一、抓好四个到位，夯实档案工作基础
(一)转变思想观念，确保认识到位。结合“小局大所”改革和基层工商所建设，提出了“档案工作是业务工作，也能促进执法力，促进监管效益”的理念，把工商所档案规范化建设作为一项重要工作来抓，并邀请威海市局、××市档案部门讲解《档案法》及相关法规，提高了干部职工对档案工作重要性的认识。
(二)加强组织领导，确保人员到位。成立了由分管局长牵头的档案管理领导小组，各科室、所都配备了_名熟悉业务、政治素质高、责任心强的专职或兼职档案管理人员，切实做到“四有”：分管有领导、管理有制度、存放有装具、管理有人员。同时，结合“岗位大练兵”活动，举办档案业务知识培训_期，促进了档案人员综合素质的提高。
(三)加大投入，确保软件硬件设施到位。为__个基层所建设档案库房___多平方米，配备档案柜__组，更换了统一制式的档案盒、资料卡片等，配备了微机、打印机、数码相机等辅助设施。同时，制定了《××市工商局档案管理工作制度汇编》，对立卷、归档、保管、保密、利用、借阅、统计、鉴定、销毁等__个方面做了详细规定，使档案管理工作立卷有据、归档有方、保管有制。
(四)完善考核奖惩，确保检查落实到位。将档案工作纳入岗位责任制考核，制定了考核奖惩措施，与其他业务工作一起布置、一起检查、一起考核、一起奖惩。将档案管理任务细化分解，落实到工商所每名工作人员，确保职责明确、责任到人。坚持定期检查和随时抽查、综合检查和单项检查相结合，对于工作开展好的单位给予表彰鼓励，并在物质奖励、评先选优等方面予以倾斜；对工作不力的单位，提出批评、限期改正，保证档案管理工作到位。
二、抓好四个环节，确保档案工作科学规范
（一）抓好科学分类环节，不断完善健全档案体系。一是健全档案类别。以《某省省工商系统档案管理工作规范》为依据，划分了经济户口监管档案、个体登记档案、文书档案、科技档案、图片档案等_大类档案，涵盖了工商所工作的方方面面。二是突出档案重点。把“执法监管”作为工商所档案工作重点，把“经济户口动态监管”档案作为主体工程抓好抓实。制定了《关于完善经济户口实行风险信用分类监管的意见》，将原有的经济户口、风险度分级管理、信用度分级管理、红盾帮扶等档案内容进行整合，全部纳入“动态监管档案”，使该类档案成为企业从“出生”、“成长”、“发展”到“日常经营行为”的完整记录。目前，“动态监管档案”已成为工商所档案主要组成部分，占基层全部档案数量的__%以上。
（二）抓好对接环节，健全档案齐抓共管机制。一是抓好基层和机关的上下对接。顺应改革后监管重心下移的形势，将原业务科室保管的档案材料下放到工商所，建立科室与工商所档案工作联系制度，加强局所之间的联系沟通，确保企业和个体工商户的经济户口信息能够及时载入工商所档案中。二是抓好工商所内部的横向对接。按“谁办理、谁收集、谁整理”的原则，落实了巡查人员、管片干部和办案人员档案管理工作责任，建立健全了执法巡查档案日整理、月汇总制度，使监管信息能够及时入档，达到监管无遗漏、档案无缺失的目标。三是抓好书式档案与电子档案的同步对接。坚持把日常巡查记录载入书式档案的同时，录入计算机经济户口管理系统，使巡查结果可以以书式和电子档案两种形式表现出来，丰富了经济户口档案内容。
（三）抓好形成环节，确保档案管理科学规范。一是严把材料收集关。把文书档案、业务档案、电子档案、实物档案、人物档案等档案收集责任，落实到工商所具体工作人员。二是严把材料整理关。制定了统一的档案整理标准，要求工商所档案人员对材料仔细鉴别，认真审查材料真实性、完整性和保存价值，确保档案材料齐全、手续完备。三是严把档案存放关。所有的档案都在工商所档案库房摆放。为使档案存放科学规范，推广使用了统一制式的档案盒、目录纸和标签。此外，将含有特殊内容的档案在档案盒侧立面进行特殊标记。如将食品业户和农资业户以“s”和“n”分别标注，将含有“红盾帮扶”内容的档案以红盾图案标注，企业的基本情况从档案盒外观上就可完整、清晰地反映出来。
（四）抓好检索环节，方便档案查阅。在__个工商所分别编制了案卷目录、全引目录、专题目录、文号目录等档案检索工具索引，并将所有的档案资料汇编，把收集到的档案信息重新组合，编制成全宗指南、历年文件汇编、组织机构沿革、大事记、人事任免、历年荣誉、基础数字等汇编资料，为今后工作开展提供可靠数据，进一步提高档案汇编的“含金量”。
三、抓好档案利用，提升档案规范化管理效用
积极开展档案利用工作，开展“向档案要效益”活动，使原来不说话的“死档案”变成了促进工作的“活源泉”。
（一）以档案促进执法监管工作。一是发挥档案效用，节约监管成本。在工商所设立“动态监管档案”，作为记录辖区经营业户的固定载体，使执法监管人员在短时间内就能通过记载了解到辖区内业户的基本情况，从而节约监管时间和成本。特别是在“小局大所”改革后工商所监管区域扩大、执法力量相对不足，以及基层执法人员岗位变动比较频繁的情况下，档案工作的重要性日益凸显。二是发挥档案效用，丰富监管方式。在今年的“执法百日会战”中，执法人员除坚持上门检查这种方式之外，还认真研究“动态监管档案”内容，通过档案记载对业户年检、出资、经营范围、日常经营等情况进行详细查阅，从中寻找执法监管突破口，做到在档案中找案源。
【关键词】流动人员；人事档案；管理
一、 人员流动现状
改革开放的新形势下，全国的流动人员人数逐年增加。据统计，“十二五期间”，我国流动人口每年增加约800万人，2014年年末已达到2.53亿人。一方面，高校毕业生在就业的过程中形成了大规模的人员流动。2015年全国高校毕业生人数创历史新高，达到749万人，比2014年增加22万，大学生就业面临严峻的挑战；另一方面，组织间再就业人员流动的数量也非常庞大。随着我国经济增长方式的转变，产业结构调整、国有企业改革等一系列宏观政策的稳步推进，造成一大批“下岗待就业”人员。尽管国家出台一系列保障措施促进下岗职工再就业，但短时间内这类失业人员的基数仍很大。此外，还包括农村剩余劳动力向城市非农产业的流动。这三大类的流动人员对我国国民经济的发展起着重要的作用。
二、流动人员人事档案存在的问题分析
（一）档案材料难以收集，归档信息不完整。人事档案作为记录个人历史真实面貌的文件材料，必须具有真实性、完整性。然而，在现实流动人员管理的过程中，档案归档材料很难收集完整。人事档案包括十大类的材料，涵盖学历、工作经历、政治面貌、奖励与处分等多个方面，许多单位对人事档案重视程度不够，将精力集中在对流动人员的使用上，对工作中形成的档案材料没有加以收集和整理。一些单位和高校在人员流出后并未按档案管理的相关规定，及时将档案转移至人才服务中心，而是交由本人代为保管。档案信息的不完整为流动人员日后在干部选拔、职称晋升、工龄认定等方面带来了很大的麻烦。
