计划经济时期，档案实行行政式管理主要凭借指令性的业务指导来完成，档案要想发挥行政管理职能则必须依据行政命令才能实行。所以在计划经济时期，指令性的业务指导有效推动了档案事业的健康发展。在计划经济时期，人们虽然也将其理解为业务指导，但都意识到这种类型的业务指导带有明显的强制性，因此，在一定意义上可以说，也可以将其认为是法和命令，要求下级部门一定要无条件执行，依靠行政性命令档案工作才能有效进行，带有一定的强制色彩。这种情况并不只是存在于档案行政管理部门当中，在计划经济时期全部行政机关都带有这样的特点。
我国实行改革开放已经30多年了，当前已经发展为社会主义市场经济时期，政府式的行政管理已与当前发展的时代不相适应。因此，依法行政得到了人们的认可。在这种变化当中，首当其冲的是档案部门。随着依法行政的逐步实行，国家推出了《档案法》，进一步明确定位了档案行政管理部门的主要任务。当前人们也高度重视依法行政的实施，重新认识到档案行政管理职能，计划经济时期的指令性业务指导已与当前时展不相适应，因此务必实行依法行政。而行政档案行政管理职能的部门，也不再属于一个固定的部门，同时承担着业务指导与法规的制订工作。但由于受到传统意识的影响，人们的日常行动还没有体现这种认识，特别是在当前的基层，指令性的业务指导依然占有较为重要的成分。
一、法定的档案行政管理职能简释
依据《档案法》第六条“县级以上地方人民政府的档案行政管理部门负责管理本地的档案事业，同时具有指导与监督当地机关、团体、企业事业单位档案工作的责任。”从中可以明确，档案行政管理主要针对的是社会档案事务，但不是管理实体档案或档案工作。也就是说这种管理主要是管事而不是管理一个单位一个部门，更不能管理当中的某一个人。也可以这样说，档案行政管理主要负责与档案工作有关的工作和事。而管理不重视结果，重点关注的是管理过程。在以前的档案管理工作中，档案工作只是重点指导一个系统一个单位的档案管理工作，主要是提高档案工作人员水平，使其能够做到科学管理内部档案实体。所以档案行政管理部门工作面临着大量的困难，虽然也做了大量的服务工作，但却得不到相关部门的认可。
二、 如何才能做好档案行政管理工作
(一)档案行政管理必须依法行政。在行政管理过程中要求首先做到依法行政，档案行政管理也适用于这一点。在依法行政过程中，当中的依法包括《档案法》，但还包括关系到档案事务的一切法律法规。《档案法》具有核心地位，档案行政管理部门在开展工作中首先要遵守《档案法》，需要提出的是其中的内容和要求原则化严重，不具备明确的操作措施，所以在实行档案行政管理过程中，就不可避免地应用一切关系到档案事务的法律法规，只有做到上述这些，才能顺利开展各项工作，才能使档案行政管理收到较好的效果。有统计数字显示，在河南省与“档案”有关的法律法规就有17部之多。这些与档案管理有关的法律法规全部适用于档案行政管理工作。在实际开展档案行政管理工作中发挥这些涉及到档案事务法律法规的作用，可以有效解决档案实际管理过程中出现的“不到位”问题。
(二)档案行政管理必须遵循分级管理的原则。依据《档案法》要求，档案行政管理要实行“统一领导，分级管理”，同时明确指出了不同档案行政管理部门的工作职能与权限。所以，在实际档案行政管理工作中一定要依据法律规定去落实，不然就有可能出现“越位”现象。如在实际工作过程中，在业务考核指标中把村级建档工作下发到各级档案管理部门，如果县级档案管理部门将其理解为一项重要的档案管理工作，要实行亲自入村开展指导与帮助，但其实这种做法不符合上述管理规定，没有遵守自身行政管理职能的规定，属于管理中的“越位”。而应该采取的做法是，以《档案法》和《村民委员会组织法》为基础，对乡镇、民政部门的档案机构工作进行指导与监督。也可以这样认为，在实际开展档案行政管理过程中，要以《档案法》为主要依据，同时结合与档案管理工作有关的法律法规开展规范性管理。真正做到分级管理，实现对档案管理部门的指导与监督工作，做到这一点，档案行政管理工作就不会出现“越位”现象。
在当前的档案行政管理部门当中，都设置有业务指导与法规科，要求业务指导部门不适宜再沿用当前名称，可以改为档案管理指导处与档案指导处，主要工作就是在档案管理工作中进行指导、奖励、培训、宣传、教育等，不再带有强制性特点。法规处的主要职责是检查档案行政管理工作、处罚工作、执法监督等，制订档案业务标准、规范、政策等文件，还具有一定的强制性特点。
(三)增加机构，加强内部监督。要想实现依法行政的目的，首先要做好内部监督工作。在一定条件下，可以设置档案执法处，也可以称为“档案执法队”，主要负责强制性工作，其中，可以自行处理一些违法案件。法规处的主要职责就是档案行政监督、审核执法队处理一些案件的情况、制订业务标准等，负责监督同级档案馆的工作、监督下一级档案部门的工作、进行行政监督等。档案管理指导处的主要任务就是执行一些非强制性指导命令。
城建档案工作是档案工作的一部分，同时又是城市建设管理的一部分。在执行有关法律法规时，一要参照《档案法》。因为《档案法》规定了各级档案行政管理部门的主要职能，就是指导和监督，其中监督就是执法。二是要参照《中华人民共和国城乡规划法》（以下简称《规划法》）。因为在《规划法》中涉及到城建档案工作，是在工程竣工验收后必须向行政主管部门移交城建档案资料。依据《档案法》《规划法》，国家住建部颁布了《城市建设档案管理规定》（以下简称《规定》），使城建档案管理工作可以有法可依，有章可循。城建档案馆要做到依法治档，必须用足这些政策和法律法规赋予的权力，这一系列的法规和规章，明确了城建档案事业在国家经济建设和社会生活中的地位和作用及具体操作规范，这些法律法规和规章的出台，将城建档案的管理纳入了城市建设法规系列，推进了城建档案工作的规范化、科学化，标志着城建档案管理工作进入了一个新阶段，为城建档案事业创造了一个良好的外部环境，使城建档案接收工作由被动变为主动。城建档案在城市建设中发挥着巨大的作用，是为城市规划、建设、管理服务的。根据《规定》住建部出台了《建设工程文件归档整理规范》(以下简称《规范》)。在《规范》中规定了城建档案归档文件及其质量要求，对归档内容、归档文件范围、质量要求、立卷的原则、方法、编制、整理，还有工程档案的验收与移交制定了详细的国家标准。依据《规定》《规范》的要求，城建档案设有18个大类、102个属类。城建档案馆档案工作人员通过努力，尽量建立健全档案门类，丰富馆藏，可是存在接收渠道不畅通、接收难的问题，使有些大类档案至今还是空白或少之又少。只有疏通档案接收渠道，加强法律法规的建设，逐渐建立起门类齐全，结构合理、符合质量要求的馆藏体系，才能使城建档案工作健康发展。
二、依法治档，严格执法城建档案馆是以城市为单位建立的永久保存城市重要
