府信息公开工作，切实为广大人民群众服务。
为落实《中华人民共和国政府信息公开条例》，推进国务院各机关政府公开信息集中向社会提供利用，方便公民、法人和其他组织依法获取政府公开信息，维护其合法权益，今年5月，国家档案局中央档案馆按照《条例》要求，在北京市宣武区永安路106号建立了中央国家机关政府公开信息查阅中心，作为国务院各部委政府公开信息集中查阅的场所，负责汇集和提供国务院各部委政府公开信息，并配备相应的设施、设备，为公民、
法人和其他组织获取政府公开信息提供阅览、抄录、打印、复印等服务。建立中央国家机关政府公开信息查阅中心是落实《政府信息公开条例》的具体举措。这一中心的建立，为人民群众开辟了了解党和国家方针政策的场所，提供了维护他们自身合法权益的依据，搭建了帮助群众解决实际问题、化解矛盾的平台，为国家档案资源建设和档案信息开发利用注入了新的活力。建立中央国家机关政府公开信息查阅中心是国家档案局中央档案馆与国务院各部委档案部门的共同任务，是为人民群众服务、为党和政府中心工作服务的一项重大举措，也是一项重要成果。为进一步做好 《政府信息公开条例》的贯彻落实工作，国务院各部委档案部门要从以下两方面人手，协助做好政府信息公开工作。
一是要积极主动地为本机关政府信息公开机构做好档案提供利用服务。对于近年来各机关产生的文件要进行认真梳理，主动提供给本机关政府信息公开机构进行审查，确保应公开的政府信息得到及时、准确、全面的公开。国务院各部委政府信息公开工作是否及时准确，是否全面细致，直接关系到查阅中心的工作质量和利用效果。因为查阅中心的公开信息是按国务院办公厅的要求，通过互联网与国务院各部委政府网站建立链接而获取的。
二是要及时将本机关的政府公开信息提供给查阅中心。查阅中心及时、全面汇集国务院各部委的政府公开信息，才能方便公民、法人和其他组织依法获取，使查阅中心真正成为国务院各部委政府公开信息的集中查阅场所，并有效发挥作用。目前的主要问题是，查阅中心收到的政府公开信息不全、一些机关没有及时上载，一些机关信息更新不及时，国务院办公厅秘书局的同志已到中央国家机关政府公开信息查阅中心做了调研，下一步，我们将把有关情况向国办汇报，并以适当形式通报。希望各有关档案部门积极协助本单位有关部门，把本单位的政府公开信息及时、全面地提供给查阅中心。
第五，要积极有效地开展档案数字化工作，提高档案管理水平和服务能力。
当前，随着信息技术和网络技术在档案工作领域的广泛应用，中央和国家机关档案信息化工作稳步推进。一些机关在提高办公信息化水平的同时，实施档案管理与办公自动化无缝链接，实现文档一体化管理。一些机关将档案信息化系统纳入机关办公自动化总体布局中，实现了对电子文件生成、运转、归档、管理、利用、迁移或销毁等整个生命周期的全方位控制。一些机关按照《纸质档案数字化技术规范》对本单位档案全部或部分地进行了数字化，同时还对其他类型档案和不立卷档案数字化问题进行研究，为高效、便捷地管理与开发利用档案信息资源奠定了良好的基础。在向中央档案馆移交档案的单位中，有三分之一以上的单位进行了档案数字化工作。但是，随着档案数字化和已数字化电子版档案数据移交工作的开展，一些问题也随之出现。主要表现为：一是缺乏标准化的规范体系。各级机关档案数字化建设的环境和目的不同，采用的方式也不尽相同，形成的电子版档案数据类型格式各异，不利于数据的移交和整合，影响档案信息资源的共享。二是片面追求档案原文的数字化，忽视档案目录数据库的建设，直接影响了数字化档案的管理和利用。三是有些档案数据扫描不够完整，影响到对档案信息的全面管理与开发。四是对档案数字化加工的关键技术问题、数字化加工中的档案信息安全和保密技术问题、数字化档案信息如何应用于本单位的办公自动化系统筹问题研究不够，管理错位。这些都需要认真加以研究解决，以确保档案数字化工作的顺利开展。目前主要应注意以下几点：
