关键词:卫生监督;档案管理;管理制度;问题
卫生监督机构对我国人民的身体健康影响是非常大的,可以说,卫生监督机构属于我国社会主义发展建设中不可缺少的一个重要的组成部分,而随着卫生体制的不断完善,我国卫生监督机构也出现了极大的变化,而卫生监督机构的档案管理也发生了一定的变革,笔者此次主要是对卫生监督机构档案管理制度及相关注意事项进行阐述。
1卫生监督机构档案管理概念及作用
卫生监督档案也被称为卫生管理资料档案,它能够真实地反映单位在实际的管理活动中所行使的一些权力,通过开展卫生管理活动而形成的一种文字、文件形式的材料,也就是说卫生监督机构属于卫生监督单位开展卫生管理工作的一个真实的记录手段,它还能够及时地反映单位在卫生管理工作的活动历程。
2卫生监督管理制度
监督单位的卫生管理工作主要体现在卫生监督管理制度的落实上,并根据管理的全部内容和项目。确定资料归入卫生监督档案当中。要根据监督单位规模及类型的不同来制定与之相适应的卫生监督管理制度。
3卫生监督机构档案管理中存在的问题
3.1档案管理意识低下
我国自颁布档案法之后,卫生监督机构就已经根据法令要求建立了三级的档案管理网络。当时这种网络的建立并没有起到太大的作用,因为在实际的应用当中,领导层们根本没有意识到档案管理对企业发展的重要性,这些领导认为档案管理没有什么大不了的,这样的一种思想给工作人员带来了极大的便利,很多的工作人员为了工作方便,就将档案材料直接放在办公桌上,并没有进行分类存档处理,使得档案材料出现了损坏。其实之所以会出现这种情况主要还是因为领导层对档案管理没有提起重视,档案管理工作出现不规范的现象也就比较好解释了。
3.2档案管理制度急需完善
在实际的档案管理操作过程当中,有一部分的档案管理虽然是有规章制度的存在,但是很多管理程序并没有纳入岗位责任制当中,所以就造成了部分工作没有真正的依托,档案管理的效率也会出现明显下降,这样一来就会影响到档案管理的最终目标。
3.3档案管理人员素质不高
档案管理工作人员的素质对档案管理的质量和水平都会产生直接的影响,再加上我国档案管理的工作人员最开始配置的时候就非常简单,基本上没有专业的档案管理人员,很多工作人员都是由办公室文秘兼职的,所以说在档案管理人员的选拔过程中,选拔人员只是注重了工作人员的专业技能,却并没有将档案管理纳入考核的范围中。这也就导致档案管理的专业技能培训缺乏创新意识,使得档案管理的质量达不到预计的要求。
4卫生监督机构的档案管理应注意的问题
4.1提高档案管理人员的意识
卫生监督机构要根据我国颁布的档案法来对档案进行管理,领导层一定要对档案管理工作提高重视,这才是档案管理工作得以发展下去的关键。领导层最好是结合当前的实际发展情况,此外还要对档案管理的领导层进行适当调整,逐渐提高档案管理的水平。将档案管理的目标与卫生监督机构的工作目标进行有机的整合处理,进一步明确岗位责任制,进而实现认识到位和组织到位。卫生监督机构还要将所培养的专业档案管理人员归入卫生监督机构的人才培养当中,进一步加强卫生监督的宣传力度,积极开展培训工作,在潜移默化中提高档案管理人员的意识和专业知识水平。最重要的一点就是要让领导层和工作人员真切地意识到档案管理的重要性。
4.2注重档案管理人才队伍的建设
为了进一步保障卫生监督机构档案管理工作能够得到可持续发展,注重人才队伍的培养就显得尤为重要。所以说在当前市场经济的大背景下,卫生监督机构要不断重视档案管理人才的培养,对管理人员的作风以及政治面貌都要有一个全新的定位，不断提升档案管理人员的档案管理专业技能。此外,卫生监督机构的领导还要重视档案管理人员的福利待遇,对管理人员在实际生活中遇到的问题进行及时有效的解决,充分发挥以待遇、以真情留人的作用,以此来提高档案管理人员的工作积极性和主观能动性。
4.3进一步完善档案管理制度
档案管理工作要想顺利实施,除了要做好各方面的细节工作以外,完善档案管理制度也是非常重要的一个环节,档案管理制度的完善可以为档案管理工作的开展提供便利条件,再加上档案管理依照我国档案法的相关法律规章运作,一旦出现了问题有法律这一坚实的后盾。除此之外,还要做好档案管理人员的日常考核,按照所制定的奖惩制度来对档案管理工作人员进行奖励和惩罚,这样做就可以保障档案管理中的考核结果与卫生监督机构的考核结果始终处于一个同步的状态。
5卫生监督机构档案管理办法的制定
我国的很多企业和单位在制定管理制度的同时也制订了卫生监督管理办法,主要参考了国家档案法的规定,各个科室都有了档案管理的分工。在整理卫生档案的时候都是按照不同的内容和类别先进行分类处理,然后再把档案按照时间顺序进行排序,而卫生监督管理人员也要做好卫生监督档案管理工作,这也是在考验档案管理工作人员的综合素质。
6结语
卫生监督对于我国企业的发展是非常重要的前提和保障,做好卫生监督机构的档案管理工作能够及时了解近期甚至很长时间的卫生监督数据,为今后的卫生监督监管提供了一个非常好的参考。而完善卫生监督机构的档案管理制度也是为了更好地为广大人民服务。相信随着领导层的重视程度不断加深,卫生监督机构档案管理制度也会愈加完善。
作者:龚猛 单位:公主岭市卫生监督所
参考文献:
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社会的不断发展推动推动档案管理工作的不断改革。在新的历史背景下，档案管理工作也呈现出新的特点。在市场机制的框架下，如何把握机遇，强化和提高档案管理工作人员的综合素质，适应市场需要，是摆在我们面前的一个难题。希望本文的分析论述能对市场机制下的档案管理工作提供一些思考和启示。
一、市场机制下的档案管理培训工作
（一）加大师资队伍建设力度
市场竞争越来越激烈，对档案管理工作人员的要求越来越高，更加需要专业素质优秀的档案管理人才，因此，档案管理培训教育十分重要。
首先，从事档案管理培训教育的老师应该是既懂得档案管理和教学规律又具备领导素质能深入实践的综合型人才。老师不仅要能解答档案管理中的各种问题，还要有一定的科研能力，有科研成果。在市场机制的促进下，我们需要的老师还要能利用多媒体教学，懂得现代教学规律和教学手段。所以，在加强师资队伍的建设方面有以下几点要求：一是从国外或国内某些单位引进优秀教师，同时注意自己培养教学人才，使二者多沟通；二是把老师送到专业部门或学校去进修；三是经验丰富的老教师带动有想法有力量的年轻教师；四是既要注重老师的教学能力，同时也要使老师紧跟时展的步伐，不断更新知识结构；最后一点要求是科研能力的提高不能影响教学能力的进步，二者要双管齐下，不能顾此失彼。
（二）加强教学资料的建设
教材教参资料的建设是提高档案管理工作效率的重要步骤之一也是档案管理培训过程中亟待解决的问题。本文对此有以下几点建议：教参教学资料要由国家专业部门人员进行编制，并负责教材经费的规划和筹措；地方档案培训机构负责对知识的补充和完善；由政府和社会合作，建立档案管理培训教材专项基金，专门用于教材的编辑出版印刷；适应市场的发展和信息的更新，及时更换陈旧的教学内容，补充新的知识点。
（三）进行教学改革