城建档案资料的基地，是各有关方面，有关人员研究、利用城建档案的中心，是为城市积累和贮存城建档案，为城市规划建设和管理服务的。《档案法》赋予了档案部门监督职能，有法可依，但是关键在于实施和监督。可是在实施这些法律法规的过程中，并不是很顺利。按照《规范》《规定》要求，在城市建设中形成的工程技术档案要移交城建档案管理部门进行管理，而在城市建设中形成各种专业的工程档案，按照城建档案分类大纲要求，分为18大类，可是我馆自上世纪80年代建馆以来现存的档案大类，其中城市建设管理类、工业建筑类、民用建筑类居多，市政工程类近两年在领导与相关部门的疏通下陆续进馆，城市规划类和公用设施类都数量有限，交通运输类、名胜古迹园林绿化类、城市科研类、人防军事类、声像类等大类档案很少，甚至有的大类还是空白，如水利防灾类、工程设计类、地下管线类，这些档案大多数保存在行政主管部门。所以我们城建档案馆现存档案门类不齐全、结构不合理、没有形成系统的管理体系。自建馆以来，形成了以提供利用为重心，业务指导为中心，重服务轻监督，重指导轻执法的工作方式。指导和监督是相互依存的两个方面，指导、监督的力度不够，要依法治档，杜绝违反档案工作法规的事，及时补救。加大力度宣传贯彻法律法规，取得相关部门、领导的支持与配合，严格监督，才能出效益、出质量。城建档案的业务指导既具有行政管理职能，又有执法监督的职能，同时又是一项专业技术活动。城建档案的业务指导是一种法定的档案行政活动，而不是一般意义上的指导活动。有关档案工作和城市建设的法律、规章、制度，如《档案法》、《规划法》、《建设工程质量管理条例》等都是城建档案业务指导工作的依据，城建档案馆是城建档案业务指导的主体。如何依法治档，发挥依法治档的能动性，有效地执行城建档案法律法规？只有提高城建档案工作者的法律意识和法律修养，通过社会舆论和新闻媒介宣传城建档案法律法规、城建档案工作的重要性及城建档案的社会价值，领导带头学法执法，加大执法力度，才能依法解决存在的问题。
三、强化监督，促进城建档案执法
在城建档案法制建设中，依法监督，是法律赋予的一项十分重要的职责。有效地实施监督，可以减少违法行为。在城建档案管理部门，建立管理完善、制约有效的监督机制，加大执法监督力度，发挥法律监督、行政监督、群众监督、舆论监督的作用，保证执法权力依法行使。如何能有效实施执法监督机制？一要健全组织，依法行政的水平与部分领导执法队伍素质密切联系在一起。加强领导，提高认识，充分认识依法行政工作的重要性、长期性、艰巨性，把依靠政策管理转变到依靠法律法规管理。二要学习法律法规，提高依法行政的水平，提高执法队伍的水平，加强执法队伍建设，我馆的执法队伍有具有专业职称的工作人员，参加城建档案执法人员培训，取得执法人员执法证，持证上岗。他们不仅仅是城建档案工作者同时还是执法者。档案行政执法工作效率在很大程度上取决于档案执法人员综合素质及执法水平。执法人员要认真学习和熟练掌握档案法律法规，在明确自身权利和义务外，还必须学习掌握其他法律知识，如《行政处罚法》《国家赔偿法》等，规范执法行为，严格执法程序和处罚尺度，做到执法工作经得起法律的检验、社会的监督。三要加强城建档案执法检查，通过纠错提高各参建单位的城建档案意识。用法来规范施工过程中的档案资料是否齐全、归档是否规范，否则责令整改，直至顺利移交进馆。这样，执法检查对提高参建各单位的档案意识和重视程度起到积极的作用，推动城建档案的收集工作。调动大家积极学法、遵法，才能创造依法治档的良好环境。
四、结束语
当今社会是一个法治社会，城建档案管理部门要坚持依法治档，而不是以法治档，避免将档案的法律法规作为摆设，切实认真履行法律赋予我们的职责。在工作中，充分运用城建档案法律法规规范城建档案的接收指导工作，宣传城建档案对社会的重要性和城建档案法律法规的要求，切实、有效地履行政府赋予的职能，正确行使执法权，通过合法的执法，强化监督，促进城建档案执法。
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一、监督档案的职能和主要内容
监督档案属工程技术档案,是对工程项目质量监督过程立卷归档,其职能是为工程质量监督站监督工作服务。根据国务院《建设工程质量管理条例》和建设部《关于建设工程质量监督机构深化改革的指导意见》的精神,工程质量监督站的职责、监督程序和内容,主要监督方式都有转大的转变:即按照政府赋予的监督管理职能,加大建设工程质量的监督力度,确保工程质量。监督工作必须包括如下程序和内容:办理工程质量监督注册登记手续;制定质量监督工作方案(或制定质量监督计划及质量“控制点”);对工程参建的建设单位、勘察单位、设计单位、监理单位、施工单位等各方主体质量行为进行监督;以抽查为主,辅以科学的测试手段,对建设工程的实体质量进行监督;工程竣工验收的监督;工程竣工验收后出具工程质量监督报告;受建设行政主管部门委托实施工程竣工验收备案;建立建设工程质量监督档案。由此可见,工程质量监督站的职责决定了监督档案内容。监督档案围绕工程质量监督站的工作程序和内容而建立,其意义深远,在新形势下的质量监督工作中,只有充分发挥监督档案的信息资源、咨询意识和监督作用,使之显示整体效应,才能充分体现工程质量监督工作在工程质量管理系统中的地位和作用。
根据工程质量监督工作程序的要求,监督档案包括以下三个方面:
(一)基本要求
1.建设工程应按单位工程建立监督档案,档案应及时、真实、完整。字迹工整,用档案要求用笔书写。
2.监督档案统一用国际标准用纸a4号(或统一表格),按档案管理规定装订。
3.监督档案应按工程重要程度保存,保存年限按有关档案管理要求。
(二)主要内容:1.监督档案封页:标明工程名称、建设、勘察、设计、施工和监理单位名称,开竣工日期及档案编号;2.档案目录;3.工程项目报监资料,包括:①委托工程质量监督注册登记表;②工程质量监督书;③施工单位、监理单位中标通知书;④施工图设计文件审查意见;⑤施工合同、监理合同的副本;4.工程参建各方责任主体单位的资质和有关责任人员资格审理登记表及签署的质量责任书,工程质量保证体系审查表;5.质量监督记录:①单位工程质量监督计划及质量“控制点”;②工程质量监督交底会议纪要;③工程质量整改通知书及整改报告;④历次监督抽查记录;6.结构(地基与基础、主体)工程报告;7.地基与基础、主体及单位工程质量监督报告;8.工程质量事故报告(或质量鉴定报告);9.工程竣工验收备案表(房屋建筑工程、市政基础设施工程);10.竣工图纸;11.其它内容:①委托见证人员授权书;②重新组织竣工验收通知单。
(三)质量监督工程师认为应归档的必要内容:包括结构检测记录功能性质量检验结论,涉及结构安全质量问题的有关文字记载、设计变更手续及图片、光盘、录象带等实物性见证材料。
二、监督档案的建立和归档要求
