【Abstract】Based on the analysis of common drawbacks of current archives management in construction enterprise project， paper puts forward the ideas that project archives management should take the path of professional development， to service the sustainable development of enterprises， to ensure the maximization of corporate interests.
【关键词】工程项目；档案管理；措施
【Keywords】project； archives management； measures
【中图分类号】TU712；G275.9 【文献标志码】A 【文章编号】1673-1069（2017）05-0007-02
1 引言
随着企业的不断发展，工程项目档案越来越多，要求越来越高，档案管理方法也在不断变化发展，各行各业均拥有属于自己特点的档案管理软件，走上专业化管理道路。作为一个电力工程施工企业，工程项目档案管理还存在诸多弊端，需要不断加强工程施工、竣工档案管理的规范化、科技化、信息化、网络化，通过提高档案管理水平，为企业发展服务。
2 提高工程项目档案管理的必要性
2.1 加强项目档案管理是每位职工的义务
《中华人民共和国档案法》第3条规定：“一切国家机关、武装力量、政党、社会团体、企业事业单位和公民都有保护档案的义务”。另外，国家还颁布了《中华人民共和国档案法实施细则》、（GBT 11822―2008）《科学技术档案案卷构成的一般要求》、（DAT 28―2002）《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》等一系列法规、国标、行标，对企业档案管理职责作出相应规定[1]。作为电力施工企业的每一位员工均有为企业档案管理贡献力量的义务。
2.2 规范化、标准化档案管理可使企业利益最大化
近年来，随着国家宏观经济的发展，电力行业越来越多的重大特大项目均有创建国家优质工程的建设目标，其中项目竣工资料是评选优质工程的重要依据之一，在评选阶段占据十分突出的地位。
许多工程建设单位越来越重视工程项目档案管理工作的规范化、标准化，并采取了在承包合同中明确竣工资料保证金的规定，其比例高达合同价款的5%。在项目管理过程中，建设领域项目管理“员”也包括档案资料员，属于专业化管理人员之一。
笔者负责过多个工程项目档案管理工作，从施工过程档案收集整理到竣工档案制作移交均全程参与负责，工程竣工资料无法及时按业主规定要求移交则无法进行项目最终结算，竣工移交时间拖得越久，企业利益损失越大，其中包括可见的经济利益损失和无形的品牌名誉价值损失。
3 施工企业档案管理存在的问题分析
3.1 有意识，无重视
作为一个施工企业，其档案构成中很大部分为工程项目竣工档案，工程项目档案从招投标开始，经过施工过程控制到竣工验收结束，都会形成一系列具有价值的重要资料。
当前施工企业档案管理中存在的问题主要是工程项目完工后无法及时在规定时间内移交竣工资料，有些项目甚至在项目部解散之后两、三年才完成，这严重影响了企业利益。不能保证竣工档案移交的及时性、有效性，其根本原因是：①管理层存在着“档案工作就是档案员一个人的事情”的思想，并没有“专业的人才做专业的事”的意识；②相关管理领导和职工没有重视工程项目档案管理；③企业建立的奖惩机制未能覆盖或不能在档案管理工作中实际操作。这是一种“有意识，无重视”的不负责任的现象。
3.2 有机制，无职责
在当前工程项目招投标竞争日益激烈的大环境下，国有企业几乎都紧紧跟随国家政策对内部管理进行实时调整，其也已经意识档案管理的重要性，意识到档案管理是影响企业利益的基本因素之一，从设置各级档案管理部门，设置专业档案室，加强日常档案收集整理，到加强档案宣传和员工培养培训，硬件条件似乎都是按部就班、井井有条地稳步推进。在这看似有效的管理机制下，其实存在很多问题：需要调阅时才发现重要的项目档案并没有及时归档，或已经遗失无法追溯；由于部门众多，多数部门会自己保存相关重要档案，并不移交企业的专门档案室保管，致使其他部门在相同的档案需求上做了重复工作，耗费人力物力，给企业带来较大损失；没有一定的奖惩机制来对档案管理人员进行奖优罚劣，这是一种典型的“有机制，无职责”的管理失职表现。
3.3 有岗位，无能力
企业各级档案管理部门众多，档案管理岗位也按标准设置，但管理者能力和水平却参差不齐，出现已经归档的档案资料根本不能满足归档要求的情况。普遍原因是项目档案管理者一般都不是专业的档案管理人员，而是技术员兼职，甚至有些人员从未经过档案管理培训就直接上岗。工程档案是企业档案的重要组成部分，占比极大，档案管理者业务能力低下会导致资源浪费、影响档案质量，使工程难以通过竣工验收，从而导致企业损失。这便是所谓的“有岗位，无能力”现象。
4 提高档案管理能力措施
4.1 加强档案宣传，提高职工意识
要提高全体职工的档案管理职责意识[2]。首先，企业管理者在制定各规章制度时，应从制度上为档案重要性宣传做好铺垫，让广大职工明白加强档案管理职责、提高档案管理能力是关系到企业长期利益，关系到每个人切身利益的。其次，制定的档案管理制度应明确各级部门形成的重要档案要指定专人及时整理，集中归档，集中保存。同时加强各部门之间的沟通，实现档案的有效利用。再次，在提高职工档案管理意识的同时，领导层的重视程度也是直接影响档案管理工作的重要因素。企业管理者，尤其是高层管理者应定期对档案管理工作进行检查，奖励优秀，调整中庸，淘汰落后。
4.2 落实管理职责，建立长效机制
企业建立的各级档案管理部门均有对应的管理职责需要严格落实，在多数情况下，部门之间的业务需要上级领导协调统一，而非按照制度规定来执行。
要使广大职工自动自觉落实自己的档案管理职责，必须要求各级档案部门加强“按制度办事”的意识，认真及时落实各自管理职责。
建立及时有效的奖惩机制，对档案管理有积极贡献的职工予以实质性奖励，同时对领导不力、管理不善、甚至管理混乱，为企业形象带来负面影响的职工予以一定惩罚。
4.3 提高操作能力，确保后继有人
针对各级档案管理人员，尤其是工程项目档案管理人员，要组织专业化培训、定期学习，以提高其管理和操作能力。新进入的档案管理人员，应考虑其档案管理操作培训周期，使其在具备一定的实操能力之后再从事相关业务管理。
不论企业内档案管理还是工程项目档案管理，专业化管理始终是最终管理方式。专业的人才能做专业的工作，获得与职位相适应的劳动报酬，才能使得企业档案管理工作实现长期稳定发展与进步，保证企业利益趋于最大化。
5 结论