档案管理工作具有很强的操作性和实践性，所以教学内容也要注重实践操作，教学方法与课程设置既要突出重难点，又要联系实际，体现针对性和实用性。充分发挥学生的主体性，积极组织各种实践活动。把过去的单向灌输式教育推向多元互动式教育，讲求学以致用，使学生在实践中受到锻炼。
（四）完善教育管理制度
在市场机制的要求下，一定要完善教育管理制度，约束培训人员的行为。此外，还要注意建立科学的评估体系，考核培训人员的专业知识和工作能力；形成鼓励机制，注重良好导向的建立，激发培训人员的活力。
二、在实践中强化档案管理
（一）统一集中的管理原则
市场调节机制下的档案管理工作要求做到集中统一。相关部门一定要统筹规划，加强监督，做好相关记录工作。学习《档案法》，统一思想，集中管理。
（二）完善相关制度
市场变幻莫测，必须健全档案管理工作制度，才能适应市场机制。要建立严格的档案管理制度，确保档案管理工作规范化。明确各单位各部门的职责，按照规定手续进行档案借阅，按照一定顺序和范围记录档案，归纳整理，严格执行保密措施，保证档案管理的顺利进行。此外，要组织档案管理人员学习相关制度规范，明确自己的责任，认真完成档案管理任务。
（三）提高业务能力
若想提高档案管理工作水平，一定要提高档案管理工作人员的素质。加强对档案管理人员思想道德素质和职业水平的教育培训，鼓励工作人员积极参加档案管理培训，同时设置现代管理和计算机自动化等课程，实现现代化的档案管理工作，培养高素质高技能的档案管理人员，科技推动档案管理事业的进步。
（四）加强服务
市场竞争愈发激烈，档案管理工作要强化服务意识。一方面要做好文件材料的收集，确保档案完整有效；另一方面要及时查询，按时对文件材料进行归档。在档案管理过程中，要严格按照规定行事，以饱满的热情和积极的态度投入工作，改善服务态度以确保服务质量。同时，利用计算机多媒体技术对档案进行科学管理，完善档案的检索功能，使档案得到有效的开发利用。整理具有较高价值和特色的文件材料，不断提高综合服务能力，应用科学化的管理方法，建立高效的管理机构，实行标准化的管理工作，使档案的质量得到提高，价值得到体现，档案信息材料能更好的为人们服务，档案管理工作能更好的适应市场。
一、人事档案的概述
（一）人事档案的含义
人事档案多指将某人在政府、军队、企事业、科研、教育、经贸、公益、文化、宗教等行业和单位所执行的从业活动进行记录并保存，直接形成的对个人和社会具有一定存留价值的文字、图像等各种形式的记录文件和档案。人事档案是对个人生活经历的真实记录所以又叫个人档案，是我国新中国成立以来各行业人事管理工作的核心和特色，人事档案表明了个人生活、学习、工作等方面的具体生活历程和轨迹，在当今我国的社会体制当中与薪金待遇、社会保障、组织关系等重要因素直接挂钩，并具有相当的法律效力[1]。
（二）人事档案的构成
人事档案的构成包含有两个方面，即工作档案和学生档案。工作档案多是个人在步入社会工作以后由单位的人事、组织和劳资等相关部门在进行各职务、岗位的培养、筛选和聘用等一系列人事工作过程中形成。人事档案多包括个人家庭背景、学习经历、社会关系、政治面貌、专业能力、工作水平以及曾获奖惩等方面的具体记录，是对个人参与社会各类型活动的真实记载和对个人情况的全面反映。学生档案是指对个人在校求学期间的学习生活状况以及各种参加社会实践活动的记录，是大学毕业生社会就业和任职单位人才筛选、委任、考察等工作的重要依据。
二、我国传统人事档案管理存在的问题
（一）人事档案的管理所有权机制问题
我国现今人事档案管理机制当中的人事档案所有权问题，还存有一些不明确、不全面以及不规范的认知，而这些对于人事档案所有权的认知偏差或错误，导致我国现今人事档案管理机制改革所采取的部分改革措施效果不明显或者不理想，甚至有些还产生了负面的不良效果。我国现今人事档案所有权归属方式主要分为三种，档案所有权归于国家、档案所有权归于集体或者单位、档案所有权归于个人，人事档案的保存和管理权利集中在政府人事部门、毕业生就业中心以及各国有企事业单位手中，人事档案的管理分散，人事档案保存在个人手中的现象屡见不鲜，我国现行的社会流动人员档案管理制度当中的某些项目和条款的设置缺乏法律依据，当今，档随人走的人事档案管理模式也在很大范围限制了人才的自由流动。我国现行的大部分人事档案管理方式和理念是我国计划经济时代的典型产物，封闭、保守是我国计划经济时代当中人事档案管理模式的主要特点，在计划经济时代成为过往，我国社会步入更为自由和开放的市场经济时代，人事档案管理体制还仍沿用至今，早已无法满足和适应目前我国社会信息化时代对于人事管理的要求和前进步伐[2]。
（二）人事档案管理机制对个人和用人单位的权益保障问题
在我国的计划经济时代当中，社会普遍实行的人事档案管理体系和制度，在某些范围中，削弱了个人对于自身人事档案所应具有的基本权利，绝大部分的人事档案管理制度都明确表示不允许档案所相对的个人查阅自身人事档案，或者其直系亲属的人事档案，这种无视个人基本民主权益的规定，导致很多档案相关个人的正常生活、工作秩序大受影响。不允许个人查看自身或亲属人事档案的规定和制度局限性很大，使得个人无法对自身的档案编写情况进行了解，不能正确获得组织和领导对自己工作的认可程度，对自身的职业发展做出有效的实际规划，在某些环节还可能因为错判自身条件和状况而做出错误决定，甚至因此造成丧失个人应有的权益。而且我国人事档案还存在档案内容不够详实和具体的情况，很多人事档案的主要内容多为入学、应聘、转正、评级、职称、考核或者入团、入党等项目的记录表格，这些标签性内容无法真实且有效的反映用人单位所需了解的个人素质或专业水平。纸质档案的属性造成人事档案可被涂改甚至伪造，更在很大程度上影响了档案的真实性和可靠性，降低了人事档案的有效利用率，因此，应将个人档案信息化以避免此类情况的发生。部分用人单位在对个人资料的搜集和整理方面不够全面，缺乏对人事档案的及时补充和更新，造成了对个人情况无法完整了解的状况[3]。
（三）人事档案的管理模式问题
在我国传统人事档案管理模式当中，出现因人事考核或调动等情况而需查阅人事档案或者抽调人事档案时，须开相关介绍信或有效的调档函，程序相当繁琐。而且人事档案当中的所有人事信息和内容，只允许本单位人事档案部门档案管理人员进行查看。如需转移人事档案，则须由专人以机要形式进行人事档案的转移工作，造成人事档案的管理效率低下，我国现行人事档案管理模式在时机管理当中存在混乱或无法满足市场经济需要的现象，在实际工作中体现如下。
多方管理。多方管理主要是指在人事档案管理过程中，存在着一份人事档案在多地多部门都有管理权限。也就是某个特定劳动者的人事档案在人事档案管理时有一定的重复性，同一份人事档案，不仅用人单位对其可以行使管理权，而且人事部门以及劳动部门等相关机构也都具有管理权，造成了人事档案管理在工作过程中以及人事安排方面产生了重复和浪费情况[4]。
无人管理。不仅人事档案的管理存在多方管理的现象，还存在无人管理的现象和问题，很多人事档案管理趋于形式化，管理的方式和目的只是为了方便人才流转，所做工作也只限于履行人事档案的收发和保存，没有实质性的针对不同类型人事档案进行动态管理，产生人事档案内容陈旧过时，无法全面反映个人的实时现状，甚至有人事管理单位对于收发的人事档案，连档案封口都不开启，根本无法确认档案的内容。