监督档案的建立要抓住施工现场和材料整理两个环节:前者是真实而客观地说明工程实体和环境质量控制的过程,是监督档案的基础;后者是完善监督档案的重要手段。建立监督档案的重要是要确保地基与基础、主体结构、竣工验收“三到位”的同时,对工程实体质量的抽查、巡检,然后向对工程参建各方的质量保证体系的监督上指导延伸。如果某一住宅楼工程,结构类型为砖混六层。按照 监督计划要求:首层砌体(样板墙)为“质量控制点”。一层砌体设计标号为m10水泥砂浆砌筑,二层以上为m7.5水泥砂浆砌筑。当一层砌体(样板墙)施工时,经施工现场检查实体质量符合规范要求,参建各方质量行为合法,制作m10水泥砂浆试块一组。质量监督工程师重点记录了试块制作情况和质量控制过程后转入下道工序施工。在工程进入二层砌体砌筑时,经查m10水泥砂浆强度值仅达到设计标号的92%,经设计单位演算可满足使用要求及时完善了手续,但仍造成了该工程的质量缺陷。为确保主体结构砌体质量,质量监督工程师及时会同施工单位和有关参建各方人员,加强了砌体砂浆的质量控制,从原材料和施工方法上进行了调整。在后期主体工程施工中,砌体强度都达到设计要求。因此,掌握第一手材料,跟踪工程质量及时处理质量问题,积累成果,变事后弥补为事前控制和事中控制,是每一项工程质量监督的重点,也是完善监督档案的方法。要把这两个环节紧密结合起来,是作好监督档案工作的基本保证。
监督档案应实行以质量监督工程师为主的立卷归档责任制,分房屋建筑工程和市政基础设施两类,按单位工程建档(市政工程为市政道路、桥梁和排水工程分别建档),从实施质量监督起止时间,在每项工程完成后要系统整理监督档案,内容上要有一定的技术含量和深度,具有专业性和综合性,并签字盖章齐全,前后一致,交圈完整,经部门主管领导审查验收后归档。
正确的归档程序很重要。工程项目建设周期长、点面多,质量监督工程师重实际工作轻档案管理的意识存在,影响了监督档案及时归档。因此,在制定工程质量监督计划的同时,也要作好监督档案的归档计划,对不同类型的工程项目,建立不同的归档计划。对于建设周期长的大型项目,高层建筑和市政工程,可按照单位工程,建档立卷,或由质量监督工程师根据工程实施阶段的监督工作情况进行归档。
归档手续应该是在单位工程(或子单位工程)监督任务完成后,工程竣工验收合格后十个工作日内,由质量监督工程师填写“单位工程质量监督档案归档说明书”经主管领导或技术负责人审核后,向工程质量监督站档案室移交。档案室档案管理人员验收合格后,由质量监督工程师和档案管理人员在“监督档案归档移交单”上共同签字。
三、加强监督档案管理应采取的措施
(一)更新领导观念。加强新时期监督档案工作的管理,在加大监督力度,狠抓工程质量的同时,注重监督档案的管理质量,把监督档案工作摆在议事日程,在人员配置、资金运用和管理条件上给予支持,提高工程质量监督站的综合管理水平。
(二)加强学习。要采取不间断、全方位的学习和业务培训方式,提高质量监督工程师队伍的思想和业务素质,增强责任意识和法律意识。正确运用条例、法规和强制性条文,掌握新形式下工程质量监督工作的重点,做到工程质量监督与监督档案归档并重,使监督档案的作用和价值得到充分和发挥,从而更好地保证建设工程的质量管理。
一、卫生防疫一务档案两级管理的原则
防疫业务档案两级管理是指在卫生防疫站档案工作管理委员会的统一领导下，将防疫业务形成的技术档案实行分别站级、科级两级管理。其内容有以下四个方面：
1将卫生防疫业务档案纳入站档案工作管理体系：同其他门类的档案一样，业务档案的管理也应在接受站档案工作管理委员会的统一领导，由站档案室负责具体组织实施。
2将业务档案分为站科两级：对业务活动中形成的大量疾病防治、卫生监督监测档案分别为站级业务档案和科级业务档案两个层次。
3站级业务档案管理：凡划归的站级管理的业务档案，由各科兼职档案员负责收庥、整理、立卷，定期向站档案室归档，交由站档案室统一保管和提供利用。
4科级业务档案管理：凡划归为科级管理的业务档案，交科保存，由各科兼积档案员负责收庥、整理、立卷，并负责保管和提供利用。二、站科两级档案范围的确定
(一)站级业务档案的划分及范围
在确定站级业务档案的范围时，应本着总体性、综合性、分析性及学术性的原则对档案进行划分。即要将那些反映主要业务工作的总体水平的材料以及在基础监督监测上形成的综合性、分析性并具有一定学术价值且保管期限长的材料确定为站级档案，以确保站存业务档案能够全面反映和概括本机构业务活动及工作水平。总体来看，站级业务档案的范围有以下几个方面：
1业务工作法规、标准及技术方法的研究档案。包括有关证书、研究报告、编制说明及验证报告等。
2年度或跨年度的法定传染病、地方病及中小学生常见病等疾病防治方案及总结、疫情流行病学分析、疫情流行趋势预测等。
3年度或跨年度的卫生监督、监测的总结分析。
4重大事故、疫情暴发、中毒调查处理的有关材料包括调查报告及现场调查记录及有关的行政行政处罚材料等或年度综合性分析总结。
5专题调查。包括调查设计、调查报告或总结，统计汇总等材料。
6各项业务工作的统计月报、年报。
7省市级以上刊物上发表的业务论文。
(二)科级业务档案的划分及范围我国各级防疫站在日常业务活动中更大量地、更直接地是形成服务对象档案，即在对其所辖区内或对被划定为本站管理的单位所提供的经常性的疾病控制、卫生监督监测服务中所形成的材料。这些材料的保管周期不易确定，需随所服务的企业的存亡而定，而且不少材料还因工作需要逐年加以补充，因此存科保管更为便利。此外，卫生防疫工作成果的取得周期长，其疾病流行及防治规律得自于长期的大量的日常性监督监测材料的积累。这些常规性监督监测材料不仅对当年的疫情分析有用，更可能是在若干年以后，能从中发现和分析出疫情流行规律。因此，这些一般性、经常性业务活动形成的材料不能因为有了综合性或总结性报告，就可以随意处置，而应做为科级业务档案存科保管。科级业务档案的范围有以下几个方面：
1卫生监督材料
(1)预防性卫生监督材料：包括所辖区内或直管单位许可证审批、复验材料；新、改、扩建项目审查材料。
(2)常规性卫生监督监测材料：包括对所辖地区或监测点或直管单位公共卫生监测材料，包括监测记录、记事，监测小结，控制结果，监测报告以及经常性卫生监督检查、抽查材料。
2一般性违法案例、疫情、污染事故、食物中毒的调查处理材料，包括个案调查表，现场调查记录(笔录)，人员寻访记录，检验结果及处理报告等。
3行政处罚材料，包括监督笔录、检验报告、合议记录、听证记录、处罚决定书、结案单及送达回执等。
4各类所辖产品鉴定及出具证明材料；广告登记管理材料。
5从业人员健康体检、卫生知识培训材料，包括体检表、检验单、统计表；培训计划、教材及小结等。
6咨询工作材料，包括咨询登记、记录及小结等。
7各种毒理检验、化验材料。
三、实行两级管理的意义
1两级管理有利于解决档案储藏空间与业务档案数量间的矛盾
我国各级防疫机构中，档案室档案库房大多狭小，根本无法容纳全部的业务档案，因此，只能将那些保存价值更大、保存期更长的档案集中到站档案室中，而一般性的，基础性的材料只能分散在科室保存。但这种分散管理也是纳入全站档案工作统一布署和指导下进行的。
2站级管理有利于防疫业务工作整体水平的提高