信息化不断发展进步的今天，“互联网+”的思维已经深入我们生活、工作的方方面面。企业档案管理思想也应顺势而变，管理手段也应多元化，既要保证硬件够硬，也要确保软件跟上。同时，工程项目档案管理也应在业主单位的指导下采用其开发的专业软件进行网络化、软件化管理，以提高管理效率，同时也为竣工档案资料制作和移交做好充分准备，确保按合同要求的时限完成项目结算工作。
总之，建立长效机制、提高档案意识、坚持专业化管理思想，才能确保工程项目档案管理的规范化、科技化、信息化、网络化发展，并最终提高企业档案管理能力，充分发挥其为企业发展服务的真正作用，实现企业利益最大化。
【参考文献】
近些年，渔业船舶档案馆就渔业船舶专项档案的管理和利用情况进行了相关调研，综合调研和反馈的信息，我们从中深切地感受到了渔业船舶专项档案信息资源共享的紧迫性。
1．渔业船舶专项档案信息资源共享的紧迫性
渔业船舶专项档案信息资源利用和服务的对象概括起来主要面向五方面；首先，国家、各级领导和渔业船舶专项组织部门在渔业船舶事业宏观管理和决策过程中需要全面翔实的渔业船舶专项档案信息资源为其提供参考依据；其次，有关单位和人员在从事渔业船舶科学依据已形成归档的档案本体和成果信息；国防建设中也需要相关数据为其服务；再次，今后渔业船舶专项资源的商业开采活动更需要提供基础档案数据和成果数据作为其开采依据；随着渔业船舶专项国际合作和交流活动的日益频繁，互通有无也需要提供信息交换所需的渔业船舶专项成果和综合信息。
满足以上对象所需实际正是渔业船舶专项档案管理和保管目的的具体体现。要满足以上所列对象的信息需求的唯一途径就是及时提供全面详实的档案信息资源，而实现这一途径的前提条件即是渔业船舶专项档案信息资源的高度集中，这也是实现渔业船舶专项档案信息资源共享的必备基础和前提条件。
2.前提：渔业船舶专项档案集中统一管理
由于渔业船舶专项档案形成的特殊性——跨部门、跨行业的多单位参加，加之现行档案法规相关档案归档保管规定的局限性和迟滞性，使许多渔业船舶专项档案现阶段没能由国渔业船舶行政主管部门实行集中统一管理，国家渔业船舶行政主管部门保管的主要集中在成果类的档案上，而专项调查所形成的各种依据性的原始记录等档案材料则是分散保管于各参加或依托部门的下属单位中。
由于各单位隶属关系的不同，无形中自然造成档案信息资源的相对封闭和对内、对外利用交流的信息壁垒。通过前一时期我们开展进行的渔业船舶专项档案利用情况的调研看，我们所到货点差的各单位渔业船舶专项档案的利用率普遍很低，除个别单位有合作利用和提供给外单位利用的情况外，大部分单位即使有利用也只是局限于本单位涉及专项任务或课题的人员使用，其他人员的使用同样受到很大地限制。因此，对社会和其他部门的单位和人员来说，利用渔业船舶专项档案更是难上加难，即使是国家渔业船舶行政主管部门利用渔业船舶专项档案也是甚为不便。
综合调研中各方面反馈的信息看，渔业船舶专项档案信息的社会需求并不是很少或减少而是正呈逐年上升和日益迫切的趋势，而现阶段渔业船舶专项档案的管理正有悖于此种社会需求。
渔业船舶专项档案管理和保管的目的是记录和反映渔业船舶专项事业发展的历史，及时提供作为渔业船舶专项事业发展真实记录的档案信息资源为社会所利用，在渔业船舶事业发展过程中充分发挥出渔业船舶专项档案所具有的与生俱来无可替代的查考利用和工作依据的作用。实现这一目的，关键是能随时满足渔业船舶专项档案信息资源为社会所共享利用的需求，这就要求渔业船舶专项档案管理应首先确保对其信息资源的充分拥有，即信息资源的集中统一管理，只有这样才能为渔业船舶专项档案信息资源共享提供基础和必备的条件保障。
因此，及时加强渔业船舶专项档案信息资源的集中统一管理，适时转变观念，顺应时展需要，实现渔业船舶专项档案信息资源的共享就成为渔业船舶专项档案现阶段管理的当务之急和必然之需。
3.可供选择的措施和步骤
要及时提供全面翔实的档案信息资源为社会所利用的前提条件即是档案信息资源的高度集中，而非现时档案管理各自为政、信息相对封闭和屏蔽的状况，这就要求渔业船舶专项档案必须实行集中统一管理，只有在此基础上才能为真正实现渔业船舶专项档案信息资源的共享利用提供保障。所以无论是从渔业船舶专项档案信息资源的集中统一管理和共享服务。具体可采取以下措施：
(1)适时完善和修改现行档案法规中不再适应当前经济社会发展变化和需要的相关内容，如对《科学技术档案工作条例》第二十二条进行相应修改和完善，增加“无法对档案正本进行复制的，应将档案正本送交办单位保存”的相关内容。
(2)建立渔业船舶专项档案目录中心。现阶段可由渔业船舶行政管理部门的档案主管部门协调，由各渔业船舶专项档案产出单位提供其保管的档案目录，建立统一全面的渔业船舶专项档案联合目录，在渔业船舶行政主管部门的档案管理部门形成渔业船舶专项档案目录中心，以最基础的目录信息实时或提供查询的方式进行服务。
(3)对现有渔业船舶专项档案进行数字化加工。在有条件的部门及时开展档案的数字化加工工作，为渔业船舶专项档案信息共享提供基础平台。档案保管最终目的是利用，从目标来看档案数字化是有效解决档案保管与利用的主要途径。现在渔业船舶档案馆也正在逐步有序地开展此项工作。
关键词：文件材料；试听档案；新时期；档案管理制度
1项目档案管理是什么
技改大修工程项目档案是指整个项目工程从工作开始到结束这期间所有的需要归档的文件材料。这些文件材料的形式包括文字材料、图表材料、图纸，也包括声像材料、电子光盘等。材料的内容包括技改大修工程项目过程中的策划、实行、完工等一系列工作生成的文字材料。项目档案管理工作能够确切的体现工程在施工过程中的各个细节，也可找出为什么会发生工程事故，在很多工程建设的地方都有重要的价值。
2为什么要提升技改大修工程项目档案管理水平
档案管理工作在技改大修工程中占有很重要的地位，以下三个方面是为什么要加强技改大修项目工程的档案管理。一是档案管理工作的要求，技改大修工程项目档案管理是工程项目中重要的环节，有着举足轻重的地位。在新时期，做好电力系统技改大修项目工程档案管理是可以为电力系统工程项目带来美好的前景。二是提升项目工程建设的科学有效性，用文件材料将项目工程的各个工作环节联系起来，可以增强对工程建设的整体把握。将工程项目建成的过程形成历史材料，可以真实的表面在工程项目建设中产生的问题，为完善工程项目建设提供更好地解决方案，从而提高技改待续工程项目的科学性。三是档案服务和档案利用的本质要求，档案管理的最终目的是有效利用档案，提高档案的利用率，为项目建设未来的发展目标提供保障。
3档案管理工作存在的缺陷
3.1对项目档案管理工作不够重视
在工程项目档案管理工作中往往存在重视设计而轻视档案的问题。因为相关专业人员短缺，在一般的地市级只有一名人员专门负责技改大修，需要管理规划可研、计划下达、项目管理研究等一系列工作。领导更注重经济方面的问题，而技术人员则注重项目工程的进度、施工质量、施工安全等，缺少对一些重要文件材料的归档。例如说项目工程在施工过程中的来往信函、设计变更记录、领导批复等重要材料，都没有专业人员对其进行系统的管理，导致会出现归档的难度系数大、归档不全问题。还会出现文件档案资料的签字盖章不齐全，对于服务类合同也没有写签订日益，档案资料的时序性也不满足相关要求等。