一是要提高认识，积极推进。在当今社会发展节奏越来越快、信息公开程度越来越高的形势下，档案利用的时效越来越快，利用的范围和对象也越来越广。档案数字化工作促进了档案工作由传统管理模式向现代管理模式转变，由传统利用模式向现代利用模式转变，不但可以便捷全面地提供档案信息，而且可以有效地保护档案原件，确保档案实体安全；不但可以促进档案在机关利用，而且可以促进档案向社会提供利用，更充分地发挥档案信息资源的价值。因此，我们应该积极开展，大力推进，以此为抓手，全面提升机关档案工作的水平。
二是要统筹规划。数字化工作需要耗费大量的人力、物力，如果建设不当，不仅达不到预期效果，而且会造成巨大的浪费，还会出现档案实体和信息的安全等一系列隐忧。对此，数字化建设必须在档案信息化建设方针指导下有计划、有步骤地进行，统筹协调好档案信息的数字化工作。
三是要加强基础工作和全程控制，保证档案数字化质量。档案数字化工作中无论建立档案目录数据库、进行档案原文扫描，还是数据检索，提供利用，都离不开数字化前处理的分类、整理、著录、鉴定等各项基础工作。数字化工作流程复杂，任何一个环节出现差错，都将影响整个数字化工作的质量。因此，要做好档案数字化的全程控制，注意全面的质量检查，加强数据的全方位质量控制，对全过程进行管理，保证档案数字化的质量。
四是要建立档案数字信息安全保障体系。数字化档案信息的安全保障工作，不能完全照搬传统档案的安全管理模式，必须着重加强主机安全、网络安全、数据库安全等方面的工作，配备必要的软硬件设施，建立健全信息安全管理制度。同时要加强对数字化加工人员的安全管理和教育，以完备的防范体系来保证档案数字化工作各个环节万无一失。
五是要规范电子版档案数据，保证移交质量。中央档案馆为了统一标准，有效整合各部门移交的电子版档案数据，制定了《中央档案馆电子版档案数据接收规范及要求》。今后移交进馆电子版档案数据要严格按此规范执行。这个规范保证了档案数据与档案实体的一致性，移交进馆的档案数据具有通用性和易迁移的特点，在此基础上才能对移交的电子版档案数据进行有效整合，有利于档案信息资源的开发利用，也为各单位在中央档案馆建立了一套基础数据的备份，并可保证各单位数据的查询和迁移。此前中央档案馆接收的一些单位的电子版档案数据，由于存在格式不统一等问题，现在无法使用，下一步还需要到有关单位进行相关数据的拷贝，希望有关单位予以大力支持。
档案数字化建设是一项复杂的系统工程，牵涉到法规、政策、管理、技术等方方面面，许多问题需要深入探索研究。我们必须抓住国家信息化建设和加强信息资源开发利用的契机，创新工作机制，稳步加快档案数字化建设的步伐，充分发挥档案信息资源的作用，推动档案事业的发展。
第六，要努力加快档案移交工作步伐，全面加强国家档案资源建设。
为做好中央和国家机关向中央档案馆移交档案工作，国家档案局中央档案馆于2001年下发了《2001年一20lO年中央、国家机关向中央档案馆移交档案时间安排》，要在此期间接收100余个中央和国家机关1980年前形成的档案。从2001年至2008年9月，已有70个单位向中央档案馆移交了约50万卷档案及相关档案数字化加工电子数据、资料、照片、光盘、实物等，其中17个未列入移交安排表中的单位也向中央档案馆移交了档案。
依法向中央档案馆移交档案，是中央和国家机关的一项重要职责和任务。做好这项工作，对加强国家档案资源建设，确保中央和国家机关档案的完整与安全，为党和国家工作大局服务，具有十分重要的意义。
几年来中央和国家机关档案移交工作取得了很大成绩，主要体现在：
(一)统一思想，周密部署。各有关单位认真贯彻《档案法》、《档案法实施办法》和王刚同志关于档案移交工作的讲话与批示精神，许多单位的领导亲自组织召开工作会议，听取有关档案移交专项工作汇报，做出重要指示，要求把档案移交工作纳入领导议事日程，作为一项重要工作列入工作计划，提前做好准备。同时成立档案移交工作领导小组、档案鉴定工作领导小组，研究并切实帮助档案部门解决移交工作中遇到的困难和问题，把移交工作作为本单位的一件大事来抓，从人、财、物各方面给予极大支持。许多单位为此更新了档案部门的相关设备，为档案顺利移交提供了有力保障。