（二）流动人员的档案材料的真实性不高。人事档案是组织考察个人基本情况的重要依据，也是本人在工作、退休期间享受政治待遇、物质待遇、精神待遇的重要参考。“三龄两历一身份”（年龄、工龄、党龄和学历、工作经历、干部身份）是人事档案的核心，也是流动人员人事档案最容易失真的信息。由于流动人员档案的管理还不完善，流动人员工作不固定，有些人为了个人私利，擅自涂改出生日期、工作经历、入党时间等重要信息，出现年龄越来越小、荣誉越来越多等混乱的现象，这就使得流动人员人事档案的可信程度大大降低。
（三）档案转递不完善，人档分离的现象十分突出。流动人员的本质特点决定了档案传递工作在流动人员人事档案管理中的重要地位。《流动人员人事档案管理暂行规定》中明确指出，流动人员人事档案在转递时必须完整齐全，应通过机要交通或专人送取，不得邮寄或交流动人员本人自带。目前，流动人员人事档案的转递很不完善，移交不及时，甚至出现不移交等现象。一些单位在转移时不按规定采用机要信件的方式，随意选择快递公司投递档案，或者交由个人代为移交，导致档案的缺损、涂改和遗失。在现实的档案管理工作中，流动人员的档案因为没有履行正规的转递手续而出现“死档、黑档”等人档分离的情况时有发生。
三、流动人员人事档案管理的建议
（一）严格档案转递手续，实行动态化管理。随着市场经济体制改革的不断深入，人员的流动越来越大，越来越频繁，这对流动人员的人事档案转递工作提出了更高的要求。单位应严格执行档案管理相关规章制度，切实做好流动人员的人事档案转递工作。在转递人事档案前，单位应对档案的基本信息进行核对。档案中缺少的重要材料，如工资审批材料、年度考核材料、政治面貌等，须及时补充，确保档案的完整性、准确性。通过选派具有档案管理资质的人员或采用机要信件的方式投递人事档案，对于流动人员自带的档案材料，人才服务机构不得接收。
（二）做好档案收集整理工作，确保档案真实完整。由于流动人员流动的无规律性、不固定性，这给流动人员的档案收集、整理、核对工作都带来了很大的难度。要确保流动人员档案的真实性，首先须建立健全人事档案收集环节的管理制度。流动人员在与用人单位签订劳动合同时，应对档案的收集、保存、转递等工作作出约定，以契约的形式在法律的层面上明确劳资双方的责任和义务。完善流动人员人事档案的收集网络，可采用定时收集、跟踪收集、补充收集等多种形式和方法。其次，改变以往被动的收集保管方式。人才服务机构应加强与用人单位之间的动态联系，以单位集体的名义存放流动人员的人事档案。流动人员的工资晋升材料、年度考核材料、学历晋升材料、奖惩材料等先由单位完成，正式材料形成之后一定期限内交由人才服务中心，人才服务中心根据档案管理的规定和要求进行整理和审核。
（三）加强档案基础设施建设，优化人才队伍建设。基础设施建设是推动流动人员人事档案发展的前提条件。各级人力资源保障部门应加大对档案人财物的投入力度和政策扶持，保证流动人员人事档案存放的安全性、完整性。根据国家档案的相关规定和要求，参照自身实际情况，改善档案室的硬件水平，努力把档案室建设成为符合“十防”要求的合格档案室，强化安全保障措施。同时，加强档案信息化建设，管理部门应针对流动人员的特点，开发出适合流动人员人事档案管理的软件，结合互联网技术，建立包含人员信息、业绩评价、工资晋升等业务的人才跟踪系统，实行流动人员人事档案动态化管理。
加强档案管理人才队伍建设是推动流动人员人事档案发展的关键。选拔政治素质高，业务能力强的人员充实流动人员档案管理队伍，推进档案人员持证上岗制度，加强岗位管理与考核。积极开展继续教育、专题讨论、学术交流等方式的档案培训工作。定期组织档案管理人员系统的学习档案学理论知识、学习档案管理部门、组织部门关于档案的最新文件和精神、了解本专业的学科发展动态，不断完善和丰富档案知识结构体系，提高档案人员的综合素质。
【参考文献】
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自1978年动工建设以来，宝钢在近三十年的生产和建设活动中形成了数量可观、价值可贵的工程技术材料与工程档案，宝钢档案部门在收集、管理工程技术材料和工程档案方面采取了科学、有效的举措，为企业的持续健康发展发挥了重要的作用。
一、宝钢工程技术材料与工程档案的管理和应用
工程技术材料与工程档案的管理是与宝钢工程建设同步进行的。从工程项目的立项、可行性研究、项目论证到技术合同的谈判，从项目设计、工程概预算到制定施工方案、指导设备安装、调试、试生产和生产操作培训，均需要各种技术材料做依据。而在工程建成投产后，记录了生产现场实物状况的竣工档案则是保障生产使用、管理、维护和改扩建的重要凭证。
1、重视工程建设项目施工技术材料的管理施工技术材料是指在工程建设过程中为施工、安装等方面的需要，由国内外厂商、设计院、设备制造厂等单位根据合同规定提供的技术图纸、表格、文字材料等。按照宝钢档案部门对工程技术材料的“集中统一”管理原则，这些材料由公司档案室专人接收，开箱清点，验收登记，并根据需要统一组织翻译和复制或还原，按规定及时发放到有关施工方、设计院、项目组或生产厂等用户单位，同时在档案室内归档保存;卖方交付材料是否齐全由合同签订单位最终确认，未经确认，合同价款的尾款不得支付。这种“工程材料集中统一管理”的体制减少了扯皮和延误等现象，保证了工程材料的及时归档。施工技术材料的接收、翻译、还原(复制)、分发流程图:（图略）宝钢档案部门对工程建设施工技术材料实行项目负贵制管理，对各大项目都明确了一名档案管理人员为项目专门负责人。项目专门负责人从技术谈判开始正式介人材料管理，在谈判时向合同乙方提出技术材料交付要求并写人合同附件;在材料陆续到达后，要及时清点、确认，发现问题随时提出反馈和整改惫见;同时将符合接收条件的材料及时进行登记、整理、还原、复制，确保按照工程建设节点发放到用户单位(尤其是施工单位);此外，项目负责人还要将引进设备的施工技术材料整编为施工档案，以备施工单位在项目竣工时提出索取图纸清单用以编制竣工图。项目负贵人通过参加技术谈判、工程例会等方式准确掌握了工程建设的进展情况，及时施工技术材料到达和处理信息，同设计管理部、工程设备部、项目组等有关部门沟通和协调解决建设过程中材料管理方面发生的情况和问题，这一系列的管理手段其最终目的就是要使工程技术材料能够及时地发放到施工单位。为了与公司整体先进管理水平相适应，宝钢要求国内外厂商以电子文件为主、纸质文件配套的方式提供材料，并为此开发建成了“电子文件接收、还原和归档”管理系统。该系统把工程技术材料的接收、分发与档案管理流程结合起来，项目管理人员把国内外厂商按照要求提供的电子文件(包括图像和数据)一次性导人档案材料管理系统后，就可以及时查看图像和调取数据。一般接收到电子文件的当天或次日，现场用户就能查询到文件图像。另一方面，设计人员在权限许可的条件下，可直接利用系统中的CAD图形文件，进行再设计或修改图纸，进而提高了工作效率。