3.2档案管理制度不科学，管理人员自身素质有待提高
现在很多电力企业都没有将工程项目档案归档进行立项，也没有纳入工作领导小组中。企业电力系统一般注重提升工程项目的专业技术和项目在施工过程中的具体情况。很多电力企业没有健全档案管理制度，缺少专业的档案管理人才对档案进行系统的管理，导致许多档案资料都得不到规范的保留。在项目施工的过程中，没有人对项目档案材料进行跟踪，这将导致档案材料的收集难上加难。而且项目档案管理本身就是一项专业性强的工作，需要一些专业管理人员对档案进行归档，管理人员既要懂档案管理又要懂电力系统项目工程，但是在现实情况是很多人员都不是专业的档案管理人员，自身专业素养的不足，严重影响了档案管理的有效性。
3.3视听档案的保留不齐全
视同档案材料主要是指声像材料，这些声像材料会辅助一定的文字材料加以解释说明。视听档案材料是技改大修工程项目管理中具有影响力的材料，在档案管理中占有重要地位。但是现在很多电力企业在工程的施工过程中都不重视视听材料的保留，而只关注到项目工程建设的好坏。对于视听材料的管理没有设立专门的管理人员，或者是管理人员的专业素养不够，这都对视听材料的保留存在一定的影响。在这种情况下设立的视听材料管理数据库，导致视听材料不齐全。
4如何加强档案管理工作
4.1加强项目档案管理人员的工作意识
重视理念建设可以保障档案管理的科学性、有效性，也是工程建设过程中各项管理工作能够顺利实施的保障。只有领导的意识正确了，工作开展的到位了，才能使档案管理工作得到有效的实施。并且现在很多技改大修专责对档案管理工作的认识度不够，为增强各专责的归档意识，要加强培训，培养其自身的综合素质，锻炼工作技巧。同时要加强管理人员学习档案管理知识，使管理人员及时掌握先进的管理方法和技术，促进其能够主动收集整理档案材料，保证档案材料的完整性和有效性。
4.2完善项目档案管理制度和管理内部的组织结构
电力企业内部要设立专门的档案管理制度以维护档案管理人员的权责，确立归档部门最后审核的具体要求。必须非常重视归档工作，最后一项归档工作的审核在没有通过的前提下不能够进行下一步的具体工作。档案管理工作需要建立系统性的体制机制，电力企业也要将档案管理部门加入到工程项目的建设的组织结构中去，将档案管理工作与实际项目工作在施工的过程中联系起来，让档案管理工作融入到项目管理中去，参与到项目建设中去。
4.3加强项目工程进程与归档工程建设的一致性
电力企业必须加强项目工程进程与归档工程建设的一致性。在项目工程的施工过程中，必须做好每一个环节的项目档案材料，因为这些材料一旦丢失就会严重影响到后期工程项目的开展。所以在工程项目的建设中我们要设立专门的档案管理部门，将档案管理的工作与项目工程的工作齐头并进，使归档工作更加的系统，从而整个工程项目最终的验收打下基础。
检查不走过场
检查组召开会议听取了天津市档案局、天津市城建档案馆的工作汇报，全面了解天津建设项目档案工作情况。会上天津卷烟厂和天津电力公司介绍了项目档案工作的做法、经验。在被检查单位，检查组听取简单汇报和质询后，分成4～5个工作小组，一头扎进档案室，分别负责对档案工作制度、文控体系，施工、设备、监理、竣工文件，声像档案、信息化管理等方面进行抽查、验证。
完整性是对项目档案积累的基本要求，是专家组检查首先注意的内容。
天铁冷轧薄板工程是此次检查组巡查的第一个项目，项目验收将在今年年底进行。有专家开门见山地询问汇报材料中某轧机设备安装材料为什么还没有收集?对此，该企业的负责人现场作了答复。
同样的档案完整性问题出现在天津工业大学新校区一期工程中。目前，该工程已经交付使用，学生已经进入。但工程施工档案存在缺失现象，其原因是由于学校建设资金存在缺口，拖欠施工单位资金，施工单位拒绝交付竣工档案。目前，有的施工企业已经撤离现场，到国外施工作业，档案的收集存在一定困难。
还有的档案完整性问题是由于建设单位没有履行档案集中统一管理所致，比如，在一些被检查单位的设备文件、法律文件及部分有关知识产权的档案原件还放在业务部门分散管理。
在短时期内对档案的准确性、真实性进行检查，对专家是一个考验，但他们还是通过档案中的蛛丝马迹发现了疑点。
神华天津港煤码头项目的监理单位严格控制工程质量、工期和投资，做好各种材料的管理工作。但是，专家在检查中发现，监理方自身形成的文件却不太规范，复印件非常多，有的监理文件整卷都是复印的。有的部分复印，还有的复印效果不好，基本上看不清数据。按照规定，建设方委托监理方监理，监理方面有责任在工程结束后将监理文件原件交付建设方。“在实际中，复印件的真实性和法律效力是要打上一些折扣的。”检查组的专家如是说。
对于一些合理的复印件现象，专家们持宽容态度。比如该码头项目的前期项目文件原件在神华集团总部，为了保证档案的完整性和真实性，他们从神华总部进行复印，然后盖上神华集团总部的章进行确认。专家们认为这不失为一种可取的解决办法。
竣工图在工程项目档案中具有相当重要的地位，工程项目实施的最终结果体现和反映在竣工图上。按照惯例，竣工图实行建设方、施工方、监理方“三方会审”，但在检查过程中，专家们多次发现竣工图把关不严，有代签字现象，有的竣工图不是终版图，有的变更没有标识在图上。
对于天津石化大乙烯项目由设计方编制竣工图，专家们提出：“如果竣工图不需要施工方的认可，设计方是否对每个现场的变更都能够精确掌握?”专家们提供的通常做法是：如果由设计方提供竣工图，要以不断提供的升级版来解决现场变更问题。如果做不到这一点，一定要加强变更材料的收集，特别是现场变更材料务必收集齐全，将其汇总到设计单位，并且在可能的情况下，让施工单位参与对竣工图纸的审核把关，保证竣工图的准确无误。
档案整编的规范性如何，反映了项目或企业管理的精细化问题，自然，也逃不过专家们的慧眼。
如由于项目工期的紧张或者事务繁多，有的项目归档的外文资料连标题和目录都没有来得及翻译，个别翻译的直接在原件上涂抹；CAD数据盘等电子文件没有编号，无法与纸质文件对应；有的缺乏档案整理基础知识，将备考表也作为一份文件列入目录；有的图纸折叠不规范，没有按照标准进行折叠。
检查还发现，被检查单位项目档案管理信息化水平普遍不高。
档案瑕疵及一些单位项目档案工作中问题的存在，一方面反映了项目档案工作的业务水平问题，更反映了项目单位在整体上对项目文档的控制与驾驭能力。得到专家好评的项目单位，均制定了比较科学的项目档案管理制度，建立了比较完善的项目档案管理体制和运行机制。专家特别指出，建设单位要充分履行甲方职能，联合监理单位加强对在建单位的文件档案控制，达到从项目的立项申请到竣工验收“所有的过程都要有记录，所有的变更都要有痕迹”这样一个比较理想的状态。