(二)严格管理，扎实工作。各单位档案部门制定了相应的规章制度，组织参与档案整理、移交工作人员认真学习相关标准和要求，为移交档案的鉴定、整理工作打下良好的基础。有关部门为保证档案按时移交，对需要移交的档案进行全面的清点和数量统计，核算所需工作时间，制定了详细周密的工作方案、工作流程和计划，明确了职责和任务，对档案整理的各个环节进行严格的监控，保证了档案移交准备工作的有序进行。按照《中央、国家机关向中央档案馆移交档案质量检查内容和评分标准》对移交档案进行鉴定、整理，努力做到全宗划分清楚、分类科学合理、文件材料齐全完整、案卷质量符合要求、检索工具方便实用。根据《评分标准》进行评分，2007年以来移交的档案基本上都能达到94分以上。
(三)结合实际，提前移交。在领导的重视、支持和档案工作人员的努力下，有些单位将档案提前两年或一年移交，如发展改革委、侨办、测绘局、劳动社会保障部(现人力资源社会保障部)。有些单位在完成1980年以前档案移交的同时，还将所移交档案的年份向后延长，将1980年以后的档案也移交给中央档案馆，如：中国兵器工业集团公司、中国航空集团公司、全国工商联、工业和信息化部(电子部)移交到1982年；中央机构编制委员会办公室移交到1987年；中国石油天然气集团公司、求是杂志社、中国核工业集团公司、中国航天科技集团公司、劳动社会保障部(现人力资源社会保障部)移交到1988年；中联部、测绘局移交到1989年；文物局、工商总局移交到1990年；中国国际工程咨询公司移交到1992年；发展改革委、中国船舶重工集团公司移交到1993年；科技部科技成果档案、中国船舶重工集团(保存的原第六机械工业部档案)移交到1999年；中直机关工委、纪念堂管理局、中办机要交通局移交到2000年。
(四)加强鉴定，确保安全。一些单位在档案整理移交过程中，重视档案的鉴定工作，专门成立鉴定工作领导小组，对移交的档案，特别是绝密档案，按照《保密法》的有关规定，进行特殊标注，并在档案移交说明中将档案重点说明(如侨办、测绘局、工业和信息化部)，使中央档案馆在利用工作中能与档案移交单位及时进行沟通与协商，既便于档案的保管和提供利用，又保证了档案信息的安全。
为保证档案整理移交质量，根据已向中央档案馆移交档案工作情况，特别是存在的问题，在这里着重强调以下几点：
一是要摸清家底，收集齐全。摸清家底，做到心中有数，使待移交档案齐全完整，是移交工作的前提。各单位在移交工作启动之初，应彻底了解本单位档案特别是应移交档案的数量、保管期限、整理状况，将各种载体(包括纸质、音像、照片、磁介质等)的档案及相关资料收集齐全。为保证全宗内档案的完整齐全，应将本机关各部门外借的档案全部收回。需要特别指出的是，个别单位为了某种需要，把应当移交的档案抽出，有的甚至把本机关的档案原件交给了其他部门，人为地割裂了档案的完整性。这是《档案法》、《档案法实施办法》都不许可的。
二是加强沟通，密切配合。为保证档案整理和移交工作顺利进行，共同做好这方面工作，各有关单位在拟移交档案开始整理前，请及时与中央档案馆联系，双方充分沟通，依据档案整理进馆标准和档案移交单位的实际情况，共同协商制定档案整理移交方案。我们将密切配合，随时与相关单位协商解决整理过程中出现的问题，对整理后的档案质量进行检查，确保档案的整理质量。
三是全程监控，确保质量与安全。全程参与和严格管理，是确保档案整理移交质量和安全的关键。移交单位如能安排由本单位档案人员进行整理是最理想的，但如果因各种情况而由外单位人员参与整理或其他相关工作的，移交单位要指定本机关档案人员参加到档案整理工作的全过程中，进行严格的管理与监控，保证整理质量，防止出现档案被毁及失泄密问题。