首先，站级业务档案管理可使站档案能够反映业务工作全貌和工作水平，对于站领导及时把握全局，做出正确决策提供了有力依据。其次，由于站级业务归档范围明确将具有总结分析性、学术性的材料交站归档，从而要求各科业务人员不能再仅停留在做一般性工作小结，而是要在大量的监督监测材料上做进一步的加工，形成分析性报告，从而促进了业务工作的提高。第三，站档案室人员针对业务档案开展信息加工，通过各种编研材料为全站科研防病工作服务，有利于防疫机构科研工作的开展。第四，站级档案管理便于开展站际防疫信息的交流，为全市甚至全国的防疫工作提供利用。
3科级管理是有利于满足防疫业务工作日常的需要
防疫业务有延续性，在对监测点、直管单位的监督监测中，要经常使用其前一年或前几年形成的监督监测档案；特别是随着生产经营单位的变化，有些档案还要不断进行补充或注销。如直管单位许可证档案、建设项目档案等就属这种情况。因此科级管理就可以及时满足卫生防疫的日常需要。
四、两级管理的实施
1建立健全档案工作网络
两级管理是通过档案工作网络层层的管理而实现有序的实施。因此，建立健全档案工作网络是这产行卫生防疫档案两级管理的组织保障。
建立档案工作网络即在站一级设立由主管站长牵头、各科主任参加的全站档案工作管理委员会，负责全站包括业务档案在内的档案工作的领导、规划，提出业务档案工作的总体要求，并协调解决在实行两级管理中的各种困难。站综合档案室则依据站档案管理委员对业务档案的总体要求，具体制定业务档案的各项管理制度，除管理站级业务档案外，还要对科级业务档案管理进行督促指导。各
科设兼职档案员，在站档案室的指导下进行站级业务档案的归档及科级业务档案的管理。这样的档案工作网络使业务档案由无序变为有序的管理。
2建立切合实际的业务档案管理制度
对种类繁多、形式各异的业务档案，要实行科学规范的管理，就必须建立切合实际的业务档案管理制度。首先，在制定业务档案归档范围和归档制度时，站档案室人员应深入各科室，了解各科主要业务活动，再结合卫生部“全国卫生防疫工作规范”关于业务活动形成材料范围的规定，经与各科密切协商，具体确定符合业务实际的各科站级和科级业务档案的归档范围。其次，对于各科的科级业务档案也要同站级业务档案一样，提出统一的立卷要求，以确保科级档案立卷的规范，但可使用不同的卷皮，以示区分；第三，严格科级秋档案的保管及利用制度，任何个人不得将档案据为已有。
3加强对兼职档案员的培训和指导
各科兼职档案员大多熟悉本科室的业务，档案知识相对贫乏。因此，要做好业务档案的立卷归档，就必须加强对他们的培训和指导。档案室可定期举办档案业务培训班，并将档案业务学习列入兼职档案员继续教育的学习内容，进行学分评定，以提高他们学习档案业务的积极性。同时，档案室人员也要主动指导科室立卷和编目。
4推行责任制，加强考核
[关键词]档案；行政执法；问题
[作者简介]黄媚，现供职于玉林市玉州区名山街道劳动保障事务所，广西玉林537000
[中图分类号]D63 [文献标识码]A [文章编号]1672―2728(2007)05―0156―03
档案行政执法是维护档案事业健康发展的重要手段，是巩固党和国家各项工作发展的基础，是保护人类活动真实历史和社会发展客观规律重要依据的举措。开展档案行政执法，是为了不断提高人们的档案意识，加强档案法制建设，防止档案违法行为。档案事业建设功在当代，利在千秋。如何加强档案行政执法，使档案事业得以健康发展，这是广大档案工作者必须认真面对的课题。为此，笔者在这里就档案行政执法谈几点值得思考的问题。
一、档案行政执法主要存在的问题
1987年国家颁布实施《档案法》，全国各地档案行政部门开展各项执法检查活动，对依法管理档案和发展档案事业发挥了重要的作用，总体上看，档案行政执法方面取得了一定成效。但随着社会改革的不断深化发展，近年来在开展档案行政执法工作中，还存在着一些必须解决的问题。以玉林市为例，从2002年至2006年，共开展三次全市性档案行政执法检查，其中，市人大办公室和市档案局联合开展一次；市法制办和市档案局联合开展一次；另一次是由市档案局组织各县(市)区档案局交叉检查。从检查情况看，全市档案工作还存在不少问题，主要表现在以下几个方面：
(一)不按规定归档和移交档案
按规定，各单位当年成形的文件资料应在次年6月份归档完毕；对国家规定的应立卷归档资料，必须按照规定，定期向本单位档案机构或者档案工作人员移交，集中管理；按照国家规定各有关单位归档整理好的档案在本单位保管满10年后，定期向本地方行政区域内的国家档案馆移交，实行集中统一管理。从玉林市开展的三次档案行政执法检查中发现，少部分机关、团体、企事业单位违反《档案法》的规定，应归档的档案资料不能及时整理归档，有长期不建立档案和不开展档案工作的行为。市直机关有2％的单位文件资料长期不整理归档，档案行政部门每次检查都向这几家单位发限制整改通知书，而这些单位总是应付了事；县直机关有5％的单位档案和档案工作长期处于不整理归档和无人管理的状态；不移交档案、不按规定向档案馆移交档案的市直机关单位占10％，县机关单位占20％。
(二)档案文件资料收集不齐全
在检查中，不难看出，应归档文件资料收集不齐全，即立档单位在自己开展职能职责范围的工作中形成了的文件资料没有按规定收集齐全整理归档。这种情况的存在是普遍的，如全市市县两级机关单位，应归档的文件资料能收集95％以上进行整理归档的单位占10％；能收集到90％以上进行归档整理占30％；能收集到80％以上的占80％；有相当部分单位存在着历年积存下来应归档而零散的和领导手上掌握的文件资料收集不起来归档的现象。特别是专门档案没有收集整理归档，如声像档案、实物档案、基建图纸等。档案文件资料收集不齐全，这样发展下去，将造成地方档案馆馆藏档案资料欠缺的后果，将严重漏失应进馆的档案。
(三)档案保管条件差。安全隐患多
一些单位、部门档案保管无专室，保管条件与“三铁八防”的要求相关很远，严重威胁着档案的安全；档案乱堆乱放，档案尘埃满地。虽然大部分单位有档案室，但多是与杂物混在一起，有的甚至屋顶漏雨。
(四)档案工作得不到重视、管理混乱
一直以来，人们对档案和档案工作缺乏全面的认识，不了解档案和档案工作的功能、作用、性质、地位及内涵；有关领导和部门也对档案工作认识不足，不够重视。经检查，发现还有一些单位没有把档案工作纳入本单位年度工作计划或目标管理责任制，也没有建立档案管理各项规章制度和明确分管档案工作的领导，也没有专职或兼职档案员，谁都可以随便直接利用档案。
(五)档案人员业务素质低
由于档案人员变换频繁，一些单位领导往往不考虑档案工作是一项业务性很强的工作，随便安排人员来应付工作，致使许多档案工作人员没有经过岗前培训，没有业务基础知识，这就使得档案工作人员素质与新时期档案工作要求很不相适应。
(六)档案事业经费投入少。不按规定列入财政预算