同时专家们也希望设计单位、施工单位、监理单位配合建设单位按照国家和项目建设单位规定，做好项目档案的归档移交工作。专家提醒，对于参建单位来说，在建筑领域中，竣工档案编制和归档质量已经成为他们进行下一次工程竞标的一个重要条件，也是参建单位资质的一个证明。
建议切中肯綮
专家小组通过听、看、问、查、议等方式，对被检查单位的项目档案和项目档案工作进行了初步的鉴定，提出有针对性的建议，向项目法人单位进行反馈。
天津鞍钢天铁公司冷轧一期项目已经完工，二期项目开始启动，项目位于天津滨海新区。一期工程计划投资37.75亿元，于2006年5月28日开始打桩，2008年5月18日冷轧线正式竣工投产。自项目筹备开始，公司即于2005年5月成立资料室，负责公司项目档案工作的统筹规划和项目文件的保管利用。专家组认为，天铁公司的项目档案管理还处于资料管理阶段，应该形成真正意义上的项目档案管理模式，集中统一管理项目过程中形成的全部档案。对此，天铁公司升总经理表示：“检查对我们工作非常有意义，专家一眼看到了我们的缺陷和档案工作中存在的问题，切中要害。现在给我们把问题提出来，我们还来得及、有时间进行整改。”
天津石化大乙烯项目是个在建工程，建设总投资268.46亿元。工程于2006年6月26日开工奠基，预计2009年9月底全面投料运行。对于这样一个庞大的在建项目。其文档控制和驾驭显得特别迫切和重要。专家组检查后认为，尽管该项目的项目档案管理起点比较高，文件资料的现场积累比较到位，但该项目的文控体系还需要进行认真梳理，和项目的工程管理体系、质量管理体系相比较，文控体系显得薄弱了一些，还有一些缝隙待弥补。对于检查组的建议，洪剑桥副总经理表示：“对正在建设过程中的我们来说，专家把你们在工程档案管理的经验传授给我们，提出的建议翔
实、具体，非常有效。”
天津滨海轻轨车段项目2001年5月18日开工，2003年10月1日竣工，2004年3月28日试运营，总投资60亿元。项目结束后，项目档案工作已经平稳过渡到企业档案工作阶段，在企业的日常运营、安全管理，权益维护中发挥了重要作用。项目档案的高质量和利用效果，反映了该项目在建期间文控系统的完善和有效，他们把建设轻轨项目的档案质量与工程质量、廉政建设作为工程的三件大事来抓。检查组对该工程的项目档案工作给予了比较高的评价，出于对企业档案管理精益求精的考虑，专家组还是提了一些意见，比如专家发现，一些设备的图纸质量不太好，建议在设备监造中，除了对设备质量提出要求外，还要对设备资料的质量提出要求。对此，张金立总经理表示：“专家组提出的问题非常准确、到位，帮助我们做好项目档案工作，我们一定在近期内整改。”
专家们认真的检查、专业的点评、有针对性的建议，赢得了项目单位的尊重。
评估实事求是
地方档案行政管理部门对重点建设项目档案工作的指导、监管与服务情况，也是检查组检查的一个重点。
在检查中，专家们发现天津市档案局的指导和服务痕迹与效果非常明显，其中的一个项目，市档案局的指导人员竟然去了数十次之多。市档案局在项目档案的检查和验收过程提出的整改意见也明确、到位，得到项目单位和企业的认同与重视。在检查过程中，检查组感到：“每一个项目都可以看到档案局同志的身影，听到项目单位诚恳的、发自内心的感谢。”
据介绍，2008年，天津市档案部门围绕全市重大建设项目建设开展服务创新，积极开展企业档案服务月活动。召开了重大工业项目档案说明会，组织了重大建设项目档案工作协作组。编制了《天津市重点建设项目档案服务手册》和《天津市重点建设项目档案工作指南》，深入走访了415个企业，112个建设项目，实行了重大建设项目档案网上登记和上门登记服务，全市重点建设项目档案登记率和验收合格率均达到100％。市档案局联合区县档案局共同举办了全市重点建设项目档案咨询现场服务活动，为378个市和区县两级重点建设项目单位和参建单位近600名项目技术人员和档案管理人员提供了档案咨询服务。还举办了3期项目档案业务培训班，780名企业(项目)档案人员接受了学习培训。
天津市档案部门开展的建设项目档案工作得到了国家档案局经科司副司长王燕民比较高的评价：“天津市市领导、市档案局和有关部门对天津市项目档案工作高度重视，把这项工作作为档案行政管理部门服务大局，特别是服务滨海新区开发的一个重头戏来抓。档案部门通过扎实有效的业务指导、多方面的协调和联动、多样化的服务，营造出服务项目档案工作良好的氛围和生动的局面。希望天津市档案局加强对重点项目档案工作监督指导的力量。更加注意分类指导，培育典型，提高效能。同时在注重服务的前提下，也要注重监管，发挥档案行政管理部门在项目档案工作中的权威指导作用。”
1 “第一时间”成立档案管理机构，确定“一把手”工程
在项目建设初期要第一时间成立档案管理机构，确定项目负责人主管建设项目档案，即“一把手”工程。项目参建单位也要成立档案管理机构，项目经理为负责人，并同步建立健全工作高效、流程顺畅的档案管理网络，网络要延伸到各专业专工，以利于专业资料的形成和收集。有了档案领导机构，档案部门同时要成立建设项目档案管理办公室，要整合项目所有参建单位的档案员，统一工作思想，统一工作规范，统一工作职责，统一工作制度。定期召开月度例会，沟通、协调和解决项目文件在施工过程中存在的问题，及时发现及时处理，不把问题文件问题表单积压到竣工后解决。
2 签订建设项目档案管理协议，加强建设项目档案考核
建设项目参建单位较多，同步进行的单位工程建设和走走来来的建设单位都要纳入建设项目档案管理范围。用一个标杆去要求所有的参建方，最终形成的建设项目档案才能是统一的和规范的。所以，这个标杆就是要签订管理协议，要在协议中明确双方的责任，档案移交标准，档案保证金数额和一些违约责任。针对单位工程形成文件的收集、整理要明确施工过程的考核内容，要体现过程文件的检查，对不符合归档要求的要下发整改通知单，整改检查不合格的要进行考核，考核兑现从档案保证金中扣除，从而实现过程文件管理的检查、整改、复查、考核的监督和把控。
3 制定建设项目档案计划，抓住重要节点不放松
任何工作都要有计划，建设项目档案计划更为重要。建设项目档案计划要结合工程进度制定，特别是要把重要工程节点列入计划，以年为单位细化到季度和月份，落实到责任人进行工作督查和检查，要对未落实到位的计划要有分析，计划的落实情况也要与项目管理协议要关联起来，保证计划不落空不走形式。
建设项目档案计划还要包括竣工文件编制计划和移交时间表，将竣工文件编制内容、整理规范、移交标准、移交时间一一规范和明确，让参建单位有标准可依据，有规范可操作，保证竣工文件的质量和完整。
4 人员与资金的多投入和早到位是建设项目档案高标准通过的保障
第一条为加强水利工程建设项目（以下简称"水利工程"）档案管理工作，明确档案管理职责，规范档案管理行为，充分发挥档案在水利工程建设与管理中的作用，根据《中华人民共和国档案法》、《水利档案工作规定》及有关业务建设规范，结合水利工程的特点，制定本规定。