基建档案管理工作是基本建设工程管理工作中的一项重要内容，直接关系基建档案作用的充分发挥，并与单位事业的发展息息相关。本文对基建档案管理展开了探讨，分析了基建档案管理工作的定位，并对其管理要点及实践进行了详细的介绍，旨在为基建档案管理工作的开展提供参考。
关键词：
基建档案；管理要点；实践
随着我国社会经济的快速发展，基本建设工程项目的建设也越来越多。在基建项目建设过程中，基建档案是单位事业基本建设的真实记录，是单位档案的组成部分之一，其管理工作也是单位管理工作的重要组成部分。加强基建档案管理工作对提高基建工程的质量，促进单位事业的发展具有十分重要的意义。
一、基建档案的管理内容
基建档案主要指的是进行基建项目时所涉及的各种信息资料，例如立项文件、审批文件、招投标、设计稿、勘察、施工、监理以及竣工验收过程中所形成的档案，包括文字、图纸以及声像等各种形式。它对于工程维护、管理、改建、重建以及扩建提供重要依据。
二、基建档案的管理模式
（一）施工前对档案的管理方式
基建工程在施工之前，档案管理者需要把归档套数、验收标准等要求写入合同中，从而可以为业主的档案文件进入归档而提供依据。如在此过程中，有特殊的需求，需要提前在合同中注明或者约定。例如参与科学院基建项目的合同中需作出如下要求：施工单位需要整理符合科学院建设项目的档案，然后移交给相关的建设单位。此外，还需要另编一套和规划管理以及城建建设相关的档案归入当地的档案馆保存。
（二）施工初期对档案的管理方式
基建项目开始在施工的初期，需要对设计进行交底以及图纸会审，同时要求对参建单位相关的工作者参与档案交底的培训，主要的培训内容有：档案归档的标准、范围、渠道以及业务流程，然后把最终的档案标准分发给各单位。通过组织业主参与培训的方式，有利于参建单位更好地了解与掌握业主对档案的需求，从而能够对档案的验收工作做好准备。此外，在工程进行预付拨款之前，需要监理单位一起做好审核工程中的分部、分项划分表，这对于基建档案管理工作能够有效了解具体工作内容，从而便于管理人员开展工作。
（三）建设中至竣工验收对档案的管理策略
对于项目施工而言，其中所涉及的各个单位情况需要做好检查和管理的工作，例如监理单位以及项目管理等单位，可以根据工作的实际情况进行按月、按季开展检查工作。通过月度检查可以督促相关的施工单位高效整理各种资料，从而保障项目中的资料能够形成准确的档案资料。工程项目进入中后期，此时需要项目建设中的相关单位进行讨论，如施工单位、项目管理以及监理单位等做好档案归档准备工作；需要得到城建管理单位所出具相关认可文件之后，再组织竣工验收工作，并通过会签形式明确项目档案的范围，进而完成档案初步管理的工作。
（四）档案备案与验收前的档案管理
这是工程竣工与验收工作之后，需要进一步加强对档案进行汇总，然后再移交到城建档案管理单位。当档案完成备案之后，可以根据建设单位所提供的档案信息与要求完善档案的验收，并在工程结算之前做好整改与移交的工作。
（五）建设项目保修期的档案管理
一般情况下，建设工程进入保修期的日期是从竣工、验收合格时计算。因此，在保修款支付之前，需要全面对建设项目进行复核，并把参建单位所提交的档案做好整理，最终能够形成完备的基建档案材料。因此，这就需要根据工程建设过程中的不同阶段进行资料的整理工作，如合同管理、月度检查、交底、总结、分部分项划分以及归档范围等进行讨论和管理，保证基建档案管理工作能够取得良好的效果。
三、基建档案在管理工作中的要点
（一）各项归档材料保证是原件
根据原件定义需要做到两点：一个是非复制件，而另一个是最初形成。如在施工中，见证取样相关的记录、试验以及测量资料等都需要进行现场填写，从原则上必须保证这些档案能够有较高的标准并存档。然而，受到施工单位以及工地条件的限制，资料如果出现过脏的情况，则不能进入存档。此外，还需要做好单位公章加盖和复印的准备，用复印件代替原件。除此之外，有的是一些电子签名的资料，这些都是误解了原件的含义。因此，除了一些特定的物资以及试验资料之外，其他的归档材料要求必须是原件，同时不能通过名章、电子签名等形式代替原件。