三、我国传统人事档案管理的针对性改革对策
（一）人事档案的管理所有权机制改革
明确人事档案管理思想和理念。我国政策制定相关部门应先明确人事档案管理方面的思想认识，科学合理的界定人事档案管理的所有权问题，以我国人才战略角度，以维护我国社会利益为基础，并为人事档案设立相应地管理费用投入项目，将之列入我国政府财政支出规划当中，以确保我国的人事档案管理工作不仅具有先进的思想理念为指导，还有明确的方向以及相应地资金支持。
实现人才流动服务人事管理无偿服务。我国政府所建立的人才流动服务中心是我国人力资源以及社会人员管理的重要部门，管理的人事档案也是我国档案财富的重要部分。人才流动服务中心的人事档案管理是我国管理自身人才资源和信息的重要手段和方式，因此，政府部门应将其人事档案管理工作设定为无偿服务。我国社会发展进入市场经济社会之后，政府的所有费用和支出都源于我国公民的税收，政府工作开销纳税人的税金，而政府进行管理人事档案的工作实质上是其履行社会公务责任的活动，不应向人民再次重复收取管理费用，当今的某些人事档案管理收费政策是不合理的，而某些政府所属人才流动服务中心利用人事档案的管理工作收取费用予以牟利的行为也是十分不当的，应马上停止其收费制度和收费行为。
（二）人事档案管理机制对个人和用人单位的权益保障改革
我国人事档案管理机构应当尽快修改人事档案管理规范和管理制度，将传统人事档案管理制度当中的不合理制度予以删改和调整，在人事档案管理规范制度当中注明人事档案相对人可查看自己人事档案信息和内容，实现人事档案管理信息化的部门，可经由内部网络查阅个人档案信息;纸质化人事档案管理的单位，可在特定监控条件下，允许档案相对人查阅自身人事档案材料，并允许档案相对人对档案管理部门提出修改及更新要求，但需本人提供有效证明或证据。
（三）人事档案的管理模式改革
第一，国有企业档案管理工作运行机制。国有企业档案管理工作由于企业特性、管理规章等原因会有所差异化，但是档案管理工作内容主要是以下几点：将企业接收和使用的相关档案资料进行分类整理及妥善保存，及时记录企业工作实施进程并进行总结以便推进企业管理，进行档案管理工作人员技能培训并建立人员考核激励制度，档案分类保存后建立高效率的档案检索系统，积极利用现代信息技术与网络技术推动档案管理工作进步。以上就是国企档案管理工作的大致内容，这种工作方式容易受到国企内部管理情况约束，在当前我国进入经济中高速发展的经济新常态后，国有企业档案管理制度也应该及时转变管理观念进行机制创新。第二，目前国企档案管理工作存在的问题。随着信息技术进步、信息量剧增以及经济形势变化等情况的出现，国有企业档案管理工作模式中的弊病开始不断暴露出来，只有深入探究出现问题的原因才能寻找问题解决途径。首先，部分国企档案管理工作不到位、员工队伍不专业。传统国有企业在公司管理方面侧重于经济效益，对档案管理工作往往敷衍了事，进行档案管理工作的工作人员往往是外聘人员或者退休人员，这些人缺乏专业档案管理知识与技能，进行工作缺乏创新意识与进取心，导致档案管理工作长期停滞不前，国有企业对档案管理工作的忽视又进一步加重了这种现象。其次，国企档案管理工作缺乏制度规范与硬性约束。档案管理工作往往没有强制、科学的工作规范进行工作指导，管理人员主观能动性对工作质量影响严重，导致一些重要档案资料没有记录下来甚至遗失。在档案管理过程中没有统一档案管理、保存标准，档案检索是内容与目录不符、检索效率低下等问题频频出现，国企档案管理缺乏强制性规范与连续性规划导致工作效率低下。最后，国有企业档案管理工作技术水平落后。很多国有企业的档案管理往往采用简单计算机软件辅助工作，这种信息管理手段虽然操作简单但管理效率低下，随着国有企业资料信息量逐渐加大已经不能适应国有企业发展，当出现较为复杂的档案信息时往往不能及时记录在档，导致新经济形势下国有企业档案管理工作开始落伍。综合以上分析，目前国企档案管理工作内容简陋、操作简单，出现经济形势新变化时工作弊端会阻碍国有企业创新改革，需要加快国有企业档案管理工作创新性改革步伐。
二、国有企业档案管理工作创新措施研究
进行国企档案管理工作创新性改革要求国企各个部门积极配合，档案管理的工作宗旨、工作技术、工作队伍三个方面都要跟随时展进行创新。第一，加强对档案管理工作的重视与管理。国企领导应当加强对档案管理工作的重视与支持，帮助改善目前档案管理人员简陋的工作环境，投入更多专项资金与先进技术支持档案管理工作进步与创新。国有企业要加强对档案管理工作人员的培训与管理，首先要建立一支素质较高、结构合理、知识全面的复合型并且相对稳定的人才队伍；其次要对工作人员实行考核制度与奖惩激励制度，对工作考核不合格的工作人员及时进行惩罚措施，并定期组织企业员工参观先进企业档案管理流程，学习目前流行的档案管理工作经验并积极推广，让公司员工能够在学习中养成档案管理规范意识。第二，提升国企档案管理工作水平。国有企业倡导建立合理、科学的档案管理制度约束管理行为，在档案收录、检索等工作方面进行创新性变革，档案管理工作可以实行“三位一体”管理制度，这种管理制度要求管理方法与管理流程进行对应，信息收集严格符合档案管理流程要求，各个环节相互牵制、相互辅助、相互呼应，能够合理化国企档案管理平台建设，提升国企档案管理信息实用度，对国企进行企业改革起到推动作用。在进行档案管理时也应该注意收录档案的质量与信息的完整性，在进行档案收集后需要对档案信息进行挑选，将不符合收录要求的档案信息重新修改，将繁杂、冗长的档案信息进行删减后收录。真正能够收入国企档案的应该是能够反映国企人事状况、经济发展状态的真实信息，能为国有企业发展提供更多经验与参考信息，有效帮助提高国有企业档案质量。相关工作人员应该及时更新档案信息防止信息遗漏，保证及时、准确将企业信息计入档案，不能贪图数据美观就迫于压力私自修改信息，要保证国有企业档案信息的真实客观性。第三，结合现代信息技术创新国企档案管理工作。普通电脑软件的信息收集与处理能力已经不能适应新常态下的国企档案管理需求，档案管理应该及时进行信息技术革新才能保证档案管理工作效率。国企可以将计算机、扫描仪等现代设备进入档案管理系统，让公司报表、文字档案能够高效转化为可视化电脑数据，能够减少人工数据抄录可能出现的纰漏。大型国有企业可以与软件公司合作开发自身档案管理操作系统，在软件设计时充分考虑本企业档案特点实行个性化设计，保证档案系统能够为企业其他系统提供稳定、高效的档案信息，公司还应该做好档案管理系统的信息安全工作，防止外部人员钻空子盗取企业内部信息。利用网络信息技术实现档案管理系统与企业经营决策系统协同互动，提升企业管理经营科学性与正确性，实现国有企业现代化创新管理。
根据以上分析可以发现，目前国有企业对档案管理工作缺乏重视与支持，档案管理队伍水平与技术运用能力都较为低下，为使国有企业在新一轮的改革重组中有效的参与市场竞争，实现国有企业自我发展和经济效益的最大化，必须加快国企档案管理工作信息化改革与队伍建设，让国有企业档案管理工作为国企创新改革更好服务。
作者:宋玉芬 单位:天津渤海轻工投资集团有限公司
参考文献：
[1]聂洁.新时期创新国企档案管理工作的若干思考[J].决策论坛，2015（09）.