第二条水利工程档案是指水利工程在前期、实施、竣工验收等各建设阶段过程中形成的，具有保存价值的文字、图表、声像等不同形式的历史记录。
第三条水利工程档案工作是水利工程建设与管理工作的重要组成部分。有关单位应加强领导，将档案工作纳入水利工程建设与管理工作中，明确相关部门、人员的岗位职责，健全制度，统筹安排档案工作经费,确保水利工程档案工作的正常开展。
第四条本规定适用于大中型水利工程，其他水利工程可参照执行。
第二章档案管理
第五条水利工程档案工作应贯穿于水利工程建设程序的各个阶段。即从水利工程建设前期就应进行文件材料的收集和整理工作；在签订有关合同、协议时，应对水利工程档案的收集、整理、移交提出明确要求；检查水利工程进度与施工质量时，要同时检查水利工程档案的收集、整理情况；在进行项目成果评审、鉴定和水利工程重要阶段验收与竣工验收时，要同时审查、验收工程档案的内容与质量，并作出相应的鉴定评语。
第六条各级建设管理部门应积极配合档案业务主管部门,认真履行监督、检查和指导职责，共同抓好水利工程档案工作。
第七条项目法人对水利工程档案工作负总责，须认真做好自身产生档案的收集、整理、保管工作，并应加强对各参建单位归档工作的监督、检查和指导。大中型水利工程的项目法人，应设立档案室，落实专职档案人员；其他水利工程的项目法人也应配备相应人员负责工程档案工作。项目法人的档案人员对各职能处室归档工作具有监督、检查和指导职责。
第八条勘察设计、监理、施工等参建单位，应明确本单位相关部门和人员的归档责任，切实做好职责范围内水利工程档案的收集、整理、归档和保管工作；属于向项目法人等单位移交的应归档文件材料，在完成收集、整理、审核工作后，应及时提交项目法人。项目法人应认真做好有关档案的接收、归档和向流域机构档案馆的移交工作。
第九条工程建设的专业技术人员和管理人员是归档工作的直接责任人，须按要求将工作中形成的应归档文件材料，进行收集、整理、归档，如遇工作变动,须先交清原岗位应归档的文件材料。
第十条水利工程档案的质量是衡量水利工程质量的重要依据，应将其纳入工程质量管理程序。质量管理部门应认真把好质量监督检查关，凡参建单位未按规定要求提交工程档案的，不得通过验收或进行质量等级评定。工程档案达不到规定要求的，项目法人不得返还其工程质量保证金。
第十一条大中型水利工程均应建设与工作任务相适应的、符合规范要求的专用档案库房，配备必要的档案装具和设备；其他建设项目，也应有满足档案工作需要的库房、装具和设备。所需费用可分别列入工程总概算的管理房屋建设工程项目类和生产准备费中。
第十二条项目法人应按照国家信息化建设的有关要求，充分利用新技术，开展水利工程档案数字化工作，建立工程档案数据库，大力开发档案信息资源，提高档案管理水平，为工程建设与管理服务。
第十三条项目法人应按时向上级主管单位报送《水利工程建设项目档案管理情况登记表》（附件1）。国家重点建设项目，还应同时向水利部报送《国家重点建设项目档案管理登记表》(附件2)。
第三章归档与移交要求
第十四条水利工程档案的保管期限分为永久、长期、短期三种。长期档案的实际保存期限,不得短于工程的实际寿命。
第十五条《水利工程建设项目文件材料归档范围和保管期限表》（附件3）是对项目法人等相关单位应保存档案的原则规定。项目法人可结合实际，补充制定更加具体的工程档案归档范围及符合工程建设实际的工程档案分类方案。
第十六条水利工程档案的归档工作，一般是由产生文件材料的单位或部门负责。总包单位对各分包单位提交的归档材料负有汇总责任。各参建单位技术负责人应对其提供档案的内容及质量负责；监理工程师对施工单位提交的归档材料应履行审核签字手续，监理单位应向项目法人提交对工程档案内容与整编质量情况的专题审核报告。
第十七条水利工程文件材料的收集、整理应符合《科学技术档案案卷构成的一般要求》（GB/T1182-2000）。归档文件材料的内容与形式均应满足档案整理规范要求。即内容应完整、准确、系统；形式应字迹清楚、图样清晰、图表整洁、竣工图及声像材料须标注的内容清楚、签字（章）手续完备，归档图纸应按《技术制图复制图的折叠方法》（GB/T10609.3-1989）要求统一折叠。
第十八条竣工图是水利工程档案的重要组成部分，必须做到完整、准确、清晰、系统、修改规范、签字手续完备。项目法人应负责编制项目总平面图和综合管线竣工图。施工单位应以单位工程或专业为单位编制竣工图。竣工图须由编制单位在图标上方空白处逐张加盖"竣工图章"（附件4-1），有关单位和责任人应严格履行签字手续。每套竣工图应附编制说明、鉴定意见及目录。施工单位应按以下要求编制竣工图：
（一）按施工图施工没有变动的，须在施工图上加盖并签署竣工图章；
（二）一般性的图纸变更及符合杠改或划改要求的，可在原施工图上更改，在说明栏内注明变更依据，加盖并签署竣工图章；
（三）凡涉及结构形式、工艺、平面布置等重大改变，或图面变更超过1/3的，应重新绘制竣工图（可不再加盖竣工图章）。重绘图应按原图编号，并在说明栏内注明变更依据，在图标栏内注明"竣工阶段"和绘制竣工图的时间、单位、责任人。监理单位应在图标上方加盖并签署"竣工图确认章"（见附件4-2）。
第十九条水利工程建设声像档案是纸制载体档案的必要补充。参建单位应指定专人，负责各自产生的照片、胶片、录音、录像等声像材料的收集、整理、归档工作，归档的声像材料均应标注事由、时间、地点、人物、作者等内容。工程建设重要阶段、重大事件、事故，必须要有完整的声像材料归档。
第二十条电子文件的整理、归档，参照《电子文件归档与管理规范》（GB/T18894-2002）执行。
第二十一条项目法人可根据实际需要，确定不同文件材料的归档份数，但应满足以下要求：
（一）项目法人与运行管理单位应各保存1套较完整的工程档案材料（当二者为一个单位时，应异地保存1套）；
（二）工程涉及多家运行管理单位时，各运行管理单位则只保存与其管理范围有关的工程档案材料；
（三）当有关文件材料需由若干单位保存时，原件应由项目产权单位保存，其他单位保存复制件；
（四）流域控制性水利枢纽工程或大江、大河、大湖的重要堤防工程，项目法人应负责向流域机构档案馆移交1套完整的工程竣工图及工程竣工验收等相关文件材料（具体内容参见附件3）。
第二十二条工程档案的归档与移交必须编制档案目录。档案目录应为案卷级，并须填写工程档案交接单（见附件5）。交接双方应认真核对目录与实物，并由经手人签字、加盖单位公章确认。
第二十三条工程档案的归档时间，可由项目法人根据实际情况确定。可分阶段在单位工程或单项工程完工后向项目法人归档，也可在主体工程全部完工后向项目法人归档。整个项目的归档工作和项目法人向有关单位的档案移交工作，应在工程竣工验收后三个月内完成。
第四章档案验收
第二十四条水利工程档案验收是水利工程竣工验收的重要内容，应提前或与工程竣工验收同步进行。凡档案内容与质量达不到要求的水利工程，不得通过档案验收；未通过档案验收或档案验收不合格的，不得进行或通过工程的竣工验收。