部分县(市)区政府及少数机关、事业单位没有加强对档案工作的领导，也没有把档案事业建设列入国民经济和社会发展计划。如在检查中，发现博白县档案馆已经连续好几年没有列入县财政的经费预算，办公经费都由档案馆(局)自己解决，档案馆建设没人关心、过问，这就严重影响了档案事业的健康发展。
二、影响档案行政执法的主要因素
从检查得到的结果看，玉林市档案工作所存在的问题反映了行政执法工作仍处于弱势阶段，与国家档案事业发展要求不协调。档案行政执法存在问题的原因是多方面的，既有表面上的因素，也有内在的根源。笔者认为，长期影响着档案行政执法的主要因素有以下几方面。
(一)档案和档案工作意识淡薄、档案法制观念不强。是档案工作得不到明确落实的关键因素
长期以来，人们对档案和档案工作缺乏全面的认识。尽管档案部门积极、努力地通过媒体、板报、标语等各种形式向社会宣传了《档案法》，但大多数单位领导认为学习宣传贯彻《档案法》与本部门、本单位的职能工作无关，只是档案行政部门的事。由于有这种因素的存在，导致了许多国家工作人员对档案和档案工作一知半解或全然不知。
(二)档案人员业务水平不高。变换频繁。是影响档案工作正常开展的直接因素
在开展的档案行政执法检查中有这样的情况，即多数机关、事业单位都是配备兼职档案员。这些兼职档案员在单位兼职事务太多，缺乏系统的业务知识培训、档案业务基础知识差、档案业务水平偏低，导致了归档不按时、所整理的档案归档质量不符合要求，严重影响了档案管理和工作正常开展。
(三)档案工作监督指导力度不够，执法监督机制不够完善，是影响档案业务建设和执法不力的主要因素
从近年的几次档案行政执法检查来看，如果档案工作监督指导不力，那么档案业务建设将很难开展。尤其是对于多数单位档案业务建设中存在的问题，即使已在检查中明确指出并下发整改通知
书，但由于档案行政部门人员过少，过后无人抓监督、抓落实，也就无法追究责任。这些现象的出现，反映了档案部门监督力度不够，有指导、无监督。档案行政执法监督机制不够完善，各项规章制度没有很好实施，使得在档案行政执法检查中，执法人员只能是看在眼里，明白在心里，监督整改措施不了了之，最终仍然未能督促受检单位如期整改，直接影响档案法制建设的前进步伐。
(四)档案工作得不到重视，档案工作人员干劲不足，是影响档案工作的消极因素
档案工作是一项既要投入，而眼前经济利益又不明显的工作。这往往导致相关领导对档案工作存在着偏见，即档案工作说起来重要，做起来次要，忙起来不要。实际工作中，档案人员工作做得不少，领导就是看不见，在档案工作方面的投入，总是得不到相关领导的支持，这就大大打击了档案工作者的积极性，造成档案工作人员有消极心理，干劲不足，成为影响档案工作欠活力的因素。
三、解决档案行政执法存在问题的办法
在新形势下，如何进一步加强档案行政执法工作，切实解决当前档案行政执法存在的问题，确保档案事业步入法制轨道，使档案事业健康发展。笔者认为应该采取以下相应的办法。
(一)加强档案行政执法监督指导作用
档案行政执法是否得到落实，就看档案执法监督指导起不起作用。要建立行政执法监督指导系统，充分发挥人大、权力执行机关和政府法制部门的主导作用，实行多层次、多方位、严而有序、相互制约的有效档案行政执法监督指导体系，加强监督权；要定期或不定期地对各单位、各部门档案工作情况进行检查监督，发现问题应及时提出，限期整改。这样，不但能保证各单位、各部门负责规范本单位的档案管理，而且还能对所属单位档案工作进行监督指导。总之，只有充分发挥好监督指导作用，才能确保档案工作的正常开展。
(二)档案行政执法监督和档案工作规范化、制度化
档案行政执法监督是贯彻实施《档案法》的必要措施和主要手段。各机关、各部门在档案行政执法监督机制中必须明确相关的职责、范围、权利、义务、方式，建立和完善档案执法制度和执法程序，保障档案执法活动科学化、规范化、制度化，还要建立法规执行情况的监督检查制度；各有关机关和部门既要相互监督，又要相互支持配合，确保档案工作有章可循、有序进行，促进档案行政执法监督工作规范化和制度化。
(三)严肃档案执法。依法依规查处各种违法违规行为
《档案法》《档案法实施办法》《档案工作条例》既然赋予了档案行政管理部门行政执法权，就应该从法律法规的权威性、严肃性、统一性来维护和确保档案工作应有的法律、法规地位，坚决贯彻实施《档案法》《档案工作条例》，做到有法可依、有法必依、执法必严、违法必究，维护档案法律法规的尊严。只有这样，才能做到依法依规治理档案工作中存在的问题，才能促进档案事业法制化建设和健康发展。
(四)加强档案工作领导。依法依规把档案事业发展列入地方国民经济和社会发展规划
切实加强档案工作的领导，把档案工作纳入国民经济和社会发展计划，纳入目标管理，列入领导工作议事日程，还要从思想上、行动上重视依法依规治理档案工作，切实解决档案工作中所必需的人力、物力、财力等实际问题，确保档案工作步入正常发展轨道。
(五)加强培训。提高档案执法人员素质
一、科学地规划和完善档案法规体系建设，为依法治档提供制度保障
档案立法是依法行政、依法治档的前提和保障。档案行政管理部门应加强档案管理相关配套制度建设，使档案工作有据可依，有章可循，为依法管理档案事业提供全面的制度保障。在档案立法工作中，应体现以下特点：
1．突出重点，体现社会服务性。应关注社会的热点、难点和焦点问题进行档案立法。如近年来，伴随企业改革的不断深化，许多国有大中型企业面临转制、并轨。在企业转制并轨过程中，由于对档案工作的重视不够，造成企业职工档案丢失的现象时有发生，而且这一问题已日显突出。由于没有档案，企业职工在办理医疗保险、养老保险等问题时就失去了原始凭证，使其合法权益得不到维护和保障。因此，档案行政管理部门应与有关部门共同研究，制定出台相关的规定，切实维护企业职工的权益。
2．着眼未来，体现时代性和前瞻性。随着科学技术的日新月异，电子文件和电子档案大量产生，如何规范电子文件的归档，加强电子档案的管理是一个亟待规范和解决的问题。如数码照相技术的飞速发展，数码照片在我们的工作和生活中大量形成。如何对数码照片加以规范和科学管理，也是档案行政部门需要研究和解决的新课题。
3．增强档案立法的计划性。档案立法应减少盲目性和随意性，增强计划性和科学性，这是提高档案立法质量的重要保障。
4．提高档案立法的层次。作为地方档案立法工作一般包括地方人大及其常委会通过的地方档案法规、地方人民政府最高行政长官以政府令形式签发的档案政府规章、地方档案行政管理部门独立制发或与其他部门联合制发的档案规范性文件等三个层次。由于档案立法层次不同，其发生的效力也不同，层次越高，其效力越大。
5．提高档案立法的针对性。档案立法要适应档案事业发展的需要，适应档案工作新领域不断拓展的需求，使档案立法能及时指导和规范不断发展的档案工作实践。如2002年至2004年，沈阳市档案局在全市开展了大规模的“档案进家庭”活动。为了规范和指导家庭建档工作，沈阳市档案局适时出台了《沈阳市家庭档案管理规范》。