关键词：高等职业院校 人事档案 档案管理
高校人事档案管理是高效发展的重要部分，高等职业院校主要以培养技能性人才为办学宗旨，以加强内涵建设，深化校企合作、产学结合为人才培养模式，在这个过程实施中，师资队伍建设是很重要的一部分。人事档案管理作为人事工作中的一部分，在整个师资队伍建设中充当着最基础的信息源头作用。但是，在我国，高等职业院校的人事档案管理工作水平参差不齐，管理模式规范不一，下面我就高等职业院校关于人事档案管理工作的有效性机制谈几点自己的建议。
一、关于人事档案管理工作
人事档案是人力资源信息的重要载体,是记载教职工个人学习、工作和生活等经历的相关情况的原始记录。它准确、真实地呈现了高校教职工德、才、能、绩各方面的表现,能反映出他们的工作表现、奖惩情况、行为轨迹、家庭历史背景和经历的各种重大信息。因此,人事档案管理工作的好坏优劣,直接影响着人才选拔、任用、职称评审等,关系到学校教学水平的提高和科研层次的提升,制约着高校的人才培养的质量水平和长远发展战略的实施。人事档案管理工作,虽然内容比较复杂,但总体来说,主要是指人事档案材料的收集、鉴别、整理、保管、转递与利用等环节。在工作对象上,它既要与纸质材料打交道,又要服务于教职工；在工作属性上,它既有主动性,要从学校各个部门收集原始材料,又有被动性,要服务于学校发展和教职工的各方面的需要;在工作要求上,它既有传统性的一面,大部分时间要按照《中华人民共和国档案法》的要求和基本流程做好文档的收集、归类和利用,工作枯燥、单一。又要不断学习、与时俱进,引入现代化的管理。
二、目前高等职业院校人事档案管理工作有效性机制分析
1.学校应重视人事档案工作。
高等职业院校的人事档案工作往往不能引起学校的重视，这使得人事档案工作人员工作没有动力和积极性，平时所做的工作也只是应付一下上级部门的检查。要么是学校在人员配置上不科学，导致没有更多的人力资源投入到人事档案管理工作中去。学校在招生的同时也在引进新的师资队伍，这些新来的教职工档案的管理也是一项庞大的工作，怎样把这些档案按照最新标准进行整理、管理，这就要求学校需要更多的档案管理工作人员投入到此项工作中来，但是由于很多学校领导没有顾及人事档案管理工作的重要性，所以档案管理工作人员总的来说比较缺少。特别是专业的档案管理人员，即使有些学校设置专职的人事档案管理人员，也是缺乏一定的专业知识，往往没有接受过系统的档案专业知识和技术培训。长期这样，这种躲在角落里工作，始终只能处于一种默默无闻的应付上级部门的检查的工作状态。
2.配备专业的人事档案工作人员。
部分高等职业院校因对人事档案工作重视程度不够，在人员配备上更是能少则少，能兼任就兼任，导致人事档案管理机构人员配备不足，或者没有专业的工作人员，工作人员缺乏档案管理的专业知识，不能清楚的了解自己的工作职责，认为档案管理就是简单保管、整理好全校教职工的档案。甚至有些学校配备的人事档案管理人员要么是临近退休的教职工，要么是其他部门的教职工兼任此项工作，导致人事档案工作人员的工作中心不在此，而是在其他工作上。人员配备的不专业化是导致各高等职业院校人事档案工作不规范，没起色的一个重要原因。因此，在人事档案工作人员配备上，我认为应该根据学校人事档案管理的实际情况，配备充足的工作人员，在工作人员的考核上应该是具有档案管理专业背景的。另外，在平时的工作中加强人事档案工作的业务能力提高，安排专业知识的培训，随时补充和更新人事档案专业知识和其他知识，以便更加熟悉了解人事档案的重要性、归档要求、人事档案材料的收集、整理、归档、装订等业务，专业填写相关材料，及时补充进档材料，规范用纸规格和书写工具，熟悉装订顺序等专业知识。
3.完善人事档案管理的制度。
高等职业他院校的人事档案种类繁多，内容容量大，传统的档案管理方式已经不能适应目前信息化为主流的工作形态，因此，在档案管理方面，也应与时俱进的引进信息化技术，这样促使人事档案工作便捷性、及时性，也可以增强干部人事档案工作的保密性和安全性，使得人事档案管理工作变更加高效运行。高等职业院校在这方面和其他本科院校比较，还是存在一定的差距，尤其是在信息化技术管理方面，大部分学校都还没有建立建立健全此项制度，大多数是采取的手工制作目录，纸质存档保留的这种纸质化管理模式。为此，我认为高等职业院校应重视此项工作对整个师资队伍建设的重要意义，积极引进先进的信息化技术来管理教职工的人事档案，使得高等职业院校的人事档案能够通过信息化系统进行人事信息的查询和检索，从而提高人事档案管理工作的便捷性和高校性，促进此项工作顺应信息化时代的发展。
4.营造良好人事档案管理工作氛围。
学校应加强人事档案工作的宣传力度，增强教职工的档案意识，这是做好人事档案工作的基本前提和基本保障。人事档案管理机构应编写一些宣传手册，这宣传手册要通俗易懂的把档案的基本知识编写进去，分发给各个部门及教职工，让大家通过这样的方式了解人事档案工作的基本流程和基本要求，提高大家对人事档案工作的认识，形成一个全员管理人事档案的工作氛围，促使每个教职工参与到档案管理工作中来，自觉的收集材料，规范的填写材料，适时的归档材料，文明查阅材料。也可以通过建立人事档案管理网站，通过网站及时对人事档案管理的相关知识进行普及和宣传，以确保干部人事档案管理工作具有一个稳定发展的良好氛围。
参考文献：
[1]陈乃鸿.高校档案管理应用6S管理模式研究[J].科学管理,2015,(19).
【关键词】高校；研究生；档案特点；二级管理
随着我国高等教育的逐渐发展，高层次知识结构人材的培养工作越来越受到重视，自1978年我国恢复研究生教育以来，研究生教育取得了突飞猛进的发展，我国高校研究生教育驶入快速车道。各高校研究生招生人数、毕业人数和授予学位获得了空前高速的发展。随着我国研究生教育研究生人数均大幅增加，研究生档案作为教育资源也达到了前所未有的规模。研究生档案是研究生在学校培养期间，在学习和品德及在教学、科研活动中形成的具有保存价值的重要记录载体，也是研究生在校学习期间的各种社会实践及奖惩的真实历史记录材料的总体，是人事档案的重要组成部分，是今后研究生毕业就业及用人单位选择的重要参考信息来源。因此，严格管理好研究生档案，使之完整、规范和安全是每一位档案管理人员的职责，如何做根据研究生档案特点做好研究生档案管理工作实现二级管理，这是值得我们认真探讨研究。
1 研究生档案特点
1.1 独立性
从招生情况看，研究生比本科更复杂，本科召生是由国家在社会层面上统一进行的，其从考试与录取，都由各省教育厅的召生部门具体实施，学校录取主要参与自身招生计划完成即可，因此，这一过程所形成的需归档资料比较少，可不用单独归类。而研究生招生就不同了，首先研究生招生具有多样性，随着近年招生规模的扩大，国家从刚恢复招生制度时的计划内研究生，发展到现在的大规模，多样性的状况，不仅有计划内，还有计划外、委托培养，定向培养，在职攻读，推荐免考，公费、自费等形式。其次，研究生招生具有独立性，在招生工作中，如报名、考试，面试、录取等项工作，大多由召生学校自主完成，同时各学校之间在招生工作的流程与手续上均有不同与要求。再次，研究生招生具有很强的政策性。由于研究生招生不是在社会上统一进行的，它涉及到许多各省教育部门的文件规定与招生计划，同时也涉及到学校会为此专门制订各项具体措施与规定，情况比较复杂。
1.2 独特性
从高校的教学结构与人才培养来说，研究生教育与培养是在本科学习基础上发展起来的一种专业性教育，研究生教育更重学生自身科学研究与独立探索能力的培养与开发，因此，研究生在校期间，学校特别强调学生在学习过程中的独立申请完成科研课题能力及取得的科学研究成果，而这些在一定程度上体现着学位水平的成果，不仅对研究生自身有着重要的意义，同时也有着较强的社会意义与实际价值。许多科学家正是通过其读研究生、博士生培养的独立完成科研任务撰写科研论文，撰写不同阶段的毕业论文，而奠定了其一生的研究成果。
1.3 个性化
研究生学习不同于本科生，他们经历了大学本科、专科阶段的学习，有一定的专业知识与背景，具备了一定的独立分析问题和解决问题的能力，所以在高校都是由研究生自己选择导师，选课方面也根据自己的专业选择，有很大的自，学习方式方法体现出个性化特点。
1.4 多样性
研究生档案的多样性主要体现在（1）内容多样性，研究生从入学到完成学业、授予学位要经过几年的时间，其间有课程计划的制订与实施，有阶段性考核，还有开题报告，中期检查，到论文撰写及学位的取得，不同阶段形成不同材料，（2）是多样性，从入学到授予学位的全过程，它波及研究生、导师，学科负责人，论文评阅人，答辩委员会会委员和各级研究生管理部门，有的材料需要多方面的合作才能完成，经历的时间长，部门多。（3）是形式多样性，由于研究生档案材料内容涉及面广，且各自具有不同的特点和要求，使得其形式具有多样性。
1.5 科研性
研究生档案的科研性主要体现在研究生教育研究方面的科研性。首先，要实现硕士生“独立”性、博士生“创造”性要求的培养目标，每个学科、专业制定的培养方案、个人培养计划，都必须是根据每个研究生本人的不同要求和特点制订的，其中的课程计划是学科在教学与科研实践中不断完善和逐步发展的。它既是科研实践的证明，又是科研成果的展现。因此，研究生档案本身就具有一定的科研价值，一个良好培养方案与方式可以用来推广和应用，可以提高研究生培养的整体水平。其次，研究生大部分时间要在导师的指导下，撰写科研论文或参与导师的课题研究。其学位论文本身对所研究的课题提出的新见解或新内容加上所引参考文献，是重要的科研成果资源，优秀的学位论文可以反映研究领域的最新前沿及发展动态，是进行科技创新的重要信息来源，具有潜在的学术价值。