（二）重视图纸签章
在项目建设工作中，施工图需要具有执业人员、勘察设计相关的企业等进行图章与签字，同时还需要做好加盖公章；而在竣工图中，则需要严格地根据国家标准中的要求而进行设计竣工图（50mm×80mm）。需要注意的是，竣工图章必须保持在八个字框中完成全部填写，主要的内容有：编制人、日期、施工单位、审核人、技术负责人、监理单位以及总监等。在这些资料收集方面，除监理单位以及施工单位可以直接用名称刻印之外，剩下的人都必须是手签。
（三）收集项目中的照片档案
参与基建项目过程中所涉及的资料较多，此时需要做好各种档案资料的收集、整理以及保存的工作，其中一项就是对照片档案进行收集和整理。如在工程项目进入开工之前，需要对工程的地貌、地形进行拍照保存，而在进行工程拆迁、建设时，需要根据实际的工序进行照片验收。这些照片是反映相关工程建设的重要资料，同时也对项目在维修、管理以及改扩建中可以发挥重要的作用。
（四）对电子文件资料的收集
目前，电子化档案管理能够便于用户进行查询、利用相关资料。因此，需要根据建设工程中相关电子版资料进行收集。如项目的设计、施工以及竣工资料中所涉及的各项电子版资料都需要做好保存、移交。在此过程中，需要注意的是电子档案的文件名必须要和纸质文件中的名称保持一致，并且在内容方面也需要和纸质文件做到高度的对应。而对于一些特殊的手写资料则需要进行扫描，转化为PDF的文件再进行归档。如竣工与验收的记录、质量报告、图纸会审、工程洽商以及竣工图等，卷内的目录需要刻成相关的光盘，同时和卷内资料的电子版保存于同一光盘中。
四、关于基建档案的具体管理工作
（一）监理需要发挥自身的管理职能
在档案管理工作中，监理首先要在合同中明确对档案管理的责任、对项目建设中的各种内容加强管理，如在勘察、设计以及施工过程中，必须保持档案文件能够进入科学的整理与归档的程序中。此外，在审查、勘察、设计以及施工中，必须要向相关的单位做好档案移交的工作，尤其是项目的竣工图，必须保证项目文件具有真实、准确以及完整的意见签署。此外，监理还需要在监理大纲当中加入一些档案使用以及管理工作中的各种细则进行约束工作。这就要求项目中的监理单位必须要配备一定数量的专职收集以及管理的工作人员，专门负责监理中各项资料收集、整理以及移交工作。
（二）总包单位在档案资料的收集中需要提升积极性
在基建档案管理的工作中，其中的资料形成必须是保持高度真实、完整以及准确性，也就是做到“谁形成、谁负责”的原则。在这一过程中，要求总承包单位做好资料审查以及汇总，同时保证档案资料的完整、齐全。此外，有的业主对承包单位所负责的建设内容不熟悉，从而难以在档案形成中充分地保证其质量。因此，这就需要调动相关的总包单位在档案资料的收集过程中逐步提升积极性，做好不定期地检查各个分包单位中对资料的收集以及整理工作开展的情况，进而保证档案资料的完整性以及真实性。
（三）项目建设单位需要做好全面负责的准备
1.提前整理项目建设中的档案。在基建开工之后，建设单位中的资料档案管理人员需要根据项目在资料准备阶段中所提供的资料进行归类。此阶段设计的内容主要有：立项的文件、项目建设用地以及征地文件、拆迁文件等，这些资料必须要加强整理和管理，此外，还有建设勘察、测绘、图纸设计以及招投标等相关文件，通过提前完成这些工作，能够减轻档案资料在验收时进行整理的工作量。2.各个单位需要编制档案管理的指导书。由于参与基建项目的单位非常多，而各个单位对于档案资料管理以及处理的水平都参差不齐。因此，在档案资料整理以及管理过程中难免会出现各种问题，对此要求各个单位进行编制指导书，便于档案资料在管理中能够有一定的参照，如档案封面样板、目录、备考表以及组卷方法，以保证各方档案在形式上保持统一。3.把握施工的过程。档案人员需要根据工程的实际情况而走访工地，充分地了解项目施工的工序以及流程，便于能够对各个分部、分项中所涉及的资料进行梳理、组卷，从而形成案卷。