6．建立和完善档案立法工作定期清理制度。档案法规、规章既要保持相对的稳定性，又要适应新形势的要求，适时进行修订、完善或废止，努力做到立法进程与档案事业发展进程相适应，确保档案法制的统一。
二、加强和改善档案执法，确保档案法律法规的有效实施
档案执法是依法行政的关键环节，也是档案法律法规得以贯彻实施的重要保障。各级档案行政管理部门要按照有法必依、执法必严、违法必究的要求，进一步加强和改善行政执法工作，做到严格执法、文明执法、公正执法。
1．增强法制意识，强化依法行政、依法治档理念。各级档案行政管理部门和行政管理人员作为执法的实施部门和实施者，其法制意识的强弱直接关系档案行政执法的效果。因此，档案行政执法人员必须不断增强法制意识，强化依法行政、依法治档理念，依法履行《档案法》赋予的职责，牢固树立职权法定观念，提高依法行政意识，切实做到合法行政、合理行政、程序正当、行为规范。
2．完善档案行政执法和档案行政处罚的相关制度。规范档案行政执法行为。程序合法、行为规范是档案行政合法和行政处罚决定生效的要件之一。为规范档案行政执法行为，确保档案行政执法合法进行，档案行政管理部门应制定相关配套的规章制度，制发统一的档案行政执法文书，制定档案行政执法工作流程及档案行政处罚程序，使档案行政执法行为和执法活动有章可循，提高档案行政执法工作的规范化水平。
3．强化档案行政执法检查工作，提高针对性和实效性。档案行政执法检查是档案行政管理的重要途径和手段。档案行政管理部门应切实转变观念，由权力导向型向规则导向型管理转变，由主要依靠行政管理向依靠法律管理的转变，切实加大档案行政执法检查工作的力度，以执法检查促进档案法律法规的实施，促进各单位档案工作的改进和加强。在档案执法检查中，要将档案行政执法检查与业务指导相结合，把业务指导工作中的难点作为执法检查的重点，提高执法检查的实效性，同时要把执法检查工作中发现的问题和不足，及时反馈给业务指导部门，进一步增强档案业务指导工作的针对性。
4．加大档案行政处罚的力度，严肃查处档案违法案件。行政处罚权是《档案法》赋予各级档案行政管理部门的权力。档案行政管理部门和执法人员要依法履行自己的法定职权，敢于执法，善于执法，及时纠正和查处各类档案违法行为，使档案法律法规得以贯彻实施。
5．加强档案行政执法队伍建设。依法行政最终要靠人去实施。从某种意义上讲，档案行政执法人员素质的高低、能力的强弱，决定着档案依法行政的质量和水平。因此，加强培训，提高素质，增强能力，建设一支懂法、善于执法、敢于执法的高素质的档案执法队伍是依法行政的重要环节。
三、开展档案普法宣传，为档案事业的发展创造良好的外部环境
档案普法是依法行政的基础。各级档案行政管理部门应努力构建以领导干部为核心、社会公民为基础、执法人员为重点的法律素质全面提高的宣传教育体系。
1．将档案普法宣传纳入本地区“五五”普法计划中。目前，正处于制定“五五”普法宣传教育计划时期。档案行政管理部门应积极努力争取，力争将档案普法宣传计划纳入本地区“五五”普法总体规划中，增强档案普法宣传的覆盖面，提高宣传效果。
2．充分利用新闻媒体开展档案普法宣传。新闻媒体作为大众传媒，其受众面广、传播范围大。档案部门要充分利用新闻媒体加大档案法律法规的宣传力度，以扩大档案普法宣传的社会覆盖面和影响。
3．拓展新渠道，利用互联网进行宣传。互联网已成为现代社会重要的大众传媒，档案部门要充分利用互联网生动活泼、图文并茂、传递迅速、宣传面广等特点，积极开展档案普法宣传，把档案普法宣传工作提高到一个新水平。
4．根据社会不同层面，提高档案普法宣传的针对性。根据社会不同群体开展形式各异的档案普法宣传活动，不仅针对性强，而且效果好。
四、完善档案行政监督制度和机制。强化对档案行政行为的监督
加强对行政权力的制约和监督是依法行政的核心。档案行政管理部门应真正建立起有权必有责、用权受监督、侵权要赔偿、违法受追究的权责统一机制。
1．强化档案行政机关内部监督，全面推行档案行政执法责任制。行政执法责任制是依法行政的重要保障。建立公开、公平、公正的评议考核制和执法过错追究制对于监督档案执法行为，提高执法水平，防止执法过程中的违法越权行为都具有重要意义。档案行政管理部门要全面推行档案行政执法责任制，依法界定档案执法职责，严密执法程序，细化执法标准，完善考核体系，规范行政行为，不断增强档案行政执法队伍的依法行政、依法办事能力，提高依法管理档案事业的水平，努力推进档案事业法制化进程。
2．强化外部监督机制。一是接受权力机关的监督。档案行政管理部门要自觉接受人大及其常委会的监督，可通过向其报告工作、接受质询、邀请人大代表视察档案法律法规贯彻实施情况等方式对档案行政管理部门依法行政工作情况进行监督。如沈阳市档案局建立了人大视察制度，每年邀请人大代表对全市部分地区和单位贯彻档案法律法规情况进行视察；二是接受政协的民主监督，虚心听取其对档案工作的意见和建议；三是接受社会监督，建立受理市民举报投诉制度等，依法保护公民、法人和其他组织对档案行政行为实施监督的权利。
档案行政执法是维护档案事业健康发展的重要手段，是巩同党和国家各项工作发展的基础，是保护人类活动真实历史和社会发展客观规律重要依据的举措。开展档案行政执法，是为了不断提高人们的档案意识，加强档案法制建设，防止档案违法行为。档案事业建设功在当代，利在千秋。如何加强档案行政执法，使档案事业得以健康发展，这是广大档案工作者必须认真面对的课题。为此。笔者在这里就档案行政执法谈几点值得思考的问题。
一、继续加大宣传力度，树立社会档案意识和档案工作者依法工作意识
“宣传是制约档案工作发展的瓶颈”，一位市局领导如是说。的确如此，他的论断来源于实践，档案宣传工作确实存在载体不新、思维过窄、观念陈旧的问题。那么在档案行政执法、坚持依法治档工作中，首要问题也要解决好宣传工作，使档案法制及档案工作深入人心，杜绝因不知法而违法的现象。要宣传一切和档案工作相关联的活动及其他形式的素材，在宣传形式上要突破思维，转变观念、创新载体，从上到下、横到边、竖到底，大范围、高强度地宣传，从而在全社会积极营造档案工作良好的社会氛围，进而为档案行政执法获取更广泛的社会支持。方法有二：第一是普及性宣传。要力争使与档案工作有关的公民、档案的利用者都能了解档案法规。利用和创造一切宣传机会，运用各种宣传工具，有计划、有步骤地开展学习宣传活动，让更多的人了解档案法规，特别是档案的作用，突出强调公民在档案事务中的权利、义务，为依法治档打下广泛的社会基础。第二是重点宣传。在宣传贯彻档案法规中。明确把各级领导、尤其是主管档案工作的领导和专兼职档案员作为宣传的重点。对这些重点人物，要在广泛宣传的基础上，结合其自身工作和业务特点，使其懂得法律规定的各自的权利和义务，真正了解重点法律条文的内容。
二、加强档案行政执法监督指导作用