2 研究生档案归类与分级二级保管内容
在高校中普遍存在归类不统一，不规范现象，不少学校将研究生档案“一锅烩”，即将所有材料简单地归为一类进行组卷管理。这种归类方法不符合研究生教育的特性，没有体现个体的差异，有将多样管理简单化的倾向，不能完整的反映每个研究生在校期间的表现。为了便于研究档案管理与建设，我认为应根据研究生档案特点将研究生档案归为二类，并据此实行“统一领导，分级管理”的二级管理体制。这样更便于研究生档案的整理、归档与利用。
2.1 综合类
此类档案由档案馆保管，其可以全方位反映学校研究生的总体情况，具有年度性整体性与综合性，是档案管理工作的“纲”，“纲举瞠目张”，有了纲，更为细致的个性化的内容就好处理了。主要划分内容如下：
（1）文书类：上级下达的有关研究生教育工作的指导性、指令性文件（原件）；研究生教育规章制度等。
（2）招生管理类：新生录取名单；研究生入学试题及答案等。
（3）教学管理类：研究生培养方案；研究生课程教学大纲；教材、教学改革优秀材料；教学检查、教育质量评估材料等。
（4）学位管理类：主要包括校学位委员会授予各层次学位名单；博士、硕士生导师遴选材料及批复；博士、硕士生副导师资格认定材料；研究生（博士、硕士）学位授予档案材料及学位论文；学科建设与学位授权点申报评审材料等。
（5）学生管理类：主要包括研究生名册；研究生学籍变更材料；研究生奖惩材料；研究生思想政治工作典型调查材料和统计等。
2.2 学位档案
研究生学位档案是指培养和授予硕士学位、博士学位等活动中形成的具有保存和利用价值的文字、图表、声像等文件材料。高校研究生学位档案涵盖了高校研究生培养的整个过程，客观地反映了高校研究生培养的能力、水平及最终结果。档案的主体是研究生在校学习期间形成的具有保存价值的历史记录，因此学籍档案主要是以人物为特征的研究生管理档案，它以每个研究生个体为基本单位，以所学专业为基础的群体组合，进行单独立卷，这部分是高校研究生档案的重要组成部分，它反映了每一个研究生学习、培养的全过程，是研究生管理的工作成果。此部分由二级院系管理。其内容如下：
（1）研究生学籍总表、研究生学籍总表是研究生入学前的基本信息及在学期间的整个学籍记录，包括了所有学习课程的成绩及学分、必修环节内容及学分、毕业证书编号及毕业去向等。
（2）研究生中期筛选考核表：记录了研究生学习中期，学校对研究生的政治思想和道德品质、基础理论和专业知识、科研创新和实践能力及健康状况等方面的综合考核结果。
必修环节记录（包括研究生的学术活动记录表、科研实践及社会实践报告书等）。
（3）研究生个人培养计划：研究生入学后，导师与研究生共同制定的针对研究生个体在学期间学习、科研、实践活动等的一个全面的培养计划。
（4）研究生个人学位科研档案：学位论文开题报告、课题研究计划任务书、课题结题报告书，实验原始记录，学位论文评审书、在学期间的科研成果（包括正式发表的学术论文、著作及专利等）、论文答辩申批表、学位论文答辩记录、学位论文答辩决议、学校学位委员会通过决议，学位申请书、学位审批表等。
学位档案是高层次人才培养过程的结晶与最终成就，因此，它不仅反映了研究生个人的学习情况与教育经历，也反映了学校整个研究生教育与管理的基本情况与成就，而且在一定程度上反映了学校教学科研的水准，体现着某一领域创造性研究成果，具有一定的前瞻性。因此将研究生学位档案独立出来，按研究生所在院系与专业分门别类归档立卷，是非常必要的，是对学校研究生教育水平与成果的全面展示，检验与总结，是照顾全面，又突出重点的档案原则的正确体现。
3 完善研究生档案分级管理的措施
（1）加大经费投入，创造良好的档案工作条件。随着研究生教育规模的不断扩大， 以传统小工业作坊式来管理档案， 靠记忆办公、填报材料完全靠记忆和零散资料来应付。这远远不能适应这一研究生迅速扩招新局面的要求，因此学校或院（系）领导要高度重视二级单位档案室的建设。首先，配备充足的专用档案柜， 以便随时把有价值的档案资料井井有条地装进档案盒。其次，应对各院（系）档案室设备进行添置和更新，如购置计算机、扫描仪、刻录机、复印机、空调机、传真机、照相器材等先进设备， 使研究生生档案建立和管理不再停留在原始的手写笔录上， 档案建立和管理的形式也应由文字、图表发展到音像制品、光盘软件等。再次，安装温、湿度自动控制系统，实现温、湿度的自动测试、自动记录、自动调节。其次，还应配备灭火器、防盗等报警系统和防盗、防光、防火、防潮、防尘、防鼠、防虫、防高温等防护设备。
（2）专人负责，专人管理。目前高校院（系）研究生文秘岗大多只设一个编制，但其职能范围相当宽泛，承担着研究生教学、科研、日常管理等其他繁重工作，致使研究生秘书身心疲惫，工作效率不高，因此，建议研究生档案工作人员列入学校事业编制，确定各二级档案管理单位从事档案工作的人员编制数，档案人员采取配备与聘任相结合的制度，并保持人员的相对稳定。同时，院（系）领导要高度重视档案管理的有关工作，经常关心、过问、定期检查档案立卷归档工作，在评优、职务晋升等方面给予倾斜。
（3）明确分工，强化管理监督。在学校主管校长的领导下，研究生院（部、处）为研究生档案的形成、立卷和归档工作的主管部门，负责研究生文件材料的统一制法和立卷归档的统一布置与验收分工。各院（系）分别为研究生档案的二级管理单位，应根据主管部门的统一布置和要求，采用专职档案管理人员全面负责档案的收集、整理、鉴定、保管、移交、利用、统计等工作。为确保研究生档案的完整、准确和系统性，各学院研究生办公室都应把文件的形成、积累、整理和归档纳入管理工作的程序和职责范围。对于各类重要的研究生档案，由各学院（系）按要求完成立卷后，填写移交目录，经教学主管部门负责人审核签字后，按期移交学校档案馆（室）。档案馆（室）应定期负责对立卷工作进行业务指导，配合主管部门对各学院（系）有关人员进行档案技术培训，确保案卷质量。所在学院（系）领导要对档案的存放、保管、防火、防潮、借阅制度等各个环节予以重视，并建立相应的管理程序，以保证档案的完整和完好。
（4）提高档案管理人员综合素质
档案管理工作人员作为档案管理的关键要素“要不断地提高自身素质”适应新形势下档案管理工作的新要求！首先“在思想上引起重视”改变旧的管理理念“要认识到档案管理的好坏直接反映高校管理水平的高低 要意识到档案是对学生个体的全面反映”是学生成长的重要记载！其次“由于档案管理工作具有较强的专业性”要加强专业管理人才的培养“开展各种培训活动”例如职业技能指导和岗前培训等！高校档案管理人才既要懂档案管理业务知识”又要懂现代技术知识“能将现代技术应用到档案管理工作中”实现档案管理的信息化！再者“提高服务意识！研究生档案管理工作其主要目的是便于人们的查阅和调阅”建立方便、快捷的查询系统是研究生档案管理工作努力的方向”如果做不到这一点“再完整的档案保存也没有实际意义”不能体现档案管理工作的价值！
（5）改革和完善档案管理体制
首先， 由学校档案馆（室）负责， 定期考核研究生各相关部门档案专兼职人员的业务工作， 并与该部门综合业绩挂钩， 这样才能强化档案馆（室） 的行业管理职能。其次， 档案管理干部的调动要征求档案馆（室）的意见。干部不流动， 不符合事物发展的规律，但调动过于频繁， 也不利于事业的科学发展。档案工作专业性较强， 业务上的熟悉和掌握不是一蹴而就的， 如果人员变动过于频繁， 就很难有效地开展工作。因此，研究生档案管理工作人员要保持相对的稳定， 不要轻易换岗， 确有其因时，要征求档案馆（室） 的意见， 并妥善办理交接手续。最后， 档案管理的制度化不仅包括对于研究生档案的收集、查询、借阅、整理制定相应的工作流程、规章准则，还包括建立档案管理人员的责任追究机制。
（6）加快学院（系）档案管理现代化建设步伐，促进研究生档案信息资源多重效益的实现。由于历史原因，我国档案信息化建设起步相对较晚，随着计算机网络的普及，近年来档案管理工作正处于由传统的纸质文件为主体的档案管理模式向纸质版与电子文件并存的管理模式过渡的转型期。
目前，许多高校的本科生的档案已经实现了网络管理，而研究生的档案材料却仍以手工操作的手段完成收集、整理、统计、检索。在档案管理现代化建设中，加快现代信息技术在档案信息管理中的应用步伐，重视档案信息资源的网络化建设，有条件地把研究生档案分类归档，以适应纸质文献、电子文献和网上信息的转换，实现档案信息资源共享，最大限度地满足社会各方面对档案利用的需求。在搞好传统载体档案数据库建设的同时，及时做好重要电子文件和数据档案的登记和备份工作，推广数据库加密技术，选择性开放数据库，设定访问权限，构建适应新形势要求的档案网络安全体系和监管服务体系。
总之，随着研究生教育的快速发展，研究生档案作为一项系统工程，面临着新的机遇和挑战。在研究生档案分级管理工作中，学校、研究生院（部、处）应对各学院（系）在业务上给予帮助和指导，同时根据国家有关文件的规定和要求，积极创造条件配齐必要的软硬件设施，加快各级分管单位档案室（馆）的建设，形成一个数量充分、质量优化、门类齐全、结构合理、数据安全的对国家和学校具有保存利用价值科研成果是对研究生科研活动、科研能力的综合反映。
【参考文献】
[1]蓝蕾.发挥研究生档案在素质教育中的作用[J].浙江档案，2004（9）：26-27.