2、加强宝钢工程建设项目交工材料的管理交工材料是指工程实物交接后一定期限内，由施工单位编制的反映工程建设情况的技术材料，主要包括施工技术文件和竣工图。除此而外，交工材料还包括监理单位编制的监理文件、生产厂编制的试生产文件，外国专家现场管理组编制的外事文件等，交工材料是工程建设工程档案的主要组成部分，对项目建成投产后的设备维护、保养、突发事故发生时制定抢修方案及今后的改扩建有着至关重要的依据作用。因此，指导和督促检查交工材料及时、完整和准确地编制和归档，是工程建设项目交工材料管理的主要任务。为确保交工材料得到科学、严格、规范的管理，使工程档案不仅真实反映工程建设的实际情况，而且符合国家有关工程档案形成和整理的标准规范，宝钢档案部门在总结多年工程建设交工材料管理经验和做法的墓础上，制定了相应的规章制度，进一步明确了施工单位编制交工材料的职资和范围，同时对相关职能部门所承担的管理职责也作出了规定。管理制度明确了从材料的积累、收集、编制到材料的交接、复核、验收、签证和归档的整个流程，详细规定了何部门、何时间、做什么、怎么做的标准要求，从而保证了交工材料的完整、准确、系统和时间进度上的要求。交工材料管理工作流程。
3、重点做好宝钢工程建设档案的管理工程档案是指经过整理并归档的在建设项目立项、审批、招投标、勘察、设计、施工、监理及竣工验收全过程中形成的文字、图表、声像等形式的全部文件。工程档案作为宝钢工程建设的过程记录，具有真实性、准确性、可靠性的特点，是日常生产和设备维护及今后改扩建的原始依据。宝钢的工程档案实行“一级管理”的体制。“一级管理”就是整个公司内仅设公司档案室一个专职档案管理机构，各二级厂部不再设量相同部门，公司档案室保存着一套最完整的档案。宝钢的工程档案根据工程建设阶段分为项目管理性档案、项目施工档案和项目竣工档案。项目管理性档案是指在项目立项和设计阶段形成的文件材料、工程建设过程中的管理性文件材料和项目竣工验收文件，这部分内容主要有项目建议书、可行性研究报告、初步设计、合同、竣工验收文件等;项目施工档案是指项目在建设过程中经由档案室收进和发出的施工材料(以引进设备技术材料为主)中具有归档价值的技术材料，这部分内容主要有设备详细设计图纸、安装调试手册、操作维护使用说明书等;项目竣工档案是指项目建成竣工后形成的反映现场实物原始状况的项目交工材料，主要包括施工技术文件、竣工图、监理文件、试生产文件、设备制造竣工图等。为便于现场技术人员使用技术材料，宝钢项目竣工档案一般编制两套，一套由公司档案室保存备查，一套移交生产使用单位自行管理。
二、宝钢工程建设项目档案材料管理创新
1、材料管理实施前期控制，管理向前延伸为适应形势发展对档案工作提出的新要求，档案室领导提出了“观念创新，管理创新”的思路，要求图纸材料管理要向前延伸到国外厂商、国内设计院以及国内设备供应厂商，促使其提供的图纸材料(包括电子文件)更符合宝钢工程档案建设的要求和规范，使宝钢的档案计算机管理系统能发挥更大优势。档案室在图纸材料管理向前延伸方面做了很多工作，也取得了一定成效。首先.加强工程材料提供交付的前端控制与全程控制，积极参与国内外工程项目合同中有关材料的谈判和技术附件材料条款的签订工作，参加设计、施工等各类专题例会，及时掌握工程动态信息、准确地向施工现场提供需要的图纸材料;其次.档案室为承担宝钢工程设计任务的十多家设计院以及上海周边地区为宝钢提供设备的制造厂商，专门开办培训班，使这些单位能从原来的不理解，逐渐变得积极配合并主动按要求提供图纸材料。同时，在设计管理部的支持下，档案室对设计院终版图与电子文件提供的时效性和质量情况进行监控，平时跟踪，按月收集、并对设计院技改项目设计质量进行打分，取得了较好的促进效果。再次，档案室还派出人员，专程到一些大型设备制造厂上门宜传、推行宝钢的要求与做法，取得设备制造厂的理解、支持与配合。从现在交来的国内材料来看，大部分质量有了明显改观，交付悄况令人满意，管理向前延伸收到了明显成效。
关键词：档案收集 环境因素 源头控制 流程管理 业务活动分析
医院档案对医院领导决策科学化和医院管理现代化有着极为重要的意义。随着医药卫生体制改革的不断深化，档案工作越来越受到医院领导的重视。通过吸纳专业人才，建立综合档案室，完善档案规章制度和档案工作组织架构，加大软、硬件设施的投入，以及加强档案业务培训等一系列措施，医院意图逐步实现档案的集中、统一及规范化管理，让档案更好地为医院的建设和发展服务。然而，档案工作的深入开展却面临着困局。
1.医院档案工作深入开展的困局
档案工作的深入开展必须依靠良好的社会公共关系。档案利用把档案部门与利用者联系起来，是对档案工作最实际、最有效的宣传，不仅能引起外界对档案工作的重视，而且能为档案工作中其他环节的顺利进行创造更好的外部环境。通过档案利用扩大档案工作的影响，可望实现档案工作的良性循环。因此，档案利用被视作推进档案工作深入开展，实现可持续发展的必由之路。
然而，对于医院档案室，尤其是处在建立初期的档案室而言，最严峻的挑战却来自档案收集。这是因为：一方面，档案资源作为档案利用的客观对象亟需通过档案收集得以丰富，以充分发挥档案利用服务的作用，因此，档案收集是迫切需要解决的问题；另一方面，受制于既有室藏档案资源的匮乏，档案室短期内难以通过提供高质量的档案利用服务获得外界的认同，而随着“领导重视”效应的逐渐褪去，档案收集变得举步维艰。
可见，若不解决档案收集的问题而大谈档案利用的重要性，只能是空谈未能通过档案收集来丰富档案资源，而要求档案工作者通过档案利用来提高档案工作地位，推进档案工作深入开展，只能是“巧妇难为无米之炊”。因此，打破医院档案工作深入开展的困局，充分发挥档案利用服务的作用，不但不能绕开档案收集这一环节，而且需要追本溯源，从源头上寻求解决方法。
2.档案收集存在的问题
医院的档案收集主要通过科室档案员收集、整理档案材料，移交档案室集中统一管理来实现。在此过程中，普遍存在档案材料分散、欠缺系统、不完整等问题。为此，档案室通过健全归档制度、加强业务培训、对业务部门进行监督指导等措施进行了前端控制，希望增强人员的档案意识、改善档案材料的质量，但效果并不理想。
任何档案管理活动都是在一定的环境中进行的，并受到其所处环境的制约和影响，档案收集也不例外。本文认为，档案收集中存在的问题，实际上是在此过程中所涉及的主、客体受规章制度、业务流程等环境因素制约和影响下的具体表现。因此，解决档案收集的问题，不能管窥蠡测，必须突破档案工作的界限，兼而分析规章制度及业务流程等环境因素。