档案行政执法是否得到落实。就看档案执法监督指导起不起作用。要建立行政执法监督指导系统，充分发挥人大、权力执行机关和政府法制部门的主导作用，实行多层次、多方位、严而有序、相互制约的有效档案行政执法监督指导体系，加强监督权；要定期或不定期地对各单位、各部门档寨工作情况进行检查监督，发现问题应及时提出，限期整改。这样，不但能保证各单位、各部门负责规范本单位的档案管理，而且还能对所属单位档案工作进行监督指导。总之，只有充分发挥好监督指导作用，才能确保档案工作的正常开展。
三、档案行政执法监督和档案工作规范化、制度化
档案行政执法监督是贯彻实施《档案法》的必要措施和主要手段。各机关、各部门在档案行政执法监督机制中必须明确相关的职责、范围、权利、义务、方式。建立和完善档案执法制度和执法程序，保障档案执法活动科学化、规范化、制度化，还要建立法规执行情况的监督检查制度：各有关机关和部门既要相互监督，又要相互支持配合，确保档案工作有章可循、有序进行，促进档案行政执法监督工作规范化和制度化。
四、严肃档案执法，依法依规查处各种违法违规行为
《档案法》《档案法实施办法》《档案工作条例》既然赋予了档案行政管理部门行政执法权，就应该从法律法规的权威性、严肃性、统一性来维护和确保档案工作应有的法律、法规地位，坚决贯彻实施《档案法》《档案工作条例》，做到有法可依、有法必依、执法必严、违法必究，维护档案法律法规的尊严。只有这样，才能做到依法依规治理档案工作中存在的问题，才能促进档案事业法制化建设和健康发展。
五、加强档案工作领导。依法依规把档案事业发展列入地方国民经济和社会发展规划
切实加强档案工作的领导，把档案工作纳入国民经济和社会发展计划，纳入目标管理，列入领导工作议事日程，还要从思想上、行动上重视依法依规治理梢案工作，切实解决档案工作中所必需的人力、物力、财力等实际问题。确保档案工作步入正常发展轨道。
六、加强培训，提高档案执法人员素质
一、坚持四项基本原则，认真贯彻执政者行党的路线、方针、政策，勤奋学习法律法规和政策，勇于实践，不断提高政治思想水平和业务水平，全心全意为人民服务。
二、坚持调查研究和实事求是的工作作风，求真务实，密切干群关系，加强与群众联系，虚心听取群众意见，接受群众监督。
三、积极为公民普及法律知识，讲解、宣传新颁布的法律法规。
四、做好法律咨询服务，为当事人耐心解答法律法规中的相关知识，恪守职业道德，对当事人热情接待、竭诚服务。
五、忠于职守，扎实工作，爱岗敬业，尽职尽责，服从领导，听从指挥，工作认真负责，遵守机关一切工作制度。
六、完成各项工作任务，讲求质量与效率，特别注重社会效益。
法制宣传教育培训制度
一、严格执行《湖北省法制宣传教育条例》，依法开展法制宣传教育培训工作。
二、培训工作坚持全面规划、统一管理，分别实施、分类指导，讲求实效的原则，做到年初有计划、年终有总结，按照计划完成培训任务。
三、培训讲究方法，注重效果，准备工作充分，坚持理论与实际相结合的原则。
四、培训应建立规范的培训档案。
五、培训坚持集中与分散相结合的原则，利用一切可以利用的形式开展各类培训活动。
六、坚持培训必考的办法，考试合格颁发合格证书。
七、对法制宣传教育培训工作的任务和职责，保障和监督。考核与奖惩等工作按照《条例》规定执行。
法制宣传教育档案管理制度
一、法制宣传教育档案由专人统一管理，未经允许，任何人不得调阅、借阅。
二、档案管理要做到“七防”，即防盗、防火、防潮、防光、防虫、防有害气体和微生物的侵蚀。
三、档案必须按规定排列，做到规范、整齐、有序，并定期清理核对工作，使档案目录与实际档案相符合。
四、档案管理人员工作变动，应严格履行移交、接交工作。
五、要认真做好档案鉴定工作，不得擅自销毁档案，如需销毁档案，应先编制销毁注册，由鉴定小组批准后在鉴定小组监督下销毁。
六、如档案保管不妥，造成毁坏和丢失，应按《档案法》有关规定严肃追究人关人员的责任。
普法依法治县工作指导标准（试行）
一、县委、人大、政府把普法依法治理工作纳入议事日程，党委有决定，人大常委会有决议，政府有规划。
二、领导机构建全，司法行政机关依法履行职能，配专人负责，业务经费纳入财政预算。
三、国家机关各部门管理规章、制度健全。
四、依法决策、依法行政，各项工作逐步纳入法制化、规范化轨道，推行执法责任制和执法过错追究制。
五、县人大常委会对“一府两院”实行有效监督。司法机关公正司法，依法办案。
六、领导干部学法形成制度，法制宣传教育工作扎实有效开展，公民法制观念不断增强。
七、各单位各部门依法治理面达到80%以上，各层次的普法依法治理有典型、有较系统的工作网络。
八、社会治安综合治理工作不断加强。
九、社会稳定、经济发展，人民生活水平逐步提高，两个文明建设协调发展。
十、各级干部参学率达到95%以上。职工要达到90%，居民和农民要达到80%，考试合格率达到90%以上。
普法依法治理工作领导小组办公室工作职责
一、贯彻落实普法工作领导小组、依法治县工作委员会的法宝意见和指示精神。
二、负责起草普法依法治县规划、年度计划，对实施规划提出修改和补充意见。
三、负责指导各乡镇、县直各单位普法依法治理工作实施工作。
四、对普法依法治县工作规划、年度计划的实施工作进行监督。
五、组织、筹办普法依法治县工作有关的会议和重大活动。
六、研究制订全县普法依法治县工作的规章制度、目标管理和考核、验收办法。
七、组织开展调研活动，总结推广普法依法治理先进典型和经验，及时向领导小组、工作委员会提供建议，当好参谋。
八、组织、协调各地、各行业、各单位开展不同层次的普法依法治理活动，并具体指导试点单位的试点工作。
九、组织开展全县普法依法治理工作的年度考核、检查、验收和总结表彰有关工作。
十、参与县人大、政府、政协组织的执行检查，并向有关部门提出建议。
十一、定期向普法依法治县工作领导小组和工作委员会报告工作或受领导小组、工作委员会的委托向县委、人大、政府报告普法依法治县工作进展情况。
十二、完成县委、人大、政府、政协和领导小组、工作委员会交办的其他工作任务。
宣教股工作职责
一、管理和指导全县法制宣传教育工作。
二、负责研究编制法制宣传教育工作计划和规划，并组织实施。
三、组织开展法制宣传教育日常工作，检查、督办和指导全县的法制宣传教育工作，负责法制宣传教育各类教材征订、发放及普法辅导材料的编印工作。
四、负责法制宣传教育工作报告、总结等各类文函材料的草拟、统计呈报及档案资料的收集、整理归档工作。
五、负责法制宣传教育工作的各类表彰的呈报经验，总结推广及调查研究工作。
六、负责法律培训中心的各项工作，组织开展全县干部职工的法律法规知识的培训、轮训工作。
七、完成局交办的其他工作。
法制宣传教育档案管理制度
一、法制宣传教育档案由专人统一管理，未经允许，任何人不得调阅、借阅。
二、档案管理要做到“七防”，即防盗、防火、防潮、防光、防虫、防有害气体和微生物的侵蚀。
三、档案必须按规定排列，做到规范、整齐、有序，并定期清理核对工作，使档案目录与实际档案相符合。
四、档案管理人员工作变动，应严格履行移交、接交工作。