[2]徐翠华，葛志芹.当代研究生培养管理的特征分析[J].扬州大学学报：高教研究版，2007，11（3）：90-93.
一、档案工作管理体制和运行机制存在的问题
（一）单位重视程度不足
在实际的档案工作中，单位领导往往只看到当前的经济效益，而忽略了档案管理对于单位长远发展的重要价值，对档案管理工作重视程度不足。档案管理人员在实际工作中，认为档案工作无足轻重，因此工作消极怠慢，不能够积极认真的处理档案工作的相关事宜，导致档案管理工作质量降低，档案资料不能够实现合理的利用。对此，相关单位不能予以高度重视，对档案管理人员的素质要求较低，也就不会投入足够的资金对管理人员进行专业培训，导致档案工作处于单位管理的劣势地位，难以实现其应有的经济价值。
（二）制度不完善
有些部门和单位存在着档案管理工作制度不完善的问题。档案管理工作制度不健全，难以实现有效落实，就会使得单位运行管理工作流程不健全，影响各项工作的顺利开展。此外，档案工作的搜集、整理、保密等工作机制不够完善，常常出现信息缺失、资料损坏、查找困难等问题，严重阻碍了档案管理的工作效率。此外，虽然有些单位建立了完整的档案管理制度和流程，但是执行力度不够，使档案管理工作的管理水平难以提高，这样使制定出的档案管理制度失去效用；有的单位在收集档案材料时，因为制定的制度得不到良好的落实，工作考核不明确，上交档案材料与否全凭个人意愿，导致档案收集不全、不及时等现象。
（三）不能够正确运用新的技术和设备
如今是互联网时代，计算机应用技术的使用贯穿于社会各个领域。为了更方便地进行管理档案工作，很多单位都运用了计算机和网络。但是也有一些单位不重视档案管理，也不重视计算机网络在档案管理方面的运用，导致计算机应用技术在单位档案管理上还只是粗浅的利用，进一步深层次利用的需求意识非常不成熟。现在虽是信息时代，但是有的单位为了节约成本，依旧选择旧的管理模式，这给档案管理工作带来负面消极的影响，不利于提高档案管理、利用效率。
二、档案工作管理体制和运行机制的改革与创新措施
（一）管理体制的改革与创新
1、整体以及部分的宏微观考虑
档案工作的管理体制主要表现在宏观管理体制和内部的微观管理体制方面。不同的单位的产业规模、发展方式和经营理念不尽相同，不能全国上下全盘采取单一的档案管理模式，因此要实现单位档案档案管理工作的个性化，促进现代化档案管理体制的发展。在宏观上要树立管理模式多元化的观念，以资产为纽带，建立“以主管单位为主，以下属单位为辅，各自档案自主管理，共同档案集中管理”的管理模式。此外，单位在档案管理的时候以引导、服务、咨询为主，突出档案工作的服务性，能够进一步完善档案管理体制。
2、提高工作人员责任意识
在档案管理体制的创新当中最主要的还是人员科学方法和责任感的培养。在档案管理要求方面，工作人员必须是知识型的高素质人才。案管理人员的素质必须严格要求，需要经过严格的培训，并且需要有很强的专业知识和工作的责任感、荣誉感，通过激励制度激发档案管理人员不断进步，更好地融入工作中去，进而促进档案管理体制的不断创新。随着科学技术的发展，档案管理手段更新和管理水平的提高，必须明确各个部门的职能，将各个门类、不同载体的档案统一管理，使档案管理与工作同步考核、同步发展。
（二）档案工作运行机制的改革和创新
运行机制是根据是使用期间的使用方向进行划分的，不断的总结工作期间遇到的阻碍问题，对运行机制进行完善，是管理体制创新的必然要求，是管理模式改革的需要。
1、加强工作人员的培训
对于工作人员要加强培训，吸纳和培养高素质的档案工作人员队伍。档案管理的现代电子化对管理人员提出了更高的要求，这就要求工作人员不断加强学习，充实和提高自己的档案管理和计算机业务水平。除必须掌握文字处理、排版以及文件、邮件的收发外，还要掌握声音、图像等多媒体文件的处理和操作，电子文件的归档方法以及在网上对电子文件操作者进行可靠的身份识别、权限控制等。
2、加强监督
监督主要指的是内部自身的监督以及国家档案管理行政部门的执法监督上。档案行政管理部门主要是延续其集中管理的方式，将重要的档案进行不定期检查，以防比重大的商业机密外泄。内部则是在管理方面还要过于集权，防止主要管理人员监守自盗，以及在档案使用方面的一些不规范的行为。
3、实现信息化管理
档案管理中应该充分借助计算机设备来完成工作任务，利用现代化信息技术提高档案管理效率。工作人员可以将纸质档案通过扫描、录入保存在计算机的档案管理软件中。如果需要对档案进行调动，只需要在系统中搜索相应的名称既可完成，简单便捷。此外，档案管理工作还要及时的对信息内容进行更新，与实际使用情况相对应，确保使用环节能够高效进行。
关键词：疾病预防机构；档案管理；信息化
信息技术的发展极大地提高了工作效率，以计算机为主的信息技术也被应用到了疾病预防控制机构档案管理工作中，替代了传统的纸质档案管理模式，实现了档案管理工作的现代化。利用信息档案可以实现科室之间，疾病预防控制机构之间信息共享，进一步提高信息利用率，促进医疗事业的进一步发展。
一、疾病预防控制机构档案管理的现状
（一）重视程度不够
目前，很多地区的疾病预防控制机构尚未成立专门的档案管理科室，一些区级或县级的疾控中心的档案管理工作由办公室来承担，甚至很多地方尚未成立信息科。领导方面对此也并未加以重视，往往那些非医疗专业、档案管理专业、关系户等不能从事医疗工作的人员被安排到档案管理的工作上，在人员编制方面也没有明确的规定，有些中心管理者或行政机构人员兼职进行档案管理，这种人员上的欠缺和重视程度的欠缺，直接影响了疾病预防控制机构档案管理信息化的进程和发展。而且，档案管理的工作琐碎、繁杂，短期内不能见到显著的成效和效益，因此，这项工作也不被人们所重视，在单位处于人轻言微的状态，再加之中心的投入有限、条件限制等，管理人员的积极性不高，缺乏工作激情和创新精神，使得档案的信息化管理难度加大，不利于其良性发展。
（二）管理人员专业结构不平衡
单位对档案管理工作的不重视是直接导致管理人员专业结构不平衡的原因之一。很多人员都是非档案管理专业的人员，甚至很多都不是医疗相关专业人员，在人才配置方面，专业的档案管理人员只占小部分，使得管理工作不平衡发展，加之缺乏系统的培训和合理的领导，档案管理人员的比例和专业机构严重失衡，使得信息化管理不能很好地实现。
（三）管理人员缺乏积极性和主动性
由于档案管理工作的程序单一化和长期的程式化现象，使得人们在工作中不能产生浓厚的工作热情和激情，加之中心对档案管理科室的投入资金有限，使得一些有建设意义的想法不能很好地实现。另外，由于长期的不被重视，工作人员消极怠工，面对枯燥乏味而又繁重的管理工作不能找到自我价值的体现，因此，绝大部分管理人员缺乏积极性和主动性，不能培养自己的创新意识和主人翁精神。
二、疾病预防控制机构档案管理信息化的必要性
（一）我国的医疗事业需要发展壮大必须要有大量的专业人才，而疾病预防控制机构档案管理信息化可以更加便捷的掌握人事档案材料，从而能发现人才合理利用人才，同时能够实现医疗信息资源共享，以便档案信息能够更加充分利用。