3.影响档案收集的环境因素
3.1 规章制度
档案工作固然有其专业性，但从宏观上看，档案管理也是医院各项管理活动的有机组成部分。要做好档案的收集，保证档案材料的质量，必须将档案管理纳入医院各项管理工作中进行整体考虑。然而，虽然档案规章制度在制订过程中经过了广泛的咨询，也与各职能部门取得了共识，但是，由于它们只是站在档案管理的角度对医院各项管理活动提出要求，而并没有就档案管理与各项管理活动的衔接进行重新考虑，因此，档案管理似乎独立运行于医院各项管理活动之外，无法深入开展。
3.2 业务流程
每项特定的行政业务，皆相应地衍生出一种规范其运作、办理的具体业务流程。业务流程设计的质量，将影响当中各职能部门、科室班组及其员工的工作状况。医院档案是医院各项管理活动的原始记录，在流程中产生，因此，医院业务流程的优劣也对档案材料的质量及档案收集的进行产生着影响：
一方面，医院部门众多，专业性强，业务流程化意味着多个职能部门需要打破部门设置的界限来协作完成一项业务。但目前的档案收集却是依职能或部门而非流程来进行的，档案收集与医院业务流程之间缺乏有效衔接，这就导致档案材料分散、欠缺系统、不完整等问题。
另一方面，医院部门内部分工较细，部门间部分业务存在重叠，相似业务之实间缺乏信息的共享，冗余的情况严重，积累的档案材料复杂繁多；而部分业务又留有空白，部门间没有就档案材料积累的职责达成共识，造成了档案材料缺失，不能反映医院管理活动的完整面貌。
4.破局：运用源头控制的思想
4.1 源头控制思想
源头控制的思想源于电子政务领域，它强调“在电子政务顶层设计的框架中对政府整个业务范围和流程进行分析、描述和设计，建立政府信息化的总体架构”；与从档案学角度进行问题分析和对策性研究的前端控制有所不同的是，源头控制顺应文件从生成、处理、归档和长期有效保存的运动规律，是流程重组后管理行为与目的的自然展现；其控制主体通常拥有政策和体制的支持，相比档案部门更具职能优势，对整体管理具有较强的推动力。有鉴于此，运用源头控制的思想，可望突破档案工作的界限，解决环境因素对档案收集的制约和影响问题，推进医院档案工作的深入开展。
4.2 实现手段
4.2.1 运用流程管理的技术和方法。相比起注重工作环节衔接的前端控制，源头控制更注重的是流程重组下的一体化管理。因此，要将源头控制思想运用到档案工作的深入开展中去，必须摒弃从个别部门或活动出发的观点，摒弃将档案收集简单嫁接于医院各项管理活动后端的做法。
近年，流程管理正作为提升医院服务质量的重要手段而被应用，借此契机，把档案工作的深入开展与医院管理质量的提升结合起来，实现源头控制思想的运用，有利于降低成本和减少阻力。而运用流程管理的技术和方法，就是通过绘制业务流程图，对医院现有业务流程进行重新梳理，理清并调整其中交叉或并行的业务关系，明确流程中各主体的责任，使包括档案管理在内的医院各项管理要求准确渗透到业务操作过程中，促使有关规章制度在实际工作中得到贯彻落实，为源头控制思想的进一步运用奠定良好的基础。
4.2.2 应用业务活动分析结果。业务活动分析指的是“通过分析机构的业务活动和流程，建立一个关于机构做什么、如何做的概念模型”。在流程管理基础上，将业务活动分析的结果应用到档案材料的收集中，就是要剖析档案材料与医院各项管理活动及业务流程的关联方式，明确产生档案材料的业务节点及具体产生的档案材料种类，使反映医院管理活动并合符档案资格的材料都纳入至档案收集范围，维护医院各项管理活动中档案材料的有机联系，避免档案材料欠缺系统、散失，从而保证档案材料完整反映医院历史面貌，提高档案室藏质量及档案利用服务质量。它是源头控制思想运用过程的核心。
4.2.3 转变控制主体。一方面，将控制的主体从档案室、专职档案员乃至科室档案员转变为医院办公室。这是因为，流程管理是一项浩大、复杂的工程，环节多、牵涉面广，而档案室在医院行政管理系统中处于辅助、后端的地位，缺乏全局的影响力，缺乏强有力的行政手段支持及体制支撑，专职档案员不可能亲力亲为介入到其他所有部门的实际工作及流程之中；科室档案员更是杂务缠身，自顾不暇，无法满足源头控制的需要。医院办公室在医院的行政管理中，是上层建筑的重要组成部分，是综合性办事机构，处于承上启下、联系左右、沟通内外的枢纽地位，发挥着主导性、总协调、多面手的作用，符合源头控制思想中主体“对整体管理具有较强推动力”的特征，比档案室更具职能优势，在源头控制思想运用过程中起主导和支配作用。
另一方面，原有控制主体――档案室、专兼职档案员等要转变自身职能，拓展知识服务的内容。医院档案是医院各项管理活动的原始记录，档案收集的过程、档案材料的质量以及档案本体的内容等均不同程度地反映着医院管理的质量，是一个亟待发掘的宝库。而这恰恰契合了业务活动分析的需要。因此，档案室及专兼职档案员除了履行传统的职责以外，应当主动转变自身的职能，积极学习行政管理知识，掌握相关的统计分析工具，对这个亟待发掘的宝库进行数据挖掘，协助医院办公室把握医院管理的规律，及时发现存在的问题，在运用源头控制思想推进档案工作深入开展的过程中发挥好参谋辅政的作用。
4.3 实践：医院荣誉档案材料的收集
医院荣誉档案是医院档案的重要组成部分，它反映了医院、科组集体及个人发展的面貌。获奖者在取得荣誉后主动向职能部门提交材料，由相关职能部门登记收集。相关记录被用于医院及科组申报集体评奖、个人的专业职称评审、竞聘晋升、医德医风考核等工作。申报评奖、职称评审、竞聘晋升、医德医风考核等工作分属于医院办公室、人力资源科、医教科、护理部等不同的职能部门，由于同一项荣誉可能涉及不同的工作需要，所登记的信息各有不同侧重，部门间并未实现信息共享。
档案室在进行收集的过程中发现：一方面，由于登记手续繁复，获奖者主动提交材料的积极性受到削弱，加上相关职能部门未对荣誉原件及时收集，造成档案材料的散失；另一方面，登记收集所形成的档案材料内容既有交叉，又不尽相同，质量参差不齐，存在大量冗余，增加了档案材料鉴定、整理等其他工作环节的难度。
为此，档案室及时向医院办公室反映相关情况。在源头控制思想的指导下，医院办公室统筹相关职能部门，运用流程管理的技术和方法，对相关的登记流程进行了重新梳理，整合了“院级以上荣誉登记流程”，明确了各部门的管理范畴；在综合各项工作需要的基础上，统一了登记用表及使用规范，为进一步收集、整理档案材料奠定了基础；应用业务活动分析结果，进一步明确了登记流程中产生的材料及其种类，利用收文转办等信息渠道及时让档案室掌握及追溯所获荣誉的情况，避免了档案材料的散失及遗漏，便利了不同载体档案材料问的相互印证，有效保证了荣誉档案的完整性。利用反馈结果显示，利用服务质量有较大提升。
关键词:公路 工程档案 整理