第二十五条各级水行政主管部门组织的水利工程竣工验收，应有档案人员作为验收委员参加。水利部组织的工程验收，由水利部办公厅档案部门派员参加；流域机构或省级水行政主管部门组织的工程验收，由相应的档案管理部门派员参加；其他单位组织的有关工程项目的验收，由组织工程验收单位的档案人员参加。
第二十六条大中型水利工程在竣工验收前要进行档案专项验收。其他工程的档案验收应与工程竣工验收同步进行。档案专项验收可分为初步验收和正式验收。初步验收可由工程竣工验收主持单位委托相关单位组织进行；正式验收应由工程竣工验收主持单位的档案业务主管部门负责。
第二十七条水利工程在进行档案专项验收前，项目法人应组织工程参建单位对工程档案的收集、整理、保管与归档情况进行自检，确认工程档案的内容与质量已达要求后，可向有关单位报送档案自检报告，并提出档案专项验收申请。
档案自检报告应包括:工程概况，工程档案管理情况，文件材料的收集、整理、归档与保管情况，竣工图的编制与整编质量，工程档案完整、准确、系统、安全性的自我评价等内容。
第二十八条档案专项验收的主持单位在收到申请后，可委托有关单位对其工程档案进行验收前检查评定，对具备验收条件的项目，应成立档案专项验收组进行验收。档案专项验收组由验收主持单位、国家或地方档案行政管理部门、地方水行政管理部门及有关流域机构等单位组成。必要时，可聘请相关单位的档案专家作为验收组成员参加验收。
第二十九条档案专项验收工作的步骤、方法与内容如下：
（一）听取项目法人有关工程建设情况和档案收集、整理、归档、移交、管理与保管情况的自检报告；
（二）听取监理单位对项目档案整理情况的审核报告；
（三）对验收前已进行档案检查评定的水利工程，还应听取被委托单位的检查评定意见；
（四）查看现场（了解工程建设实际情况）；
（五）根据水利工程建设规模，抽查各单位档案整理情况。抽查比例一般不得少于项目法人应保存档案数量的8％，其中竣工图不得少于一套竣工图总张数的10%；抽查档案总量应在200卷以上；
（六）验收组成员进行综合评议；
（七）形成档案专项验收意见，并向项目法人和所有会议代表反馈；
（八）验收主持单位以文件形式正式印发档案专项验收意见。
第三十条档案专项验收意见应包括以下内容：
（一）工程概况。
（二）工程档案管理情况：
1、工程档案工作管理体制与管理状况
2、文件材料的收集、整理、立卷质量与数量
3、竣工图的编制质量与整编情况
4、工程档案的完整、准确、系统性评价
（三）存在问题及整改要求。
1 水务工程档案概述
水务工程档案形成于水务工程建设中，水务工程档案如实地记载了水务工程的建设状况以及后期水务工程维护运行情况，是水务工程建设与后期维护工作中重要的参考依据。水务工程档案的管理水平往往能反映出一个水务工程建设单位的管理水平。水务工程档案管理一般是由水务建设工程部门建档、归档、保存，工程结束一段时间后，移至水务工程建设单位的档案室，因此，水务工程档案的管理关键部分还是在水务建设工程过程中完成。这些档案反映了该水务施工项目的运行、管理与维护情况，并对新的水务工程建设的开展具有重要的借鉴价值。
2 水务工程档案管理工作的重要性
随着工农业的进一步发展，水利建设的重要性逐渐被提上日程，中央对于水利建设作出了多次重要批示。不仅如此，居民的日常生活正常秩序的维持，自然灾害面前的防御等方面，水利工程同样发挥着重要的作用。但是，尽管人们越来越关注和重视水利工程，但是水务工程耗资巨大，所需生命周期极长，这导致了随着工程的不断发展和完善，会生成多种类的具有较强专业性的工程性记录文档。这些档案不仅仅对于国家今后的水务工程有着重要的意义，更对于整体水务系统的进一步完善和制度的进一步规范发挥着不可替代的作用。同时，对于已经完工的水务工程，能够进行详尽的质量鉴定和维护方针，如果发生事故也可以及时查明原因，通过科学合理的手段进行最大程度的补救，将损失降到最低。总而言之，水务工程的档案管理工作对于国家长久的经济建设和水利事业的发展具有十分重要的意义。
3 水务工程档案的管理策略
3.1 增加资金投入
水务工程档案管理已逐渐向现代化管理迈进，水务工程档案材料也在不断更新、各种先进的水务工程档案整理方法的采用以及水务工程档案数字化的建设，都要求水务工程档案管理在资金上不断追加，只有增加资金投入，才能实现水务工程档案管理工作与时俱进，使水务工程档案更好地为水务工程建设服务。
3.2 完善管理制度
只有完善水务工程档案的管理制度，才能确保水务工程档案管理工作的质量。制定并完善水务工程档案管理各项规章制度，切实把水务工程档案各项工作任务落实到各部门、各岗位，定期做好各项水务工程档案管理工作业务考评，并加强对水务工程档案管理工作的监督检查。
4 当前水务工程档案工作存在的问题
4.1 缺乏系统思维，各方自行归档
一个水务工程项目从立项、施工到验收运行，分成不同阶段，由不同部门完成。水务档案也是由不同阶段的文件资料汇总而成。这些不同?A段、不同部门形成的水务项目资料实际上都是作为该项目的一个有机组成部分，前后衔接。虽然不同部门负责的各自模块中的工作，形成的也是专业性资料，但项目建设单位作为该工程的责任方、发包方、组织者，应系统、整体地看待项目资料，将分布在各部门的资料当做该项目档案的有机组成部分，及时催促有关部门移交归档，以保证该项目档案的完整性。有些项目建设单位对档案工作不够重视，未能从全局、全工程建设的角度，系统地思考归档工作，对各部门形成的资料不闻不问，任其散落在各家。这就导致了一个问题，即各家档案管理工作参差不齐，有的及时归档，有的则被丢弃，有的形成案卷，有的则只是零散的资料。如此，势必不能形成有价值的项目档案留存。水务工程档案工作缺乏系统思维的另一个表现现象是项目建设方只是被动地接收从各方移交的资料，对方移交什么就接收什么，至于是否完整、有遗漏等则不顾及，有些建设方甚至都未建立各方移交档案资料的制度，由各方自行保管。一旦遗失，后期追补的难度较大，工程档案不能形成有机、系统的联系，也就不能如实反映整个工程概貌。
4.2 人员未到位
现实水务档案工作中出现的资料遗失、不及时归档、散落、未被利用等问题，归根到底就在于无专业人士专门从事该项工作。长期以来，档案保管被认为是一项枯燥无味、简单机械的工作，工作人员就像普通的仓管员一样，无需专业知识，任何人都可从事。因此很多项目并未配备专职的档案工作人员，而是由文秘工作者兼任，建设方如此。施工方、监理方更因自己不是组织者，承担的只是工程某个模块，更不配置档案人员。工程档案与通常的文书档案有很大不同，专业性更强，文秘人员对工程档案的管理工作，一则无暇顾及，二则心有余而力不足，缺乏专业知识，特别是水务工程项目包含大量的专业图纸，这些图纸如何保管，甚至如何折叠、立卷都是问题。人员不到位，也就无人组织档案工作。档案的规范化、完整化管理就无从谈及。
5 提升水务工程档案工作水平的途径
5.1 制定行业统一标准，规范归档工作