五、要认真做好档案鉴定工作，不得擅自销毁档案，如需销毁档案，应先编制销毁注册，由鉴定小组批准后在鉴定小组监督下销毁。
六、如档案保管不妥，造成毁坏和丢失，应按《档案法》有关规定严肃追究人关人员的责任。
普法依法治县领导小组成员会议制度
一、领导小组会议由领导小组办公室负责办理，召开会议应报领导小组负责人决定，每季度至少召开一次会议。
二、领导小组会议实行议事制度。通报与普法依法治县有关的重大事项、重要讲话、重要工作情况，需作出的有关决定，必须报请领导小组会议决定。
三、每次会议确定一至二个主题，力争解决一至二个问题。
四、每次会议领导小组成员必须出席会议，出席会议人员未达到50%以上不得召开会议。
五、会议重大事项实行举手表决制度，表决事宜必须达到应到会议人数半数（不包括本数）以上，否则无效。
关键词 工程资料 资料管理 现代企业建设
中图分类号：S611 文献标识码：A
1实施背景
近年来国家下大力气加快电力建设，一大批电力建设项目纷纷立项上马。随着电力工程建设项目的不断发展壮大，其档案管理水平也有所提升。但由于受传统管理方法和固化工作理念的局限，电力建设工程项目资料管理工作仍存在一定不足，对其经济性认识仍不到位，有待从若干方面加以改进。
2 当前电力工程资料管理中存在的不足
（1）部分企业对于工程档案资料的重要性认识不足。部分施工单位只重视外业施工组织，不重视内业资料管理，仍然这项工作可有可无，形式主义。（2）工程施工文件材料质量不高，书写字迹耐久性差、竣工图及变更通知单等修改不规范。即在填写的过程中不注重资料的保存性和规范性，应付了事。（3）竣工档案收集困难。电力施工任务紧、人员分散，竣工档案收集工作往往由于人员已撤场、地域分散难集拢等特点难以收集齐。
3 加强电力工程资料管理工作的若干对策
笔者建议拟采用“总分总”的方式对工程资料管理的权限、责任和管理流程进行再造。基本思路是在分公司一级采用“总揽”的方式。即：本部作为信息集中和的主体，将管理标准、控制要求、协同信息、运营策划等职能管起来；在项目部一级采用“分部”的方式既：项目部作为中间环节将信息有效地传递到执行层，并加以监督，完善资料做好记录；在作业层采用“汇总”的方式。即：作业层分专业、分权属做好上级各项管理要求的执行实录，汇总至项目部一级的中间层。通过管理权属的明确和管理层级的划分，辅以专业岗位的配套设置，达到全面提升工程资料管理水平的目的。
3.1超前控制，工程档案管理与重点工程建设同步进行
自工程立项开始， 档案人员就制定档案工作管理体制、并根据工程的具体内容、特点，工程建设的进度分阶段分类制定档案工作计划，明确提出档案归档标准和质量等具体要求。为进一步完善档案管理制度，保证各施工单位、监理单位的文件有源可溯、有据可依，工程开工时就制定档案管理员岗位说明书，明确界定档案管理员的职责，并配套制定竣工文件编制办法、档案分类方案、文件材料归档范围、保管期限表等制度等制度，建立全方位、广覆盖的档案管理网络。在签订勘测、设计、施工、监理和设备采购合同时，要明确工程档案的质量、份数、移交工作及文件材料积累的范围、顺序，并记录存档，同时将已制定的相关制度发放至各参建单位。在工程档案管理过程中，各参建单位档案管理人员的管理意识和业务水平也是不容忽视的问题，为保证工程档案管理工作的完整性、准确性、系统性，可通过会议、培训、授课等方式明确各施工单位、监理单位的档案工作管理职责，按照“谁形成文件材料，谁立卷归档”的原则，界定参建单位在竣工文件方面应承担的责任。
3.2加强监督，确保档案管理工作的完整性
工程项目档案是工程建设各阶段的真实记录，是工程管理、维护、扩建的重要依据。由于工程档案具有广泛性、成套性、阶段性、专业性等特点，为保证工程档案管理的完整性，要求工程档案管理人员全程参与在建项目，确实参与项目的有关会议、专题活动、重大节点，了解工程建设的实际进展情况。在进行档案管理工作时，档案管理人员要及时制定档案管理工作计划，并根据工程进展情况，加强对工程档案资料的形成情况、流转情况的监督指导，并做好详细记录，保证工程竣工文件的完整性、准确性、系统性、规范性。
3.3跟踪指导，保证重点工程项目档案的完整和准确
为做好工程档案的监督、检查、指导工作，从工程立项开始，档案管理人员就要参与相关会议、重大节点、工程验收，及时了解工程的计划、规模、进度等情况，与参建单位管理人员保持联系，使工程进展与文件材料收集整理的进度一致，保证工程档案搜集工作的连续性、真实性和完整性。在对工程档案进行跟踪指导时，要有针对性地对施工中存在的档案管理问题进行相关指导，对发现的问题与监理单位、参建单位协同解决，认真商讨后制定解决问题的措施和方案。档案管理人员要严格遵守工程档案管理的相关制度和规定，例如工程原件必须归档；工程工程文件应字迹清楚， 图样清晰， 图表整洁； 竣工图完整、准确、清晰、规范， 修改到位， 与施工图设计、设计变更、洽商及质检记录相符合， 做到文、图、物相符； 编制原材料文件时， 应与报验单、出厂证明及试验报告一同组卷；做到工城建设变建设、边验收、边立卷，保证工程档案组卷质量及其成套性和完整性。
3.4 严把验收关，做好项目档案验收
工程档案的质量直接影响该工程今后生产、维护、改扩建的提供利用，因此，工程档案在保证其资料真实完整的同时，必须遵守“三结合”的原则，即建设单位档案人员与施工单位兼职档案员相结合、与监理工程师相结合、与建设单位项目经理相结合。工程档案管理人员在建立工程档案时必须认真审核，保证资料能够真实反应工程建设的实际情况，确保工程档案的真实完整。在工程验收时，建设单位应当与本单位相关技术人员、专兼职档案人员、监理人员共同监督指导验收，重点检查工程前期文件、各种隐蔽工程纪录、设计基础文件、施工技术文件、质量检验评定文件、监理工作文件、各项专业验收文件和竣工图等资料是否齐全，是否符合工程各阶段实际情况，审批手续是否齐全，资料是否符合归档要求等，将相关问题共同在验收前解决，把好工程验收关，保证工程档案的高质量。
工程档案作为工程建设的成果，设计施工管理多方面的因素，其管理的重要性不容忽视。工程档案管理者应根据该工程特点，可通过以上超前控制、跟踪指导、严把验收关等方法， 积极主动、服务创新，促进工程档案管理工作的全面提升，为工程项目顺利通过“国家优质工程”验收创造有利条件，充分发挥档案服务于社会的功能。
4 预期效果
在建立不同施工方案、不同技术路线的工程项目建设全套资料库的基础上，可对项目建设方案进行效率比选和经济比选。通过分析不同项目的投资回报率、成本―收益等数据，比较不同施工方案的经济效益，进而为今后类似项目建设提供经济最优化的施工方案。还可就不同技术路线进行效率对比，综合比较不同技术路线的工期、质量、成本等因素，选出效率最优化方案，从而为今后相关方案选择提供参考。从这个角度看，档案管理工作具有相当的经济学价值。
参考文献
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