近十几年来大规模的高速公路建设、干线公路改造建设和通达、通乡两通公路建设使我国公路交通发展水平步入了发达国家水平。如何同步建设管理好公路工程档案,使之发挥应有的社会经济效益变得尤为重要。如何进一步做好这项工作,笔者谈以下几点体会和认识。
1、把建立健全档案管理体系作为工作重点
建设项目一般有几个特点,一是都有一定的建设工期,工期一般都较长,从立项审批到最后竣工,少则一两年,多则三五年,工程一完就“人走楼空”;二是参建单位多。有设计、监理、施工等几十家单位。三是流动性强,不仅参建单位流动性强,施工人员流动性也强;四是参建单位档案意识较差。由于档案的完整准确性是在文件资料形成时就已定格,事后无法补,所以资料形成也会有几个这样的特别:一是形成的档案数量庞大,数据的齐全完整做起来特别难。二是单位众多,各单位记录数据所用表格、模式不统一。三是参建单位对档案的重视程度参差不齐,档案的准确性控制难。四是档案管理人员流动性太大,不能保证档案资料员的稳定,不利用档案资料的收集齐全完整。针对以上几个特点,必须建立档案管理体系,从项目开始立项就要把工程档案作为工程管理不可分割的内容,建设档案质量管理体系,这是创建工程精品档案的前提和保证。一是要建立健全各项规章制度,如归档,管理,利用等制度,让参建单位有章可循,用制度来规范档案工作。二是建立健全档案管理网络。成立由单位领导分管,档案工作部门主管,专兼职档案人员分管的档案网络,层层抓,层层管。三是做好档案队伍的培训工作。在项目开工之初和工程进行中,必须做好档案人员的培训,在保证参建单位档案人员固定不变的情况下,定期对档案人员进行业务培训与指导,出现问题及时解决。这样一个网络,一套制度和一支专业技术过硬的档案队伍,可以有效地推进参建项目的档案工作。
2、将档案管理纳入合同管理
项目单位要将档案工作纳入项目建设管理计划和工作程序之中,采取有力措施,确保工程档案完整、准确;各有关部门要积极和档案部门协调配合,充分发挥自己的职能作用,重视和支持档案工作,努力形成条块结合、分工协作、齐抓共管的良好局面;加强监督指导,做到完成一个项目,验收一个项目,归档入库一个项目;项目档案工作与项目建设要同步进行,做到同计划、同实施、同验收。从实践来看,业主单位与各参建单位签订合同、协议时就将档案纳入条款,并以经济手段加以约束,以督促参建单位在交工验收后及时整理工程档案,并按约定及时移交业单位,杜绝了以往工程结束后,人去楼空的现象,这是一个比较有效地办法。
3、做好工程档案的预立卷工作
预立卷工作是科技文件材料随时收集积累最有效的形式,它是指科技项目责任者或业务部门立卷人员,随时将科技活动实施前和实施中办理完毕的文件材料按照所编的归卷条款,归入相应的卷盒,预见性做好平时文件材料暂存管理的工作。做好公路工程档案的预立卷工作,对于工程档案工作来说非常重要。要做好预立卷工作,要做好以下几点。一是正确选择预立卷的地点。如某一工程或科研项目在实施之前,就应由项目负责人指定专人或兼管人员对该项目的科技文件材料进行收集、积累、做好平时立卷工作。待项目、课题告一段落或结束后,在单位档案部门或档案人员的指导下,调整立卷后归档。二是拟定科技文件材料归档范围、分类方案、案卷类目等业务指导性文件。三是设置预立卷盒（袋）这是由进行预立卷的部门和个人,按照案卷类目条目设置的。如果某科技项目的科技文件材料较多,可将该项目分为阶段、问题或子项设多个立卷盒。如果项目材料不多,可设置一个立卷盒。四是随时归档。预立卷工作必须要手勤腿勤,及时收集文件材料,按照文件登记簿随时积累归档;按科技、生产程序和有关规定、标准对照检查,积累归卷;按工程性质、阶段随时收集,积累和归卷。要保证平时立卷工作的质量,一方面在文件办理告一段落或办毕后随时归档;另一方面要建立文件借阅登记簿,登记清楚,归还后要随时归卷。
4、做好档案案卷质量的控制工作
为保证工程档案案卷质量,首先要成立档案工作领导小组,确保小组由项目法人,管理、承包、监理、设计、施工等各单位档案人员共同组成,工作小组的职责一是要组织宣传工作,使参建单位了解工程档案的重要性,理解并支持档案工作,使参建单位人员熟悉档案整理办法。二是要经常开展检查指导工作,平常注意加强业务交流,尽快提高工程档案人员业务能力。三是要负责本单位形成的档案资料的收集、整理、归档工作。四是负责全程的工程档案检查,跟踪了解工程进度以及工程资料的进展情况,以便及时发现问题,及时解决。五是负责本单位资料的移交管理工作。其次是要及时组织档案案卷质量的检查工作,在立卷时,对照办法,检查档号、案卷题名、目录编制是否正确。在档案立卷完成后,再次抽查案卷质量,如资料的齐全完整性,装订是否牢固规范。在档案移交时,根据目录组织验收并办理移交手续,通过这几个环节,使案卷达到高质量,从而创建出精品的工程档案。
5、深入贯彻工程档案归档整理办法
公路工程档案的整理,要求达到《关于印发公路建设项目文件材料立卷归档管理办法的通知》（交办发[2010]382号）、《关于印发公路工程竣交工验收办法实施细则的通知》（交公路发[2010]65号）、《科学技术档案案卷构成的一般要求》（GB/T-11822-2008）的规定,分类科学,组卷合理,保持卷内文件材料排列的合理有序。公路工程档案资料的收集,应严格依据竣交工验收办法,逐项排查,确保过程中产生的资料不遗露。归档严格按照交办发[2010]382号文执行。哪些文件应该存,哪些文件不该存,文件资料的排序,应严格按照办法,按照施工工序的过程进行排。案卷的构成则根据科学技术档案构成的一般要求进行操作,确保所有参建单位统一规范,统一办法。
参考文献
一、流动人员人事档案的涵义和特点
流动人员人事档案是流动人员在不同的工作岗位上，有关组织和团体在人事管理过程中形成的，记述和反映个人经历、德能才绩、工作表现，以个人为单位集中保存起来的，以备查考的各种历史记录的集合。它既与传统干部档案存在共性特征，比如在管理原则、工作内容等方面两者是相通的，但是流动人员人事档案也有其自身的个性特点：
1.来源广泛性和内容复杂性。流动人员主要是指以自己知识技术等智力条件为基础，以脑力劳动的方式为主进行职业活动，不受政府人事部门直接管理的人员。由于这类人员来源的行业性质不同，工作内容差异很大，因此形成的档案内容必然也是多种多样。2014年中共中央组织部，人力资源社会保障部等五部门的《关于进一步加强流动人员人事档案管理服务工作的通知》当中明确规定了流动人员人事档案分为类，其涉及面非常广泛。
2.转递频繁性。用人单位和求职人员实行双向选择，用人单位要求求职人员“档随人走”，此外，大部分刚刚毕业的大中专学生，他们工作不稳定，居所不稳定，变动性很大，也导致了流动人员人事档案转递具有频繁性。