随着我国水务事业的快速发展，水务工程建设项目日益增多，形成的档案相应的越来越多，但面临的一个现实困难是，库存压力的增大。水务工程档案库存容量和日益增长的档案数量形成了一个亟待解决的矛盾，特别是行政级别高的档案部门需保管从下属单位移交的工程档案，这些工程档案中重复性资料较多，比如监理方、施工方的案卷中都包含了整个项目的合同文件、设计方案、施工方案、进度表等，这些都是建设方提供给施工方、监理方用于工作需要的，具有同一性，整个工程只需保管一份即可。
5.2 责任到人，有专职人员负责档案工作
工程建设通常实行的是项目制，工作人员因项目组织在一起，项目结束后，工作人员就解散。如果相关案卷资料不及时归档，很可能就会遗失、丢弃，导致档案不完整，影响后期的保管利用。因此档案管理工作应纳入工程项目管理工作的一个必不可缺的组成部分，安排专职人员负责档案的收集、立卷归档、保管、利用、保密等相关工作，责任到人。从我单位实践来看，我单位为确保工程资料及时归档，每个项目都设立专职档案人员，专职人员负责协调勘测、设计、施工、监理等各方文秘人员及时收集、整理各模块工作中的资料，提出要求，并对资料进行移交、做好交接记录，统一汇总、编目。
关键词：医院；重大建设项目；档案管理
为满足人民群众日益增长的医疗卫生服务需求，很多市属医院对在建的重大项目的工程进度和工程质量方面提出了很高的要求。为保证医院重大建设项目顺利验收交付使用，重大项目建设档案起着非常关键的作用。重大建设项目所形成的档案，既是重大建设项目的历史记录，又是项目使用后运行、维修、管理、改扩建等工作的重要依据，具有数量大、种类多、专业性强、结构复杂等特征，项目档案收集、整理的难度较大，医院在重大建设项目档案管理工作中，存在一些不尽人意的地方，笔者根据自己的工作实际，浅谈对这项工作的认识。
1 医院重大建设项目档案管理存在的主要问题
1.1 对重大项目档案管理没有足够的认识
目前，我国有很大一部分医院对重大建设项目的档案没有足够的重视，缺乏足够的档案意识和法制观念，并没有将项目的档案管理归入到医院的日常工作中，没有对档案管理工作进行合理的安排，缺乏专门负责重大项目档案管理的专业人员和监督档案管理工作的完善的管理制度，普遍存在只关注项目的进程而忽略了对项目的档案进行管理，导致项目档案的管理远远跟不上项目的建设进度。
1.2 重大项目档案管理工作不规范
医院重大项目的建设需要大量的人力物力的支持，且项目施工单位多、项目周期较长，施工人员的流动性大，这些原因都对医院重大项目的档案管理产生直接的影响，很容易出现项目档案资料不完整的问题。医院在进行项目档案的整理时，没有相应的标准进行规范，导致档案管理人员工作效率低下。
1.3 重大项目档案管理不同步
项目档案管理应该与项目建设同步进行，但是在实际工作中，往往是项目档案管理滞后于项目建设。医院的重大项目建设从立项到竣工验收往往需要好几年，有的项目建设已经进入施工阶段，但是文件材料的收集整理却没有及时完成，由于时间久远或人员变动，造成项目前期的一些重要资料丢失。
1.4 重大项目档案管理缺乏安全性
医院的重大项目在建设时没有固定的办公场所，很多医院也没有成立综合档案室来集中管理各类档案，没有专门的档案库房和档案保护设备，档案缺乏安全存放的地点。再加上参与项目建设的单位较多，项目各个环节形成的档案分散在不同的人员手中，这样十分缺乏安全性，很容易导致档案的丢失。
2 完善医院重大项目建设档案管理的措施
2.1 提高对重大项目建设档案管理的认识
医院的重大项目档案管理是记录重大项目建设资料的重要信息链，这些信息包括项目建设的提出、评估、立项、施工、竣工等一系列过程，是重大建设项目历史记录。做好项目档案的收集、整理工作，对重大建设项目日后运行、维护、管理、改扩建等工作起着十分重要的作用。作为一项基础性、保障性、管理性工作，每个从事重大建设项目的人员，都应该认真学习有关建设工程档案管理方面的法律、法规和规章，切实提高对重大建设项目档案管理工作的认识。不仅要加强对重大建设项目档案管理工作的组织和领导，而且要将具体措施认真落实到重大建设项目档案管理责任制中，建立和健全重大建设项目档案管理考核制度。
2.2 实现档案的集中管理，是做好重大项目建设档案管理的基础
成立综合档案室，投入资金用于建设档案库房，实现档案的集中管理，是做好重大项目建设档案的保证。我院在院领导的高度重视下，投入了十多万元用于档案库房的建设和购买空调、除湿机、防磁柜、档案柜、底图柜、监控设备、消防设施等一大批档案保护设备，档案库房达到了“八防”的要求，档案及时归档入库，确保了档案的安全。在重大项目建设过程中，档案室专业人员提前介入，对项目建设档案的收集、整理、保管、入库等工作进行布置和业务指导，并且结合实际需要，对负责项目档案的兼职档案员开展档案培训，这对于做好重大项目建设档案的管理工作起着非常重要的促进作用。
2.3 明晰建设项目各方的档案管理权责
重点项目建设过程中主要包括设计方、监理方、医院方和施工方等单位的参与，所以为了能够在最大程度上保障资料收集的合理性、完整性和准时性，就必须明确各个单位在档案形成及管理中的职责。而医院必须全面负责这一规范的制定，自项目确立那天开始，明确各单位在各项合同中的职责，要求各单位都必须严格按照合同法、档案法等各项法律规定，积极配合医院的项目档案管理工作。把项目文件的收集、整理、归档工作作为合同的一项重要内容，作为独立的条款写进合同，对竣工档案的归档时间、档案质量以及违约处罚等提出具体要求，以此引起各建设项目单位的重视，从而能够确保档案在提交时各项要求都能得到保障。
2.4 建立健全各项制度，确保项目档案的完整性
医院可以根据国家规定，对建设项目制定出统一的健全的规章制度，并且要求各建设单位和项目的主管部门都必须严格遵守该规章制度，从而能够在最大程度上确保项目档案管理工作能够顺利的开展。对外以合同形式、对内以制度监管，这样才能将有关部门的档案工作要求落到实处。因此，医院要建立健全各项制度，加强内部管理，以确保在项目竣工验收时，不会出现档案管理混乱的现象的出现，使医院的重大项目建设档案能够具有成套性和系统性。另外，还可以通过制定出专门的档案管理办法，从而能够在医院建立起自上而下，层层把关的管理机制，将责任落实到个人，使资料收集与监督不断得到强化，积极开展现场收集，在最大程度上提高资料收集的时效性与完整性。
2.5 重点建设项目档案实行同步管理
重大建设项目及其档案工作是一个不可分割的整体，在工程项目建设过程中，坚持把建设项目档案管理工作纳入建设项目管理程序，实行同步管理，保证建设项目档案资料的完整率、准确率。重大建设项目档案与项目建设同步进行，即项目前期准备阶段和初开工阶段，就与档案的建立同步进行；工程的进展与档案的收集同步进行；交工验收与竣工图同步进行。实践证明，同步管理是重大建设项目档案管理的一个行之有效的办法。比如，我院23层医技综合楼项目实行了同步管理，我们的做法是：在综合楼立项阶段、封顶阶段、竣工阶段，对形成的材料进行收集、整理和归档过程中，同时完成四同步登记表交由综合档案室记录，作为对该项目日常档案管理的凭据，待项目完成后移交入库时，查对历次四同步表档案份数，即可办理正式移交手续，归档文件做到随办随归，及时录入档案管理系统，这种管理制度既方便查找，又能有效避免档案丢失和损坏，也保证工程在竣工时，档案完整齐全，从而使归档工作得以顺利进行。