五、关于基建档案在管理中的注意事项
（一）接口档案
由于项目建设有来自不同专业、单位等进行交叉作业情况，这对档案管理而言较为困难。因此，在接口工作方面需要注意保持统一性。如在安装设备中，对基础工程具有较高的依赖性，而施工单位则需要在交叉作业中做好档案信息的接口处理，保证项目建设中档案的完整性。
（二）承包单位对档案管理
有的业主会和承包单位签订合同。如建设中的桩基工作以及各种安全防范，较为常见的有：消防、人防、防雷以及电梯，这些要求具有较高的专业水准。在这一过程中所形成各种档案，由于业主对其中是否准确、完整没有充分的把握，就需要依靠相关的监理单位以及承包单位的帮助，提升业主对项目的认识能力以及信任度。综上所述，在基建档案收集以及管理的工作中，需要加强对工程中的各项资料进行规划、施工以及维修做好记录，这是单位在进行档案管理工作中最为重要的组成部分。因此，档案管理人员需要提升各个基建单位的归档意识，同时遵循档案原则，不断完善管理制度，从而保证档案管理的工作能达到标准化和规范化。
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关键词： 人事档案；管理；对策
中图分类号：F272.92 文献标识码：A 文章编号：1006-4311（2013）16-0178-02
0 引言
人事档案记录着个人的经历和实践，是个人思想品德、业务能力、工作表现的原始记录。它不仅可以反映出人们经历、学历和技术职称，同时还可以反映个人的社会关系和奖惩等情况。在为个人求职、单位求才提供动态、真实、有效的原始资料和数据方面，人事档案起着举足轻重的作用。因此，人事档案必须保管好，管好、用好人事档案，对人力资源开发起着重要作用。
1 目前医院人事档案管理现状
我国医院人事档案管理情况不容乐观，主要存在两大问题。一是对人事档案管理工作中的意义认识不足，另一个问题是人事档案管理方式陈旧及管理手段落后。具体表现如下：
1.1 对人事档案管理工作中的意义认识不足：在我国，医院并非公益性机构，需要依靠利润维持其生存。由于档案工作不能为医院直接创造经济利润，因而医院的档案管理工作在管理模式、管理制度、管理人员等方面存在着许多问题。其主要原因在于医院领导对档案管理的意义认识不足，缺乏重视。
1.2 人事档案管理方式和管理手段相对落后：目前，我国大多数医院，从管理的设备、环境等硬件设施到管理理念、管理思维等软件装备无不暴露出陈旧、落后。如果档案原件损毁，便会造成不可估量的损失，甚至无法弥补。但医院却未及时转换管理方式，为档案管理工作增添了不必要的麻烦。
2 在医院人事档案管理工作中应注意的问题
医院人事档案管理必须要树立新的管理观念，创新和完善管理制度，逐步实现档案管理的规范化、网络化。
2.1 注重档案保护，加强档案保管是提高档案利用价值的条件：注意档案保护至关重要，如果在档案材料形成时，选择了不适宜的纸张和字迹材料，就会给档案保护工作留下隐患。目前，各单位大量的档案材料仍是纸张，记录档案的字迹材料耐久性越好，档案的寿命就越长。所用墨水中最好的是碳素墨水，禁止使用耐久性差，容易消褪的纯蓝墨水和红墨水等，纸张避免使用复写纸等耐热差、易吸水的材料，在形成材料时要仔细认证，避免出现涂改等硬伤出现，以减少对档案的保管和利用等不利的影响。
在档案外借时，要严格执行借阅登记制度，明确责任。在调阅时，取放档案要轻拿轻放，阅档时应爱护档案，使其不被涂抹、撕破等等，一旦发生档案毁损，及时采取措施，尽量修复。