3.需求多样性。市场经济的多样化决定了个人生活和切身利益的维护会经常用到人事档案，比如医疗、养老、户口、购房、工龄、入党、参军、考研、出国、政审等等，或者根据档案内容开具存档、经历、亲属、未刑、履历等公证证明，各类背景调查等其他证明。
二、河北省流动人员人事档案工作的成绩和不足
河北省负责流动人员人事档案管理工作的机构是省人才交流服务中心和各设区市县（市、区）人才服务中心，它们分别隶属于河北省人力资源和社会保障厅和当地的人力资源和社会保障局，各级人才服务中心的管理体制已经建立健全，机构设置基本合理，管理范围、服务标准和服务流程较为明确，流动人员人事档案得到了规范化管理。但同时也存在着很多的问题和不足：
1.“失联”数量多。河北省人才中心保管的档案总量为38万余份，其中有8万份档案与主人“失联”；秦皇岛市人才交流服务中心存流动人员人事档案5.6万余份，有8000余份档案处于“失联”状态；邢台市人才中心保管的5万余份大中专毕业生档案中，有近1.2万份长期处于无人问津的“休眠”状态；沧州市人才中心近3万份档案与主人“失联”，等等。 档案所有者长期和档案失联，让档案处在“休眠”状态，将对个人升学深造、报考公务员、专业技术职务晋升、各类政审、参加社会保险、确定退休待遇等方面造成影响。
2.“再增值”困难。人事档案的动态性管理不到位，流动人员取得新的学历、劳动合同或其他材料没有及时归入人事档案，在评定职称、考研、出国等情况下需要依据档案出具相关证明材料时面临诸多不便。
3.可利用率低。档案材料不全和档案材料信息内容失真是导致利用率低的主要原因，不少个人和单位不重视人事档案材料的收集和归档，反映能力水平、教育培训、工作经历的材料寥寥无几。除此以外，人事档案信息大部分是由个人和单位填写，其中容易参杂虚假浮夸的东西，无法真实反映个人的真实情况，这给以后的利用工作造成了很大的麻烦。
4.服务效率低。各地档案信息化建设行动缓慢，大部分地区的人事档案仍然是纸张保存，遗失和损毁难以弥补；查询和流转仍然靠手工操作，费时、费力，效率低下，与流动人员人事档案信息化建设的目标相距甚远。
三、河北省流动人员人事档案工作存在问题的原因分析
1.档案意识不强。这是档案“失联”数量剧增和档案信息“失真”的主要原因，由于的宣传力度不够，致使用人单位和流动人员对流动人员人事档案相关政策认识模糊。在用人单位方面，他们更看重的是能力，对求职人员的档案漠不关心；而在流动人员方面，认为档案与当前利益关系小，存档费用高，调动程序繁琐，因此导致“死档”“弃档”不断增加。
2.缺乏动态管理。从各地人才服务机构的调研情况来看，目前流动人员档案基本上处于你交我收，只存不管的状态，缺少动态更新和开发利用。原因在于：流动人员就业单位较为分散且变动频繁，档案材料收集渠道不畅，流动人员实际的工作经历不能及时更新补充，档案管理不规范，不符合人事档案“完整、真实、条理、精炼、实用”的要求， 更不能适应流动人员变动性较强、流动快、人员杂的特点。
3.信息化水平相对落后。目前，我省流动人员档案信息化建设还处于初步发展阶段，各级人才流动服务机构对档案管理信息系统的使用还没有统一的规范，人才机构之间的资源无法共享，不能实现快速、准确的查阅利用，不能提供高效便捷的服务，一方面给流动人员的信息查询带来麻烦，二是在管理和查询过程中容易给流动人员有机可图，对其档案信息进行涂改、造假。
四、改进河北省流动人员人事档案管理工作的有效途径
流动人员流向复杂，需求多样，因此其人事档案管理难度大，为有效解决在管理过程中出现的问题，我们还需在实践中探索，在探索中完善。
1.加强宣传，营造流动人员学习认知人事档案管理政策的良好氛围。通过电视、广播、网络等各种新闻媒体让社会公众知晓流动人员人事档案的性质、作用，以及国家关于流动人员人事档案的有关政策和规章制度，让用人单位和流动人员个人都能够理解和接受流动人员人事档案这种管理方式，让社会流动人员都了解人事档案与自身利益息息相关，只有将档案交给人才交流机构管理并能定期进行补充材料才能实现保留干部身份、工龄计算、保险缴费、档案工资调升这些待遇。
高校毕业生是流动人员中比较庞大而且重要的一支队伍，因此加强高校毕业生毕业前的档案宣传教育是增强档案意识的关键一步，在毕业生离校之前，高校档案馆和学生管理部门要注重对毕业生档案相关知识和政策的宣传，增强每位毕业生的档案意识和档案观念，让毕业生认识到人事档案在维护自身合法权益时的重要作用，毕业后要把自己的档案托管到人才服务中心并及时报到，避免毕业生只顾眼前利益，而忽视了人事档案的最终价值。
2.建立健全流动人员人事档案管理规章制度，实现日常管理的系统化、制度化。制定统一的流动人员人事档案管理制度是实行规范化管理的前提，在此基础上跟踪记载日常业务情况，确保接收、转递、收集、鉴别归档、查阅、保密保管、检查核对等各项工作有章可循，有据可依，规范运行，确保人事档案信息的统一性、准确性、保密性、完整性。在收集方面，要建立流动人员档案材料收集网络，确定档案收集范围，保持与当地各高校、企事业单位的联系，采取定向收集、跟踪收集等方法，督促流动人员及时更新材料，将能反映个人诚信、业绩、贡献的材料归进档案中，确保形成的材料真实完整齐全；在鉴别归档方面，要时刻提高警惕，如发现材料不完整，积极联系用人单位或本人进行补充，必要时用人单位或个人要写文字说明阐述缺失原因放入档案中，以确保档案内容的完整性，还要避免一些无用的或虚假档案材料归档，对于不属归档范围的材料要及时退还有关单位和个人，避免给日后的管理带来不必要的麻烦；在保密保管方面，档案管理人员时刻提高警惕，防止丢失任何档案材料和擅自泄露档案内容，不得利用职权擅自涂改、抽取、销毁或伪造流动人员人事档案材料。
3.建立统一的流动人员人事档案信息管理平台，实现日常管理的现代化。通过录入委托单位资料、个人基本资料和人事档案资料等基本信息，建立流动人员信息库。对纸质档案实行信息化管理。档案材料缺失且形式不规范的，要采取通过补充收集、原件复制、完善手续、填写相关说明等方式进行补充和规范，保证流动人员人事档案的真实、准确、完整和规范；建立流动人员档案变更可追溯制度，对所有补充和规范的材料，需注明经办人、办理时间并加盖所在单位人事部门公章，以便能够科学准确的确定流动人员人事档案的来龙去脉。
对流动人员人事档案实行“双套制”管理，建立流动人员的电子档案。通过将纸质文档进行扫描，然后录入到专门的人事档案管理系统，以电子文件的形式将流动人员人事档案存储在数据库，形成流动人员电子档案库，实现对流动人员档案的数字化管理。同时，要安排专人对信息库和电子档案库进行及时动态更新，确保流动人员信息的准确性和时效性。尝试通过统一的软件实现一点受理、多点提供服务，省内各地人才管理机构能够按照各自权限实现数据共享，逐步实现全省流动人员人事档案管理的信息化、网络化。值得注意的是，由于电子文件被修改后很难被发现痕迹，因此，做好电子档案的安全保密工作是实现档案现代化管理的重要保障。