2.6 建立高素质的重大建设项目档案管理队伍
医院重大建设项目的档案管理工作是一项十分复杂的工作，需要档案的管理人员具备较高的专业素质和专业技能，因此，医院要不断提升档案管理人员的整体素质，不断加强医院项目档案管理的水平。医院要定期组织档案人员进行专业知识和技能的培训工作，让他们能够准确掌握档案管理的专业知识，及时更新那些比较落后的管理方式和观念，保持档案管理的专业性和现代化，此外档案管理人员还应了解建设项目的基础知识和工作流程，这样在档案管理的过程中能更科学地管理，既考虑档案管理的特点，又不违背工程建设的规律，方便查找利用。医院还可以设置合理的考核制度，定期对档案管理人员进行考核，考核的内容要全面，包括档案管理最基本的理论知识和一些实际操作中的专业技能等，促进档案管理人员素质的提升。
4 结论
目前医院在领导的大力支持以及各档案管理员的共同努力下，重大建设项目档案管理工作取得了很大的成绩，在今后工作中，我们还要不断进行改革和创新，继续加强档案业务建设，提高档案管理水平，为医院档案发挥更大作用积极努力工作。
参考文献
【关键词】水利工程;档案;管理
水利工程档案如实反映了水利工程建设管理的全过程，是水利工程全生命周期中各项计划、决策的重要凭证和依据，对于水利工程的安全运行和充分发挥效益至关重要。水利工程档案的管理是一项系统化的长期工作，在水利工程管理中占有重要的地位。
1 水利工程档案管理的重要性
水利工程档案是工程建设、管理的真实记录，具有凭证和依据作用。工程档案资料对于工程的建设、管理、维护、改造等具有不可替代的作用。
一项水利工程从立项、设计、施工、竣工验收，到运行、养护、维修、改造，一直到拆除，要经过若干不同阶段、跨越漫长的时间。在这一过程中会由不同的专业人员不断形成各类档案资料。无论是资料的形成环节，还是形成后的长期管理过程中，任何纰漏都会给工程带来隐患，甚至引发重大责任事故。所以必须加强这项管理工作。同时，档案资料是工程正常运行的基本保障。完善的档案资料对于管理单位及其相关人员熟悉工程状况、搞好养护维修和改造，不断提高管理水平具有重要的作用。管理不善将会影响工程的安全运行和效益的正常发挥。
2 水利工程档案管理工作中存在的问题
2.1 档案管理制度滞后于与水利工程项目管理体制改革:随着国家对建设管理体制改革逐渐深入，水利工程建设项目管理体制发生了重大变化，招投标制度、监理制度、竣工验收备案制度和市场稽查制度逐步完善;政府转变职能，行政审批进行改革，系统清理、修订了部分规章和规范性文件，使工程建设项目档案的内容、形式、规定、制度、以及各种档案载体都发生相应变化。但与之相对应的各种档案管理制度、法规未及时做相应调整和修改，工程档案管理还没有纳入新的管理机制。
2.2 对档案管理的重视不足:水利工程档案管理是一项服务性、专业性很强的工作，需要给予高度重视。但现实中一些水利工程项目的建设单位和水管单位忽视了档案资料管理的重要性，或不舍专职档案工作人员，或虽有专职人员但管理责任制流于形式。这种管理方式影响档案工作的质量，给工程档案造成很大的危害，使相隔时间较长的资料零散，无法完整无误地归档，由此给工程建设、管理造成重大负面影响。
2.3 档案管理制度不健全，管理水平普遍较差:有些单位档案管理规章制度不健全，或虽然建立了相关的规章制度，但没有形成有效的管理和监督机制，，档案规章制度形同虚设，在项目档案管理工作上难以达到标准化、制度化和规范化。工作中随意性大，导致部分档案不能及时归档，使得水利技术档案得不到丰富和发展，影响了技术档案质量的进一步提高，也导致了水利管理人员对工程情况缺乏了解，增加了工程安全调度和消除险情的难度。
2.4 管理人员素质偏低，档案专业人才缺乏:在水利工程建设中，档案人员一般是新参加工作的同志多、工程技术人员多，缺乏档案专业知识，对工程档案比较陌生，档案专业毕业或者有档案馆员中高级职称的人很少，熟悉档案法规和制度，熟练掌握网络技术、软件应用，用电脑进行操作并对档案进行开发再利用的专业人才更是奇缺。
基层档案人员多为兼职，多数档案人员整日忙于文件收发和日常事务的处理，无暇顾及技术档案管理工作的研究和档案管理现代化的开发利用。部分档案管理人员对水利工程建设、管理等业务知识了解较少，有的甚至不了解技术档案整理标准，对技术档案管理缺乏及时、有效、准确的指导，从而导致了管理人员对水利技术档案管理工作的兴趣不大，工作中存在被动性和盲目性。
3 加强水利工程档案管理的对策
3.1 构建科学适用的档案管理体制:做好档案工作要把档案工作纳入水利工程总体格局之中，实行统一领导，专人负责，部门分级配合、协调的原则。
建设单位在工程建设初期根据档案管理的有关法规、规定和技术要求，制定本工程的档案管理办法、实施细则，对档案机构及其职责，材料归档要求、档案的案卷质量、档案的利用与管理等做出具体规定，使整个档案工作从工程建设一开始就纳入正常管理轨道，真正做到档案工作的各个环节有章可循，有法可依。在工程准备与建设阶段，档案业务指导人员应及时了解工程建设项目的计划、规模、性质、进度等，并且经常与工程资料员保持联系，使得档案的跟踪收集工作从工程立项开始就与工程同步进行。提高水利工程档案报送的质量，以及成套性和完整性。在工程建设后阶段，加强对档案的预验收工作，以确保资料齐全、完整和准确。
管理单位要建全档案工作规章制度，按照“统一领导、分级管理”的原则，将水利技术档案资料的收集、立卷、归档任务层层分解，具体落实到基层单位有关领导和人员，纳入相关的管理工作程序和职责范围。档案管理工作要切实做到有组织领导，有专职档案员，有档案管理制度，技术档案整理归档应当规范统一。还应结合单位实际情况，不断完善水利技术档案管理工作的各项规章制度，提高可操作性。
3.2 提高档案管理人员的综合素质:水利工程档案的科学性、服务性和技术性都很强，其管理工作更是一项复杂、细致而琐碎的工作，这就要求档案管理工作者具备较高的综合素质。档案人员不但要学习档案理论知识和专业技能，精通档案业务，同时，要提高思想素质，提倡爱岗敬业，增强服务意识，当好使用者的参谋;培养良好的职业道德和心理素质;提高法律意识，做到依法治档;塑造复合型人才，既要有较高的档案管理专业能力，又要精通计算机应用和网络信息管理，还应熟悉水利工程知识。使档案管理人员切实担负起水利档案的管理的重任。
3.3 推进档案管理现代化，提高水利工程档案的利用效率:
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