（二）传统的纸张档案管理模式正在被快速发展的信息化所挑战，现代社会飞速发展，多种具有时效性，价值高的档案信息需求量一步步增大，对于这种新形势的需求，各级医疗机构只有加大加快现代信息化管理，才能适应工作的需要，而不至于被社会淘汰。
（三）各级疾病预防控制机构提高管理水平只有运用档案信息管理才是根本途径。目前，各级疾病预防控制机构在档案信息管理方面现代化信息利用还比较落后，比如在设备，技术方法，管理意识等方面。要想进一步解决档案管理的利用水平，就必须从这几方面入手，更新现代技术设备，增强管理意识，从而提高工作效率。
三、疾病预防控制机构档案管理信息化的优势
（一）档案信息化可以保护贵重的档案原件。运用档案信息化可以避免档案原件被过多的借阅，使用，在使用的过程中被损坏，或者丢失，而将这些档案原件通过运用计算机电子扫描，以电子的形式进行保存，管理是使用，可以减少很多使用原件档案带来的弊端。
（二）运用档案信息化可以提高工作效率。使档案工作人员从手工劳动中得以解放。在传统的纸质档案时代，档案人员运用手工要用很多的时间和精力整理档案和记载档案目录，而利用信息化工作后，只需输入指令就可自动完成。
（三）档案信息化可以实现档案信息资源的整合和共享。借助信息技术可以采用关键词的方法将所有档案资源进行梳理归类，从而在需要查阅相关资源时候，及时有效地从大量的档案资源中整合出有价值的档案信息。档案资源实现归类整理后可以借助网络连接，实现在不同计算机上的信息共享，有助于有价值信息在疾病预防控制机构各部门、各科室，甚至是不同疾病预防控制机构之间的快速传递，尤其对于疾病预防控制机构这个特殊行业来说，及时的信息传递，对于人民的生命健康来说意义重大。
（四）档案信息化可以更加方便快捷地对档案进行检索和使用。传统查询档案的方法是借助手工，如果需要查询的原始档案数量十分庞大，就需要耗费大量的人力物力，而借助信息技术，可以将档案建立成电子文档，然后将类似的电子文档合并生成一个电子目录，这样当需要检索档案时，只需要将相关信息输入电脑，就可以从电脑中快速调出相关信息。
四、疾病预防控制机构档案信息化管理的内容
（一）病历档案的信息化管理。随着医学诊疗技术的不断发展进步，各种过去所未探知或命名的疾病不断被发现，各种医学难题相继被攻克，疾病预防控制机构应将这些病例的临床表现和治疗手段全部归类整理并分别建立档案输入计算机，通过局域网反馈到各临床科室，这样当其他医务人员在遇到同类病例的时候，就可以及时调阅相关档案为其治疗提供有益的指导，同时进行科研活动和撰写论文时也能及时查阅。此外，通过计算还可以将同类病例进行归类整理，分析，从中发现病例处理过程中的优缺点，进而优化治疗方案，然后将其信息处理结果再反馈给临床科室，使他们能够对照临床实际，继续优化，因而有利于医务人员医疗服务水平的提高。
（二）文书处理过程和归档的信息化管理。文书工作是档案管理工作的基础，档案的内在质量直接由文书处理过程的好坏影响着。当前由于医学技术的飞速发展，疾病预防控制机构每天所产生的文书中包含大量的信息，其中有的文书可能需要快速的传阅和催办时间，也有大量的文书可能对时间要求不是十分紧急，如果按照传统人工方法对这些文书中的时间信息予以一一甄别的话，势必耗费大量的精力，有时可能还会耽误了处理的时间。所以，将这些文书中所涉及的信息录入计算机中，通过在计算机中设定依时办理程序从而自行甄别并归类，这样，就可以保证比较紧急的信息能够迅速传达到有关科室予以审批。发文处理过程也可通过网络进行，大大减少了文书处理部门的工作量，减轻了档案人员的负担。
（三）人事档案的信息化管理。疾病预防控制机构之间人才的相互交流和流动也日益增多，尤其是随着疾病预防控制机构经营体制市场化的转变，这种人员间的流动就更加频繁。因而，疾病预防控制机构建立起准确的人事档案信息尤为重要，通过运用信息手段，建立和完善人事档案信息化管理，及时掌握疾病预防控制机构人事的流动情况，甚至追踪医护人员的去向，就可以实现为患者提供更多信息和服务的目的，进而增加患者对疾病预防控制机构的满意度，提升疾病预防控制机构的整体形象。
五、实现疾病预防控制机构档案信息化管理的对策
疾控中心档案管理工作是提高服务水平和管理水平、公民和医疗卫生机构合法权益保障的基础性工作，是我国医疗卫生工作的重要组成部分。实现疾病预防控制机构档案信息化管理应从以下几点入手：
（一）工作条件的良好配置
《卫生档案管理暂行规定》提出：“档案信息化建设要与本单位的信息化建设同步发展，逐步实现档案管理信息化、服务网络化、不断提高档案的现代化管理水平”。因此，疾病控制机构将档案的信息化管理工作纳入中心发展规划中来是很有必要的。而要保证信息化管理工作的顺利进行，重要的是保证良好的工作条件的配置，如相应的档案存储库房、服务器、统一规范的档案装具、优良的阅档环境等硬件的投入，以便于规范；在软件方面，在人员配备的基础上要加强人员的培训和规范化的管理要求、设置专门的档案管理科室和主管领导，以及良好畅通的网络管理体系等。
（二）疾控档案管理工作人员专业素养的提高
在传统的观念里，中心档案管理的工作简单、乏味，而事实上，信息化纳入管理系统后管理工作属于科技档案管理的范畴，技术含量相对较高，尤其是在预防和控制各种传染性疾病中起到重要的决策依据的作用。因此，要做好档案管理的信息化就必须提高管理人员的个人素质、专业素养和业务能力。要对档案管理人员进行系统而规范的专业化培训，提高工作的认识，以很好地解决工作中遇见的问题并减少工作的随意性、盲目性和不确定性。疾控中心档案管理人员不能固步自封，要不断提高自身的业务素质，不断“充电”，及时更新专业知识，积极探讨管理的有效措施、高效管理，并将新的理念运用到实际管理工作中，实现信息管理的高效发展。
（三）实现信息化管理的标准化和规范化
俗话说：“没有规矩不成方圆。”信息化管理的关键还在于档案信息化管理的标准化和规范化。目前很多疾控中心的管理工作存在很大的随意性和不规范性，信息管理方面缺乏严密性和严谨性，严重影响了信息化管理的成效。因此，要建立起规范的管理系统和规范化的管理标准，让管理工作有据可循，将档案的信息化管理上升为一个系统工程，在各个环节、各个方面层层把关，促进制度化、规范化的发展，这样才能使信息化管理能够得到长足的发展和进步。
（四）建立完善的数据库
关键词：高校档案;管理;考核;实践;机制
中图分类号：G647文献标识码：A 文章编号：1992-7711（2015）01-091-2
《高等学校档案管理办法》（教育部27号令）第三章第十四条明确提出：“高等学校应当建立、健全档案工作的检查、考核与评估制度，定期布置、检查、总结、验收档案工作，明确岗位职责，强化责任意识，提高学校档案管理水平。”针对国家对高校档案工作提出的新要求，有些高校已经开始尝试将档案工作纳入年终绩效考核或对档案工作进行校内考核。但目前还没有健全的考核机制和成熟的典型案例，大家都在摸索一条既科学合理又具有实际可操作性的档案工作校内考核之路。本文将以安徽师范大学档案管理工作考核实践为样本，对高校档案管理工作考核机制进行一番梳理和探索。