4.加强档案技能培训，提高档案管理人员素质，努力为社会提供优质服务。各级人才管理机构要明确人事档案工作的定位和服务方向，加强档案管理人员的学习和技能培训，以便为社会提供更优质的服务。首先档案管理人员要有较高的政治素质和法律意识，他们需要向用人单位和个人宣讲党和国家有关人事人才方面的政策，能够让流动人员真正领会其中的内涵；其次，档案管理人员还要具备一定的专业技能和较高的计算机水平，掌握流动人员人事档案管理的基本原理和方法；再次，档案管理人员还需要良好的职业道德，为流动人员提供免费优质的公共服务，切实把党和政府的惠民政策落到实处。
第一条为加强对艺术档案的科学管理，充分发挥艺术档案在文化事业和社会主义现代化建设中的作用，依据《中华人民共和国档案法》(以下简称《档案法》)及其实施办法的规定，结合艺术档案的特点，制定本办法。
第二条艺术档案是指文化艺术单位和艺术工作者在艺术创作、艺术演出、艺术教育、艺术研究、文化交流、社会文化等工作和活动中形成的，对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像、实物等不同形式的历史记录，是宝贵的文化遗产。
艺术档案工作是文化工作的重要组成部分，也是国家档案工作的组成部分。
第三条在国家档案行政管理部门的统筹规划、组织协调、统一制度和监督指导下，文化部负责对全国文化系统艺术档案工作的指导和管理。
第四条各级文行政管理部门应把艺术档案工作列入本部门整体发展规划，在业务上接受同级档案行政管理部门的监督与指导。
第五条文化艺术单位应当对本单位的艺术档案实行集中统一管理，保证必要的经费，确保艺术档案的完整、安全和有效利用。
文化艺术单位应把艺术档案工作作为工作总结、业务考核内容之一。
第六条各级文化行政管理部门应当依据《档案法》的有关规定对在艺术档案工作中做出显著成绩的单位和个人，给予表彰和奖励。
对于违反《档案法》和本办法相关条款的行为，应依据《档案法》的有关规定给予处罚。
第二章机构与人员
第七条文化艺术单位应建立健全艺术档案管理机构，设置艺术档案工作岗位，配备熟悉业务的专职艺术档案工作人员。
第八条省、自治区、直辖市文化行政管理部门可报请地方人民政府批准设立集中保管艺术档案的专门机构，负责征集、接收和保管本地区的艺术档案和有关的艺术档案资料。
第九条艺术档案工作人员负责管理本单位的艺术档案，对艺术档案的形成、积累和归档实施监督与指导。
第十条艺术档案工作人员应熟悉自己所保管的艺术档案，编制各种检索工具，编辑、整理、研究档案材料，以便于查找和利用。
从事艺术档案工作的人员，上岗前应接受岗位培训。
第三章归档范围
第十一条艺术档案材料的归档范围包括：文学创作，艺术表演，美术、摄影，社会文化，艺术研究，艺术教育，文化交流，个人艺术等活动中形成的具有保存价值的各种艺术材料。
第十二条在国家主办的各类艺术活动中所形成的具有保存价值的艺术材料(包括文字、声像、照片、实物等载体形式)，均属归档范围(艺术档案归档范围详见附件)。
业务人员在职务活动中形成的具有保存价值的艺术材料，也属归档范围。
第十三条在文化艺术活动中形成的属国家所有的各种载体的艺术材料和实物，任何个人不得据为已有。
第十四条在文化艺术单位举办业务活动时，主办和承办单位应向本单位艺术档案管理部门提供信息，并在活动结束后将所形成的属国家所有的全部艺术档案材料立卷归档，不得散失。
第十五条凡是为艺术创作、研究、教学和文化艺术活动参考而收集的图书、报刊、音像带、照片、剧本和有关文章材料等，均作为资料保存。
第四章收集与整理
第十六条收集艺术档案材料时，应保证艺术档案材料的完整。
整理艺术档案材料时，应遵循艺术材料的形成规律，保持艺术材料之间的有机联系，便于保管和利用。
第十七条艺术档案材料系统整理过程中，应根据不同内容和载体分别进行立卷。
第十八条文化艺术单位应加强对名老艺人、艺术家档案材料和散失在社会上珍贵的艺术档案材料的搜集、征集和管理工作。
第十九条艺术档案分类由大类、属类组成。大类应设业务类、个人业务类、综合类。具体属类应按照归档范围设置。
第二十条艺术档案材料应按内容、种类组卷。戏剧材料应按剧目分类组卷；音乐歌舞演出材料应按节目分类组卷；艺术科研材料应按科研专题分类组卷；艺术教育材料应按各专业课程分类组卷；社会文化、文化交流材料应按业务活动进行组卷。
对未完成艺术生产程序的艺术材料，整理时应单独存放，待完成后组卷归档。
第二十一条对录音带、录像带、照片、唱片、光盘等非纸质载体的艺术档案材料进行归档时，应将每一单项(盒或盘)作为一个保管单位，单独编排档号，并采取按年度结合内容的方法分类整理和编号。其中与文字材料有直接联系的应编写互见号或互见卡。
第二十二条反映和记录本单位的艺术活动并对以后艺术创作、艺术研究有重要参考借鉴作用的艺术档案材料，应永久保存。在本单位组织或参与的重大的艺术活动中形成的，并具有一定艺术参考价值的艺术档案材料，应长期保存。
第五章管理与利用
第二十三条文化艺术单位应建立、健全艺术档案工作的管理制度，把艺术档案的收集和归档工作列入有关业务部门和人员的职责范围。
第二十四条艺术档案管理部门应配备足够的档案用房和档案柜架、装具，备有防火、防盗、防渍、防有害生物等安全设施，并定期检查档案的保管状况。
第二十五条文化艺术单位被撤销合并的，应将原单位的艺术档案整理登记后，妥善移交给主管机关或接收单位，不得散失。
第二十六条集体所有的和个人所有的对国家和社会具有保存价值的艺术档案受国家法律保护，档案所有者应当妥善保管。
成教生档案归档材料从产生到整套档案流转，整个过程涉及学生本人、各班班主任、各专业成教工作负责人、学生档案管理人员等。建立材料完整、内容准确的学生档案，需要各层面人员充分认识到成教生档案的重要性，进而认真对待每份材料的产生、归档。学校可以根据成教生的学习方式，在新生开学初布置学生填写学籍卡相关内容时给他们组织一次学生档案知识讲座或者发一封信，告知学生档案的性质、价值等相关知识；在学生毕业填写毕业生登记表时再次灌输相关内容，以提高成教生对自身档案材料的重视程度，严肃对待自身档案材料，保证自身所填写材料信息的准确性。对于各班班主任、成教工作负责人、学生档案管理人等学校相关人员，可以请档案部门专业人员开展有关档案工作性质、地位和作用等知识的讲座，从思想认识层面提高其档案意识；将涉及学生档案管理工作的内容纳入个人工作岗位职责，将学生档案工作情况纳入年终考核内容，以制度约束来增强其档案意识；在布置相关工作的同时布置档案材料的归档工作，在日常工作中增强档案意识。