2.2 科学分类，合理编目，把好“三龄一历”审核关，是提高档案利用价值的基础。干部档案涉及到考核、学习、奖惩、工资、任免等方面，而每一个方面有包括许多细节，为了保证档案材料的规范、便于查阅，对于收集到的档案材料，应按要求进行分类、排列、编目，使档案材料整齐有序，达到有目可查。首先在立卷过程中，要充分考虑文件在来源、内容和形式上的一致，坚持一类材料归在一起，如入党等系列材料，归在一起，以保持档案材料的整体性与完整性。档案整理中“三龄一历”的确认工作是人事档案整理工作的收尾也是整项工作的重点。在“三龄一历”的审核中，出生日期、参加工作时间、学历这些都牵扯到个人的切身利益，在确认过程中本着对组织负责、对个人负责的原则，一丝不苟，多方核对，必要时通过组织认定、个人了解等多种渠道来确保“三龄一历”的认定结果准确无误，为以后的选拔干部、退休等提供最权威的依据。同时也提醒我们在以后的工作中要及时的发现在学历、出生日期、工作时间上出现的偏差及早纠正，防患于未然。
2.3 收集档案完整，是提高档案利用价值的前提。收集材料是档案工作的首要环节。在档案工作中，材料收集的完整与否，对其他环节影响极大。如果材料收集的不够齐全，在整理中就不能很好地保持材料之间的内在联系，进而导致在档案利用中由于收集不全、缺损，调阅利用时就达不到应有目的。在日常工作中，材料收集不齐主要有以下两种原因：一是后学历等档案材料干部自己保管，认为这样方便，怕归档后查找不便，手续烦琐，没有及时归档的意识。二是各单位在日常形成的档案材料归档不及时。要使档案收集齐全，首先要设立专人管理档案，加强档案人员的业务培训，增强其责任心。其次还必须结合实际，做好档案管理宣传工作，增强工作人员的档案管理意识，主动自觉地把有价值的档案资料移交。
管档人员在接收档案时要认真审核档案中材料是否齐全确保档案完整无缺。发现材料不完整或有缺失时要及时的与发档单位联系，以免时间过长再补充时造成不必要的麻烦或增加成本，档案管理规则中明确规定档案不得与本人见面，因此在出现档案材料缺失的情况下，组织可以给与补充的不应告知本人，需要本人补充的材料也应该向本人讲明要求补充的理由，以免造成档案造假或管档人员的错误印象，为档案管理工作带来不必要的麻烦。
2.4 加强档案工作的基础建设：提高对档案工作的重视程度，在档案工作中严格按照《干部档案工作条例》第二十七条规定去做，一方面要建立专用档案库房，配置铁质的档案柜，另一方面还要在库房内设置空调、灭火器等设备，库房设施要做到“六防”，即防火、防潮、防盗、防蛀、防光、防高温。
在信息化建设的今天，应充分利用先进技术和手段管理人事档案，统一开发人事档案信息管理系统，实现人事档案管理工作的电子化、科学化。
2.5 提高档案工作人员的素质是实现档案管理目标的保证。培养档案工作人员热爱本职工作，无私奉献的精神。档案管理工作是项细致、繁杂的工作，这就需要不图名不图利，兢兢业业，扎扎实实的苦干实干，一点一点的积累基础资料，耐得住寂寞，具备吃苦耐劳的毅力与恬淡平静的心态。更需要档案工作人员积极主动，尽心尽职地去做好档案的各项工作。
提高档案工作人员的业务能力。档案工作不同于其它工作，其独特之处在于：在专业理论上，入门容易，精通难；在人员能力素质的要求上，应付容易，高水平难，因此档案人员应拓宽自己的知识面，应该自我加压，自觉钻研，积极主动地学习档案专业知识，提高业务水平。
培养档案工作人员认真的工作作风。档案管理工作是一项操作性极强的工作，它要求工作人员必须具备认真、仔细、口风严密等优良的工作作风。在工作的过程中做到不该看的不看，不该记的不记，不该说的不说。尽职尽责地做好自己的工作，对于档案中所记载档案内容保密是一个档案人员所应坚持的最基本的原则，决不向任何与档案管理无关的人员透漏任何关于档案的信息。所以档案工作人员要提高对档案的认识，提高对档案工作的重视程度，转变工作作风，切实提高工作效能。
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