一、安徽师范大学实施档案管理工作校内考核的实例分析
为进一步贯彻《高等学校档案管理办法》、《安徽省高等学校档案管理实施办法》，推动部门立卷、归档工作的制度化，规范化建设，全面提高档案管理水平，更好地为学校教学、科研、管理工作服务，2012年笔者所在的安徽师范大学进行了第一次档案管理工作校内考核。
考核紧密结合2011～2012年度全校各部门档案工作开展情况，严格依照《安徽师范大学档案管理工作考核办法》、《安徽师范大学文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》、《安徽师范大学立卷部门档案工作检查评比标准》，从各部门领导重视程度、归档时间、归档数量、归档质量、归档齐全完整度、系统著录、兼职档案员业务能力等方面进行全面考核，考核结果分为优秀、良好、及格、不及格四个等次。通过此次考核实践，对全校的档案管理工作进行了一次完整细致的梳理，暴露出有些部门在保证档案收集的齐全完整方面、电子文件和声像档案的整理归档方面、基建档案和仪器设备档案的整理归档方面存在着或大或小的问题，亟需整改。
虽然在考核过程中发现评分标准里有些条款有待讨论和调整，有些评分因素需要整合或修改，但基本上如实反映了全校档案工作的总体情况，对今后全校档案管理工作的重心和“疑难杂症”的对症处理具有积极的指导作用。
二、高校档案管理工作考核机制探索
“定期对基层单位进行档案管理的考核、评比，不但可以提高基层各单位对档案工作的重视程度，也可以加强监督机制，检查各单位每年的档案工作开展情况，推进档案管理工作的健康发展，进一步提高基层档案工作的整体水平。”[1]如何保证高校档案管理考核工作的顺利进行，关键在于建立一套科学、合理的档案管理工作考核评价机制。在任何系统中，机制都起着基础性的、根本的作用。机制的建立，一靠体制，二靠制度。档案管理工作的考核机制应与其它机制一样，着眼于体制和制度的建立，明确岗位职责，出台规章制度，并从考核方法、考核标准、考核程序、考核结果的有效运用四个方面进行科学合理的制度设计或目标管理。
1.出台考核办法等规章制度，保障考核工作的顺利进行
俗话说：“不以规矩无以成方圆”。制约机制是保证管理活动。有序化、规范化的一种机制，而形成这种制约机制就要靠规章制度来指导和约束相关工作人员。在进行档案管理工作考核之前，必须先出台考核办法等规章制度，从制度上确立考核目的、考核范围、考核内容、考核方式以及奖惩措施等。从而实现考核工作的规范化，考核方法的科学化，考核结果的公正性，以期通过考核来激励全校各部门档案工作分管领导及兼职档案员努力学习档案业务知识，提高档案工作水平。此项工作中需要注意，制度的制定必须以有关政策、法律、法规为依据。制度本身也要有程序性和可操作性，避免模糊不清或歧义的条款出现，为档案管理工作校内考核提供可供遵循的有力依据。
2.制定科学合理的考核标准，保证考核工作的公正公平
考核标准的制定作为档案管理工作考核的核心内容，为考核提供技术保障的同时，也对档案管理工作提出了具体的可量化的详细要求，使考核具有实际可操作性，有利于保证考核结果的公平公正。
制定一份科学合理的考核标准需要分三步走：第一步：确定评分因素。即首先要确定哪些因素作为评分的内容。通过对高校涉及档案管理工作的各部门进行调研，考察、走访、咨询专家等，结合档案工作实际，笔者认为把“组织领导、兼职档案员业务能力、案卷质量”三个因素作为评分内容较为合理。第二步：分配因素比重。即将评分总比重分配到各个评分因素上。案卷质量作为档案工作考核的主要内容，其分配的比重应该高些，组织领导和兼职档案员业务能力作为次要评分因素，应减少得分比重。第三步：制定评分细则。即制定各个评分因素具体分值的评定办法和评定标准。以《安徽师范大学立卷部门档案工作检查评比标准》为例，三大评分因素比重为“组织领导”占20分，“兼职档案员业务能力”占30分，“案卷质量”占50分。又将三大评分因素细化为30个评分细则，每个细则分值1～5分不等。主要考查分管领导是否履行了岗位职责，及时学习、布置、检查档案工作;兼职档案员是否熟悉本部门的归档范围，独立做好本部门文件材料的整理立卷工作，及时、齐全、完整地向高校档案馆移交档案;各部门移交的档案案卷是否齐全完整，是否符合档案整理的要求，组卷是否合理，案卷标题和保管期限是否正确，装订是否规范等等。
3.确定档案工作考核程序，保证考核工作的公开透明
（1）成立档案工作考核领导组。在档案管理工作校内考核启动之时，为保证考核工作的公开透明，应成立由校长、分管副校长、纪委、档案馆等相关部门负责人，档案工作委员会的专家组成的档案工作考核领导组。领导组可下设办公室负责考核的具体工作。
（2）部门自查。各立卷归档部门对照考核标准，对本部门档案管理工作进行自查评分后连同本部门考核时间段内的档案工作总结和支撑材料一并报送档案工作考核办公室。
（3）学校复查。档案工作考核办公室组织有关人员采取看材料、听汇报、抽查移交档案、集体评议等方式，对各立卷归档部门的档案管理工作进行复查，综合评出各部门总评分，并按照分数评定出优秀、良好、合格、不合格等级。
（4）专家审定。考核结果报送高校档案工作委员会的专家进行评审。审定后给出最终意见并形成书面材料或报告。
（5）结果公示。将考核结果公示在学校受众面较广的校园网站或自动化办公系统等平台上，公示期一般为一周左右。
（6）奖优罚劣。公示无异议后对优秀等级的部门进行表彰，对不合格等级的部门予以通报批评，并限期整改。
4.及时反馈档案工作考核结果，提高全校档案工作水平
考核不是目的，是为了促进各部门档案管理工作的整改。在考核工作结束后应将考核中暴露出的问题及时准确地反馈给各部门分管领导和兼职档案员，使他们在今后的档案管理工作中有针对性的弥补不足。高校档案馆也应利用考核结果，有针对性地开展档案业务指导工作。对各部门在考核中暴露出的分管领导不够重视、兼职档案员队伍不稳定、兼职档案员业务能力不足、案卷质量参差不齐等等问题进行对症解决，或加强档案相关法规和制度的宣传与学习，或就文件材料归档工作进行培训，或增强兼职档案员的积极性，提高其档案工作理论水平和实际操作技能。或经常性地派员上门指导，从源头上保证各部门的档案能统一规范标准，各类档案收集的齐全、完整、准确，最终达到提高全校档案管理工作水平的目的。
高校档案管理工作考核机制的构建是一项复杂的系统工程，各项体制和制度的建立与完善需要假以时日，扎根于高校档案管理工作实践中不断摸索经验，提炼总结。在实践中检验机制的科学性合理性，不断修改、完善，最终形成一套不断促进高校档案管理工作良性健康发展的校内考核机制。
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