2.修订业务规范，梳理工作流程
《高等学校档案管理办法》（教育部27号令）首次将学生档案纳入高校档案类别，使高校开展学生档案管理有了规章依据，但对具体如何操作并没有明确规定。所以，有必要修订业务规范，以使学生档案的日常管理规范有序。成教生档案最终将充实到个体人事档案中，作为用人单位对毕业生学历进行认定的依据材料，因此，《干部人事档案材料收集归档规定》（中组发[2009]12号文印发，以下简称《规定》）中的相关规定可以作为修订成教生档案业务规范的主要依据。根据此《规定》，结合学校实际情况修订《成教生档案材料收集归档规定》，明确成教生档案的归档范围及归档时间、载体要求等。成教生档案归档范围：报考登记表或网络报名信息卡、入学考试各科成绩表、学生（学员、学籍）登记表、学习成绩单、毕业生登记表、学位授予材料、毕业证书、学位证书复印件等。为保证归档材料的完整性、维护归档材料的严肃性以及利于整理和长期保管，可以明确如下收集归档要求：①材料产生之日起一个月内归档；②归档材料填写规范、内容真实、手续完备；③归档材料一般为原件，如果是复印件，必须注明复制时间，并加盖档案材料复制单位公章；④材料载体使用16K型或国际标准A4型公文用纸，材料左边留有20-25毫米装订边，字迹材料应当符合档案保护要求。完整的成教生档案管理包括建档和转递两个方面。建档即通过收集、编目等方式，为每个成教生建立完整的个人档案。具体包括以下环节：收集审核材料入袋编目。收集材料，即向各相关人员催收产生的材料；审核即档案管理人员对收集到的材料进行内容、形式等方面的核对，这一环节要求档案管理者将存有错误的材料及时退回材料产生源头，并要求重新完成后移交归档；材料入袋，即将收集到的材料装入相应的个人档案袋；编目，即将放入档案袋的材料名称、份数等相关信息填写到案卷目录纸上。由于成教生在各学习阶段会产生不同的档案材料，所以，“收集审核材料入袋编目”这个过程会重复多次。转递是指通过邮局、快递等物流方式将学生档案移交给毕业生人事档案保管单位，或直接交给学生由其自行带回其人事档案保管单位。需要注意的是：在档案转递前，必须将档案袋封口，即对材料袋进行密封，贴上封条，在封口上加盖骑缝章。在对档案袋进行封口前，要再一次核对所收集到的材料与目录登记信息是否一致，以便保证归档材料的完整性。档案转递工作需要注意转递手续的完备性，填写学生档案转递通知单，并及时查收回执，以方便今后可能出现的档案去向信息查询。由学生自行携带档案时，学校还需向学生强调两点：①为维护材料的严肃性，档案袋不能私自开封；②必须交给本人人事档案保管单位，以充实个人人事档案，为用人单位开展学历认证等工作提供依据材料。
3.明确管理主体，抓好队伍建设
关键词：人事人员 人事档案整理 问题探讨
人事制度对人才的潜能开发以及合理流动有十分重要的影响，同时对人才资源进行优化配置起到了促进作用。在对人事制度进行实践和推广中，出现了一些新情况和新问题，尤其是人事档案管理中的问题十分严重。
一、人事人员进行档案管理时存在的问题
1.对档案整理时操作不规范
（1）没有正确对档案材料进行分类。常见的档案材料有自传材料、履历材料、学历培训职称材料以及鉴定考核考察材料。人员在对人员的材料进行整理时，并没有认真、仔细的分类，经常将这四类材料混淆，将入学登记表归入到了履历材料中，而入学登记表应该属于学历培训职称材料，导致这样现象发生的原因是因为人员并没有在分类时对材料进行全面分析。
（2）没有对档案材料进行排序。每一种材料都应该进行排序编目，而在实际操作工程中，人事人员并没有对每一份材料的页号、类号以及序号进行编号，让档案材料十分的杂乱。
（3）对档案材料的加工不合理。学籍材料的纸张大小也不同，学生的续集材料出现了不规范以及不标准的现象。材料的厚薄、大小都不一样，还有的学籍材料没有留装订线。人事人员面对这些情况，并没有进行加工处理。本来应该将横的材料倒过来顺装，将没有装订线的材料进行加衬，但是人事人员却直接将没有装订线的材料进行装订，破坏了材料和里面的文字。对于有些已经破损的材料，人事人员也没有进行修补。
（4）没有对档案目录进行打印装订。档案目录是档案的索引，在目录中登记的材料一定要对应档案中的材料。若是没有档案目录，在进行查档时就会花费更多的时间和精力，而且对档案材料的完整情况也不能判定。很容易让档案在传递以及流动过程中发生残损、错装以及丢失的情况。
（5）人事人员没有整齐的装订档案。人事人员在对档案进行整理时，只是对档案进行了打孔装订，材料的左右边并不整齐，而且有乱孔的现象发生。文字也有损坏，还有脱页的现象。装订不规范，对档案材料的完整性有很大的影响。
2.单位和机构没有及时沟通
用人单位在聘用员工后，并没有及时在人事机构中办理人事关系，也没有关心员工的档案有没有在人事机构中，在用人过程中，形成的材料也没有及时的归档。
二、对档案管理存在的问题进行解决的方法
我国人事档案存在的问题迫切的需要解决，有关领导以及部门要引起重视。
1.重视档案事业
档案事业在国家的发展中，起着十分重要的作用。有关部门和人员一定要重视人事制度，让整理档案工作朝规范化方向发展。人事档案管理部门的人员要制定管理政策，让档案发挥出它最大的作用，从而满足人们对档案信息的需要。人事档案可以反映一个人的才能、品格等，因此，人事档案利用的好坏对人才的引进十分重要。
2.提高人事档案的质量
档案工作有服务性、政治性等特点，因此从事人事档案工作的员工要有良好的政治素质、较强的业务能力以及较高的文化水平。人事档案管理机构服务的对象在慢慢增多，所以，人事档案管理服务机制与人事档案的工作人员要跟上时代的脚步，不断创新。新老员工要定期培训，以提高他们的专业知识和技术水平。让员工对有关档案的知识、法规进行了解，同时还要知道档案管理的国际化标准。新员工要跟着老员工学习，了解如何对档案进行归档和整理，了解如何运用计算机技术对档案进行管理。要不断学习知识，提高自身的素质和技术，让自己从档案信息的保管员转向信息的供应者。
3.加强人事管理力度
若想让人事档案管理朝规范化方向发展，就要加强对人事人员整理档案的管理。首先对档案管理的工作条件进行改善，必要的管档人员以及基础设施都要配备齐全，领导要亲自管理经费来源、人员配备以及设备设施，让人事人员在管理档案时有一个良好的环境。有关管理者要严格的监督，发现问题要及时解决。
总之，人事人员在对档案进行整理时，要认真仔细，提高责任心，多与用人单位进行沟通，调节好人才交流中心、用人单位以及人事人员三者的关系，为用人单位提供高效的服务。
参考文献
[1]人事工作若干问题问答[J].继续教育与人事，2001（5）
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